Management
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Knowledge management e Tecnologie Silvio Filippi Responsabile Intranet Solutions Microsoft Italia Cetif 24/11/2004 1 2 KM e Gestione aziendale Core competencies Competence base HRM Knowledge Management Learning Organization 3 Persone o pacchetti: due strategie a confronto C o d i f i c a Personalizza La strategia di codificazione permette di realizzare economie di scala attraverso il riutilizzo della conoscenza e quindi sostiene la crescita del business La citazione La strategia di personalizzazione sposta l’enfasi sul dialogo tra le persone, non tra persone e Knowledge objects presenti in un database Dopo avere eliminato informazioni riservate del cliente, vengono sviluppati i Knowledge Objects,, mettendo insieme “quanti” di Objects conoscenza come check check--lists lists,, work work-schedule,, dai di benchmark ecc. ponendo schedule tutto in banche elettroniche disponibili a persone Il processo Lascio un messaggio sul people finder finder.. Oppure mi metto in contatto con l’esperto della materia. Mi incontro con loro anche con strumenti virtuali e mi tengo in contatto fino ad aver gestito il problema Sviluppare un sistema di supporto elettronico che permetta una facile catalogazione, diffusione ed erogazione della conoscenza KM strategy Sviluppare soluzioni network based che aumentino la probabilità di incontro tra persone con domande e persone con risposte Selezione: persone orientate alla replicazione e all’implementazione Formazione: gruppi ed e-learning Retribuzione: incentivare il riuso e la contribuzione Human Resources Selezione: persone orientate al problem solving ed al pensiero creativo Formazione: basata sul mentoring Retribuzione: incentivare la condivisione e la 4 disponibilità Cataldo Dino Ruta e Carlo Turati “Organizzare il KM” (2002) Le persone hanno un ruolo fondamentale nel KM Le persone ricevono dal 50% al 75% delle informazioni utili dalle altre persone. => Necessità di condividere Più dell’ 80% delle informazioni digitalizzate in ambito aziendale risiedono sul desktop delle persone. => Desiderio di possedere From “The Knowledge Worker Investment Paradox” Gartner research 7/17/2002 5 Microsoft e il Knowledge management Aiutare le persone e le aziende a realizzare il proprio potenziale La mission Microsoft è il leader tecnologico con una vision di ampio respiro che aiuta le persone e le organizzazioni a realizzare il proprio potenziale attraverso soluzioni software complete e innovative La promessa Integrità e onestà o Sincerità e rispetto o I valori Toni e modi I temi guida Evocativi Agility o Enabling Opportunity o o o Capacità di intraprendere grandi sfide Passione per i clienti clienti,, i partner e la tecnologia Coinvolgenti Appassionati o Trustworthy Computing o Leader responsabile o o o Senso di responsabilità Autocritica e impegno a migliorarsi Decennio Digitale Responsabili o Digital Decade 6 Il KM come valorizzazione delle persone Il valore “Connettere la persone alle applicazioni, ai processi, alle informazioni, alle altre persone ed ai gruppi di lavoro” n Benefici – Reagire velocemente ai cambiamenti del business – Diminuire le inefficenze inproduttive – Comunicare attraverso tutta l’organizzazione ed i gruppi – Aumentare l’efficacia con un migliore uso dell’informazione – Collegare le informazioni per valorizzare le risorse esistenti 7 Outside Contributo alla conoscenza Enterprise La comunicazione avviene in modo naturale in entrambe le direzione, tutti vi contribuiscono al attraverso i gruppi, le comunità di business e di interesse. Teams Division Information workers Individual Utenti sistemi Tecnico /specifici Utenti sistemi gestionali 8 Una piattaforma per il KM Client Browser Smart client Accesso alle applicazioni Server u u u u Single sign on (active directory) Web services Web parts Integrazione e workflow Knowledge Management u u u u u Creazione informazione Ricerca informazioni Categorie e canali Gestione documentale Librerie Collaboration u u u u u Sistemi gestionali Message-centric Messagecollaboration Personal Information Management Real time collaboration Collaborazione su documenti e liste Gestione riunioni 9 Smart client per la intranet applicativa Traditional Windows Clients Smart Clients Heavy Footprint Tough To Deploy Thin/Web Clients Rich