Manuale dell`utente del sistema di posta vocale (4.2)

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Mitel NuPoint Unified Messaging™ (UM)
Manuale dell'utente del sistema di posta vocale
Versione 4.2
Novembre 2010
®, ™ Marchio registrato di Mitel Networks Corporation
© Copyright 2010, Mitel Networks Corporation
Tutti i diritti riservati
ii
Table of Contents
Introduzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Informazioni sul sistema di posta vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Informazioni su questo documento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Il telefono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Operazioni preliminari per accedere alla casella postale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Accesso alla casella postale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Interno dell'azienda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Dal proprio interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Da un altro interno . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Esterno all'azienda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Da una linea esterna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Da una linea esterna al supervisore automatico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Impostazione della casella postale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Panoramica dei menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Annunci . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Nome . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Codice segreto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Riproduzione dei messaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Accesso ai menu di posta vocale e di posta elettronica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Riproduzione dei messaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Durante l'ascolto di un messaggio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Dopo l'ascolto di un messaggio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Creazione dei messaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Creazione di un messaggio vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Registrazione di un messaggio vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Invio di un messaggio al termine della registrazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Opzioni utente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Annunci, nome e codice segreto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Elenchi di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Creazione o modifica di un elenco di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Utilizzo di un elenco di distribuzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Opzioni di pianificazione chiamate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Funzione opzionale di registrazione di una chiamata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Registrazione durante una conversazione a due . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
iii
Messaging User Guide
Registrazione mediante i tasti funzione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Registrazione mediante i tasti fissi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Ascolto di una registrazione . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Funzione opzionale Fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Opzioni di consegna fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Riproduzione e stampa di messaggi fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Da un telefono . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Da un telefono fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Dopo l'ascolto di un messaggio fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Composizione di un messaggio fax (senza messaggio vocale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Dal fax dell'azienda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Dalla propria casella di posta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Composizione di un messaggio fax (con messaggio vocale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Dal fax dell'azienda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Dalla propria casella di posta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Gestione di messaggi fax tramite PC . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Scaricamento e installazione di una Stampante fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Scaricamento e installazione del driver della stampante fax: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Invio di un fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Invio di un fax usando la stampante fax NuPoint: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Visualizzazione e inoltro di messaggi fax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Per visualizzare un messaggio fax: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Per inoltrare un messaggio fax: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Utilizzo del PC per i messaggi vocali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Installazione di Outlook Client Plug-in . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
Attivazione di utenti aggiuntivi per il plug-in di Outlook all'interno di un PC . . . . . . . . . . . . . . . . 27
Impostazione della riproduzione dei messaggi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Configurazione dell'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata) . . . 29
Barra degli strumenti della messaggistica unificata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Barra degli strumenti QuickPlay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Riproduzione di un messaggio vocale in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Risposta a un messaggio vocale in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Inoltro di un messaggio vocale in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Invio di un nuovo messaggio vocale in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Visualizzazione dei messaggi vocali in Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
iv
Table of Contents
Avvio di Web View da Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Funzione opzionale TTS (Text-to-Speech) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Riproduzione di un messaggio TTS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Funzione opzionale SAA (Supervisore automatico vocale) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Suggerimenti per la pronuncia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Comandi vocali universali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Composizione delle chiamate . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Effettuare una chiamata tramite comandi vocali . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Effettuare una chiamata tramite composizione del numero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Annullamento di una chiamata . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Chiamare l'operatore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
v
vi
Introduzione
Introduzione
Informazioni sul sistema di posta vocale
Mitel® NuPoint Unified Messaging™ (UM) consente di gestire messaggi di posta vocale,
registrazioni delle chiamate (RAC), fax, e messaggi di posta elettronica Microsoft® Outlook®
sia tramite telefono multifrequenza che da PC.
La posta vocale, le registrazioni delle chiamate, i fax, e i messaggi di posta elettronica sono
tutti “messaggi” consultabili dalla propria casella vocale attraverso un sistema di menu. Il menu
della posta vocale permette l'accesso a numerose funzioni e opzioni della casella vocale inclusi
i messaggi fax. Qualsiasi utente della posta vocale può accedere al menu. Il menu della posta
elettronica permette l'accesso esclusivamente ai messaggi di posta elettronica ed è disponibile
solo per gli utenti che dispongono della funzione di messaggistica unificata avanzata con
opzione TTS (Text-to-Speech).
Oltre ad accedere ai propri messaggi tramite telefono, è ora possibile riprodurre e gestire i propri
messaggi di posta vocale dalla Posta in arrivo di Microsoft Outlook. A tale proposito è necessario
installare un plug-in che consenta la riproduzione dei messaggi vocali presenti nella Posta in
arrivo tramite gli altoparlanti del proprio PC o tramite telefono. Per utilizzare questa funzione,
è necessario disporre della funzione di messaggistica unificata avanzata. Per ulteriori
informazioni, vedere “Gestione di messaggi fax tramite PC” on page 21.
È disponibile anche una funzione di supervisore automatico vocale (SAA) per effettuare chiamate
tramite comandi vocali. L'applicazione SAA consente di effettuare chiamate velocemente e in
modo efficiente semplicemente pronunciando il nome della persona che si desidera contattare.
Le chiamate possono essere effettuate pronunciando nomi di persona, nomi di reparto o numeri
di telefono. Un'esercitazione guidata presenta le caratteristiche del sistema, e una guida vocale
è disponibile per rispondere ad eventuali domande. Per ulteriori informazioni, vedere “Funzione
opzionale SAA (Supervisore automatico vocale)” on page 35.
Note: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non tutte le
opzioni descritte in questo manuale siano disponibili. Per ulteriori informazioni, contattare
l'amministratore di sistema.
Informazioni su questo documento
Questo manuale contiene le istruzioni sulle funzionalità dell'interfaccia utente telefonica (TUI Telephone User Interface) Mitel®, di Mitel Outlook Client Plug-in, e del supervisore automatico
vocale (SAA - Speech Auto Attendant). Se si utilizza un altro client di posta elettronica
supportato, consultare la Guida di Web View per ulteriori informazioni. Consultare anche la
Guida di riferimento rapido Mitel TUI NuPoint Unified Messaging all'indirizzo
http://edocs.mitel.com/UG/Index.html.
1
Il telefono
Prima di utilizzare le funzioni di posta vocale del sistema, è bene acquisire familiarità con il
proprio telefono.
•
Tasto messaggio: consente di chiamare il sistema NuPoint UM Voice e di accedere alla
propria casella postale.
•
Tastiera: consente di effettuare le selezioni dei menu all'interno del sistema di posta vocale.
•
Spia messaggi: indica quando sono presenti nuovi messaggi vocali nella casella postale.
•
Tasti funzione: consentono di selezionare molte delle opzioni dei menu della posta vocale.
Per selezionare un'opzione di menu visualizzata sul display del telefono, è possibile premere il tasto funzione sensibile al contesto associato visualizzato sul display digitale oppure
il numero sulla tastiera corrispondente all'opzione.
Note: i nomi dei tasti funzione utilizzati in questo manuale potrebbero essere leggermente
diversi a seconda del telefono. Ad esempio, il tasto funzione Can (Elimina) in determinati
telefoni corrisponde al tasto funzione Elimina.
Operazioni preliminari per accedere alla casella postale
Prima di accedere alla casella postale, accertarsi di aver ricevuto le seguenti informazioni
dall'amministratore di sistema:
•
Numero dell'addetto alla reception NuPoint UM (facoltativo)
•
Interno per accedere al sistema NuPoint UM Voice
•
Numero della casella postale
•
Codice segreto predefinito.
In caso di problemi o domande sulle procedure, consultare l'amministratore di sistema.
2
Accesso alla casella postale
Accesso alla casella postale
Tutti i messaggi vocali risiedono nella “casella postale” personale che è possibile proteggere
con un codice segreto. L'amministratore di sistema assegna un codice segreto temporaneo da
utilizzare per accedere la prima volta alla casella postale. La modalità di accesso alla casella
postale dipende dal fatto che la chiamata venga effettuata dall'interno o dall'esterno dell'azienda.
Interno dell'azienda
Dal proprio interno
1. Digitare l'interno per accedere a NuPoint UM Voice.
2. Quando richiesto, immettere il codice segreto.
Da un altro interno
1. Digitare l'interno per accedere a NuPoint UM Voice.
2. Quando viene richiesta l'immissione del codice segreto, premere il tasto
3. Immettere il numero della casella postale seguito dal tasto
.
.
Esterno all'azienda
Da una linea esterna
1. Digitare il numero esterno di accesso a NuPoint UM Voice.
.
Da una linea esterna al supervisore automatico
1. Comporre il numero dell'addetto alla reception NuPoint UM.
2. Premere il tasto
per accedere al sistema NuPoint UM Voice.
.
3
Impostazione della casella postale
Quando si accede alla casella postale per la prima volta, viene attivata automaticamente
un'esercitazione per l'utente. Tale esercitazione guida l'utente nella prima sessione di accesso
alla casella postale, illustra come registrare un annuncio e il proprio nome e richiede la modifica
del codice segreto temporaneo.
