lettera circolari mail - Confartigianato San Donà

D.Lgs 196/2003
Invio di circolari, lettere, e-mail a fini promozionali
Parere del garante della privacy 29 maggio 2003
Comunicato stampa garante della privacy 13 febbraio 2004
Il garante della privacy si è più volte pronunciato sull’argomento.
Di seguito si riportano i concetti principali contenuti nei pareri e comunicati stampa del Garante.
⇒ Sono in fase di pubblicazione da parte del Garante due codici deontologici in materia di Marketing
che daranno alle imprese precise indicazioni sulle regole da seguire nella promozione dei propri prodotti
o servizi presso i clienti esistenti o potenziali.
Sino a tale pubblicazione è opportuno tenere presente quanto segue:
Se si tratta di comunicazioni tramite posta ordinaria
1. Si può prescindere dal consenso al trattamento dei dati se tali provengono da registri ,elenchi atti
o documenti conoscibili da chiunque, fermo restando i limiti e le modalità che leggi o regolamenti
stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati. ( es. elenchi telefoni fissi, elenchi degli iscritti ad albi
e collegi professionali e alcuni registri delle Camere di Commercio). (art .24 codice privacy).
2. E’ comunque necessario e indispensabile indicare nel comunicato commerciale l’informativa prevista
dall’art. 13 del codice sull’uso dei dati ai fini del marketing, da chi saranno trattati e a chi saranno
comunicati o che potranno venire a conoscenza
3. E’ obbligatorio ricordare all’interessato che potrà esercitare una serie di diritti ( art. 7) fra i quali quello di
opporsi alla prosecuzione di tali trattamenti
4. E’ fondamentale fornire con precisione i recapiti dell’impresa ed in particolare del responsabile del
trattamento dei dati ai quali l’interessato deve rivolgersi per esercitare i propri diritti.
Se si tratta di comunicazioni tramite telefono con operatore e il numero telefonico fisso è presente in
elenchi telefonici pubblici:
1. E’ necessario che l’operatore specifici all’inizio della telefonata, a chi sta chiamando, perché e quale
diritti ha la persona che risponde. (informativa e diritti dell’interessato Art. 13 e 7 )
2. Non è necessario il consenso al trattamento dei dati
Se si tratta di comunicazioni tramite :
telefono con messaggio registrato senza operatore
Fax – sms –mms – telefono cellulare – e-mail
1. E’ sempre necessario il consenso preventivo e specifico e manifestato liberamente
da parte del destinatario del messaggio.
2. E’ necessaria l’informativa e la segnalazione dei diritti dell’interessato (art. 7) (vedi sopra)
3. Sono VIETATI i messaggi anonimi o nei quali il mittente è nascosto
Frase consigliata da utilizzare negli
invii postali con dati desunti da elenchi e/o pubblici registri:
Ai sensi del D.Lgs.196/2003 art .24 si informa che i Suoi dati personali sono stati desunti da ____
( es.elenco telefonico ). Ai sensi dell’art. 13 si informa che i dati saranno trattati dalla scrivente azienda
per soli fini commerciali inerenti l’attività d’impresa, garantendo la sicurezza e la riservatezza degli stessi
anche qualora il trattamento avvenga attraverso canali telematici o innovativi.
Lei potrà rivolgersi al titolare, presso la sede dell’azienda, per ottenere: la conferma circa l’esistenza o
meno del trattamento – chiarimenti e informazioni circa l’origine, le finalità e le modalità del trattamento
cui sono destinati i dati. Ha inoltre diritto : di richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma
anonima o il blocco dei dati trattati in violazione della legge – ottenere l’aggiornamento, la rettificazione o,
se vi è interesse, l’integrazione dei dati – di opporsi al trattamento a fini di invio di materiale pubblicitario o
di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.
Nota elaborata da :
Associazione Artigiani e Piccole Imprese del Mandamento di San Donà di Piave
La e-mail e la Privacy
l'indirizzo mail NON è un dato pubblico o desumibile da elenchi pubblici, pertanto non rientra nei casi
di esclusione del consenso previsti dall'art.24 del codice.
