Sei passi verso la digitalizzazione dello studio

management _ pratica clinica
Sei passi verso la
digitalizzazione
dello studio
Autore_L. Lavine, USA
_Non vi è dubbio che il moderno studio
odontoiatrico è cambiato rapidamente negli
ultimi 15 anni. Gli odontoiatri sono arrivati al punto che, grazie alle nuove tecnologie, possono realizzare uno studio che sia più efficiente, più economico
da gestire e permetta la decentralizzazione del front
office. Tutte le registrazioni che prima erano su carta e pellicola, ora vengono sostituite da radiografie
digitali, cartelle elettroniche, con una tendenza verso uno studio senza più supporti cartacei o, quanto
meno, senza cartelle cartacee. Molti studi si rendono conto che nella pratica odontoiatrica ci saranno
pur sempre i supporti cartacei. Che siano preventivi,
polizze assicurative, copie stampate di immagini, la
carta farà sempre parte di uno studio odontoiatrico.
Ciò detto, diversi studi hanno veramente eliminato il
materiale cartaceo. Nonostante questo processo sia
più facile per uno studio in fase di avvio, con un’adeguata pianificazione, anche gli studi già esistenti
possono raggiungere questo obiettivo. Molti odontoiatri americani sono probabilmente al corrente che
il Governo Federale impone che tutti i documenti dei
pazienti non siano più su supporto cartaceo entro la
fine dell’anno 2014. Per molti studi la sfida è valutare
gli acquisti attuali e futuri per assicurare che tutti i
sistemi si integrino correttamente tra loro. Mentre
molti dentisti hanno un orientamento prettamente visivo e tendono quindi a focalizzarsi su ciò che
possono vedere e toccare, alcune delle decisioni più
importanti sono legate a standard più astratti. Ho
quindi sviluppato un elenco di sei punti che ritengo
obbligatori per ogni dentista che implementa nuove
tecnologie nel suo studio e raccomando di completare ogni passaggio in modo sistematico.
_Software gestionali
Il tutto inizia dal software amministrativo che
gestisce lo studio. Per sviluppare uno studio senza
supporti cartacei, questo software deve essere dotato di alcune funzioni veramente basilari. Per gli
studi che vogliono eliminare la carta, è necessario
considerare ogni componente cartaceo della cartel-
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la dentale e tentare di trovare un’alternativa digitale.
Per esempio, la cartella iniziale, i piani di trattamento, la gestione delle assicurazioni e dei rimborsi, l’attivazione del servizio di richiamo periodico, nonché
altre svariate funzioni utilizzate quotidianamente.
Molti programmi più vecchi non hanno queste
caratteristiche e se gli studi desiderano progredire,
gli odontoiatri devono considerare l’acquisto di un
software più moderno per lo studio. È importante
sapere che, per quanto preferiamo che il nostro software gestionale comprenda tutte queste funzioni,
la maggior parte di esse sono incluse. Fortunatamente, vi è un numero di programmi di terze parti
che possono supplire ad alcune funzionalità laddove
i programmi di gestionali non arrivano, come i programmi che permettono la digitalizzazione di moduli che richiedono la firma del paziente e programmi che possono ridurre la procedura di inserimento
di annotazioni mediante pochi click del mouse.
_Software per la gestione delle
immagini
Questa è probabilmente la decisione più impegnativa per qualsiasi studio. La maggior parte dei
programmi gestionali prevede un modulo per la
gestione delle immagini. Per esempio, Eaglesoft ha
Advanced Imaging, Dentrix ha Dexis, Kodak ha Kodak Dental Imaging e così via. Questi moduli sono
strettamente integrati con il software gestionale e tendono a lavorare meglio con sistemi digitali
venduti dalla stessa azienda. Per esempio, avere un
modulo per immagini integrato rende molto facile
allegare immagini alle pratiche con pochi click. Però,
ci sono anche molti programmi di imaging di terze
parti che si collegano molto facilmente con il software gestionale e offrono maggiori opzioni e flessibilità, anche se con una minore integrazione. Non
esiste un sistema perfetto. La scelta è tra il pagare
di più per una maggiore integrazione o pagare di
meno per una maggiore flessibilità. Tra i programmi
di gestione delle immagini più conosciuti vi sono:
Apteryx XRayVision, XDR e Tigerview.
management _ pratica clinica
_Progetto della zona operativa
_Sistemi digitali
I giorni di una sola videocamera intraorale e di
un monitor TV nell’angolo superiore sono oramai
stati sostituiti da sistemi più moderni. La maggior
parte degli studi usa almeno due monitor nella sala
operativa, uno per il paziente per la visione di immagini, o per la consultazione o il suo intrattenimento,
e uno per l’odontoiatra e il personale per la visualizzazione della cartella, del piano di trattamento e
per ogni informazione relativa all’assicurazione e alla
gestione economica, la programmazione giornaliera
o altre informazioni che il dentista preferisce che
il paziente non veda. Microsoft Windows prevede
alcune funzionalità che permettono agli odontoiatri di controllare esattamente quello che appare su
ogni schermo. Ci sono diversi aspetti ergonomici
che devono essere tenuti in considerazione quando
si istallano monitor, tastiere e mouse. Per esempio,
una tastiera collocata in una posizione che obbliga il
dentista a ruotare la schiena causerà problemi, così
come un monitor posizionato in modo non corretto.
