PTS Sistemi Informativi

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“Processo Trasversale Strategico dei Sistemi
Informativi”
Patrizia Poggini
Settore SISSAE
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CONTESTO NORMATIVO
legge regionale 44/2003
Ordinamento della dirigenza e della struttura operativa
della Regione
delibera 46/2003
implementazione del modello organizzativo
Decisione G.R. n. 11 del 27/12/2004
approvate le procedure per i PTS
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Gli Obiettivi dei PTS
Il disegno dei processi trasversali strategici, e la
elaborazione
delle
relative
procedure
introducono un metodo di lavoro trasversale
che garantisca, un potenziamento dell’attività
regolatoria, di programmazione e di sviluppo e
gestione dei sistemi informativi regionali
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Strategie di attuazione generali dei PTS
- coordinamento e collegamento tra le DG di
linea e le DG di staff e tra le diverse fasi dei
processi
- introduzione delle figure di supporto a livello di
singola DG
- individuazione di output definiti per ciascuna
fase dei processi (analisi di processo)
- integrazione e valorizzazione nei processi
trasversali strategici dei nuovi strumenti
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LO STUDIO ORGANIZZATIVO
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PROCEDURE ORGANIZZATIVE
I RIFERIMENTI NORMATIVI
LR 1/2004 (Promozione dell'amministrazione elettronica e della
società dell'informazione e della conoscenza nel sistema
regionale. Disciplina della "Rete telematica regionale toscana")
Del. 867/2003 (Progetto e.Toscana- approvazione direttiva su
"Le infrastrutture per la società dell'informazione e per l'egovernment
D.Lgs 30 giugno 2003, n. 196 “ Codice in materia di protezione
dei dati personali”,
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NOTA GENERALE
per i processi Sis_inf 1a-1b-2-3-4
Le procedure hanno la finalità di organizzare il
rapporto che intercorre fra il titolare del
processo trasversale, l’Area di coordinamento
(Reti di Governance) e Ingegneria dei Sistemi
Informativi e della Comunicazione (ISIC), ed il
referente (esperto di linea) presso le Direzioni
generali.
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Sist inf – 1a
Pianificazione Pluriennale: Piano strategico dei
sistemi (triennale) (Documento attuativo)
OBIETTIVO
La procedura definisce le responsabilità e le modalità
per l’elaborazione del Piano strategico dei sistemi e
delle infrastrutture (con orizzonte temporale pari a 3
anni), espressione del PRS e del Programma
regionale
di
promozione
e
sviluppo
dell’amministrazione elettronica.
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Sist inf – 1b
Pianificazione Pluriennale: Studi di fattibilità
OBIETTIVO
La procedura definisce, nell’ambito della macrofase di
pianificazione pluriennale, le responsabilità e le
modalità operative per l’elaborazione degli studi di
fattibilità per lo sviluppo dei sistemi informativi,
finanziati nell’ambito del DPEF.
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Sist inf – 2
Piano operativo annuale
(Documento operativo annuale)
OBIETTIVO
per l’elaborazione del Piano Operativo annuale, quale
sezione specifica dei Programmi di Direzione
Generale contenente gli obiettivi e le iniziative per lo
sviluppo dell’ ICT
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Sist inf – 3
Acquisto di beni e servizi
OBIETTIVO
d’acquisto di beni e servizi informatici, sulla base del
Pianificazione operativa annuale e delle eventuali
richieste urgenti provenienti dalle Direzioni Generali
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Sist inf – 4
Project management
OBIETTIVO
La procedura definisce le responsabilità e le modalità di
gestione delle attività di project management delle
commesse di sviluppo dei sistemi informativi sia
trasversali a tutte le strutture regionali, che specifici
per Direzione Generale
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Tabella Processi Competenze
Responsabilità
AC
OSI
DGEL
AC/
SET
CTD
GR
DG
BF
Processi - attività
Documento Attuativo Triennale
1 – Determinazione indirizzi e criteri per l’individuazione
fabbisogni ICT
2 – Analisi dei fabbisogni ICT
3 – Individuazione fabbisogni ICT trasversali
4 – Stesura proposta Piano strategico dei sistemi
5 – Elaborazione parere di compatibilità finanziaria
6 – Verifica di coerenza e definizione delle priorità
7 – Stesura Piano strategico dei sistemi definitivo
