GuidaInf 1.01

Guida rapida al
Corso di Informatica III
per Microsoft Access 2003
© 2006 J.M. Ivo Klaver
Versione 1.01
PREMESSA
Struttura del corso:
Parte A - come costruire un database per raccogliere i dati significativi di una
pubblicazione
Parte B - come scrivere una “stringa” contenente un formato prestabilito per
la compilazione di una bibliografia
Parte C - come convertire i dati raccolti in un database in una pagina di un
documento di testo
Il corso si basa su MS ACCESS 2003 e MS WORD 2003
Si consiglia vivamente di consultare i manuali di MS Word
e MS Access per i concetti di base di questi programmi
In una bibliografia raccogliamo informazioni relative a pubblicazioni.
Ad esempio:
Tipologia I
un libro:
Tipologia II
un articolo in una rivista:
- nome dell’autore
- nome dell’autore
- titolo dell’opera
- titolo dell’opera
- luogo di pubblicazione
- luogo di pubblicazione
- anno di pubblicazione
- anno di pubblicazione
- casa editrice
- casa editrice
- nome della rivista in cui è pubblicato
- numero della rivista
- numerazione delle pagine dell’articolo
ovviamente si possono ipotizzare altre tipologie di pubblicazioni, e.g. un capitolo di un libro, una poesia, una traduzione, una
seconda edizione di un libro, un articolo di giornale, un articolo in una enciclopedia, ecc. ecc.
Esempio:
Tipologia I: dati bibliografici di un LIBRO
- nome dell’autore
George Eliot
- titolo dell’opera
The Mill on the Floss
- luogo di pubblicazione
Harmondsworth
- anno di pubblicazione
1989
- casa editrice
Penguin
Possiamo archiviare queste informazioni bibliografiche in un database.
Costruire un database - Procedura iniziale (parte A):
A.1 Apriamo ACCESS
A.1 Apriamo ACCESS
A.2 Creiamo un nuovo
database
A.1 Apriamo ACCESS
A.2 Creiamo un nuovo
database
A.3 Diamo un nome al
database
(si può usare il nome
suggerito dal
programma)
A.1 Apriamo ACCESS
A.2 Creiamo un nuovo
database
A.3 Diamo un nome al
database
(si può usare il nome
suggerito dal
programma)
A.4 Creiamo una tabella
A.4.1 definire i campi (fields) della
tabella
A.4.2 per non dover scrivere per
esteso i nomi dei campi, usiamo
abbreviazioni, per esempio:
- nome dell’autore
- titolo dell’opera
- luogo di pubblicazione
- anno di pubblicazione
- casa editrice
AU
TI
LP
AN
CE
ovviamente, qualsiasi abbreviazione va bene
A.4.3 anche se usiamo informazioni
numeriche, tutti i campi vengono
comunque definiti di tipo TESTO
A.4.4 per il campo TI (titolo) non
basta la dimensione default del
campo (50) e inseriamo il valore
massimo: 255
A.4.5 una volta definiti i campi,
salviamo la tabella
A.4.6 accettiamo il nome
suggerito dal programma
A.4.7 per il nostro database non
serve una chiave primaria; perciò
rispondiamo NO alla domanda
A.4.8 chiudiamo la tabella
A.5 inserimento dei dati
A.5.1 apriamo la tabella da noi
definita (tabella1)
A.5.2 inseriamo due “records”
un record è l’insieme dei campi compilati di una
pubblicazione (una riga)
per esempio:
A.5.3 salviamo
A.5.4 chiudiamo
A.6 creazione di una maschera
A.6.1 cliccando su MASCHERA
possiamo creare una schermata
basata sulla nostra tabella
A.6.2 per creare la maschera
usiamo LA PROCEDURA
GUIDATA
A.6.3
selezioniamo tutti
i campi
A.6.4 clicchiamo
AVANTI
A.6.5 in questa schermata
scegliamo GIUSTIFICATO,
poi clicchiamo AVANTI
A.6.6 in questa schermata la
