Slide Fattura elettronica per circolare

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La fattura elettronica
Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Normativa di riferimento
1. 
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8. 
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13. 
Legge 244 del 24 dicembre 2007 – Art. 1 commi da 209 a 214
Decreto MEF del 7 marzo 2008
Decreto MEF n. 55 del 3 aprile 2013
DPR 633 del 26 ottobre 1972 – Artt. 21 e 39
Direttiva 2010/45/UE del Consiglio del 13 luglio 2010
Direttiva 2006/112/CE Del Consiglio del 28 novembre 2006
Decreto MEF del 23 gennaio 2004
D.L. 66 del 24 aprile 2014 – art. 25 (art. 42)
Circolare A.d.E. n. 36/E del 6 dicembre 2006
Circolare A.d.D. n. 5/D del 25 gennaio 2005
Risoluzione A.d.E. n. 158/E del 15 giugno 2009
Circolare RGS n. 37 del 4 novembre 2013
Circolare del MEF – DFP n. 1 del 31 marzo 2014
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Il sito di supporto: www.fatturapa.gov.it
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Art. 1 c. 209 L. 244/2007
Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni
imponibili, a decorrere dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma
213, l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fatture
emesse nei rapporti con le amministrazioni pubbliche di cui all'articolo 1, comma 2,
della legge 31 dicembre 2009, n. 196, nonché con le amministrazioni autonome,
anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili, deve essere effettuata
esclusivamente in forma elettronica, con l’osservanza del decreto legislativo 20
febbraio 2004, n. 52, e del codice dell’amministrazione digitale, di cui al decreto
legislativo 7 marzo 2005, n. 82
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Art. 1 c. 209 L. 244/2007
Finalità Espresse semplificare il procedimento di fa4urazione e registrazione delle operazioni imponibili Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
Non espresse Aggiunte con il D.L. 66/2014 -‐ monitoraggio della finanza pubblica -‐ u;lizzare i da; per il controllo dell’evasione fiscale -‐ riscontrare il puntuale pagamento dei debi; della PA -‐ procedere alla cer;ficazione automa;ca dei debi; della PA La fattura elettronica
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Art. 1 c. 209 L. 244/2007
Adempimento l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fa4ure (anche so4o forma di nota, conto, parcella e simili) emesse nei rappor; con le amministrazioni pubbliche deve essere effe4uata esclusivamente in forma ele4ronica Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Art. 1 c. 209 L. 244/2007
Obbligo per i fornitori della P.A. Obbligo per le P.A. l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fa4ure (anche so4o forma di nota, conto, parcella e simili) emesse nei rappor; con le amministrazioni pubbliche deve essere effe4uata esclusivamente in forma ele4ronica la ricezione, la conservazione e l’archiviazione delle fa4ure ricevute da tuO i fornitori (per il momento italiani) deve essere effe4uata esclusivamente in forma ele4ronica Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Obblighi per le P.A. Creazione Codice Univoco Uffico (CUU) Art. 3 del DMEF n. 55 del 3 aprile 2013 Le amministrazioni iden;ficano i propri uffici deputa; in via esclusiva alla ricezione delle fa4ure ele4roniche da parte del Sistema di interscambio (SDI) e ne curano l'inserimento nell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA), (decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 o4obre 2000,) …. le stesse amministrazioni curano altresì, agli stessi fini, l'aggiornamento periodico dei propri uffici nel prede4o Indice, che provvede ad assegnare il codice in modo univoco. La fa4ura ele4ronica, fra i da; obbligatori di cui all'ar;colo 2, comma 2, riporta esclusivamente i codici IPA degli uffici des;natari di fa4ure ele4roniche di cui al comma 1 del presente ar;colo, consultabili sul sito www.indicepa.gov.it. Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Obblighi per le P.A. Comunicazione ai fornitori del Codice Univoco Ufficio (CUU) Art. 6, comma 5 del DMEF n. 55 del 3 aprile 2013 Paragrafo 2 circolare MEF-‐DFP n. 1 del 31 marzo 2014 IL CUU è un elemento essenziale per la trasmissione della fa4ura ele4ronica. Ogni Pubblica amministrazione deve: -‐ completare il caricamento degli Uffici deputa; alla ricezione delle fa4ure ele4roniche entro tre mesi dalla data di decorrenza degli obblighi; -‐ Provvedere ad indicare ad ogni fornitore l’elenco dei contraO vigen;, indicando per ognuno il CUU rilasciato dall’IPA Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Obblighi per le P.A. Ufficio di fa4urazione ele4ronica centrale (Uff_eFa4uraPA) Paragrafo 5 circolare MEF-‐DFP n. 1 del 31 marzo 2014 L’IPA ha creato per ogni amministrazione presente nel sistema un ufficio di fa4urazione ele4ronica centrale definito Uff_eFa4uraPA. U;lizzo: nel caso in cui l’amministrazione sia inerte i fornitori potranno u;lizzare tale CUU nel caso in cui l’amministrazione non abbia comunicato al fornitore il CUU rela;vo al contra4o specifico e il fornitore non sia in grado di individuare in modo univoco, sulla base dei da; contra4uali in proprio possesso, l’Ufficio des;natario della fa4ura. Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Obblighi per le P.A. Divieto di acce4azione di fa4ure in forma cartacea e di pagamento in assenza di fa4ura ele4ronica Art. 6, comma 6 del DMEF n. 55 del 3 aprile 2013 Paragrafo 4 circolare MEF-‐DFP n. 1 del 31 marzo 2014 A far data dalla decorrenza dell’obbligo, le pubbliche amministrazioni: -‐ non possono acce4are fa4ure che non siano trasmesse in forma ele4ronica per il tramite del Sistema di interscambio -‐ non possono procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino all'invio delle fa4ure in formato ele4ronico. Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Obblighi per le P.A. Divieto di acce4azione di fa4ure in forma cartacea e di pagamento in assenza di fa4ura ele4ronica Paragrafo 4 circolare MEF-‐DFP n. 1 del 31 marzo 2014 Le fa4ure emesse in forma cartacea prima della data di entrata in vigore (6/6/2014 – 31/3/2015) possono essere acce4ate e pagate se pervengono entro tre mesi (6/9/2014 – 30/6/2015) e comunque anche alla scadenza dei tre mesi se è in corso l’istru4oria di pagamento. Le fa4ure emesse in forma cartacea dopo la data di entrata in vigore (6/6/2014 – 31/3/2015) non possono essere acce4ate e pagate. Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Decorrenza dalla data di entrata in vigore del regolamento di cui al comma 213 (DMEF n. 55 del 3 aprile 2013) Art. 6 c. 2 “ dodici mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto nei confron; dei Ministeri, delle Agenzie fiscali e degli En; nazionali di assistenza e previdenza sociale” Art. 6 c. 3 “ 24 mesi dalla data di entrata in vigore del presente decreto nei confron; delle amministrazioni di cui all’art. 1, comma 2 ….. 6 giugno 2014 6 giugno 2015 Art. 25 del D.L. 66/2014 “il termine di cui all’art. 6 comma 3 … è an;cipato al 31 marzo 2015” 31 marzo 2015 Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Amministrazioni interessate dal 6 giugno 2014
Ministeri (13)
!  Ministero degli Affari Esteri
!  Ministero delle Politiche Agricole e Forestali
"  Corpo Forestale dello Stato
!  Ministero dell'Ambiente e della Tutela del Territorio e del Mare
!  Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali
!  Ministero della Salute
!  Ministero dello Sviluppo Economico
!  Ministero dell'Economia e delle Finanze
"  Avvocatura dello stato
"  Guardia di finanza
!  Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo (Musei, Biblioteche, Sovrintendenze)
!  Ministero dell'Interno (Vigili del fuoco, Polizia di Stato)
!  Ministero della Difesa (Aeronautica, Esercito, Marina)
"  Arma dei Carabinieri
!  Ministero della Giustizia (Tribunali, Amministrazione penitenziaria)
