GESTIONE DOCUMENTALE TI DOCU - Gestione Collegi e Ordini

GESTIONE DOCUMENTALE
TI DOCU
Release 2.0
Sistema Informativo Automatizzato
per il Protocollo ed il Trattamento dei Documenti
Ti Service S.r.l. – Via Napoleone III n. 48 Roma
Email: [email protected]
TI Service
TI-DOCU è un sistema informativo integrato che, nel pieno rispetto della normativa in
vigore, consente di gestire:
 La Protocollazione
 L’ Archiviazione
 La Pubblicazione
 Il WorkFlow
di tutti i documenti sia in entrata che in uscita dell’Ente.
A - GESTIONE DEL PROTOCOLLO
Questo sottosistema gestisce la registrazione dei documenti nella base informativa, la
relativa protocollazione nonché l’inserimento in una pratica; i numeri di protocollo
possono essere gestiti ad uno o più livelli secondo le necessità delle aree organizzative
dell'Ente.
L’origine dei documenti può essere diversa: sono previste specifiche funzioni per il
trattamento di documenti cartacei, elettronici, FAX elettronici e messaggi di posta
elettronica sia normale che certificata.
La procedura consente di gestire in modo automatizzato la protocollazione dei documenti,
sia interni che provenienti dall'esterno. L'attribuzione dei numeri di protocollo ed i
relativi aggiornamenti al registro sono gestiti dal sistema in modo del tutto trasparente
per l'utente che può, qualora in possesso della necessaria autorizzazione, intervenire per
annullare un documento protocollato che rimarrà comunque visibile in procedura
opportunamente evidenziato.
Le principali funzionalità del Protocollo sono:

Protocollazione dei documenti, in entrata e in uscita, con assegnazione automatica
del numero di protocollo generale;

Segnatura del protocollo e generazione dell’impronta informatica del documento;

Gestione automatica del registro protocollo;

Gestione degli allegati;
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
Gestione delle pratiche e dei fascicoli;

Gestione della rubrica dei corrispondenti;

Classificazione dei documenti;

Ricerca del protocollo tramite diversi parametri (es. mittente, destinatario, numero,
oggetto, dati di classificazione) anche in combinazione tra loro;

Assegnazione e distribuzione dei documenti alle unità organizzative competenti ed
attivazione dell’iter nel WorkFlow;

Collegamento di un documento con altri al quale si riferisce (fascicolo virtuale);

Stampa giornaliera del registro del protocollo e trasmissione al sistema di
conservazione;