Tip: dopo l'ascolto o l'invio di messaggi, il sistema potrà far ritornare l'utente a un menu
precedente con opzioni diverse dal menu in uso.
Panoramica dei menu
Per una panoramica del menu, consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel di NuPoint
Unified Messaging (http://edocs.mitel.com/UG/Index.html).
Annunci
Dopo aver aperto la casella postale, verrà richiesto di registrare uno o più annunci che gli utenti
ascolteranno chiamando la casella postale. È possibile, ad esempio, registrare un annuncio
che gli utenti chiamanti ascolteranno quando la linea è occupata (quale, “Al momento sono
occupato al telefono e non posso rispondere alla chiamata”) e crearne uno diverso per quando
non si è al telefono (quale, “Al momento non sono alla mia scrivania”).
Se l'amministratore di sistema ha abilitato la funzione di annuncio di assenza prolungata per
la casella di posta personale, è possibile registrare anche un annuncio di questo tipo. Tale
annuncio informerà i chiamanti della vostra assenza prolungata. I chiamanti non possono
saltare l'annuncio premendo un tasto. Alla fine dell'annuncio, i chiamanti possono essere
trasferiti al supervisore o lasciare un messaggio.
Note: l'annuncio di assenza prolungata viene attivato una volta conclusa la sua
registrazione. In tal modo sarà ascoltato da tutti i chiamanti che vengono inoltrati alla
casella di posta elettronica. Una volta avuto accesso alla propria casella vocale, sarà
richiesto di premere 1 per mantenere l'annuncio di assenza prolungata, o 2 per disattivarlo.
Se l'amministratore di sistema ha disattivato l'inoltro di messaggi per l'annuncio di assenza
prolungata, dopo l'annuncio i chiamanti saranno trasferiti automaticamente al supervisore.
Vedere “Annunci, nome e codice segreto” on page 11.
4
Impostazione della casella postale
Nome
Viene richiesta la registrazione del proprio nome in modo che il sistema possa:
•
Rivolgersi all'utente quando si chiama il sistema (ad esempio, “Salve, Jane Smith”).
•
Informare altri utenti quando il messaggio è stato registrato dal proprietario della casella
postale (ad esempio, “16:45, da parte di Jane Smith”).
•
Specificare il nome del proprietario della casella postale ad altri utenti quando indirizzano
messaggi alla casella postale (ad esempio, “Jane Smith”).
Codice segreto
Prima di accedere alla casella postale è sempre richiesta l'immissione del codice segreto. La
prima volta che si accede alla casella postale, si utilizza il codice segreto temporaneo assegnato
dall'amministratore di sistema. Durante l'esercitazione, verrà richiesto di sostituire il codice
segreto con un numero contenente tra 4 e 10 cifre. Definire un codice segreto facile da ricordare,
ma senza selezionare un codice segreto ovvio come “1234”.
Note: i codici segreti sono richiesti soltanto se si desidera proteggere la propria privacy.
Durante l'esercitazione è possibile scegliere di non impostare un codice segreto
premendo 0000 quando richiesto.
Una volta configurata la casella postale, è possibile procedere all'utilizzo delle funzioni di
NuPoint UM Voice.
Note: Per maggiore sicurezza, l'amministratore può configurare il codice segreto con
scadenza a intervalli regolari.
5
Riproduzione dei messaggi
Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa innanzitutto
sul numero di messaggi da ascoltare (“Sono presenti 2 messaggi urgenti e 2 non riprodotti”).
Per gli utenti della messaggistica unificata avanzata (UM) con opzione TTS (Text-to-Speech),
il sistema informa sul numero di messaggi vocali e di posta elettronica da ascoltare (“Sono
presenti 2 messaggi non riprodotti, 1 messaggio salvato, 3 messaggi di posta elettronica non
riprodotti e 1 messaggio di posta elettronica salvato”).
L'accesso ai messaggi vocali e ai messaggi di posta elettronica avviene tramite due diversi
menu. Al termine del messaggio riassuntivo, gli utenti della messaggistica unificata avanzata
con opzione TTS possono accedere al menu della posta vocale o a quello della posta
elettronica. Non è possibile accedere ai due menu contemporaneamente.
Note: gli utenti della messaggistica unificata avanzata senza opzione TTS non possono
accedere al menu di posta elettronica.
Accesso ai menu di posta vocale e di posta elettronica
Dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella postale
•
Gli utenti che utilizzano regolarmente la posta vocale si trovano già nel menu della posta
vocale.
•
Gli utenti che utilizzano la messaggistica unificata avanzata con opzione TTS, devono
premere
per accedere al menu della posta vocale oppure
per accedere al menu di
posta elettronica.
Dopo aver effettuato l'accesso al menu della posta vocale o della posta elettronica, premere
•
o il tasto funzione Ascolta (o Asc. mess.). I messaggi urgenti verranno riprodotti
automaticamente per primi. In seguito, a seconda delle impostazioni della casella di posta,
si può scegliere di ascoltare per primi i messaggi non riprodotti o quelli salvati; per impostazione
predefinita, vengono riprodotti per primi i messaggi non riprodotti.
Note: se l'opzione di indicazione di data e ora è abilitata sul sistema di posta vocale,
queste informazioni verranno automaticamente riprodotte all'inizio di ciascun messaggio.
Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore di sistema.
6
Durante l'ascolto di un messaggio
Durante la riproduzione del messaggio è possibile in qualsiasi momento
Premere il tasto
OPPURE
Premere il tasto
Per eseguire questa azione
Altro quindi Pausa
Sospendere la riproduzione del messaggio per 30
secondi.

Riavvolgere il messaggio di cinque secondi.

Avanzare velocemente di cinque secondi nel
messaggio.
Salta
Saltare al messaggio successivo.
Altro quindi Esegui
Ritornare all'inizio del messaggio precedente.
opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore
di sistema.
Dopo l'ascolto di un messaggio
Al termine del messaggio, è possibile
Premere il
tasto
OPPURE
Premere il tasto
Esegui (o Riavvia) Riprodurre di nuovo il messaggio.
Rispondi
Rispondere alla persona che ha inviato il messaggio.
Dopo aver registrato il messaggio, premere
o il tasto funzione Invia per inviarlo e continuare la
sessione.
Quindi premere
per inviare la risposta ad altre caselle postali, se si
desidera.
7
Premere il
tasto
OPPURE
Premere il tasto
Risposta
(con opzione
Ricomposizione
attiva)
per rispondere con casella vocale (come sopra)
per richiamare il chiamante e cancellare il messaggio.
per richiamare il chiamante e mantenere il messaggio.
Invia
Per inviare il messaggio a un'altra casella postale, elenco di
distribuzione o numero di telefono esterno al sistema.
Il sistema consente di registrare ulteriori commenti prima di inviare
il messaggio ad altri utenti.
Dopo l'aggiunta dei commenti, premere
o il tasto funzione Invia (o Esci) e continuare la sessione.
Quindi premere
per inviare il messaggio ad altre caselle postali, se si
desidera.
Mantieni
Conservare il messaggio.
Ai messaggi conservati è possibile accedere soltanto dopo aver
saltato i messaggi non riprodotti e le code di ricezione dei
messaggi.
Can (o Elimina)
Eliminare il messaggio.
Note: se inavvertitamente si elimina un messaggio, è possibile recuperarlo premendo
immediatamente
o il tasto funzione Annulla. Se si preme un tasto diverso da
dopo l'eliminazione del messaggio, non sarà possibile recuperare il messaggio eliminato.
opzioni descritte siano accessibili. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore
di sistema.
8
Creazione dei messaggi
Creazione dei messaggi
Per creare un messaggio, è innanzitutto necessario accedere alla casella postale chiamando il
numero di accesso al sistema e immettere il codice segreto. È quindi possibile creare un messaggio
vocale prima o dopo aver ascoltato i messaggi non riprodotti contenuti nella casella postale.
Si noti che i messaggi possono essere inviati ad altre caselle postali, elenchi di distribuzione
o numeri di telefono esterni al sistema.
Creazione di un messaggio vocale
Registrazione di un messaggio vocale
1. Per creare un messaggio, premere
o il tasto funzione Crea messaggio.
2. Immettere il numero del destinatario oppure, per effettuare la composizione in base al
nome, premere il tasto specifico assegnato a tale funzione sul sistema di posta vocale,
quindi comporre il nome e cognome del destinatario finché il sistema riconosce l'utente.
Note: il sistema indicherà automaticamente il tasto specifico da premere per effettuare
la composizione in base al nome. Questa funzione è configurabile, pertanto il tasto da
premere varia in ciascun sistema di posta vocale.
3. Dopo la conferma del nome del destinatario da parte del sistema, immettere i nomi o i numeri
degli altri eventuali destinatari desiderati (ad esempio, se si desidera inviare un unico
messaggio a tutti i membri di un determinato comitato, indicando loro l'ora e il luogo del
prossimo incontro).
4. Al termine dell'invio del messaggio, premere
o il tasto funzione Registra.
5. Iniziare la registrazione del messaggio dopo il segnale acustico (è possibile premere
per sospendere la registrazione, quindi scegliere un tasto qualsiasi per riprenderla o utilizzare
i tasti funzione Pausa/Cont).
