articolo - officelayout - settembre 2013

doc. Steelcase
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
LA VIDEOCOMUNICAZIONE
E I RIFLESSI SUL PROGETTO
Le tecnologie di videocomunicazione hanno raggiunto elevati livelli di affidabilità e immediatezza
nella comunicazione a distanza, ma per esprimere appieno il loro potenziale richiedono un ripensamento dei modelli
organizzativi e spazi correttamente progettati
di Paola Cecco
46
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
Affari e progetti avviati con contatti telefonici o invio di mail,
richiedono nelle fasi decisive incontri “vis a vis” con i propri partner, clienti o con i colleghi dislocati in altre sedi. La comunicazione
interpersonale rappresenta infatti il mezzo più efficace per il raggiungimento degli obiettivi: il tono della voce, l’espressione del
viso, la gestualità e in genere il linguaggio del corpo facilitano
la comprensione e l’intesa permettendo di costruire relazioni
d’affari più durature.
Nonostante l’indubbia efficacia della comunicazione interpersonale per il business, negli ultimi anni alcuni nodi critici hanno
messo in discussione questo modus operandi. Fra questi le politiche di taglio dei costi e la crescente attenzione all’impatto delle
attività sull’ambiente che hanno portato le aziende a limitare
fortemente trasferte e incontri di lavoro.
Come conciliare queste policy con l’esigenza di aprirsi a nuovi canali
di comunicazione ritenuti vitali per la competitività delle aziende?
La risposta viene offerte dalle tecnologie di videocomunicazione
che hanno raggiunto elevati livelli qualitativi, affidabilità e immediatezza nella comunicazione a distanza. Connettività IP network,
alta definizione audio/video, interfacce grafiche user friendly, interoperabilità tra diversi apparati e possibilità di interazione con device
personali hanno permesso di superare i limiti iniziali di queste tecnologie, aprendo la strada a nuovi ambiti applicativi.
A fronte però di una tecnologia ormai matura, nelle aziende c’è
ancora una forte diffidenza nei confronti delle modalità di comunicazione a distanza che, per esprimere appieno tutto il loro potenziale, richiedono un ripensamento dei modelli organizzativi e
spazi correttamente progettati.
I FATTORI EVOLUTIVI DELLA VIDEOCOMUNICAZIONE
È la tecnologia a guidare il cambiamento in ufficio o, viceversa, sono
i processi aziendali a orientare lo sviluppo tecnologico?
Già trent’anni fa, nel libro “Project Management for Executive”, Harold Kerzner scriveva: L’organizzazione insegue con sensibile ritardo
i cambiamenti tecnologici e ambientali introdotti e più lento ancora si
rivela il processo di adeguamento delle persone alla nuova realtà tecnico-organizzativa.
È stato così in passato, ogni volta che la tecnologia rendeva disponibili nuovi strumenti a suppor to dell’organizzazione
aziendale, ed è così oggi con le tecnologie di videocomunicazione
e telepresence che trovano applicazione unicamente in ambienti
dedicati al board aziendale e in rari casi sono rese disponibili
ad altre funzioni.
“La tecnologia è un passo avanti rispetto alle modalità lavorative,
ma fatica a offrire spunti al cambiamento perché ancora poco conosciuta – afferma Luciano Zoccoli, managing director di Ayno Videoconferenze –. In questa fase pioneristica molte realtà non sono adeguatamente informate sulle possibilità offerte dalle tecnologie, spesso
ci scontriamo con valutazioni errate dei sistemi di videoconferenza,
conseguenti a esperienze in ambienti poco funzionali, tecnologie
non all’altezza delle prestazioni richieste, connettività di rete inadeguata, ecc. che possono compromettere l’esito dell’incontro. C’è
il timore di non riuscire a interagire con i propri interlocutori con
la stessa naturalezza ed efficacia che si ha durante un colloquio
interpersonale. Un timore del tutto infondato, soprattutto a seguito
dell’introduzione della telepresence e dell’high definition con le quali
si possono creare ambienti in cui tenere ‘riunioni virtuali’ che non
hanno nulla da invidiare a quelle reali.
