HUB DOCUMENTALE - Euro Informatica Sistemi Srl

POST OFFICE
Fatturazione Elettronica
Eliminare i documenti cartacei e razionalizzare i flussi documentali
per una maggiore efficienza della “macchina” amministrativa.
UNA GRANDE OPPORTUNITÀ PER IMPRESE
ED ENTI
La fattura elettronica si sta trasformando progressivamente in
una realtà a pieno regime anche nel panorama italiano.
Introdotta inizialmente con il Decreto Ministeriale del 23/1/2004
e con il Decreto Legislativo 52/2004, la fattura elettronica è
regolamentata da un quadro normativo ormai consolidato.
Le aziende oggi possono:
• generare le fatture come documenti informatici con piena
validità ai fini amministrativo-contabili e a tutti gli effetti
sostitutive di quelle cartacee
• inviare le fatture utilizzando canali telematici (e-mail, pubblicazione
su web, EDI, ecc.)
• attivare processi di self-billing o di outsourcing della fatturazione
• conservare in maniera esclusivamente digitale le fatture elettroniche
prodotte (conservazione sostitutiva).
L’obbligo di utilizzare la fattura elettronica nei rapporti con la
Pubblica Amministrazione, stabilito dalla Finanziaria 2008,
renderà sempre più diffuso l’uso della stessa.
Al di là della semplice riduzione dei costi di gestione delle fatture
cartacee, l’impiego della fattura elettronica è il primo concreto
passo verso la smaterializzazione del ciclo dell’ordine, che può
portare a grandissimi benefici per le aziende.
HUB DOCUMENTALE
UN PROCESSO COMPLETO ED EFFICIENTE
La fatturazione elettronica si distingue nettamente da un semplice
invio tramite e-mail di un documento o di file allegati che lo
contengono: si tratta di un processo completo e coerente,
che può trasformare la “macchina amministrativa” di un’azienda
in un’organizzazione che produce informazioni strutturate con
il massimo grado di efficacia ed efficienza.
La dematerializzazione della fattura, ovvero la sua conversione
in forma digitale, coinvolge l’intero ciclo vitale del documento,
per realizzare il cosiddetto “straight through processing”, cioè
l’elaborazione e diretta trasmissione del documento in formato
elettronico dal creatore al destinatario. Ciò implica per l’impresa
l’obbligo di dotarsi dei sistemi stabiliti dal DL 52/2004 (firma
elettronica qualificata e marcatura temporale), che garantiscano
la formazione elettronica del documento, la sua integrità e corretta
trasmissione, nonché la sua regolare archiviazione su supporto digitale.
CARATTERISTICHE E FUNZIONALITÀ
L’Hub Documentale supporta l’intero processo di fatturazione di
un’azienda e consente:
• l’emissione di fatture elettroniche e la relativa trasmissione attraverso
un servizio multicanale (web, e-mail, posta elettronica certificata)
• la ricezione di fatture elettroniche dai fornitori
• la possibilità di ricondurre le fatture cartacee ricevute ad una
gestione elettronica attraverso sistemi avanzati di OCR
(Optical Character Recognition)
• l’archiviazione digitale delle fatture elettroniche attive e passive
• l’estensione del servizio all’automazione del ciclo dell’ordine
(offerta, ordine, entrata merci, ecc.).
In particolare, la soluzione è in grado di acquisire ed archiviare
a norma di legge tutti i documenti che transitano in azienda in
entrata (fatture fornitori, ordini da clienti, corrispondenza) e in
uscita (fatture clienti, offerte). Le informazioni possono pervenire
alla piattaforma (tramite gestione guidata da un “thin client”
installato e mantenuto in modalità remota) in formato Edifact, XML,
PDF, file di testo, con collegamento diretto ai flussi di dati generati dai
sistemi informatici aziendali oppure originanti da documentazione
analogica e quindi sottoposta ad attività di scansione.
La logica dell’archivio permette una ricerca semplice e rapida delle
fatture e di ogni altra documentazione aziendale ad essa riferibile:
ordini, contratti, DDT, progetti, corrispondenza.
La soluzione consente di gestire in modalità completamente
digitale le attività legate all’area logistico-commerciale ed
amministrativo-finanziaria. I servizi informatici strettamente connessi
all’emissione, alla trasmissione ed alla conservazione su supporto
digitale vengono erogati attraverso l’infrastruttura tecnologica
dell’Hub Documentale, in grado di offrire garanzie di qualità
e continuità di servizio.
VANTAGGI
Il passaggio alla fatturazione elettronica rafforza la trasparenza
e l’integrità dei processi e delinea un vantaggio complessivo dal
punto di vista del “sistema azienda”, che si concretizza nell’avere
un unico punto di ingresso, un unico momento di controllo e
validazione del dato che verrà più volte elaborato nel processo
amministrativo e contabile.
I benefici si amplificano in proporzione al grado di profondità e ampiezza
che i diversi processi assumono all’interno dell’organizzazione: tanto
più il documento elettronico entra nei meccanismi che muovono
l’azienda, tanto maggiore è il vantaggio che essa ne trae.
Le imprese possono quindi ridurre i costi e migliorare l’efficienza degli
attuali processi di fatturazione passando da una gestione cartacea
ad una gestione totalmente elettronica con indubbi vantaggi:
• Economici: eliminazione del costo medio della carta e delle spese
per l’archiviazione fisica
• Amministrativi: velocizzazione delle operazioni di emissione/registrazione
• Organizzativi: disponibilità on line da parte di più soggetti autorizzati
• Logistici: eliminazione degli spazi destinati agli archivi
• Rapporti con il fisco: facilità dell’esibizione
• Rapporti con terzi: maggior integrazione tra fatturazione,
pagamenti, incassi, rapporti con le banche.
LA GESTIONE DEL CICLO ATTIVO E PASSIVO
Nel ciclo attivo è possibile effettuare:
Nel ciclo passivo sono possibili:
Emissione e gestione di fatture elettroniche
L’acquisizione elettronica delle fatture
Invio telematico di fatture
La contabilizzazione automatica fatture
Archiviazione e Conservazione sostitutiva
delle fatture
La gestione automatica degli scarti di
registrazione tramite workflow
Fonte: Politecnico di Milano - Rielaborazione Olivetti
Prestazioni riferite ad un utilizzo del prodotto in condizioni ottimali. Con riserva di
variazione delle caratteristiche tecniche. I marchi registrati appartengono ai rispettivi proprietari.
Hub Documentale è una soluzione di Olivetti S.p.A.
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