Word 2007 nozioni di base

Word 2007
nozioni di base
Word 2007 – barra multifunzione
Sulla barra multifunzione sono disponibili i comandi più utilizzati, per
consentire all'utente di averli sempre a portata di mano ed evitare
ricerche nelle diverse aree del programma.
Word 2007 – barra multifunzione
La barra multifunzione è costituita da tre componenti di base. È importante conoscerne i nomi per
imparare a utilizzarli.
1)Schede. Sono disponibili sette schede di base, ognuna delle quali rappresenta un'area di attività.
2)Gruppi. Ogni scheda comprende diversi gruppi, ciascuno dei quali include elementi correlati tra loro.
3)Comandi. Un comando è un pulsante, una casella per l'immissione di informazioni o un menu.
Ogni elemento di una scheda è stato attentamente selezionato in base alle attività dell'utente. Nella
scheda Home sono contenuti, ad esempio, tutti gli elementi utilizzati più di frequente, come i comandi
per la modifica del testo inclusi nel gruppo Carattere: Tipo di carattere, Dimensione carattere,
Grassetto, Corsivo e così via.
Word 2007 – estensioni della barra
multifunzione
A una prima occhiata, si
potrebbe erroneamente
pensare che un determinato
comando di una versione
precedente di Word non sia
disponibile. Nell'angolo
inferiore destro di alcuni
gruppi, è tuttavia presente una
piccola freccia diagonale .
Se si fa clic su questa freccia,
denominata pulsante di
visualizzazione della
finestra di dialogo, verranno
visualizzate ulteriori opzioni
relative al gruppo. Tali opzioni
saranno spesso incluse
all'interno di una finestra di
dialogo riconoscibile
dall'utente perché simile a
quella di una versione
precedente di Word. In
alternativa, le opzioni possono
essere visualizzate in un
riquadro attività dall'aspetto
familiare.
Word 2007 – barra di
formattazione rapida
Alcuni comandi di formattazione sono particolarmente utili e andrebbero tenuti a portata di mano in qualsiasi contesto,
indipendentemente dall'operazione eseguita.
Si supponga che sia necessario formattare rapidamente del testo, ma che sia attiva la scheda Layout di pagina.
Sebbene sia possibile scegliere la scheda Home per visualizzare le opzioni di formattazione, è disponibile una
procedura più rapida, descritta di seguito:
Selezionare il testo trascinando il mouse, quindi posizionare il puntatore sulla selezione.
La barra di formattazione rapida verrà visualizzata in forma sbiadita. Se si posiziona il puntatore del mouse sulla barra,
quest'ultima risulterà più marcata e sarà possibile scegliere un'opzione di formattazione.
La barra di formattazione rapida è lo strumento ottimale per le opzioni di formattazione. Se tuttavia si desidera rendere
sempre disponibili anche altri tipi di comandi, la barra di accesso rapido è lo strumento ideale.
Personalizzare barra di accesso
rapido
Nascondere temporaneamente la
barra multifunzione
La barra multifunzione include tutti gli elementi di Word 2007 e consente di individuarli e utilizzarli in modo semplice e
veloce. Talvolta, però, non è necessario utilizzare comandi particolari, ma si desidera concentrarsi esclusivamente sul
documento e aumentare lo spazio destinato alla sua visualizzazione. In questo caso, è possibile nascondere
temporaneamente la barra multifunzione con la stessa facilità con cui la si utilizza.
A questo scopo, fare doppio clic sulla scheda attiva. I gruppi non saranno più visualizzati e aumenterà lo spazio disponibile.
Se si desidera visualizzare nuovamente tutti i comandi, fare doppio clic sulla scheda attiva per ripristinare di nuovo i
gruppi.
Word - Utilizzo della tastiera
Premere ALT per visualizzare i quadratini dei suggerimenti tasti di scelta per
le schede della barra multifunzione, il pulsante Microsoft Office e la barra di
accesso rapido.
Utilizzare il pulsante Microsoft
Office
Per aprire o creare un documento di Word, è necessario utilizzare innanzitutto il pulsante
Microsoft Office.
Dopo aver premuto il pulsante, verrà visualizzato un menu. Si noterà che questo menu,
visualizzato in questa pagina, è simile ai menu File delle versioni precedenti di Word. A
sinistra del menu sono disponibili tutti i comandi per la gestione dei file. Questo menu
consente di creare un nuovo documento o aprirne uno esistente. Sono inoltre disponibili i noti
comandi Salva e Salva con nome.