!  Ministero dell'Istruzione, dell'Università e della Ricerca
" Istituti di istruzione statale di ogni ordine e grado
!  Ministero delle infrastrutture e dei trasporti (Motorizzazioni, Capitanerie di porto)
Agenzie fiscali (3)
!  Agenzia delle entrate
!  Agenzia del demanio
!  Agenzia delle dogane e dei monopoli
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SEGUE
Amministrazioni interessate dal 6 giugno 2014
Enti di previdenza e assistenza sociale (22)
!  CNN - Cassa nazionale del notariato
!  CNPADC - Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti
!  ONAOSI - Opera nazionale per l'assistenza agli orfani dei sanitari italiani
!  ENPAM - Ente nazionale previdenza e assistenza dei medici e degli odontoiatri
!  ENPAF - Ente nazionale di previdenza e assistenza dei farmacisti
!  Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense
!  EPPI - Ente di previdenza dei periti industriali e dei periti industriali laureati
!  INPGI - Istituto nazionale di previdenza dei giornalisti italiani
!  CIPAG - Cassa italiana di previdenza e assistenza dei geometri liberi professionisti
!  ENPAV - Ente nazionale di previdenza e assistenza dei veterinari
!  EPAP - Ente di previdenza e assistenza pluricategoriale
!  ENPAPI - Ente nazionale di previdenza e assistenza della professione infermieristica
!  INAIL - Istituto nazionale infortuni sul lavoro
!  ENPAB - Ente nazionale di previdenza e assistenza a favore dei biologi
!  ENPACL - Ente nazionale di previdenza e assistenza per i consulenti del lavoro
!  CNPR - Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali
!  FASC - Fondo Agenti Spedizionieri e Corrieri
!  INARCASSA - Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri ed architetti liberi professionisti
!  ENPAIA - Ente nazionale di previdenza per gli addetti e gli impiegati in agricoltura
!  INPS - Istituto nazionale previdenza sociale;
!  ENPAP - Ente nazionale di previdenza e assistenza degli psicologi
!  Fondazione ENASARCO
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Amministrazioni interessate dal 31 marzo 2015
Organi costituzionali e di rilievo costituzionale
Presidenza del Consiglio dei Ministri
Enti di regolazione dell'attività economica
Enti produttori di servizi economici
Autorità amministrative indipendenti
Enti a struttura associativa
Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali
Enti e Istituzioni di ricerca
Istituti zooprofilattici sperimentali
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Amministrazioni locali interessate dal 31 marzo 2015
Regioni e province autonome, Province, Comuni, Comunità montane, Unioni di comuni
Agenzie, enti e consorzi per il diritto allo studio universitario
Agenzie ed enti per il turismo
Agenzie ed enti regionali del lavoro
Agenzie ed enti regionali per la formazione, la ricerca e l'ambiente
Agenzie regionali e provinciali per la rappresentanza negoziale
Agenzie regionali per le erogazioni in agricoltura
Agenzie regionali sanitarie
Enti di regolazione dei servizi idrici e/o dei rifiuti (ex AATO)
Autorità portuali
Aziende ospedaliere, aziende ospedaliero-universitarie, policlinici e istituti di ricovero e cura a carattere
scientifico pubblici
Aziende sanitarie locali
Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali
Consorzi di bacino imbrifero montano
Consorzi tra amministrazioni locali
Parchi nazionali, consorzi e enti gestori di parchi e aree naturali protette
Consorzi interuniversitari di ricerca
Agenzie ed enti regionali di sviluppo agricolo
Fondazioni lirico-sinfoniche
Teatri stabili ad iniziativa pubblica
Università e istituti di istruzione universitaria pubblici
Altre amministrazioni locali
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La fattura elettronica (FatturaPA)
Per fattura elettronica (rectius FatturaPA) si intende un documento informatico in
formato XML (eXtensible Markup Language), sottoscritto con firma elettronica
qualificata o digitale, secondo la normativa, anche tecnica, vigente in materia.
