Leggete il case study completo ()

La soluzione di stampa
gestita da Canon aiuta
l’East Lothian a “stampare
in modo intelligente.”
East Lothian Council
Public Sector
East Lothian Council – Case Study
La soluzione di stampa gestita da Canon aiuta
l’East Lothian a “stampare in modo intelligente.”
Overview
“Per una municipalità relativamente
piccola – abbiamo una popolazione di
circa 95.000 abitanti – 600.000 sterline
per stampare e copiare con oltre 1.100
stampanti, comprese 150.000 sterline per
le cartucce d’inchiostro, era una spesa
decisamente alta”.
Julie Caughey, direttore finanziario del
Consiglio dell’East Lothian, nel sud-est della
Scozia, ha ancora l’aria un po’ sorpresa
mentre descrive i risultati dell’esame del
2009 del Consiglio relativo alle operazioni
di stampa e di copia. Ma è anche sollevata
all’idea di poter parlare al passato. Un anno
dopo, l’East Lothian sta raccogliendo i frutti di
una soluzione MPS (Managed Print Service)
Canon che non solo ha ridotto notevolmente
il numero di stampanti e il consumo di
materiali, ma ha anche alzato il livello del
profilo complessivo di stampa e copia
all’interno del Consiglio.
Sfide
Come tutti i Consigli britannici, in un periodo
di contenimento della spesa pubblica, l’East
Lothian si trova ad affrontare il problema
di ridurre i costi e aumentare l’efficienza
continuando al tempo stesso a fornire servizi
ai 95.000 cittadini. Stampa e copia si sono
trovate sotto i riflettori del contenimento
della spesa a metà del 2009, negli ultimi sei
mesi del contratto esistente del Consiglio.
Ricorda Caughey: “Si trattava di scegliere
se continuare a fare come prima oppure
esplorare una strategia per trasformare
le cose, ma proseguire con lo status quo
non era un’opzione. Avevamo cercato
di ridurre le dimensioni del nostro parco
stampanti per cinque anni, ma i numeri
erano di fatto aumentati. Un grave problema
era rappresentato dal basso profilo della
stampa come centro di costo; le persone
non erano consapevoli di quanto venisse
copiato o stampato e del costo di eseguire tali
operazioni con, ad esempio, una stampante
a getto d’inchiostro rispetto a un dispositivo
multifunzione.”
L’East Lothian ha colto l’occasione fornita
dalla nuova procedura d’asta per cominciare a
guardare con occhi nuovi l’intera questione. Il
Consiglio non aveva mai lavorato con Canon,
spiega Caughey, ma è rimasto colpito dalla
spiegazione fornita dall’azienda sui vantaggi
che un servizio di stampa gestito avrebbe
potuto offrire. “Prometteva non solo una
maggior efficienza a livello interno, ma anche
un partner esterno che avrebbe dedicato
la debita attenzione a tagliare i costi e a
conseguire i nostri obiettivi.”
Soluzioni
Il primo passo, di importanza vitale al fine
di trovare la soluzione giusta era scoprire
esattamente di quali risorse disponesse
il Consiglio, dove fossero ubicate e quali
fossero le dimensioni del volume delle
operazioni di stampa e copia. Nell’arco
di tre settimane, nell’ottobre del 2009 i
consulenti Canon hanno visitato scuole,
biblioteche e altri dipartimenti del
Consiglio per raccogliere i dati. Stampanti
e fotocopiatrici esistenti dovevano essere
rimosse entro il 31 dicembre, quindi il tempo
a disposizione era poco, ma le scadenze
sono state rispettate, qualcosa che Caughey
attribuisce alla collaborazione che c’è stata,
fin dall’inizio, fra Canon e l’ufficio acquisti,
il reparto IT e il dipartimento finanziario del
Consiglio. “Lavoravamo tutti insieme per gli
stessi obiettivi: operazioni più efficienti ed
ecosostenibili basate sul seguente principio:
stampare meno su un minor numero di
macchine.” In cifre, il Consiglio si era prefisso
di ridurre i volumi di stampa del 30%, la spesa
per le cartucce del 50%, il consumo di carta
del 25% e il consumo di elettricità del 50%.
Caughey aggiunge che la soluzione avrebbe
dovuto essere adatta all’intero Consiglio, il
che era a sua volta problematico. “Come tutti
i consigli della Scozia, siamo responsabili
dell’istruzione e una scuola è molto diversa
da un ambiente aziendale, quindi qualunque
cosa decidessimo avrebbe dovuto funzionare
in entrambi i casi.” Un’altra funzione chiave
offerta dalla soluzione doveva essere costituita
dalle informazioni gestionali in modo tale che,
a differenza di quanto avveniva nell’epoca
pre-Canon, i direttori potessero monitorare
l’utilizzo di ogni dispositivo al fine di ridurre i
volumi di stampa e di copia.
Il Consiglio e Canon hanno affrontato
questi problemi durante la fase di
progettazione della soluzione; durante
tale periodo Caughey e il suo team si
sono affidati ampiamente a Canon.
“Avevamo un’idea approssimativa di
quello che desideravamo fare, ma non
sapevamo esattamente come arrivarci.
Perciò l’esperienza di Canon, che ha
implementato una vasta gamma di
soluzioni diverse per altri clienti, ci ha
davvero aiutato a trovare la soluzione
giusta.”
La soluzione definitiva è cominciata ad
arrivare nel novembre 2009, sotto forma
di 180 stampanti multifunzione Canon,
ivi inclusi dispositivi a colori e in bianco e
nero. L’elemento davvero fondamentale,
tuttavia, è stato il software di gestione dei
processi uniFLOW, che fornisce al Consiglio
quel monitoraggio capillare essenziale per
assicurare il raggiungimento degli obiettivi
del progetto.