Invio di un messaggio al termine della registrazione
Al termine della registrazione, è possibile scegliere se inviare, riascoltare, modificare, annullare
o specificare una trasmissione speciale del messaggio vocale, scegliendo tra le seguenti opzioni:
Premere
il tasto
OPPURE
Premere il
tasto
Invia
Inviare il messaggio e passare al menu principale.
Allega
Effettuare un'aggiunta alla registrazione.
9
Premere
il tasto
OPPURE
Premere il
tasto
Elim
Eliminare la registrazione e ricominciare dall'inizio.
Rivedi
Riprodurre di nuovo il messaggio.
Termina
registrazione
Accedere alle opzioni di invio del messaggio quali trasmissione
urgente, trasmissione futura, contrassegno riservato e ricevuta di ritorno.
Una volta selezionata l'opzione desiderata, premere
o il tasto funzione Invia (o Esci) per inviare il messaggio
e passare al menu principale.
Note: se si inviano messaggi a più utenti regolarmente, è opportuno creare elenchi di
distribuzione personali per inviare i messaggi ancora più facilmente (vedere la sezione
“Elenchi di distribuzione” on page 12).
10
Opzioni utente
Opzioni utente
Il menu Opzioni utente consente di ascoltare l'esercitazione per l'utente, modificare gli annunci,
registrare il proprio nome e definire la password, nonché creare elenchi di distribuzione di posta
vocale e selezionare opzioni di pianificazione delle chiamate.
Accesso alle opzioni e all'esercitazione per l'utente
Per accedere alle Opzioni utente dal menu principale, premere
Per sfogliare di nuovo l'esercitazione per l'utente è possibile premere
o il tasto funzione Opzioni.
in qualsiasi momento.
Annunci, nome e codice segreto
Quando si imposta la casella la prima volta (vedere la sezione “Impostazione della casella postale”
on page 4), si registra un annuncio, il nome e un codice segreto prescelti. Il menu Opzioni utente
consente di modificare tali dati in qualsiasi momento. È opportuno aggiornare gli annunci
regolarmente, ad esempio, per comunicare agli utenti chiamanti se si è in ufficio o se si è assenti.
Dal menu Opzioni utente, è possibile
Premere
il tasto
OPPURE
Premere
il tasto
funzione
Annunci
Modificare gli annunci. È possibile registrare un annuncio principale e uno
o più annunci condizionali. Si possono registrare annunci condizionali se, ad
esempio, si desidera informare gli utenti chiamanti quando la linea
è occupata (es. “Al momento sono occupato al telefono e non posso
rispondere alla chiamata”), quando non si è alla scrivania (es. “Al momento
non sono alla mia scrivania”), o quando si è assenti per un certo periodo
(“Sarò assente fino al 15 ottobre,...”).
Premere
per registrare o modificare l'annuncio personale
condizionale,
principale, oppure
per registrare o modificare l'annuncio personale
per abilitare l'annuncio di assenza prolungata.
Al termine della registrazione dell'annuncio, premere
o il tasto funzione Mdfc per selezionare quale annuncio, principale
o condizionale, si desidera che gli utenti chiamanti ascoltino.
Cambia
nome
Registrare di nuovo il proprio nome.
Codice
segreto
Modificare il codice segreto.
11
Note: a seconda della configurazione della casella postale, è possibile che non si disponga
dell'accesso agli annunci condizionali. Per ulteriori informazioni, contattare l'amministratore
di sistema.
Elenchi di distribuzione
Un elenco di distribuzione consente di registrare un unico messaggio, quindi di inviarlo a un
ampio gruppo di utenti senza indirizzarlo singolarmente a ciascuno di loro. È possibile utilizzare
gli elenchi di distribuzione in qualsiasi momento si crea o si invia un messaggio a un altro utente.
Creazione o modifica di un elenco di distribuzione
1. Premere
o il tasto funzione Elenchi dist. dal menu Opzioni utente.
2. Immettere il numero dell'elenco di distribuzione, assicurarsi che la prima cifra sia sempre
zero (0).
3. Per registrare un nome da inserire nell'elenco di distribuzione, (ad esempio, “comitato di
pianificazione del prodotto”), premere
. Questo nome viene riprodotto ogni volta che
vengono indirizzati dei messaggi all'elenco di distribuzione.
4. Premere
per aggiungere membri all'elenco e
per rimuoverli.
5. Immettere i numeri o i nomi degli utenti che si desidera aggiungere o rimuovere.
6. Se si desidera che il sistema riproduca l'elenco di membri selezionato, premere
7. Per uscire dal menu principale, premere
.
.
Note: è necessario che tutti gli elenchi di distribuzione personali inizino con il numero 0.
Utilizzo di un elenco di distribuzione
•
12
Anziché un numero di casella postale, immettere il numero dell'elenco di distribuzione che
si desidera utilizzare. Il sistema legge il numero dell'elenco di distribuzione.
Opzioni utente
Opzioni di pianificazione chiamate
•
Sveglia NuPoint UM consente di programmare NuPoint UM Voice in modo da ricevere una
chiamata su un numero di telefono specifico ad un'ora prestabilita. È possibile programmare
le chiamate di sveglia dal lunedì al venerdì, nei fine settimana, ogni giorno o in base alle
proprie esigenze.
•
Trasmissione messaggio consente di definire una pianificazione in base alla quale, se un
messaggio arriva nella casella postale, NuPoint UM Voice chiamerà l'utente a uno specifico
numero di telefono ad un'ora prestabilita, in modo da poter recuperare il messaggio.
•
Cercapersone consente di definire una pianificazione in base alla quale quando arriva un
messaggio nella casella postale, NuPoint UM Voice invia una notifica al cercapersone.
•
Controllo di trasmissione futura consente di controllare l'invio di tutti i messaggi pianificati
per una trasmissione futura. È possibile pianificare la trasmissione di qualsiasi messaggio
fino a 365 giorni futuri, utilizzando il menu Opzioni di invio messaggi (vedere la sezione
“Invio di un messaggio al termine della registrazione” on page 9).
13
Funzione opzionale di registrazione di una chiamata
La funzione Registrazione di una chiamata consente di utilizzare il sistema NuPoint UM Voice
per registrare le proprie conversazioni telefoniche.
Note: è possibile che le normative vigenti impongano di informare l'interlocutore che la
conversazione verrà registrata. Per istruzioni specifiche, consultare l'amministratore di
sistema.
Registrazione durante una conversazione a due
È possibile programmare il sistema in modo tale che la registrazione delle chiamate esterne
venga avviata automaticamente quando uno dei due utenti risponde. Per ulteriori informazioni,
rivolgersi all'amministratore di sistema.
Se il sistema non registra automaticamente le conversazioni, premere un tasto Registra per
avviare la registrazione di una conversazione a due. La scelta del tasto da premere dipende
dalla disponibilità del tasto funzione sul telefono. I seguenti telefoni supportano i tasti funzione:
•
Superset 4150
•
5140 IP
•
5240 IP
Registrazione mediante i tasti funzione
•
Per avviare la registrazione di una conversazione a due, premere il tasto funzione Registra
visualizzato sul display del telefono digitale.
Sospensione o ripresa della registrazione durante una chiamata
•
Per sospendere la registrazione, premere il tasto funzione Pausa.
•
Per riprendere la registrazione dopo la sospensione, premere il tasto funzione Cont.
Interruzione della registrazione
•
Per interrompere la registrazione senza salvare la conversazione registrata, premere i tasti
funzione Arresta e Canc.
•
Per interrompere e salvare una registrazione, premere i tasti funzione Arresta e Salva.
Note: l'amministratore è in grado di configurare le impostazioni di Registrazione di una
chiamata, in modo da salvare automaticamente la conversazione registrata al riaggancio
del telefono. Se la funzione di salvataggio automatico è abilitata, è possibile salvare la
chiamata registrata semplicemente riagganciando il telefono al termine della conversazione.
14
Funzione opzionale di registrazione di una chiamata
Registrazione mediante i tasti fissi
•
Per avviare la registrazione di una chiamata mediante i tasti fissi, premere il tasto Registra
che l'amministratore di sistema ha programmato sul telefono.
Note: l'utilizzo dei tasti fissi con la funzione Registrazione di una chiamata, consente
soltanto di avviare una sessione di registrazione. È necessario che l'amministratore di
sistema abiliti la funzione di salvataggio automatico affinché le conversazioni vengano
salvate automaticamente al riaggancio del telefono. Per ulteriori informazioni, consultare
l'amministratore del sistema.
Messa in attesa di una chiamata durante una registrazione
•
La messa in attesa della chiamata salva la registrazione e la invia alla casella postale.
•
Prendere una chiamata in attesa avvia una nuova sessione di registrazione.
Note: in base alla programmazione del sistema, è possibile salvare la registrazione
anche riagganciando o premendo il tasto TRASF/CONF o un tasto della linea disponibile.
Per ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore.
Ascolto di una registrazione
Per ascoltare la conversazione registrata al termine della chiamata
1. Sollevare il ricevitore.
2. Accedere alla casella di posta vocale.
3. Seguire i messaggi visualizzati per recuperare la registrazione, con la stessa procedura
utilizzata per recuperare un normale messaggio vocale.