L'uso di una sintassi XML è stato scelto, oltre che per la sua diffusione e semplicità,
anche perché consente facili ricerche mediante i metadati, è leggibile facilmente
mediante i fogli di stile, è di dimensioni contenute.
L’uso della firma elettronica garantisce integrità ed autenticità assoluta del
documento.
Conservando anche le notifiche di consegna associate alle fatture si ha la prova
della trasmissione (e dunque del momento dell'emissione)
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Contenuto della fattura elettronica (FatturaPA)
1.  informazioni fiscali obbligatorie (D.P.R. n. 633 del 1972 artt. 21 e 21-bis)
2.  informazioni per trasmissione della fattura elettronica al soggetto destinatario
attraverso il Sistema di Interscambio;
3.  informazioni per l’integrazione nel processo di ciclo passivo con i sistemi
gestionali e/o con i sistemi di pagamento;
4.  eventuali ulteriori informazioni che possono risultare di interesse per esigenze
informative concordate tra cliente e fornitore ovvero specifiche dell’emittente, con
riferimento a particolari tipologie di beni ceduti/prestati, ovvero di utilità per il
colloquio tra le parti.
Il D.L. 66/2014 ha dettato l’obbligo di inserire nella FatturaPA anche:
•  il Codice identificativo di Gara (CIG)
•  il Codice Unico di Progetto (CUP)
prescrivendo il divieto di pagamento delle fatture prive di tali dati
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Art. 1 c. 211 e 212 L. 244/2007
La trasmissione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di interscambio istituito
dal Ministero dell’economia e delle finanze e da questo gestito anche avvalendosi delle
proprie strutture societarie.
Con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze da emanare entro il 31 marzo 2008 è
individuato il gestore del Sistema di interscambio e ne sono definite competenze e
attribuzioni
Decreto Ministero Economia e Finanze del 7 marzo 2008 Agenzie delle entrate GESTORE Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
SOGEI Condizione tecnica La fattura elettronica
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Il sistema di fatturazione elettronica
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I canali di trasmissione della fattura elettronica
①  un sistema di posta elettronica certificata (PEC) o analogo sistema di posta
elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell’invio e della
ricezione delle comunicazioni, nonché l’integrità del contenuto delle stesse;
②  un sistema di cooperazione applicativa (SDICoop) esposto su rete internet
fruibile attraverso protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC
(Sistema Pubblico di Connettività);
③  un sistema di cooperazione applicativa (SPCoop) tramite porte di dominio
attestate su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività);
④  un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti (SDIFTP) basato su protocollo
FTP all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e
assicurano la sicurezza del canale;
⑤  un sistema di trasmissione telematica esposto su rete internet fruibile attraverso
protocollo HTTPS per i soggetti accreditati (applicazione WEB).
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Il Sistema di Interscambio (SdI)
①  riceve le fatture elettroniche in formato FatturaPA dai fornitori
②  effettua i controlli formali sulla fattura
③  inoltra la fattura al soggetto ricevente censito su IPA
④  invia ai soggetti le notifiche:
!  di consegna (fattura formalmente corretta e trasmessa)
!  di scarto (fattura che non ha superato i controlli formali, da correggere e
ritrasmettere)
!  di mancata consegna (la fattura ha superato i controlli ma non può essere
trasmessa al soggetto ricevente, resta in carico al SdI fino alla avvenuta
consegna o scarto definitivo che sarà comunicata mediante notifica
successiva
!  di riconoscimento/rifiuto della fattura da parte del soggetto destinatario (entro
15 giorni)
!  di notifica decorrenza termini
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Il flusso procedurale
del sistema di
fatturazione
elettronica
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Data di emissione della
fattura elettronica.
Art. 21 comma 1 del D.P.R.
