capitolato tecnico servizio lettura ricette

CAPITOLATO
TECNICO SERVIZIO LETTURA RICETTE
FARMACEUTICHE
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Art. 1 - Oggetto della fornitura
Oggetto del presente capitolato è costituito dall’espletamento dei
servizi seguenti:
a) trattamento documentale e rilevazione di dati dalle ricette
farmaceutiche, da altri documenti analoghi (piani terapeutici) e
dalle documentazioni correlate;
b) obliterazione delle fustelle per impedirne il riutilizzo fraudolento ed
inscatolamento standardizzato delle ricette;
c) verifica di quanto previsto dalle normative vigenti in merito alla
concedibilità dei farmaci ed alle condizioni di spedizione delle
ricette e controllo degli importi contabili presentati dalle farmacie
con rilevazione, evidenziazione e documentazione delle richieste
di rimborso risultanti difformi e delle singole ricette a carico delle
quali sono state rilevate discordanze contabili ed altre anomalie;
d) elaborazione dei dati rilevati relazionandoli alle basi di dati
relative ai ricettari consegnati ai medici, alle anagrafiche degli
assistiti, dei medici, delle farmacie e dei farmaci;
e) catalogazione sistematica della base dei dati e delle immagini
digitali derivanti dei documenti trattati con attestazione di tutte le
operazioni effettuate;
f) realizzazione di quadri statistici, liste, graduatorie e fogli
elettronici in riferimento ai dati del mese ed a quelli dell’anno,
illustrativi dei diversi fenomeni caratterizzanti i consumi e la spesa
farmaceutica;
g) evidenziazione delle prescrizioni farmaceutiche soggette a
specifici controlli di legge ed allo scopo di documentare fenomeni
di inapropriatezza prescrittiva e per fini di farmacovigilanza;
h) periodica analisi approfondita dei vari aspetti caratterizzanti i
consumi farmaceutici e le attitudini prescrittive dei medici, anche
dal punto di vista epidemiologico, e gestione dei programmi
finalizzati alla verifica degli obbiettivi aziendali a riguardo della
spesa e dei consumi farmaceutici, con realizzazione della relativa
reportistica destinata al medico;
i) predisposizione di rapporti statistici trimestrali sull’andamento
della spesa e dei consumi farmaceutici, in special modo orientati
a comparare i dati di consumo e gli indicatori significativi per età e
sesso con quelli regionali e nazionali;
j) fornitura del software funzionale ai servizi di catalogazione,
evidenziazione ed analisi prima richiamati e di software per la
gestione delle procedure di computo delle spettanze delle
farmacie e gestione dei relativi pagamenti, per la gestione dei
piani terapeutici;
k) predisposizione di supporti magnetici per l’invio alla Regione
Liguria dei dati relativi alle prescrizioni farmaceutiche da utilizzarsi
sia ai fini della compensazione interregionale che ai fini statistici;
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l) trattamento documentale e rilevazione di dati dalle ricette relative
a prestazioni sanitarie specialistiche:
⇒ elaborazione dei dati rilevati relazionandoli alle basi di
dati relative ai ricettari consegnati ai medici, alle
anagrafiche delle strutture eroganti (ambulatori, servizi
di diagnostica, ecc.), degli assistiti e dei medici.
⇒ catalogazione sistematica della base dei dati e delle
immagini digitali derivanti dei documenti trattati con
attestazione di tutte le operazioni effettuati.
⇒ fornitura del software di ricerca e consultazione
⇒ predisposizione di supporti magnetici contenenti dati e
immagini delle ricette.
Art. 2 – Tipologie dei documenti e relativi quantitativi
Il trattamento documentale e la registrazione dei dati riguarda i
seguenti documenti:
-
-
ricette farmaceutiche spedite dalle farmacie in regime
convenzionale;
distinte contabili riepilogative e distinte delle mazzette
accluse da ciascuna farmacia alle ricette del mese;
ricette farmaceutiche spedite dalle farmacie in regime
diverso da quello convenzionale ed in base ad intese
specifiche (dispensazione “in nome e per conto”) e
documentazione correlata;
ricette farmaceutiche non spedite dalla farmacia in quanto
corrispondenti a dispensazioni di farmaci effettuate
direttamente dalle strutture sanitarie
ricette relative a prestazioni sanitarie erogate dalle strutture
pubbliche e private accreditate.
Dati relativi alle Aziende Sanitarie Locali 1 e 5:
- popolazione residente 433.000 (218.000 Provincia di Imperia e
215.000 Provincia di La Spezia);
- ricette farmaceutiche SSN circa 4.000.000 annue
(1.700.0000 A.s.l. 1 Imperiese e 2.300.000 A.s.l. 5
Spezzino);
- - farmacie convenzionate 155 (76 Imperia e 79 La Spezia) ;
- ricette relative a prestazioni sanitarie specialistiche 60.000
mensili A.S.L. 1 e 60.000 mensili AS.L. 5.
Art. 3 – Modalità e tempi di svolgimento del servizio e misure di
sicurezza
Per lo svolgimento del servizio, i documenti destinati al trattamento
sono resi disponibili presso ciascuna Azienda Sanitaria Locale, in
locale dedicato; con modalità da stabilirsi sono inoltre rese disponibili
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le anagrafiche di riferimento (ambiti territoriali, farmacie, medici,
assistibili).
Per contenere i rischi connessi alla loro movimentazione, le ricette
dovranno infatti essere sottoposte a trattamento documentale
esclusivamente presso la sede che deve essere adeguata ad onere
Aziendale e messa a disposizione dalle Aziende Sanitarie.