15
Funzione opzionale Fax
La funzione di fax consente di gestire i messaggi fax inviati alla propria casella di posta, tramite
il menu TUI. È possibile recuperare messaggi fax non riprodotti, riprodurre un messaggio vocale
allegato a un fax, inviare un fax, e recapitare un fax (con o senza messaggio vocale) a un altro
utente.
Opzioni di consegna fax
È possibile accedere alle opzioni di consegna fax dal menu Opzioni utente. Dal menu principale,
premere
e poi
per accedere alle seguenti opzioni di consegna fax:
Premere il tasto
Per inviare tutti i messaggi fax non riprodotti presenti nella propria casella di posta
al numero di fax predefinito.
Per definire un numero di consegna fax predefinito. Tutti i fax vengono inviati
automaticamente a questo numero quando si preme
dal menu di
consegna fax.
Per inviare via fax nella propria casella di posta una copertina che diverrà la
propria copertina personale. Questa pagina sarà inclusa automaticamente in tutti
i fax inviati dalla propria casella di posta.
Da un telefono fax
Per attivare e disattivare la funzione di consegna automatica al proprio numero di
fax predefinito. Questa funzione consegna immediatamente i fax in arrivo nella
propria casella di posta al proprio numero di fax predefinito.
Riproduzione e stampa di messaggi fax
I messaggi fax in arrivo nella propria casella di posta sono considerati dei messaggi vocali.
Quando si accede alla casella postale per recuperare i messaggi, il sistema informa innanzitutto
sul numero di messaggi da ascoltare (es., “Sono presenti 2 messaggi urgenti e 4 messaggi
con fax non riprodotti”).
Da un telefono
Per riprodurre un messaggio fax:
1. Dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella postale, premere il tasto
o il tasto
funzione Esegui (o Asc. Mess.). I messaggi urgenti verranno riprodotti automaticamente
per primi.
2. Per i messaggi fax, il sistema richiederà di premere
consegna fax. Da questo menu è possibile:
16
per accedere alle opzioni di
•
Premere
per comporre il numero di fax dal quale si desidera stampare il fax. Quando
richiesto, comporre il numero.
•
Il sistema richiede la conferma del numero. Premere
o premere
•
per accettare il numero,
per comporre un nuovo numero.
Una volta premuto
per accettare il numero, premere
atamente il fax a quel numero, o premere
per inviare immedi-
per programmare un orario di consegna
futura.
3. Se sono presenti altri messaggi fax, è possibile inviarli allo stesso numero di fax immesso
per il primo messaggio semplicemente premendo
seguito da
.
Note: è possibile usare anche le opzioni di consegna fax che si trovano nel menu Opzioni
utente (consultare la Guida di riferimento rapido TUI Mitel). Da questo menu, è possibile
impostare un numero di consegna fax predefinito. Dopo aver programmato il numero,
basta premere
per accedere alle opzioni di consegna fax (dopo aver riprodotto il
messaggio con il fax), quindi premere
per stampare il messaggio fax.
Da un telefono fax
Per recuperare e stampare un messaggio fax da un telefono fax:
1. Dopo aver effettuato l'accesso alla propria casella postale, premere il tasto
funzione Esegui (o Asc. Mess.), quindi premere
o il tasto
per accedere al menu delle opzioni
di consegna fax.
2. Premere
per stampare un messaggio fax dal fax desiderato.
3. Quando richiesto, premere il pulsante Start del fax.
4. Una volta stampato il fax, è possibile restare in linea per riprendere la sessione alla propria
casella di posta.
Dopo l'ascolto di un messaggio fax
Vedere “Dopo l'ascolto di un messaggio” on page 7.
17
Composizione di un messaggio fax (senza messaggio vocale)
È possibile inviare un fax alla casella di posta di un destinatario, tramite telefono fax. Il messaggio
può essere inviato direttamente dal fax dell'azienda o dalla propria casella di posta. Se il
messaggio viene inviato dal fax della società, l'intestazione del messaggio non includerà il
nome dell'utente, mentre sarà incluso se il messaggio fax viene inviato dalla casella di posta.
Dal fax dell'azienda
Note: il nome dell'utente non sarà incluso nell'intestazione del messaggio inviato al
destinatario.
1. Da un telefono fax, comporre il numero di accesso al fax dell'azienda.
2. Quando si sente il messaggio preregistrato, inserire il numero della casella del destinatario,
oppure per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per
inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo avrà
riconosciuto.
3. Viene riprodotto il messaggio di saluto del destinatario. Dopo il segnale acustico, premere
il pulsante Start del fax per inviare il fax.
4. Una volta inviato il fax, è possibile premere
urgente, oppure è possibile premere
per contrassegnare il messaggio come
per lasciare un messaggio per un'altra
casella di posta.
Dalla propria casella di posta
Note: il nome dell'utente è incluso nell'intestazione del messaggio inviato al destinatario.
1. Accedere alla propria casella di posta, e dopo aver sentito il messaggio di saluto,
premere
.
2. Immettere il codice segreto.
3. Premere
per creare un messaggio.
4. Inserire il numero della casella postale del destinatario, oppure per effettuare la composizione
in base al nome, premere i tasti appropriati per inserire il cognome del destinatario seguiti
da quelli del nome fino a quando il sistema non lo avrà riconosciuto.
5. Una volta che il sistema ha confermato il nome del destinatario, inserire i nomi o numeri
di altri eventuali destinatari.
18
6. Una volta terminato di indicare i destinatari del fax, premere
per lasciare un fax, e poi
premere il pulsante Start sul fax per inviare il fax, o premere
7. Una volta inviato il fax, premere
per ulteriori opzioni.
per inviare il messaggio; oppure premere
per
accedere alle opzioni di invio del messaggio quali trasmissione urgente, trasmissione futura, trasmissione confidenziale, e ricevuta di ritorno. Una volta selezionata l'opzione
desiderata, premere
per inviare il messaggio e uscire dal menu principale.
Composizione di un messaggio fax (con messaggio vocale)
È possibile inviare un fax con messaggio vocale alla casella di posta di un destinatario, tramite
un telefono fax. Il messaggio può essere inviato direttamente dal fax dell'azienda o dalla propria
casella di posta. Se il messaggio viene inviato dal fax della società, l'intestazione del messaggio
non includerà il nome dell'utente, mentre sarà incluso se il messaggio fax viene inviato dalla
casella di posta.
Dal fax dell'azienda
Note: il nome dell'utente non sarà incluso nell'intestazione del messaggio inviato al
destinatario.
2. Quando si sente il messaggio preregistrato, inserire il numero della casella del destinatario,
oppure per effettuare la composizione in base al nome, premere i tasti appropriati per
inserire il cognome del destinatario seguito dal nome fino a quando il sistema non lo avrà
riconosciuto.
3. Viene riprodotto il messaggio di saluto del destinatario. Dopo il segnale acustico, registrare
il messaggio vocale desiderato.
4. Dopo aver registrato il messaggio vocale, premere il pulsante Start del fax per inviare il fax.
5. Una volta inviato il fax, è possibile premere
urgente, oppure è possibile premere
per contrassegnare il messaggio come
per lasciare un messaggio per un'altra
casella di posta.
Dalla propria casella di posta
Note: il nome dell'utente è incluso nell'intestazione del messaggio inviato al destinatario.
2. Quando si sente il messaggio preregistrato, inserire il numero della propria casella postale.
3. Dopo aver sentito il proprio messaggio di saluto, premere
.
19
4. Immettere il codice segreto.
5. Premere
per creare un messaggio, quindi seguire le istruzioni per inviare un mes-
saggio vocale dalla propria casella di posta (incluso l'inserimento dell'indirizzo).
6. Dopo il segnale acustico, registrare il messaggio vocale desiderato.
7. Al termine della registrazione, premere
Start del fax per inviare il fax, o premere
20
per lasciare un fax, e poi premere il pulsante
per accedere ad altre opzioni.
Gestione di messaggi fax tramite PC
Per gestire i messaggi fax è anche possibile utilizzare il proprio PC. La funzione Fax consente
di aggiungere un driver di stampante fax alla propria cartella Stampanti. Usando una stampante
fax, è possibile inviare fax da qualsiasi applicazione che abbia la funzione di Stampa.
I fax possono essere inviati anche dall'interfaccia di Web View. Per le informazioni relative
all'invio di fax dall'interfaccia Web View, consultare la Guida di Web View.
Note: le copertine devono essere in formato TIFF.
Scaricamento e installazione di una Stampante fax
Per creare fax tramite una stampante fax, è necessario per prima cosa scaricarla e installarla
dall'interfaccia Web View.
Scaricamento e installazione del driver della stampante fax:
Note: per installare il driver della stampante fax, bisogna disporre dei diritti di
amministratore locale sul PC.
1. Accedere all'interfaccia Web View e fare clic sulla voce Downloads.
2. Fare clic su Download Fax Printer (Scaricamento stampante fax).
3. Nella finestra Avvertenza di sicurezza, fare clic su Esegui per lanciare il file FaxPrinter.exe.
L'installazione si avvierà automaticamente.
