soluzioni per la gestione elettronica dei documenti

SOLUZIONI PER LA
GESTIONE ELETTRONICA
DEI DOCUMENTI
SPECIALISTI IN
ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE
Vecomp Software è specializzata dal
1987 in soluzioni per la Gestione
Elettronica dei Documenti attraverso le
linee di prodotto CARTELLE, BIBLOS e
PROTOCOLLO INFORMATICO.
Anni di esperienza, migliaia di
installazioni in tutta Italia, applicazioni
nei più svariati settori merceologici,
certificazioni di prodotto e i numerosi
riconoscimenti ottenuti, rendono i
prodotti di Vecomp Software per la
Gestione Elettronica dei Documenti
soluzioni potenti e versatili, sempre al
passo con le nuove tecnologie ed
estremamente affidabili.
I prodotti sono realizzati sulle più
avanzate piattaforme Microsoft nei
laboratori di Verona di Vecomp Software
e sono appositamente studiati e
mantenuti per uniformarsi alle esigenze
procedurali e normative del mercato
italiano.
Nell’ambito della gestione documentale, Vecomp Software fornisce servizi di
consulenza direzionale ed organizzativa,
con particolare focalizzazione sugli
aspetti di fattibilità, pianificazione e sviluppo di soluzioni di Gestione Elettronica
dei Documenti e loro impatto sull'organizzazione aziendale.
Vecomp Software commercializza ed
integra le soluzioni OCR, ICR e OMR
(riconoscimento caratteri e moduli) dei
maggiori leader di mercato quali
FineReader e FormReader di ABBYY e
Teleform di CARDIFF.
La par tnership con Microsoft si
concretizza nelle attività del centro di
Formazione CTEC (Certified Technical
Education Center, inserito nel network
nazionale PCSNET) e nella prestigiosa
qualifica di Gold Cer tified Par tner
nell’area Business Intelligence, ottenuta
per il livello di competenza dimostrato in
importanti progetti di gestione integrata
dei flussi informativi aziendali sviluppati
su piattaforma Microsoft.
SOFTWARE
CARTELLE-BIBLOS
Caratteristiche Generali
La suite di prodotti CARTELLE-BIBLOS
aiuta la Vostra azienda a gestire in modalità elettronica i propri archivi documentali creando un ambiente di lavoro efficiente, riducendo sensibilmente l’interscambio
di carta ed abilitando il controllo del flusso interno dei documenti (workflow).
Il risultato è quello di snellire i processi
aziendali aumentando la produttività e
diminuendo i costi di esercizio.
ACQUISIRE, INDICIZZARE/ARCHIVIARE, RICERCARE/CONSULTARE e DISTRIBUIRE documenti non è più un problema.
Qualunque ne sia l’origine e il formato,
elettronico o cartaceo, essi vengono
acquisiti, indicizzati ed archiviati da una
stazione CARTELLE-BIBLOS in modalità
completamente integrata con le applicazioni già attive sul desktop dell’utente.
I documenti sono facilmente consultabili da qualsiasi stazione CARTELLE-BIBLOS
collegata in rete, sia come client Windows
che come client browser; possono quindi
essere trasmessi in modalità controllata
all’interno di un workflow aziendale ed
eventualmente trasposti su supporti ottici
per una più comoda distribuzione.
Qualunque sia l’archivio documentale
(clienti, fornitori, protocollo, cartelle cliniche, personale, documentazione tecnica,
documentazione legale) e qualunque sia
la natura e la complessità delle informazioni e dei documenti collegati all’archivio stesso (testi, immagini bitmap, documenti PDF, oggetti CAD, documenti elettronici firmati digitalmente ecc.), l’accesso
alla base dati viene disegnato rapidamente, in modo naturale e personalizzato, senza la necessità di alcun intervento
di programmazione.