Un’altra importante decisione riguarda il fatto se il
dentista preferisca che i pazienti vedano il monitor
oppure no quando sono completamente reclinati
sulla poltrona. In questo caso, le opzioni per il posizionamento del monitor sono più limitate. Vi sono
monitor altamente tecnologici che non solo permettono al paziente di vedere il monitor, ma creano
anche un ambiente più rilassante per i pazienti in
caso di sedute prolungate.
La scelta del software di imaging detterà la
compatibilità dei sistemi. Per molti aspetti, la radiografia digitale è la tecnologia più innovativa del
momento. Grazie alla radiografia digitale, gli odontoiatri riscontrano una maggior efficienza dovuta
alla possibilità di acquisire e visualizzare immagini
più rapidamente, a una diagnostica migliore, al risparmio di costi tramite l’eliminazione di pellicole
e prodotti chimici e a una più alta accettazione del
caso tramite la condivisone con il paziente delle sue
esigenze terapeutiche. Tutti i sistemi hanno i loro pro
e i contro e i dentisti dovranno valutare ogni sistema sulla base di una serie di standard indispensabili
per il proprio studio. Per alcuni potrebbe essere la
qualità delle immagini, per altri il costo dei sistemi, la
garanzia del sensore, la reputazione del produttore o
la compatibilità dei sensori con il software di gestione delle immagini già in possesso. Bisogna ricordare
che le videocamere intraorali sono tuttora un eccellente supporto per ogni studio perché permettono
ai pazienti di vedere gli elementi che, solitamente,
solo il professionista riesce a vedere.
_Hardware del computer
Dopo aver scelto software e progettato la zona
operativa, è il momento di aggiungere i computer.
La maggior parte degli studi necessiterà di un server
personalizzato al fine di proteggere i dati, e con la
necessaria potenza per attivare la rete. Il server è la
linfa vitale di ogni rete ed è importante dotarsi di un
server che abbia un sistema di back-up per quelle
rare volte in cui si verifichino problemi a un disco
fisso, in modo da recuperare facilmente i dati. Le
workstation devono essere configurate per gestire tutte le necessità grafiche dello studio, soprattutto se si sta considerando di passare all’imaging
digitale. I computer posizionati nell’area operativa
spesso sono differenti dai computer della segreteria: avranno maggiori capacità di display, schede
video migliori per la gestione dell’imaging digitale,
dimensioni inferiori per il posizionamento all’interno
dei mobili e tastiera e mouse wireless. Una caratteristica spesso trascurata è che più piccolo è il computer e maggiore è il calore generato. Il calore è il
nemico numero uno dei computer e, dato che molti
odontoiatri posizionano il computer all’interno di un
mobile in posizione a ore 12, è fondamentale avere
un’adeguata ventilazione.
_Protezione dei dati
Per uno studio senza supporti cartacei la protezione dei dati è fondamentale ai fini di prevenire
la perdita di dati a causa di fallimenti informatici o
errori dell’utente. Come minimo, ogni studio dovrebbe usare software antivirus per proteggersi contro
la moltitudine di virus, un firewall per proteggersi
contro gli hacker che tentano di infiltrarsi nella rete
e avere protocolli di back-up semplici e verificabili in
modo da essere in grado di recuperare i dati qualora
necessario. I protocolli di back-up sono tanti quanto
il numero di studi, ma è fondamentale che il back-up
sia eseguito giornalmente e che possa essere recuperato rapidamente. Il termine moderno è: continuità operativa. Non sono importanti solo i dati per i
quali si esegue il back-up, ma è fondamentale anche
la velocità con cui il sistema può essere ripristinato
dopo un problema dovuto a fallimento del server,
incendio o allagamento. Per gli studi che desiderano essere privi di supporti cartacei, è fondamentale valutare tutti i sistemi che necessitano di essere
sostituiti mediante un supporto digitale e adottare
un approccio sistematico per implementare questi
nuovi sistemi all’interno dello studio. La maggior
parte degli studi riceverà il consiglio di sostituire un
dispositivo alla volta, per acquisire esperienza prima
di aggiungere ulteriori nuove tecnologie. Questa
procedura di passaggio dal supporto cartaceo alla
pratica digitale richiede solitamente un periodo che
va dai 9 ai 18 mesi.
Questo articolo è stato pubblicato per la prima volta sul numero 1 di CAD CAM International 2011.
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