Regione Siciliana Procura di Enna Rapporto sullo stato dell`arte ICT

Roma, Maggio 2013
Regione Siciliana
Rafforzamento delle capacità d’azione delle Autorità per
l’Amministrazione della Giustizia della Regione Siciliana
Procura di Enna
Rapporto sullo stato dell’arte ICT
INDICE
1 OBIETTIVI E STRUTTURA DEL DOCUMENTO ............................................................... 3
2 SISTEMI TECNOLOGICI IN USO ..................................................................................... 4
2.1 UFFICIO DEL CASELLARIO GIUDIZIALE ............................................................................ 4
2.2 UFFICIO ESECUZIONI PENALI ......................................................................................... 4
2.3 SEGRETERIA DEL MAGISTRATO /1 .................................................................................. 5
2.4 SEGRETERIA DEL MAGISTRATO /2 .................................................................................. 5
2.5 SEGRETERIA DEL MAGISTRATO /3 .................................................................................. 6
2.6 SEGRETERIA GENERALE AFFARI PENALI ........................................................................ 6
2.7 SEGRETERIA DIBATTIMENTO .......................................................................................... 7
3 PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA ................................................................................ 8
3.1 I PUNTI DI FORZA ........................................................................................................... 8
3.2 I PUNTI DI DEBOLEZZA ................................................................................................... 9
4 STRATEGIE PUNTUALI E GENERALI DI MIGLIORAMENTO ....................................... 11
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1
Obiettivi e struttura del documento
Il presente documento costituisce il primo output di lavoro previsto nell’ambito della Linea 2
(Miglioramento nell’uso delle tecnologie informatiche) del progetto di “Rafforzamento delle
capacità d’azione delle Autorità per l’Amministrazione della Giustizia della Regione Siciliana”
(c.d. Best Practices Giustizia).
Obiettivo del documento è la ricostruzione dello stato dell’arte dei sistemi informatici in uso
all’Ufficio Giudiziario finalizzato alla individuazione dei punti e di forza e di debolezza e alla
formulazione di un piano di miglioramento.
A tal fine, sono riportate le informazioni rilevate attraverso i questionari “Scheda rilevazione
tecnologie e competenze informatiche” inviate all’Ufficio nel mese di maggio 2013.
Il documento è quindi articolato come segue:
o
Sistemi tecnologici in uso: nel quale si riportano elementi utili ad inquadrare i
sistemi in uso distinti per Ufficio e per tipologia (Hardware, software, PEC e firma
digitale, ecc.),
o
Punti di forza e di debolezza, rilevati sulla base dei questionari e delle interviste
e rappresentati in modo schematico al fine di evidenziare gli elementi di criticità
sui quali intervenire,
o
Strategie puntuali e generali di miglioramento:. L’obiettivo è quello di
elaborare un piano di miglioramento sia della dotazione hardware che software,
evidenziando eventuali criticità degli applicativi ministeriali.
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2
SISTEMI TECNOLOGICI IN USO
I sistemi tecnologici in uso presso il Tribunale di Caltanissetta, sono riportati in dettaglio per il
singolo Ufficio.
