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GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
ALLEGATO N. 2 AL BANDO DI GARA
SERVIZIO DI ASSISTENZA IN MATERIA DI AMMINISTRAZIONE DIGITALE –
PROTOCOLLO INFORMATICO
CAPITOLATO TECNICO
PREMESSA
L'Ufficio del Garante per la protezione dei dati personali ha necessità di acquisire un
servizio di assistenza in materia di amministrazione digitale, utilizzo del protocollo
informatico denominato “Folium”, già in uso presso l'Ufficio del Protocollo dell’Autorità,
nonché del sistema di workflow documentale denominato “@Doc”.
ARTICOLO 1 (OGGETTO DEL SERVIZIO)
Costituiscono oggetto dell’appalto i servizi di protocollazione, di classificazione, di
archivistica e di postalizzazione. In particolare sono richiesti:
1) Attività di protocollazione e classificazione:
- protocollazione e classificazione dei documenti relativi alla corrispondenza in arrivo
giornalmente, lettura ottica dei documenti pervenuti e relativa indicizzazione sulla base
della categoria dei soggetti interessati, della tipologia dell'atto, delle fonti normative di
riferimento e del codice di classificazione per materia;
- completamento della protocollazione sulla base del predetto schema di classificazione
con riferimento agli atti con dati in tutto o in parte mancanti;
- assidua assistenza al personale incaricato della gestione dell'archivio finalizzata
all'affinamento ed al miglioramento del sistema di classificazione;
- assistenza al personale dell’Autorità addetto alla classificazione dei documenti e
svolgimento delle attività connesse e complementari, inclusa la gestione e trasmissione
delle pratiche;
- elaborazione di eventuali contributi finalizzati al miglioramento del funzionamento e
dell'utilizzo del sistema di classificazione in relazione alle esigenze dell'Ufficio, ed
eventuali ulteriori apporti finalizzati al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dei
servizi, anche in relazione alle implementazioni future dell’Ufficio.
2) Attività di archivistica:
- gestione dei fascicoli, comprensivi di atti, scritture e documenti prodotti e/o acquisiti
dall’Ufficio del Garante durante lo svolgimento della propria attività;
- archiviazione, anche digitale, in ordine cronologico, conservazione e tutela dei
documenti;
- gestione del c.d. “archivio corrente” (per gli affari in corso) e del c.d. “archivio di
deposito” (per gli affari evasi);
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- classificazione dei fascicoli per tipologia di argomento (fascicoli ordinari /ricorsi ecc.)
- consultazione e ricerche di archivio, anche mediante l’utilizzo di supporti informatici;
- recupero e distribuzione dei fascicoli su richiesta dell’Ufficio competente.
3) Attività di postalizzazione
Assistenza al personale dell’Autorità preposto alla spedizione della corrispondenza
attraverso l’utilizzo della propria postazione informatica.
Saltuariamente può essere richiesta la preparazione di pacchi ordinari e pieghi di libri da
consegnare direttamente all’ufficio postale di zona.
ARTICOLO 2 (MODALITA' DI ESECUZIONE DEL SERVIZIO)
Le condizioni e le modalità di esecuzione del servizio sono quelle indicate nel bando di
gara, nel disciplinare di gara, nel presente capitolato e nello schema di contratto integrato
negli eventuali termini migliorativi risultanti dall’offerta presentata dall’impresa che
risulterà aggiudicataria.
L'attività dovrà essere prestata presso l'Ufficio del Protocollo dell’Autorità.
Al fine di quantificare la prestazione dovuta, si fa presente che il flusso documentale
medio che sarà affidato all’aggiudicatario è stimabile, sulla base dei volumi degli anni
precedenti, in circa 1.800 numeri complessivi di protocollo mensili.
A titolo meramente indicativo, le attività di cui all’art. 1, oggetto del presente appalto,
sono state finora svolte mediamente da due/tre addetti.
I componenti del team di lavoro messi a disposizione dall’aggiudicatario, in numero
idoneo all’ottimale soddisfacimento dei servizi richiesti, selezionati tra persone che
garantiscano il più elevato livello di riservatezza e accuratezza, dovranno assolvere ai
compiti previsti durante l’orario di apertura dell’Ufficio – di norma, nei giorni feriali, in
orari compresi tra le ore 8,30 e le ore 18,30 – ed avere una comprovata competenza ed
esperienza nel campo della protocollazione informatica e della classificazione secondo
criteri giuridici ed archivistici. Le unità, oltre che su richiesta dell’Autorità, potranno
essere sostituite, dandone preventiva comunicazione a questa Autorità, solo in caso di
necessità e coloro che subentreranno dovranno possedere requisiti non inferiori a quelli
delle persone sostituite.