Registro di emergenza.
A.1 - Registro di emergenza
Nel caso non fosse possibile utilizzare il software di protocollazione a seguito di guasti o
malfunzionamenti è necessario attivare il Registro di Emergenza ovvero una modalità
alternativa
di
registrazione
dei
protocolli
utilizzando
una
copia
di
TI-DOCU
preventivamente installata su un singolo computer.
TI-DOCU prevede la configurazione in modalità Registro di Emergenza e quindi consente
di protocollare limitando la registrazione ai dati minimi utili per la classificazione dei
protocolli. Con questa modalità il Responsabile ha la possibilità di riportare sul registro la
causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione, nonché la data e l’ora del ripristino della
piena funzionalità del sistema ed eventuali annotazioni ritenute rilevanti.
Il numero di protocollo attribuito tramite Registro di Emergenza partirà da “1”
indipendentemente dall’ultimo progressivo assegnato dal sistema di protocollo informatico
e sarà univoco per tutto l’anno.
Alla riattivazione del sistema, sarà necessario recuperare quanto registrato in regime di
emergenza utilizzando una specifica funzione di importazione che provvede ad assegnare
il
numero di
protocollo ufficiale mentre sarà
cura
dell’operatore perfezionare
eventualmente i dati mancanti e procedere all'invio dei documenti registrati agli uffici
competenti.
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A.2 - Interfaccia per la protocollazione automatica
Le funzioni di protocollazione sono fruibili sia tramite l’interfaccia di colloquio sia come
servizio distribuito (architettura SOA) attivabile da procedure esterne e da altri servizi
dell’infrastruttura software.
Il servizio richiede in input le informazioni necessarie per la protocollazione (riferimento
alla tipologia di protocollo, data arrivo, dati di classificazione, oggetto, pratica, riferimenti
all’anagrafica, documento elettronico, ecc.), in output restituisce i riferimenti al protocollo
generato e attiva il servizio di Archiviazione Documenti per le operazioni di scrittura dei
metadati e archiviazione del documento sui dispositivi di storage.
Oltre alla protocollazione dei messaggi di posta ricevuti o inviati dagli indirizzi
istituzionali dell’Ente (generalmente in carico all’Ufficio del Protocollo), attualmente è
disponibile anche un estensione per Mozilla Thunderbird che permette di protocollare
automaticamente la posta in entrata e in uscita ricevuta o inviata dai singoli utenti dalla
propria postazione.
A.3 - Modalità di scansione dei documenti
Per quanto riguarda la protocollazione dei documenti cartacei, nel sistema è disponibile
una funzione di generazione del codice a barre con i dati di segnatura (che può essere
stampato utilizzando le stampanti specifiche per etichette) utile per associare il protocollo
al documento prima della scansione.
Ove richiesto, è possibile attivare le funzioni di O.C.R. (Optical Character Recognition)
per l'acquisizione automatica di alcune informazioni (da utilizzare poi come metadati per
la ricerca) direttamente dal testo del documento.
B - ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI
Il sottosistema di Archiviazione dei documenti consente la loro acquisizione e
memorizzazione ottica su database particolarmente ottimizzati per ridurre i tempi di
ricerca a fronte di un elevato numero di documenti archiviati (Information Retrieval).
Questo sottosistema è progettato in architettura enterprise SOA (Service Oriented
Architecture) e può quindi interagire con tutti quei processi che gestiscono flussi
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documentali provvedendo alla protocollazione automatica, alla registrazione dei metadati
di ricerca ed alla archiviazione del documento elettronico sui dispositivi di storage.
Le principali funzionalità sono:

Ricezione dei documenti elettronici e dei relativi metadati di classificazione;

Registrazione dei metadati sul database e archiviazione sul dispositivo di storage;

Attivazione dell’eventuale servizio di esportazione dei documenti in formato PDF/A
con relativi metadati e del servizio di marcatura temporale per la conservazione
sostitutiva.
Ci preme evidenziare che il sistema consente la parametrizzazione delle tipologie dei
metadati da utilizzare per la ricerca dei documenti. In particolare viene utilizzato un file
di configurazione, in formato XML, che descrive la struttura dei metadati ed il relativo
range di applicazione (definizione e riferimento ai campi delle tabelle del database dove
sono archiviate le informazioni).
Il file di configurazione viene trattato dinamicamente dal sistema e pertanto è possibile
modificare o ampliare l’elenco dei metadati gestiti evitando pesanti interventi strutturali
sull’applicazione.
C - LA PUBBLICAZIONE DEI DOCUMENTI
Tale sottosistema consente la ricerca e l’estrazione di documenti a vario livello e la
pubblicazione su WEB o INTRANET Aziendale in relazione alle specifiche adottate
(cartelle, pratiche ecc) ed alla relativa classificazione.
Le principali funzionalità sono:

Ricerca dei documenti per i metadati associati anche in combinazione tra loro e
funzione di ricerca del testo contenuto; a seconda del profilo dell’utente è possibile
inibire o meno particolari parametri di ricerca;

Possibilità di modificare la modalità di visualizzazione dei risultati (struttura
gerarchica o elenco semplice);

Possibilità
per
l’utente,
di
modificare
l’ordine
gerarchico
dei
risultati
(raggruppamenti);
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
Visualizzazione “rapida” di documenti già consultati recentemente (percorso
preferenziale);

Controllo del profilo utente con possibilità di inibire la visualizzazione di specifiche
categorie di documenti;