User Experience Small Footprint Network Dependency Developer Productivity Easy Deployment “DLL Hell” Responsive Easy Change Management Poor User Experience Complex To Develop 10 Da Office a Officesystem Aiutare le persone a lavorare meglio fornendo strumenti semplici e immediati n n n n n Utilizzo di strumenti familiari Collaborazione integrata Accesso ai dati Condividere idee e documenti Semplicare le interazioni Comunicare in modo immediato tà i tiv t du o Pr Co lla bo ra zi on e Usare la collaborazione per dare ai dipendenti, ai partner e ai clienti servizi a valore aggiunto o ss ce Ac n Dare a tutte le persone nelle organizzazioni le informazioni più aggiornate e precise in modo da prendere decisioni corrette n n n ne o zi a gr e t In n n n Decisioni migliori Maggiore visibilità sulle informazioni Semplice riutilizzo delle informazioni Integrazione dei processi Riduzione dei costi Velocità e efficienza Dare alla propria organizzazione gli strumenti per anticipare gli eventi favorendo le sinergie tra i processi interni 11 Produttività Produttività discontinua continua OFFICE COME STRUMENTO DI LAVORO COLLABORATIVO High Structure L’IW spende dal 30% all’ 80% del tempo utilizzando tools di produttività individuale (e.mail, office) Complex Data Mgmt tools Collaborative Platforms Team Collaborative Applications MS Office MS Outlook Calendars/Tasks Lotus Noes Low CRM, ERP Search, Locate and Aggregate Email Phone Low Molte applicazioni di I tool di produttività di business hanno il loro aspetto e la loro gruppo ancora poco usabilità che non è utilizzati sempre apprezzata (a parte Shared directories dagli I.W. che le e calendari condivisi) utilizzano solo se costretti Complexity of Interactions High 12 Condivisione dell’informazione I servizi intrenet sono disponibili in office. Anche le applicazioni aziendali nel task pane 13 Form di richiesta Informazioni = Facile come un doc. Word o excel con Infopath Semplicità nella raccolta delle informazioni con i “moduli” di office 2003 Creazione sito raccolta informazioni con un click 14 Accesso all’informazione Word From: Big Boss To: Worker Hey, Fabrikam is not happy with our service why? Thanks Big Boss Context-Sensitive Data and Actions - in Office 15 Utilizzo dell’informazione n n n Vengono visualizzati tutti i clienti presenti sul backend che soddisfano la ricerca, tra i quali sara’ possibile scegliere quello giusto Una volta selezionato il cliente e completato i dati, il commerciale preme il pulsante e inserisce il cliente nell’apposita sezione dell’offerta Lo stesso vale pe i dati di prodotto, listini, descrizioni etc.. 16 Controllo dell’informazione Firewall Ye s No Utenti Ac ce ss Co ntr ol Lis t La nuova funzionalità di Office 2003 ci permette di controllare l’informazione abilitando la lettura, la modifica, la stampa ed altro alle persone desiderate e bloccando ogni utilizzo indesiderato dell’informazione,sia essa contenuta in documento, mail o altro 17 Ricerca delle competenze Using Web Services Search for the same Content in Office Content Integration: Search for People and Information SharePoint Portal Enterprise Search experience Collaborate in Real Time in Office 18 Home page Libreria Directory Sito di comunità 19 Sito mio gruppo Mio sito privato Mio sito pubblico Newsletter 20 L’infrastruttura di riferimento Enterprise Portal (servizi condivisi) MSWeb Teamsite Farm Hosted & Standalone Portals My Site Farm Divisional Portals Etc. WinWeb HRWeb Fin SalesPortal My Team Group Portals Sites ISG BPSG Sites 21 Il portale intorno alla persona Employee to Life: Connette l’I.W. con le informazioni ed I servizi che migliorano la gestione del proprio tempo extralavorativo e della propria vita in generale Finances Well-Being Employee to Enterprise: Benefits Family Shopping Employment My Performance Daily Life Recreation & Personal Travel Employee to KM Life Safety Deposit Box Connette l’I.W. con le informazioni ed I servizi gestiti dall’impresa Payroll Employee to Link a Enterprise librerie aziendali Internal Communications Departmental Library Personal Development KM KM Librerie B2E Portal esterne Best Practices Knowledge Management Dati dei competitors Employee Learning/Training Calendar Individual Communication KM Employee to KM Employee KM Templatesto(memos, presentazioni,…) Citizen Relationship Management