I documenti originali contenenti dati sensibili non potranno in alcun
modo uscire dalla sede ove ha luogo il trattamento e l’obliterazione
delle fustelle dovrà essere effettuata immediatamente dopo le
operazioni di creazione delle immagini digitali, copia delle quali dovrà
risultare tempestivamente archiviata in condizioni di massima
sicurezza.
Ulteriore misura di sicurezza dovrà obbligatoriamente essere
costituita dalla registrazione separata e distinta dei dati riguardanti
l’assistito e quelli relativi alle prescrizioni.
I colli contenenti i documenti trattati e ogni altro contenitore
contenente le produzioni informatiche realizzate (basi di dati, supporti
magnetici, software, stampe, ecc.) dovranno essere conferiti
opportunamente sigillati.
Il trattamento documentale, la rilevazione dei dati e la fornitura delle
produzioni informatiche e statistiche, hanno luogo entro trenta giorni
dalla messa a disposizione dei documenti.
Art. 4 - Registrazione
faramaceutiche
delle
informazioni
dalle
ricette
Le informazioni da sottoporre a registrazione sono tutte quelle
previste dal disciplinare tecnico allegato al decreto 18 maggio 2004
del Ministero della Salute (modulo ricetta standardizzato a lettura
ottica) e successive modifiche ed integrazioni; dai bollini adesivi
(fustelle) applicati dalle farmacie sulla ricetta dovranno essere
registrati anche i codici di tracciabilità (decreto Ministero della Salute
2 agosto 2001).
Nelle operazioni di registrazione deve altresì essere considerato
quanto segue:
-
-
a riguardo della numerazione della ricetta assegnato dalla
farmacia deve essere registrato il numero progressivo della
ricetta;
nella circostanza che a fronte di un codice fiscale
corrisponda nell’anagrafica fornita un nominativo diverso da
quello apposto sulla ricetta, l’anomalia deve essere
registrata;
in presenza di codici fiscali dimostratamene non validi riferiti
ad assistiti chiaramente residenti in altre regioni, deve
essere registrato anche il nominativo dell’assistito per come
esso risulti dal documento;
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-
a fronte di prescrizioni di ossigeno terapeutico deve risultare
registrato il numero dei litri dispensati.
I codici identificativi dell’assistito non registrati devono limitarsi a
quelli mancanti o illeggibili; alla ditta spetta di documentare
opportunamente le situazioni che presentano tassi elevati di codici
errati.
In fase di registrazione del codice assistito deve essere verificata
l’esatta corrispondenza con il nominativo dell’assistito così come
questo è presente in anagrafica.
L’operazione di registrazione delle informazioni relative all’assistito
intestatario della ricetta devono tassativamente essere scollegate
dalle conoscenza della prescrizione, la cui registrazione deve
costituire operazione separata a sua volta scollegata dalla
conoscenza delle informazioni sull’assistito.
L’archivio dei farmaci impiegato nella registrazione dei dati-ricetta
deve consentire di attribuire il prezzo e la classe alla specialità nei
dodici mesi precedenti il mese/anno di competenza; per l’ossigeno
terapeutico e i farmaci a denominazione generica privi di codifica
ministeriale (galenici), è ammessa l’attribuzione di codifiche ad hoc.
L’archivio dei farmaci e le procedure di contabilizzazione devono
considerare quanto previsto dalla Legge 405/2001 (prezzi di
riferimento per farmaci non coperti da brevetto) e successive
modifiche e/o integrazioni anche in base a disposizioni regionali.
Le registrazioni da effettuare possono essere modificate rispetto a
quanto indicato, alla luce di variazioni a carico del modulo-ricetta.
Le operazioni di registrazione dei dati dalle ricette farmaceutiche alle
quali corrisponde dispensazione di medicinali effettuate fuori dal
normale regime convenzionale (dispensazione diretta o in nome e
per conto) hanno luogo con le modalità analoghe a quelle descritte in
precedenza.
Art. 4bis - Registrazione delle informazioni dalle ricette
farmaceutiche di prestazioni sanitarie
Le informazioni da sottoporre a registrazione sono tutte quelle
riportate nelle caselle predisposte per la lettura ottica oppure presenti
in ricetta sotto forma di codice a barre (disciplinare tecnico allegato al
decreto 18 maggio 2004 del Ministero della Salute - modulo ricetta
standardizzato a lettura ottica - e successive modifiche ed
integrazioni).
Art. 5 - Controlli sulle ricette e sulla contabilità presentata dalle
farmacie
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Le ricette passibili, in tutto o in parte, di non essere ammesse al
rimborso da parte del SSN come sotto elencato, devono essere
evidenziate, anche ricorrendo a specifiche procedure che si
avvalgano delle immagini digitalizzate:
a) ricette di Regione diversa;
b) ricette prive contemporaneamente di codice e nome (o iniziali)
dell’assistito;
a) ricette contenenti almeno un farmaco non concedibile dal SSN, in
ogni caso o alla data di spedizione;
b) ricette con un numero di confezioni dispensate superiore al
consentito;
c) ricette per le quali è richiesto il rimborso con ritardo di oltre dodici
mesi;
d) ricette per le quali è richiesto il rimborso prima del consentito (data
di spedizione successiva al periodo di competenza).