Quando interfacciamo le aziende abbiamo a che fare con una mol-
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
Presentato da Steelcase all’ultima edizione di Neocon, il sistema V.I.A. (Vertical Intelligent
Architecture) è stato progettato e pensato per definire gli spazi della comunicazione. Una parete
modulare che non solo divide gli spazi garantendo la giusta privacy acustica, ma migliora
l'interazione e la collaborazione ospitando tecnologie di videocomunicazione, whiteboard,
videoproiettori, illuminazione a Led, ecc.
Progettato da Steelcase Design Studio in collaborazione con Claudio Bellini
47
LA VIDEOCOMUNICAZIONE E I RIFLESSI SUL PROGETTO
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
La società spagnola Arthur Holm è specializzata nella produzione di monitor integrabili in arredi
per sale di riunioni, conferenze, auditori e per applicazioni retail. Un portafoglio prodotti che
comprende un gamma differenziata di monitor (a scomparsa, pieghevoli, girevoli, a singola e
doppia faccia e a parete) chioschi multimediali, totem e microfoni retrattili motorizzati a “collo
d’oca”. Distribuita in Italia da Kennell Digital.
Per la sala polifunzionale della Banca D’alba (nelle foto), la società Cesare Bella Arredamenti di
Alba ha realizzato il tavolo che integra 24 monitor 17” nel formato 4:3. La sala è adibita a
molteplici esigenze – riunioni di rappresentanza, presentazioni, corsi interni – ma allo stesso
tempo sempre pronta e allestita per consigli di amministrazione e videoconferenze senza dover
installare e cablare varie apparecchiature per ogni esigenza. Con un sistema di controllo e un
pannello touch programmabile, si è semplificato l’uso di tutte le apparecchiature da parte
dell’utente senza necessità di interventi di tecnici specializzati.
Progetto curato dal system integrator Web Service
48
teplicità di soggetti: il technology buyer che acquista dispositivi e connettività, il progettista che si occupa dell’architettura di sala, il facility
manager che gestisce gli spazi e il responsabile organizzazione che
governa le regole aziendali dalle quali dipenderà l’utilizzo della sala.
Una catena dove ogni scelta è legata alle altre da un rapporto di causa/effetto. L’anello più importante della catena è colui che decide il
livello di collaborazione, che guida la regola aziendale e i processi che
interessano queste tecnologie, perché solo inducendo a un uso intensivo di questi ambienti si può trascendere dal fattore prezzo”.
“Le aziende sono in linea di massima aggiornate sulle tecnologie
utilizzabili, ma non hanno ben chiaro quali sono le possibilità applicative – spiega Stefano Durante, amministratore delegato di Durante –. Come system integrator approcciamo il progetto a partire
dal tipo di utilizzo previsto per la meeting room, cerchiamo di capire
l’esatta funzione della sala, la dotazione richiesta, il numero dei partecipanti mediamente presenti, ecc. Stabilita l’esigenza del cliente
cerchiamo di interpretarla al meglio fornendo una soluzione tecnologica integrata: a livello hardware, con l’assemblaggio custom
di dispositivi, chip, schede e sensori; a livello software con la personalizzazione dei firmware di tutti i device controllati dal
sistema domotico; e a livello di progetto lavorando a stretto contatto
con gli architetti più innovativi e fornendo soluzioni senza compromessi tra bellezza, ergonomia ed efficienza; soluzioni dove la
tecnologia scompare nel design e viene richiamata con la sola naturalezza della voce e dei gesti. La sfida per il futuro sarà quella
di coniugare la cultura del progetto integrato tra design e sapere
tecnologico, che oggi corrono su binari paralleli.