2.1
Ufficio del Casellario Giudiziale
Ufficio Casellario Giudiziale
Responsabile Dott.ssa Maria Luisa Mazzeo
Personale impegnato 3 unità
3 Computer
3 Stampanti
Dotazione Hardware
1 Fax
1 Lettore di Smart Card
Tutti gli utenti utilizzano Word
Applicativi di base
1 utente utilizza Internet Explorer
Applicativi ministeriali Tutti gli utenti utilizzano il SIC
Applicativi di terzi Nessuno
Collegamento a internet Si
PEC e firma digitale No
Assistenza tecnica
2.2
Ufficio Esecuzioni Penali
Ufficio Esecuzioni Penali
Responsabile Dott.ssa Maria Luisa Mazzeo
Personale impegnato 1 unità
1 Computer
Dotazione Hardware 1 Stampante
1 Lettore di Smart Card
Applicativi di base 1 utente utilizza Word, Internet Explorer
Applicativi ministeriali 3 utenti utilizzano il SIEP
Applicativi di terzi Nessuno
Collegamento a internet Si
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PEC e firma digitale No
Assistenza tecnica
2.3
Segreteria del Magistrato /1
Ufficio Segreteria del Magistrato
Responsabile Dott. Giovanni Salerno
Personale impegnato 2 unità
2 Computer
Dotazione Hardware 2 Stampanti
1 Scanner
Applicativi di base Tutti gli utenti utilizzano Word
Applicativi ministeriali
Tutti gli utenti utilizzano REGE e SIDIP
1 utente utilizza il SIC
Applicativi di terzi Nessuno
Collegamento a internet Si
PEC e firma digitale No
Assistenza tecnica
2.4
Segreteria del Magistrato /2
Ufficio Segreteria del Magistrato
Responsabile Dott.ssa Anna Maria Rivoli
Personale impegnato 2 unità
2 Computer
Dotazione Hardware 1 Stampante
1 Scanner
Tutti gli utenti utilizzano Word e Outlook
Applicativi di base
1 utente utilizza Internet Explorer
Tutti gli utenti utilizzano REGE e SIDIP
Applicativi ministeriali
1 utente utilizza il SIC
Applicativi di terzi Nessuno
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Collegamento a internet Si
PEC e firma digitale No
Assistenza tecnica
2.5
Segreteria del Magistrato /3
Ufficio Segreteria del Magistrato
Responsabile Dott.ssa Loredana Gallina
Personale impegnato 2 unità
2 Computer
Dotazione Hardware 1 Stampante
1 Scanner
Applicativi di base Tutti gli utenti utilizzano Word, Outlook, ed Internet Explorer
Applicativi ministeriali Tutti gli utenti utilizzano REGE, SIC e SIDIP
Applicativi di terzi Nessuno
Collegamento a internet Si
PEC e firma digitale No
Assistenza tecnica
2.6
Segreteria Generale Affari Penali
Ufficio Segreteria Generale Affari Penali
Responsabile Dott. Salvatore Baviera
Personale impegnato 5 unità
6 Computer
4 Stampanti
Dotazione Hardware
1 Scanner
1 Fax
Tutti gli utenti utilizzano Word, Excel, Oulook, Access, Internet
Applicativi di base
Explorer
Tutti gli utenti utilizzano il REGE
3 utenti utilizzano il SIC
Applicativi ministeriali
1 utente utilizza Proteus
1 utente utilizza il SIEP
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1 utente utilizza il SIES
1 utente utilizza il DAP
1 utente utilizza ABACO Copertine: Stampe copertine per mod.21
Applicativi di terzi
1 utente utilizza REGEWord: Stampe copertine per mod.44
Collegamento a internet Si
PEC e firma digitale No
Assistenza tecnica
2.7
Segreteria Dibattimento
Ufficio Segreteria Dibattimento
Responsabile Dott.ssa Loredana Rabito
Personale impegnato 4 unità
4 Computer
4 Stampanti
Dotazione Hardware
1 Scanner
1 Fax
Applicativi di base Tutti gli utenti utilizzano Word, Outlook ed Internet Explorer
Applicativi ministeriali Tutti gli utenti utilizzano il REGE
Applicativi di terzi Nessuno
Collegamento a internet Si
PEC e firma digitale No
Assistenza tecnica
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PUNTI DI FORZA E DI DEBOLEZZA
Dall’analisi dei questionari e dalle interviste con il personale, sono emersi i seguenti punti di
forza/debolezza sia nelle dotazioni informatiche che nell’uso delle stesse.
3.1
I punti di forza
Tutti gli Uffici analizzati fanno uso della Posta
elettronica, in particolare per quanto riguarda le
comunicazioni e lo scambio di documenti
all’interno dell’Ufficio giudiziario. Analizzando le
operazioni compiute a mezzo di posta elettronica
emerge che per quanto riguarda le semplici
comunicazioni e lo scambio di informazioni,
l’Ufficio utilizza già in modo prevalente gli
strumenti telematici che ha a disposizione.
Lo scambio elettronico di documenti invece avviene quasi solo verso l’interno, e in
particolare non avviene quasi mai verso il pubblico e gli Enti non giudiziari (dunque gli utenti
più “esterni” al sistema giustizia con cui la Procura interagisce):
Un altro punto di forza dell’Ufficio
giudiziario riguarda l’uso di modelli
personali: come mostrato in
Figura, metà degli uffici analizzati
all’interno della Procura fa uso di
modelli personali durante il lavoro
quotidiano, segno che c’è stato
uno sforzo di automazione e
standardizzazione delle procedure
per renderle più efficienti da parte
degli stessi funzionari. Nello
specifico, si utilizzano modelli
Word per tenere le statistiche
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interne, per scrivere i decreti di liquidazione delle spese di giustizia e per la richiesta di atti.
