Manuale di gestione dei fascicoli del personale della Camera di

MANUALE DI GESTIONE DEI FASCICOLI DEL PERSONALE
Art. 1
Premessa
1. Il presente manuale descrive e disciplina il sistema di gestione e di conservazione dei
documenti relativi ai dipendenti della Camera di commercio della Maremma e del Tirreno,
fornendo le istruzioni per la corretta gestione del relativo flusso documentale, ai sensi dell’art.
55 del D.P.R. n. 3/1957 e degli artt. 24-29 del D.P.R. n. 686/1957.
Art. 2
Regole generali
1. Per ogni dipendente è tenuto un fascicolo personale dall’ufficio Personale.
2. Il fascicolo personale contiene gli atti di cui all’art. 24 del D.P.R. n. 686/1957 e, in generale,
tutti gli atti e i documenti prodotti dall’Amministrazione o dallo stesso dipendente e attinenti
all'attività amministrativa da lui effettuata e ai fatti che lo riguardano.
3. Il fascicolo personale contiene documenti in originale, in copia conforme all’originale e in
copia elettronica estratta dall’archivio informatico dell’Ente camerale. Laddove consentito
dalla legge, vi possono essere inserite autocertificazioni e dichiarazioni sostitutive,
accompagnate dalle attestazioni di conferma delle amministrazioni certificanti.
4. I fascicoli sono custoditi con modalità idonee a tutelare la riservatezza dei dati e a non
permettere l’accesso o il trattamento non autorizzato, nel rispetto della normativa di legge e
regolamentare in materia di tutela della privacy. I fascicoli cartacei sono pertanto custoditi in
armadi chiusi a chiave mentre quelli informatici sono custoditi mediante chiave di accesso in
dotazione agli incaricati dell’ufficio Personale.
5. Della regolare tenuta del fascicolo è responsabile il Segretario Generale.
Art. 3
Diritto di accesso
1. Ciascun dipendente ha il diritto di prendere visione e di estrarre copia della
documentazione contenuta nel proprio fascicolo personale. Qualora in base alla natura del
documento richiesto non risulti l'esistenza di controinteressati, il diritto di accesso può essere
esercitato in via informale mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio Personale,
direttamente dal dipendente interessato o da altro soggetto che dimostri opportunamente i
propri poteri di rappresentanza del dipendente stesso. Nel caso in cui l’Ente camerale, in
base al contenuto del documento richiesto, riscontri invece l'esistenza di controinteressati,
invita l'interessato a presentare richiesta formale di accesso, alla quale si darà seguito in
conformità alla vigente normativa sulla privacy e sul diritto d’accesso.
2. Per quanto riguarda l’esercizio del diritto di accesso e di consultazione dei fascicoli
personali da parte di soggetti diversi dal dipendente interessato o dal suo rappresentante si
applicano le vigenti norme in materia di privacy.
Art. 4
Formazione dei fascicoli individuali
1. Il fascicolo individuale è unico ed è costituito da n. 9 sottofascicoli, suddivisi, a loro volta in
sezioni e sottosezioni, numerati come di seguito indicato:
1) rapporto di lavoro;
1
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
trattamento economico;
trattamento di quiescenza;
incarichi conferiti - valutazioni;
titoli di studio, di preparazione professionale e pubblicazioni;
encomi - onorificenze - procedimenti disciplinari;
assenze e permessi;
dichiarazioni e richieste riguardanti l’assegno per il nucleo familiare;
varie.
Art. 5
Indici cronologici
1. Il fascicolo individuale è corredato da un indice cronologico in cui sono indicati tutti gli atti
e i documenti in esso contenuti in base alla data di inserimento nel fascicolo. Tale indice
precede, all’interno del fascicolo, le cartelle contenenti la documentazione, unitamente alla
scheda anagrafica.
2. In tutti gli indici cronologici, gli atti e i documenti devono essere numerati senza
discontinuità, con l’indicazione dei seguenti estremi:
a) numero di protocollo;
b) data del documento;
c) data di inserimento del documento;
d) numero progressivo;
e) numero del sottofascicolo, della sezione e della sottosezione di appartenenza;
f) contenuto del documento (mittente/autore, destinatario, oggetto);
g) firma identificabile o digitale dell’incaricato che ha aggiornato il fascicolo.
Per gli atti e i documenti contenuti nei sottoinserti “Atti riservati” gli estremi di cui al punto f)
sono omessi; verranno invece indicati nell’indice cronologico specifico del sottoinserto, che
precederà il medesimo all’interno del sottofascicolo di riferimento e verrà tenuto con le
medesime modalità dell’indice cronologico generale.