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
L’offerta di soluzioni evolute porta quindi ad approcciare il mercato
in modo diverso e se prima si raccontavano i prodotti, oggi si parte
dal problema del cliente per valutare il vantaggio tangibile e il ritorno
dell’investimento. Inoltre l’avvento del cloud è e sarà sempre di più
un leap determinante sia a livello di sviluppo che a livello commerciale. Già oggi Durante offre soluzioni avanzate basate sul cloud.
Il cliente grazie alla “nuvola” ha una scelta che prima non aveva:
acquistare le infrastrutture tecnologiche per una determinata soluzione oppure avvalersi di infrastrutture condivise, evitando grossi
investimenti e pagando unicamente un servizio”.
I RIFLESSI DELLA VIDEOCOMUNICAZIONE
SUL PROGETTO DELLO SPAZIO
Sarebbe riduttivo guardare agli spazi dedicati alla videocomunicazione come un’isola tecnologica che vive in modo indipendente,
in quanto l’efficacia di questi ambienti dipende in larga parte dal
contesto lavorativo in cui sono inseriti.
“Con il concetto di smart working lo spazio ufficio si apre a nuove
modalità di comunicazione che implicano la possibilità di poter interagire con le persone indipendentemente dalla location fisica –
puntualizza Andrea Recupero, Milan solution center manager di Polycom –. Grazie alle soluzioni di comunicazione a distanza è possibile
collegarsi con le sedi nel mondo con benefici derivanti dalla semplificazione e sviluppo delle relazioni tra i dipendenti all’interno dell’azienda o, in un’ottica B2B, tra l’azienda e i propri partner. Ma la
tecnologia da sola non basta, è fondamentale che il progetto degli
spazi preveda ambienti specializzati che rendono disponibile la fruizione delle tecnologie di videocomunicazione e collaboration a
tutta l’azienda, con una valenza diffusa da cui può trarre vantaggio
ogni reparto aziendale: le vendite possono beneficiare di una riduzione del sales cycle, il marketing può sviluppare più velocemente
contenuti e strategie, le risorse umane possono svolgere attività
di recruiting e corsi di formazione gestiti in contemporanea su sedi
diverse… tutto con un notevole risparmio dei costi operativi.
Va sottolineato che i sistemi di videoconference e telepresence,
essendo interoperabili con un’ampia gamma di dispositivi e applicazioni aziendali, mobili e di social networking, permettono di coinvolgere qualsiasi tipo di partecipante. Non devono quindi essere
visti come una realtà indipendente, ma soluzioni totalmente integrabili nel contesto aziendale a beneficio di tutte le funzioni”.
Anche Stefano Durante conferma come l’interoperabilità rappresenti un’importante svolta anche nella comunicazione personale:
“è possibile far incontrare persone sia mettendo in collegamento
sale fisiche, sia attraverso device personali. Personal computer, tablet
e in genere tutti i sistemi di personal telepresence hanno la possibilità, tramite specifici applicativi, di collegarsi in videoconferenza
e scambiare documenti e immagini con qualsiasi sistema da sala,
anche i più complessi. La collaboration travalica così i confini fisici
della sala meeting per approdare alla sfera della persona.
Non solo, con il progetto ActualFuture abbiamo pensato all’ufficio
del futuro dove le tecnologie di collaborazione unite a sistemi di
riconoscimento biometrico e sistemi di controllo vocali e gestuali,
rendono la meeting room totalmente intuitiva e incredibilmente
più efficace. L’obiettivo non è pertanto l’effetto ‘wow’ fine a se stesso,
che comunque è evidente vista l’innovazione delle nostre so-
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
ActualFuture è una ricerca promossa da Durante con importanti partner tecnologici.
