Vademecum per Contratti in Modalità Elettronica

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COMUNE DI BOLLATE
Provincia di Milano
Vademecum per Contratti
in Modalità Elettronica
Art. 11, comma 13, D.Lgs. 163/2006
Segretario Generale
Diodora Valerino
Staff Segretario
Erminia Figini
www.comune.bollate.mi.it
Milano, 30 maggio 2013
COMUNE DI BOLLATE
NUOVE DISPOSIZIONI NORMATIVE
Il D.L. 18 ottobre 2012, n.179 (c.d. Decreto Crescita-bis o
Decreto Sviluppo-bis), convertito, con modificazioni, dalla
Legge 17 dicembre 2012, n. 221
ha introdotto misure per:
L’innovazione quale fattore strutturale di crescita
sostenibile e di rafforzamento della competitività
delle imprese;
Diffusione di servizi digitali per i cittadini;
L’innovazione nelle P.A. anche attraverso la modifica della
disciplina sulla forma dei contratti pubblici (art. 6, comma 3);
Accordi tra PA – viene modificato l’art. 15 Legge n. 241/1990 e si
prevede che, a far data dal 1° gennaio 2013, gli accordi fra
pubbliche amministrazioni – pena la nullità degli stessi – devono
essere sottoscritti con firma digitale, firma elettronica avanzata,
ovvero con altra firma elettronica qualificata (art. 6, comma 2).
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COMUNE DI BOLLATE
NUOVE DISPOSIZIONI NORMATIVE
L’art. 11, comma 13, D. Lgs. 12.04.2006 n. 163
“Codice dei Contratti Pubblici” modificato dal D.L.
n.179/2012, convertito dalla L. 221/2012
ha disposto che dal 1°
° gennaio 2013
Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile
informatico, ovvero, in modalità elettronica secondo le norme
vigenti per ciascuna stazione appaltante, in forma pubblica
amministrativa a cura dell’Ufficiale rogante dell’amministrazione
aggiudicatrice o mediante scrittura privata
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COMUNE DI BOLLATE
VECCHIA DISPOSIZIONE NORMATIVA
L’art. 11, comma 13, D. Lgs. 12.04.2006 n.
163 “Codice dei Contratti Pubblici”
sino al 31 dicembre 2012
Il contratto è stipulato mediante atto pubblico
notarile, o mediante forma pubblica
amministrativa a cura dell'ufficiale rogante
dell'amministrazione aggiudicatrice, ovvero
mediante scrittura privata, nonché in forma
elettronica secondo le norme vigenti per
ciascuna stazione appaltante.
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COMUNE DI BOLLATE
INTERPRETAZIONI NORMATIVE
Con l’entrata in vigore della norma si sono
affermate divergenze interpretative:
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Tesi restrittiva che sostiene l’obbligatorietà della modalità
elettronica solo per gli atti notarili.
Tesi estensiva che afferma l’obbligo della modalità elettronica
per tutti i contratti.
Tesi “diffusa” che riconosce l’obbligo della modalità elettronica
per gli atti notarili e per gli atti in forma pubblica amministrativa,
con esclusione della scrittura privata.
COMUNE DI BOLLATE
INTERPRETAZIONI NORMATIVE
Dossier di documentazione della Camera dei Deputati XVI Legislatura,
AC n. 5.626/XVI del 10.12.2012 redatto dal servizio del Dipartimento
attività produttive, dove, in relazione all’art. 6, comma 3, del D.L. n.
179/2012 si legge:
ai commi 3 e 4, la modifica dell’articolo 11 del D.lgs. n. 163 del 2006
(Codice dei contratti pubblici) prevedendo, per un verso, che il contratto
deve essere stipulato a pena di nullità nelle modalità ivi previste e,
per l’altro, che il contratto può essere stipulato in forma pubblica
amministrativa in modalità elettronica.
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COMUNE DI BOLLATE
CIRCOLARI ESPLICATIVE
La disposizione riguarda esclusivamente i contratti pubblici di appalto
o di concessione aventi per oggetto l’acquisizione di servizi, di
forniture, ovvero l’esecuzione di opere o di lavori
Trattandosi di norma inserita nel codice dei contratti pubblici la medesima
non trova applicazione per i contratti aventi ad oggetto locazioni o
compravendite immobiliari oppure la costituzione di diritti reali di
godimento sugli immobili.
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CIRCOLARI ESPLICATIVE – 1
Risposta del 21.01.2013 a Quesito
La norma avendo modificato una disposizione del Codice dei Contratti, è da
ritenersi applicabile ai soli contratti di appalto di lavori, servizi, forniture,
disciplinati dallo stesso codice. Nulla vieta, stante anche la finalità della norma, che
l’adempimento sia esteso a tutti i contratti.
