VERBALE DI RIUNIONE - 2002 Marathon Club

2002 MARATHON CLUB
Data :12 NOVEMBRE 2010
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VERBALE DI RIUNIONE
REDATTORE:
DATA RIUNIONE:
Fabio P.
11 novembre 2010
SCOPO RIUNIONE:
Incontro mensile - presentazione progetto
organizzativo TSV 2011
LISTA PARTECIPANTI
Fabio G.
Lorenzo
Mariagrazia
Elda
Il Peppo
Fabrizio P.
Carluccio
Giorgio G.
Massimo
Camilla
Cinzia D.
Enrica
Fabio P.
Ermanno
Eliana
ELENCO ARGOMENTI DA DISCUTERE
1. Presentazione del progetto organizzativo TSV 2011
2. Varie ed eventuali
LISTA DISTRIBUZIONE
A Tutti i partecipanti alla riunione
Monica Biglioli
Fabrizio Giugni
Modulo: VERBALE RIUNIONE - Ver. 0
Via Mail
“
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2002 MARATHON CLUB
NR.
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Data :12 NOVEMBRE 2010
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ARGOMENTI TRATTATI DURANTE LA RIUNIONE
A carico Entro il
di
DATA
Nell’incontro del mese di ottobre i partecipanti alla riunione, a
seguito dell’elenco delle problematiche riscontrate nella
preparazione dell’evento TSV 2010, avevano chiesto a Giorgio di
presentare un progetto organizzativo, per le varie manifestazioni
e in particolare per il Trofeo sentiero Valtellina del 2011, con
l’obiettivo di migliorare la qualità delle manifestazioni podistiche
organizzate dalla società
Giorgio introduceva l’argomento indicando che il TSV 2011 avrà
partenza da Piateda come le ultime edizioni. Considerate le
difficoltà organizzative non è pensabile di poter far partire la
manifestazione da Sondrio, ipotesi che potrebbe essere presa in
considerazione per l’edizione del 2012, come richiesto da alcuni
partecipanti. Si propone e accorda di organizzare prima
l’evento dell’anno 2011 e successivamente pensare a quello del
2012. indicativamente in primavera del 2011.
Giorgio informa che durante l’incontro con l’amministrazione
comunale di Piateda veniva espressa la difficoltà riscontrata
nell’edizione di quest’anno in merito alla viabilità. Necessita
trovare soluzioni alternative per evitare un “blocco” della strada
provinciale per troppo tempo. Si propone di cambiare il punto di
partenza e di portarlo in prossimità della palestra.
Partenza/arrivo dallo stesso punto; considerando che
l’omologazione della gara dovrebbe essere scaduta (da
verificare) si può pensare di gestire la distanza che c’è tra
l’attuale partenza e arrivo (delta di circa 100m.) anticipando il
“giro di boa”.
Giorgio presenta la sua proposta organizzativa individuando le
seguenti aree:
Partenza/Arrivo
Ristori
Viabilità/sicurezza del percorso
Iscrizioni / Comunicazione
Sponsor
Partenza/arrivo
Organizza tutti gli aspetti logistici dell’area individuata per la
partenza e arrivo dell’evento (transenne, tavoli distribuzione
pettorali e ristoro, gonfiabili, podio, zona cronometristi, giudici,
parcheggi, spogliatoi, ritiro sacche, cartellonistica ecc.).
Persone necessarie: coordinatore + minimo 10 persone
Ristori
Organizzazione di tutte le attività previste per i ristori (anche di
quello della zona arrivo)
Sono previsti :
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- 3 punti ristoro per la 21KM
- 1 punto di ristoro della 8 km
- zona di arrivo
Persone necessarie: coordinatore + 16 persone (3 per postazione
sul percorso, 5 zona arrivo)
Viabilità/sicurezza percorso
Organizza tutte le attività di controllo viabilità del percorso
(segnaletica, richieste di autorizzazioni/permessi, coordinamento
servizio di protezione civile, polizia locale, servizio medico,
presidio sul percorso, servizio gara (ciclisti e scope)
Persone necessarie: coordinatore + (4 persone sul percorso, 4
ciclisti, 2 scope)
Iscrizioni / comunicazione
Organizza tutti le attività delle iscrizioni, del pacco gara,
preparazione pettorali e distribuzione. Tutte le attività di
comunicazione (comunicati stampa, comunicazioni sul sito,
locandine, pubblicità, elenco iscritti, classifiche, foto, video ecc.)
Persone necessarie: coordinatore + minimo 6 persone
Sponsor
Giorgio
02
dicembre
Tutti
19
novembr
e
È chiesto il coinvolgimento di tutti collaborando con
l’organizzazione della società. Nella prossima riunione verranno
presentate le linee guida utili per la ricerca di sponsorizzazioni
2
Varie ed eventuali
Cena sociale di fine Anno il 18 dicembre:
è stato proposto da Giorgio il ristorante “la Brace”.
Si possono proporre altre soluzioni entro il venerdì 19 novembre.
Necessita sala per circa 100 persone, predisposizione per
installare schermo e proiettore (preferibilmente dotato di
sistema di audio diffusione con microfono)
Presentare proposte a Giorgio indicando il menù e l’importo
Viene richiesto di compilare il modulo “gare effettuate nell’anno tutti
2010” che si trova sul sito e di inviarlo (vedi riferimenti sul sito)
entro il fine Novembre
Si propone di valutare, durante i prossimi incontri, i percorsi
previsti per la manifestazione TSV 2011 differenziando la 8 Km
non competitiva con la familyrun (accorciandola; sui 3 o 4 km
massimo) ed evitare incroci con la 21 km.
Si chiude la riunione alle ore 23.00 concordando il prossimo
incontro per il giorno giovedì 02 dicembre alle ore 21;
anticipiamo alla prima settimana del mese, in quanto in
dicembre sono previsti molti impegni personali!!
Gli argomenti proposti:
1. presentazione del progetto al presidente e consiglio direttivo
della società
2. descrizione dettagliata del progetto; individuare i coordinatori
delle attività sopra descritte
3. linee guida ricerca di sponsor
Modulo: VERBALE RIUNIONE - Ver. 0
Entro il
30/11/10
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Data :12 NOVEMBRE 2010
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4. varie ed eventuali
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