4. Fare clic su Avanti in ogni finestra di dialogo. Quando richiesto, accettare i Termini di utilizzo.
Il driver della stampante fax è ora installato.
21
Invio di un fax
I fax possono essere inviati tramite NuPoint Fax Printer utilizzando qualsiasi software che abbia
la funzione stampa. Se si desidera, è possibile impostare una copertina personale (vedere
Opzioni di consegna fax) o creare delle copertine personalizzate. Se si dispone di una copertina
personale, questa verrà utilizzata come copertina predefinita dei fax che si desiderano inviare.
Come copertina personalizzata si può usare qualsiasi file in formato TIFF. Si possono salvare
più copertine per personalizzare i fax a seconda dei destinatari.
Invio di un fax usando la stampante fax NuPoint:
Note: quando si invia un fax per la prima volta, procurarsi il nome dominio completo
o l'indirizzo IP del server NuPoint UM dall'amministratore di sistema.
1. Aprire il documento e selezionare Stampa. Nel menu di stampa, selezionare Stampante
fax NuPoint dall'elenco delle stampanti disponibili.
OPPURE
Se la stampante fax NuPoint è stata impostata come stampante predefinita, fare clic con
il pulsante destro del mouse sul documento in Windows Explorer e selezionare Stampa.
Quando il documento sarà pronto per essere inviato al server, si aprirà la finestra NuPoint
Fax Client.
Se non si è mai inviato un fax oppure il client non è riuscito a collegarsi al server, comparirà
la scheda Impostazioni del server:
Figure 1: scheda Impostazioni server
Note: se si modifica la password della propria casella postale, sarà necessario
aggiornare la scheda Impostazioni server con la nuova password la prossima volta che
si invia un fax.
2. Inserire le proprie credenziali per collegarsi al server.
22
a.
Nel campo NuPoint Server, inserire il nome dominio completo (FQDN) del server.
b.
Immettere il numero della propria casella di posta NuPoint UM nel campo Mailbox
(Casella di posta).
c.
Immettere il codice segreto della propria casella di posta NuPoint UM nel campo
Passcode (Codice segreto).
d.
Fare clic su Connect (Connetti). Lo Stato verrà aggiornato con Connected (Connesso).
3. Fare clic sulla scheda Opzioni di consegna.
Figure 2: scheda Opzioni di consegna
a.
Nel campo dei destinatari (Recipients), inserire l'elenco dei destinatari (numeri di caselle di posta NuPoint UM o numeri di fax), separati da virgole.
Note: per i numeri di fax esterni, includere le cifre che il sistema deve comporre per
accedere alla linea esterna.
b.
Se si desidera usare una copertina personalizzata, selezionare la casella Use a Custom
Cover Page (Usa copertina personalizzata).
c.
Inserire il nome completo della copertina OPPURE fare clic sul pulsante Sfoglia... per
selezionarla
Note: se non si intende usare alcuna copertina personalizzata, il server utilizzerà la
copertina personale, o, se non si dispone di questa, la copertina del sistema stesso.
d.
Fare clic sul pulsante Send Fax (Invia fax).
Quando il fax è stato ricevuto dal server, comparirà il messaggio popup The fax is successfully
queued for delivery (Fax in coda per la spedizione). Se il fax non può essere inviato, viene
inviato un messaggio di notifica dell'errore nella propria casella vocale.
All'invio di un fax successivo, la scheda Impostazioni server non verrà visualizzata a meno che
la Stampante fax non riesca a collegarsi al server, ad esempio, se la password è stata modificata.
23
Visualizzazione e inoltro di messaggi fax
Per visualizzare un messaggio fax:
•
Aprire il messaggio dalla propria casella di posta in arrivo e visualizzare il documento allegato.
•
Dalla scheda Messaggi nell'interfaccia Web View, fare clic sul pulsante Riproduci. Il fax
si aprirà in un visualizzatore TIFF.
•
Inviare il fax dal proprio telefono a un fax.
Per inoltrare un messaggio fax:
•
Dalla scheda Messaggi nell'interfaccia Web View, fare clic sul pulsante Inoltra fax per
inoltrare il messaggio come fax.
OPPURE
•
24
Dalla scheda Messaggi nell'interfaccia Web View, fare clic sul pulsante Inoltraper inoltrare
il messaggio come allegato a un messaggio di posta elettronica.
Utilizzo del PC per i messaggi vocali
È possibile installare Mitel Outlook Client Plug-in per usare Microsoft Outlook 2007 per la
gestione dei propri messaggi vocali. Il plug-in installa il riproduttore Mitel Networks QuickPlay
e la barra degli strumenti della messaggistica unificata nel client di posta elettronica Microsoft
Outlook (vedere di seguito). Il riproduttore QuickPlay consente di usare il telefono o gli
altoparlanti del PC per ascoltare i messaggi vocali, mentre la barra degli strumenti consente
di rispondere, inoltrare e gestire i messaggi vocali ricevuti e di creare e inviare nuovi messaggi
vocali tramite posta vocale o posta elettronica. La barra degli strumenti consente anche di
avviare Web View da Outlook.
Note: Microsoft Outlook dispone di una finestra Explorer e di una finestra Inspector. La
finestra di Explorer è quella principale che visualizza l'elenco dei messaggi per l'utente,
mentre la finestra di Inspector visualizza i messaggi quando vengono aperti.
Mitel Outlook Client Plug-in supporta quattro tipi di messaggi NuPoint UM: messaggi vocali,
messaggi vocali riservati, messaggi di registrazione chiamata (RAC - Record-A-Call), e
messaggi fax. Ognuno di questi messaggi è caratterizzato da un simbolo specifico.
Note: se si sposta un messaggio vocale dalla casella di posta in arrivo a una cartella
personale, il messaggio viene cancellato dall'interfaccia utente telefonica (TUI). Se il
messaggio viene spostato nuovamente nella Posta in arrivo, verrà cancellato in quanto
collegato al messaggio cancellato dall'interfaccia utente telefonica. Il messaggio potrebbe
risiedere nella cartella Posta eliminata se il parametro di configurazione per la cancellazione
permanente è disattivato. Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema.
Per poter installare e utilizzare Outlook Client Plig-in bisogna essere utenti della messaggistica
unificata avanzata NuPoint Unified Messaging.
Notes:
1. È possibile rispondere ai messaggi di posta elettronica solo con messaggi di posta
elettronica.
2. Outlook Client Plug-in richiede Microsoft® Outlook 2000, XP, 2003, o 2007.
3. Il plug-in può essere eseguito sui sistemi operativi Microsoft® Windows 2000, XP,
2003, o Vista. Per Windows Vista, sono supportate solo le versioni seguenti: Vista
Business, Vista Enterprise, e Vista Ultimate.
4. Schede audio e altoparlanti del PC sono opzionali dato che per ascoltare i messaggi
si può usare la funzione Call Me/Meet Me (Chiama/Rispondi).
25
Installazione di Outlook Client Plug-in
Note: una volta installato il plug-in, l'apertura e la chiusura di Outlook richiederanno
qualche istante in più. Evitare il riavvio di Outlook subito dopo averne effettuato la
chiusura.
Prima di iniziare
Prima di procedere, ottenere le seguenti informazioni dall'amministratore di sistema:
•
La posizione del file OutlookClientPlugin.exe ;
•
Il nome di dominio competo (FQDN - Fully qualified domain name) della piattaforma NuPoint
Unified Messaging.
Note: per installare Outlook Client Plug-in, bisogna disporre dei diritti di amministratore
locale sul PC.
Per installare Outlook Client Plug-in
1. Chiudere Microsoft Outlook se è in uso al momento dell'installazione.
2. Se Outlook Client Plug-in è già installato, rimuovere l'applicazione utilizzando l'opzione
Installazione applicazioni in Pannello di controllo:
- Fare clic su Start > Pannello di controllo, quindi aprire Installazione applicazioni.
- Selezionare Outlook Client Plug-in, e fare clic su Cambia/Rimuovi.
Note: il nome della versione precedente di Outlook Client Plug-in 12.0, era “Multimedia
Outlook Plug-in”. Se sul PC è installata una versione precedente nell'elenco di
Installazione applicazione compare tale nome.
3. Accedere al file OutlookClientPlugin.exe per Outlook Client Plug-in, quindi fare doppio
clic sul file, quindi fare nuovamente clic su Esegui. Se viene visualizzato un avviso di
protezione sarà necessario fare nuovamente clic su Esegui. Viene visualizzata la finestra
Outlook Client Plug-in Setup.
Note: il file OutlookClientPlugin.exe può essere installato dal CD o dalla scheda
Downloads presente nell'interfaccia di Web View. Per visualizzare questa scheda gli
utenti devono abilitare il download di Outlook Client Plug-in nella propria casella postale.
Per ulteriori informazioni, consultare l'amministratore del sistema.
4. Se viene richiesto di rimuovere l'applicazione esistente, fare clic su OK.
5. Fare clic su Avanti. Viene visualizzata la finestra Impostazioni utente.
6. Inserire il dominio completo (FQDN) della piattaforma NuPoint Unified Messaging, e fare
clic su Avanti. Si apre la finestra Choose Destination Location (Scegli percorso di
destinazione).
