Mobile working: Toshiba e OneNote per una maggiore produttività e

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Mobile working:
Toshiba e OneNote per una maggiore produttività e valore
aziendale aggiunto
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IL FEBBRILE E SEMPRE PIÙ MOBILE MONDO ODIERNO RICHIEDE
ACCESSO ALLE INFORMAZIONI IN TEMPO REALE: ANCHE UN
PICCOLO RITARDO NELLA RICERCA DI UN APPUNTO IMPORTANTE
PUÒ ESSERE UN COSTO RILEVANTE SIA PER L'AZIENDA CHE PER IL
SINGOLO UTENTE. È NECESSARIO, INOLTRE, UN RAPIDO ACCESSO
AGLI APPUNTI, ALLE INFORMAZIONI E AGLI ELENCHI ATTIVITÀ PER
SVOLGERE LE ATTIVITÀ IN MANIERA COLLABORATIVA E PRENDERE
DECISIONI EFFICACI.
PER AFFRONTARE QUESTE ESIGENZE, I NOTEBOOK TOSHIBA CON
MICROSOFT® ONENOTE® 2003 FORNISCONO AGLI UTENTI UN LUOGO
UNIVOCO IN CUI RACCOGLIERE, ORGANIZZARE, RIUTILIZZARE
E CONDIVIDERE LE INFORMAZIONI.
QUESTO DOCUMENTO FORNISCE LE INFORMAZIONI SU COME
I NOTEBOOK TOSHIBA CON MICROSOFT® OFFICE ONENOTE® 2003
POSSONO AUMENTARE LA PRODUTTIVITÀ E OFFRIRE VALORE
AGGIUNTO ALLA VOSTRA IMPRESA.
SOMMARIO
01. MOBILE WORKING PIÙ EFFICIENTE GRAZIE A TOSHIBA E ONENOTE
02. IL VALORE AGGIUNTO DI TOSHIBA E ONENOTE: SCENARI
E SOLUZIONI
A) PRIMO SCENARIO: IL LAVORATORE DELL'INFORMAZIONE
B) SECONDO SCENARIO: LAVORO IN TEAM RESO SEMPLICE
C) TERZO SCENARIO: LAVORARE IN UN MONDO VIRTUALE
03. RIEPILOGO DELLE FUNZIONALITÀ E DEI VANTAGGI
04. CONCLUSIONI
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MOBILE WORKING PIÙ
EFFICIENTE GRAZIE A TOSHIBA
E ONENOTE
Negli ultimi anni il mobile computing ha
trasformato il nostro modo di lavorare. In
maniera crescente, accediamo a molteplici
fonti e formati attraverso connessioni via cavo,
wireless o dial-up. Raccogliere, organizzare,
riutilizzare e condividere dati in tempo reale
sono attività che eseguiamo quotidianamente.
Toshiba e OneNote, insieme, rendono più
efficiente questa esperienza mobile, in quattro
modi: abilitando la raccolta, l'organizzazione,
il riutilizzo e la condivisione semplice delle
informazioni.
1. RACCOLTA DELLE INFORMAZIONI
Le informazioni ci giungono da diverse fonti e in diversi formati: durante i meeting,
le conversazioni, le telefonate e le discussioni, abbiamo la necessità di prendere
appunti accurati ed esaurienti. Quindi, abbiamo bisogno di assimilare e analizzare
tali dati. OneNote rende semplice mettere insieme diversi formati e fonti
d'informazione, inclusi gli appunti digitati, l'inchiostro digitale, le registrazioni
audio o video, stralci da pagine Web e altro ancora, in un singolo contenitore. La
capacità di collocare tutte le informazioni raccolte ovunque nella pagina rende la
raccolta degli appunti un'attività spontanea e intuitiva.
2. ORGANIZZAZIONE DELLE INFORMAZIONI E ORGANIZZAZIONE PERSONALE
Una volta raccolte le informazioni richieste, dobbiamo decidere quali informazioni
è necessario conservare, quali appunti possono essere eliminati e quali
necessitano di essere completati. Per fare questo, gli appunti devono essere
ritrovati e le informazioni recuperate e decifrate: questa attività spesso richiede
la ridigitazione o la trascrizione delle informazioni scritte a mano o registrate.