3. Gli indici sono annotati in fogli numerati progressivamente e sono aggiornati in occasione
dell’inserimento di ogni documento, secondo le modalità di cui al successivo art. 10 del
presente manuale.
Art. 6
Contenuti
1. Nei sottofascicoli nelle rispettive sezioni sono inseriti i seguenti tipi di documenti e di atti:
1) rapporto di lavoro
- stato matricolare, come disciplinato dall’art. 13 del presente manuale;
- copia dei certificati di servizio rilasciati su richiesta dell’interessato;
- richieste di copia dello stato matricolare e dei certificati di servizio;
- atti riguardanti l’assunzione (bando di selezione, bando o comunicazioni di
mobilità; titoli di studio richiesti ed ogni altro documento attestante il possesso dei
requisiti richiesti per l’accesso all'impiego; comunicazione e denuncia di
assunzione agli enti interessati. in caso di assunzioni obbligatorie, richiesta di
invio a selezione al Centro per l’Impiego ed eventuale foglio di annotazione degli
estremi del certificato di permanenza dello stato di invalidità, inserito nel
sottoinserto “Atti Riservati”);
- dati anagrafici e loro modifiche;
- dichiarazioni sostitutive;
2
-
contratto individuale di lavoro - contratto di lavoro stipulato a seguito di modifiche
soggettive inerenti la carriera;
- istanze di prosecuzione del rapporto di lavoro;
- istanze di trasferimento d’ufficio - istanze part time e/o cambio orario;
- attestazione di ricevimento dell’informativa sul trattamento dei dati;
- atti riguardanti la cessazione dal rapporto di impiego (lettera di dimissioni;
provvedimento di collocamento a riposo; provvedimento di licenziamento;
comunicazione di cessazione del rapporto di lavoro agli enti interessati);
- progressioni verticali (atto d’indizione progressioni - bando di selezione domanda di partecipazione e qualsiasi atto attestante i requisiti richiesti nei bandi
di selezione)
- modifica profilo;
- sospensione del rapporto per qualsiasi motivo;
- foglio di annotazione della sospensione del rapporto conseguente a procedimento
disciplinare;
2) trattamento economico
- trattamento economico - progressione economica - inquadramenti;
- comunicazioni compensi premio incentivante;
- trattamento accessorio pensionabile dal 1996;
- riepilogo retributivo annuale;
- variazioni stipendiali;
- indennità di anzianità, TFR e relative anticipazioni;
- comunicazioni provvedimenti incidenti sulla retribuzione;
- provvedimenti di riduzioni stipendiali anche a seguito di fatti inerenti il rapporto di
lavoro (aspettative, maternità o paternità, procedimenti disciplinari);
- criteri specifiche responsabilità: liquidazione compensi;
- posizione organizzativa, liquidazione compensi;
- mutui;
- prestiti personali;
- pignoramenti;
- richiesta e autorizzazione cessione del quinto dello stipendio;
- compensi per progetti finalizzati;
3) trattamento di quiescenza
- trattamento di quiescenza;
- riscatti e ricongiunzioni;
- servizio militare;
- previdenza integrativa, adesione fondi previdenziali; polizze assicurative;
- moduli Inpdap ricostruttivi della carriera giuridica e del trattamento economico
della vita lavorativa del dipendente;
- moduli di calcolo della pensione;
4) incarichi conferiti - valutazioni
- provvedimenti di assegnazione ad uffici e/o servizi;
- comunicazioni dei dirigenti e delle posizioni organizzative/alte professionalità
inerenti ai servizi di appartenenza;
- deleghe;
- criteri specifiche responsabilità: attribuzione e atti relativi alla valutazione;
- comunicazione d’incarico di posizione organizzativa/alta professionalità e schede
di valutazione;
3
-
presupposti per la progressione nella carriera economica (bando di selezione e
domanda di partecipazione, schede di valutazione ai fini della progressione
economica);
- affidamento di incarichi specifici (ad esempio, docenze, commissioni, ecc…);
- schede di valutazione ai fini dell’erogazione della produttività;
- distacchi, comandi e incarichi conferiti da altri enti pubblici e/o privati;
- incarico di dirigente a tempo determinato;
- incarichi politici e sindacali;
- assegnazione degli obiettivi;
- ordini di servizio;
- iscrizioni in ordini professionali;
- mansioni superiori;
5) titoli di studio, di preparazione professionale e pubblicazioni
- titoli di studio conseguiti dopo l’assunzione;
- attestati di corsi di formazione, aggiornamento e perfezionamento;
- abilitazioni, diplomi e idoneità;
- pubblicazioni o fotocopia del frontespizio o dati relativi alla pubblicazione;
- curriculum vitae;
6) encomi - onorificenze - procedimenti disciplinari