WORKFLOW
Acquisizione documenti da
formato elettronico e cartaceo
Archiviazione/Indicizzazione
Ricerca/Consultazione
Distribuzione
1
2
3
4
I PRODOTTI
CARTELLE 2000X
BIBLOS 2000X
BIBLOS 2000X integra le registrazioni di
E’ il potente ODBMS (Object DataBase
CARTELLE 2000X con la gestione di catene
Management System) di Vecomp Software,
di documenti ed allegati di qualsiasi natura
evoluzione della precedente linea di prodotto
o formato: documenti Office, documenti carCARTELLE 2.X, per gestire in modo facile ed
tacei acquisiti da scanner, documenti PDF,
immediato qualunque tipo di archivio di dati
HTML o DWG, oggetti TIFF o JPEG, messtrutturati e non strutturati negli ambienti MS
saggi di posta elettronica, fax, documenti
WINDOWS 2000/XP in architettura Clientinformatici firmati digitalmente, ecc..
Server-Web.
La gestione di questi documenti, sia in
L’organizzazione dei dati in modo intuitiinserimento che in consultazione, è realizzavo, la rappresentazione delle gerarchie di
ta attraverso la potente interfaccia di
archivio come albero strutturabile ad N livelli,
BIBLOS WORKSTATION e BIBLOS WEB
le viste tabellari, le form per il data entry, la
ricerca per esempi, l'indicizzazione di tutti i
CLIENT.
dati registrati, l’integrazione con Word ed
BIBLOS 2000X ha come prerequisito
Excel, i filtri per utenti e gruppi sulle viste logiCARTELLE 2000X e archivia le catene docuche dei dati e sul loro contenuto, fanno di
mentali direttamente in MS SQL Server: queCARTELLE 2000X uno strumento potente, flessta soluzione è idonea per la memorizzasibile e robusto per la gestione delle più svazione di documenti che, per numero e quanriate tipologie di archivi. Oltre ai dati CARtità di spazio disco utilizzato, sia compatibiTELLE 2000X archivia nativamente singoli
le con l’occupazione del database SQL,
oggetti (documenti/immagini) già in formato
unico repository centralizzato per CARTELelettronico tramite l’inserimento direttamente
LE-BIBLOS 2000X. Là dove sia necessario
nel database (embedding), o come collegautilizzare come area di storage diversi file
mento (link) lasciando i documenti nelle loro
system anche su supporti rimovibili, il procollocazioni originarie.
dotto da utilizzare è BIBLOS DS.
CARTELLE2000X si integra
con i gestori di catene documentali BIBLOS 2000X e BIBLOS DS,
permettendo potenti organizzazioni documentali basate su dossier di documenti.
CARTELLE2000X offre l’interfaccia VBA (Visual Basic for
Application) che abilita l’implementazione di personalizzazioni
a qualunque livello di complessità e di integrazione con altri
applicativi e basi dati esistenti.
Il prerequisito MS SQL
Server, disponibile anche nella
CARTELLE 2000X
versione entry level MSDE inclusa
Esempio di archinel pacchetto, garantisce massime
vio CRM per la
prestazioni ed affidabilità.
gestione contatti
Sviluppato in architettura a 3 livele servizi legati
li, è disponibile in versione singlead anagrafiche
user, in rete client/server, in reti
clienti
INTRANET/INTERNET con l’estensione
CARTELLE-BIBLOS WEB SERVER e l’interBIBLOS 2000X WORKSTATION
faccia browser CARTELLE WEB CLIENT.
visualizzazione immagine grafica
CARTELLE2000X è multilingua:
BIBLOS 2000X WORKSTATION
disponibili Italiano e Inglese, altre linvisualizzazione e-mail archiviata
gue su richiesta.
BIBLOS WORKSTATION
BIBLOS WEB CLIENT
BIBLOS WORKSTATION è l’interfaccia
in ambiente client-server delle catene di
documenti, archiviate con BIBLOS 2000X
e/o BIBLOS DS, che gestisce in un’unica
interfaccia integrata l’operatività di acquisizione di nuovi documenti e di consultazione
dei documenti esistenti. I documenti acquisiti, anche in accodamenti successivi, possono provenire da scanner o essere file di qualunque tipo, formando catene (dossier) costituite da uno o più documenti eterogenei.
