Non chiamateci più segretarie! Siamo diventate delle vere

real life
LE ASSISTENTI
DI DIREZIONE
Non chiamateci più
segretarie! Siamo diventate
delle vere manager
Dalla gestione dell’agenda ai report da
portare in consiglio di amministrazione,
sono tanti i compiti che le assistenti di
direzione svolgono ogni giorno. Altro che
fotocopie e caffè: le sei donne che abbiamo
intervistato hanno un ruolo di primo
piano nelle imprese. Vediamo da vicino
in che cosa consiste la loro professione
Daniela Lista, 42
anni, assistente
di direzione
presso l’Agenzia
per il lavoro Spa
(alispa.it). Vive a
Milano, è
sposata e ha
due figlie.
di Francesca galeazzi - foto di stephanie Gengotti per
S
ono lontani i tempi dello «scriva,
signorina, scriva», delle fotocopie e
del caffè per il capo: le moderne
segretarie, pardon, assistenti di
direzione, oggi hanno un ruolo
sempre più specializzato e qualificato.
«Non si parla più di segretarie ma di assistant,
(personal, executive o manager)», spiega Vania
Alessi, fondatrice nel 2001 insieme alla sorella
Jessica di secretary.it, community di
riferimento del settore in Italia, con quasi
9.000 iscritte e un nuovo blog #SecretaryPower.
«Oggi le assistenti di direzione sono figure
manageriali a tutti gli effetti: devono essere
in grado di coordinare e risolvere situazioni
critiche, ricoprendo un ruolo autonomo e
decisionale». E se la professione è in
evoluzione, le competenze devono essere al
passo con i tempi: «Le personal assistant
partecipano a corsi di formazione in
marketing management e comunicazione»,
prosegue la Alessi. La sfida, oggi, è essere in
grado di seguire le funzioni dei capi non più
come semplice filtro, ma interfacciandosi
direttamente con colleghi, clienti, fornitori,
azionisti, sponsor, con un ruolo di leadership
in alcuni processi di negoziazione e
comunicazione. Abbiamo incontrato sei
assistenti di direzione per farci raccontare in
presa diretta come è cambiato il loro lavoro.
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È importante essere curiose e mettere PASSIONe
in ogni compito che devi svolgere
In cosa consiste la tua attività?
«Supporto i vertici dell’azienda
con compiti esecutivi e
organizzativi, come la gestione
dell’agenda. Seguo i progetti del
mio diretto superiore che è
consigliere di amministrazione
con delega allo sviluppo delle
nuove business unit».
Come ti sei formata?
«Ho frequentato l’Accademia
d’arte drammatica Paolo Grassi
e per circa 15 anni ho lavorato
nel mondo dello spettacolo.
Poi ho deciso di seguire un’altra
strada: ho superato le selezioni
in Ali, Società italiana per il
lavoro, per il ruolo di assistente
del direttore marketing. Ho
fatto carriera e in breve sono
diventata assistente di direzione
per tutto il management. Ho
anche seguito diversi corsi di
formazione, in particolare in
informatica e grafica».
Come è cambiato questo lavoro
rispetto al passato?
«Prima era un’attività di pura
segreteria, ora invece l’assistente
di direzione è una figura che
propone e deve essere in grado
di supportare in autonomia il
manager».
Qual è il segreto per svolgere
al meglio questa professione?
«Curiosità, voglia di imparare e
capacità di appassionarsi a ogni
compito assegnato».
Quali sono i tuoi orari
di lavoro?
«Salvo eccezioni, ho normali
orari di ufficio e posso conciliare
lavoro e famiglia. Però sono
sempre reperibile, anche durante
le ferie».
Progetti per il futuro?
«Vorrei continuare ad
aggiornarmi. In particolare
mi piacerebbe seguire nuovi
progetti per il marketing in
grado di far crescere sia
l’azienda sia me stessa».
Stefania Secli, 27 anni,
assistente di direzione in
PricewaterhouseCoopers
Advisory Spa (pwc.com).
Vive a Milano, è fidanzata.
la conoscenza delle
lingue e il sorriso sono
ottimi biglietti da visita
In cosa consiste la tua attività?
«Oltre alla gestione dell’agenda e di
alcune attività amministrative,
coordino un team di circa 150
persone supportandole nella
redazione di documenti, pratiche e
proposte. Curo l’archivio cartaceo
e digitale, così come la registrazione
a bandi di gara».