7. Fare clic su Avanti per accettare il percorso predefinito oppure fare clic su Sfoglia per
cambiare il percorso dei file.
8. Se viene chiesto di creare una cartella, fare clic su Sì. Si apre la finestra Start Copying
Files (Inizio copia file).
9. Fare clic su Avanti. Viene installato il software, e visualizzata la finestra User Profiles
Information (Informazioni profili utenti).
26
10. Selezionare Logon User Names (Nomi utente per l'accesso) per gli utenti di PC che richiedono la personalizzazione delle impostazioni di sicurezza di Outlook per Outlook Client
Plug-in. L'attivazione di un nome utente impedirà la comparsa di messaggi di sicurezza al
momento dell'apertura del plug-in di Outlook.
11. Fare clic su Enable (Attiva), quindi su Close (Chiudi). Si apre la finestra InstallShield Wizard
Complete (Installazione guidata InstallShield completata).
12. Fare clic su Finish (Fine).
13. Aprire Microsoft Outlook, e fare clic su Strumenti, Opzioni, quindi sulla scheda Unified
Messaging (Messaggistica unificata).
14. Nella sezione Automatic Play (Riproduzione automatica), selezionare il tipo di riproduzione
automatica per i messaggi vocali. Queste impostazioni sono opzionali. Per ulteriori informazioni, vedere “Impostazione della riproduzione dei messaggi” on page 28.
15. Nella sezione Phone (Telefono), inserire il numero di telefono o l'interno nel campo Phone
number or extension (Numero di telefono o interno). Per ulteriori informazioni, vedere
“Impostazione della riproduzione dei messaggi” on page 28.
16. Nella sezione Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata), fare clic su Messaging Profile (Profilo messaggistica) per inserire i relativi numeri nei campi Mailbox
(Casella postale) e Passcode (Codice segreto). Questi numeri consentono l'accesso
a Personal Web Page (Pagina Web personale) tramite il pulsante Profile (Profilo) nella
barra degli strumenti del plug-in di Outlook e forniscono inoltre un'identificazione per la
riproduzione dei messaggi vocali.
17. Fare clic su OK.
18. Fare nuovamente clic su OK.
Attivazione di utenti aggiuntivi per il plug-in di Outlook all'interno di un PC
Servendosi di un account con privilegi di amministratore, è possibile attivare utenti aggiuntivi
per Outlook Client Plug-in all'interno di un PC in cui è stato installato il plug-in stesso.
Attivazione di utenti aggiuntivi
1. Eseguire l'accesso al client PC, utilizzando un account con privilegi di amministratore.
2. Accedere al seguente file: C:\Program Files\Mitel Networks\Outlook Client
Plug-in\EnableMOPonOutlookXP.exe.
Note: è possibile accedere a questo file partendo dal menu di avvio. Il percorso del file
è il seguente: Start>Tutti i programmi>Mitel>Outlook Client Plug-in>Outlook
Security>EnableMOPonOutlookXP.exe.
3. Aprire il file EnableMOPonOutlookXP.exe, selezionare il/i nuovo/i utente/i dall'elenco User
Profiles Information (Informazioni profili utenti), quindi fare clic su Enabled (Attivato).
27
Impostazione della riproduzione dei messaggi
È possibile impostare la riproduzione del messaggio all'apertura (facendo doppio clic sul
messaggio) oppure all'anteprima (facendo un solo clic sul messaggio) nella Posta in arrivo. La
seguente procedura consente di impostare entrambi i tipi di riproduzione e di configurare
l'ascolto dei messaggi tramite telefono e attraverso gli altoparlanti del PC.
2. Nella sezione Automatic Play (Riproduzione automatica), selezionare il tipo di riproduzione
automatica per i messaggi vocali.
- Se si desidera che i messaggi vengano riprodotti tramite gli altoparlanti del PC o per
telefono al momento dell'apertura del messaggio (ovvero dopo aver fatto doppio clic sul
messaggio vocale nella Posta in arrivo), fare clic su Auto-play when opening (Riproduzione automatica all'apertura).
- Se si desidera che i messaggi vengano riprodotti automaticamente tramite gli altoparlanti
del PC o il telefono al momento dell'anteprima (ovvero dopo aver fatto clic sul messaggio
vocale nella Posta in arrivo), fare clic su Auto-play previewing (Riproduzione automatica
all'anteprima).
3. Nella sezione Phone (Telefono), verificare che il numero di telefono o l'interno sia inserito.
Se questi dati non sono inseriti, sarà possibile riprodurre i messaggi vocali tramite la funzione Meet Me (Rispondi) chiamando la propria casella vocale.
Note: il numero di telefono o l'interno inserito nel relativo campo è quello che verrà
utilizzato dalla funzione Call Me (Chiama) per ascoltare i messaggi vocali e per registrare
gli annunci e i nomi dell'elenco di distribuzione.
4. Fare clic su OK.
Notes:
1. La barra degli strumenti Mitel QuickPlay consente di arrestare, riprodurre,
sospendere, far avanzare velocemente, o riascoltare i messaggi vocali. Tramite
questo strumento è possibile attivare o disattivare il pulsante Playback Device
(Periferica di riproduzione) e modificare le opzioni di riproduzione automatica tramite
la casella “Auto-play when previewing” (Riproduzione automatica all'anteprima). Per
avviare la barra degli strumenti Mitel QuickPlay, fare clic sul pulsante QuickPlay della
barra degli strumenti di Microsoft Outlook. Il pulsante QuickPlay appare come
premuto quando la barra degli strumenti Mitel QuickPlay è aperta.
2. Se Microsoft Outlook è aperto su un PC e si utilizza lo stesso account per aprire di
nuovo Microsoft Outlook su un altro PC, per poter utilizzare Outlook Client Plug-in
sarà necessario riavviare Microsoft Outlook nel PC originale.
3. Grazie alla casella “Auto-play when previewing” (Riproduzione automatica
all'anteprima), la bara degli strumenti Mitel QuickPlay consente di modificare le
preferenze di riproduzione automatica. Inoltre questa impostazione modifica le
impostazioni di riproduzione automatica in Strumenti/Opzioni.
4. La barra degli strumenti Mitel QuickPlay contiene un pulsante Playback Device
(Periferica di riproduzione) che consente di eseguire o interrompere la riproduzione
tramite telefono.
28
Configurazione dell'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata)
Per poter accedere e configurare le impostazioni aggiuntive della casella postale è necessario
configurare l'accesso a Unified Messaging profile (Profilo messaggistica unificata).
2. Fare clic sul pulsante Messaging Profile (Profilo messaggistica). Viene visualizzata la
finestra Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata).
3. Nel campo NuPoint Server FQDN, inserire il nome di dominio completo (FQDN) del server
NuPoint Unified Messaging.
Note: se il nome o l'indirizzo IP del server NuPoint Unified Messaging sono stati forniti
durante l'installazione di Mitel Outlook Client Plug-in, il campo FQDN conterrà già questo
valore. Se il campo è vuoto, richiedere tale informazione all'amministratore di sistema.
4. Immettere il numero della propria casella di posta nel campo Casella di posta.
5. Nel campo Passcode, immettere la password della messaggistica unificata.
6. Fare clic su OK per salvare le impostazioni.
Barra degli strumenti della messaggistica unificata
Una volta installato Mitel Outlook Client Plug-in, nella finestra di Microsoft Outlook Explorer
appare la barra della messaggistica unificata. Per alcune delle attività vengono anche aggiunte
delle voci nei menu File, Visualizza, Strumenti e Azioni di Microsoft Outlook.
Figure 3: Barra degli strumenti della messaggistica unificata (in Outlook)
Note: questa barra degli strumenti è anche disponibile nella finestra Inspector di
Microsoft Outlook. Tuttavia, i pulsanti QuickPlay e Profile non sono disponibili in questa
finestra.
Sulla barra strumenti sono disponibili i pulsanti seguenti:
•
New (Nuovo): Permette di creare un nuovo messaggio vocale. Oltre a essere presente
nella barra degli strumenti standard, questa opzione è disponibile anche nei menu File
e Azioni di Microsoft Outlook.
•
Reply (with Voice) (Rispondi – con voce): Consente di inviare una risposta con messaggio
vocale al mittente del messaggio NP-MU. Questa opzione è anche disponibile nel menu
Azioni di Microsoft Outlook.
•
Reply to All (with Voice) (Rispondi a tutti – con voce): Consente di inviare una risposta
con messaggio vocale al mittente del messaggio NP-MU e a tutti gli altri destinatari. Questa
opzione è anche disponibile nel menu Azioni di Microsoft Outlook.
29
•
Forward (with Voice) (Inoltra – con voce): Consente di inoltrare un messaggio NuPoint
UM ad altri utenti tramite messaggio vocale. Questa opzione è anche disponibile nel menu
Azioni di Microsoft Outlook.
•
Previous (NuPoint UM message) (Precedente – Messaggio NuPoint UM): Trova il messaggio NuPoint UM immediatamente precedente a quello attualmente selezionato.