La gestione dei parametri di scansione,
la personalizzazione dell’interfaccia di
visualizzazione delle catene e dei documenti stessi, la gestione integrata in consultazione dei formati file più diffusi (Word,
Excel, PDF, file grafici, SPOOL BIBLOS), le
estensioni per l’ autoprotocollatura elettronica e per la gestione dei documenti informatici firmati digitalmente, fanno di BIBLOS
WORKSTATION l’applicativo per l’inserimento e la consultazione dei documenti in
grado di affrontare e risolvere le più svariate esigenze delle soluzioni applicative basate su BIBLOS DS e/o CARTELLE-BIBLOS
2000X.
BIBLOS WEB CLIENT è l’interfaccia per
l’accesso al repository documentale in
ambiente INTERNET/INTRANET tramite
interfaccia Browser. Le pagine WEB di ricerca e consultazione, essendo basate su
modelli (template), sono facilmente personalizzabili secondo le esigenze degli utenti.
BIBLOS DS
BIBLOS DS (DOCUMENT SERVER) è la
potente piattaforma client-server-web dedicata all’archiviazione di catene di file di
documenti, di qualunque tipologia, su
Server Windows NT/2000.
BIBLOS DS è un server documentale
che offre ad altre soluzioni applicative i servizi di archiviazione e gestione dei documenti. Gli applicativi mantengono e gestiscono gli attributi ed i riferimenti ai quali
sono collegati i documenti (anagrafiche,
schede catalogo, registrazioni ecc.) mentre
BIBLOS DS si occupa dell’archiviazione e
restituzione delle catene dei documenti
associati, garantendone l’inalterabilità e la
reperibilità e liberando l’applicativo che lo
utilizza da tutte le problematiche di gestione del repository dei documenti.
BIBLOS DS è facilmente integrabile,
oltre che in modo nativo con il database
CARTELLE 2000X, con qualsiasi altro
applicativo tramite interfaccia DCOM
(Distributed Component Model).
Il repository dei documenti può essere
su uno o più supporti sia fissi che rimovibili, gestendo anche Juke-box di dischi ottici
e potendo distribuire i dati anche su più server. La flessibilità di gestione dei supporti di
storage permette di realizzare soluzioni
incrementali al crescere degli archivi e storicizzazioni periodiche su dischi ottici CD-R
e DVD-R.
BIBLOS DS utilizza i servizi di un database relazionale con interfaccia ODBC
(MS SQL Server, ORACLE, INFORMIX
ecc.) per una efficiente gestione degli indici delle catene dei files dei documenti e
delle loro ubicazioni nelle diverse aree di
storage.
BIBLOS DS comprende componenti lato
server e lato client. L’interfaccia lato client è
BIBLOS WORKSTATION, potente applicativo in grado di gestire diverse tipologie di
documenti con ricche funzionalità di gestione sia inserimento che in consultazione.
Le estensioni di BIBLOS DS prevedono
le interfacce per il WEB (BIBLOS DS WEB
e BIBLOS WEB CLIENT), la gestione “sicura” di attributi associati ai documenti quali
i riferimenti di protocollo, e le funzionalità
di archiviazione sostitutiva (BIBLOS DS
DigiStore).
PROTOCOLLO INFORMATICO
PROTOCOLLO INFORMATICO è lo
strumento di gestione del protocollo dei
documenti in ingresso/uscita, particolarmente adatto a pubbliche amministrazioni,
enti locali ed istituzioni centralizzate in
genere, quali istituti di credito ed associazioni. L’applicativo, in architettura
client/server/web, offre un’interfaccia semplice e potente lato utente, disponibile in
inserimento e consultazione su sistemi operativi Microsoft e, tramite interfaccia
Browser, in Intranet per la consultazione.
I documenti vengono archiviati, lato server, dal repository documentale BIBLOS DS
che utilizza un database relazionale per
gestire gli indici ed i diversi supporti fisici
dei dati. Il programma è conforme al DPR
445/00 riguardante le norme per la
gestione del protocollo informatico da
parte delle pubbliche amministrazioni.