“Il Consiglio non aveva mai
lavorato con Canon, spiega
Caughey, ma è rimasto
colpito dalla spiegazione
fornita dall’azienda sui
vantaggi che un servizio
di stampa gestito
avrebbe potuto offrire.
“Prometteva non solo
una maggior efficienza a
livello interno, ma anche
un partner esterno che
avrebbe dedicato la debita
attenzione a tagliare i costi
e a conseguire i nostri
obiettivi.”
East Lothian Council – Case Study
Spiega Caughey: “UniFLOW è fondamentale
per il nostro nuovo processo perché ci
dice tutto quello che abbiamo bisogno di
sapere sulla stampa e la copia: i volumi,
chi li produce, quali macchine vengono
usate di più e, cosa altrettanto importante,
quali sono sottoutilizzate. Attraverso
rendiconti mensili e trimestrali, ci dice se
abbiamo un parco macchine delle giuste
dimensioni e se le attrezzature si trovano
al posto giusto. Abbiamo la possibilità di
individuare i dipartimenti ad alto utilizzo
e di discutere con loro le strategie per
ridurre i volumi o per produrli in modo più
efficiente in termini di costi.”
Tali discussioni evidenziano un altro
importante aspetto del progetto: la necessità
di assicurarne l’accettazione da parte della
base clienti interna che si trovava di fronte a
un modo di fare le cose decisamente nuovo.
In qualità di responsabile di progetto, Caughey
aveva il compito di adottare una campagna
di comunicazione al fine di spiegare perché
le cose stavano cambiando e quali erano i
vantaggi. Con il marchio interno “PrintSmart”
(un’etichetta che, spiega Caughey, ha
immediatamente alzato il profilo del progetto
all’interno dell’organizzazione), la nuova
strategia è stata illustrata a tutti i livelli del
Consiglio, dalle persone che utilizzano ciascun
dispositivo fino al consiglio di amministrazione.
Sono stati reclutati dei volontari, i “campioni”
PrintSmart, ai quali è stato fornito materiale
esplicativo studiato ad hoc per i diversi pubblici
di destinazione. Si è trattato, spiega Caughey,
“di una fase importante. Non si trattava
semplicemente di introdurre nuove macchine,
ma di cambiare l’atteggiamento delle persone,
e cosi è stato. Alcuni dei più entusiasti fautori
di PrintSmart di oggi sono utenti che all’inizio
hanno opposto resistenza al progetto.”
Risultati
Un profilo spese di stampa più alto nel
Consiglio significa che i vantaggi PrintSmart
sono sotto gli occhi di tutti. Dopo nove mesi del
nuovo regime, il Consiglio è ben avviato verso
l’obiettivo di ridurre le spesa di stampa annue
di 95.000 sterline. C’è stata una significativa
razionalizzazione del numero di stampanti:
una riduzione dell’85% di quelle situate nelle
sedi aziendali (274 stampanti in meno) e una
riduzione del 65% di quelle situate nelle scuole
(500 stampanti). Il risultato? La spesa per le
cartucce di inchiostro è diminuita del 66%,
superando l’obiettivo prefissato del 50%.
A chi le chiede quale sia stato il contributo
di Canon al progetto PrintSmart, Caughey
ammette la propria apprensione e scetticismo
iniziali. “Non conoscevo abbastanza il
servizio di stampa gestito per essere sicura
che fosse quello di cui avevamo bisogno
e che i soldi sarebbero stati ben spesi.
Siamo ancora all’inizio ma spero di aver
preso la giusta decisione. Canon ora deve
dimostrare nella pratica che effettivamente
la soluzione risponde ai motivi commerciali
per cui l’abbiamo scelta.” Pensando al
futuro, Caughey è entusiasta della possibilità
di estendere la soluzione ad altre aree del
Consiglio. “Con più dispositivi intelligenti
in funzione, abbiamo una piattaforma per
andare avanti. Stiamo già sperimentando
l’archiviazione e il recupero elettronici dei
documenti dell’ufficio servizi legali e a
quanto sembra sarà un’operazione di grande
successo. Il prossimo passo sarà la diffusione
del progetto in tutto il Consiglio”.
Un profilo di stampa più
alto nel Consiglio significa
che i vantaggi PrintSmart
sono sotto gli occhi di tutti.
Dopo nove mesi del nuovo
regime, il Consiglio è ben
avviato verso l’obiettivo di
ridurre le spesa di stampa
annue di 95.000 sterline.
C’è stata una significativa
razionalizzazione del numero
di stampanti: una riduzione
dell’85% di quelle situate
nelle sedi aziendali (274
stampanti in meno) e una
riduzione del 65% di quelle
situate nelle scuole (500
stampanti). Il risultato?
La spesa per le cartucce di
inchiostro è diminuita del
66%, superando l’obiettivo
prefissato del 50%.
“Avevamo un’idea approssimativa
di dove volevamo arrivare, ma non
sapevamo esattamente come arrivarci.
Perciò l’esperienza di Canon, che ha
implementato una vasta gamma
di soluzioni diverse per altri clienti,
ci ha davvero aiutato a trovare la
soluzione giusta.”
Julie Caughey
direttore finanziario, Consiglio dell’East Lothian.
Canon Europe Ltd
Canon (UK) Ltd
3 The Square
Stockley Park
Uxbridge
Middlesex
United Kingdom
UB11 1ET
Tel: +44 208 588 8000
Fax: +44 208 588 8001
Woodhatch
Reigate
Surrey
United Kingdom
RH2 8BF
Tel: +44 1737 220 000
Fax: +44 1737 220 022
www.canon-europe.com
www.canon.co.uk