A destra del menu sono elencati gli ultimi documenti aperti, per consentire all'utente di non
doverli cercare nei vari percorsi e di individuarli rapidamente.
Elenchi puntati, numerati e altro
Dopo aver aperto un documento e digitato del testo, in genere si procede alla relativa
formattazione. Nel gruppo Carattere della scheda Home sono disponibili diversi comandi
di formattazione noti, ad esempio Grassetto, Corsivo, Dimensione carattere e così via,
nonché diversi altri comandi utili.
Nel gruppo Paragrafo sono presenti i noti elenchi puntati, numerati e a più livelli (chiamati
anche elenchi a struttura), insieme ai comandi per il rientro e l'allineamento.
Se le opzioni generalmente utilizzate in Word non sono visualizzate, fare clic sulla piccola
freccia diagonale nell'angolo inferiore destro del gruppo, ovvero il pulsante di
visualizzazione della finestra di dialogo. Se, ad esempio, si fa clic sulla freccia nel gruppo
Paragrafo, verrà aperta una nota finestra di dialogo nella quale è possibile impostare il
rientro, il controllo delle righe isolate e molto altro.
Inserire immagini, collegamenti
ipertestuali, intestazioni e piè di
pagina
Per migliorare l'efficacia e l'impatto visivo del testo, è possibile inserire
immagini, oggetti ClipArt, grafici o forme nel documento. A questo scopo
è necessario utilizzare la scheda Inserisci.
Questa scheda comprende però anche altri comandi, come Tabella,
Collegamento ipertestuale e molti altri. Sono infatti disponibili anche i
comandi per la numerazione delle pagine, le caselle di testo e il formato
WordArt, sebbene non inclusi nell'immagine.
Zoom
Se il mouse dispone di una
rotellina, è possibile tenere
premuto CTRL e muovere la
rotellina in avanti per ingrandire
la visualizzazione o indietro per
ridurla
Dopo aver inserito degli elementi potrebbe essere necessario
osservarli in modo più dettagliato. A questo scopo, è fondamentale
conoscere la posizione dalla quale eseguire lo zoom.
Osservare l'angolo inferiore destro. Trascinare il dispositivo di
scorrimento a destra per ingrandire la visualizzazione e a sinistra per
ridurla.
Controllo ortografia e grammatica
Per evitare di commettere errori, dopo aver eseguito la maggior parte
delle operazioni nel documento, è indispensabile controllare l'ortografia e
la grammatica prima della stampa o dell'invio tramite posta elettronica.
Il comando Controllo ortografia e grammatica è disponibile nella
scheda Revisione, perché questo controllo fa parte della fase di revisione
del lavoro. Si trova all'estrema sinistra, nel gruppo Strumenti di
correzione.
Prepararsi alla stampa
Prima di procedere alla stampa, è opportuno controllare il layout delle
pagine. Tutte le opzioni necessarie per effettuare questo controllo sono
disponibili nella scheda Layout di pagina. Nel gruppo Imposta pagina
sono contenute le voci Dimensioni (21,6 x 27,9 cm, A4 e così via),
Orientamento (orizzontale e verticale) e Margini.
Procedere alla stampa
Al momento di procedere alla stampa, tornare al pulsante Microsoft Office, tenendo presente
che saranno disponibili diverse opzioni:
Se si fa clic sul comando Stampa, verrà visualizzata la finestra di dialogo Stampa. Se invece
si posiziona il puntatore del mouse sulla freccia a destra del comando Stampa, verranno
visualizzati tre comandi:
Stampa, che consente di aprire la nota finestra di dialogo Stampa.
Stampa immediata, che consente di inviare immediatamente il documento alla stampante.
Anteprima di stampa, che consente di visualizzare l'aspetto del documento stampato.
Stampa unione Word 2007
Si utilizza la stampa unione quando si desidera creare un insieme di documenti, ad esempio un modulo
inviato a un numero elevato di clienti o un foglio di etichette di indirizzi. Ogni lettera o etichetta presenta
lo stesso tipo di informazioni, tuttavia il contenuto è univoco. Nelle lettere destinate ai clienti, ad
esempio, ogni lettera può essere personalizzata in modo da essere indirizzata al cliente per nome. Le
informazioni univoche di ciascuna lettera o etichetta provengono dalle voci di un'origine dati.
Il processo della stampa unione prevede la seguente procedura generale:
Impostare del documento principale. Il documento principale contiene il testo e gli elementi grafici
identici per ciascuna versione del documento unito. Ad esempio,l'indirizzo o la formula di apertura del
mittente in forma di lettera.