Funzione di stampa dei documenti con l’apporto del contrassegno elettronico che ne
assicura l’autenticità.
D - WORKFLOW MANAGEMENT
D.1 - La Gestione delle Pratiche
La procedura consente la gestione automatizzata dei flussi documentali e delle attività
necessarie per l'espletamento dei procedimenti amministrativi, dall'apertura della pratica
fino alla conclusione dell'iter od alla predisposizione di un atto deliberativo. Si possono
identificare due parti:
Definizione dei Procedimenti
Ad ogni tipo di procedimento deve essere associato uno specifico iter (workflow del
procedimento) che deve essere “disegnato” nel sistema utilizzando l'apposito modulo
software di Definizione Procedimenti.
Il modulo Definizione Procedimenti permette di costruire graficamente l’iter di uno
specifico procedimento in termini di:

Concatenazione di fasi e sottofasi, con possibilità di definire casi di parallelismo e di
ricicli delle fasi;

Attività da eseguire nell'ambito delle fasi, identificando quelle determinanti
(eventualmente più di una per fase, da eseguire in parallelo) per il passaggio ad
una fase successiva;

Profili di utenza e relative abilitazioni alle attività;

Esecutori delle fasi (servizi/uffici/funzionari dell'Ente od Enti esterni);

Tipi di documento associati a fasi, attività, profili di utenza;
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
Intervalli di tempo previsti per il completamento dell'iter e delle singole fasi.
Al momento dell'apertura di una pratica viene proposto il selettore dei possibili tipi di
procedimento da cui la pratica eredita tutte le caratteristiche e quindi il tipo di iter che
deve seguire.
La definizione degli iter permetterà al sistema, tra le altre cose, di:

fornire all'utente, per ciascun procedimento aperto, l’elenco delle attività disponibili
nella fase cui il procedimento è giunto;

segnalare tempestivamente i procedimenti con fasi scadute o prossime alla scadenza;

far avanzare automaticamente il procedimento da una fase a quella successiva
quando viene completata l'attività determinante.
Nella procedura sono integrate varie possibilità di monitorare in tempo reale e in modo
dettagliato lo stato di avanzamento dei procedimenti.
Gestione dei Procedimenti
L’utente, tramite il modulo “Scrivania Virtuale”, ha un valido strumento per gestire tutte
le attività relative alle pratiche a lui assegnate.
Ogni fase (Task) riporta l’intervallo di tempo rimanente per l’evasione ed il passaggio alla
fase successiva e l’utente può avere quindi l’immediata contezza delle attività da eseguire
in modo da organizzare al meglio il proprio lavoro. Eventuali sforamenti rispetto ai tempi
previsti sono segnalati da specifici messaggi di avviso.
Oltre alle normali funzioni di gestione, il modulo “Scrivania Virtuale” permette di:

associare note e allegati aggiuntivi tramite una funzione di importazione documenti
nei formati più diffusi (es. PDF, TIFF, DOC, XLS, ecc.);

inserire uno o più commenti, visibili dagli utenti che hanno accesso alla pratica;

modificare, ove previsto, il testo del documento: il sistema tiene traccia delle
versioni del documento che l’utente estrae, modifica ed archivia (supporto check
in check out).
Nell’ambito delle funzionalità del modulo “Scrivania Virtuale”, è prevista la gestione della
firma digitale (remota, smartcard oppure chiavetta USB in relazione al Kit acquistato)
che consente di firmare i documenti aggiunti nel corso del trattamento della pratica.
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Il sistema, alla richiesta di firma del documento, provvede alla conversione in formato
PDF (soprattutto per i documenti di tipo DOC, XLS che possono contenere macro e quindi
dati dinamici), alla copia in locale del file per l’apporto della firma con il software specifico
e all’archiviazione del file firmato in sostituzione dell’originale.
D.2 - Il BPR
Una volta definiti ed automatizzati i processi, si può procedere nella loro revisione e
messa a punto utilizzando il modulo di BPR (Business Process Reengineering).
L’esperienza sinora maturata dimostra che il BPR è più efficace se adattato alla specifica
realtà aziendale con riferimento a particolari operazioni quali, per esempio:

considerare le assenze (input dalla gestione del Personale) nell’assegnazione dei
Task, con relativa segnalazione al capo-ufficio;

attivazione, rinvio o sospensione dell’esecuzione di ben determinate procedure;

segnalazione ai responsabili dei procedimenti “fermi” da troppo tempo;
E - REQUISITI TECNICI DEL SISTEMA
E.1 - Architettura Del Sistema Informativo
L’architettura software scelta per la realizzazione del sistema informativo è quella a 3
livelli (Presentazione, Logica di business e Dati): la scelta garantisce ad ogni livello la
possibilità di essere gestito in maniera separata, a tutto vantaggio della possibilità di
aggiornamento, scalabilità e sicurezza del sistema.
La tecnologia di sviluppo scelta è quella Microsoft.NET, quindi l’infrastruttura
sistemistica é tutta su tecnologia Microsoft e può essere installata sia su uno che su più
server. I requisiti minimi sono:
Data Layer
Utilizzo del DBMS Microsoft SQL Server 2012 o versioni successive, le classi di accesso ai
dati sono attualmente ottimizzate per la comunicazione con MS SQL.
Per aumentare le performance (in termini di distribuzione delle connessioni al database) è
possibile utilizzare le funzioni di replica del database su più server ed attivando strumenti
software (es. Windows Network Load Balancing) o hardware di bilanciamento del carico.
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Application Layer
Utilizzo di un Server Microsoft Windows 2012 o versioni successive e Internet Information
Services (IIS) attivo per l’erogazione dei servizi WCF.
Per aumentare le performance dei servizi WCF erogati è possibile applicare ad essi una
scalabilità orizzontale distribuendoli in una server farm ed utilizzando le tecniche
esistenti di bilanciamento del carico HTTP.
Presentation Layer
Utilizzo di un Server Microsoft Windows 2012 o versioni successive e Internet Information
Services (IIS) attivo per l’erogazione dei servizi WEB.
E.2 - Utenti Del Sistema
L’accesso alle funzioni del sistema è regolato da un unico modulo che gestisce le modalità
di accesso degli utenti, permette di definire i profili, le applicazioni e/o le specifiche
funzioni ad essi associati.
I livelli di accesso possono essere impostati a livello di sottosistema, funzione e nell’ambito
di questa a particolari modalità operative (es. per il WorkFlow visibilità solo di specifici
Task, nell’ambito del sottosistema di Pubblicazione visibilità solo di specifiche tipologie di
documenti o in relazione al loro protocollo di origine).
Per quanto riguarda l’accesso degli utenti interni (personale dell’Ente) l’applicazione
consente di autenticarsi in Active Directory mediante il protocollo LDAP.
Viene gestito il sistema Single Sign-On e pertanto gli utenti, una volta convalidato
l’accesso, possono utilizzare tutte le funzioni previste dal loro profilo con un unico processo
di autenticazione.
Per gli utenti esterni che eventualmente accedono via WEB, il sistema utilizza delle
specifiche modalità di autenticazione e di profilo in relazione alla tipologia di utenza che
sta effettuando la richiesta.
E.3 - Caratteristiche Tecniche Generali
Funzionalità
Il sistema è progettato in modo da adattarsi ai cambiamenti richiesti dall’evoluzione delle
normative a cui fa riferimento con un limitato numero di interventi. Questo è possibile
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grazie anche all’utilizzo di tabelle di parametrizzazione e di specifiche funzioni di
configurazione che permettono di modificare il comportamento del sistema.
Modularità
Il disegno architetturale complessivo e l'utilizzo di un data base relazionale garantiscono
la completa integrazione dei vari moduli del package, anche a livello di dati (normalizzati
e non ridondanti); detti moduli conservano tuttavia una loro integrale autonomia
funzionale per adattarsi alle specifiche richieste degli utilizzatori.
L'automazione delle funzioni di ogni Ufficio e/o Addetto permette, nel rispetto delle
