Iter per inserire e impostare una nuova unità organizzativa per il

Iter per inserire e impostare una nuova unità organizzativa per il

Iter per inserire e impostare una nuova unità organizzativa per il modulo
ORDINANZE
Accedere alla funzione ORDINANZE/UTILITA’/Impostazioni atto e scegliere l’icona Aggiunta posta
in basso a destra. Verrà visualizzato il messaggio “Questa operazione aggiunge una nuova
Unità Organizzativa per il tipo di atto in esame e ne genera l’anno corrente. Si vuole
veramente aggiungere?” Rispondere SI.
Se nel modulo interessato è già presente una unità la procedura visualizza il messaggio: ”Si vuole
copiare i dati di un’altra unità organizzativa?”
Rispondendo SI la procedura riporterà in automatico i dati già impostati per l’unità
precedentemente creata.
Verrà poi visualizzata la seguente maschera
E’ possibile compilare i campi tenendo presente che solo la Descrizione, ovvero il nome dell’unità
organizzativa è obbligatorio.
Descrizione: denominazione dell’unità organizzativa;
Responsabile: responsabile dell’unità organizzativa;
Qualifica: qualifica del responsabile;
Le opzioni presenti a destra sono:
Esci: permette di uscire dalla funzione (freccia nera);
Firmatari: consente di inserire i nominativi e le qualifiche dei Firmatari, che verranno
automaticamente riportati dalla procedura in ogni direttiva al momento della sua registrazione.
Questi dati saranno comunque sempre modificabili in ogni atto.
Scegliendo tale opzione verranno visualizzati i seguenti campi:
Impegno di spesa / Qualifica: nome e qualifica del firmatario dell’impegno di spesa;
Visto segretario / Qualifica: nome e qualifica del segretario;
Pubblicazione / Qualifica: nome e qualifica del firmatario della pubblicazione e del relativo
certificato;
Firmatario generico / Qualifica: nome e qualifica di un firmatario generico da riportare nella
stampa dell’atto.
Testi tipo: permette di definire i testi tipo da utilizzare per le stampe personalizzabili, previste dalla
procedura.
Nel caso delle Ordinanze sarà possibile definire i testi per le stampe dei seguenti documenti:
Preliminare, Atto originale e Atto copia.
Ogni singolo tipo di stampa elencato nella maschera Testi tipo è identificato da quattro campi
contenenti le seguenti informazioni numeriche e descrittive:
-
1 primo campo (numerico): numero del gruppo;
-
2 secondo campo (numerico): numero del testo;
-
3 terzo campo (descrittivo): titolo del testo tipo impostato;
-
4 quarto campo (numerico): (viene visualizzato solo dopo l’aggancio del testo) dimensione del
testo tipo in Kb. Tale valore sarà evidenziato in rosso nel caso in cui il testo tipo occupi più di 200
Kb, infatti è bene tenere presente che, per lavorare in modo ottimale, è bene che i testi tipo non
superino i 200 Kb poiché con dimensioni maggiori si riscontreranno problemi di lentezza nelle
stampe ed un eccessiva occupazione dello spazio su server.
1
2
3
4
Per procedere all’inserimento dei riferimenti ai testi tipo personalizzati:
-
fare doppio clic sul bottone con i tre puntini in ognuno dei campi presenti nella maschera Testi tipo,
verrà visualizzato l’Elenco dei gruppi di testo;
-
con il doppio clic selezionare il gruppo contenente i testi tipo personalizzati (se si vuole utilizzare
quello reimpostato dalla procedura scegliere il gruppo 6 Ordinanze);
-
con il doppio clic selezionare il testo predisposto;
ATTENZIONE - Nel momento in cui sarà necessario modificare il testo tipo per la stampa delle
Ordinanze, occorrerà crearne uno nuovo e sostituirlo a quello inserito nelle Impostazioni atto.
Questo garantisce la possibilità di produrre copie autentiche, anche a distanza di tempo.
Esci: consente di uscire dalla maschera Testi tipo;
Tipo stampa ultima pagina: consente di definire la modalità di stampa dell’ultima pagina delle
Ordinanze. È possibile scegliere tra le seguenti opzioni:
Mirata: permette di stampare solo il frontespizio ed il testo dell’ordinanza, escludendo
l’ultima pagina relativa alle certificazioni.
