provincia di verona guida alla gestione della casella di posta

PROVINCIA DI VERONA
GUIDA ALLA GESTIONE DELLA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA
In d i c e
1.
2.
3.
4.
5.
Introduzione...............................................................................................................................................3
Limiti alle dimensioni delle caselle di posta. ..............................................................................................3
Conoscere la propria versione di Outlook...................................................................................................7
Conoscere la dimensione della propria casella............................................................................................9
Creazione di un file archivio per la memorizzazione dei messaggi. ..........................................................11
5.1. Creazione della cartella archivio (solo per Outlook versioni 2002 e 2003). ...................................11
5.2. Creazione della cartella archivio (solo per Outlook versione 2000)...............................................15
5.3. Impostazione degli archivi personali.............................................................................................18
1. Introduzione
I du e c o n c e t t i p r i n c i p ali c h e ai u t an o a c o mp r e n de r e p e r c h é o c c o r r a g e st i r e e f ar e
“ man u t e n z i o n e ” su lla p r o p r i a c ase lla di p o st a e le t t r o n i c a so n o i se g u e n t i :
• la p o st a e le t t r o n i c a è u n se r v i z i o di c o mu n i c az i o n e e n o n u n me z z o p e r
l’ar c h i v i az i o n e de i do c u me n t i ;
• lo sp az i o di sp o n i b i le p e r la me mo r i z z az i o n e de i me ssag g i n o n è i lli mi t at o .
D i c o n se g u e n z a, le r e g o le di b ase p e r u n a c o r r e t t a g e st i o n e de lla p o st a e le t t r o n i c a so n o :
• man t e n e r e i me ssag g i so lo se i n di sp e n sab i li , alt r i me n t i e li mi n ar li ;
• sp o st ar e p e r i o di c ame n t e i me ssag g i n e l p r o p r i o ar c h i v i o p e r so n ale .
2. Limiti alle dimensioni delle caselle di posta.
L a di r
di me n
•
•
•
•
e t t i v a 2 2 / 2 0 0 4 de l S e g r e t ar i o
si o n i de lle c ase lle di p o st a e le
di r i g e n t e : 2 8 0 M B ;
p o si z i o n e o r g an i z z at i v a: 1 8 0
p e r so n ale c at e g o r i a D : 1 0 0 M
alt r o p e r so n ale : 45 M B ;
D o p o p i ù di u n an n o di t r
qu an do la di me n si o n e de
c o n se n t e p i ù l’i n v i o di me
r i e n t r at a e n t r o i l li mi t e st
mo st r at o u n me ssag g i o c
In Ou t l o o k
2 0 0 0 :
( p r e me r e p u r e OK )
an si t o r i o
lla c asse
ssag g i f
e sso . In
o me i se
D i r e t t o r e G e n e r ale st ab i li sc e i se g u e n t i li mi t i alle
t t r o n i c a p r o v i n c i ali :
M B ;
B ;
, dal 1 g e n n ai o 2 0 0 6 i li mi t i so
t t a p o st ale su p e r a i l li mi t e i mp
i n o a qu an do la di me n si o n e de
t ale si t u az i o n e , t e n t an do di i n
g u e n t i:
n o di v e n u t i v i n c o lan t i e
o st at o , i l si st e ma n o n
lla c ase lla n o n si a
v i ar e u n a e -mai l v e r r à
In Ou t l o o k
2 0 0 2 :
( p r e me r e p u r e a n n u l l a )
In Ou t l o o k
2 0 0 3 :
( p r e me r e p u r e c h i u d i )
In Ou t l o o k
W
e b
Ac c e s s ( la p o st a t r ami t e i l P o r t ale de lla P r o v i n c i a):
( p r e me r e p u r e OK )
T ali me ssag g i i n di c an o c h e si è su p e r at a la qu o t a di p o st a i mp o st at a p e r o g n i c asse t t a
p o st ale , p e r t an t o p e r p o t e r c o n t i n u ar e a sp e di r e me ssag g i è n e c e ssar i o li b e r ar e sp az i o
dal se r v e r di p o st a; p e r f ar e c i ò o c c o r r e i n n an z i t u t t o e li mi n ar e de f i n i t i v ame n t e t u t t i i
me ssag g i n o n p i ù n e c e ssar i . S e n o n o st an t e c i ò la di me n si o n e f o sse an c o r a al di so p r a
de l li mi t e , u n a v o lt a n o t i la v e r si o n e di o u t lo o k i n st allat a su l p r o p r i o c o mp u t e r ( v e di p ar .
3) e la di me n si o n e o c c u p at a dalla p r o p r i a c ase lla ( v e di p ar . 4) è n e c e ssar i o c r e ar e u n f i le
ar c h i v i o su l p r o p r i o c o mp u t e r ( p ar . 5 ) n e l qu ale sp o st ar e u n su f f i c i e n t e n u me r o di
me ssag g i di p o st a.
S e c o n o u t lo o k si è g i a i mp o st at o u n f i le de lle c ar t e lle p e r so n ali o di ar c h i v i o , sp o st ar e
t u t t a la p o st a c h e n o n si r i t i e n e n e c e ssar i a n e ll’ar c h i v i o lo c ale , alt r i me n t i se g u i r e le
i n di c az i o n i p r e se n t i n e l p ar ag r af o 5 .