Devono altresì essere evidenziate le ricette che presentino le
seguenti anomalie:
a) ricette con l’intervallo superiore al consentito fra la data di
prescrizione e quella di spedizione;
b) ricette mancanti della data di prescrizione e/o della firma del
medico;
c) ricette mancanti della data di spedizione e/o del timbro della
farmacia;
d) ricette mancanti dell’importo dell’ossigeno terapeutico o del
galenico (prodotti privi di codice minsan);
e) ricette con Nota AIFA mancante o difforme;
f) ricette per le quali è stato richiesto il diritto di urgenza ma che non
risultano conformi;
g) altre motivazioni su indicazione dell’Azienda Sanitaria.
Le motivazioni indicate sopra possono variare in ragione di modifiche
normative o in base a particolari necessità dell’Azienda Sanitaria.
La ditta, in sede di registrazione dei dati, oltre a elencare
opportunamente le ricette di cui sopra con i relativi importi, deve
indicare dettagliatamente le differenze contabili riscontrate:
a) per ciascuna farmacia (in base alla distinta contabile
riepilogativa),
b) per ciascuna mazzetta (in base alla distinta delle mazzette),
c) per ciascuna ricetta (in base alla “strisciata” delle ricette),
in modo da consentire all’Azienda Sanitaria di operare puntualmente
le conseguenti rettifiche contabili (in accredito o in addebito),
ponendo attenzione ad eventuali importi di ticket che la farmacia
abbia riscosso in eccesso.
6
Le differenze contabili riscontrate a livello di singola ricetta devono
essere specificatamente motivate.
La ditta deve fornire, inoltre, un quadro riepilogativo delle differenze
contabili con la sintesi, per ciascuna motivazione, delle ricette
anomale riscontrate.
Il software finalizzato alla documentazione delle discordanze
contabili e delle anomalie rilevate, deve visualizzare le singole ricette
interessate, corredandole dalle motivazioni e dal dettaglio contabile.
Anche le verifiche contabili a carico delle ricette farmaceutiche che le
farmacie hanno spedito fuori dal regime convenzionale in nome e per
conto e quelle di assistenza integrativa devono prevedere di
dettagliarne le ragioni e gli importi.
Art. 6 – Immagini digitali dei documenti
Di tutta la documentazione sottoposta a trattamento deve essere
effettuata l’archiviazione ottica; per quanto attiene le ricette la ditta
deve provvedere all’acquisizione delle immagini digitali con
risoluzione minima di 150 dpi, sia del fronte che del retro; il fronte
della ricetta deve risultare acquisito nei colori originali; l’archiviazione
ottica deve interessare anche le ricette rientranti nella dispensazione
in nome e per conto, delle ricette contenenti prescrizioni alla cui
distribuzione hanno provveduto direttamente le strutture dell’Azienda
Sanitaria, delle distinte contabili riepilogative, delle distinte delle
mazzette, di eventuale altra documentazione acclusa alle ricette
(fatture, ecc.), delle ricette di assistenza integrativa.
Le specifiche tecniche delle immagini digitali e la loro qualità devono
essere documentate in sede di progetto.
Art. 7 - Confezionamento delle ricette farmaceutiche ed
obliterazione delle fustelle
Le fustelle adesive indicanti i farmaci dispensati devono essere
obliterate in modo da impedirne il riutilizzo; il sistema di obliterazione
adottato non deve impedire la successiva rilettura del documento ed,
in particolare, dei codici in chiaro ed a barre presenti sulle fustelle,
deve inoltre garantire che l’annullo interessi la totalità delle fustelle
della totalità delle ricette.
Le ricette devono essere riammazzettate nell’esatto ordine con il
quale sono state conferite ed inserite in scatole standardizzate (un
contenitore per ciascuna farmacia/mese), di dimensioni e
caratteristiche adatte ad un loro ottimale immagazzinamento; su
ciascuna scatola, la cui fornitura è a carico della ditta, deve essere
apposta etichetta che riporti i riferimenti della farmacia, il mese/anno
di competenza, il numero totale di ricette contenute ed il numero di
ricette speciali di stupefacenti; tali informazioni devono anche essere
stampigliate in forma di codice a barre.
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La ditta. in sede di presentazione dell’offerta, deve specificare le
modalità di obliterazione adottata, le dimensioni e caratteristiche
delle scatole ed il tipo di etichettatura impiegato.
Art. 7bis – Confezionamento delle ricette di prestazioni sanitarie
specialistiche
Le ricette devono essere mazzettate ed inserite in scatole
standardizzate, di dimensioni e caratteristiche adatte ad un loro
ottimale immagazzinamento; su ciascuna scatola, la cui fornitura è a
carico della ditta, deve essere apposta etichetta che riporti i
riferimenti della struttura erogante e del periodo di competenza, il
numero totale di ricette contenute; tali informazioni devono anche
essere stampigliate in forma di codice a barre.
La ditta, in sede di presentazione dell’offerta, deve specificare le
dimensioni e caratteristiche delle scatole ed il tipo di etichettatura
impiegato.
Art. 8 – Attestazione del trattamento documentale
Ricorrendo alle soluzioni dettagliate nel progetto, la ditta attesta il
trattamento documentale al quale ha mensilmente sottoposto le
ricette e la documentazione correlata; la relativa attestazione deve
indicare quando e da chi sono state eseguite le singole operazioni di
registrazione di ciascuna farmacia, le caratteristiche tecniche delle
immagini digitali rilevate; deve tra l’altro essere attestato il grado di
abbinamento realizzato tra le ricette ed i ricettari e le modalità con le
quali tali abbinamenti sono stati ottenuti.