L’ultima pagina potrà essere stampata separatamente tramite l’opzione Ultima pagina,
successivamente all'acquisizione dell'esecutività, riportando così tutti i dati;
Omnicomprensiva: permette di stampare la direttiva comprensiva anche dell'ultima
pagina;
Unica: l’ultima pagina viene stampata solo se i dati che deve contenere sono inseriti nella
procedura.
Editor testi: permette di scegliere l’editor di testo, tra Trattamento testi Halley e Microsoft Word.
Inoltre permette di impostare un testo base che verrà poi riproposto in fase di inserimento del testo
del preliminare o dell’ ordinanza.
Nella sezione Testo base sono presenti le seguenti opzioni:
Modifica: permette di modificare/inserire il testo base da proporre in fase di inserimento
dell’atto. La prima volta che si accede cliccando su Modifica si apre un testo vuoto che può
essere parametrizzato dall’utente secondo le proprie esigenze;
Carica testo base: permette di selezionare il testo base da file nel caso in cui si sia
predisposto lo stesso al di fuori del programma Halley. Il testo base dovrà essere impostato
in formato rtf, dopodichè cliccando sull’icona
esso verrà selezionato e proposto in fase
di inserimento di un nuovo atto.
Ripristina: ripristina il testo base vuoto.
Password: permette di inserire delle password di protezione sui testi dei preliminari. Selezionando
tale scelta vengono proposte le seguenti scelte:
Password preliminare: permette di inserire una password per proteggere i testi dei
preliminari una volta che siano divenuti direttive; saranno possibili tutte le operazioni tranne
la modifica;
Password atto: permette di inserire una password per proteggere i dati delle ordinanze
una volta divenute esecutive; saranno possibili tutte le operazioni tranne la modifica.
Accesso consultazione: per gli anni gestiti permette di impostare l’accesso solo in consultazione,
in questo modo è possibile evitare che vengano effettuate modifiche ai dati degli anni precedenti a
quello in corso.
Dati vari: consente di impostare i seguenti dati per la gestione delle direttive dell’unità
organizzativa selezionata:
Numero giorni pubblicazione: il numero dei giorni di pubblicazione. I giorni indicati in questo
campo verranno sommati alla data di inizio pubblicazione;
Descrizione breve del tipo di atto: descrizione breve che identifichi l’unità organizzativa (ad es.:
ORD.RESPONS.). Questa descrizione verrà riportata in alcune stampe ed in alcune maschere.
Accesso alla Finanziaria: consente di impostare il collegamento con la procedura Finanziaria
Halley, alla quale l'accesso sarà possibile solo se viene impostato lo stesso tipo di accesso.
Non abilitato: per non abilitare il collegamento con la procedura Finanziaria, nel caso non si abbia
la procedura Finanziaria Halley oppure non si intenda sfruttare il collegamento tra le procedure
Finanziaria e Atti amministrativi Halley;
Consulta: per consentire la sola consultazione della procedura Finanziaria Halley dalla procedura
Atti amministrativi;
Modifica dati: per consentire la modifica della procedura Finanziaria Halley dalla procedura Atti
amministrativi;
Accesso ristretto:
Accesso predefinito a nessuno: per impostare che di default l’accesso ai preliminari sia
impostato a nessuno. Impostando tale accesso i preliminari potranno essere consultati solo dal
Responsabile della Procedura, dall’operatore che l’ha inserita, dall’eventuale Responsabile del
procedimento;
Consultazione atti solo se pubblicati: per consentire la consultazione delle ordinanze solo dopo
la loro pubblicazione;
Aggiunta atto da preliminare:
Preliminare in atto se testo firmato: per fare in modo che sia possibile aggiungere un’ordinanza
da preliminare solo se quest’ultimo ha il testo firmato digitalmente;
Preliminare in atto se visto contabile firmato: per fare in modo che sia possibile aggiungere
un’ordinanza da preliminare solo se quest’ultimo ha il visto contabile firmato digitalmente;
Gestione visto contabile:
Preliminare in atto se testo firmato: per fare in modo che sia possibile trasformare il preliminare
in ordinanza solo se il preliminare ha il testo firmato digitalmente;
Atto da vistare se testo firmato: per fare in modo che sia possibile apporre il visto contabile solo
sulle ordinanze che hanno il testo firmato digitalmente;
Abilita modifica visto a tutti: per far in modo che possano inserire il visto tutti gli operatori abilitati
alla modifica degli atti.
Non settando tale flag il visto contabile potrà essere inserito solo dal Ragioniere e dai propri
collaboratori.