•
Next (NuPoint UM message) (Successivo – Messaggio NuPoint UM): Trova il messaggio
NuPoint UM immediatamente successivo a quello attualmente selezionato.
•
QuickPlay: Consente all'utente di aprire e chiudere la barra strumenti QuickPlay nella
finestra Microsoft Outlook Explorer.
•
Profile (Profilo): Consente all'utente di eseguire l'accesso al profilo della messaggistica
unificata per configurare le impostazioni aggiuntive della casella postale. Questa opzione
è anche disponibile nel menu Strumenti di Microsoft Outlook.
Note: questo pulsante è disponibile solo quando il profilo della messaggistica unificata
è configurato nelle opzioni di Microsoft Outlook. Per le istruzioni, vedere “Configurazione
dell'accesso a Unified Messaging Profile (Profilo messaggistica unificata)” on page 29.
Barra degli strumenti QuickPlay
Una volta installato Mitel Outlook Client Plug-in, nella finestra Microsoft Outlook Explorer appare
la barra degli strumenti QuickPlay.
La barra degli strumenti QuickPlay consente di riprodurre i messaggi ed è composta dai
comandi multimediali QuickPlay, da una barra di stato, e da un pulsante Call Me/Meet Me
(Chiama/Rispondi) che consente la connessione alla propria casella postale NuPoint UM e la
riproduzione dei messaggi tramite telefono.
Figure 4: riproduttore Mitel Networks QuickPlay (in Outlook)
Riproduzione di un messaggio vocale in Outlook
Se la riproduzione dei messaggi è impostata su “Auto-play when previewing” (Riproduzione
automatica all'anteprima), la semplice evidenziazione del messaggio nella Posta in entrata, ne
avvia la riproduzione automatica tramite gli altoparlanti del PC.
Note: messaggi fax e messaggi vocali confidenziali non possono essere riprodotti tramite
gli altoparlanti del PC.
30
Se la riproduzione dei messaggi è impostata su “Auto-play when opening” (Riproduzione
automatica all'apertura)
1. Evidenziare il messaggio nella Posta in arrivo
2. Se il riproduttore Mitel Networks QuickPlay non è visibile, fare clic su QuickPlay nella barra
degli strumenti della messaggistica unificata.
3. Per riprodurre il messaggio tramite gli altoparlanti del PC, fare clic sul pulsante di riproduzione nel riproduttore QuickPlay.
4. Per riprodurre il messaggio tramite telefono in una sessione Call Me/Meet (Chiama/Rispondi), fare clic sul pulsante che rappresenta il telefono nel riproduttore QuickPlay.
- Se il numero di telefono o l'interno è configurato nelle Opzioni di Outlook per la messaggistica unificata, il sistema procede alla composizione (sessione Chiama). Quando si
risponde al telefono, il messaggio viene riprodotto.
- Se il numero di telefono o l'interno non è configurato nelle opzioni di Outlook per la
messaggistica unificata, è necessario aprire la casella vocale tramite telefono ed eseguire
l'accesso (sessione Rispondi). Una volta eseguito l'accesso, viene riprodotto il messaggio.
Per ulteriori informazioni relative alla funzione Call Me/Meet Me, consultare la Guida di Web View.
Notes:
1. I pulsanti Stop (Arresta), Pause (Sospendi), e quelli di regolazione del volume sul
riproduttore QuickPlay possono essere usati durante la riproduzione di un
messaggio. Tuttavia, se la riproduzione del messaggio viene eseguita in modalità
Call Me (Chiama) o Meet Me (Rispondi), i pulsanti di sospensione della riproduzione
e di regolazione volume non sono utilizzabili.
2. Durante la riproduzione con QuickPlay di un messaggio Call Me /Meet Me tramite
telefono, facendo clic su “Profile” (Profilo) nella barra degli strumenti UM per avviare
Web View OPPURE facendo clic su un qualsiasi pulsante di Web View, la sessione
Call Me/Meet Me si chiuderà automaticamente.
Risposta a un messaggio vocale in Outlook
È possibile rispondere a un messaggio vocale in Outlook inviando un altro messaggio vocale
come allegato a un messaggio di posta elettronica. Per registrare un messaggio è necessaria
una connessione Call Me o Meet Me. Per le istruzioni sulle impostazioni delle sessioni Call Me
o Meet Me consultare la Guida di Web View.
1. Accedere a una sessione Call Me o Meet Me.
2. Evidenziare il messaggio nella casella postale, quindi fare clic su Reply (Rispondi) o Reply
to All (Rispondi a tutti) nella barra degli strumenti della messaggistica unificata. Viene
visualizzata la finestra R: <oggetto>.
3. Verificare i destinatari ed eventualmente aggiungerne di nuovi.
4. Fare clic sul pulsante di registrazione quindi registrare il messaggio tramite telefono attraverso una sessione Call Me o Meet Me. Una volta terminata la registrazione, fare clic sul
pulsante di arresto.
5. Scegliere Invia.
31
Inoltro di un messaggio vocale in Outlook
È possibile inoltrare un messaggio vocale ricevuto in Outlook inviandolo come allegato a un
messaggio di posta elettronica. È possibile anche registrare un nuovo messaggio vocale da
inviare come allegato del messaggio di posta elettronica. Per registrare un messaggio
è necessaria una connessione Call Me o Meet Me. Per le istruzioni sulle impostazioni delle
sessioni Call Me o Meet Me consultare la Guida di Web View.
2. Evidenziare il messaggio nella casella postale, quindi fare clic su Forward (Inoltra) nella
barra degli strumenti della messaggistica unificata. Viene visualizzata la finestra I: <oggetto>.
3. Immettere i destinatari.
5. Scegliere Invia.
Invio di un nuovo messaggio vocale in Outlook
È possibile creare un nuovo messaggio vocale e inviarlo come allegato a un messaggio di
posta elettronica. Per registrare un messaggio è necessaria una connessione Call Me o Meet
Me. Per le istruzioni sulle impostazioni delle sessioni Call Me o Meet Me consultare la Guida
di Web View.
Note: in Outlook è possibile aprire solo un modulo di registrazione vocale alla volta. Se si
prova ad aprire più di un modulo viene visualizzato un messaggio di errore.
2. Nella barra degli strumenti della messaggistica unificata fare clic su New (Nuovo).
3. Immettere i destinatari e l'oggetto.
5. Scegliere Invia.
Visualizzazione dei messaggi vocali in Outlook
Per visualizzare i messaggi vocali in Outlook, usare i pulsanti Previous (Precedente) e Next
(Successivo ) nella barra degli strumenti della messaggistica unificata.
32
Avvio di Web View da Outlook
Per avviare Web View da Outlook
1. Nella barra degli strumenti della messaggistica unificata fare clic su Profile (Profilo).
2. Se viene visualizzato un avviso di protezione, fare clic su Yes (Sì) per continuare. Viene
visualizzata la pagina di accesso a Web View. È quindi possibile eseguire l'accesso a Web
View. Per ulteriori informazioni su Web View, consultare la Guida di Web View di NuPoint
Unified Messaging all'indirizzo http://edocs.mitel.com/UG/Index.html
Funzione opzionale TTS (Text-to-Speech)
La funzione TTS (text-to-speech) consente di ascoltare i messaggi di posta elettronica Microsoft
Outlook dalla casella postale NuPoint UM Voice. Il testo del messaggio di posta elettronica
viene convertito in messaggio vocale e riprodotto tramite telefono.
Note: TTS è disponibile solo con la funzione di messaggistica unificata avanzata.
È possibile accedere alle opzioni TTS dal menu Message System Choice (Scelta del sistema
di messaggi).
Note: è necessario attivare la funzione TTS per poter accedere a questo menu. Per
ulteriori informazioni, rivolgersi all'amministratore di sistema.
Dal menu Message System Choice (Scelta del sistema di messaggi), premere
accedere alle seguenti opzioni TTS:
Premere il tasto
per
Eseguire nuovamente il messaggio TTS.
Mantenere il messaggio TTS.
Eliminare il messaggio TTS.
Uscire dal menu.
33
Riproduzione di un messaggio TTS
Per riprodurre un messaggio TTS:
1. Dopo aver eseguito l'accesso al menu Message System Choice (Scelta del sistema di
messaggi), viene richiesto se riprodurre i messaggi di posta elettronica letti o non letti.
2. Selezionare
per riprodurre i messaggi non letti oppure
per riprodurre quelli
letti. La riproduzione del messaggio segue quest'ordine: oggetto, mittente, data, ora e testo
del messaggio. Il sistema notifica se il messaggio di posta elettronica contiene un file
allegato. Viene anche indicato il livello di importanza del messaggio di posta elettronica.
Dopo aver ascoltato il messaggio di posta elettronica desiderato, è possibile:
•
Premere
per tenere il messaggio;
•
Premere
per eliminare il messaggio;
•
Premere
per riprodurre nuovamente il messaggio;
•
Premere
per uscire dal menu Message System Choice (Scelta del sistema di
messaggi).
Note: prima di eseguire l'uscita, il sistema fornisce un riepilogo del numero totale dei
messaggi vocali e dei messaggi di posta elettronica contenuti nella casella postale.