3.2
I punti di debolezza
La seguente Figura mostra i problemi rilevati dal personale riguardo la dotazione Hardware
degli uffici:
La carenza largamente più segnalata riguarda i Fax, giudicati insufficienti per il carico di
lavoro richiesto e posizionati in modo non ottimale per tutti i dipendenti. Anche il numero di
Scanner e Stampanti è ritenuto insufficiente.
Un’altra criticità riguarda l’uso della Firma
Digitale: nonostante nella Procura ci siano
almeno 3 uffici in possesso dei lettori di
Smart Card (la tecnologia hardware
necessaria), nessuna struttura utilizza la
Firma Digitale nella propria attività
lavoratica. Il problema è legato al più ampio
tema della mancata digitalizzazione dei
procedimenti penali, tuttavia nemmeno per
gli atti del Casellario Giudiziale sono state
sperimentate soluzioni telematiche per l’invio
agli utenti dei documenti richiesti. Questa è una
criticità che può essere affrontata per
aumentare l’efficienza della Procura in alcune
procedure.
Anche l’utilizzo di cartelle condivise è una prassi
adottata solo da una minoranza degli uffici
interni, tuttavia questa criticità è mitigata
dall’utilizzo della posta elettronica per gli scambi
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documentali interni, come evidenziato nel paragrafo precedente.
Per quanto riguarda l’utilizzo
degli applicativi ministeriali,
l’autovalutazione da parte
del personale della Procura
evidenzia
come
l’unico
applicativo vissuto come
problematico sia il SIDIP,
verso il quale gli utenti non si
ritengono
abbastanza
esperti. Le autovalutazioni
per
questo
programma
ricadono tutte nella sfera
dell’Insufficienza e della
Sufficienza.
Queste
risultanze sono confermate
dalla corrispondente domanda di formazione (rappresentata nella Figura seguente), in cui il
SIDIP
è
l’unico
applicativo
ministeriale per il quale sono richiesti
interventi formativi. Altri applicativi
software sui quali il personale
vorrebbe ricevere formazione sono
Excel ed Outlook.
Per quanto riguarda invece le
attrezzature hardware, è richiesta
formazione solamente sull’utilizzo
dello scanner, e questo è l’intervento
che vede la domanda di gran lunga
maggiore, dato che è richiesto dalla
maggior parte dei dipendenti della
Procura (oltre 20 amministrativi).
Al di là degli elementi “soggettivi”
dell’utilizzo degil applicativi (ovvero
quelli più legati alle risorse umane),
sono state anche segnalate delle
carenze “oggettive” negli applicativi
ministeriali: in generale si registra una diffusa lentezza dei programmi, spesso perché essi
sono basati su linguaggi di programmazione obsoleti e comunque non efficienti rispetto ai
software e ai PC attualmente in uso. Un problema più specifico è stato invece rilevato con il
SIEP, l’applicativo per le esecuzioni penali, in cui non tutte le funzionalità sono state
implementate.
Inoltre, una delle Segreterie del Magistrato ha riportato un guasto alla fotocopiatrice,
rendendo necessario per i funzionari spostarsi lontano dagli uffici per raggiungere le altre: il
problema potrebbe essere mitigato avvicinando fra di loro le tre Segreterie.
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STRATEGIE PUNTUALI E GENERALI DI MIGLIORAMENTO
Firma/Timbro Digitale
Due uffici, il Casellario Giudiziale e la Segreteria Esecuzioni, sono in possesso di lettori di
SmartCard, che tuttavia sono poco utili senza il possesso della Firma Digitale. Poiché questi
due uffici hanno la particolarità di emettere alcuni Certificati richiesti dai cittadini (ad esempio
il Certificato dei carichi pendenti o il Certificato di espiata pena), si propone di avviare una
sperimentazione su alcune tipologie di Certificato selezionate confrontandosi con gli uffici
per renderli elettronici, attraverso l’utilizzo della Firma e del Timbro Digitale.