… In ogni caso, eccezionalmente, le parti sprovviste di firma digitale, ai sensi
dell’art. 52-bis della Legge Notarile posso sottoscrivere il contratto con firma
elettronica, consistente anche nell’acquisizione digitale della sottoscrizione
autografa (cioè scannerizzando la sottoscrizione autografa), in quanto avvalorata
dalla sottoscrizione digitale dell’ufficiale rogante.
… Per gli atti stipulati in forma pubblica amministrativa è opportuno … che
ciascuna amministrazione regolamenti la materia … disciplinando le modalità
della stipula e della sottoscrizione, la conservazione degli atti e il rilascio di
copie.
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CIRCOLARI ESPLICATIVE – 2/1
Determinazione dell’AVCP (Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici) del
13/02/2013 n. 1 “Indicazioni interpretative concernenti la forma dei contratti
pubblici, ai sensi dell’art. 11, comma 13 del Codice”
“…….. OMISSIS…
Il Consiglio ritiene che:
L’applicazione dell’art. 11, comma 13, del decreto legislativo 12 aprile 2006, n. 163
e s.m.i., nel testo novellato dall’art. 6, comma 3, del decreto-legge 18 ottobre 2012,
n. 179, convertito con modificazioni dalla legge 17 dicembre 2012, n. 221, sia
circoscritta alla species di contratto pubblico di cui all’art. 3 del Codice;
I contratti pubblici di cui all’art. 3 del medesimo Codice debbano essere redatti, a
pena di nullità, o mediante atto pubblico notarile informatico o in forma
pubblica amministrativa, con modalità elettronica secondo le norme vigenti per
ciascuna stazione appaltante, a cura dell’Ufficiale Rogante dell’Amministrazione
aggiudicatrice, o mediante scrittura privata; per la scrittura privata, quindi, resta
ammissibile la forma cartacea e le forme equipollenti ammesse dall’ordinamento;
la <modalità elettronica> della forma pubblica amministrativa possa essere
assolta anche attraverso l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, nel
rispetto di quanto prescritto dall’art. 25, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo
2005, n. 82” CAD
8
…%
COMUNE DI BOLLATE
Determinazione dell’AVCP (Autorità di Vigilanza sui Contratti Pubblici) del 13/02/2013 n. 1
“Indicazioni interpretative concernenti la forma dei contratti pubblici, ai sensi dell’art. 11,
comma 13 del Codice”
COMMENTO
L’AVCP ha quindi chiarito in primo luogo che l’ambito di applicazione delle nuove disposizioni
riguarda le sole tipologie di contratti pubblici soggetti alla disciplina del Codice degli Appalti
(D.Lgs. N. 163/2006) e definiti dall’art. 3 del Codice stesso, ovvero:
1) Contratti di appalto o di concessione aventi per oggetto l’esecuzione di lavori o l’acquisizione di
forniture e servizi;
2) Accordi quadro;
3) Contratti di locazione finanziaria di opere pubbliche o di pubblica utilità;
4) Contratti di disponibilità;
5) Contratti di partenariato pubblico privato.
In ordine alle nuove modalità di stipulazione (in forma cartacea o elettronica) dei contratti pubblici
l’AVCP ha poi ritenuto che le nuove disposizioni siano da interpretare nel senso che:
• Il contratto mediante atto pubblico notarile può essere stipulato solo in modalità informatica, ai
sensi della legge sull’ordinamento del notariato e degli archivi notarili (L. 16.02.1913 n. 89 s.m.i.);
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•
Il contratto in forma pubblica amministrativa può essere stipulato solo in modalità elettronica
secondo le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante, a cura dell’Ufficiale rogante
dell’amministrazione aggiudicatrice;
•
Il contratto mediante scrittura privata può invece essere stipulato con madalità cartacea o
elettronica, a scelta della stazione appaltante.
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Il Parere della Corte dei Conti – Sezione Regionale di Controllo della Regione
Lombardia – deliberazione n. 97/Pareri/2013 del 18.03.2013 emesso in materia
di contabilità pubblica.
“… OMISSIS …
In sintesi, la difformità testuale rispetto alla precedente formula legislativa si compendia nella:
1)
Previsione della nullità testuale per difetto delle forme ad substantiam indicate dalla norma;
2)
Superamento della tassatività della forma scritta cartacea, mediante la previsione di forme
alternative ad substantiam;
Attribuzione dell’aggettivo “informatico” all’atto pubblico notarile;
3)
4)
Dequotazione della forma elettronica a “modalità elettronica” secondo le norme vigenti per
ciascuna stazione appaltante.