8 – Approvazione Piano strategico dei sistemi
9 – Adozione Piano strategico dei sistemi
Piano Operativo annuale
1 – Definizione indirizzi e standard per piano annuale ICT
2 – Pianificazione attività e fabbisogni ICT
3 – Supporto alla definizione del piano
4 – Individuazione fabbisogni trasversali
5 – Verifica di coerenza con il Piano strategico dei sistemi
6 – Aggiornamento programma di DG – Sezione ICT
7 – Individuazione progetti (complessi e non)
8 – Piano di acquisizione di beni e servizi
Studi di Fattibilità
1 – Elaborazione studio di fattibilità (Progetti traversali)
2 – Costituzione gruppo di lavoro interno
3 – Partecipazione al gruppo di lavoro
4 – Indirizzi e supporto
5 – Elaborazione studio di fattibilità
6 – Elaborazione studi di fattibilità (requisiti)
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Forni
tori
Maga
zzino
OSI
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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Tabella Processi competenze
Responsabilità
Processi - attività
Acquisto di beni e servizi
1 – Invio eventuali richieste urgenti
2 – Verifica di compatibilità e copertura finanziaria
3 – Verifica di copertura finanziaria
4 – Aggiornamento Piano di acquisizione beni e servizi
5 – Analisi e selezione delle modalità di acquisto
6 – Verifica standard e aggiornamento piano annuale dei
contratti
7 – Forniture beni e servizi
8 – Verifica controllo qualità e collaudo
9 – Distribuzione alle DG
Gestione Progetti
1 – Costituzione del team
2 – Pianificazione delle attività
3 – Condivisione del piano delle attività
4 – Coordinamento delle attività interne
5 – Monitoraggio degli avanzamenti
6 – Valutazione performance progettuali
7 – Gestione criticità
8 – Rilascio del sistema
9 – Test
10 – Collaudo
11 – Autorizzazione alla fatturazione
12 – Fatturazione
13 – Impegno del capitolo interessato
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AC
OSI
DGEL
AC/
SET
CTD
GR
DG
BF
Forni
tori
Maga
zzino
OSI
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
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X
X
X
X
X
X
X
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Dalle linee guida dello studio organizzativo
a evoluzione
verso lo scenario attuale del
PTS innovazione tecnologica e sviluppo dei
sistemi informativi
Decisione N. 3 del 27-11-2006
“Indirizzi generali relativi alla pianificazione,
all'organizzazione ed all'attuazione operativa”
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Gli Obiettivi Generali
condivisione e progettazione unitaria di tutti gli
interventi a carattere infrastrutturale che
riguardano
lo
sviluppo
della
società
dell’informazione e della conoscenza (ICT)
condivisione e progettazione unitaria di tutti gli
interventi di innovazione tecnologica che hanno
come
obiettivo
l'efficienza
dell'azione
amministrativa e la semplificazione a favore dei
cittadini e delle imprese
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Gli Obiettivi Generali
un sistema informativo regionale coerente,
esaustivo e di qualità, in grado di garantire una
base della conoscenza condivisa e utile ai fini
del governo e della valutazione dei risultati delle
politiche regionali
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Obiettivi del PTS SI
1. Pianificare gli interventi riducendo il rischio di
duplicazioni
o
parziali
sovrapposizioni
nell'aggiornamento di sistemi esistenti o nel
progetto di nuovi sistemi
2. Razionalizzare i contenuti presenti definendo
quali hanno interesse esteso oltre il confine del
soggetto che produce le informazioni
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Note sugli obiettivi 1 e 2
1. Pianificare gli interventi riducendo il rischio di
duplicazioni
Uno sforzo rilevante è stato fatto, in fase di elaborazione del
documento attuativo, per riportare i progetti già avviati e quelli
nuovi ad un quadro di strategie ed interventi programmati
2. Razionalizzare i contenuti presenti definendo
quali hanno interesse esteso
Molti progetti nati per esigenze settoriali sono stati alzati a livelli
trasversali (es. monitoraggio piani e programmi)
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Obiettivi del PTS SI
3. Definire modalità di integrazione delle
informazioni riducendo duplicazioni, risorse e
rendendo disponibili quelle non ottimizzate.
4. Aumentare l'affidabilità dei sistemi verso
agenti esterni minimizzando i rischi di perdite
delle informazioni che portano a costi elevati e
incertezza nel recupero della conoscenza.