Settando tale flag invece il visto contabile potrà essere inserito nella procedura da qualsiasi
operatore abilitato alla modifica dell’atto.
Atti da pubblicare:
solo con testo firmato: per fare in modo che sia possibile pubblicare solo le ordinanze che hanno
il testo firmato digitalmente;
solo con visto contabile firmato: per fare in modo che sia possibile pubblicare solo le ordinanze
che hanno il visto contabile firmato digitalmente;
Modifica dati preliminare:
anche dopo atto: consente la modifica dei dati del preliminare anche se risulta trasformato in
ordinanza.
Dati default: consente di impostare il default di alcune caratteristiche delle ordinanze, quali:
Assegnazione registro generale: per impostare se si desidera che di default agli atti dell’unità
organizzativa venga assegnata la numerazione di registro generale;
Soggetta a pubblicazione: per indicare se l’atto deve essere pubblicato;
Documento sul sito: per pubblicare il documento delle ordinanze sul sito e-gov Halley. Tale
impostazione verrà proposta di default su tutte le ordinanze ma potrà essere modificata per ogni
singolo atto.
Allegati sul sito: per pubblicare gli allegati delle ordinanze sul sito e-gov Halley. Tale
impostazione verrà proposta di default su tutte le delibere ma potrà essere modificata per ogni
singolo atto;
Destinatari Invio: per impostare i nominativi dei soggetti a cui inviare le comunicazioni interne o le
mail. Predisponendo i nominativi ogni volta che si vorrà inviare un preliminare o un’ordinanza via email/comunicazioni interne la procedura inserirà in automatico i nomi stabiliti in questa funzione.
E-mail: apre la maschera di gestione dei destinatari di posta elettronica, nella quale sono presenti
le seguenti opzioni:
Elimina: per eliminare dalla lista l’elemento selezionato;
Aggiunta: per aggiungere un destinatario di posta elettronica. Scegliendo tale opzione si
apre un’ulteriore videata nella quale sono presenti le seguenti scelte:
Assessori: visualizza l’elenco degli assessori caricati in archivio con la possibilità di
selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”;
Consiglieri: visualizza l’elenco dei consiglieri caricati in archivio con la possibilità di
selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”;
Operatori: visualizza l’elenco di tutte le anagrafiche utilizzate con la possibilità di
selezionarle o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”;
Altri destinatari: permette di inserire manualmente il nominativo e l’indirizzo e-mail dei
destinatari delle e-mail;
N.B. Gli indirizzi e-mail degli Assessori, Consiglieri ed Operatori, devono essere impostati dalla
procedura Dotazione Organica se attiva, in caso contrario è necessario accedere alla funzione
UTILITA’/Anagrafiche dipendenti dove dopo aver cercato il nominativo e inserire nel campo “Email” l’indirizzo.
Esci: esce dalla videata di gestione dei Destinatari di posta elettronica;
Comunicazioni interne: apre la maschera di gestione dei destinatari di posta elettronica, nella
quale sono presenti le seguenti opzioni:
Elimina: per eliminare dalla lista l’elemento selezionato;
Aggiunta: per aggiungere un destinatario di posta elettronica. Scegliendo tale opzione si
apre un’ulteriore videata nella quale sono presenti le seguenti scelte:
Assessori: visualizza l’elenco degli assessori caricati in archivio con la possibilità di
selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”;
Consiglieri: visualizza l’elenco dei consiglieri caricati in archivio con la possibilità di
selezionarli o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”;
Operatori: visualizza l’elenco di tutte le anagrafiche utilizzate con la possibilità di
selezionarle o tramite doppio clic oppure cliccando sull’icona “seleziona tutti”.
Albo Pretorio: per andare a definire i documenti da pubblicare nel sito e-gov alla voce Atti
Amministrativi e per impostare il collegamento con la procedura Messi Notificatori.
Attiva collegamento con la procedura Mc: per attivare il collegamento con la procedura Messi
Notificatori.
Documento da pubblicare:
Nessuno: per fare in modo che nel sito dell’Ente non venga visualizzato alcun documento;
Testo: per fare in modo che nel sito dell’Ente venga visualizzato il testo dell’atto
Originale: per fare in modo che nel sito dell’Ente venga visualizzato il documento originale;
Copia uso amministrativo: per fare in modo che nel sito dell’Ente venga visualizzata la copia uso
amministrativo dell’atto;
Copia conforme: per fare in modo che nel sito dell’Ente venga visualizzata la copia conforme
dell’atto;
Allegati atto su albo pretorio: per impostare se si desidera che gli allegati dell’atto vengano
trasferiti all’Albo Pretorio. Impostando questa flag al momento della registrazione della
pubblicazione di un atto il programma, nella procedura Messi Notificatori, registrerà la relativa
pubblicazione e trasferirà il documento selezionato nonché gli eventuali allegati.