34
Funzione opzionale SAA (Supervisore automatico vocale)
Funzione opzionale SAA (Supervisore automatico
vocale)
Il NuPoint Unified Messaging Speech Auto Attendant (SAA) consente di effettuare chiamate
velocemente e in modo efficiente semplicemente pronunciando il nome della persona che si
desidera contattare. Le chiamate possono essere effettuate pronunciando nomi di persona,
nomi di reparto o numeri di telefono. Un'esercitazione guidata presenta le caratteristiche del
sistema, e una guida vocale è disponibile per rispondere alle eventuali domande.
Il supervisore automatico vocale (SAA) instrada le chiamate in base ai comandi vocali che
riceve. Pronunciando il nome della persona che si deridera chiamare, il sistema trasferisce la
chiamata alla parte richiesta. Il supervisore automatico vocale supporta fino a 15 reparti
e consente di chiamare uno qualsiasi dei numeri o dei nomi dei reparti. Per istruzioni più
dettagliate, vedere “Composizione delle chiamate” on page 37.
Il supervisore automatico vocale è in grado di memorizzare quattro numeri per ogni persona
fornendo la possibilità di selezionare quale fra i numeri memorizzati impostare come numero
predefinito SAA. Per le istruzioni sulla configurazione del numero telefonico prestabilito,
consultare la Guida di Web View.
Con l'applicazione del Supervisore automatico vocale sono disponibili le seguenti funzioni:
•
Esecuzione di chiamata per nome: è possibile chiamare una persona della Rubrica
aziendale pronunciandone il nome.
•
Esecuzione di chiamata per numero: è possibile chiamare un numero della Rubrica
aziendale pronunciando il numero di telefono (interno).
•
Esecuzione di chiamata per Reparto: è possibile chiamare un reparto della Rubrica
aziendale pronunciando il nome del reparto.
•
Composizione Touchtone (DTMF): è possibile chiamare un numero della Rubrica aziendale usando il tastierino numerico per comporre il numero.
•
Comandi universali: è possibile usare diversi comandi vocali generici (come “Guida”
o “Operatore”) per spostarsi all'interno del sistema. Per ulteriori informazioni, vedere “Comandi vocali universali” on page 37.
•
Intrusione: è possibile interrompere un prompt del sistema con un comando vocale
o premendo la tastiera. Il supervisore automatico vocale interromperà l'esecuzione del
prompt e risponderà al comando.
Note: l'intrusione è una funzione opzionale del Supervisore automatico vocale e deve
essere attivata nella propria casella postale. Per ulteriori informazioni, rivolgersi
all'amministratore di sistema.
•
Esercitazione: L'esercitazione fornita dal Supervisore automatico vocale consente di registrare il proprio nome (in caso di nuovo utente), o di usare il nome registrato nel proprio
sistema di casella vocale. Fornisce anche informazioni sulle funzioni del sistema.
35
•
Presenza: Il supervisore automatico vocale è in grado di determinare e riprodurre lo stato
della presenza della persona a cui sta per trasferire la chiamata. Con Presenza si fa riferimento alla disponibilità in relazione al telefono (cioè, occupato, fuori ufficio, non disturbare,
ecc.). Le informazioni sullo stato della presenza sono esclusivamente di riferimento, di
conseguenza la chiamata verrà trasferita a prescindere dallo stato della presenza della
parte chiamata.
Note: la funzione Presenza del supervisore automatico vocale è opzionale e deve essere
attivata nella propria casella postale. Per ulteriori informazioni, rivolgersi
all'amministratore di sistema.
•
Risoluzione ambiguità: Il supervisore automatico vocale ha l'abilità di trasferire le chiamate all'operatore in caso di corrispondenze multiple nella Rubrica (ad esempio due
persone con il nome “John Doe” nella stessa rubrica). In caso di nomi duplicati verrà
eseguita un notifica e la chiamata sarà trasferita immediatamente all'operatore, che chiederà ulteriori dettagli per poter trasferire la chiamata alla persona corretta.
•
Gestione degli errori: Il supervisore automatico vocale risponde a un errore dando istruzione di ripetere il comando. Dopo due errori, il sistema trasferirà la chiamata all'operatore.
•
Timeout: Il supervisore automatico vocale si disattiva se non rileva alcun comando vocale
o DTMF. Si attiveranno dei messaggi di aiuto per facilitare la scelta delle azioni.
Suggerimenti per la pronuncia
Il supervisore automatico vocale risponde a semplici comandi vocali. Una volta che si sarà
acquisita un certa familiarità con i comandi, sarà possibile usare la funzione Intrusione per
spostarsi all'interno del sistema più velocemente.
Quando si parla al supervisore automatico vocale, seguire le linee guida riportate di seguito:
36
•
Parlare con chiarezza, ma non urlare.
•
Parlare ad un ritmo naturale, ovvero non troppo lentamente, né troppo velocemente.
•
In ambienti rumorosi, non usare le unità ricevitore/altoparlante perché il rumore di fondo
potrebbe influire negativamente sul riconoscimento vocale.
•
Se viene richiesto di confermare un nome, rispondere solo “Sì” o “No”. Se si risponde “No”,
attendere il sollecito del sistema per ripetere il nome.
•
Se il sistema non riconosce un nome, ciò potrebbe essere dovuto al fatto che il nome non
è programmato nel sistema oppure la pronuncia del nome non è nel sistema. Contattare
l'amministratore di sistema per far aggiungere il nome o per farne correggere la pronuncia.
Funzione opzionale SAA (Supervisore automatico vocale)
Comandi vocali universali
I seguenti comandi vocali possono essere usati all'interno di tutto il sistema del supervisore
automatico vocale:
•
Annulla o Arresta: Termina l'operzione corrente.
•
Operatore: Trasferisce la chiamata all'operatore.
•
Ripeti: Ripete il comando più recente.
•
Guida: Visualizza l'elenco dei comandi della guida disponibili.
•
Esercitazione: Avvia l'esercitazione relativa al sistema.
•
Supervisore automatico: Trasferisce la chiamata al supervisore automatico vocale.
Composizione delle chiamate
È possibile usare il supervisore automatico vocale per effettuare chiamate tramite comandi
vocali o tramite la composizione del numero.
Effettuare una chiamata tramite comandi vocali
Il supervisore automatico vocale è in grado di eseguire le chiamate verso nomi contatto o reparti
memorizzati nella Rubrica dell'azienda rispondendo ai comandi vocali.
Per effettuare una chiamata tramite comandi vocali:
1. Comporre il numero di accesso al supervisore automatico vocale.
2. Quando il supervisore automatico vocale risponde, pronunciare una delle seguenti opzioni:
•
il nome e cognome della persona da chiamare;
•
un nome di reparto; o
Note: è possibile ascoltare tutti i nomi dei reparti memorizzati nel sistema pronunciando
il comando “Reparto”.
•
un numero telefonico (pronunciare una cifra per volta).
3. Il sistema conferma il nome richiesto e compone il numero associato al comando vocale
ricevuto.
Note: se, dopo due tentativi, il supervisore non riesce a riconoscere il nome della persona
o del reparto che si vuole chiamare, inoltrerà la chiamata all'operatore.
4. Se la funzione di Presenza è attiva, il sistema indicherà anche lo stato di presenza della
parte chiamata. Le informazioni sullo stato di presenza sono esclusivamente di riferimento,
di conseguenza la chiamata verrà trasferita a prescindere dallo stato di presenza.
37
Effettuare una chiamata tramite composizione del numero
Il supervisore automatico vocale è in grado di eseguire le chiamate verso nomi contatto o reparti
memorizzati nella Rubrica dell'azienda in risposta alle cifre digitate sulla tastiera.
Per effettuare una chiamata tramite composizione del numero:
1. Comporre il numero di accesso al supervisore automatico vocale.
2. Quando il supervisore automatico vocale risponde, digitare le cifre sulla tastiera.
3. Il sistema conferma il numero richiesto e compone il numero selezionato.
Note: se, dopo due tentativi, il supervisore non riesce a riconoscere il numero della
persona o del reparto che si vuole chiamare, inoltrerà la chiamata all'operatore.
4. Se la funzione di Presenza è attiva, il sistema indicherà anche lo stato di presenza della
parte chiamata. Le informazioni sullo stato di presenza sono esclusivamente di riferimento,
di conseguenza la chiamata verrà trasferita a prescindere dallo stato di presenza.
Annullamento di una chiamata
È possibile annullare una chiamata in corso in due modi.
Per annullare una chiamata:
•
Pronunciare “Annulla” o “No” prima che il supervisore automatico vocale dica “Dialing”
(Composizione); o
•
Premere 0 (zero) prima che il supervisore automatico dica “Dialing” (Composizione). Questo comando annullerà la chiamata e il sistema inoltrerà automaticamente la chiamata
all'operatore.
Chiamare l'operatore
È possibile chiamare l'operatore da un punto qualsiasi del sistema.
Per chiamare l'operatore:
38
•
Pronunciare “Operatore” o “Zero” in qualsiasi momento; o
•
Comporre lo 0 (zero) in qualsiasi momento.

Manuale dell`utente del sistema di posta vocale (4.2)

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