Un progetto che integra tecnologie e devices futuribili già applicati a soluzioni reali e
funzionanti. Un modello che dà corpo all’ufficio del futuro dove la collaboration diventa più
intuitiva ed efficace perché ampliata da sistemi di proiezione olografica, realtà aumentata,
controlli vocali per la configurazione della domotica e delle chiamate video, scanner biometrici
per il riconoscimento facciale, controlli di gestione touchless
49
LA VIDEOCOMUNICAZIONE E I RIFLESSI SUL PROGETTO
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
luzioni, ma un effettivo aumento dell’efficacia dei meeting e una
drastica riduzione del tempo necessario per imparare a usare
la soluzione tecnologica”.
LA SALA NON È UGUALE PER TUTTE LE FUNZIONI
Condividere e lavorare sui documenti digitali in diversi formati, distribuire ai partecipanti i
contenuti della riunione in formato PDF o JPG, interagire con i file visualizzati modificandoli
in tempo reale sono alcune delle funzioni dei display interattivi di ultima generazione che
cambiano radicalmente le loro funzionalità trasformandosi in lavagne interattive che, come
un tablet, permettono di prendere appunti, disegnare sullo schermo e condividere
informazioni. Nelle foto alcuni prodotti Panasonic Divisione Visual System Solution che
propone un portfolio completo di soluzioni per il mercato dei display e videoproiettori
interattivi
50
Le tecnologie per la comunicazione a distanza possono essere raggruppate in tre macro aree: la videoconferenza personale, la videoconferenza da sala e la telepresence.Tre piattaforme tecnologiche diverse che richiedono spazi adeguati a livello dimensionale
e correttamente progettati.
I sistemi di videoconferenza personale, disponibili su pc, mobile device o soluzioni professionali all-in-one, non necessitano di spazi
attrezzati. Più complessi invece i sistemi di videoconferenza da sala
e di telepresence, nei quali apparati e caratteristiche architettoniche
e ambientali sono componenti inscindibili del progetto.
“Il concept dello spazio è strettamente legato al tipo di uso
previsto – chiarisce Zoccoli – le possibilità vanno da ambienti videoconferenza multipurpose a spazi dedicati con funzioni di boardroom,
collaboration room, education room sino alle sale di telepresence nelle
quali contatto visivo e coinvolgimento emotivo sono resi ai massimi
livelli.È fondamentale capire il livello di interazione che si vuole ottenere.
Con i sistemi di video comunicazione resi disponibili su personal computer o tablet si vive un’esperienza completamente diversa da quella
che può offrire una sala di videoconferenza o di telepresenza dove
si può stare in riunione, discutere e condividere documenti anche per
molte ore senza accusare alcun affaticamento.
Generalmente la sala di videoconferenza è strutturata per consentirne
un utilizzo anche per riunioni tradizionali.In questi ambienti sono previsti
due monitor – uno per la trasmissione dell’immagine, l’altro per
la visualizzazione dei documenti – disposti in modo da consentire
ai partecipanti una corretta visione di entrambi, e una telecamera
in prossimità dei monitor per garantire inquadrature di tutti i partecipanti ed evitare distrazioni. Quando la funzione è di condividere
idee e progetti tra gruppi di lavoro dislocati in sedi diverse, Collaboration Room, occorre prevedere anche telecamere a soffitto che inquadrano il piano di lavoro. Per la formazione vengono invece allestite
sale bifrontali con arredi e periferiche audio e video disposti in modo
da consentire l’interazione tra pubblico e speaker.
L’ambiente più evoluto è quello di telepresence, una sala fortemente specializzata con uno o più monitor che trasmettono
immagini nitidissime a dimensioni naturale. Pur trattandosi di ambienti che possono dialogare con qualunque altro sistema video,
l’effetto di presenza reale si ottiene collegandosi con sale analoghe,
che in modo speculare ripropongono il medesimo layout. In questi
ambienti le immagini a grandezza naturale, la resa video ad alta
definizione, i sistemi audio multi direzionali danno la sensazione di
essere nello stesso ambiente e allo stesso tavolo con interlocutori
a distanza”.