P e r p r o b le mi o c o n f i g u r az i o n i p ar t i c o lar i si p u ò c o n t at t ar e l’assi st e n z a i n f o r mat i c a al
n u me r o 0 45 9 2 8 8 32 2 .
3. Conoscere la propria versione di Outlook.
P e r c o n o sc e r e la p r o p r i a v e r si o n e di O u t lo o k p r o c e de r e c o me se g u e : ap r i r e o u t lo o k , su lla
b ar r a st r u me n t i se le z i o n ar e " ? " e i n se g u i t o “ In f o r maz i o n i su M i c r o so f t O u t lo o k ”
N e lla p r i ma r i g a v i e n e i n di c at a la v e r si o n e di O u t lo o k
4. Conoscere la dimensione della propria casella
P e r c o n o sc e r e la di me n si o n e de lla p r o p r i a c ase lla p o st ale ap r i r e o u t lo o k , f ar e c li c k c o n i l
t ast o de st r o su “ C asse t t a p o st ale – N o me U t e n t e ” o “ M ai lb o x – N o me U t e n t e ” e
se le z i o n ar e p r o p r i e t à :
In se g u i t o c li c c ar e su di me n si o n e c ar t e lla
C o mp ar e la di me n si o n e t o t ale de lla p r o p r i a c ase lla p o st ale .
D i v i de r e p e r 1 0 2 4 i l n u me r o c h e c o mp ar e p e r o t t e n e r e la di me n si o n e i n M e g aB y t e .
29892KB / 1024=29MB
5. Creazione di un file archivio per la memorizzazione dei messaggi.
5.1. Creazione della cartella archivio (solo per Outlook versioni 2002 e 2003).
C h i u de r e O u t lo o k
D al me n u st ar t - i mp o st az i o n i ap r i r e i l P an n e llo di C o n t r o llo :
S e c o mp ar e la sc h e r mat a so t t o st an t e c li c c ar e su “ p assa alla v i su ali z z az i o n e c lassi c a”
alt r i me n t i p assar e alla p r o ssi ma p ag i n a
D o p p i o c li c k su “ p o st a e le t t r o n i c a”
C li c c ar e su “ f i le di dat i ”
C li c c ar e su “ ag g i u n g i ”
S e c o mp ai o n o p i ù sc e lt e i n “ t i p i di ar c h i v i az i o n e ” se le z i o n ar e i l t i p o f i le o u t lo o k 9 7 -2 0 0 2
e p r e me r e O K alt r i me n t i p assar e alla p r o ssi ma az i o n e
.
In “ salv a i n ” se le z i o n ar e “ do c u me n t i ”
C o me n o me f i le sc r i v e r e i l p r o p r i o N O M E C O G N O M E
E p r e me r e O K
P r e me r e su c c e ssi v ame n t e O K
P r e me r e C H IU D I su lle du e f i n e st r e r i man e n t i
5.2.
Creazione della cartella archivio (solo per Outlook versione 2000).
C h i u de r e O u t lo o k
D al me n u st ar t - i mp o st az i o n i ap r i r e i l P an n e llo di C o n t r o llo :
D o p p i o c li c k su “ p o st a e le t t r o n i c a”
P r e me r e su “ ag g i u n g i ”
S e le z i o n ar e “ C ar t e lle p e r so n ali ” e p r e me r e O K
In “ c e r c a i n ” se le z i o n ar e la c ar t e lla “ D o c u me n t i ”
C o me n o me f i le sc r i v e r e i l p r o p r i o N O M E C O G N O M E
E p r e me r e “ ap r i ”
P r e me r e O K
E p o i n u o v ame n t e O K
5.3.
Impostazione degli archivi personali.
U n a v o lt a c r e at a la c ar t e lla ar c h i v i o , ap r i r e O u t lo o k : c o mp ar i r à n e ll’ e le n c o c ar t e lle
an c h e la di c i t u r a “ c ar t e lle p e r so n ali ”
F ar e c li c k c o n i l t ast o de st r o su “ c ar t e lle p e r so n ali ” e se le z i o n ar e “ n u o v a c ar t e lla”
S u
A r
A r
E t
l c amp o “ n o me ” sc r i v e r e u n n o me da asse g n ar e all’ar c h i v i o , ad e se mp i o :
c h i v i o p o st a r i c e v u t a
c h i v i o p o st a v e c c h i a
c .
P r e me r e O K
S e i l p r o g r amma c h i e de di ag g i u n g e r e u n c o lle g ame n t o alla b ar r a di o u t lo o k p r e me r e
N O .
C r e ar e t u t t e le c ar t e lle c h e si r i t i e n e n e c e ssar i e p e r i l p r o p r i o ar c h i v i o .
P e r sp o st ar e la p o st a n e ll’ ar c h i v i o ap p e n a c r e at o se le z i o n ar e t u t t i i me ssag g i c h e
de v o n o e sse r e sp o st at i e t r asc i n ar li so p r a la c ar t e lla ar c h i v i o p r e c e de n t e me n t e c r e at a.