La disposizione ha inteso adeguare alle moderne tecnologie l’utilizzo delle forme contrattuali in
cui è trasfusa la volontà della pubblica amministrazione, aggiungendo, ma non sostituendo alle
tradizionali forme scritte cartacee la forma pubblica elettronica e/o digitale, con l’avvertenza che
qualora le norme vigenti per la singola stazione appaltante (regolamentari o di legge) prevedessero
l’adozione della sola modalità elettronica, l’utilizzo di altra metodologia di documentazione,
ancorché scritta o cartacea, in violazione delle norme speciali, sarebbe affetta da nullità assoluta.
…%
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COMUNE DI BOLLATE
Il Parere della Corte dei Conti – Sezione Regionale di Controllo della Regione
Lombardia – deliberazione n. 97/Pareri/2013 del 18.03.2013 emesso in materia
di contabilità pubblica.
% ….
Ciò posto, al fine di rispondere ai singoli quesiti prospettati dall’amministrazione, alla luce del chiaro dato
testuale, la Sezione si ritiene che:
a) La comminatoria di nullità prevista dalla norma è riferita a tutte le forme ad substantiam di stipulazione
previste dalla citata disposizione;
b) in quanto forme scritte peculiari di scrittura privata (scambio di proposta ed accettazione nei contratti
inter absenstes), in caso di trattativa privata, conservano piena validità le forme di stipulazione, previste
dall’art. 17 del R.D. 18 novembre 1923 n. 2440 (la scrittura privata è prevista anche nell’art. 11 comma 13 del
D. Lgs. 12 aprile 2006, n. 163);
c) la stipulazione in forma pubblica amministrativa deve avvenire in modalità elettronica solo se essa è
prevista quale metodologia esclusiva da specifiche norme di legge o di regolamento applicabili alla stazione
appaltante, essendo ancora validamente stipulabile il contratto in forma pubblica amministrativa su
supporto cartaceo;
d) l’adozione del rogito notarile condurrà invece all’utilizzo esclusivo del documento informatico notarile,
alla stregua del richiamo selettivo contenuto nella dizione normativa;
e) la locuzione “… le norme vigenti per ciascuna stazione appaltante …” riferita alla modalità elettronica della
stipulazione dei contratti è da intendersi non come potere della singola stazione appaltante di
autodeterminazione, ma come rinvio ad una normativa tecnica, di rango legislativo o regolamentare, di
fonte statale (art. 117, comma 2, lett. l Cost), che detti i precetti in modo uniforme sulla compilazione,
sottoscrizione e conservazione sostitutiva degli atti pubblici e contratti stipulati in modalità elettronica.
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COMUNE DI BOLLATE
NORMATIVA DI RIFERIMENTO - 1
All’Atto Pubblico Amministrativo si applica, in quanto
compatibile, la Legge Notarile e più precisamente :
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L. 16.02.1913 n. 89 “Ordinamento del Notariato e degli Archivi Notarili”;
Regio Decreto 10.09.1914 n. 1326 “Approvazione del Regolamento
per l’esecuzione della L. 16 febbraio 1913, n. 89, riguardante
l’ordinamento del notariato e degli archivi notarili;
Regio Decreto 18.11.1923 n. 2440 “Nuove disposizioni
sull'amministrazione del patrimonio e sulla contabilità generale dello
Stato”
L. 18.06.2009 n. 69, art. 18 “Delega al Governo in materia di atto
pubblico informatico redatto dal Notaio”;
D. Lgs. 12.04.2006 n. 163 “Codice dei contratti Pubblici”
D. Lgs. 02.07.2010 n. 110 “Disposizioni in materia di atto pubblico
informatico redatto dal Notaio, a norma dell’articolo 65 della Legge 18
giugno 2009, n. 69.
COMUNE DI BOLLATE
Legge Notarile n. 89 del 16.02.1913
“L’atto pubblico informatico è ricevuto in conformità a
quanto previsto dall’art. 47 ed è letto dal Notaio mediante
l’uso e il controllo personale degli strumenti informatici”
(comma 2, art. 47-ter):
Ricevimento atto in presenza delle parti;
Indagine sulla volontà delle stesse;
Compilazione dell’atto sotto la propria responsabilità
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COMUNE DI BOLLATE
Legge Notarile n. 89 del 16.02.1913
“Il Notaio nell’atto pubblico e nell’autenticazione delle
firme deve attestare anche la validità dei certificati di firma
eventualmente utilizzati dalle parti” (comma 3, art. 47-ter)
Tale adempimento deve avvenire prima dell’apposizione
della firma da parte dell’Ufficiale Rogante:
con riferimento ai requisiti di cui all’art. 28 del C.A.D.