633/1972:
La fattura ... si ha per emessa all’atto
della sua consegna, spedizione,
trasmissione o messa a disposizione
del cessionario o committente.
Art. 2 comma 3 del D.M. 55:
La fattura elettronica si considera
trasmessa per via elettronica …. e
ricevuta … solo a fronte della ricevuta
di consegna … da parte del Sistema
di interscambio
Par. 3 della circolare 1 MEFDFP del 31/03/2014
La fattura elettronica può darsi per
emessa … anche a fronte del rilascio
da parte del SDI della notifica di
mancata consegna.
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Data di ricezione della
fattura elettronica.
Art. 2 comma 3 del D.M. 55:
La fattura elettronica si considera
trasmessa per via elettronica …. e
ricevuta … solo a fronte della ricevuta
di consegna … da parte del Sistema
di interscambio
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Data di ricezione della fattura elettronica
D.Lgs. n. 192 del 9 novembre 2012
Lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali
!  I contratti, comunque denominati, tra imprese ovvero tra imprese e pubbliche
amministrazioni, che comportano, in via esclusiva o prevalente, la consegna di
merci o la prestazione di servizi contro il pagamento di un prezzo
!  Conclusi a far data dal 1 gennaio 2013
!  Trenta giorni dalla data di ricevimento da parte del debitore della fattura o
di una richiesta di pagamento di contenuto equivalente.
!  trenta giorni dalla data di ricevimento delle merci o dalla prestazione dei servizi,
quando la data in cui il debitore riceve la fattura o la richiesta equivalente di
pagamento è anteriore a quella del ricevimento delle merci o della prestazione
dei servizi;
!  trenta giorni dalla data dell'accettazione o della verifica eventualmente previste
dalla legge o dal contratto ai fini dell'accertamento della conformità della merce o
dei servizi alle previsioni contrattuali, qualora il debitore riceva la fattura o la
richiesta equivalente di pagamento in epoca non successiva a tale data.
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Decreto Ministero economia e finanze
n. 55 del 3 aprile 2013
Regolamento in materia di emissione, trasmissione e
ricevimento della fattura elettronica
ALLEGATO A
Formato della fattura elettronica:
• Informazioni fiscali
• Informazioni per la trasmissione attraverso SDI
• Informazione per l’integrazione nel processo di ciclo passivo
• Altre informazioni
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ALLEGATO B
Regole tecniche:
•  Modalità di emissione delle fatture elettroniche
•  Modalità di trasmissione delle fatture elettroniche
•  Modalità di interazione con il sistema di interscambio
•  Controlli effettuati dal sistema di interscambio
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ALLEGATO C
Linee guida
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ALLEGATO D
Codici Ufficio:
•  Identificazione univoca
•  Modalità d’identificazione
•  Processo di caricamento/aggiornamento dei codici
identificativi dell’amministrazione sull’IPA
•  Indicazioni operative
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L’indice delle
pubbliche
amministrazioni
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Il Codice Univoco
Ufficio
CUU
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Il sistema di fatturazione elettronica
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per gli adempimenti
informatici
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per gli adempimenti informatici
1. 
2. 
3. 
DPR 445 del 28 dicembre 2000 - T.U. in materia di documentazione amministrativa
D.Lgs. 82 del 7 marzo 2005 - Codice dell’amministrazione digitale
D.L. 179 del 18 ottobre 2012 - Ulteriori misure urgenti per la crescita del Paese
Protocollo informatico
1. 
2. 
3. 
DMIT 14/10/2003 - Approvazione delle linee guida per l'adozione del protocollo
informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi
Circ. AGID n. 60/2013 - Standard per il protocollo informatico.
DPCM 03/12/2013 - Nuove Regole tecniche per il protocollo informatico
Firma elettronica
1. 
2. 
3. 
Delibera CNIPA n. 45/2009 - Regole per il riconoscimento e la verifica del documento
informatico
Delibera DigitPA n. 69/2010 – Modifiche alla Delibera CNIPA n. 45/2009
DPCM 22/02/2013 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e
verifica delle firme elettroniche…..