Trasferimento in automatico: per impostare se si desidera che i documenti/allegati degli atti
vengano trasferiti nella procedura Messi Notificatori in automatico.
Impostando questa flag all’atto della registrazione della pubblicazione il documento scelto verrà
automaticamente trasferito alla procedura Messi Notificatori per la conseguente pubblicazione
nell’Albo Pretorio on line.
Invece non impostando questa flag all’atto della registrazione della pubblicazione nella procedura
Messi Notificatori verrà registrata la pubblicazione corrispondente ma non verrà riportato
automaticamente alcun documento.
Il documento potrà essere inviato alla procedura Messi in un momento successivo tramite
l’opzione “Trasferimento all’albo pretorio” presente nel dettaglio dell’atto nella scelta Documenti e
presente nella Pubblicazione consultabile dalla funzione PUBBLICAZIONI/Consultazione e
modifica.
Dopo aver impostato i dati della nuova unità organizzativa sarà necessario attribuire un profilo agli
operatori che devono lavorarci.
Per far ciò è necessario entrare nella funzione Gestione profili per U.O. (tale funzione è abilitata
solo per il profilo di Responsabile).
Accedendo alla funzione viene visualizzata una videata nella quale vengono visualizzati i profili
disponibili, le operazioni possibili sono:
Associazione profili: permette di associare i profili agli operatori. Le possibilità con cui effettuare
le associazioni sono le seguenti
Scegliendo questa icona si procede all’assegnazione vera e propria per cui prima si
selezionarla e necessario indicare il profilo interessato secondo questi step: prima si seleziona il
profilo poi si sceglie l’icona Assegnazione
Verrà visualizzata la lista di tutti gli operatori con la possibilità di selezionare tutti quelli a cui
attribuire il profilo precedentemente scelto. Terminata la selezione sarà sufficiente cliccare
sull’icona Assegna per completare l’operazione; un messaggio chiede conferma delle scelte
effettuate.
Scegliendo Consultazione profili si accede a due mascherine, quella di sinistra mostra la
lista degli operatori, quella di destra il dettaglio di ciascun operatore. Scorrendo la lista dei
nominativi con le frecce della tastiera e/o selezionando quello interessato con il mouse la
procedura mostra il dettaglio dello stesso in relazione a ciascuna unità organizzativa.
L’icona consente la stampa di tutti gli operatori e dei profili associati a ciascuno.
Copia profili permette di copiare il profilo assegnato ad un operatore ad altri nominativi che
devono eseguire le stesse mansioni. Sarà sufficiente scegliere questa icona per indicare nella
maschera successiva il nominativo dell’operatore che si vuole prendere come esempio e poi
indicare nella lista sottostante gli operatori a cui copiarlo. Tramite l’icona assegna si conferma
l’operazione.
Nella sezione sottostante Profili disponibili si possono visualizzare tutti i profili forniti con
l’installazione e/o creati dagli utenti; anche in questo caso,, dopo aver scelto il profilo interessato è
possibile:
Elimina profilo selezionato: permette l’eliminazione del profilo solo se non è stato associato
a nessun operatore.
Stampa: consente la stampa dei profili disponibili;
Aggiunta profilo: permette di creare un nuovo profilo
Descrizione profilo: per indicare la descrizione del nuovo profilo di abilitazione. Dopo aver
impostato il nuovo profilo viene visualizzato l’elenco di tutte le funzioni della procedura, con
indicata la descrizione della funzione ed il livello di abilitazione.
I livelli di abilitazione disponibili sono:
0 = funzione non abilitata;
1 = funzione abilitata;
2 = solo preliminari. Utilizzabile solo per le funzioni Consultazione, Consultazione e modifica e Atti.
Per definire il profilo cliccare sul livello di abilitazione desiderato e di seguito fare doppio clic su
tutte le funzioni che devono avere quel livello.
E’ possibile scegliere “Assegna livello a tutte le funzioni” per attribuire contemporaneamente lo
stesso livello a tutte le funzioni.
Modifica: permette di modificare un profilo di abilitazione. Apre la stessa videata
dell’aggiunta di un nuovo profilo;