Il comunicato stampa - Comune di Campagnano di Roma

La comunicazione esterna
4.3.2 Il comunicato stampa
Inviare un
comunicato
stampa solo
quando si ha
qualcosa di
davvero
importante da
dire
Le cinque
regole d'oro
per la
redazione di un
comunicato
stampa:
evidenziare
l'elemento
chiave,
eliminare i toni
enfatici, essere
brevi,
contattare i
giusti
interlocutori,
controllare
l'effettiva
ricezione del
messaggio
Il comunicato stampa è un mezzo con cui un’impresa, un ente o un’istituzione
comunica con l’esterno. Il suo scopo è descrivere un fatto in forma di notizia,
diffondere un commento, fornire una risposta o una rettifica dei membri
dell’istituzione, annunciare un progetto o un’iniziativa.
Sarà bene non inflazionare il ricorso a questo strumento di comunicazione,
sommergendo agenzie di stampa e testate giornalistiche con un mare di carta che
potrebbe essere letta distrattamente e poi archiviata o addirittura cestinata. La regola
da tenere sempre a mente è: inviare un comunicato stampa solo quando si ha
qualcosa di davvero importante da dire. Un uso misurato del comunicato è un fattore
positivo di immagine e facilita una adeguata valorizzazione del messaggio.
In calce al comunicato sarà bene utilizzare la formula “per eventuali informazioni
rivolgersi a…”, riportando nome, numero di telefono, fax ed e-mail dell’operatore
dell’Ufficio stampa.
Salvo casi eccezionali, il comunicato va trasmesso durante le ore mattutine, e
comunque non oltre le prime ore del pomeriggio.
Cinque regole d'oro guidano alla redazione di un comunicato stampa:
• evidenziare l’elemento-chiave della notizia, la novità, ciò che può apparire
giornalisticamente rilevante. A volte, un titolo sintetico ma significativo vale più di
mille parole. Altro elemento strategico è l’attacco del comunicato: semplice e
diretto, dovrà subito evidenziare il senso della notizia e, quando è possibile,
dovrà esser redatto seguendo le classiche “5 W”: who, what, when, where, why.
Occorre ricordare che un comunicato, pur senza essere un articolo, deve avere
un taglio giornalistico e usare con parsimonia aggettivi e avverbi;
• al bando il “politichese”, il “burocratese” e le gergalizzazioni: tono incisivo e
diretto, frasi brevi e lineari, sono elementi necessari per rendere appetibile anche
il più tecnico degli argomenti. Assolutamente da eliminare i toni enfatici,
pubblicitari o da propaganda. Inoltre, per problemi di tempo, potrebbe accadere
che siano trascritti stralci interi del comunicato: a maggiore ragione occorre
confezionare un prodotto giornalistico “pronto per l’uso”;
• “bello è breve”, si potrebbe sintetizzare. E anche il nostro comunicato dovrà
rispondere a questo essenziale requisito. Non più lungo di una pagina, potrà
essere comunque arricchito da una scheda di approfondimento o da materiale
esplicativo. In ogni caso, mai inviare un comunicato stampa che utilizzi chili di
carta! L’Ufficio stampa dovrà comunque aver già preparato ulteriori informazioni
da fornire a quanti vogliano approfondire l’argomento. A livello puramente
grafico, poi, sarà bene suddividere il comunicato in paragrafi da quattro-cinque
righe, in modo da alleggerire il testo e renderne più agile la lettura;
• il comunicato deve essere indirizzato al giornalista che si occupa stabilmente del
settore coinvolto nel tema. Ciascun comunicato va indirizzato su target mirati di
giornalisti. Ma nel caso in cui si tratti di notizie che superino l’ordinaria
amministrazione, sarà necessario renderlo noto anche al capo-servizio ed
eventualmente al capo-redattore. In ogni caso, è bene predisporre una mailing
list di testate a cui il comunicato sarà inviato;
• l’invio del comunicato continua ad avvenire via fax, ma per adeguarsi alla
rivoluzione tecnologica che ha investito i mass media, sarà bene incominciare a
integrare con un comunicato inviato via e-mail. Non basta: è indispensabile un
“recall” telefonico ai giornalisti per assicurarsi di una esatta ricezione ed
eventualmente caldeggiare una pubblicazione.
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La comunicazione esterna
Come non scrivere un comunicato stampa: esaminiamo il testo di un comunicato,
emesso da “Regione XY, Assessorato all’Agricoltura, Foreste, Caccia e Pesca”.
Innanzitutto da notare che il comunicato è privo di titolo.
“In data xyz, Presso la sede regionale si è svolto il programmato incontro tra
Regione XY, Abi, istituti di credito per definire le operazioni di consolidamento dei
crediti bancari. In particolare è stata organicamente affrontata l’intera problematica
del credito agrario e in specie quella relativa alle prossime scadenze rateali dei
mutui contratti degli operatori agricoli ai sensi delle leggi 286/89 e 31/91. In
proposito l’Assessore all’Agricoltura, Mario Rossi, ha proposto, a modifica delle
consuete procedure, la messa a disposizione degli istituti bancari delle risorse
finanziarie accreditate dalla Stato per le finalità delle predette normative. La
proposta ha trovato vivo interesse e qualificazione di positivo segno di cambiamento
da parte dei rappresentanti bancari che si sono impegnati a sottoporla all’attenzione
dei rispettivi consigli di amministrazione…
Conseguentemente il Vice Presidente regionale e Assessore al Bilancio, Paolo
Bianchi, e l’Assessore all’Agricoltura, Mario Rossi, si sono impegnati a riferire al
Consiglio Regionale e proporre l’adozione dello specifico provvedimento”.
Questo testo fa emergere in maniera lampante come non deve essere scritto un
comunicato, sia sul piano dei contenuti che su quello del linguaggio (vi è oltretutto
un’evidente carenza di notizie-base). Ecco un piccolo suggerimento su come
potrebbe essere riscritto, in modo da dotarlo di efficacia e contenuti:
“REGIONE XY: SOSTEGNO FINANZIARIO DELLO STATO AGLI AGRICOLTORI
Una boccata d’ossigeno per le imprese agricole. Si va a passi spediti verso una
facilitazione dell’accesso al credito: le risorse dello Stato verranno infatti messe a
disposizione delle banche. La decisione è stata presa in una riunione…”
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