L’operatività del Protocollo prevede l’acquisizione dei documenti completamente
integrata nel flusso di protocollazione. I
documenti acquisiti da scanner, generati da
Word o già disponibili in qualunque formato elettronico, vengono protocollati automaticamente. Viene anche gestita la segnatura automatica del numero di protocollo sul
documento stesso. L’integrazione dei sistemi
di firma digitale completa le funzionalità
della soluzione. Il registro del Protocollo e
la relativa numerazione sono unici per area
organizzativa omogenea. L’amministratore
può definire le politiche di sicurezza a vari
livelli di dettaglio.
L’inalterabilità dei dati è garantita dal
Repository Documentale Biblos DS.
Oltre al prodotto nella sua versione base, PROTOCOLLO INFORMATICO può essere dotato delle estensioni per la Firma Digitale.
Il modulo software GESTIONE
FLUSSI DOCUMENTALI permette di
organizzare tutti i documenti “elettronici” e “informatici” che compongono
una pratica, governando e controllando il flusso documentale (iter) dell’inoltro dei documenti fra i vari uffici.
La gestione è realizzata spostando
solo collegamenti, notificati via posta
elettronica, mantenendo i documenti
originali archiviati nel Repository
Documentale Biblos DS.
L’interfaccia, semplice e potente, rappresenta e controlla in modo grafico i passaggi effettuati, tenendone traccia ed abilitando ogni Ufficio/utente alle sole funzionalità richieste dal flusso. Sono previste
ricerche ed estrazioni anche tramite interfaccia Browser in INTRANET.
BIBLOS PLUS 2.8
Sistema di Gestione Elettronica dei
Documenti con funzionalità di acquisizione,
indicizzazione, archiviazione, ricerca,
visualizzazione e stampa. Gestisce documenti da scanner e files nei più diffusi formati. Comprende il database programmabile Cartelle 2.8 per la gestione degli indici/profilo dei documenti e per il controllo e
la protezione degli accessi. Applicativo
collaudato in moltissime installazioni e con
un’interfaccia semplice ed efficace.
E’ facilmente scalabile da posto di lavoro singolo a sistema di rete.
Si basa su un’architettura file server,
basata su database proprietario e supporta
reti locali di vario tipo. Realizzato in
ambiente Windows 95/98, mantiene operatività
funzionale
negli
ambienti
NT/W2000/XP.
Non è disponibile in ambiente Internet.
Non necessita di database aggiuntivi.
BIBLOS 2.8, gestione archivi/immagini
per tutte le piattaforme Windows
I MODULI AGGIUNTIVI
Ciascuna famiglia di prodotti base è integrabile con una suite di moduli aggiuntivi sviluppati per risolvere
particolari esigenze: acquisizione veloce da scanner e da file di Spool, auto Indicizzazione tramite
riconoscimento OCR o BarCode, autoprotocollo, archiviazione Fax, collegamento ad applicativi HOST.
BIBLOS DS
CARTELLE-BIBLOS/BIBLOS DS
Estensioni per la gestione dei documenti informatici
con firma digitale e archiviazione sostitutiva
BIBLOS DS DataExtension, modulo aggiuntivo lato server,
abilita BIBLOS DS a gestire gli attributi associati a
Documenti Informatici firmati digitalmente, quali la segnatura di protocollo. Gli attributi sono associati ai documenti
con tecniche di crittografia digitale, garantendo in modo
sicuro il collegamento e la non modificabilità.
FAST INPUT è un modulo realizzato per soddisfare esigenze di archiviazione rapida di lotti di documenti cartacei acquisiti da scanner professionali con ADF. E’ prevista l’integrazione con funzionalità OCR, ICR e/o
BarCode Recognition per l’acquisizione degli indici in
modalità automatica direttamente dalle immagini.
Supporta l’interfaccia VBA per personalizzare ulteriormente le funzionalità di acquisizione.
