Stampa unione

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Unità didattica
3.6
Stampa unione
Supponiamo di voler invitare tutti i nostri amici alla festa per il nostro compleanno.
Per rendere l’invito più carino creiamo un cartoncino da inviare a ciascuno di essi.
Un esempio di invito può essere questo:
Obiettivi
Prerequisiti
1. Capireinqualicasièutilelastampaunione.
2. Preparareundocumentocomedocumentoprincipale
perlastampaunione.
3. Associareunalistadiindirizzi,dettalista
didistribuzione,aldocumentoprincipale.
4. Gestireunalistadidistribuzione.
5. Unireildocumentoprincipaleallalista
didistribuzioneperottenerecomerisultato
undocumentoperogniindirizzo.
1.Saperselezionareeformattareiltesto.
2.Avereunaconoscenzasommaria,non
necessariamenteoperativa,delletabelle.
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200
MODULO 3
ELABORAZIONE TESTO – WORD 2002
Teoria e pratica
Che cos’è la stampa unione
STAMPA UNIONE: strumento di
Word che permette di creare
documenti (per esempio lettere o comunicati) che differiscono solo nelle informazioni
relative all’indirizzo dei destinatari.
LISTA INDIRIZZI
Nome
Cognome
Lorenzo Manci
Anna
Pali
Paolo
Bolli
L’invito che abbiamo creato inizia con “Ciao Lorenzo”. Per stampare un invito
personalizzato per ogni amico dovresti cancellare il nome “Lorenzo”, scrivere il
nome di un altro amico e stampare il cartoncino. E procedere così per tutta la lista
di invitati. Immagina la grande quantità di tempo che occorre per fare questa operazione. Con la stampa unione puoi automatizzare il tutto.
Grazie alla stampa unione puoi usare la stessa lista di dati per creare ulteriori documenti, per esempio l’invito per il prossimo compleanno oppure per una festa in
giardino o altro.
Con una semplice impostazione puoi anche stampare gli indirizzi su buste, attingendo le informazioni direttamente dalla stessa lista.
Più in generale, quindi, usiamo la stampa unione per creare documenti che si differenziano soltanto nella parte delle informazioni riguardanti il destinatario.
Con la stampa unione l’insieme di dati, chiamato Origine dei Dati o Lista di
distribuzione (che può essere una lista di nomi, di indirizzi o un qualunque dato
che potrebbe appartenere a una rubrica) viene associato al Documento Principale
(nel nostro esempio il cartoncino di invito).
I formati più usati per l’origine dei dati sono: una tabella di Word, una cartella di
lavoro Excel (argomento delle unità didattiche del modulo 4) e una tabella di Access (argomento delle unità didattiche del modulo 5).
Se modifichi l’origine dei dati, viene automaticamente aggiornato anche il documento unito. Se, per esempio, hai sbagliato l’indirizzo di uno dei tuoi amici e lo
modifichi nella lista, automaticamente viene aggiornato anche
l’indirizzo inserito nel documento principale.
Per applicare la stampa unione al tuo invito, quindi, prima di
Indirizzo
ViaPardi
ViaItalia
ViaPioIX
STAMPA UNIONE
richiamare la stampa unione, apri e
seleziona la voce di menu Strumenti
> Lettere e Indirizzi > Creazione
guidata Stampa Unione….
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U.D. 3.6
LISTA INDIRIZZI
Nome
Cognome
Lorenzo Manci
Anna
Pali
Paolo
Bolli
201
Stampa unione
Indirizzo
ViaPardi
ViaItalia
ViaPioIX
I sei passaggi che costituiscono la procedura devono essere
personalizzati tramite le opzioni raccolte nel riquadro attività
Stampa Unione.
STAMPA UNIONE
SYLLABUS 3.5.1.1
FIGURA 3.6.1
Primo passaggio
della procedura di
autocomposizione della
stampa unione
FIGURA 3.6.2
Secondo passaggio
della procedura di
autocomposizione della
stampa unione
Il documento principale
Al primo passaggio devi scegliere il tipo di documento. Com’è possibile notare in FIGURA 3.6.1 le possibilità
sono:
›
›
›
›
Lettere
Buste
Etichette
Elenco
Il nostro invito è un documento di tipo lettera. Dopo
aver selezionato la voce a esso relativa, per passare al
secondo passaggio, facciamo clic sul collegamento Successivo: Documento di Partenza presente nella parte
inferiore del riquadro.
Nel riquadro relativo al secondo passaggio (FIGURA 3.6.2 )
puoi scegliere il Documento principale della Stampa Unione fra le seguenti tre
opzioni:
1. Usa il documento corrente, per utilizzare il documento attivo come Documento principale;
2. Inizia da un modello, per impostare un nuovo documento come Documento principale;
3. Inizia da un documento esistente, per impostare
come Documento principale un documento esistente, diverso da quello corrente.
In questo caso, dato che hai attivato la creazione della
stampa unione dalla finestra contenente l’invito, seleziona la prima opzione. Hai così definito il documento principale.