Art. 9.1- Verifiche e controlli contabili
La ditta deve essere in grado di fornire mensilmente stampe che
dettaglino per ciascuna farmacia, a livello di singola mazzetta ed in
totale, i valori dichiarati dalla farmacia, quelli rilevati e le relative
differenze, le singole ricette a carico delle quali sono state rilevate
differenze contabili, le ricette a carico delle quali sono state rilevate
anomalie e perciò segnalate (con indicata la relativa motivazione ed
il valore della ricetta), le ricette eventualmente non rimborsabili con
indicata la ragione ed il valore.
La ditta deve altresì fornire stampe che riassumano le
differenze contabili riscontrate e forniscano quadri statistici a
riguardo delle ricette segnalate o non ammesse al rimborso.
Le singole ricette a carico delle quali sono state rilevate
anomalie di qualsiasi natura (differenze contabili, errori nei
formalismi, non ammissibilità al rimborso, farmaci non
concedibili, ecc.) devono essere scorporate, accompagnate da
apposito tagliando che ne segnala la motivazione.
Gli esiti delle verifiche e controlli contabili, sia quelli complessivi
a livello di Azienda Sanitaria, che quelli dettagliati per mazzetta
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e singola ricetta a livello di farmacia devono essere
rappresentati in apposito software che deve anche consentire la
visualizzazione delle immagini digitali delle singole ricette a
carico delle quali sono state riscontrate differenze contabili o
altre anomalie (vedere art. 5).
Art. 9.2 – Catalogazione delle immagini e dei dati rilevati
L’insieme costituito dai dati e dalle immagini digitali, riferiti alle
ricette farmaceutiche ed alla documentazione correlata
(distinte) sono catalogati tramite software apposito che:
-
-
a livello di singola farmacia renda possibile effettuare
campionamenti casuali per fini di controllo statistico
della qualità delle informazioni rilevate, di conoscere i
dati e gli indicatori e le statistiche fondamentali, di
visualizzare le ricette e tutte le relative informazioni in
base a criteri stabiliti;
a livello di Azienda Sanitaria renda possibile
selezionare
le
prescrizioni
farmaceutiche,
visualizzando le ricette ed i relativi dati, secondo criteri
prestabiliti e/o variabili impostate, che realizzi
graduatorie a riguardo dei farmaci, delle sostanze,
delle ditte, dei medici, ecc., che raffiguri i più
significativi quadri statistici, che consenta di creare ed
esportare file ed effettuare approfondimenti ed analisi.
Il software deve consentire di effettuare ricerche anche a
riguardo dei codici di tracciabilità dei prodotti dispensati e dei
ricettari utilizzati.
In base ai dati rilevati ed alle relative elaborazioni, il software
fornito deve consentire l’evidenziazione di determinate
categorie di ricette (stranieri, STP, residenza non conosciuta),
ricette contenenti determinate prescrizioni delle quali il controllo
dettagliato è di prassi (ossigeno, farmaci per malattie rare, ecc.)
e, per fini di farmacovigilanza, contenenti prescrizioni soggette
a limitazioni particolari in ragione dell’età dell’assistito o al suo
sesso o altro.
Art. 9.3 - Fornitura mensile di stampe e di fogli elettronici
La ditta deve fornire mensilmente stampe riportanti elenchi
ordinati per farmacia e/o per prescrittore, delle ricette con
prescrizioni di ossigeno, di stupefacenti, di farmaci soggetti a
piano terapeutico, delle ricette intestate a cittadini dell’Unione
Europea, a stranieri temporaneamente presenti, a grandi
invalidi di guerra (legge 203/2000), nonchè di tutte quelle
richieste in base ad altre necessità dell’Azienda Sanitaria.
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Deve fornire gli elenchi delle ricette di assistiti residenti in altre
Aziende Sanitarie della stessa Regione e residenti in altre
Regioni.
Deve fornire graduatorie mensili dei farmaci e dei principi attivi
più prescritti e delle ditte farmaceutiche, nonché dei prescrittori.
Deve inoltre fornire quadri statistici a livello di farmacia, ambiti
territoriali, famiglie o tipologie di farmaci, necessari alla
valutazione della spesa e dei consumi farmaceutici.
Tutte le stampe devono poter essere fornite anche in formato
PDF.
Di tutte le stampe fornibili la ditta dovrà produrre in sede di
progetto le specifiche in dettaglio e relativa legenda.
La fornitura deve comprendere fogli elettronici atti a consentire
all’Azienda Sanitaria di realizzare in proprio tabelle di sintesi,
rapporti e relazioni; tali fogli elettronici dovranno sinteticamente
riguardare i farmaci, i principi attivi ed i prescrittori, riportando i
dati salienti di consumo (pezzi; spesa, DDD) e gli assistiti trattati
(numero, per sesso e per età).
Al termine del contratto la ditta aggiudicataria dovrà consentire
l’estrazione di tutti i dati elaborati per eventuale
avvicendamento di impresa senza che nulla sia dovuto.
Art. 9.4 - Fornitura di files
La ditta deve fornire mensilmente e/o per aggregazioni di più
mesi, files destinati al sistema regionale e/o nazionale di
monitoraggio della spesa farmaceutica e gestione dei flussi
informativi, con riferimento in particolare alle procedure
regionali e/o nazionali relative alla mobilità sanitaria, cioè quelli
delle ricette che sono oggetto alle compensazioni di spesa fra
le Aziende Sanitarie e fra Regioni; la ditta dovrà fornire inoltre
altri files destinati al servizio aziendale
e regionale di
monitoraggio della spesa e delle prescrizioni, per ciascun mese
e/o per aggregazioni superiori.