BIBLOS DS DigiStore è un modulo che è in grado di estrarre i documenti archiviati con la gestione attributi di BIBLOS
DS DataExtension per realizzare archivi autoconsultanti,
registrabili su CD-R, DVD-R o altri supporti. Gli archivi
generati possono contenere tutti i riferimenti quali firme digitali e marche temporali previste dalla normativa, abilitando
la funzionalità di archiviazione sostitutiva e permettendo
quindi l’eliminazione dei documenti cartacei in tutti i casi
validi a termine di legge.
BIBLOS SPOOL acquisisce ed indicizza automaticamente i documenti, importando direttamente i file di spool
provenienti dai sistema gestionali/contabili. In fase di
visualizzazione ogni record di spool è sovrapposto dinamicamente alla relativa immagine di sfondo.
BIBLOS DigiPrint, abilita in BIBLOS WORKSTATION la
stampa “conforme” che riporta i riferimenti archiviati in
BIBLOS DS DataExtension.
BIBLOS FAX GATE consente l’archiviazione automatica
dei fax (e anche delle e-mail) in arrivo ed in uscita, tramite la connessione diretta al sistema di posta elettronica. E’ disponibile per tutti gli utenti collegati al sistema di
posta e permette la registrazione di qualunque messaggio, compresi gli eventuali file allegati.
BIBLOS AUTOPROTOCOLLO è un modulo che permette di sovrapporre la timbratura in modo elettronico direttamente sull’immagine dei documenti in archiviazione.
BIBLOS HOST consente di accedere a documenti archiviati con CARTELLE-BIBLOS direttamente dalle videate
dell’applicativo Host attraverso la connessione ai più diffusi programmi di emulazione (IBM 3270, 5250...).
BIBLOS HOST è parametrizzabile per adattarsi alle
videate esistenti senza dovere intervenire in alcun modo
sul codice dell’applicativo Host.
BIBLOS DS,
configurazione
supporti di
Archiviazione
BIBLOS DigiSign è l’estensione di BIBLOS WORKSTATION per la gestione della firma digitale: rende possibile
archiviare documenti “informatici” con validità legale a termini di legge, e controllarne la validità in consultazione.
PORTA CON TE
I TUOI DOCUMENTI
LASCIANDOLI
IN UFFICIO!
UTILIZZA CARTELLE-BIBLOS ALL’INTERNO
DI UN WEB SERVER
Gli archivi CARTELLE e BIBLOS sono
predisposti in modalità nativa per l’accesso
tramite client Internet con interfaccia browser.
I dati e i documenti sono memorizzabili
all’interno di archivi residenti su un server MS
Windows NT/2000 e, grazie
all’architettura modulare di CARTELLEBIBLOS integrata con il Web Server di
Microsoft, sono accessibili direttamente da
qualsiasi browser collegato in
INTERNET/INTRANET tramite i client
CARTELLE WEB e BIBLOS WEB.
L’identificazione degli utenti ed i loro diritti di
accesso sono gestiti in modo sicuro ed
integrato. L’utilizzo delle più avanzate
tecnologie lato server e lato client
consentono la realizzazione di pagine di
consultazione versatili e facilmente
personalizzabili.
DOVE SERVE BIBLOS
Nella società dell’informazione e della conoscenza il vantaggio competitivo per le organizzazioni è acquisire e gestire i documenti in modo che siano sempre individuabili, ovunque essi siano, e disponibili agli
utenti direttamente al loro posto di lavoro, evitando duplicazioni, passaggi inutili e perdite di tempo, in un
contesto flessibile e sicuro.