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per gli adempimenti informatici
Posta elettronica Certificata
1. 
2. 
3. 
D.P.R. 68 del 11 febbraio 2005 - Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della
posta elettronica certificata
DPCM 6 maggio 2009 - Disposizioni in materia di rilascio e di uso della casella di
PEC assegnata ai cittadini
Circ. 1/2010/DDI del 18/02/2010 - Uso della PEC nelle amministrazioni pubbliche.
Conservazione digitale
1. 
2. 
DPCM 03/12/2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione
Circ. AGID n. 65/2014 - Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti
pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici
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Conservazione e
archiviazione
39
Art. 1 c. 209 L. 244/2007
Adempimento l’emissione, la trasmissione, la conservazione e l’archiviazione delle fa4ure (anche so4o forma di nota, conto, parcella e simili) emesse nei rappor; con le amministrazioni pubbliche deve essere effe4uata esclusivamente in forma ele4ronica Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
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Fatturazione delle operazioni
Art. 21 DPR 633/1972
Come modificato dalla L. 228/2012 (Legge di stabilità 2013)
Comma 1
Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un
qualunque formato elettronico.
Comma 2
Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la
leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo
periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono
essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un
collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi
ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o
digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o
altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.
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Tenuta e conservazione dei registri e dei
documenti
Art. 39 DPR 633/1972
Comma 3
Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle
disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi
dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture
create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate
elettronicamente
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La conservazione
! 
! 
! 
! 
presenta aspetti nuovi e complessi rispetto all'ambito tradizionale cartaceo, riferiti
soprattutto al mantenimento nel lungo periodo dell’integrità, autenticità, leggibilità e
accessibilità dei contenuti informatici conservati
implica una profonda reingegnerizzazione dei processi organizzativi interni
necessita di tempistiche diverse per evitare rischi di obsolescenza, attenuando così
la rigorosa articolazione dell’archivio nelle classiche tre fasi (corrente, deposito,
storico), che va legata organizzativamente alla valenza amministrativa dei documenti
richiede l’impiego di figure professionali specialistiche adeguatamente formate
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La conservazione
La conservazione può essere svolta:
!  all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti
informatici da conservare
!  affidandola, in modo totale o parziale, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono
idonee garanzie organizzative e tecnologiche attraverso un contratto o convenzione
di servizio.
Per la PA è fatto obbligo di affidare la conservazione solo a conservatori accreditati
presso l’Agenzia per l’Italia Digitale, attraverso un contratto o convenzione di servizio
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Processo di conservazione
Il sistema delineato dal DPCM 3/12/2013 prevede necessariamente tre ruoli e quattro fasi
Produttore
di norma diverso dal soggetto che
forma il documento, è responsabile del
pacchetto di versamento e provvede
alle operazioni di versamento nel
sistema di conservazione.
Produzione Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
Responsabile della
conservazione
definisce
e
attua
le
politiche
complessive
del
sistema
di
conservazione e ne governa la
gestione con piena responsabilità ed
autonomia, in relazione al modello
organizzativo adottato
Archiviazione Conservazione Utente
richiede al sistema di conservazione
l’accesso ai documenti informatici per
acquisire le informazioni di interesse
Ricerca ed esibizione La fattura elettronica
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Ruoli e responsabilità nel processo di conservazione
DPCM 03 dicembre 2013, articolo 6 e 7
Il responsabile della gestione documentale o il responsabile del servizio per la tenuta
del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi assicura
la trasmissione del contenuto del pacchetto di versamento, da lui prodotto, al sistema di
conservazione secondo le modalità operative definite nel manuale di conservazione.
Il responsabile della conservazione definisce e attua le politiche complessive del
sistema di conservazione e ne governa la gestione con piena responsabilità ed
autonomia, in relazione al modello organizzativo adottato ai sensi dell’articolo
Il Responsabile della conservazione opera d’intesa con il responsabile del trattamento
dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi
informativi.