Tasks Form aziendali e richieste online Official Travel General Communication Employee to Employee: Connette l’I.W. con gli altri I.W. individualmente, in gruppi, divisioni o a livello impresa Technology Procurement Teaming/ Project Role-Specific Tools Collaboration Management Employee to Tasks: Connette l’I.W. con gli strumenti, le informazioni22 ed I servizi legati al proprio ruolo . Portale Intranet Microsoft Italia Finances Well-Being Benefits Family Shopping Payroll Employment Daily Life Recreation & Personal Travel My Performance Employee to Life Safety Deposit Box Employee to Enterprise Internal Communications Departmental Library Personal Development B2E Portal Microsoft Italy o Microsoft Italia o Ms Italy Knowledge Management Calendar Individual Communication Employee to Employee Employee to Tasks Learning/Training Citizen Relationship Management Official Travel General Communication VivaVoce,4E Technology Procurement Teaming/ Project Role- Specific Tools Collaboration Management About Ms Italy Rassegna Stampa (News) Logistica/Location Our Mission Uffici Microsoft Italia (info, cartine, indirizzi) Microsoft subsidiaries Sicurezza aziendale Condotta aziendale Safety Titoli MSFT Template ufficiali Our Values Microsoft Brand Video Nuova campagna pubblicitaria Surveys (MsPoll) Reports Link utili (link utili a siti utili Corporate) MsWeb, Microsoft Italy, Micronews, Infoweb, MSDN, TechNet, EMEA Head Quarters, Microsoft Museum, Microsoft Store, Ordering a Video Organigrammi 23 24 Esempio: Consorzio operativo MPS RISORSE FRONT-END MULTI-DEVICE 25 Consorzio operativo MPS Monte dei Paschi di Siena è il primo Gruppo bancario dell’Italia centrale, con circa 28.000 dipendenti, oltre 2000 filiali ed oltre 4 milioni di clienti. Il Gruppo opera attraverso una struttura di banche e società che agiscono in stretto coordinamento per massimizzare l’operatività, puntando sulle specifiche competenze e mantenendo autonomia nella gestione del credito e delle politiche commerciali. Il Consorzio Operativo Gruppo MPS è il centro di sviluppo e gestione dei sistemi informativi e informatici per tutte le società del Gruppo. Le scelte tecnologiche del Consorzio Operativo puntano all’adozione di tecnologie e piattaforme omogenee e integrate, in grado di abilitare sinergie di Gruppo e innovazione di processo. “Abbiamo dedicato molta attenzione alla scelta di infrastruttura perchè questa è abilitante per lo sviluppo non solo dei portali, ma dei servizi applicativi che li corredano – afferma Elena Innocenti – e riteniamo che la piattaforma Microsoft presenti dei chiari vantaggi nella implementazione e nella bassa invasività. La scelta di soluzioni ‘non chiavi in mano’ non pone infatti troppi vincoli alle successive scelte applicative e garantisce la flessibilità necessaria per adattare l’architettura alle dinamiche organizzative. (Elena Innocenti Responsabile Architetture Portali e progetto Corporate Portal – Consorzio Operativo Gruppo MPS) 26 Applicazione: Banca Toscana Canali tematici Bacheca messaggi Motore di Ricerca Area istituzionale Elenco Telefonico Links utili accedibili da tutti 20.000 utenti 27 News / Rassegna Stampa In sintesi “La gestione integrata della conoscenza sarà sempre più determinante per uno sviluppo organico dell’organizzazione e per l’efficacia nello scambio di informazioni fra tutte le strutture aziendali. La nostra intranet comunque è già oggi uno strumento operativo imprescindibile per l’efficienza e la qualità dei servizi offerti, e in quest’ottica ritengo che la corretta progettazione dell’architettura intranet costituisca un importante merito del Gruppo di lavoro e delle persone di Microsoft che ci hanno supportato;la soddisfazione dei nostri dipendenti dimostra poi che i nuovi strumenti tecnologici sono entrati definitivamente nella cultura e nell’operatività di Banca Toscana”. Claudio Guarnieri Responsabile del Presidio e Supporto Rete Ufficio Organizzazione di Banca Toscana 28 Qualche numero Utilizzo = valore Accessi giornalieri Portale 1.500.000 pagine Accessi giornalieri Collaboration/Team Site (Desktop Operativo) 1.000.000 pagine Peak time nella fascia 8.00 – 9.00 50 accessi concorrenti al secondo Utenti 25.000 Movimentazione giornaliera contenuti 200 (nuovi + modificati) 29 © 2004 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. 30