Art. 9.5 – Osservatori e reportistica-medici
La ditta deve mensilmente e trimestralmente elaborare i reports
riportanti i dati di spesa ed il profilo prescrittivo di ogni singolo
medico di medicina generale e pediatra di libera scelta,
contenente anche gli indicatori di spesa con riferimento a
specifici obiettivi stabiliti dall’Azienda Sanitaria, provvedere alla
loro stampa laser adottando modulistiche prestabilite (doppia
copia); su richiesta dell’Azienda Sanitaria una delle due copie
dovrà essere piegata ed imbustata, in modo da consentire
all’Azienda Sanitaria di inoltrarla ai medici destinatari (carta,
busta ed operazioni di predisposizione sono a carico della
ditta).
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La ditta deve elaborare, sempre con cadenza mensile e
trimestrale, specifici reports individuali atti alla valutazione la più
completa possibile dei comportamenti prescrittivi dei medici;
altri reports individuali dovranno altresì approfondire specifici
fenomeni quali le prescrizioni di farmaci soggetti a doppio
canale di dispensazione, le prescrizioni di farmaci connotati da
determinate Note AIFA, il ricorso all’ossigeno-terapia, i consumi
degli assistiti prevalenti, la segnalazione di determinate
concomitanze nelle prescrizioni, ecc.
A livello di Azienda Sanitaria la reportistica mensile e trimestrale
deve consentire l’approfondimento dei seguenti fenomeni
salienti:
-
-
consumi, fatturati e prescrittori prevalenti di ciascuna
ditta farmaceutica;
incidenza, prescrittori ed assistiti prevalenti di
ossigeno;
incidenza, singoli farmaci e prescrittori e ditte
prevalenti di farmaci a denominazione generica;
per ciascuna nota AIFA, incidenza, farmaci, prescrittori
ed assistiti prevalenti;
per ciascun sottogruppo chimico-terapeutico e ciascun
principio attivo tutti i dati e gli indicatori di consumo,
farmaci, prescrittori ed assistiti prevalenti, analisi dei
consumi per fasce di età e sesso degli assistiti;
per ciascuna fascia di età della popolazione residente i
dati e gli indicatori di spesa, le prevalenti famiglie di
farmaci prescritti, i medici e relativi indicatori che
hanno prevalentemente operato in quel determinato
contingente della popolazione.
In sede di presentazione dell’offerta, la ditta deve fornire il
campionario completo dei reports di approfondimento statistico
e di quelli destinati all’approfondimento dei comportamenti
prescrittivi dei singoli medici (e loro associazioni), corredandolo
delle relative specifiche tecniche e legende, perché ne sia
valutabile la qualità e completezza. Rilievo particolare è assunto
dalla reportistica destinata alla definizione e monitoraggio dei
tetti di spesa farmaceutica attribuiti ai medici di medicina
generale ed ai pediatri di libera scelta.
Art. 9.6 - Fornitura di altro software
La ditta deve fornire i programmi dettagliati di seguito,
assicurandone il costante aggiornamento per tutta la durata
della fornitura. In sede di offerta la ditta deve illustrare il più
dettagliatamente possibile i programmi proposti:
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-
i dati registrati dalle schede dei piani terapeutici
devono essere posti in relazione a quelli ricavati dalla
registrazione delle ricette farmaceutiche e per valutare
le corrispondenze e gli incroci; il software fornito deve
consentire pertanto la visualizzazione sia delle
immagini dei piani stessi e delle relative informazioni,
che il dettaglio delle prescrizioni effettuate all’assistito
dei farmaci di cui al piano terapeutico, realizzando
stampe per valutare l’incrocio dei dati e le eventuali
anomalie e criticità.
-
software per la gestione dei pagamenti delle spettanze
delle farmacie, che gestisca anche l’anagrafica delle
farmacie convenzionate, che consenta la registrazione
dei dati dalle distinte contabili ed effettui tutti i computi
previsti, realizzando i tabulati ed i files necessari alle
operazioni contabili e di pagamento; i dati contabili
relativi dovranno inoltre risultare trattabili per fini
statistici (quadri di spesa, confronti, andamenti, ecc.) e
sistema di tariffazione delle ricette con relative penne
ottiche e banche dati aggiornate.
-
base di dati e relativo software orientati alla
documentazione di tutti i medicinali dispensati negli
ultimi dodici mesi ad ogni singolo assistito residente,
sia tramite le farmacie convenzionate che altri canali
dei quali siano disponibili i relativi flussi informativi,
comprensivi dei riferimenti a patologie e diagnosi, sia
per informare i medici che trattano gli assistiti (servizi
di emergenza, ricoveri ospedalieri, ecc.) che per fini di
farmacovigilanza e ricerca.
-
Fornitura in comodato d’uso per tutto il periodo del
servizio, e per i successivi sei mesi dopo la fine
dell’appalto di quattro PC completi di monitor LCD
minimo 19 pollici e tastiera, più due stampanti Laser a
colori,(il tutto nuovo di fabbrica per ogni A.S.L.
partecipante al progetto) per la gestione dei files
mensili desunti dalle ricette.
-
Installazione degli stessi e relativa manutenzione
ordinaria e straordinaria di hardware e software
comprensiva dei consumabili a totale onere
dell’aggiudicataria fino ad un massimo di quindicimila
copie per stampante di cui 30% a colori.