Nelle Pubbliche Amministrazioni il ruolo del Responsabile della Conservazione è svolto
da un dirigente o da un funzionario formalmente designato. Il ruolo può essere svolto
dal responsabile della gestione documentale ovvero dal coordinatore della gestione
documentale, ove nominato.
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Il manuale della conservazione
DPCM 03 dicembre 2013, articolo 7
Il Manuale della conservazione è un documento informatico che riporta almeno:
1.  i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di
conservazione, descrivendo in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le
funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;
2.  la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli
obblighi dei diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;
3.  la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva
dell’indicazione dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di
documenti e delle eventuali eccezioni;
4.  la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento,
comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;
5.  la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di
archiviazione;
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Il manuale della conservazione
DPCM 03 dicembre 2013, articolo 7
6.  la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema
di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;
7.  la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti
tecnologiche, fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di
gestione e di evoluzione delle medesime;
8.  la descrizione delle procedure di monitoraggio delle funzionalità del sistema di
conservazione e delle verifiche sull’integrità degli archivi, con l’evidenza delle
soluzioni adottate in caso di anomalie;
9.  la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;
10.  i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate, ovvero
trasferite in conservazione, ove, nel caso della PA, non già presenti nel manuale di
gestione;
11.  le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale, indicando
anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;
12.  le normative in vigore ei luoghi dove sono conservati i documenti.
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Aspetti fiscali
49
Fatturazione delle operazioni
Art. 21 DPR 633/1972
Comma 1
Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un
qualunque formato elettronico.
Comma 2
Il soggetto passivo assicura l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la
leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo
periodo di conservazione; autenticità dell'origine ed integrità del contenuto possono
essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino un
collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi
ad essa riferibile, ovvero mediante l'apposizione della firma elettronica qualificata o
digitale dell'emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione elettronica dei dati o
altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati.
50
documenti
Art. 39 DPR 633/1972
Comma 3
Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle
disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi
dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture
create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate
elettronicamente
51
documenti
Documen; contabili tenu; in forma cartacea Documen; contabili tenu; con sistemi informa;ci Documen; contabili ele4ronici Vengono forma; ed aggiorna; esclusivamente su carta Vengono forma; ed aggiorna; su sistemi informa;ci e vengono stampa; entro il termine di presentazione delle dichiarazioni Vengono forma; e ges;; solo in formato ele4ronico. Non sono stampa; e sono resi immodificabili entro il termine di presentazione delle dichiarazioni Dott. Roberto Tatarelli - 28 maggio 2014
52
DMEF 23 gennaio 2004
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto
In corso di sostituzione da parte del MEF al fine di allineare al mutato contesto
normativo e tecnologico
!  Le regole tecniche di riferimento sono quelle del CAD, non solo per la
conservazione, ma anche per la formazione, l’emissione, la trasmissione, la
copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la
sottoscrizione elettronica
!  Frequenza di conservazione annuale per tutti i documenti
!  Non più obbligo di trasmissione dell'impronta dell'archivio informatico oggetto di
conservazione, bensì obbligo di comunicare che la conservazione avviene in
modalità elettronica nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di
riferimento
!  Semplificazione del processo di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti
informatici
53
Nuovo DMEF
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali
relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto
Allinea le norme fiscali con l’innovazione normativa dell’ultimo periodo.
In particolare:
!  fa esplicito riferimento alle definizioni contenute nel CAD e nelle relative regole
tecniche;
!  introduce la definizione di "sottoscrizione elettronica”, intendendosi tale sia
l’apposizione della firma elettronica qualificata che della firma digitale;
!  per la formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la
duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la
sottoscrizione elettronica dei documenti informatici, si fa riferimento alle regole
tecniche del CAD, e dell’art. 21, comma 3, del D.P.R. n. 633/1972 in materia di
fatturazione elettronica;
!  i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche
dell’immodificabilità, dell’integrità, dell'autenticità e della leggibilità, e utilizzano i
formati previsti dal CAD e dalle relative regole tecniche;
54
Nuovo DMEF
….segue….