(Codice Amministrazione Digitale);
attraverso un sistema di verifica delle firme digitali e
validazione temporale dei documenti informatici (art. 14
D.P.C.M. 22.02.2013 pubblicato in G.U.R.I. n. 117 del 21.05.2013 che
sostituisce il D.P.C.M. 30.03.2009);
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COMUNE DI BOLLATE
MODALITA’ OPERATIVE PER LA STIPULA
Nel caso di atto pubblico amministrativo, laddove ciascun
contraente sia già munito di firma digitale, l’Ufficiale Rogante:
redige l’atto su supporto informatico (Video Scrittura)
dà lettura dell’atto alle parti (direttamente dallo schermo
del
computer)
trasforma l’atto in formato elettronico PDF/A “1/A”;
fa firmare digitalmente l’atto alle parti;
accerta ed attesta la validità dei certificati di firma
utilizzati dalle parti; (Formula di Rito)
appone la propria firma digitale sull’atto.
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COMUNE DI BOLLATE
In questa ipotesi, nella formula di rito, si potrebbe specificare:
“E, richiesto, io Segretario Ufficiale Rogante ho ricevuto questo
atto, redatto da persona di mia fiducia mediante strumenti
informatici su … pagine a video, dandone lettura alle parti, le quali
l’hanno dichiarato e riconosciuto conforme alle loro volontà, per cui
a conferma lo sottoscrivono in mia presenza, previa
accertamento delle identità personali, con firma digitale ai sensi
dell’art. 24, del D.Lgs. 07.03.2005, n. 82 Codice
dell’Amministrazione Digitale, di seguito verificata a mia cura ai
sensi dell’art. 14 del D.P.C.M. 22.02.2013
In presenza delle parti io Segretario comunale/provinciale
ufficiale rogante ho firmato il presente documento informatico
con firma digitale”.
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COMUNE DI BOLLATE
L’art. 52-bis della Legge notarile, come modificata dal D.Lgs. N. 110/2010,
prevede che la firma elettronica possa consistere “anche”
nell’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa.
L’art. 25, comma 2, del C.A.D. recita:
“L’autenticazione della firma elettronica, anche mediante
l’acquisizione digitale della sottoscrizione autografa, o di
qualsiasi altro tipo di firma elettronica avanzata, consiste
nell’attestazione, da parte del pubblico ufficiale, che la firma è
stata apposta in sua presenza dal titolare,
previo accertamento della sua identità
personale, della validità dell’eventuale
certificato elettronico utilizzato e del fatto
che il documento sottoscritto non è in
contrasto con l’ordinamento giuridico”
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COMUNE DI BOLLATE
Pertanto nel caso di atto pubblico amministrativo, con l’operatore
economico contraente che sia ancora sprovvisto di firma digitale,
l’Ufficiale Rogante può procedere nel seguente modo:
redige l’atto su supporto cartaceo;
dà lettura dell’atto alle parti;
fa sottoscrivere, al contraente privato, l’atto con firma autografa;
“scannerizza” il supporto cartaceo contenente la firma autografa
in formato elettronico PDF/A “1/A”;
fa firmare digitalmente l’atto dal Funzionario dell’Ente;
accerta ed attesta la validità dei certificati di firma utilizzati dalle
parti; (Formula di Rito)
appone la propria firma digitale sull’atto.
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COMUNE DI BOLLATE
In questa ipotesi, nella formula di rito, si potrebbe specificare:
“E richiesto, io Segretario Ufficiale Rogante ho ricevuto questo atto,
redatto da persona di mia fiducia mediante strumenti informatici su …
pagine a video, dandone lettura alle parti, le quali l’hanno dichiarato e
riconosciuto conforme alle loro volontà, per cui a conferma lo
sottoscrivono in mia presenza, previa accertamento delle identità
personali, come di seguito specificato:
1) Il Sig. … mediante l’apposizione della firma autografa acquisita
digitalmente ai sensi dell’art. 25, comma 2, del D.Lgs. 07.03.2005, n. 82
Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
2) Il Responsabile Dr. ….. mediante l’apposizione della firma digitale ai
sensi dell’art. 24, del D.Lgs. 07.03.2005, n. 82 Codice
dell’Amministrazione Digitale (CAD), verificata a mia cura ai sensi
dell’art. 14 del D.P.C.M. 22.02.2013.
In presenza delle parti io Segretario comunale/provinciale ufficiale
rogante ho firmato il presente documento informatico con firma digitale”.
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COMUNE DI BOLLATE
ALLEGATI AL CONTRATTO
Per quanto riguarda i documenti da allegare al contratto, si ricorda che
l’articolo 137 del Regolamento del Codice dei Contratti (D. Lgs. 163/2006)
prevede che al contratto (di lavori) vengano materialmente allegati il
Capitolato Speciale e l’Elenco Prezzi mentre gli altri documenti e progetti
possono essere anche solo richiamati nel contratto e depositati presso
l’Amministrazione previa firma delle parti.
Si ricorda, inoltre, che ai sensi dell’art. 26, comma 3 del D. Lgs. N. 81 del
2008 è prevista l’allegazione del DUVRI.