ARTICOLO 3 (FUNZIONI - VERIFICA DI CONFORMITA’)
Il Responsabile unico del procedimento è il dott. Luciano Versace.
Il Direttore dell’esecuzione del contratto è il Sig. Nello D’Angiolella, che procederà alla
verifica di conformità ai sensi di quanto previsto dagli artt. 312 e ss. del d.P.R. n. 207/2010
e s.m.i.
La regolarità dell’esecuzione è attestata, con cadenza di norma mensile, da parte del
Direttore dell’esecuzione del contratto.
ARTICOLO 4 (MODALITA' DI PAGAMENTO)
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Il pagamento avverrà in rate mensili e sarà effettuato entro 30 giorni dalla data di
protocollazione di regolare fattura, controfirmata per regolare esecuzione dal Direttore
dell’esecuzione del contratto, mediante mandato da accreditare sul conto corrente
bancario o postale che sarà comunicato dalla Società aggiudicataria. I pagamenti sono
integralmente soggetti alla vigente normativa sulla tracciabilità dei flussi finanziari (legge
n. 136/2010 e s.m.i.).
Ai sensi dell’art. 4, comma 3, del d.P.R. n. 207/2010 cit., sull'importo netto progressivo
delle prestazioni è operata una ritenuta dello 0,50 per cento; le ritenute possono essere
svincolate soltanto in sede di liquidazione finale, dopo l'approvazione da parte della
stazione appaltante del certificato di verifica di conformità, previo rilascio del documento
unico di regolarità contributiva.
ARTICOLO 5 (PENALI)
Qualora nell'esecuzione del contratto si verificassero inadempimenti relativi agli obblighi
indicati all'art. 1 ed all'art. 2 del presente Capitolato, formale contestazione dovrà essere
tempestivamente comunicata alla contraente, per iscritto o a mezzo PEC. Qualora le
giustificazioni circa la non addebitabilità dei fatti non fossero dimostrate dal contraente, il
Garante – ferma restando la risarcibilità del maggior danno - procederà ad applicare una
penale fino al 5% (cinque per cento) del corrispettivo mensile dovuto per ciascuna giornata
in cui si fossero verificati i predetti inadempimenti. L'ammontare delle penali previste dal
contratto sarà detratto dall'importo della fattura dopo che la contraente, su richiesta
documentata del Garante, abbia emesso apposita nota di credito.
L’ammontare delle penali complessivamente irrogato non potrà comunque superare il
dieci per cento dell’importo contrattuale.
Gravi o frequenti inadempimenti saranno comunicati alla contraente mediante
raccomandata con ricevuta di ritorno, o a mezzo PEC. In tale ipotesi, il Garante si riserva
la facoltà di risoluzione del contratto.
ARTICOLO 6 (AUMENTO/DIMINUZIONE
CORRISPETTIVO)
DELLA
PRESTAZIONE
E
DEL
Tenuto conto che le attività descritte all’art. 1 possono essere soggette ad aumenti o
diminuzioni, anche in misura non prevedibile, l’impresa è tenuta ad eseguire i servizi
oggetto dell’appalto senza alcuna variazione del corrispettivo dovuto in caso di aumenti o
diminuzioni pari al 15% (quindici per cento), calcolati su base mensile. Oltre tale limite, si
procederà ad un aumento/riduzione proporzionale del corrispettivo dovuto, commisurato
all’effettivo aumento/diminuzione della prestazione, così come attestato dal Direttore
dell’esecuzione del contratto. A titolo esemplificativo, in caso di aumento della prestazione
pari al 17%, sarà dovuto dall’Amministrazione un aumento del corrispettivo pari al 17%
dell’importo mensile.
L’impresa non è comunque tenuta ad assicurare prestazioni aggiuntive che eccedano il
20% (venti per cento) del valore dell’appalto. Oltre questo limite l’impresa avrà diritto, se
lo richiede, alla risoluzione del contratto senza titolo a risarcimento danni.
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Le variazioni che non incidono sulla prestazione dell’aggiudicatario (ad esempio
protocollazione da parte di operatori del Garante, ovvero effettuata da sistemi
automatizzati interni all’Autorità, che non richiedono intervento da parte di operatori) non
sono tenute in considerazione ai fini del presente articolo.
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