Fatturazione Elettronica e Pubblica Amministrazione

LA FATTURAZIONE
ELETTRONICA PA E
LA CONSERVAZIONE
DIGITALE DEI
DOCUMENTI:
sei pronto?
SCENARIO
50 MLN
5 MLN
le fatture scambiate per anno
le imprese italiane
135 MLD
2 MLN le imprese
il volume fatturato
fornitrici della P.A.
Fonte: Agenzia per l’Italia Digitale
Convegno AssoSoftware 2014
SCENARIO
23-27€
il costo per il trattamento della fattura
(dalla creazione alla distruzione)
Richiamate da Osservatorio del PoliMI, 2014
Riduzione dei costi fino all’
80 %
Fonte: Studio Arthur D.Little – 2001
Studio BVA - 2002
SCENARIO
1.929.491
1.566.858
351.836
10.797
Fonte: www.fatturapa.gov.it
Sei fornitore della
Pubblica
Amministrazione
Sai che …
dal
31 marzo 2015
Le Pubbliche Amministrazioni non
accetteranno più fatture in formato cartaceo.
L’obbligo coinvolge TUTTE le P.A.: centrali e
locali.
Perché
Il Decreto Ministeriale 55/2013 in
attuazione della Finanziaria 2008:
- introduce l’obbligo della fattura
elettronica nei rapporti con la P.A.
- fissa il processo da seguire e le
modalità operative.
La legge finanziaria 2008
 ha stabilito il principio della fatturazione esclusivamente in via elettronica
nei confronti della PA;
 ha posto il divieto di procedere al pagamento in assenza di fattura
elettronica;
 ha istituito il Sistema di Interscambio (SdI) come punto di transito
obbligato delle fatture elettroniche;
 Individua l’Agenzia delle Entrate quale gestore del Sistema di
interscambio della fatturazione elettronica;
 Individua SOGEI quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali ed
alla conduzione tecnica del Sistema di interscambio;
 ha demandato al Ministro dell’economia e delle finanze, di concerto col
Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione, la
regolamentazione attuativa (il DM 3 aprile 2013, n. 55).
Finalità
 Semplificare il procedimento di registrazione
dello operazioni imponibili (Efficienza)
 Controllo della spesa pubblica (controllo)
Cos’è la
fattura
elettronica?
Ti occorre sapere
che…
Modalità di emissione
delle fatture elettroniche
Ai sensi dell'art. 21, comma 3, del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, ai fini del
presente regolamento si intende per fattura elettronica un documento
informatico in formato XML (eXtensible Markup Language), sottoscritto con
firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa, anche tecnica,
vigente in materia.
___________________________________________
Il formato fattura
 Formato della Fattura Elettronica (Formato SdI): file XML secondo un formato
definito tramite XML Schema.
 Le specifiche tecniche relative alla struttura sintattica ed alle caratteristiche
informatiche del formato fattura sono disponibili sul sito del Sistema di
Interscambio www.fatturapa.gov.it.
Per creare la fattura in formato XML, le imprese possono seguire due
strade:

Chi è più strutturato, scambia volumi di fatture significativi con la PA e
dispone delle competenze interne per farlo, potrà agire direttamente
sui propri sistemi interni, per esempio impostando il formato di
interscambio richiesto dalla PA come formato di “uscita” delle fatture
(agendo direttamente sul proprio sistema ERP oppure introducendo
un sistema di traduzione;