scelta è a piacere (evitiamo,
però, lo stile
INTERNAZIONALE perché il
suo font è poco leggibile), poi
AVANTI
A.6.7 l’ultima schermata della
procedura guidata ci chiede
di salvare la maschera;
accettiamo il nome suggerito
dal programma
A.6.8 chiudiamo cliccando
FINE
A.7 sistemazione della
maschera
A.7.1 allarghiamo la finestra,
trascinando con il tasto
sinistro del mouse,
oppure,
A.7.2 ingrandendo la
finestra a tutto schermo
A.7.3 con il tasto VISUALLIZZA
possiamo alternare tra:
(a) la schermata per l’inserimento
dei dati
e
(b) la schermata della struttura
della maschera
attenzione, per qualche motivo oscuro, la
Microsoft ha scelto di fare l’icona
VISUALLIZZA in modalità STRUTTURA
identica all’icona del menu principale
A.7.4 in modalità struttura
possiamo riorganizzare a piacere
la nostra maschera
A.7.4.1 per allargare la maschera,
trascinare con il tasto sinistro del
mouse il lato SUPERIORE della
barra orizzontale
A.7.4.2 cliccando su un campo
possiamo spostarlo
A.7.4.3 per creare un aspetto più
gradevole possiamo inoltre
cambiare colore, font,
dimensione, o aggiungere testo;
per vedere il risultato finale si
clicca di nuovo su VISUALLIZZA
A.7.5 con i
tasti in fondo
della
maschera
possiamo
esplorare i
nostri
records
A.7.6 oppure
aggiungerne
nuovi
non dimentichiamo di salvare il nostro lavoro prima di uscire
dal programma!
Parte B
B.1 Una bibliografia deve seguire le indicazioni fornite dalle norme redazionali (style
sheet). In questa parte del corso scegliamo uno style sheet e scriviamo una
stringa (espressione) di istruzioni per il nostro database per produrre il formato
prescritto da questo particolare style sheet.
La MHRA (Modern Humanities Research Association), per esempio, consiglia per
pubblicazioni in inglese non scientifico il seguente formato per
a. un libro:
Eliot, George, The Mill on the Floss (Penguin: Harmondsworth, 1989)
b. un articolo:
Cannon, W. Faye, “Radical Actualism, and Theory”, The British Journal for the
History of Science, 9 (1976), pp.104-120
Il formato consiste qui (1) in un ordine fisso delle informazioni dei vari campi:
libro: autore-titolo-casa editrice-luogo di pubblicazione-anno di pubblicazione
articolo: autore-titolo-nome della rivista-volume-anno-pagine
e (2) in un layout applicato: virgole, virgolette, corsivi, parentesi ecc.
ovviamente, alla nostra procedura può essere applicato qualsiasi style sheet in qualsiasi lingua; la scelta qui di MHRA è per
puro scopo illustrativo
B.2 cominciamo con il formato MHRA di un libro
B.2.1 per scrivere una stringa (espressione) che va ad agire sul contenuto del nostro
database, MS Access mette a disposizione dell’utente una serie di operatori. Gli
operatori più importanti per il nostro progetto sono:
=
- visualizza
“testo”
- testo da visualizzare viene immesso tra virgolette
&
- aggiunge componenti nella stringa
[nome campo]
- il valore (o contenuto) di un campo viene immesso tra parentesi quadre
IIf(a;b;c)
- una condizione: “se a è vero, allora visualizzare b, altrimenti visualizzare
c”. Una condizione (IIf) segue la sintassi di parentesi e punti e virgola qui
indicati
>
- maggiore di
>=
- maggiore o uguale a
attenzione: l’operatore che introduce una condizione si scrive IIf. Non è chiaro perché Microsoft abbia scelto questa
abbreviazione, e non un semplice If.