Art. 9.7 - Rapporto statistico mensile e trimestrale
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La ditta, con cadenza mensile e trimestrale, deve rimettere un
rapporto statistico commentato riguardante i dati farmaceutici,
illustrativo degli andamenti di spesa, le variazioni intercorse e
relative cause, corredato di tutti quegli indicatori utili per una
sua valutazione.
I dati di spesa e consumo, analizzati per fasce di età e sesso,
devono essere comparati con quelli disponibili a livello
regionale e nazionale, anche ricorrendo a modelli statistici di
riferimento, al fine di valutare gli scostamenti e le eventuali
criticità rilevanti e la loro natura ed entità.
A fini dimostrativi, in sede di offerta la ditta deve accludere
esempi di rapporti statistici già predisposti.
La ditta si rende disponibile a presentare i rapporti statistici da
essa predisposti anche in eventi che l’Azienda Sanitaria intenda
organizzare.
Art. 9bis – Prodotti informatici relativi alle ricette di prestazioni
sanitarie specialistiche
La ditta aggiudicatrice dovrà fornire un software di consultazione,
realizzato in tecnologia web, che permetta di ricercare e visualizzare
le immagini delle ricette.
All’immagine di ogni ricetta saranno associati:
•
i dati acquisiti tramite lettura ottica
•
i dati desumibili dal processo organizzativo della raccolta
ricetta (es. struttura erogante e mese di riferimento legati al
blocco di ricette)
•
i dati del medico prescrittore (derivati dall’abbinamento
con le consegne dei ricettari)
Il software di consultazione dovrà consentire di impostare criteri di
ricerca basati su una qualunque combinazione dei dati associati alle
ricette.
La ditta entro il 20 di ogni mese dovrà fornire:
•
i supporti ottici contenenti i file delle immagini delle
ricette relative al mese precedente. Nei supporti ottici dovrà
essere presente un file pdf per ogni ricetta digitalizzata.
Ciascun file pdf conterrà l’immagine fronte e retro della ricetta
stessa. Il nome di ciascun file deve essere così formato:
<identificativo ricetta>.pdf
•
tracciato record da concordare contenente tutte le informazioni desunte dalla lettura
ottica, mese di riferimento e struttura erogante.
Art. 10 – Altri servizi
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Il trattamento documentale e registrazione delle informazioni dalle
ricette contenenti prescrizioni farmaceutiche la cui dispensazione
abbia avuto luogo con modalità diverse dal normale regime
convenzionale (distribuzioni diretta da parte delle strutture sanitarie,
dispensazione “in nome e per conto”), costituisce un servizio che
dovrà essere svolto con modalità analoghe a quello delle ricette
farmaceutiche; il volume annuo di documenti è stimato in 200.000
ricette e 30.000 piani terapeutici provenienti dagli ospedali di
entrambe le AA.SS.LL..
Le funzioni connesse al servizio riguardano il controllo contabile e
formale delle ricette, la produzione di basi di dati ed immagini digitali,
di reportistica analitica e contabile e per finalità di monitoraggio.
In base ai prezzi di acquisto forniti dalle Aziende Sanitarie, la Ditta
eseguirà i computi contabili al fine di valutare gli effetti economici
della dispensazione alternativa di medicinali.
La formazione e la consulenza ai farmacisti ed agli operatori presso il
Servizio Farmaceutico delle Aziende partecipanti rimane a totale
carico della ditta per tutta la durata dell’appalto.
-
N. 3 giornate di formazione in loco al momento
dell’avvio ed installazione del sistema con rilascio di
certificato e test di verifica apprendimento; ove i test
non fossero superati, la ditta dovrà effettuare in loco
ulteriore formazione;
- Consulenza telefonica o via e-mail tutti i giorni feriali in
orario d’ufficio;
- Disponibilità ad effettuare formazione-consulenza in
loco in caso di aggiornamenti o per particolari e non
preventivabili ma motivate esigenze A.S.L.;
- Fornitura di un manuale di consultazione con le
istruzioni per l’utilizzo dei software forniti e in cui siano
specificate le procedure per le ricerche più comuni
nella banca dati delle prescrizioni fornite dalla ditta;
Art. 11 – Responsabilità e polizza assicurativa
La ditta aggiudicataria assume in proprio ogni responsabilità per
infortuni o danni eventualmente subiti da parte di persone o di beni
tanto della stessa ditta aggiudicataria quanto dell’Azienda Sanitaria,
oppure di terzi, in conseguenza e per effetto dell’esecuzione dei
servizi di cui al presente capitolato.
La ditta, prima dell’avvio del servizio, dovrà stipulare polizza
assicurativa con primaria Compagnia a beneficio dell’Azienda
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Sanitaria per l’intero periodo di fornitura a copertura del rischio per
responsabilità civile della medesima nello svolgimento di tutte le
attività di cui al servizio oggetto del presente capitolato.
Detta polizza, sulla quale l’Azienda Sanitaria esprimerà il suo
gradimento preventivo, dovrà tenere indenne l’Azienda Sanitaria
stessa ed il suo personale per i danni che la ditta aggiudicataria
dovesse arrecare.
Il massimale della polizza assicurativa, ammontante ad euro
1.500.000 si intende per ogni evento dannoso o sinistro purché sia
reclamato entro 12 mesi successivi alla cessazione del servizio e
deve garantire l’Azienda Sanitaria anche in caso di colpa grave
dell’assicurato e di non osservanza da parte della ditta aggiudicataria
di norme o leggi.