Poiché OneNote consente ai lavoratori dell'informazione di memorizzare tutti gli
appunti, incluse le note scritte a mano e le registrazioni audio, in un unico luogo,
tali appunti posso essere velocemente organizzati anche durante la raccolta. Di
conseguenza, i lavoratori dell'informazione
possono diminuire in modo significativo il
tempo speso su attività noiose di ricerca
degli appunti e delle informazioni rilevanti,
Riutilizzare Raccogliere
e concentrarsi sugli aspetti lavorativi
essenziali.
3. RIUTILIZZO DELLE INFORMAZIONI
Le informazioni memorizzate negli appunti
Condividere Organizzare
rappresentano spesso la base del capitale
intellettuale dell'azienda. Se tali informazioni
vanno smarrite o sono troppo complicate da
decifrare, il capitale intellettuale è perduto.
Gli appunti memorizzati in OneNote sono
facili da pubblicare o presentare visto
che possono essere concentrati velocemente per formare il fondamento di
documenti, presentazioni e proposte. Gli strumenti innovativi di ricerca di OneNote
consentono ai lavoratori di accedere facilmente a passati appunti raccolti in
precedenti meeting, telefonate o conversazioni con il cliente. Una ricerca di
Microsoft indica che le aziende che hanno scelto OneNote sono state in grado di
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ridurre il tempo di revisione della documentazione del 50%, migliorare il tempo di
preparazione del 15% e aumentare l'efficienza operativa del 30%.
4. CONDIVISIONE DELL'ESPERIENZA ONENOTE
Grazie alle capacità di condivisione degli appunti di OneNote, la collaborazione
può diventare più efficace. Gli utenti di OneNote possono salvare gli appunti in
formato HTML, come pagina Web, e memorizzarli per la condivisione su un server
Web o un sito SharePoint®. Altri utenti, quindi, possono facilmente visualizzare
gli appunti condivisi utilizzando un browser Web o aprendoli e modificandoli in
Microsoft Word. La funzionalità di sessione condivisa di OneNote, inoltre, consente
ai lavoratori di creare o unirsi in una sessione di rete peer-to-peer in cui più utenti
possono interagire sulle pagine di OneNote condivise.
Dopo un meeting, gli appunti consolidati in OneNote possono essere facilmente
condivisi con tutti gli interessati attraverso la posta elettronica o il Web. OneNote
permette ai lavoratori dell'informazione di mantenere appunti efficaci dei propri
meeting e di memorizzare queste informazioni in un singolo luogo con tutti gli altri
documenti pertinenti, riducendo la necessità di ulteriori azioni di completamento
attraverso meeting, telefonate e dibattiti. I sondaggi mostrano che il tempo
dedicato ai meeting possono essere ridotti del 50% grazie all'efficacia della
raccolta degli appunti con OneNote.
IL VALORE AGGIUNTO DI
TOSHIBA E ONENOTE
SCENARI E SOLUZIONI
Il successo di un'impresa moderna dipende, in gran parte, dalla produttività
individuale nonché dalla produttività complessiva del team collaborativo. In
particolare, dato che gli individui in diversi luoghi devono coordinare le loro attività
e la condivisione delle informazioni per vedere un progetto fino al completamento,
l'abilità di collaborare online in modo efficace è fondamentale. Ecco tre scenari
in cui Toshiba e OneNote dimostrano il valore aggiunto che possono fornire nel
mondo odierno sempre più mobile.
SCENARIO UNO: IL LAVORATORE DELL'INFORMAZIONE
Il lavoratore dell'informazione moderno affronta una moltitudine di attività che deve
eseguire ogni giorno. La maggior parte di queste attività, che siano telefonate,
meeting, colloqui o semplicemente l'annotazione di idee, richiede il mantenimento
di alcuni record per uso personale o professionale. Durante i rapidi giorni lavorativi
odierni, tuttavia, tendiamo a scarabocchiare gli appunti e le idee su foglietti
volanti o sparsi. Tali fonti d'informazione sono spesso difficili da individuare
successivamente e, anche quanto recuperate, tendono a difettare di coerenza
logica. Come molti di noi hanno provato personalmente, la ricerca e la decodifica
delle informazioni necessarie può essere fonte di una significativa frustrazione.
I lavoratori sono bombardati da
informazioni in svariati formati
e provenienti da diverse fonti.
