Presentazione di PowerPoint

Vademecum
6
Conservazione sostitutiva dei documenti cartacei
Inquadramento generale
La conservazione sostitutiva dei documenti cartacei (analogici) rilevanti ai fini tributari è regolata dal
Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23/01/2004, articolo 4, dettagliato dalla Circolare
dell’Agenzia delle Entrate numero 36/E del 6 dicembre 2006.
Il processo prevede la scansione del documento cartaceo, l’inserimento in conservazione dell’immagine
acquisita e la possibilità di distruggere il cartaceo di partenza solamente dopo la chiusura del lotto di
UnaDoc, ovvero dopo che il Responsabile della Conservazione ha apposto la sua firma digitale e la marca
temporale sul file di chiusura del lotto di conservazione.
Anche in presenza della conservazione in UnaDoc, i processi di creazione dei documenti, di pagamento
dei bolli e tutti gli altri adempimenti previsti dalla normativa tributaria non cambiano: quello che cambia è
solamente la modalità di conservazione.
È necessario avere una attenzione particolare ai documenti originali analogici unici, ovvero i documenti il
cui contenuto non è ricostruibile attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la
conservazione, anche da parte di terzi. Se il documento è unico, per la sua conservazione è necessario
acquisire l’attestazione di conformità da parte di un Pubblico Ufficiale (es. un Notaio). In tale caso,
pertanto è conveniente mantenere il documento cartaceo per evitare i costi dell’attestazione.
Vademecum
Fattura Emessa cartacea
Flusso di lavorazione
Emissione della
fattura e stampa
Scansione della
fattura cartacea
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. Il cliente emette le fatture attive e le stampa su
carta.
2. La fattura cartacea è scansionata.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. La fattura è caricata in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione,
oppure
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme alle fatture anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52
• Circolare Agenzia Entrate numero 45/E del 19/10/2005
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Indicizzazione
• le fatture cartacee attive devono essere indicizzate secondo i campi
di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome,
cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data.
• se la fattura non contiene il valore da indicizzare (es. il codice fiscale
o la P.IVA per le fatture estero), questo non va valorizzato.
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• le fatture devono essere caricate nel sistema in ordine cronologico di
numerazione, senza buchi di numerazione, e deve essere scelta una
unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio
Imposta di bollo
• se le fatture presentano l’imposta di bollo, questa è assolta in
modalità tradizionale (con apposizione di vignetta adesiva o
pagamento in modalità virtuale). La fattura è scansionata dopo
l’assolvimento del bollo
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Non conservabili
• non sono conservabili in modalità sostitutiva le fatture attive
considerate documenti doganali (es. modelli XAB)
Vademecum
Fattura Ricevuta cartacea
Flusso di lavorazione
Ricezione
Scansione della
fattura cartacea
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. Il cliente riceve le fatture passive
2. La fattura cartacea è scansionata.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. La fattura è caricata in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione,
oppure
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme alle fatture anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Decreto Legislativo 20 febbraio 2004, n. 52
• Circolare Agenzia Entrate numero 45/E del 19/10/2005
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Indicizzazione
• le fatture cartacee attive devono essere indicizzate secondo i campi
di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome,
cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data.
• se la fattura non contiene il valore da indicizzare (es. il codice fiscale
o la P.IVA per le fatture estero), questo non va valorizzato
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc.
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• le fatture devono essere caricate nel sistema in ordine cronologico di
registrazione, senza buchi di numerazione, deve essere scelta una
unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio
Fatture via mail
• le fatture ricevute via mail vanno stampate e ricondotte al flusso di
conservazione sostitutiva
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Non conservabili
• non sono conservabili in modalità sostitutiva le fatture attive
considerate documenti doganali (es. modelli XAB)
Originale unico
• la scheda carburante è un originale unico (serve la firma del Notaio)
Vademecum
Documento di Trasporto Emesso cartaceo
Flusso di lavorazione
Emissione del DDT
e stampa
Scansione del DDT
cartaceo
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. Il cliente emette i DDT attivi e li stampa su carta.
2. Il DDT cartaceo è scansionato.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il DDT è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione,
oppure
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme ai documenti anche
l’indice XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Indicizzazione
• il DDT cartaceo deve essere indicizzato secondo i campi di ricerca ex
art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome,
denominazione, codice fiscale, partita IVA, data.
• se il documento non contiene il valore da indicizzare, questo non va
valorizzato.
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• i DDT devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico di
numerazione, senza buchi di numerazione, deve essere scelta una
unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Non conservabili
• non sono conservabili in modalità sostitutiva i documenti doganali (es.
modelli XAB) e le bolle doganali
DDT con firma del trasportatore
• la norma non specifica se vadano conservati solo i DDT emessi o
anche la copia di ritorno con la firma del trasportatore o del cliente. Per
massima tutela, è opportuno conservare entrambe le copie (gli indici di
ricerca saranno i medesimi)
Vademecum
Documento di Trasporto Ricevuto cartaceo
Flusso di lavorazione
Ricezione del DDT
Scansione del DDT
cartaceo
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. Il cliente riceve il DDT di consegna della merce
2. Il DDT cartaceo è scansionato.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il DDT è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione,
oppure
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme ai documenti anche
l’indice XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Indicizzazione
• i DDT passivi devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex
art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome,
denominazione, codice fiscale, partita IVA, data.
• se il documento non contiene il valore da indicizzare, questo non va
valorizzato.