La ditta assume in proprio ogni responsabilità per danno
conseguente ad eventuale deperimento, distruzione, furto, incendio e
smarrimento dei documenti dei quali deve essere effettuato il
trattamento o che risultino affidati per la conservazione; a tale
riguardo la ditta aggiudicataria, prima dell’inizio del servizio, stipula
una polizza assicurativa con primaria Compagnia a beneficio
dell’Azienda Sanitaria, relativamente all’intera durata del servizio, a
copertura del suddetto rischio con massimale di almeno euro
2.000.000.
Qualora la ditta aggiudicataria non sia in grado di provare in qualsiasi
momento le coperture assicurative indicate nel presente articolo, il
contratto di affidamento si intenderà risolto di diritto con conseguente
incameramento del deposito, a titolo di penale, fatto salvo l’obbligo di
risarcimento del maggior danno subito.
Art. 12 - Obblighi della ditta
E’ fatto obbligo alla ditta:
a) di non effettuare qualsivoglia operazione di registrazione ed
elaborazione fuori dal territorio nazionale;
b) di rispondere in qualsiasi sede della correttezza e completezza
delle registrazioni e delle elaborazioni, anche a riguardo
dell’eventuale contenzioso con le farmacie;
c) di non svolgere servizi di tariffazione e controllo delle ricette per
conto delle farmacie private ricadenti nel territorio dell’Azienda
Sanitaria;
d) di non sub-appaltare il servizio, in tutto o in parte, ad altre ditte;
e) di ottemperare a tutti gli obblighi assicurativi e di legislazione
sociale;
f) di ottemperare agli obblighi riguardanti la sicurezza delle
informazioni trattate ai sensi del Dls n° 196 del 30 giugno 2003 e
successive modifiche ed integrazioni;
g) di risultare operativi entro un mese dalla stipula del contratto
successivo
all’avvenuto
affidamento
del
servizio
e
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conseguentemente di provvedere al ritiro delle ricette entro tale
termine.
Inadempienze a riguardo degli obblighi di cui sopra costituiscono
valido motivo per l’Azienda Sanitaria di interrompere l’appalto e di
rivalersi nei confronti della ditta nelle opportune sedi legali.
Nel caso il servizio non sia svolto nei termini indicati, l’Azienda
Sanitaria applica una penale di Euro 300 (trecento) per ogni giorno di
ritardo quando questi superi di un quarto i tempi previsti; ritardi
ripetuti costituiscono valido motivo perché il contratto di affidamento
si intenda risolto di diritto con conseguente incameramento, a titolo di
penale, della cauzione definitiva e fatto salvo l’obbligo di risarcimento
del maggior danno.
Art. 13 - Formulazione dell’offerta tecnica
La ditta deve formulare l’offerta tecnica (progetto) facendo esplicito
riferimento agli articoli del presente capitolato, esponendo in modo
documentato e chiaro:
-
-
-
-
le tecnologie impiegate e le caratteristiche tecniche delle
immagini digitali e illustrando, inoltre, i vari aspetti logistici;
descrizione dettagliata e documentata di tutte le produzioni
informatiche che saranno fornite, allegandone le specifiche
tecniche; per i software deve essere acclusa la
documentazione informativa ed i relativi dimostrativi (si
CD/DVD); di tutte le stampe fornibili devono essere accluse
le legende e forniti esempi reali in forma digitale (formato
PDF su CD/DVD)
tempi di reportistica, tempi di ritiro ricette
compatibilità con i programmi esistenti per avere la
possibilità di poter avere in linea le ricette degli anni
precedenti, almeno 5 anni.
La ditta, in sede di presentazione dell’offerta, deve fornire
informazioni a riguardo delle caratteristiche dell’archivio
storicizzato dei farmaci che si propone di adottare (con
riferimento alla storicizzazione delle informazioni) e delle
modalità e tecnologie impiegate nelle operazioni di
registrazione dei dati delle ricette, con riferimento in
particolare alla netta separazione nella registrazione delle
informazioni dell’assistito e delle prescrizioni, nei controlli
statistici di qualità dei dati registrati.
La ditta deve fornire stampe, files, reports e software come
sommariamente richiamato di seguito, in sede di
presentazione dell’offerta deve dettagliare le singole
forniture che è in grado di assicurare e le relative specifiche.
Deve inoltre mantenere nel computer in dotazione un
software aggiornato per effettuare tariffazioni estemporanee
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Art. 14 – Formulazione dell’offerta economica
Nella propria offerta economica la ditta dovrà indicare il prezzo
unitario per ciascuna ricetta trattata.
Art. 15 - Criteri di aggiudicazione
L’aggiudicazione del servizio avverrà a favore dell’offerta
economicamente più vantaggiosa ai sensi dell’Art. 81, comma 1 e 2,
del D.Lgs. 163/2006, sulla base di parametri di convenienza
economica (massimo 40 punti) e di merito tecnico (massimo 60
punti). La graduatoria finale di classificazione dei concorrenti sarà
formulata secondo l’ordine decrescente del punteggio finale attribuito
a ciascuna offerta valida. Il punteggio finale è determinato in base
alla seguente formula
Punteggio finale = PE + PQ
Dove: PE = punteggio di convenienza economica
PQ = punteggio di merito tecnico (qualità)
L’attribuzione dei punteggi avviene come segue:
Convenienza economica - Massimo 40 (quaranta) punti.