Si tratta in ogni caso di prescrizioni non a pena di nullità del contratto.
Gli allegati dovranno avere la medesima forma (e modalità di stipula) del
contratto ed essere conservati unitamente ad esso.
In merito alle modalità si richiama l’articolo 57-bis della Legge Notarile,
che stabilisce che quando deve essere allegato un documento redatto su
supporto cartaceo ad un documento informatico, se ne allega copia
informatica, certificata conforme ai sensi dell’art. 22, comma 1 e 3 del
CAD.
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COMUNE DI BOLLATE
Copia atto: modalità
1.
Copie Informatiche di documenti analogici
(art. 22 del Codice
Amministrazione Digitale);
2.
Copie analogiche di documenti informatici
(art. 23 del Codice
Amministrazione Digitale);
3.
Duplicati e Copie informatiche di documento informatico
23-bis del Codice Amministrazione Digitale);
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(art.
COMUNE DI BOLLATE
Attestazione di conformità per la copia analogica
di documento originale informatico
La presente copia cartacea di documento informatico composta di fogli ____ è
conforme all'originale informatico munito delle prescritte firme.
Le sottoscrizioni elettroniche sono state apposte come segue:
Da _________ con firma digitale il cui certificato n. _______ è stato rilasciato dal
Certificatore ___________ la cui verifica in data ______ alle ore _______ ha
avuto esito positivo.
È stata/non è stata apposta marcatura temporale in data ______ alle ore
______ presso il sistema di marcatura temporale del Certificatore _________
verificato all'indirizzo.
Luogo e data del rilascio
Firma e timbro
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COMUNE DI BOLLATE
ADEMPIMENTI PRELIMINARI
1. Acquistare la firma digitale per Segretario Generale;
2. Acquistare le marche temporali;
3. Richiedere l’abilitazione di utilizzo del servizio telematico per i Pubblici Ufficiali (provvedimento
17.11.2009 Agenzie Entrate) compilando il “Modulo” scaricabile dal sito dell’Agenzia alla pagina
http://www.agenziaterritorio.it/site.php?id=2342, ed inviando raccomandata all’Agenzia delle
Entrate Ufficio Provinciale di Roma – Territorio, Viale Antonio Ciamarra n. 139 – 00173 Roma o, in
alternativa alla PEC: [email protected];
4. Arriverà una mail con all’interno l’Attestazione di abilitazione al servizio di trasmissione telematica
degli atti - Provvedimento interdirigenziale "Estensione delle procedure telematiche di cui all’art. 3bis del decreto legislativo 18 dicembre 1997, n.463, ad altri pubblici ufficiali" e tutti i passaggi per
abilitarsi alla Piattaforma Sister.
5. Installare il software UniMod Client 4.3 – Versione Completa, scaricabile dal sito dell’Agenzia
del Territorio alla pagina http://www.agenziaterritorio.it/site.php?id=6237, per la creazione del
M.U.I. (Modello Unico Informatico) che consente anche il pagamento dell’Imposta di Registro e
l’Imposta di Bollo;
6. Installare un software che permetta di salvare il file del contratto in formato PDF/A (versione
1/A);
7. Accreditarsi nel portale Sister;
8. Predisporre una postazione informatica per la lettura dell’atto a video e la firma digitale delle
parti.
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COMUNE DI BOLLATE
Tipologia di atto - 1:
Scrittura Privata cartacea o informatica
(per la quale è prevista la registrazione ai sensi del D.P.R. 26.04.1986 n. 131)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
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Predisporre il contratto firmato in modalità autografa o digitale dai contraenti;
Inserire l’atto a repertorio degli atti in registrazione;
Apporre la marca temporale;
Creare un “Plico M.U.I.” in UniMod (contenente Testo atto, Mod. 69, F23 in
modalità informatica);
Firmare il “Plico M.U.I.” generato dal programma UniMod con firma digitale
del soggetto abilitato;
Inviare il “Plico M.U.I.” telematicamente all’Agenzia delle Entrate tramite
Sister;
Acquisire, dal portale Sister, la ricevuta di avvenuta registrazione e di
pagamento;
Associare la ricevuta di trasmissione e registrazione al contratto;
Registrare nel registro di repertorio l’avvenuta registrazione;
Inserire copia cartacea nella raccolta dei contratti.
COMUNE DI BOLLATE
Scrittura Privata autenticata cartacea o
informatica (ai sensi del D.P.R. 26.04.1986 n. 131)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
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Predisporre il contratto nel quale riportare la firma dei contraenti in modalità
autografa o digitale e, a chiusura dell’atto, l’attestazione di autentica firmata
digitalmente dal pubblico ufficiale;
Inserire l’atto a repertorio degli atti in registrazione (Art. 2, D.P.R. 131/1986)
Firmare il “Plico M.U.I.” generato dal programma UniMod con firma digitale del
Segretario comunale/provinciale;
Inviare il “Plico M.U.I.” telematicamente all’Agenzia delle Entrate tramite Sister;
Acquisire, dal portale Sister, la ricevuta di avvenuta registrazione e di pagamento;
COMUNE DI BOLLATE
Atto Pubblico Amministrativo elettronico
1.
