Diapositiva 1 - Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti
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Diapositiva 1 - Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti
Il ruolo delle procedure nella gestione dello studio professionale Michele D’Agnolo Organizzare lo Studio Coordinamento di PROCESSI, AZIONI E COMPORTAMENTI EFFICACIA EFFICIENZA 2 Da dove partire Stabilire e ribadire le ragioni che sorreggono le scelte che lo studio professionale compie (obiettivi e azioni) Vision Mission Valori 3 Obiettivi L’organizzazione per processi Consente di identificare e comprendere: • l’impiego effettivo delle risorse dello studio (umane, materiali, intellettuali, ....) • le responsabilità • eventuali criticità e attività ridondanti presidiare, gestire e monitorare costantemente i fattori critici che interessano trasversalmente tutti i processi coinvolti nella realizzazione e nell’erogazione della prestazione professionale finale. 4 Cos’è un processo Regole e vincoli PROCESSO A A A A A A Strumenti e risorse 5 OUTPUT CLIENTE INPUT Processo: “Redazione delle dichiarazioni fiscali delle persone fisiche” Regole e vincoli Disposizione contrattuali Regole e vincoli Normativa cogente INPUT Richiesta del cliente 1. 2. 3. 4. 5. Raccolta documenti Verifica dei documenti Stesura della dichiarazione Controlli Raccolta delle firme OUTPUT INVII TELEMATICI Dichiarazione fiscale Strumenti e risorse Socio/professionista di riferimento/impiegato Software elaborazione 6 Strumenti e risorse La mappatura dei processi • Processi primari (o operativi): necessari per produrre il prodotto o servizio • Processi secondari (o di supporto): necessari alla gestione e realizzazione dei processi primari • Processi direzionali (o strategici):necessari a definire le politiche, la pianificazione strategica, a fissare gli obiettivi e ad assicurare la disponibilità delle necessarie risorse 7 Un esempio di mappa dei processi per uno studio commercialista PRIMARI SECONDARI DIREZIONALI Processo contabilità generale Gestione delle RU Pianificazione strategica Processo bilanci Gestione sistema informatico Definizione obiettivi e indicatori Amministrazione Pianificazione miglioramento (....) (....) Processo dichiarazioni dei redditi Processo contenzioso tributario (....) 8 La descrizione dei processi • Descrizione delle attività costitutive (“cosa si fa”) • Descrizione delle modalità operative (“come lo si fa”) • Identificazione di ruoli e responsabilità (“chi lo fa”) 9 La diagnosi dei processi SITUAZIONE ATTUALE GAP INTERVENTI 10 SITUAZIONE DESIDERATA Interventi di miglioramento sui processi: stabilire nuove regole • La struttura (“chi fa”) – – – – – Ridefinizione delle responsabilità Riallocazione delle risorse Piani di assunzione, riassegnazione e fuoriuscita Revisione di ruoli e posizioni Piani di addestramento/formazione • Modalità operative (“come”) – Ridefinizione delle modalità operative delle attività (ad es. le ridondanze e le attività di controllo inappropriate o inefficaci) – Revisione dei flussi operativi 11 Il monitoraggio dei processi • Indicatori di performance dei processi OBIETTIVO ANNO 2009 RISULTATO ANNO 2009 12 OBIETTIVO ANNO 2010 Il monitoraggio dei processi: un esempio Processo: Redazione delle dichiarazioni fiscali delle persone fisiche Indicatore: % dichiarazioni pronte per l’invio tre giorni prima della scadenza di legge ( monitoraggio dell’efficienza del processo) Modalità di rilevazione: utilizzo di software dedicato Frequenza di rilevazione: annuale OBIETTIVO 2009 RISULTATO 2009 OBIETTIVO 2010 95% 80% 90% 13 Documentare i processi • • • • • Soddisfa esigenze di: CHIAREZZA (compiti) TRASPARENZA (responsabilità) EFFICACIA (obiettivi) EFFICIENZA (risorse) CONDIVISIONE (conoscenze) 14 La procedura descrive... Qual è l’output del processo Il flusso delle attività che l’hanno generato Come vengono svolte le attività Chi svolge le attività descritte Quali sono i fattori di vincolo Quali controlli vengono eseguiti durante lo svolgimento delle attività • Come si dimostra che le attività sono state svolte o i controlli sono stati eseguiti • • • • • • 15 La check list Check list Bilanci Attività Check ………. □ ……………… □ Registrazioni di rettifica: □ Ratei personale dipendente □ TFR personale dipendente □ Ratei e risconti: □ Interessi bancari □ ..... □ Leasing □ 16 Svalutazione crediti □ Le non conformità • NON CONFORMITA qualcosa non è stato fatto come previsto • La non conformità è il mancato soddisfacimento di un requisito: – Stabilito dallo studio – Stabilito dal cliente 17 Non conformità: cosa fare? Si applica una CORREZIONE • Si mettono in atto immediatamente dopo che si è venuti a conoscenza del problema, tutte le azioni necessarie a minimizzarne l’impatto • Queste azioni sono solo di contenimento dei danni e non intervengono a correggere definitivamente il problema. • Esse sono rivolte a: – Spegnere il fuoco – valutare i danni – Contenere tutti gli effetti 18 Non conformità: cosa fare? ANALIZZARE LE CAUSE • La non conformità identificata non è il problema vero • È necessario andare alla radice del problema e scoprire le ragioni che spieghino PERCHE’ un problema o un incidente si è verificato 19 Non conformità: cosa fare? Si applica un’AZIONE CORRETTIVA • Azione volta a rimuovere la causa che ha generato la non conformità, al fine di evitarne il ripetersi 20 In conclusione SUPERARE LE CRITICITA SISTEMA DI PROCEDURE INTERNE EFFICACIA + EFFICIENZA CHIARA ATRIBUZIONE DI RESPONSABILITA 21 Conclusioni 22