5. Mantenere elevati livelli di sicurezza in tutti
quei sistemi che trattano dati personali
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Compiti dell' Area Responsabile del PTS
1. definire gli standard tecnologici relativi alle
infrastrutture per lo sviluppo della società
dell’informazione
e
della
conoscenza
(connettività,
sicurezza,
cooperazione
applicativa, identificazione e accesso) e
promuoverne la conoscenza;
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2. predisporre e diffondere l’elenco dei progetti
di innovazione tecnologica, organizzato per
aree omogenee di intervento, attraverso una
prima rilevazione mediante un apposito
questionario e successivamente attraverso
moduli informativi specifici da inserire nei piani
e programmi di settore;
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3. garantire il massimo coordinamento,
facilitando forme di collaborazione e di
integrazione tra tutti i settori, le aree di
coordinamento e le Direzioni Generali,
attraverso azioni sinergiche di aggregazione di
informazione e di controllo amministrativo, a
cura degli uffici competenti, per evitare
duplicazioni e sovrapposizioni di interventi;
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4. predisporre il Documento attuativo del
Sistema Informativo Regionale definendo le
strategie di innovazione tecnologica interna e la
piattaforma dei sistemi informativi interni e della
loro relazione con il sistema degli enti locali e
gli organi centrali, in una logica di servizio per i
cittadini e le imprese;
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5. mantenere i rapporti con la rete degli enti
strumentali regionali definendo e concordando
gli ambiti di collaborazione e condivisione degli
interventi in tema di innovazione tecnologica e
di semplificazione, in una logica di sviluppo
della società dell’informazione e della
conoscenza;
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6. garantire, anche attraverso la collaborazione
con le altre Direzioni Generali, la coerenza dei
Piani e Programmi regionali di settore con il
Programma regionale per lo sviluppo della
società dell’informazione;
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I ruoli del PTS SI
Area di governance - responsabile del processo
Responsabili
delle
DG
–
tavoli
coordinamento degli incontri periodici
di
Esperti di linea – referenti delle DG per le
attività di pianificazione, progettazione e
monitoraggio
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I ruoli del PTS SI
Responsabili dei Piani e Programmi che
trattano ICT
Bilancio e Finanze – Programmazione e
organizzazione e verifica delle risorse
finanziarie del PTS
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Lo strumento del PTS SI
Documento attuativo 2008 - 2010
approvato con
Decisione n. 5 del 26/05/2008
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Lo strumento del PTS SI
Documento Attuativo 2008-2010
è aggiornato annualmente dal
Documento Operativo Annuale (DOA)
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Il Documento attuativo
contiene le Strategie, le Linee di sviluppo, il
quadro finanziario ed i progetti ICT classificati in
azioni in atto, interventi programmati, nuove
progettualità
ed è organizzato per DG
Nota Il Documento Attuativo 2008-2010 contiene il DOA 2008 come
parte integrante
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Tappe e Raccordi con il Bilancio
Resoconto annuale – Aprile
Risultato prodotto dal monitoraggio dei progetti
Documento operativo annuale - Giugno
I progetti programmati contenuti nel Documento
attuativo e nel suo aggiornamento annuale, diventano
vincolanti per l' utilizzo delle risorse finanziarie
assegnate al PTS
Previsione di Bilancio - Agosto
Le nuove progettualità costituiscono le proposte di
nuovi fabbisogni in sede di previsione
Gare per acquisizione di beni e servizi – Settembre
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Situazione attuale
il 2008 è stato l' anno di sperimentazione
Fasi Consolidate
- elaborazione dei Documenti
- programmazione e monitoraggio dei progetti
- raccordo con il gruppo acquisizione di beni e
servizi
- raccordo con la DG Bilancio e Finanze
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Situazione attuale
il 2008 è stato l' anno di sperimentazione
Fasi da consolidare o mettere a punto
- raccordo con le DG e con gli esperti di linea
- raccordo con gli Enti sperimentali e le agenzie
- analisi dei processi
- semplificazione e ottimizzazione del processo
di acquisizione di beni e servizi
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Situazione futura
Obiettivi 2009-2010
- mettere a punto l' organizzazione del PTS e
consolidare i rapporti con le strutture regionali e
con gli enti coinvolti nel processo trasversale
strategico.
- rivedere le linee di intervento del Documento
attuativo che favoriscano una maggiore
integrazione con il programma della Società
dell' informazione
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Il raggiungimento degli obiettivi sarà facilitato
dall' approvazione della proposta di legge
“Istituzione del Sistema informativo e del
Sistema statistico regionale”
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