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3.
4.
5.
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9.
10.
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Predisporre il contratto che verrà firmato dai contraenti in modalità autografa
o digitale e firmato digitalmente dall’Ufficiale Rogante;
Inserire l’atto a repertorio degli atti in registrazione (Art. 2, D.P.R. 131/1986)
Firmare il “Plico M.U.I.” generato dal programma UniMod con firma digitale
del Segretario comunale/provinciale;
Inviare il “Plico M.U.I.” telematicamente all’Agenzia delle Entrate tramite
Sister;
Acquisire, dal portale Sister, la ricevuta di avvenuta registrazione e di
pagamento;
COMUNE DI BOLLATE
Atto Pubblico Notarile Informatico
Il contratto verrà predisposto e firmato direttamente dal Notaio
individuato dall’Ente.
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COMUNE DI BOLLATE
Registrazione Telematica – UniMod 1
(vedi istruzioni inserimento dati UniMod-Sister)
Inserimento DATI UTENTE:
Identificarsi come “Altro Pubblico Ufficiale”;
Inserire l’Ufficio dell’Agenzia delle Entrate presso cui si registra;
Inserire il proprio Codice Fiscale (del Segretario);
La denominazione: Segretario comunale/provinciale;
Indirizzo: dell’Ente (es. Comune);
Convenzione bancaria: “CF Segretario” (Persona fisica), “CF Studio” il CF
Comune (Persona giuridica)
IBAN della Tesoreria Comunale presso cui sono autorizzati gli altri adempimenti
telematici (F24EP);
Dopo aver inserito i dati richiesti dai campi della maschera ed aver cliccato sul
tasto “Salva” verrà visualizzata in giallo la convenzione bancaria memorizzata
ed attiva per l’invio telematico dei contratti tramite piattaforma “Sister”. Infine
“Chiudi”
Questo adempimento viene effettuato solamente la prima volta che si accede
ad UniMod
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COMUNE DI BOLLATE
(vedi istruzioni inserimento dati UniMod-Sister allegata)
Creazione dell’Adempimento:
Inserire numero di Repertorio;
Codice Fiscale del Segretario e Dati dell’Ufficiale Rogante;
Dati generali del Titolo: Atto Pubblico Amministrativo;
Atto non esente da bollo;
Modalità di pagamento: pagamento eseguito con modalità diverse dalle
precedenti;
Soggetti Principali: Estremi dei comparenti;
Registrazione e liquidazione: Importo del contratto;
Creato l’identificativo tra i “Dati negozi liquidati”, Cliccare su Imponibile ed
inserire codice negozio 7003 (appalto), danti ed aventi causa;
Tassazione Agenzia Entrate: codici tributo 9802 (Bollo € 45,00) 9814
(Registro € 168,00);
Testo atto: inserire con tasti “CTRL e V” il testo del contratto
precedentemente copiato dalla video scrittura;
Salva e chiudi.
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COMUNE DI BOLLATE
Creazione del Plico:
Inserire Nuovo Plico;
Inserire nel campo “progressivo invio” il numero consequenziale del Plico (es. n.
1 se trattasi del primo)
Selezionare la convenzione bancaria
Selezionare l’adempimento memorizzato;
“Salva”;
Si aprirà una schermata con il riepilogo degli importi da corrispondere
all’Agenzia delle Entrate, verificare la loro correttezza e cliccare sul tasto
“Avanti”;
Cliccare sul tasto “Genera”
Salvare il plico in formato “.xlm” da utilizzare per l’invio tramite il portale Sister;
Avviare controllo del “Plico” ed accertarsi che non vi siano anomalie.
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COMUNE DI BOLLATE
Invio Telematico tramite portale SISTER
Invio tramite Sister, dopo aver effettuato “Primo Accesso Responsabile”:
Aprire la maschera “Presentazione Documenti”;
Cliccare su “Invio di un nuovo documento”;
Firmare digitalmente il “Plico” generato da UniMod;
Selezionare “invio di Prova”, il sistema verifica immediatamente la correttezza
del “Plico”;
Selezionare “Invio Effettivo” e premere il tasto “conferma”;
Il contratto è stato registrato.
