Checklist di valutazione sistemi di Gestione Documentale

Checklist di valutazione sistemi di Gestione Documentale
Le seguenti domande vi aiuteranno a valutare differenti sistemi di gestione documentale al fine di
scegliere il sistema che soddisfa le vostre necessità
Sistema 1
Cattura
Il prodotto lavora con una larga varietà di scanner?
Potete utilizzare attrezzature di cattura ibride o specializzate tali come
scanner fotocopiatori e scanner di microfilm?
Il sistema autonomina i documenti durante le scansioni in funzione
dell’utente, data o altri valori?
Potete scansionare pagine aggiuntive in documenti esistenti?
Potete eseguire aggiustamenti delle immagini rimuovendo macchie,
rimuovere linee, ritagliare, ruotare ed eseguire altre operazioni di
pulizia dell’immagine?
Il sistema rimuove automaticamente pagine vuote?
Potete archiviare documenti elettronici, incluse immagini, testi, fogli di
calcolo, PDF, filmati, AutoCAD, e file sonori, nel loro formato nativo?
Potete inviare documenti al sistema di Windows Explorer?
Potete archiviare documenti da applicazioni Microsoft?
Potete estrarre automaticamente i metadata dalle e-mail?
Il sistema supporta l’acquisizione automatica dei metadata?
Potete importare documenti elettronici e directory con il drag and
drop?
Potete esportare ed importare documenti, cartelle e i loro metadata
utilizzando briefcase?
Potete convertire documenti elettronici in immagini d’archivio senza
stamparle e scansionarle?
Potete estrarre il testo dai documenti elettronici?
Potete creare nuove cartelle direttamente dal dialogo di Importazione?
C’è allineamento del formato per un preciso Zone OCR?
Potete estrarre schede di indicizzazione e dati di identificazione dalle
immagini?
Potete estrarre i dati da zone OCR, codici a barre o Optical Mark
Recognition (OMR)?
Potete utilizzare dati estratti per nominare il documento o la cartella,
indicizzare o come input per altri processi?
Il sistema identifica i documenti riconoscendo i formati o per
confronto dei dati estratti?
Il sistema utilizza identificazione per separazione del documento o
processa mento individuale?
Puoi improntare le immagini con numeri di Bates, lookup data o
bitmap?
Puoi fare un piano di lavorazione per caricare i documenti
nell’archivio?
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Sistema 2
Sistema 3
Archiviazione
E’ il posizionamento dei dati del documento pienamente
configurabile ed archiviabile su qualunque volume di rete?
C’è una gerarchia di cartelle dei documenti separata dai volumi di
archiviazione fisici?
Potete configurare la dimensione del volume e fissare i limiti di
sostituzione?
C’è pieno supporto per volumi riscrivibili, di sola lettura, rimovibili
o fissi?
Potete far migrare i documenti da differenti volumi fisici?
Potete sistemare i file del contenuto dei documenti a sola lettura per
supporto magnetico WORM?
Potete trasferire volumi di archiviazione dei documenti con
metadata e organizzazione delle cartelle intatti?
Potete allegare grandi quantità di documenti tramite volumi
portabili per sincronizzazione aggiuntiva?
Il sistema archivia i documenti in formati non proprietari TIFF e
ASCII?
Indicizzazione
Il sistema utilizza schede di indicizzazione per associare i metadata
con documenti e cartelle?
Potete creare schede di indicizzazione differenti per tipi distinti di
documenti?
Ci sono vincoli che forzano gli utenti ad entrare le informazioni
nelle schede di indicizzazione in formati specifici?
C’è un codice di colori per distinguere i tipi di documento?
Potete riassegnare od aggiornare le schede di indicizzazione o i
campi in qualunque momento?
Ci sono elenchi di selezione disponibili per standardizzare le voci
delle schede di indicizzazione?
Potete generare testo ricercabile da file PDF e CAD?
Potete popolare automaticamente le informazioni delle schede di
indicizzazione ai documenti da cartelle parenti?
Il programma supporta OCR simultanei da multiple workstation?
Quante lingue sono supportate dal OCR?
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Ricerca e Recupero
Sono supportate le ricerche dei campi delle schede di
indicizzazione?
Le ricerche full-text (testo completo) coprono l’intero database?
Sono supportate le ricerche con logica fuzzy?
Potete far ricerche da tag di sicurezza, volumi, data di creazione o
modifica, testo delle note o altri criteri?