B.2.2 torniamo al nostro esempio di in libro in MHRA:
Eliot, George, The Mill on the Floss (Penguin: Harmondsworth, 1989)
Usando le abbreviazioni che abbiamo usato nella prima parte del corso, questo
formato può adesso essere trascritto come segue:
[AU]&[TI]&[CE]&[LP]&[AN]
B.2.3 questa stringa riproduce però soltanto l’ordine dei campi, e il risultato
sarebbe così:
Eliot, GeorgeThe Mill on the FlossPenguinHarmondsworth1989
B.2.4 in questa sequenza manca la “punteggiatura.” Siccome elementi di
“punteggiatura” sono puro testo (che perciò va tra virgolette) per il database,
possiamo emendare la nostra stringa così:
[AU]& , &[TI]& ( & [CE]& : &[LP]& , &[AN]& )
Questa stringa si legge così: prendi il contenuto del campo AU, aggiungi una
virgola e uno spazio, poi aggiungi TI seguito da uno spazio e la parentesi di
apertura, poi aggiungi CE seguito da due punti e uno spazio; poi LP, una virgola
e spazio, AN, parentesi di chiusura.
attenzione: anche uno spazio (vuoto) per il programma è testo! Perciò viene immesso tra virgolette.
B.2.4 il risultato della nostra stringa adesso è così:
Eliot, George, The Mill on the Floss (Penguin: Harmondsworth, 1989)
B.2.5 Mancano ancora i corsivi del titolo. Purtroppo MS Access non gestisce attributi
dei font. Perciò dobbiamo prevedere un simbolo che demarchi i corsivi, e che possa
essere riconoscuto in MS Word come indicazione di tali corsivi. Come simbolo
possiamo usare un asterisco (*). Access deve gestire tale asterisco come testo, e
perciò va immesso tra virgolette. Il nostro titolo nella stringa appare così:
* &[TI]& *
B.2.6 Tutto la stringa è adesso:
[AU]& , & * &[TI]& * & ( & [CE]& : &[LP]& , &[AN]& )
Oppure, in modo più elegante, combinando elementi di testo:
[AU]& , * &[TI]& * ( & [CE]& : &[LP]& , &[AN]& )
B.2.7 Il risultato finale è:
Eliot, George, *The Mill on the Floss* (Penguin: Harmondsworth, 1989)
In una fase successiva possiamo dare l’istruzione in MS Word di riconscere testo tra
asterischi come testo in corsivo.
B.3 Torniamo al nostro database per applicare la stringa
B.3.1 creiamo come indicato nella parte A un database che contiene tutti i campi
necessari per libri e articoli. Perciò servono i seguenti campi:
Libro:
articolo:
a. AU - autore
a. AU - autore
b. TI - titolo
b. TI - titolo
c. LP - luogo di pubb.
c.
d. CE – casa editrice
d. -
e. AN - anno
e. AN – anno
-
f. RI – nome rivista
g. VOL – volume
h. PP - pagine
B.3.2 Dove le due tipologie (libro - articolo) hanno informazioni in comune, essi
possono (devono) condividere campi. Perciò non occorre creare un campo AU per
libri, e un campo AU per articoli: basta un solo campo AU.
libro:
articolo:
a. AU - autore
a. AU - autore
b. TI - titolo
b. TI - titolo
c. LP - luogo di pubb.
c.
d. CE – casa editrice
d. -
e. AN - anno
e. AN – anno
-
f. RI – nome rivista
g. VOL – volume
h. PP - pagine
B.3.3 Perciò i campi da creare sono soltanto: AU, TI, LP, CE, AN, RI, VO, PP
B.3.4 La nostra maschera assume adesso il seguente aspetto:
B.3.5 Inseriamo adesso le informazioni bibliografiche di un libro e di un articolo,
per esempio:
Eliot, George, The Mill on the Floss (Penguin: Harmondsworth, 1989)
Cannon, W. Faye, “Radical Actualism, and Theory”, The British Journal for the History of
Science, 9 (1976), pp.104-120
B.3.6 Per il libro non vengono compilati i campi RI, VOL, e PP, per l’articolo non
vengono compilati i campi LP e CE.