- encomi, note di merito e di positivo apprezzamento;
- certificati di lodevole servizio;
- onorificenze;
- contestazioni circa valutazioni contenute nel fascicolo n. 5;
Sottoinserto “Atti riservati”
- rilievi e/o apprezzamenti negativi sulle capacità professionali e il servizio prestato;
- tutti gli atti relativi ai procedimenti disciplinari (contestazioni, memorie difensive,
verbali, sanzioni, archiviazioni, riabilitazioni);
- carteggio stragiudiziale dipendente - amministrazione (note di osservazioni;
rimostranze; istanze e relative risposte; eventuali pareri legali o di altre
amministrazioni);
- contenzioso (provvedimenti impugnati; controversie relative ai rapporti di lavoro e
ricorsi ex art. 65 del D.Lgs. n. 165/2001; verbali di conciliazione; ricorsi
giurisdizionali; atti di citazione; comparse di costituzione e risposta; memorie;
conclusioni; sentenze; nomina del legale; carteggio dell’amministrazione con il
legale; tutti gli altri atti della causa, decisioni giurisdizionali di natura civile incidenti
sulla retribuzione);
- coinvolgimento in procedimenti disciplinari non come interessato o cointeressato
(ad esempio, testimone, esperto, ecc…), in atti contenenti espressioni di giudizio
su altri dipendenti, o riferimenti a comportamenti riconducibili a discriminazioni,
molestie morali e molestie sessuali, comprese comunicazioni dei comitati all’uopo
costituiti e del membro incaricato dai comitati di vigilare su tali comportamenti;
7) assenze e permessi
- le ferie (solo in caso di carteggio relativo a rifiuti, revoche, ecc…) e le altre
assenze in generale sono registrate soltanto se oggetto di controversie;
- infortunio (denuncia Inail, denuncia alla Questura, certificati Inail, eventuale
comunicazione Inail di definizione pratica, eventuale pratica d’invalidità e relativo
carteggio);
- permessi studio, permessi per concorsi ed esami (richieste, comunicazioni
relative alla concessione, giustificativi addotti dal dipendente, richieste ed esiti di
controlli presso gli istituti scolastici);
4
-
permessi e aspettative per motivi personali (richieste, documentazione addotta,
esito della richiesta e carteggi relativi);
- permesso lutto;
- permessi per volontariato;
- aspettative per dottorato e ricerca, per avviamento di attività imprenditoriale ed
ogni altro tipo di aspettativa non riconducibile a motivi di cura;
- certificati di idoneità al lavoro (compresi i controlli effettuati dal medico
competente per la sicurezza sul lavoro);
- maternità (comunicazioni, certificati, richieste di congedi e permessi, schede di
calcolo di congedi e aspettative, comunicazioni riguardanti la riduzione delle ferie,
giustificativi di visite) qualora dalla documentazione non risultino dati riguardanti la
salute della madre e del nascituro aggiuntivi rispetto al mero stato di gravidanza,
che, in tal caso, sono da inserire nel sottoinserto “Atti riservati”;
Sottoinserto “Atti riservati”
- aspettative per motivi di cura o personali riconducibili a motivi di cura (richieste,
documentazione addotta, esito della richiesta e carteggi relativi);
- permessi per gravi infermità, richieste e documentazioni allegate, eventuali rifiuti e
documentazione relativa;
- permessi per motivi personali, richieste e documentazioni allegate, eventuali rifiuti
e documentazione relativa;
- permessi ex L. n. 104/1992 (istanza, risposta e documentazione relativa);
- dichiarazioni di invalidità civile e di invalidità o infermità per causa di lavoro o di
servizio;
- malattia (certificati medici; referto medico legale per visita fiscale; contestazioni
assenze visite fiscali, fogli di ricovero/dimissione ospedaliera, richieste del medico
e giustificativi di assenze per esami e visite specialistiche);
- certificati medici del dipendente o del familiare relativi a patologie giustificative di
trattamenti giuridici particolari nonché gli atti attinenti;
- documenti relativi alla maternità da cui risultino dati riguardanti la salute della
madre e del nascituro aggiuntivi rispetto al mero stato di gravidanza;
- decisioni giurisdizionali di natura civile incidenti sulla retribuzione;
- sentenze penali dalle quali derivi la sospensione o l’interdizione dai pubblici uffici
e relativi provvedimenti di riabilitazione;
8) dichiarazioni e richieste riguardanti l’assegno per il nucleo familiare
9) varie
- atti e i documenti prodotti dall’Amministrazione o dallo stesso dipendente e
attinenti l'attività amministrativa da lui effettuata e ai fatti che lo riguardano non
ricompresi negli inserti precedenti.