Altrettanta attenzione necessita la predisposizione impiantistica. In sale
videoconferenza dove vi è la necessità di condividere documenti occorre prevedere un doppio collegamento video, per evitare di concentrare su un unico monitor le riprese video e i contenuti.
Gli ingressi audio per la microfonia e i collegamenti video per le telecamere vanno valutati in funzione del numero dei partecipanti mediamente presenti agli incontri e della morfologia della sala. Per la gestione delle telecamere può essere previsto un apparato di regia che,
mediante il riconoscimento vocale e facciale, orienta automaticamente
i dispositivi di ripresa impostando lo zoom alle proporzioni ottimali.
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
Per la sede vigevanese di Assomac, l’associazione che rappresenta i costruttori italiani di macchine per la calzatura, Ayno videoconferenze ha progettato e realizzato l’auditorium e la sala
consiglio ponendo particolare attenzione all’allestimento degli apparati audio/video integrati con il layout e l’arredo.
L’auditorium è concepito per soddisfare una duplice esigenza: eventi multimediali di rappresentanza con gli associati e sessioni di videoconferenza per il raggiungimento capillare di siti
remoti, anche in mobilità. La dotazione tecnologica include un sistema di videoconferenza con doppia telecamera per consentire la ripresa del palco e della platea, diffusori audio frontali e
laterali, sul palco sono stati inseriti tre monitor per consentire ai relatori di visionare i contenuti proiettati.
Nella sala consiglio è stato impiegato un conference system a collo di cigno. Per facilitare le corrette riprese dei partecipanti è stato implementato un sistema di controllo di sala che
attraverso tablet consente di gestire il puntamento della telecamera e le chiamate, mentre per una corretta diffusione acustica sono stati previsti Ceiling Speakers
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
51
LA VIDEOCOMUNICAZIONE E I RIFLESSI SUL PROGETTO
Sala di un importante
gruppo petrolifero
destinata a presentazioni
in locale, formazione e
sessioni in
videoconferenza.
Per l’utilizzo in modalità
“formazione”, il system
integrator SCM ha lavorato
con Artur Holm
per integrare i monitor con
ingressi usb collegati alle
CPU dei vari Pc installati in
regia (distanza 30 mt) in
modo da poter gestire gli
stessi Pc dalla postazione
monitor (mouse e tastiera).
Ogni singola postazione
monitor è dotata di due
microfoni confsystem
Bosch. Altra particolarità:
due monitor sono stati
dotati di opzione touch per
permettere al docente di
interagire con i software di
presentazione
52
Nelle sale telepresence di fondamentale importanza è la
connettività di rete. Dall’ampiezza di banda dipende infatti la qualità
di trasmissione delle immagini, anche se con il miglioramento degli
standard di compressione video, oggi occorre meno banda rispetto
al passato per ottenere risultati eccellenti. In questi ambienti la tecnologia è in grado di ottimizzare l’acustica e la visualizzazione delle
immagini attivando meccanismi di audioclarity, cancellazione
dell’eco e video clarity che risolvono problematiche di riverbero
riducendo al minimo gli interventi sull’architettura di sala.
PROGETTARE LA SALA PER
LA COMUNICAZIONE A DISTANZA
Senza una buona progettazione della sala in termini di comfort
illuminotecnico e acustico, anche un sistema per videoconferenza,
per quanto sofisticato, non può garantire i migliori risultati.
La struttura della sala, le luci, l’acustica e gli arredi facilitano la comunicazione rendendola spontanea, fluida ed efficiente.
A differenza della videoconferenza personale che è ottenibile anche
dalla propria scrivania, la videoconferenza da sala e la telepresence
richiedono ambienti dedicati dove la comunicazione viene
garantita da una situazione di comfort sotto ogni aspetto: non ci
sono rumori di interferenza da altri ambienti, l’audio è ottimo, la
qualità video è elevata, l’illuminazione è rilassante...