B.4 in modalità STRUTTURA (vedi A.7.3) possiamo adesso aggiungere un campo
per la nostra stringa.
B.4.1 Dalla barra degli strumenti clicchiamo l’icona “quadro testo”:
Attenzione, la barra strumenti
può trovarsi in diversi posizioni
dello schermo
oppure, se è
assente del tutto,
può essere
chiamata nel menu
VISUALIZZA, poi
barra strumenti
B.4.2 Attraverso l’icona
possiamo tracciare un nuovo quadro nella nostra
maschera e inserire la nostra stringa, che va preceduta dall’opertore =.
Se viene visualizzato un messaggio di errore, vuol dire che abbiamo commesso un errore di compilazione.
Conviene compilare la stringa gradualmente, e verificare se viene visualizzata correttamente in modo
“inserimento dei dati“ (vedi A.7.3). Per esempio: prima proviamo =[AU], poi =[AU]&”, *“, poi =[AU]&”, *” &[TI] ecc.
ecc.
B.4.3 la maschera è adesso così, con il formato MHRA corretto per il nostro
libro:
B.4.4 logicamente, però, per il nostro articolo (record 2), la stringa non può
produrre il risultato desiderato:
B.5 per scrivere una stringa che produca sia il formato giusto per un libro che per
un articolo, dobbiamo inserire un operatore che consente di distinguere tra le due
tipologie.
B.5.1 l’operatore IIf può svolgere questo compito. Ricordiamo prima di tutto la
sintassi:
IIf(a;b;c)
-
se condizione a è vera (valida), allora fare b, se no, c
B.5.2 visto che per il libro e l’articolo non vengono compilati gli stessi campi,
possiamo scrivere una condizione che differenzia le due tipologie, per esempio:
se il campo [RI] è stato compilato, allora si tratta di una rivista, altrimenti si tratta
di un libro
tradotto in stringa:
IIf([RI]> ;rivista;libro)
– i.e. se il campo [RI] è maggiore di niente, allora si tratta di una rivista, altrimenti
si tratta di un libro
B.5.3 la stringa per il libro l’abbiamo già scritta, e possiamo inserire:
IIf([RI]> ;rivista; [AU]& , * &[TI]& * ( & [CE]& : &[LP]& , &[AN]& ) )
B.5.4 secondo la procedura B.2 possiamo scrivere anche una stringa per un
articolo. Usiamo di nuovo l’asterisco per indicare i corsivi, e un altro segno (per
esempio §) per le virgolette del titolo dell’articolo.
Cannon, W. Faye, “Radical Actualism, and Theory”, The British Journal for the
History of Science, 9 (1976), pp.104-120
[AU]& , § &[TI]& §, * &[RI]& *, &[VOL]& ( &[AN]& ), pp. &[PP]
Visto che le virgolette costituiscono un operatore all’interno del programma, non possiamo scriverle come testo.
B.5.5 prima di inserire la stringa per l’articolo nella condizione IIf, conviene
provarla da sola nella maschera. Non dimenticare di aggiungere = alla stringa:
B.5.6 il risultato per l’articolo in modilatà inserimento dati è corretto; ovviamente,
adesso non funziona più per il libro:
B.5.7 l’uso della stringa con IIf, però, visualizza correttamente entrambe le
tipologie:
=IIf([RI]>="";[AU] & ", §" & [TI] & "§, *" & [RI] & "*, " & [VOL] & " (" & [AN] & "), pp. "
& [PP];[AU] & ", *" & [TI] & "* (" & [CE] & ": " & [LP] & ", " & [AN] & ")")
Parte C
C.1 L’ultimo passo della procedura è convertire le voci bibliografiche, che abbiamo
creato attraverso una stringa, in una bibliografia formato TESTO in MS Word.