La utilizzazione per scopi promozionali di indirizzi mail è possibile solo se il soggetto cui riferiscono i dati ha
manifestato in precedenza un consenso libero, specifico e informato.
Operativamente si ritiene pertanto che siano leciti:
1. gli invii di materiale promozionale a coloro che si sono iscritti in specifiche mailing list presenti sul
proprio sito, ove in fase di registrazione sia prevista una procedura di consenso informato.
2. Gli invii di materiale promozionali preventivamente autorizzati con uno specifico consenso preceduto
da un'idonea informativa che illustri adeguatamente le modalità e le caratteristiche dei messaggi.
Il consenso, da documentare per iscritto, deve essere manifestato liberamente, in modo esplicito e in forma
differenziata rispetto alle diverse finalità e alle categoria di servizi e prodotti offerti, prima dell'inoltro dei
messaggi.
Tale disciplina non può essere elusa inviando una prima e-mail che, nel chiedere un consenso abbia
comunque un contenuto promozionale oppure pubblicitario, oppure riconoscendo solo un diritto di tipo optout (comunicazione di possibilità di cancellazione dei dati) al fine di non ricevere più messaggi dello stesso
tenore.
In attesa che siano pubblicati i manuali deotologici previsti dal garante si ritiene che l'invio di e-mail sia lecito:
1.
2.
facendosi autorizzare preventivamente con consenso informato tramite depliant consegnati a mano
o spediti con sistema postale rispettando le indicazioni già comunicate
spedendo una mail , senza alcun messaggio pubblicitario, che, elencando in forma breve le
motivazioni dell'invio chieda esclusivamente il consenso scritto ed informato per ricevere messaggi
promozionali, inviata una sola volta senza possibilità di ripetizione.
Testo di e-mail consigliata da inviare senza alcuna forma pubblicitaria ( da riverificare al momento
dell'emanazione dei codici deontologici):
La scrivente azienda, operante nel settore ______________, avrebbe il piacere di informarLa su i suoi servizi e prodotti.
A tal fine, ai sensi del D.Lgs. 196/2003, siamo con la presente a richiederLe il consenso al trattamento dei suoi dati
personali.
Inoltre con la presente per comunicarLe che il suo indirizzo mail è stato reperito (indicare le modalità), e che senza Suo
espresso consenso, inviato a risposta delle presente, non seguirà alcuna ulteriore nostra comunicazione.
Ai sensi dell’art. 13 si informa che i dati saranno trattati dalla scrivente azienda per soli fini commerciali inerenti l’attività
d’impresa, garantendo la sicurezza e la riservatezza degli stessi anche qualora il trattamento avvenga attraverso canali
telematici o innovativi.
Lei potrà rivolgersi al titolare, presso la sede dell’azienda, per ottenere: la conferma circa l’esistenza o meno del
trattamento – chiarimenti e informazioni circa l’origine, le finalità e le modalità del trattamento cui sono destinati i dati. Ha
inoltre diritto : di richiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione
della legge – ottenere l’aggiornamento, la rettificazione o, se vi è interesse, l’integrazione dei dati – di opporsi al
trattamento a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di
comunicazione commerciale.
Tali diritti potranno inoltre essere esercitati inviando richiesta di cancellazione, aggiornamento rettificazione integrazione
dati all'indirizzo mail privacy@(nomeazienda.it.)
Il sottoscritto (nome cognome) in qualità di _______________ della ditta ____________
via ___________ città__________ (etc. ....) al quale fa riferimento la e- mail ______________, acquisita informativa di
cui all'art. 13 del D.Lgs 196/2003 presta il proprio consenso al trattamento dei dati personali e sensibili ai sensi della
vigente normativa in materia di protezione dei dati personali ed in modo specifico per ricevere comunicazioni
commerciali e promozionali.
Data Luogo _________________
(la ricezione in risposta della presente mail debitamente compilata, conferma il consenso ai sensi dell'Art. 23 del D.Lgs
196/2003)
Nota elaborata da :
Associazione Artigiani e Piccole Imprese del Mandamento di San Donà di Piave