INDUSTRIA e COMMERCIO
SERVIZI, PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
• distribuzione organizzata di documenti
• documentazione amministrativa integrata col
gestionale tramite moduli di Spool ed Host
• database contatti/documentazione clienti/fornitori
• workflow strutturato documentazioneamministrativa
(firma elettronica)
• workflow ordinativi clienti
• documentazione del personale
• cartelle disegni tecnici (CAD e manualistica)
• catalogo marketing/prodotti
• archivio fax in ingresso e in uscita
• documentazione legale/brevetti/certificazioni
• database immobiliari
•
•
•
•
•
•
•
SANITÀ
•
•
•
•
•
cartelle cliniche
gestione pazienti
documentazione del personale
distribuzione organizzata di documenti
archivio documentazione amministrativa
protocollo in ingresso e uscita
distribuzione organizzata di documenti
archivio documentazione amministrativa
documentazione del personale
documentazione legale/brevetti/certificazioni
gestione delibere e determine
riconoscimento e archiviazione modulistica
precompilata
• documentazione sistemi di qualità
ISTITUTI di CREDITO
•
•
•
•
•
archivio elettronico assegni bancari
protocollo in ingresso e in uscita
distribuzione organizzata di documenti
archivio documentazione amministrativa
gestione pratiche clienti (assicurative,
servizi finanziari, fidi...)
• documentazione del personale
• archivio fax in ingresso ed in uscita
VECOMP SOFTWARE,
SOLUZIONI PER IL MONDO
CHE LAVORA
ABBIAMO LAVORATO
PER
INDUSTRIA
E COMMERCIO
Alitalia - Roma
AMC - Milano
ATOM - Vigevano
Benetton Group - Treviso
BMW Italia - Milano
Casa Damiani - Valenza Po
Enciclopedia Treccani - Roma
Felletti e Spadazzi - Verona
Fiat - Torino
Glaxo Wellcome - Verona
INDEX - Verona
Lepetit - Milano
Meridiana - Olbia
Muller Italia - Verona
Paluani - Verona
Rover Italia - Roma
San Pellegrino - Milano
Sporting Club Mondadori - Verona
Telepiù - Milano
Siemens - Milano
Vicenzi Biscotti - Verona
SERVIZI
AGSM - Verona
ASET - Fano
Azienda Autonoma Svil. e Prod. - S.Marino
Bolognafiere - Bologna
CGIL - Roma
ENAV Ente Nazionale Assistenza al Volo
Ente Autonomo Fiere di Verona - Verona
Ente Bilaterale del Commercio - Verona
Ente Bilaterale del Turismo - Grosseto
SIDRA - Catania
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
Comune di Roma
Comune di Verona
Comando Generale Guardia di Finanza - Roma
Regione Lazio
Ministero della Difesa - Stato Maggiore - Roma
Provincia di Lodi
Terza Università di Roma
Istituti di Credito e Servizi Finanziari
Banca 121 - Lecce
Banca Popolare Vicentina - Vicenza
Banca Regionale Europea – Cuneo
Banca Woolwich - Milano
Borsa Italiana - Milano
ERSEL SIM - Torino
Istituto Sviluppo Altoatesino - Trento
SERVIZI FINANZIARI
Banca 121 - Lecce
Banca del Salento - Lecce
Banca Popolare Vicentina - Vicenza
Banca Regionale Europea - Cuneo
Banca Woolwich - Milano
Borsa Italiana - Milano
ERSEL SIM - Torino
Istituto Sviluppo Altoatesino - Trento
ISTITUTI
DI
CREDITO
E
SANITÀ
AASMN – Reggio Emilia
AULLS21 - Legnago
AUSL - Brescia
AUSL - Cuneo
AUSL - Reggio Emilia
Azienda Istituti Ospedalieri - Verona
Azienda Ospedaliera Ospedale Maggiore di Crema
Centro Diagnostico - Italiano
Istituto Iperbarico - Sedi Italia
Ospedale Gaslini - Genova
Policlinico - Milano
Studio Prof. Di Bella - Modena
ULSS20 - Verona
www.paolocastiglioni.com
CARTELLE-BIBLOS, il documento giusto,
al posto giusto, nel momento giusto.
C E R T I F I E D
Technical Education
Center
Vecomp Software S.r.l.
37138 Verona - Via Albere, 19 Centro Uffici Palladio
T +39 045 8101778 - F +39 045 8103925
www.vecompsoftware.it
BIBLOS DS è il primo
prodotto italiano di
Gestione Documentale con la
certificazione “Designed for
MicrosoftBackOffice”