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Per esempio, immaginate di partecipare a un meeting virtuale con il management
e che vi si chieda di fornire il contatto di una telefonata avuta con un collega delle
vendite. Avete appena terminato la telefonata e siete sicuri di aver scarabocchiato
i dati principali che vi sono stati forniti, tuttavia, mentre tutti attendono una vostra
risposta, non riuscite a trovare l'informazione richiesta tra i numerosi pezzi di
carta che occupano la vostra scrivania. Esasperati, trovate finalmente l'appunto
desiderato realizzando che, semplicemente, non riuscite a decifrare ciò che
avete segnato in modo approssimativo sul foglietto. Suona familiare? Non siete
certamente soli, infatti uno studio eseguito da Microsoft rileva che il 23% dei
lavoratori dell'informazione non riescono a trovare l'informazione necessaria dopo
aver raccolto gli appunti. In aggiunta, una ricerca di IDC indica che i lavoratori
spendono dal 15 al 30% del loro tempo alla ricerca delle informazioni richieste per
eseguire il lavoro.
LA SOLUZIONE TOSHIBA E ONENOTE
Questi studi dovrebbero essere allarmanti per qualsiasi grande azienda. Queste
informazioni, tuttavia, suggeriscono inoltre che la produttività potrebbe essere
significativamente aumentata se lavoratori altamente qualificati fossero dotati
di mezzi più efficienti per la raccolta e l'organizzazione degli appunti. Le buone
notizie: i notebook Toshiba con OneNote consentono una maggiore efficienza
permettendo ai lavoratori di raccogliere tutte le loro informazioni in formati
differenti in un unico luogo, in cui possano essere salvate automaticamente
e ritrovate facilmente.
I Notebook Toshiba con Microsoft
OneNote rendono facile catutrare le idee
anche in movimento...
Gli appunti possono essere digitati, scritti a mano o registrati in un unico
contenitore, eliminando lunghi e frustranti tempi di ricerca. Durante una febbrile
giornata lavorativa, i lavoratori dotati di un notebook Toshiba o di un Tablet
PC non hanno bisogno di preoccuparsi dell'individuazione delle informazioni.
Tutti i dati possono essere facilmente raccolti ed è possibile avere a loro
accesso rapidamente in ufficio, a casa o in giro. Mobilità, inoltre, significa che le
informazioni possono essere aggiunte o aggiornate in qualsiasi momento della
giornata, utilizzando connessioni via cavo, wireless, dial-up o WWAN.
SCENARIO DUE: LAVORO IN TEAM RESO SEMPLICE
Un aspetto significativo del lavoro collaborativo riguarda la generazione di capitale
intellettuale che può essere riutilizzato per creare valore aggiunto duraturo per
l'azienda. Poiché i professionisti sono inondati da una grande varietà di fonti di
dati quali grafici, messaggi di posta elettronica, appunti scritti a mano, documenti
digitati, ritagli Web e registrazioni video e audio, è complicato riunire tutti i dati in
un unico luogo. Quando gli appunti sono scritti a mano o disorganizzati, inoltre,
è difficile comunicarli ad altri.
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Per esempio, siete in un meeting con il team e vorreste condividere il vostro
feedback manoscritto con un membro del team. Per essere sicuri che il membro
del team abbia una copia del feedback, ne fate una fotocopia. Il membro del
team non riesce a decifrare la vostra scrittura ed è necessario ripianificare un altro
meeting per esaminare il feedback, facendo perdere tempo produttivo a entrambi.
Questa volta digitate gli appunti per essere sicuri che siano chiari ma questo
richiede molto tempo.
L’effettivo lavoro di squadra dipende
dall’abilità di condividere le informazioni
e le necessità più prossime.
Dopo aver inviato gli appunti elettronici al membro del team, egli crea una
versione finale del documento su cui avete lavorato e lo spedisce a tutti gli
interessati. Quindi realizzate che nel documento mancano alcuni dati poiché
avete dimenticato di allegare un altro documento pertinente. Minimizzate questa
mancanza visto che i dati contenuti nel documento non allegato non sono cruciali,
tuttavia, il non aver condiviso queste informazioni ha come risultato la perdita di
capitale intellettuale dell'azienda.
LA SOLUZIONE TOSHIBA E ONENOTE
Per prevenire la perdita di capitale intellettuale risultante da appunti smarriti
o disorganizzati, i notebook Toshiba con OneNote permettono ai lavoratori di
raccogliere in un unico luogo tutti gli appunti e i documenti inclusi file di Office,
ritagli Web, testo scritto a mano, registrazioni audio e video, grafica e schemi.