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COMUNE DI BOLLATE
Tariffe dell’Imposta di Bollo
trasmessi per via Telematica - 1
sugli
atti
Il DM 22 febbraio 2007 ha modificato la parte prima della tariffa
del Testo unico dell’Imposta di Bollo D.P.R. 642/1972
introducendo le nuove tariffe dovute per gli atti rogati, ricevuti o
autenticati da notai o da altri pubblici ufficiali sottoposti a
registrazione con procedure telematiche:
per i contratti di appalto, forniture e servizi: € 45,00=;
per gli atti aventi per oggetto i trasferimenti o la costituzione di
diritti reali di godimento su beni immobili: € 230,00=;
per gli atti che comportano formalità nei pubblici registri
immobiliari (rimozione dei vincoli convenzionali): € 155,00=.
32
COMUNE DI BOLLATE
Tariffe dell’Imposta di Bollo
trasmessi per via Telematica - 2
sugli
atti
Il Bollo forfettario (a prescindere dalle pagine) comprende:
Originale;
Allegati non soggetti a bollo sin dall’origine;
Copia per la registrazione;
Copia per la trascrizione e la voltura
Il Bollo forfettario NON comprende:
Allegati soggetti a bollo sin dall’origine (procure, estratti, CDU,
ecc.)
Gli allegati tecnici sono assoggettati all’imposta di bollo in caso
d’uso ovvero se presentati all’ufficio del Registro (risoluzione
Agenzia delle Entrate 74/E del 2009).
33
COMUNE DI BOLLATE
Imposta di Bollo sugli atti trasmessi per via
Telematica - 3
Sull’atto verrà apposta la seguente dicitura:
Imposta di Bollo assolta in modalità telematica mediante “Modello
Unico Informatico” ai sensi dell’art. 1, comma1/bis del D.P.R. 642
del 26.10.1972 come modificato dal D.M. 22.02.2007
34
COMUNE DI BOLLATE
Repertoriazione del contratto
elettronico
Il Repertorio sarà formato e conservato dal
Segretario Generale su supporto informatico nel
rispetto dei principi del D.Lgs. N. 82/2005 (CAD).
In via transitoria, in attesa del perfezionamento della
procedura informatica, il Segretario continuerà a
formare e conservare il Repertorio su supporto
cartaceo.
35
COMUNE DI BOLLATE
Conservazione del Contratto
Elettronico (Art. 43 del Codice Amministrazione Digitale)
E’ fatto obbligo all’ente conservare i contratti firmati in modalità elettronica, per un tempo
illimitato con tecnologie sicure che ne garantiscano anche la fruizione.
Ai sensi dell’art. 43 del CAD la conservazione deve essere effettuata “in modo da garantire la
conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi
dell’articolo 71”.
Ad oggi le Regole Tecniche non sono ancora state approvate.
Si può fare dunque riferimento alla Delibera CNIPA n. 11 del 19.02.2004 “Regole tecniche per la
riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità
dei documenti agli originali” che definisce il processo di conservazione digitale – definita
“conservazione sostitutiva” – dei documenti:
Nomina di un Responsabile della Conservazione, i cui compiti sono elencati nell’art. 5 della
delibera CNIPA;
Definizione di un manuale di conservazione;
Ogni 5 anni verificare la fruibilità dei documenti informatici e nel caso attivare le
procedure di riversamento sostitutivo.
36
COMUNE DI BOLLATE
Conservazione del Contratto
Elettronico (Art. 43 del Codice Amministrazione Digitale)
In attesa di definire meglio le procedure organizzative in merito alla
Conservazione dei contratti formati in modalità elettronica:
i Notai si avvalgono di una struttura tecnologica messa a punto dalla Società
informatica del Notariato, NOTARTEL, con il coordinamento della commissione
informatica interna. Questo percorso è in fase di sperimentazione collaborativa,
in alcuni contesti, anche per gli atti rogati dai Segretari Comunali;
alcuni Comuni stanno valutando l’adesione ai servizi regionali relativi
all’archiviazione sostitutiva nell’ambito della rete telematica regionale;
alcuni Comuni stanno integrando i propri software di gestione documentale
con un sistema di archiviazione sostitutiva.
37
COMUNE DI BOLLATE
“INCIDENTI DI PERCORSO”
Programma UniMod: il percorso di installazione, ovvero la scelta della cartella di destinazione,
non deve assolutamente contenere spazi intermedi – vedi pag. 9
manuale utente UniMod - e sul sistema operativo Windows 7 è altresì
consigliabile non effettuare tale installazione su cartelle del tipo
“\Progam files”, nel caso contrario durante la fase di controllo del plico il
software va in crash. E’ consigliabile una cartella del tipo
c:\UnimodClient4_3
Tabelle del programma: E’ consigliabile visitare periodicamente il sito dell’Agenzia, alla pagina
http://www.agenziaterritorio.it/site.php?id=6237,
per
verificare
eventuali aggiornamenti sui controlli delle formalità in particolar
modo nella sezione “Tabelle da aggiornare” per permettere al
programma di adeguare le tabelle (liste) alle modifiche normative
eventualmente intervenute.