C.1.1 per completare la procedura inseriamo prima altre due pubblicazioni nel
nostro database:
Lenz, Siegfried, *Der Mann im Strom* (Deutscher Taschenbuch Verlag:
München, 1963)
Talleyrand, Charles Maurice de, *Essai sur les avantages à retirer de colonies
nouvelles dans les circonstances présentes* (Institut National: Paris, 1797)
C.1.2 possiamo ESPORTARE il nostro database in Ms Word
attraverso il menu STRUMENTI, opzione COLLEGAMENTO OFFICE:
C.1.2 questo comando crea un documento RTF con i nostri dati in una tabella:
C.1.3 cancelliamo adesso tutte le colonne tranne quella creata dalla nostra stringa:
NB. Selezionare e poi cancellare tutta la colonna, non soltanto il suo contenuto!
attenzione: è possibile che le colonne siano poco (o non) visibili perché sovrapposte o fuori schermata.
per non dover cancellare le colonne, avremmo potuto (prima di applicare le istruzioni della parte C) creare nel nostro
database una seconda maschera con soltanto la finestra contenente la nostra stringa, e poi esportarla in Word.
C.1.4 a questo punto possiamo convertire la nostra tabella (o quello che ne è
rimasto) in TESTO (1.); usiamo le impostazioni default che il programma ci
suggerisce (2.).
1.
2.
C.1.5 Ecco la nostra pagina con la bibliografia.
C.2 La procedura finale
C.2.1 prima di tutto eliminiamo il label del nostro vecchio quadro con la stringa: nel
nostro esempio text16
C.2.2 poi mettiamo le voci della bibligrafia in ordine alfabetico:
C.2.3 adesso bisogna convertire il carattere § in virgolette con CERCA E
SOSTITUISCI:
C.2.4 per convertire il testo tra
asterischi dobbiamo applicare il
seguente macro:
procedura:
nel menu STRUMENTI creiamo un
NUOVO MACRO (vuoto), poi in
EDIT MACRO sostituiamo il testo del
macro (copia + incolla) con il testo
qui accanto
il macro applica questa sequenza di comandi al testo:
trova asterisco; chiudi finestra; invio; trova asterisco; invio;
cursore sinistra; seleziona paragrafo; corsivi; cursore
destra; cancella; seleziona paragrafo; cursore sinistra;
backspace
Sub italicizer()
'
' italicizer Macro
' Macro recorded 24/03/2006 by Klaver
'
Selection.Find.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = "*"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute
Selection.TypeParagraph
Selection.Find.ClearFormatting
With Selection.Find
.Text = "*"
.Replacement.Text = ""
.Forward = True
.Wrap = wdFindContinue
.Format = False
.MatchCase = False
.MatchWholeWord = False
.MatchWildcards = False
.MatchSoundsLike = False
.MatchAllWordForms = False
End With
Selection.Find.Execute
Selection.TypeParagraph
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
Selection.MoveUp Unit:=wdParagraph, Count:=1, Extend:=wdExtend
Selection.Font.Italic = wdToggle
Selection.MoveRight Unit:=wdCharacter, Count:=1
Selection.Delete Unit:=wdCharacter, Count:=1
Selection.MoveUp Unit:=wdParagraph, Count:=1, Extend:=wdExtend
Selection.MoveLeft Unit:=wdCharacter, Count:=1
Selection.TypeBackspace
End Sub
il tasto assegnato al nostro macro è Alt + R, che viene premuto per ogni voce della bibligrafia
il macro può essere scaricato da internet all’indirizzo: http://www.uniurb.it/lingue/matdid/klaver/2005-06/macro.txt
C.2.5 il risultato finale:
C.2.6 con un rientro miglioriamo l’aspetto della bibliografia:
Fine
© 2006 J.M. Ivo Klaver