Memorizzati insieme, i vostri appunti formano una base pratica per la creazione
di documentazione e presentazioni da condividere con altri utilizzando la posta
elettronica o il Web.
Per organizzare tutti i dati personali, OneNote supporta la creazione di cartelle
di progetto nonché elenchi attività. Questa funzionalità consente di preparare
un elenco delle attività e di creare una cartella per ognuna di queste cose,
assicurando che la giornata sia organizzata e che le responsabilità siano
assegnate. Gli appunti e le informazioni in OneNote possono essere facilmente
condivise con altri via posta elettronica o altre applicazioni Microsoft, tra cui
Word. In aggiunta, la completa integrazione con Outlook consente di selezionare
un'attività, quindi di creare immediatamente appuntamenti e contatti con un
semplice clic del pulsante.
Gli elenchi attività rendono semplice
l’organizzazione.
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La perdita di capitale intellettuale può essere anche il risultato di cancellazione
o corruzione di dati e guasti hardware o furti. Per fornire una protezione dei dati
in ogni momento, OneNote fornisce backup automatizzati in caso di modifiche
o cancellazioni accidentali, mentre Toshiba EasyGuard consente agli utenti in
movimento di selezionare l'opzione RAID 1 per il mirroring dei dati, creando un
backup dell'hard disk per una sicurezza supplementare. Sia in caso di furto che
di perdita di dati, gli appunti possono essere ripristinati dal disco di cui è stato
eseguito il mirroring. In aggiunta a RAID, i dati memorizzati nel notebook sono
protetti dalle funzionalità Toshiba EasyGuard quali la protezione dell'hard disk
e Shock Protection Design.
SCENARIO TRE: LAVORARE IN UN MONDO VIRTUALE
Poiché le aziende stanno diventando sempre più sparse sul territorio, crescono
i meeting virtuali e lavorare con colleghi che sono in differenti aree geografiche
è diventato la norma quotidiana per molti lavoratori. Tenere traccia di tali meeting
virtuali è cruciale per la produttività dato che le differenze temporali e geografiche
spesso rendono difficoltoso pianificare un veloce meeting di completamento
o una telefonata di chiarimento di un problema. Questo può ritardare il processo
decisionale o, in alcune situazioni, anche risultare una perdita di opportunità
di vendita. Inoltre è spesso obbligatorio condividere immediatamente con gli
interessati gli appunti registrati in seguito a un meeting o a un incontro con il
cliente. In particolare per le persone in movimento, una connettività totale può
essere, in alcuni casi, di vitale importanza. Se il lavoratore non ha accesso in
tempo reale alla maggior parte delle informazioni aggiornate, la produttività e il
processo decisionale ne potrebbero soffrire.
L’accesso in tempo reale alle
informazioni è essenziale per gli
odierni ed elevati ritmi di lavoro.
Immaginate che un Account Executive abbia appena finito una presentazione
on-site per un cliente situato in Australia. Il cliente è soddisfatto della
presentazione ma necessita di ulteriori informazioni sul posizionamento attuale
dell'azienda stessa. L'Account Executive prepara un meeting virtuale con tutti gli
interessati, la maggior parte dei quali sono situati nella sede centrale in Inghilterra,
e fornisce una dettagliata descrizione del meeting avuto con il cliente e della
richiesta risultante. La risposta deve essere fornita la mattina successiva. Gli
interessati prendono nota a mano della richiesta e si ripromettono di preparare una
risposta. Tuttavia, quando l'Account Executive apre i documenti ricevuti la mattina
seguente, scopre che alcune risposte sono incomplete e altre mancanti. Non può
contattare la maggior parte degli interessati per la differenza di fuso, quindi deve
spedire al cliente la documentazione incompleta.