Nello specifico il comfort acustico è determinato dal fonoisolamento
della sala dagli ambienti contigui in modo che nessun rumore possa
disturbare la riunione dall’esterno, quindi nel caso delle pareti vetrate
si dovrà optare per prodotti con isolamento a doppia camera e
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
porte dotate di guarnizioni e ghigliottine a pavimento. Mentre per
evitare fenomeni di riverbero è necessario prevedere interventi
di correzione acustica che rendono fonoassorbente parte della
superficie di soffitti, pavimenti e pareti mediante rivestimenti con
materiali che smorzano le onde sonore.
Il progetto della luce deve mirare a un’uniformità dell’illuminazione
d’ambiente, perché zone in ombra o troppo illuminate sono ‘critiche’
per la ripresa video. In ambienti di grandi dimensione può essere
prevista un’illuminazione aggiuntiva con faretti orientabili e dimmerabili che mettono in luce le persone riprese. È inoltre importante tenere sotto controllo la luce naturale che non deve costituire
una fonte di abbagliamento per i dispositivi presenti in sala. Se infatti
le persone hanno alle spalle una parete troppo chiara o riflettente,
risultano poco visibili nell’inquadratura per l’effetto controluce. Pertanto quando si organizza il layout della sala si deve evitare che
la camera di ripresa sia in posizione frontale rispetto alle finestre
o, nel caso ciò non fosse possibile, è necessario prevedere sistemi
oscuranti e tende schermanti.
Anche gli arredi in questi ambienti concorrono alla qualità della
comunicazione. Il tavolo deve essere cablato e avere forma e orientamento tali da favorire la visione delle persone. Per il piano di lavoro
vengono preferite finiture opache, onde evitare riflessi che
possono interferire con le riprese.
Le sedute devono essere comode e permettere all’utente
orientarsi, sono quindi preferibili poltroncine girevoli con braccioli,
rivestite in tessuto traspirante per un maggiore comfort in meeting
di lunga durata. Inoltre, trattandosi di sedute destinate a utenti diversi,
è preferibile scegliere prodotti dotati di meccanismi autoregolanti
che compensano le differenze di peso e altezza degli utilizzatori.
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
Video communication and its impact on design
Video communication technologies have achieved high levels of reliability and immediacy, but to fully bring out
their potential it is necessary to rethink organizational models and correctly designed spaces
Deals and projects initiated through telephone or mail
contacts require face-to-face encounters in the decisive
phases with partners, clients or colleagues who may be
located elsewhere. Interpersonal communication is the
most effective way to achieve goals: tone of voice, facial
expression, gestures and body language facilitate understanding and agreement, making it possible to build
more lasting business relationships.
In spite of the clear efficacy of interpersonal communication for business, in recent years certain critical nodes
of this modus operandi have been put to the test. Policies
of cost cutting and greater awareness of activities with
environmental impact have convinced companies to reduce business travel and work meetings.
How can we reconcile these policies with the need to
open up new channels of communication that are vital
for competitive advantage?
The answer comes from video communication technologies, which have achieved high levels of quality, reliability
and immediacy in long-distance communications. IP Network connectivity, high audio/video definition, user-friendly
graphic interfaces, coordination of different devices and
the possibility of interaction with personal devices have
erased the initial limits of these technologies, opening
the way for new application areas.
Faced with what is now a mature technology, companies
are still distrustful of long-distance communication modes,
which require a rethinking of organizational models, and
correct design of spaces, to bring out their full potential.
EVOLUTION FACTORS
IN VIDEO COMMUNICATIONS
Does technology guide changes in the office, or do corporate processes orientate technological choices?