!  Ai fini della loro rilevanza fiscale, i documenti informatici sono conservati in modo
che:
!  a) siano rispettate le norme del codice civile e le altre norme tributarie
riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
!  b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni
dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla
denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazioni
logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente
previste.
!  Il processo di conservazione dei documenti richiede l'apposizione di un
riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione
!  Il processo di conservazione dei documenti è effettuato annualmente
55
Nuovo DMEF
….segue….
!  Il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per
immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai
sensi dell’art 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e ai fini
tributari termina con la sottoscrizione elettronica
!  La conservazione avviene secondo le stesse modalità previste per i documenti
informatici
!  La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è
consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione
!  Il contribuente è obbligato a comunicare che effettua la conservazione in
modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari nella dichiarazione dei
redditi relativa al periodo di imposta di riferimento
!  In caso di verifiche, controlli o ispezioni, il documento informatico è reso leggibile
e, a richiesta, disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del
contribuente ovvero presso il luogo di conservazione delle scritture
56
Nuovo DMEF
….segue….
!  L'imposta di bollo sui documenti informatici fiscalmente rilevanti è corrisposta
mediante versamento con modello F24 con modalità esclusivamente telematica
!  Il pagamento dell’imposta relativa alle fatture, agli atti, ai documenti ed ai registri
emessi o utilizzati durante l’anno avviene in un’unica soluzione entro 120 giorni
dalla chiusura dell’esercizio
!  Le fatture elettroniche per le quali è obbligatorio l’assolvimento dell’imposta di
bollo devono riportare specifica annotazione di assolvimento dell’imposta con le
modalità sopra esposte
!  L'imposta sui libri e sui registri di cui all'art. 16 della tariffa allegata al decreto del
Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti in modalità
informatica, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse
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Registro delle fatture (ricevute)
D.L. 66/2014
Art. 42 (Obbligo di tenuta del registro delle fatture presso le PA)
Fermo restando quanto previsto da specifiche disposizioni di legge, a decorrere
dal 1° luglio 2014, le pubbliche amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del
decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165 adottano il registro unico delle fatture nel
quale entro 10 giorni dal ricevimento sono annotate le fatture o le richieste
equivalenti di pagamento per somministrazioni, forniture e appalti e per
obbligazioni relative a prestazioni professionali emesse nei loro confronti. … Il
registro delle fatture costituisce parte integrante del sistema informativo
contabile….
58
Registro delle fatture (ricevute)
D.L. 66/2014
Art. 42 (Obbligo di tenuta del registro delle fatture presso le PA)
Nel registro delle fatture e degli altri documenti contabili equivalenti è annotato:
a)  il codice progressivo di registrazione;
b)  il numero di protocollo di entrata;
c)  il numero della fattura o del documento contabile equivalente;
d)  la data di emissione della fattura o del documento contabile equivalente;
e)  il nome del creditore e il relativo codice fiscale;
f)  l'oggetto della fornitura;
g)  l'importo totale, al lordo di IVA e di eventuali altri oneri e spese indicati;
h)  la scadenza della fattura;
i)  nel caso di enti in contabilità finanziaria, gli estremi dell'impegno indicato nella fattura o nel
documento contabile equivalente ai sensi di quanto previsto dal primo periodo del presente
comma oppure il capitolo e il piano gestionale, o analoghe unità gestionali del bilancio sul
quale verrà effettuato il pagamento;
l)  se la spesa è rilevante o meno ai fini IVA;
m)  il Codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità di
cui alla legge 13 Agosto 2010, n. 136;
n)  il Codice unico di Progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di
manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai
sensi dell'articolo 11 della legge 16 gennaio 2003, n. 3;
o)  qualsiasi altra informazione che si ritiene necessaria.

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