LA SOLUZIONE TOSHIBA E ONENOTE
Nell'economia globale, l'incapacità di condividere e accedere alle informazioni
in tempo reale può avere un esito disastroso e dare come risultato una sere
di occasioni perdute. I notebook Toshiba con OneNote rendono semplice il
collegamento in rete e l'accesso alle informazioni o agli appunti condivisi per
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revisione o riutilizzo. Gli utenti di OneNote possono salvare gli appunti in formato
HTML, come pagina Web, e memorizzarli per la condivisione su un server Web
o un sito SharePoint. Altri utenti, quindi, possono facilmente visualizzare gli
appunti condivisi utilizzando un browser Web o aprendoli e modificandoli in
Microsoft Word. Tale varietà di supporto per la condivisione delle informazioni
assicura che tutti gli interessati abbiano sempre un facile accesso alla maggior
parte delle informazioni aggiornate, in tempo reale.
La funzionalità di sessione condivisa di OneNote consente ai lavoratori di creare
o unirsi in una sessione di rete peer-to-peer in cui più utenti possono interagire
sulle pagine di OneNote condivise. L'Account Executive chiamando in un meeting
virtuale può utilizzare il notebook Toshiba con ConfigFree™ per una connettività
semplice per unirsi in una sessione condivisa in OneNote e fornire a tutti gli
interessati le informazioni richieste. Utilizzando Microsoft® Windows SharePoint®
Services, può inoltre posizionare la cartella, contenente gli appunti dettagliati
raccolti durante la presentazione al cliente, su un sito SharePoint Services in modo
che tutti i membri del team con diritti di accesso li possano visualizzare, con la
certezza che la richiesta sia comunicata completamente.
I documenti di OneNote possono
essere condivisi per un lavoro virtuale di
squadra più efficace.
Per assicurare la protezione dei dati in movimento, OneNote offre diversi livelli
di sicurezza che includono la protezione tramite password di tutti gli appunti
o solamente delle sezioni selezionate. In aggiunta, le funzionalità Toshiba
EasyGuard, quali Trusted Platform Module (TPM), Executable Disable Bit (XD-Bit)
e il lettore d'impronte digitali, proteggono i dati del computer in ogni momento in
caso di furto o accesso non autorizzato.
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RIEPILOGO DELLE
FUNZIONALITÀ
E DEI VANTAGGI
CONCLUSIONI
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CARATTERISTICHE
VANTAGGI
Memorizzare, riutilizzare e condividere
gli appunti OneNote
Diminuzione del 50% del tempo
necessario a organizzare gli appunti
e ricercare le informazioni
Registrazione degli appunti dei
meeting inOneNote
Riduzione del 50% del tempo dei
meeting
Condivisione degli appunti utilizzando
la posta elettronica o il Web attraverso
la conversione in formato HTML
Riduzione del 50% del tempo
di revisione dei documenti;
miglioramento del 15% del tempo di
preparazione e del 30% dell'efficienza
operativa
Compatibilità con Microsoft
SharePoint Services
Possibilità di posizionare una cartella
o un documento di OneNote su un
sito SharePoint Services in modo
da poter dare accesso agli utenti
autorizzati per una condivisione delle
informazioni aggiornate in tempo
reale
Toshiba ConfigFree™
Connettività avanzata in ogni
momento
Funzionalità Toshiba EasyGuard:
RAID, TPM, VACF, XD-Bit e antivirus
Dati protetti da attacchi di virus,
guasti hardware, accessi non
autorizzati, smarrimento o furto
Nell'era digitale, non possiamo più affidarci alla carta come mezzo efficiente
per la raccolta degli appunti. OneNote fornisce un'intelligente alternativa alla
raccolta degli appunti tradizionale permettendo che tutti gli appunti siano
facilmente raccolti, organizzati, riutilizzati e condivisi da e verso una singola
posizione. Le funzionalità supplementari dei notebook Toshiba consentono una
connettività avanzata e una protezione dei dati in ogni momento, assicurando che
l'utente abbia accesso in tempo reale alle informazioni pertinenti dove e quando
necessario. In breve, i notebook Toshiba forniti di Microsoft® OneNote™ 2003
possono aumentare la produttività professionale e personale.
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© 2005. Toshiba Europe GmbH. Nonostante l’impegno profuso da Toshiba per assicurare l’accuratezza delle informazioni qui fornite alla data della
pubblicazione, le specifiche, le configurazioni, i prezzi, la disponibilità di opzioni relative al sistema o ai componenti dei prodotti sono soggetti
a modifiche senza preavviso. Per le ultime informazioni sui prodotti o per rimanere aggiornati sulle più recenti opzioni software e hardware, visitare il
sito web Toshiba all’indirizzo www.toshiba-europe.com.
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