Inserimento Indirizzi: Nella lista dei Comuni proposti, alcuni nomi sono preceduti da
asterischi: ciò indica che quel comune è stato cancellato o non
compare più nella provincia selezionata (es. Monza ora è Prov. di
Monza-Brianza) tra parentesi compare la sigla della nuova provincia in
cui cercare. Per persone nate all’Estero, selezionare nel campo
Provincia la voce “Estero”, nel campo “Comuni” compariranno gli Stati.
38
COMUNE DI BOLLATE
Formato Titolo Digitale: La costruzione dell’Atto Pubblico Amministrativo può essere fatta con
qualsiasi programma di video scrittura, tenendo comunque conto che
gli unici Font che riconosce il sistema di controllo Sister sono “Times
New Roman” e “Courier New”. Le lettere accentate saranno
riconvertite in automatico dal programma (es. à – a’) e non è
possibile utilizzare i seguenti caratteri speciali (!; £; €; ç, °, §, ect.)
Installare PDF CREATOR o software analogo che permetta di
salvare il file del contratto in formato PDF/A (versione 1/A),
indipendentemente sia esso convertito da WORD o da OPEN (a
seconda dei programmi di scrittura utilizzati). In caso contrario, non
sarà possibile allegare il file PDF firmato all’invio telematico tramite
Sister, in quanto il programma di controllo lo rifiuta.
Ad oggi, l’invio del “Titolo Digitale” tramite il portale Sister è abilitato
solo ed esclusivamente ai Notai e quindi l’accettazione del plico
avverrà solamente con l’inserimento del “Testo Atto” che, in ogni
caso è OBBLIGATORIO.
Come Comune di Bollate abbiamo “aperto” una segnalazione al
Servizio Assistenza, in data 13.05.2013, per richiedere l’abilitazione
completa anche per i Segretari Comunali che, come nel nostro caso,
hanno la necessità di effettuare anche le trascrizioni presso la
Conservatoria per i contratti di trasferimento Aree, ecc.
39
COMUNE DI BOLLATE
Codici Negozio da 1101 a 1901
Tra le segnalazioni non bloccanti la registrazione dell'atto, viene segnalata una incongruenza
tra il codice del negozio giuridico dell'atto e l'aliquota indicata in sede di autoliquidazione nel
caso di registrazione di compravendita di terreno
Ora i negozi giuridici codificati per le compravendite di terreno sono
-da 1101 a 1901 per i terreni non edificabili (in cui sono compresi gli agricoli) per i quali il
Sistema effettua il calcolo dell'imposta di Registro applicando l'aliquota del 15%
-da 1119 a 1919 per i terreni edificabili per i quali il Sistema effettua il calcolo dell'imposta di
Registro applicando l'aliquota del 8%.
In realtà le compravendite dei terreni ricadenti nei comparti espropriati ex Lege 167/1962,
per esempio, scontano la tariffa fissa.
In questo caso il controllo del “Plico” potrebbe generare degli errori forzabili, che visualizzati vi
danno le seguenti declaratorie:
T003 aliquota incongruente con il negozio indicato
T006 imposta di registro calcolata diversa da quella auto liquidata
In ogni caso tale segnalazione non impedisce la registrazione dell'atto e l'Ufficio delle Entrate
competente per il controllo della tassazione, essendo a conoscenza di questi particolari casi,
dopo aver comunque fatto le verifiche necessarie ed aver escluso errori effettivi, non procederà
al recupero dell'imposta segnalata come errata.
40
COMUNE DI BOLLATE
NUMERI ED E-MAIL UTILI
Abilitazione di utilizzo del servizio telematico: “Modulo” scaricabile dal sito dell’Agenzia alla pagina
http://www.agenziaterritorio.it/site.php?id=2342, da inviare con raccomandata all’Agenzia delle
Entrate Ufficio Provinciale di Roma – Territorio, Viale Antonio Ciamarra n. 139 – 00173 Roma o, in
alternativa alla PEC: [email protected].
Software UniMod Client 4.3 – Versione Completa, scaricabile dal sito dell’Agenzia del Territorio alla
pagina http://www.agenziaterritorio.it/site.php?id=6237, per la creazione del M.U.I. (Modello
Unico Informatico).
Manuali:
UniMod Manuale Utente;
UniMod Manuale Blak Box
UniMod Manuale Gestione Problematiche
Assistenza Servizio Sister: 800 219 402
E-mail Servizio Assistenza Agenzia Territorio: [email protected]
41
COMUNE DI BOLLATE
Grazie per la vostra attenzione!
[email protected]
42

Vademecum per Contratti in Modalità Elettronica

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