Already thirty years ago, in the book “Project Management for Executives,” Harold Kerzner wrote:“The organization perceptibly lags behind technological and environmental changes, and the process of adaptation of
people to new technical-organizational realities is even
slower.”This was the case in the past, every time technology provided new tools for business organization, and
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
L’integrazione della videoproiezione è di fondamentale importanza per ottimizzare le funzioni di sale riunioni o
conferenze e, nella scelta di un videoproiettore, la qualità dell’immagine, la silenziosità e l’affidabilità sono
discriminanti che fanno la differenza. I nuovi videoproiettori professionali Mitsubishi, sviluppati a completamento della
serie 8000, offrono elevate prestazioni in termini di qualità delle immagini grazie a un maggior livello di contrasto e
luminosità. Sono dotati di un sistema a doppia lampada che assicura un funzionamento sicuro e continuo.
Possono essere controllati via Lan da connessione remota
it is still true today, when video communication and telepresence technologies are applied almost exclusively
in boardrooms, and rarely made available to other corporate contexts.“Technology is one step ahead of work
modes, but it has trouble stimulating change because
people don’t know enough about it – says Luciano Zoccoli, managing director of Ayno Videoconferenze –. In the
pioneering phase many companies have not gotten informed about the possibilities offered by the technologies,
and we often run up against flawed assessments of video
conferencing systems, based on experiences in non-functional situations, with technologies not suited to the task
at hand, poor connectivity or other problems that can
make communications difficult. People worry that they
will not be able to interact with their contacts in the same
natural, effective way that happens in a physical
meeting.This fear has no real grounds, especially after
the introduction of telepresence and high definition, with
which it is possible to create environments for ‘virtual
meetings’ that feel just like real ones.”
“Companies as a whole are aware of the technologies
that can be utilized, but they do not know about the application possibilities – says Stefano Durante, CEO of
Durante –.As system integrators, we approach the project
starting with the type of use envisioned for the meeting
room.We try to understand the precise function of the
space, the equipment needed, the number of participants
usually on hand, etc. Once the needs of the client have
been established, we interpret them as aptly as
possible with an integrated technological solution: at the
level of hardware, with custom assembly of devices, chips,
processors and sensors; at the software level with personalization of firmware of all the devices controlled by
the domotics system; and on a design level, working in
close contact with the most innovative architects and
providing solutions without compromises between
beauty, ergonomics and efficiency; solutions where the
technology vanishes in the design and is called into play
53
VIDEO COMMUNICATION AND ITS IMPACT ON DESIGN
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
Tra le soluzioni telepresence proposte da Polycom:
• la RealPresence Experience (RPX), soluzione per grandi
gruppi (sino a 28 persone) per riunioni di dirigenti e
membri del consiglio di amministrazione, formazione
aziendale e istruzione di alto livello. Si caratterizzata per la
visualizzazione cinematica a schermo intero con supporto
da 2 a 4 schermi in Full HD.
• L’Open Telepresence Experience (OTX) - foto in basso - è la
soluzione dedicata ai piccoli gruppi che integra avanzate
prestazioni tecnologiche in un sistema d’arredo da 4 a 6
posti utilizzabile sia per telepresenza che per riunioni “dal
vivo”. Include il tavolo riunione, fornito di monitor a
scomparsa per la visualizzazione dei dati, e una parete
frontale che integra fino a tre display che danno la
sensazione di essere seduti allo stesso tavolo delle persone
collegate in videoconferenza. Opzionali la parete posteriore
e il sistema d’illuminazione
54
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
Rivista
Soiel International Copyright 2013©
doc. Bene
in a natural way, with the voice and with gestures.The
challenge for the future will be to combine design culture
and technological know-how, which are now running on
two parallel tracks.The supply of evolved solutions, then,
leads to a different approach to the market.While previously we talked about products, today we start with
the problems of the client, to assess tangible advantages
and return on investment. Furthermore, the advent of
cloud computing will provide a decisive leap forward of
development and marketing.Thanks to the ‘cloud’ clients
have a new choice: to purchase technological infrastructures for a given solution, or to make use of shared infrastructures, avoiding big investments and simply
paying for a service.”
THE IMPACT OF VIDEO COMMUNICATIONS
ON SPACE DESIGN
It would be limiting to look at video communication spaces
as technological islands that exist in an independent way,
because the efficacy of these spaces depends to a great
extent on the working context in which they are inserted.