Potete salvare i criteri delle vostre ricerche per eseguirle di nuovo in
futuro?
Sono supportate le ricerche di prossimità?
Potete fare ricerche del nome del documento o della cartella?
Potete combinare criteri di ricerca per restringere i risultati (ricerca
Booleana)?
Potete limitare i risultati di ricerca per cartella?
Sono i termini ricercati evidenziati per mostrare la loro precisa
posizione nel documento trovato?
Potete salvare i risultati di ricerca in cartella per un riferimento
veloce e un facile accesso?
C’è una linea di visualizzazione del contesto che mostra come la
parola o frase è usata senza recuperare l’intero documento?
Distribuzione
Il software offre una configurazione sensibile di stampa?
Ci sono scale accurate di stampa in modo che la stampa sia uguale
al documento originale
Potete inviare e-mail dei documenti archiviati in formato TIFF o
PDF?
E’ supportato il recupero da piattaforme differenti con standard
Web browser?
Potete distribuire ed archiviare record su media non cancellabili?
Potete distribuire i documenti su CD e DVD royalty-free?
I CD hanno un motore di ricerca nativo accessibile su qualunque
PC?
Ci sono capacità di gestione dei documenti con il Web browser
(thin client)?
Potete creare archivi pubblicabili basati sui risultati di ricerca?
Potete “drag and drop” i documenti in una e-mail?
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Sicurezza
Ci sono misure di sicurezza e archiviazione che supportano
l’adempimento dei regolamenti?
Ci sono diritti privilegiati che controllano le funzioni
amministrative?
Ci sono diritti delle caratteristiche che controllano funzioni come la
scansione, la stampa, la ricerca e l’importazione?
Ci sono diritti di accesso che determinano il livello di accesso per
gli utenti o i gruppi?
Ci sono diritti di accesso di volume che determinano il permesso di
importare volumi di dati?
Ci sono controlli di accesso al campo della scheda di indicizzazione
che limitano l’abilità dell’utente di vedere e modificare i campi
delle schede di indicizzazione?
Sono i diritti applicabili per ambedue gli utenti e i gruppi?
Potete applicare politiche di password, includendo lunghezza,
complessità e durata della password?
Potete configurare il tempo massimo di inattività prima che gli
utenti siano automaticamente sconnessi?
Potete permettere o negare esplicitamente i diritti di sicurezza
attraverso l’eredità?
I tag di sicurezza mettono limitazioni speciali sui documenti e le
cartelle?
Potete mettere redazioni in modo sicuro a porzioni sensibili di
documenti?
Ci sono vari livelli di audit che tracciano gli adempimenti e le
responsabilità?
Potete controllare i permessi di sicurezza centralmente o delegare ai
capi dipartimento?
C’è supporto nativo per la singola firma?
Potete obbligare che le stampe includano filigrane di sicurezza per
tracciare l’origine?
Potete richiedere agli utenti di indicare la ragione per esportare un
documento?
Workflow
Potete modellare i processi di lavoro con un interfaccia grafica
intuitiva?
Potete automatizzare il movimento dei documenti con smistamento
basato su regole?
Potete mantenere la produttività con notifiche automatizzate?
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Gestione Documentale
C’è una vista della cartella intuitiva che rende l’organizzazione
facile e flessibile?
Potete mostrare nomi, campi della scheda di indicizzazione e
informazioni del volume dei documenti nella navigazione della
cartella?
Potete personalizzare la vista dei metadati e della colonna nelle
cartelle?
Potete rinominare e riorganizzare i file dei documenti?
Potete tracciare le versioni dei documenti e personalizzare come
ricercare le versioni da mostrare?
Ci sono capacità di check-in/check-out?
Potete stabilire relazioni di collegamento fra i documenti?
Potete evidenziare il testo e le immagini?
Possono gli utenti piazzare fogli adesivi di note sui documenti con
testo ricercabile e collegamenti ipertestuali?
Potete timbrare le immagini con grafiche personalizzate o
predefinite?
Ci sono immagini di annotazioni che coprono l’oroginale in modo
di non modificarlo?
Ci sono tag informativi che allertano gli utenti di speciali proprietà?
Potete mostrare immagini in bianco e nero, colori o scala di grigi?
Potete modificare i file di testo creati tramite OCR?
Qual è il massimo zoom?
Il software supporta il completo panning, rotazione e contrasto?
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