Art. 7
Foglio di annotazione
1. Qualora il documento di un sottofascicolo debba confluire in altro sottofascicolo o altra
sezione dello stesso sottofascicolo, in suo luogo dovrà essere inserito un apposito foglio di
annotazione, nel quale sono riportati gli estremi del documento, con indicazione della
variazione della collocazione.
2. I fogli di annotazione sostitutivi dei relativi documenti devono essere registrati negli indici
cronologici, con l’abbreviazione FA.
Art. 8
5
Gestione del fascicolo
1. Il fascicolo personale deve essere costituito all'atto dell’assunzione del dipendente e
comunque non oltre 15 (quindici) giorni dalla sottoscrizione del contratto individuale di lavoro.
2. Ogni qualvolta si proceda all'inserimento di nuovi documenti nel fascicolo, devono essere
aggiornati contestualmente anche gli indici di cui all'art. 5 del presente manuale.
3. L’aggiornamento dei fascicoli del personale, secondo la modalità di cui al comma
precedente, deve avvenire con cadenza, di norma, mensile, coincidente con la chiusura della
gestione delle presenze del dipendente, riordinando la documentazione acquisita nel corso
dei giorni precedenti.
4. Gli atti riservati devono essere custoditi, all'interno del proprio sottofascicolo, ciascuno in
apposito contenitore (buste, cartelline) chiuso e separato.
5. Sulla copertina del fascicolo è indicato:
a) cognome e nome del dipendente;
b) data di apertura del fascicolo;
c) data di chiusura del fascicolo.
6. La data di apertura del fascicolo corrisponde alla data in cui il dipendente ha preso
servizio presso l’Amministrazione, secondo quanto indicato dal relativo contratto individuale
di lavoro.
7. La data di chiusura corrisponde alla data di cessazione del rapporto di lavoro (ultimo
giorno lavorativo) per qualsiasi causa ciò avvenga, fatti salvi gli aggiornamenti relativi a
procedimenti ancora in corso. Nel caso di mobilità esterna il contenuto del fascicolo
personale segue il dipendente ed è inviato all'Ente di destinazione da parte
dell’Amministrazione.
8. Nella copertina del sottofascicolo è indicato il cognome e il nome del dipendente, il
numero e l’oggetto. Nella copertina dei sottoinserti, oltre al numero e all'oggetto, è indicato il
numero del sottofascicolo di appartenenza e il cognome e nome del dipendente.
9. In ciascun documento è annotato, in alto a destra, il numero del sottofascicolo di
appartenenza, nonché dell’eventuale sottoinserto di destinazione abbreviato in AR (atti
riservati). Gli incaricati e i dipendenti che, per ragioni di ufficio, prendono in carico i fascicoli
sono tenuti al rispetto della dignità e dell’ordine originale dei documenti.
10. I fascicoli del personale sono conservati in ordine alfabetico per cognome e nome. Se si
rende necessario distribuire il fascicolo in più raccoglitori, in ciascuno saranno indicati gli
estremi di cui al precedente comma 5. Inoltre saranno numerati progressivamente e nella
copertina saranno indicati i sottofascicoli contenuti in ciascuno di essi.
Art. 10
Inserimento documenti
1. Gli atti per i quali l’inserimento è richiesto dagli interessati devono essere preceduti da
apposita istanza anche verbale. All’inserimento provvede il responsabile del fascicolo
personale o il personale dallo stesso autorizzato. L’eventuale diniego deve essere motivato.
2. Incaricati all'inserimento dei documenti sono unicamente i dipendenti dell’ufficio Personale.
I funzionari responsabili dell’adozione dei provvedimenti di cui all’art. 6 del presente manuale
sono tenuti alla comunicazione all’ufficio Personale ai fini dell’inserimento nel fascicolo del
dipendente.
Art. 11
Gestioni separate documentali
6
1. Fermo restando il principio dell’unicità del fascicolo personale, il responsabile dei fascicoli
personali può decidere che alcuni sottofascicoli e sottoinserti, per esigenze organizzative
legate ai flussi documentali quotidiani e di riservatezza, possano essere gestiti e custoditi
separatamente. Tali documenti, ove non siano già stati oggetto di scarto, sono ricondotti al
fascicolo generale alla scadenza prevista e comunque al momento della sua chiusura dovuta
alla cessazione del rapporto di lavoro. Della creazione di sottofascicoli e sottoinserti a
gestione separata è data notizia tramite annotazione nell’indice cronologico. Ad esempio, i
permessi studio retribuiti (150 ore) sono oggetto di una gestione operativa annuale e
ricondotti al fascicolo generale alla fine di ogni anno.