Connettere il documento a un'origine dati . Un'origine dati è un file contenente le informazioni da
unire in un documento. Ad esempio, i nomi e gli indirizzi dei destinatari di una lettera.
Ridefinizione dell'elenco di destinatari o di elementi. Microsoft Office Word consente di generare
una copia del documento principale per ogni elemento, o record del file di dati. Se in questo file è
presente una lista di distribuzione, tali elementi sono probabilmente i destinatari della posta. Se si
desidera generare copie solo di determinati elementi del file di dati, è possibile scegliere gli elementi
(record) da includere.
Aggiungere segnaposto, denominati campi di Stampa unione, al documento. Quando si esegue
la stampa unione, nei relativi campi vengono inserite le informazioni provenienti dal file di dati.
Anteprima e completamento dell'unione. E' possibile eseguire l'anteprima di ogni copia del
documento prima di stampare l'intero insieme.
Stampa unione Word 2007 (2)
E possibile, inoltre, eseguire una stampa unione tramite il riquadro attività Stampa unione , che illustra il
processo nel dettaglio. Per utilizzare il riquadro attività, nel gruppo Inizia stampa unione della scheda
Indirizzi , scegliere Inizia stampa unionee quindi Creazione guidata Stampa unione.
Stampa unione Word 2007 (3)
Impostare il documento principale
Avviare Word.
Per impostazione predefinita, verrà aperto un documento vuoto.
Se lo si chiude, i comandi descritti nel passaggio successivo
non saranno disponibili.
Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic
su Inizia stampa unione.
Fare clic sul tipo di documento che si desidera creare
Stampa unione word 2007
È possibile, ad esempio, creare:
•Un insieme di buste L'indirizzo del mittente è identico su tutte le buste, ma
l'indirizzo di destinazione è univoco su ciascuna di esse. Fare clic su Buste e
quindi specificare le preferenze per le dimensioni della busta e la formattazione
del testo nella scheda Opzioni busta della finestra di dialogo Opzioni busta .
•Un insieme di etichette di indirizzi Ogni etichetta mostra un nome e indirizzo
di persona, ma il nome e indirizzo su ogni busta è univoco. Fare clic su Etichette
e quindi specificare le preferenze per il tipo di etichetta nella finestra di dialogo
Opzioni etichette .
•Un insieme di lettere tipo oppure messaggi di posta elettronica Il contenuto
di base è lo stesso in tutte le lettere o messaggi, ma in ognuno sono contenuti
informazioni specifiche relative al singolo destinatario, ad esempio il nome
,l'indirizzo o altre informazioni. Fare clic su Lettere o su Messaggi di posta
elettronica per creare questi tipi di documenti.
Stampa unione word 2007
Connettere il documento a un'origine dati
Per unire le informazioni all'interno del documento è necessario collegare
il documento a un'origine dati oppure a un file di dati data. Se non si
dispone già di un file di dati, è possibile crearne uno durante il processo di
stampa unione.
Scegliere un file di dati
1.Nel gruppo Inizia stampa unione della scheda Lettere fare clic su
Seleziona destinatari.
Cliccare su usa elenco esistente, e scegliere il file di excel che
contiene la lista di indirizzi. Poi sceglieri i campi da visualizzare
con “inserisci campo unione, e infine “finalizza e unisci”.
Word 2007 – intestazione e pié di
pagina
La caratteristica principale consiste nel fatto che il contenuto di intestazioni e piè di
pagina è posto a un livello del documento separato dal corpo principale. Questo
perché il comportamento di intestazioni e piè di pagina è diverso da quello del
contenuto principale del documento. Quando si aggiunge un'intestazione o un piè
di pagina, ad esempio un numero di pagina o una data, l'intestazione o il piè di
pagina viene visualizzato in ogni pagina. Nel caso dei numeri di pagina, essi
vengono resi consecutivi e aggiornati automaticamente quando il numero di pagina
cambia
Word 2007 piè pagina con nome del
file
Finito di scrivere il documento, andare nella scheda “inserisci”,
scegliere la voce “pié di pagina” e quindi “modifica piè di pagina”. Poi
scegliamo “parti rapide” e inseriamo “campo”, scegliamo “filename” e
mettiamo la spunta su aggiungi percorso al nome file. Fatto questo ci
comparirà in fondo al documento il nome del file e il percorso dove lo
abbiamo salvato. Se facciamo modifiche, basta andare su con il
mouse e fare aggiorna campo