Come ti sei formata?
«Dopo il diploma al liceo
linguistico, dove ho studiato inglese,
tedesco e spagnolo, mi sono laureata
in Comunicazione, media e
pubblicità allo Iulm di Milano.
Ho cominciato a lavorare il giorno
dopo l’esame di maturità e da allora
non mi sono più fermata!».
Come è cambiato questo lavoro
rispetto al passato?
«Oggi l’assistente di direzione è un
prezioso jolly: è necessario assumere
responsabilità più importanti, avere
competenze diversificate e
qualitativamente più alte».
Qual è il segreto per svolgere
al meglio questa professione?
«Il sorriso è il mio biglietto da
visita. E poi riservatezza, precisione
e velocità».
Quali sono i tuoi orari di lavoro?
«Non mi capita spesso di fare
straordinari. Inoltre, la mia azienda,
PwC, ha istituito lo Smart Job: si
può lavorare da casa per il 75
percento del tempo. Personalmente
ne usufruisco solo il venerdì poiché
nel mio ruolo è importante la
presenza fisica in ufficio».
Progetti per il futuro?
«Amo il mio lavoro e sono
orgogliosa dei risultati raggiunti,
ma in futuro non mi dispiacerebbe
occuparmi della selezione del
personale».
real life
la tecnologia ci aiuta a essere più efficienti.
ma non bisogna trascurare i rapporti umani
In cosa consiste la tua attività?
«Mi occupo della gestione
dell’agenda e di tutte le attività di
segreteria come assistente del
direttore delle risorse umane e del
direttore sanitario del gruppo
Humanitas, al quale fanno capo
diversi ospedali».
Come ti sei formata?
«Dopo la maturità alberghiera (ho
scelto l’indirizzo che permette di
lavorare alla reception e
nell’amministrazione di un hotel),
dal 1996 ho lavorato in diverse
aziende, finché l’anno scorso sono
entrata in Humanitas».
Come è cambiato questo lavoro
rispetto al passato?
«È cambiato molto grazie alla
tecnologia che ci consente di
essere più efficienti e veloci nelle
attività più operative, per dare un
supporto qualitativamente
migliore ai nostri capi».
Qual è il segreto per svolgere al
meglio questa professione?
«L’equilibrio nel rapporto con
il capo e i colleghi. Sono
importanti anche l’autocritica e
un’ottima organizzazione dei
tempi di lavoro».
Quali sono i tuoi orari?
«Per ora non è mai accaduto che
gli impegni d’ufficio mi
impedissero di accompagnare mio
figlio a scuola o di cenare in
famiglia: dipende anche da noi far
sì che lavoro e vita personale siano
due emisferi complementari».
Progetti per il futuro?
«Essere parte di una grande
eccellenza della sanità italiana è
una bella soddisfazione: ho
concretizzato i progetti che avevo
da ragazza. Ora non voglio
fermarmi: studio lingue e
informatica per continuare a
crescere».
Simonetta Rotolo, 44 anni, è assistente di direzione in The European House
– Ambrosetti (ambrosetti.eu). Vive a Milano, è sposata e ha due figli.
adattamento, flessibilità ed empatia: sono i tre
ingredienti fondamentali di questo lavoro
Ombretta Borghesi, 39 anni, assistente di
direzione in Humanitas Spa (humanitas.it).
Vive a Milano, convive e ha un figlio.
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In cosa consiste la tua attività?
«Assisto i capiprogetto che si
occupano di consulenza in direzione
aziendale: organizzo riunioni, fisso
interviste con gli esperti del settore,
tengo l’agenda del mio responsabile,
seguo l’iter complessivo del progetto
assegnato».
Come ti sei formata?
«Mi sono diplomata all’Istituto
tecnico commerciale, dove ho
studiato anche tedesco e inglese.
Negli anni ho frequentato diversi
corsi di lingue, informatica e
aggiornamento, ma fondamentale e
è stata l’esperienza sul campo:
complessivamente lavoro da 25 anni
come assistente di direzione».
Come è cambiato questo lavoro
rispetto al passato?