Per gli altri uffici che non dispongono di lettori di SmartCard, si propone di verificare
l’opportunità di dotare quelli che hanno i maggiori scambi documentali verso l’esterno di
PEC, lettori di SmartCard e firme digitali per avviare la sperimentazione dell’invio telematico
degli atti.
Cartelle condivise
La Segreteria del Magistrato in cui è responsabile il Dott. Salerno utilizza una cartella
condivisa con l’Ufficio GIP per lo scambio di documenti, mentre quella diretta dalla dott.ssa
Rivoli le utilizza per interfacciarsi con le Sezioni di Polizia Giudiziaria e con il Corpo
Forestale. Queste prassi andrebbero adottate da tutte le Segreterie del Magistrato per
rendere più efficiente lo scambio documentale: a questo scopo si propone di effettuare una
selezione (attraverso il confronto con i magistrati e il personale delle Segreterie) dei
documenti scambiati con altri Uffici Giudiziari o Enti, ed approntare uno standard di utilizzo
delle cartelle condivise verso l’esterno valido per tutti.
Per quanto riguarda l’utilizzo verso l’interno, le due Segreterie del Magistrato menzionate
condividono cartelle anche con i magistrati e con i colleghi all’interno della Segreteria stessa.
Per aumentare l’efficienza dell’Ufficio Giudiziario in termini di tempo e di utilizzo di risorse
(carta, inchiostro ecc.) si propone di mappare tutti gli scambi documentali fra uffici interni alla
Procura della Repubblica, e creare conseguentemente un’alberatura di cartelle condivise
che permetta di gestire i flussi completamente in rete.
Modelli e documenti seriali
Diversi uffici all’interno della Procura utilizzano modelli personali per velocizzare e
standardizzare il proprio lavoro. Questa buona pratica andrebbe diffusa a tutto l’Ufficio
Giudiziario: a tale scopo si propone di selezionare, attraverso un confronto con il personale,
quei documenti a redazione seriale per i quali si otterrebbe un significativo guadagno in
termini di tempo. L’automazione della redazione dei documenti può avvenire non solo
attraverso la predisposizione di semplici modelli ma anche attraverso la predisposizione di
documenti collegati ad un foglio elettronico, così che compilando alcuni campi prestabiliti del
foglio elettronico si generino automaticamente copie compilate dei documenti richiesti.
L’adozione generalizzata di queste metodologie avrebbe un impatto positivo sui tempi di
lavorazione degli atti.
Interventi di Formazione
Come emerso dalle schede di rilevazione, i dipendenti della Procura richiedono di essere
formati nell’utilizzo di alcuni applicativi e attrezzature. Per ragioni di efficienza si propone di
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focalizzare la formazione sugli oggetti più richiesti dagli stessi funzionari, ovvero il SIDIP,
Excel, Outlook e lo Scanner.
Per quanto riguarda il SIDIP, essendo un applicativo ministeriale per la giustizia è possibile
disegnare un intervento formativo senza effettuare ulteriori analisi.
La formazione sugli applicativi di base Excel ed Outlook, così come quella sull’utilizzo dello
Scanner, dovrà invece essere preceduta da una breve analisi dei fabbisogni formativi per
calibrare meglio l’intervento di formazione su quegli utilizzi più importanti degli
applicativi/attrezzature rispetto alle attività svolte.
Le modalità di formazione dovranno essere facilmente condivisibili con tutto il personale e
trasmissibili in futuro a nuovi dipendenti della Procura: per questo si propone, al termine
degli interventi, di consegnare un pacchetto (in formato digitale) contenente, oltre al
programma, le slide e altri materiali formativi, anche un video del corso registrato durante lo
svolgimento dello stesso.
Condivisione dell’hardware
Durante l’indagine è emerso che la disposizione dell’hardware non è ottimale per tutti gli
uffici: alcuni dipendenti si trovano lontani dalle attrezzature (come fotocopiatrici o scanner)
mentre altri sono dotati di attrezzature personali.
Per rendere più efficiente la disposizione dell’hardware in possesso della Procura della
Repubblica si propone di studiare la disposizione logistica degli uffici e delle attrezzature da
essi utilizzate per ridisegnare la disposizione sia dei primi sia delle seconde, in modo da
minimizzare gli spostamenti complessivi ed aumentare l’efficienza dell’Ufficio Giudiziario.
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