Al prezzo unitario più favorevole saranno attribuiti 40 punti; agli altri
prezzi unitari offerti saranno attribuiti punteggi determinati in misura
inversamente proporzionale al loro importo secondo la seguente
formula:
PE = (Pmin/Pa) x 40
dove: Pmin = prezzo offerto più basso
Pa
= prezzo dell’offerta considerata
Merito tecnico - Massimo 60 (sessanta) punti.
L’attribuzione dei punteggi di merito tecnico è effettuata con
riferimento ai parametri meglio specificati successivamente. Al
progetto qualitativamente migliore saranno attribuiti 60 riparametrati;
agli altri progetti saranno attribuiti punteggi determinati in misura
proporzionale secondo la seguente formula:
PQ = (Qa/Qmax) x 60
Dove: Qmax = punteggio assegnato al progetto migliore
Qa
= punteggio assegnato a quello considerato
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L’attribuzione di un punteggio di merito tecnico (PQ) inferiore a 36
punti è da considerare indicativa di insufficienza tecnica dell’offerta e
comporta l’esclusione dalla gara del soggetto offerente.
Le offerte devono rispettare quanto stabilito dal comma 2 dell’articolo
86 del D.lgs. 163/06 relativo alla congruità delle offerte fermo
restando la facoltà della stazione appaltante di valutare le offerte,
che in base ad elementi specifici, appaiono anormalmente basse.
I parametri per l’attribuzione dei punteggi di merito tecnico sono
dettagliati di seguito:
tecnologie impiegate, affidabilità del processo di trattamento
documentale, aspetti logistici e misure di sicurezza (massimo 5 punti)
minori tempi di reportistica e minori tempi di ritiro e lettura ricette
(massimo 10 punti)
Qualità, caratteristiche, completezza e funzionalità del sistema per la
catalogazione dei dati e delle immagini (massimo 15 punti).
Qualità, articolazione e completezza delle elaborazioni e statistiche
prodotte (massimo 20 punti) che considerino le seguenti funzioni per
cui:
-
-
stampe prodotte, procedure relative alle verifiche e controlli
contabili e qualità, articolazione e completezza degli
elaborati mensili e periodici e dei fogli elettronici (max 5
punti)
reportistica orientata al monitoraggio dei comportamenti
prescrittivi dei medici ( max 10 punti);
reportistica orientata all’analisi statistica e valutazione
comparata della spesa e dei consumi farmaceutici
dell’Azienda Sanitaria ( max 5 punti)
Qualità, caratteristiche e completezza dei altri servizi e forniture
migliorative che la ditta ritenga utile proporre (massimo 10 punti).
Art. 16 - Durata dell’appalto e proroga
Il servizio verrà affidato per sessanta mesi dalla data di stipula del
contratto da parte delle singole aziende.
E’ facoltà della stazione appaltante prorogare il servizio fino ad un
massimo di 180 giorni dalla data di scadenza del contratto, alle
stesse condizioni originarie; la ditta aggiudicataria è tenuta, senza
sollevare alcuna eccezione, ad assicurare il regolare servizio per il
periodo suddetto.
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Art. 17 – Periodo di prova e risoluzione del contratto
Per i primi tre mesi la fornitura si intenderà conferita a titolo di prova,
al fine di consentire all’Azienda Sanitaria le valutazioni del caso;
durante il periodo di prova l’Azienda Sanitaria avrà la facoltà, in
qualsiasi momento, di recedere dal contratto dandone motivata
comunicazione scritta; in tale eventualità alla ditta aggiudicataria
spetterà il solo corrispettivo del lavoro già eseguito, con esclusione di
qualsiasi indennizzo o rimborso.
Nel corso dell’esecuzione del contratto, qualora l’Azienda Sanitaria
rilevi violazione degli obblighi contrattuali, provvede a contestare alla
ditta gli addebiti rilevati e contestualmente fissa un congruo termine
entro cui la medesima dovrà adempiere a quanto necessario per il
rispetto delle specifiche norme contrattuali.
Qualora la ditta non provveda, l’Azienda Sanitaria avrà facoltà di
risolvere il contratto.
Dopo tre contestazioni il contratto potrà essere risolto.
La risoluzione del contratto dà diritto all’Azienda Sanitaria di rivalersi
su eventuali crediti della ditta, nonché sulla cauzione prestata.
Il contratto potrà anche essere risolto di diritto dall’Azienda Sanitaria
per le seguenti cause:
-
interruzione nell’esecuzione della prestazione di servizi
senza giustificato motivo;
grave inadempimento;
grave negligenza nell’esecuzione del servizio:
subappalti
grave e provata indegnità;
sopravvenuto stato fallimentare della ditta o altra procedura
concorsuale relativa alla medesima ditta.
Art. 18 – Fatturazione e pagamento
Per l’intero periodo contrattuale la ditta aggiudicataria dovrà emettere
fatture posticipate mensili.
Il pagamento del servizio di regola avverrà a 90 (novanta) giorni dalla
data di ricevimento della fattura;
Le fatture saranno intestate ed inoltrate come specificato nella lettera
di aggiudicazione.
L’eventuale ritardo nel pagamento delle fatture non può essere
invocato come motivo valido per la risoluzione del contratto e la ditta
è tenuta comunque a continuare il servizio.
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Art. 19 – Foro competente
Per tutte le controversie che dovessero insorgere in dipendenza del
servizio oggetto del presente Capitolato sarà competente il Foro di
Sanremo .
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