“With the concept of smart working the office space
opens to new communication modes that imply the possibility of interacting with people in other physical locations
– says Andrea Recupero, Milan solution center manager
of Polycom. – Thanks to long-distance communication
solutions, it is possible to be connected with other offices
in the world, simplifying and developing relationships between employees in the company, or between them and
other people, such as clients or partners. But the technology, on its own, is not enough.The design of the spaces
has to offer specialized zones that facilitate the use of
video communication and collaboration for the whole
company, in a widespread distribution to bring these advantages to every corporate department: the sales division
can reduce cycle times, marketing can develop strategies
faster, human resources can conduct recruiting and training… all with remarkable savings in terms of operative
costs.We should emphasize that video conferencing and
telepresence systems can interface with a wide range
of devices and company applications, mobile devices and
social networks, making it possible to involve all kinds
of participants. So these things should not be seen as
separate realities, but as totally integrated solutions in
the corporate context, of benefit to all functions.”
THE ROOM IS NOT THE SAME
FOR EVERY FUNCTION
Remote communications technologies can be grouped
into three main areas: personal video conferencing, group
video conferencing and telepresence.Three different technological platforms that require suitable spaces in terms
of size and design.
Personal video conferencing systems, for computers, mobile devices or professional all-in-one solutions, do not
Officelayout 154 luglio-settembre 2013
require accessorized spaces.Video conference rooms and
telepresence facilities are more complex, because the
gear and the architectural/environmental characteristics
require indispensable attention.
“The concept of the space is closely linked to the type
of use it will receive – says Zoccoli – with options ranging
from multipurpose video conferencing to spaces with boardroom, collaboration room and education room functions, all the way to telepresence rooms in which visual
contact and personal engagement are taken to the highest levels. It is very important to understand the level
of interaction we want to achieve.With video communication systems available on personal computers or tablets one has a completely different experience than
in a video conferencing or telepresence room where meetings can take place, discussions, sharing of documents,
even for many hours, without any fatigue caused by the
technology.The most highly evolved environment is telepresence, which needs a highly specialized space where
images in natural size, high-definition video and multidirectional audio systems convey a sensation of being
in the same space, at the same table, with other people
who are in remote locations.”
Without good design of the room in terms of lighting and
acoustic comfort, video conferencing systems, no matter
how sophisticated, will not bring good results.The structure
of the room, the lights, the acoustics and furnishings facilitate
communication, guaranteed by a situation of comfort for
all the senses: no noises from other spaces, excellent audio
quality, high video quality, relaxing lighting, etc.
Acoustic comfort is determined by soundproofing of the
room with respect to neighboring spaces, so that noises
cannot disturb the meeting.When glass partitions are
present, they should have double glazings and chambers,
as well as doors with adequate seals.To avoid problems
of reverberation, acoustic corrections should be done to
make ceilings, floors and walls absorb sound, using appropriate materials.
The lighting design should achieve uniformity of
brightness, because dark zones or overly bright areas
are “critical” for video cameras. In very large spaces added
lighting may be required, with directional spots and dimmers for adjustment. It is also important to keep natural
light under control, to avoid glare for the devices used
in the room. If a bright or reflecting wall is behind the
persons involved in the meeting, they will be hard to see
in the frame, due to the backlighting effect. So the layout
of the room should avoid positioning of video cameras
facing a window; if that is not possible, curtains or blinds
should be installed.
The furnishings also have an impact on communication
quality. The table can be wired and have a form and
orientation that favor viewing of the people sitting there.
Matte finishes are best for the tabletop, to avoid reflections that can disturb viewing.
The seating should be comfortable and permit easy orientation, preferably with swivel chairs with arms, covered
with fabrics that breathe for greater comfort in long meetings. Since the chairs are to be used by different people,
they should have self-regulating mechanisms to compensate for differences in weight and height of the users.
55