Manuale d`uso del Sistema Informativo ARCHIBUS per la gestione

Techne Facility Management
Manuale d’uso
del Sistema Informativo
ARCHIBUS
per la gestione degli interventi
a guasto
Standard Portineria
REVISIONE DATA
00
20/07/2015
DESCRIZIONE
Prima emissione
AUTORE
Cannella D.
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Sommario
INTRODUZIONE.................................................................................................................................................. 4
CANALI ATTIVATI ............................................................................................................................................... 4
Modifica della password personale............................................................................................................... 4
PROCESSO DI GESTIONE DEGLI INTERVENTI A GUASTO ................................................................................... 6
ELENCO DELLE ATTIVITÀ .................................................................................................................................... 7
EMISSIONE ......................................................................................................................................................... 8
Crea richiesta di manutenzione ..................................................................................................................... 8
MONITORAGGIO................................................................................................................................................ 9
Visiona richieste ............................................................................................................................................ 9
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INTRODUZIONE
Il presente manuale ha lo scopo di guidare l’utente nell’utilizzo del Sistema Informativo e di tutte le
funzionalità messe a disposizione per la gestione dei servizi. Si precisa che la guida ha carattere generale,
pertanto descrive tutti gli eventi facente parte del processo.
Ogni utente, secondo il ruolo che ricopre, potrà accedere solo agli eventi di sua competenza in modo da non
alterare il corretto flusso di informazione.
CANALI ATTIVATI
Il portale è raggiungibile all’indirizzo http://techne.efmnet.it/
A ciascun utente vengono fornite una user e una password personali per l’accesso al sistema.
Modifica della password personale
Le password fornite devono essere modificate dall’utente al primo accesso, in quanto inizialmente sono
uguali al nome utente accedendo al proprio user id.
Una volta effettuato l’accesso si accede alla voce “profilo” della barra di navigazione orizzontale.
In questo menu si dovrà scegliere la voce “modifica password” per aprire una finestra con la
possibilità di ridefinire la propria scelta.
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Una volta eseguito l’accesso si avrà la seguente visualizzazione:
-
una barra di navigazione orizzontale contenente informazioni generiche sul portale;
una barra di navigazione verticale che consente di accedere alle funzioni disponibili per ogni
utente.
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PROCESSO DI GESTIONE DEGLI INTERVENTI A GUASTO
Tutte le richieste di riparazione sono guidate dal processo descritto nella figura di seguito.
Il sistema così come impostato consente di gestire il processo tipico delle richieste a canone ed extracanone,
previste nell’ambito dei servizi di Facility.
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ELENCO DELLE ATTIVITÀ
Una volta eseguito l’accesso si avrà la seguente visualizzazione:
- una barra di navigazione orizzontale contenente informazioni generiche sul portale;
- una barra di navigazione verticale che consente di accedere alle funzioni disponibili per ogni
utente. Nel dettaglio:
-
Emissione
Monitoraggio
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EMISSIONE
Crea richiesta di manutenzione
La richiesta di intervento viene emessa tramite il Sistema Informativo Archibus, compilando alcune
informazioni essenziali, riconducibili in:
- Richiedente: il sistema riporta automaticamente il Nome e Cognome del Richiedente che ha
effettuato l’accesso con relativo numero di telefono. E’ inoltre possibile indicare l’origine della
richiesta;
- Posizione lavoro: indicare il fabbricato per il quale emettere la richiesta di lavoro. Qualora disponibili,
sarà possibile indicare una locazione più precisa: piano e stanza. Saranno visualizzati esclusivamente
i fabbricati di competenza dell’utente loggato;
- Descrizione: viene richiesto di indicare il Tipo di Problema riscontrato, elencati in macro aree di
impianti di appartenenza. L’utente è vincolato a riportare una descrizione o commento a riguardo;
- Priorità: deve essere attribuita una priorità di intervento, a ciascun codice di priorità corrispondono
le relative tempistiche entro cui effettuare i sopralluoghi e l’inizio dei lavori. Inoltre saranno indicate
le successive fasi del flusso di lavoro ed i ruoli/personale responsabile.
A questo punto in alto a destra, è possibile allegare un documento mediante il pulsante “Avanti”, oppure
emettere direttamente la richiesta con “Invia”. Sarà visualizzata una pagina di Dettaglio dei dati appena
inseriti.
MONITORAGGIO
Visiona richieste
Il sistema dispone di un report di monitoraggio che consente di visualizzare tutte le richieste gestite ed il
relativo stato. Questo consente di visualizzare in quale situazione si trova una determinata richiesta oppure
quante e quali sono le richieste che si trovano in un determinato stato.
Nella sezione Monitoraggio cliccare sul tasto Visiona Richieste. Il sistema visualizza in alto una consolle di
filtro dove si ha la possibilità di assegnare dei criteri di filtro per visualizzare soltanto una parte delle richieste,
ad esempio solo quelle emesse su un determinato immobile.
Cliccare quindi sul tasto in alto a destra dello schermo Mostra. In questo modo il sistema visualizza solo ed
esclusivamente i ticket relativi alla provincia di competenza e tipologia di attività (Abitativo e/o Ristorativo,
Direttore) dell’utente loggato.
Inoltre attraverso questa maschera è possibile visualizzare per ogni richiesta:
- Codice Richiesta di Lavoro, il codice della Richiesta di Lavoro emessa;
- Richiesta di servizio, eventuale codifica per una gestione interna;
- Tipo di problema, tipologia di servizio manutentivo della RdL;
- Codice edificio, ossia codice e nome del fabbricato a cui è destinata la RdL;
- Tecnico Esecutore, è il tecnico o squadra dei tecnici a cui viene assegnata la RdL;
- Modalità, ossia se si tratta di una Richiesta a canone, o extracanone Preventivo/Consuntivo;
- Stato, è la condizione in cui si trova la RdL in quel determinato momento;
- Informazioni relative Data e Ora di: Richiesta di Lavoro, Inizio Lavori, Sopsensione, Approvazione,
Chiusura;
- Richiedente, è colui che ha emesso la RdL ;
Inoltre è presente uno specchietto di Sintesi, il quale riporta:
- Il numero totale di ticket
- L’importo totale dei preventivi
- L’importo totale dei consuntivi
- L’importo totale autorizzato a fatturare
Inoltre in corrispondenza di una data richiesta, premendo il tasto Dettaglio, il sistema mostra tutti i dati
relativi a questa richiesta (dati del Richiedente, la localizzazione dell’intervento, i dati della richiesta e i dati
dell’intervento). Cliccando sul tasto XLS è possibile estrarre i dati delle richieste di intervento in formato .xls