Chi è “più piccolo’ meno strutturato o non interessato ad affrontare
progetti di allineamento informatico per adeguarsi alle specifiche
richieste dalla PA (per esempio, perché invia verso la PA volumi di
fatture esigui) potrà avvalersi dell’ausilio di “Intermediari abilitati”
oppure avrà modo di utilizzare strumenti specifici messi a
disposizione dalla PA
Modalità di firma della fattura
Ogni singolo file in formato FatturaPA deve essere sottoscritto con
firma elettronica qualificata o digitale dal soggetto emittente. È
richiesto un certificato qualificato emesso da un certificatore accreditato.
I formati di firma accettati dal SdI sono (in conformità alla Delibera DigitPA
45/2009):
• CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura
aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4;
• XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura
aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1
In base al formato di firma adottato, l’estensione del file assume il
valore “.xml.p7m” (per la firma CAdES-BES) oppure “.xml” (per la firma
XAdES-BES)
Il parametro “signing time” deve essere valorizzato con data e l’ora, e
assume il significato di riferimento temporale associato alla fattura
Firmare la FatturaPA
Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di
Interscambio deve essere firmato dal
soggetto che emette la fattura tramite un
certificato di firma qualificata.
Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è
necessario rivolgersi a uno dei
certificatori presenti nell’ elenco
Il Sistema di Interscambio
riceve le fatture elettroniche in formato FatturaPA dai fornitori o dai
loro intermediari;
* effettua i controlli formali sulla fattura;
* inoltra la fattura al soggetto ricevente censito su IPA (PA destinataria
o intermediario di cui la PA destinataria si avvale)
* invia ai soggetti le notifiche:
* di consegna (fattura formalmente corretta e trasmessa)
* di scarto (fattura che non ha superato i controlli formali, da
correggere e ritrasmettere)
* di mancata consegna (la fattura ha superato i controlli ma non può
essere trasmessa al soggetto ricevente, resta in carico al SdI fino alla
avvenuta consegna o scarto definitivo che sarà comunicata mediante
notifica successiva
* di accettazione/rifiuto della fattura da parte del soggetto
destinatario (entro 15 giorni)
* di notifica decorrenza termini
*
* Il processo di Fatturazione Elettronica verso la PA non può
prescindere dall’accreditamento — sia dei fornitori sia delle PA — sul
Sistema di Interscambio, secondo quanto esplicitamente previsto dal
Decreto n.55.
* Tale accreditamento consiste nel soddisfacimento di alcuni requisiti
minimi di identificazione e qualificazione, specifici per i singoli canali
utilizzati, necessari per potersi relazionare con il Sdi.
* Se, si intende trasmettere la FatturaPA utilizzando la PEC, non c'è
la necessità; occorre verificare che il gestore sia incluso in apposito
elenco gestito dall’Agenzia per l’Italia digitale.
* In caso di, utilizzo di canali di trasmissione diversi dalla Pec, è
necessaria previa identificazione al SdI, tramite la sottoscrizione di
un accordo di servizio con il SdI stesso.
Controlli effettuati dal SdI
Il Sistema di Interscambio, una volta ricevute le Fatture Elettroniche,
effettua, su ogni file FatturaPA o file archivio, dei controlli formali, una
serie di “verifiche tecniche dì idoneità formale” sugli aspetti legati alla
struttura del documento ricevuto per garantire il corretto inoltro al
destinatario
Per anticipare sul proprio file i controlli effettuati dal Sistema si può
sottoporre il file FatturaPAa una verifica preventiva tramite l'applicazione
“Controlla la FatturaPA” rinvenibile al sito
www.
fatturapa.gov.it.
Ogni errore riscontrato in seguito ai controlli è identificato da un
codice e da una descrizione. Il codice dell'errore viene fornito nella
notifica di scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato.
Tutti i controlli, qualora il file inviato al SdI è relativo ad un documento
lotto di fatture (ex art. 1, comma 3, DLGS 20 febbraio 2004 n. 52),
comportano l’accettazione o il rifiuto del file nella sua totalità.
Art. 39. Tenuta e conservazione dei registri
e dei documenti
3. I registri, i bollettari, gli schedari e i tabulati, nonché le fatture, le
bollette doganali e gli altri documenti previsti dal presente decreto devono
essere conservati a norma dell' articolo 22 del decreto del Presidente
della Repubblica 29 settembre 1973, n. 600.
Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in
conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle
finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo
7 marzo 2005, n. 82.
Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere
conservate elettronicamente.
Art. 22. Tenuta e conservazione delle
scritture contabili
2. Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre
leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali devono essere
conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al
corrispondente periodo d'imposta anche oltre il termine stabilito
dall'articolo 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie, salvo il disposto
dell'articolo 2457 del detto codice. Gli eventuali supporti meccanografici,
elettronici e similari devono essere conservati fino a quando i dati contabili in
essi contenuti non siano stati stampati sui libri e registri previsti dalle vigenti
disposizioni di legge.
L'autorità adita in sede contenziosa puo' limitare l'obbligo di conservazione
alle scritture rilevanti per la risoluzione della controversia in corso.
3. Fino allo stesso termine di cui al precedente comma devono essere
conservati ordinatamente, per ciascun affare, gli originali delle lettere, dei
telegrammi e delle fatture ricevuti e le copie delle lettere e dei telegrammi
spediti e delle fatture emesse.
Quindi…
Se vuoi essere pagato dalla P.A. devi emettere la
fattura elettronica
nel formato previsto dalla legge.
In pratica… Cosa devi fare?
FORNITORI
DELLA P.A.
INTERMEDIARI
SISTEMA DI
INTERSCAMBIO
notifiche/ricevute
INTERMEDIARI
notifiche/ricevute
Trasmissione
OBBLIGO CONSERVAZIONE
P.A.
Ma…
Come genero la
fattura?
Mi porterà via
tanto tempo?!
In che formato devo
emettere fattura?
XML?
S.d.I.?!
Conservazione
Sostitutiva??
A chi le devo
spedire?
Firma digitale?!
Come rendere
le fatture
sicure?
Sono in regola?
Non preoccuparti
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L’utente affida a Zucchetti l’incarico per l’imputazione
dei dati della fattura. Tali dati possono essere comunicati
in uno dei più comuni formati di file: txt, xls, doc, pdf, zip.
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CLIENTE
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fattura PA nella form presente nel servizio ed effettua
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