«Oggi la velocità è determinante: è
necessario essere sempre informati,
al passo con notizie e tecnologie,
molto rapidi nel trovare soluzioni,
sapendo gestire le più diverse
situazioni in contesti internazionali».
Qual è il segreto per svolgere al
meglio questa professione?
«Tre ingredienti: adattamento,
flessibilità ed empatia. La chiave di
tutto, però, è la capacità di
collaborazione, sia nel team
aziendale sia con gli esperti e le
aziende del settore».
Quali sono i tuoi orari di lavoro?
«Oggi si è sempre connessi, perciò
non si stacca mai! L’importante è
saper valutare il grado di urgenza
delle richieste per riuscire a
bilanciare con soddisfazione vita
familiare e professionale».
Progetti per il futuro?
«Spero di partecipare sempre a
progetti innovativi per crescere
professionalmente: le nuove sfide
sono la mia passione».
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Oggi servono maggiori competenze rispetto
al passato e un curriculum più qualificato
In cosa consiste la tua attività?
«I miei principali impegni sono
legati ai consigli di
amministrazione per i quali
devo preparare report e
documenti. Inoltre, mi occupo
dell’organizzazione logistica per
le riunioni degli organi societari
e della gestione dell’attività di
segreteria».
Come ti sei formata?
«Oltre alla laurea in Sociologia,
ho studiato inglese e francese
e ho frequentato vari corsi
di specializzazione, in
particolare nel settore eventi.
Sono entrata nel 2009 in Gse
dopo aver lavorato in aziende
private. Ho quasi 10 anni di
esperienza nel ruolo».
Come è cambiato questo
lavoro rispetto al passato?
«Sono necessarie maggiori
competenze e un curriculum
più qualificato, oltre a spirito
di iniziativa e flessibilità».
Qual è il segreto per
svolgere al meglio questa
professione?
«Estrema riservatezza, buone
doti relazionali, continuo
aggiornamento. E poi, la
capacità di risolvere i problemi
con il sorriso».
Quali sono i tuoi orari
di lavoro?
«Sono reperibile sul cellulare e
leggo la posta aziendale anche
fuori ufficio, ma riesco a
conciliare lavoro e vita privata».
Progetti per il futuro?
«Mi piacerebbe crescere
all’interno dell’azienda con un
ruolo di maggiore
responsabilità e
coordinamento».
Patrizia Pagani, 47 anni, assistente di direzione generale in Ibm
Italia Spa (ibm.it). Vive a Milano, è sposata, ha una figlia.
BISOGNA AGGIORNARSI ANCHE SU COME CAMBIAno le
questioni aziendali ed ECONOMIche DEL PAESE
Beatrice Salvatori, 42 anni, assistente di direzione
in Gestore dei servizi energetici – Gse Spa
(www.gse.it) e regional business ambassador Lazio
per il network secretary.it . Vive a Roma, è single.
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In cosa consiste la tua attività?
«Mi occupo dell’organizzazione dei
meeting, delle trasferte (con relative
note spese) e del supporto
operativo nelle attività di business.
Inoltre, sono un “filtro” per
telefonate e richieste di incontro
con i vertici dell’azienda».
Come ti sei formata?
«Mi sono diplomata come
segretaria di amministrazione, poi
sono entrata in Ibm dove ho
iniziato come junior secretary,
supportando negli anni diverse
figure manageriali. La buona
conoscenza dell’inglese e del
francese mi sono state di aiuto.
Oggi sono assistente di direzione».
Come è cambiato questo lavoro
rispetto al passato?
«La nuova generazione manageriale
ha un approccio più fresco e
dinamico al lavoro, e ci viene
richiesto un ruolo più propositivo
anziché di mero supporto».
Qual è il segreto per svolgere al
meglio questa professione?
«Più di uno! Essere in completa
sintonia con il capo e poi
professionalità, positività,
gentilezza, riservatezza, autonomia
e flessibilità. Infine, essere
aggiornata su temi aziendali ed
economici del Paese».
Quali sono i tuoi orari di lavoro?
«È difficile rispettare orari standard
di ufficio, mi capita spesso di
lavorare nel fine settimana anche se
non è espressamente richiesto, ma
tutto sommato, credo di aver
trovato il giusto equilibrio tra
lavoro e famiglia».
Progetti per il futuro?
«Migliorare costantemente e un
giorno, perché no, diventare io il
capo!».