2. I documenti sono conservati nei sottofascicoli e sottoinserti di destinazione nell’ordine
stabilito dal numero di registrazione. Tuttavia, per motivi di semplicità organizzativa, è
possibile derogare alla regola suddetta, raccogliendo tutti gli atti relativi ad un determinato
atto o procedimento in una singola cartellina, qualora si renda necessario per la
consultazione e la ricostruzione dell’evento. In tal caso, gli estremi dei documenti raccolti
nella cartellina saranno elencati sul frontespizio di essa.
Art. 12
Notifica agli interessati di particolari categorie di atti
1. I documenti contenenti rilievi o apprezzamenti negativi sulle capacità professionali e sul
servizio prestato dal dipendente, sono inseriti nel fascicolo dopo la loro notifica all’interessato
e, eventualmente, al Dirigente dell’Area di appartenenza, qualora non ne abbia avuto
conoscenza.
Art. 13
Stato matricolare
1. Nello stato matricolare va annotata, per quanto compatibile con il regime d’impiego dei
dipendenti degli enti locali, la documentazione di cui all’art. 55 del D.P.R. n. 3/1957. In modo
particolare vanno indicati gli atti più significativi dell’attività svolta dal dipendente.
2. Devono essere indicati pertanto:
a) i provvedimenti relativi alla nomina; allo stato, alla carriera e al trattamento
economico (ivi compresi i congedi per maternità), gli uffici di destinazione, i decreti di
riscatto dei servizi non di ruolo e gli estremi del contratto di lavoro;
b) gli atti relativi all'avanzamento professionale;
c) le decisioni giurisdizionali sugli atti predetti.
3. Il dipendente può chiedere all'ufficio Personale copia dello stato matricolare.
Art. 14
Eliminazione di atti dal fascicolo
1.E’ eliminato d’ufficio dal fascicolo del personale qualunque provvedimento negativo che sia
stato successivamente revocato.
2. Può essere altresì eliminato, su richiesta dall’interessato, ogni altro atto o documento per il
quale sia venuto meno l’interesse dell’Amministrazione alla sua conservazione. Il mancato
accoglimento della domanda di eliminazione deve essere adeguatamente motivato.
3. Per l’eliminazione di atti o documenti dal fascicolo del personale si applicano le modalità di
cui all’art. 28 del D.P.R. n. 686/1957.
4. Gli estremi del foglio di annotazione sono riportati nell’indice cronologico di pertinenza e
nello stato matricolare se l’atto o il documento è in esso menzionato.
7
Art. 15
Conservazione del fascicolo.
1. Il fascicolo personale, dopo la chiusura, è custodito dall’ufficio Personale per tre anni,
trascorsi i quali, il fascicolo è versato dall’archivio corrente a quello di deposito, dove sarà
custodito ai sensi delle vigenti disposizioni di legge in materia di conservazione e di scarto
degli atti.
Art. 16
Fascicolo e stato matricolare informatici
1. L’informatizzazione, mediante archiviazione ottica, dei fascicoli del personale e dei fogli
matricolari, seguirà il riordino cartaceo.
2. L’obiettivo è consentire a ciascun dipendente di accedere al proprio fascicolo,
direttamente dalla postazione di lavoro, tramite chiave identificativa, e con esclusione della
documentazione contrassegnata come accessibile tramite domanda.
Art. 17
Fascicoli del personale a tempo determinato
1. Per ciascun dipendente assunto con contratto a tempo determinato comunque
denominato, è aperto un apposito fascicolo, gestito secondo le modalità del presente
manuale, per quanto compatibili.
2. La documentazione concernente l’assunzione e la cessazione, è raccolta in un unico
fascicolo privo di ripartizioni interne, fatta salva l’eventuale documentazione relativa ai
procedimenti disciplinari ed al contenzioso.
3. I fascicoli sono nominativi e gestiti separatamente rispetto a quelli del personale a tempo
indeterminato.
Art. 18
Revisione del manuale
1. Il presente manuale sarà oggetto di revisione ogni 5 anni, salvo specifiche nuove possibili
disposizioni che impongano termini diversi.
Art. 19
Adeguamento dei fascicoli esistenti
1. L’ufficio Personale adegua alle regole del presente manuale i fascicoli dei dipendenti già in
servizio alla data della sua approvazione, entro il termine di 6 mesi dalla data di
approvazione del presente manuale.
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