singole autonomie gestionali e sfere di competenza, l'interrelazione con altri Settori per
avere, ove necessario e proficuo, una visione globale dell'intero Sistema Informativo.
Il supporto all'intero flusso di lavoro permette così ai responsabili di effettuare un efficace
controllo di gestione sui processi e sull'attività nel suo complesso.
Modello Dati
Il modello dei dati è studiato in modo da evitare duplicazioni e ridondanze: tutte le tabelle
(aggregati di informazioni) utilizzate fanno riferimento ad un unico modello dati.
Formati Input/Output
Le pagine WEB gestite dall’applicativo sono sviluppate in conformità allo standard
XHTML e di conseguenza non contengono attributi di stile ma fanno riferimento a dei
fogli di stile (CSS) esterni definiti univocamente.
Architettura SOA
L’architettura informatica dei moduli che compongono l’applicazione offerta è omogenea,
orientata alla metodologia SOA e all’utilizzo di web service che assicurano notevoli
vantaggi sia in termini di sicurezza (es. funzionalità web) che di interazione con
applicazioni esterne.
Flessibilità
La flessibilità applicativa è esprimibile attraverso la possibilità di ampliare le
funzionalità dell'applicazione senza modificare la struttura dei programmi, bensì
semplicemente codificando nuove casistiche da gestire.
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I parametri, le codifiche e tutte le informazioni di supporto sono disponibili in tabelle di
configurazione facilmente aggiornabili dall’Amministratore dell’applicativo.
Integrabilità
La struttura modulare del sistema consente all’Ente di introdurre con ritmo graduale
l’integrazione con varie applicazioni, anche realizzate da altri fornitori, e di prevedere il
passaggio a nuovi schemi organizzativi.
Per la comunicazione con le procedure interne dell’Ente è previsto l’utilizzo di web service
o di funzioni di accesso diretto ai dati tramite connessione ADO.NET. Le modalità di
accesso sono definite nella tabelle di parametrizzazione ed è possibile quindi utilizzare
modalità diverse in relazione alle prestazioni ed ai tempi di risposta attesi.
Scalabilità
L’Architettura del sistema assicura un alto grado di scalabilità di carico assicurando una
facile adattabilità ad eventuali aggiunte di ulteriori server per aumentare la capacità di
elaborazione.
Piattaforma
L’applicazione è basata sul “framework” Microsoft.NET 4/4.5, sviluppata con i linguaggi
C#, Asp.NET,framework Windows Communication Foundation (WCF), framework
Windows Presentation Foundation (WPF) ed è compatibile dal lato server con il sistema
operativo Microsoft Windows Server 2012 (o versioni successive) mentre dal lato client è
compatibile con i sistemi operativi Microsoft Windows 7, Windows 8, Windows 10 e con i
prodotti di “Office Automation” quali Microsoft Office 2007 o versioni successive.
L’interfaccia di colloquio web based è compatibile con i principali browser in commercio
(es. Internet Explorer, Mozilla Firefox, ecc.).
L’architettura del sistema offerto è così strutturata:

Librerie di classi in C# e Servizi WCF per quanto attiene la logica di business;

ADO.NET che assicura un accesso coerente alle origini dati come Microsoft SQL
Server e a qualsiasi origine dati esposta mediante OLE DB;

Asp.NET per lo sviluppo delle interfacce di colloquio web based;

WPF per particolari interfacce grafiche (es. Disegno dei WorkFlow di processo).
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TI Service
Strati Applicativi
L’architettura é progettata in diversi strati applicativi gestiti separatamente:

Strato di accesso ai dati, che interagisce con il DBMS e gestisce la sicurezza e la
connettività;

Strato di logica business, che contiene le classi di logica vere e proprie e si occupa di
elaborare le richieste provenienti dallo strato di presentazione;

Strato di presentazione, che si occupa dell’interazione tra il sistema e gli utenti
assicurando facilità d’uso, ergonomicità ed accessibilità.
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