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• i DDT devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico. il
cliente può scegliere la grandezza rispetto alla quale ordinare i
documenti (ad esempio, l’ordine di arrivo dei documenti)
• durante il caricamento, non ci devono essere buchi di numerazione
(per quanto possibile)
• deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei
documenti per l’intero esercizio
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Non conservabili
• non sono conservabili in modalità sostitutiva i documenti doganali (es.
modelli XAB) e le bolle doganali
Vademecum
Modello F24 cartaceo
Flusso di lavorazione
Generazione del
modello
Scansione del
modello
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. Il cliente utilizza il modello F24 per il versamento
delle proprie imposte
2. Il modello cartaceo è scansionato.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il modello è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione,
oppure
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme ai modelli anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Indicizzazione
• i modelli devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex art 3
comma 1 del DMEF 23/01/2004 ovvero: nome, cognome,
denominazione, codice fiscale, partita IVA, data.
• poiché il modello non contiene tutti queste informazioni, UnaDoc
presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con
la norma
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• i documenti devono essere caricati nel sistema in ordine cronologico,
senza buchi di numerazione.
• deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei
documenti per l’intero esercizio
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
E-Banking
• se il pagamento delle imposte è effettuato via e-banking, il modello
restituito dal sistema è comunque cartaceo ed è quindi necessario
procedere alla sua stampa, con successivo inserimento nel processo di
conservazione sostitutiva.
Vademecum
Modelli UNICO, 730, 770 cartacei
Flusso di lavorazione
Trasmissione del
modello
Scansione del
modello cartaceo
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. L’intermediario provvede alla trasmissione delle
dichiarazioni per conto dei contribuenti e stampa
una copia di ogni modello trasmesso.
2. La copia del modello cartaceo è scansionata.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il modello è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione, o
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme ai modelli anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006 Provvedimento
Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
• UnaDoc consente all’Agenzia di conservare sia la copia dei
dichiarativi UNICO, 730 e 770 trasmessi dall’intermediario, sia
l’eventuale copia cliente firmata dal cliente.
Firma autografa del contribuente sulla copia intermediario
• non è necessario che il contribuente apponga la propria firma
autografa sulle copie dei modelli che l’intermediario deve conservare. È
possibile quindi scansionare i modelli non firmati.
Schede 8‰ e 5‰ e Modulo privacy
• devono essere scansionate anche le schede di scelta di destinazione
dell’ 8‰ e del 5‰, nonché il consenso privacy in quanto elementi
essenziali del modello. Questi documenti devono presentare la firma
autografa del contribuente.
Tipi modelli
•I n UnaDoc sono configurati tutti i sottotipi dei modelli 730, 770 (Ord e
Sempl e Unico (PF, SP, SC, ENC), da utilizzare per il caricamento
Indicizzazione
• i modelli devono essere indicizzati secondo i campi di ricerca ex art 3
comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il modello non contiene tutti
queste informazioni, UnaDoc presenta già una maschera di ricerca con
gli indici minimi coerenti con la norma.
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere, senza termini ultimi di conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Vademecum
Libro Giornale cartaceo
Flusso di lavorazione
Stampa del libro
giornale e
pagamento del bollo
Scansione del libro
giornale
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. L’azienda provvede alla generazione del libro
giornale, alla sua stampa e al pagamento del
bollo secondo le modalità preferite.
2. Il libro giornale cartaceo è scansionato.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione, o
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme al libro anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• articolo 2220 Codice Civile
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Dimensioni del libro in UnaDoc
• UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion
per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti
tali limiti.
Indicizzazione
• le componenti di libro devono essere indicizzate secondo i campi di
ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non
contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una
maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma.
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• se suddiviso in più parti, il libro giornale deve essere caricato nel
sistema in ordine cronologico di numerazione della registrazione o
della pagina, senza buchi di numerazione. Deve essere scelta una
unica modalità di conservazione dei documenti per l’intero esercizio
Imposta di bollo
• l’imposta di bollo sul giornale cartaceo è pagata come di consueto.
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere, senza termini ultimi di chiusura della cons..
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Non conservabili
• non è conservabile in modalità sostitutiva il libro giornale cartaceo
stampato su supporto preventivamente vidimato.
Vademecum
Libro degli Inventari cartaceo
Flusso di lavorazione
Stampa del libro
degli inventari e
pagamento del bollo
Firma autografa
dell’imprenditore
Scansione del
documento e firma
digitale di un Notaio
Caricamento in
UnaDoc e
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. L’azienda provvede alla generazione del libro
degli inventari, alla sua stampa e al pagamento
del bollo secondo le modalità preferite.
2. Il libro degli inventari è firmato con firma
autografa dall’imprenditore o legale
rappresentante.
3. Il documento cartaceo è scansionato. Sulla
scansione è apposta la firma digitale di un
Pubblico Ufficiale.
4. Il libro è caricato in UnaDoc secondo le
procedure standard (automatiche o manuali)
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• articolo 2217 Codice Civile
• articolo 2220 Codice Civile
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Analogico originale unico
• il libro degli inventari cartaceo è un documento analogico originale
unico, ragion per cui un Pubblico Ufficiale deve attestare la conformità
del processo di dematerializzazione.
Dimensioni del libro in UnaDoc
• UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB, ragion
per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti
tali limiti.
Firma autografa dell’imprenditore
• il libro degli inventari deve presentare la firma autografa
dell’imprenditore ai sensi dell’art 2217 del Codice Civile.
Indicizzazione e ordine cronologico senza soluzione di continuità
• si veda scheda precedente sul “libro giornale cartaceo”
Imposta di bollo
• l’imposta di bollo sull’inventario cartaceo è pagata come di consueto.
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Non conservabili
• non è conservabile in modalità sostitutiva il libro degli inventari
cartaceo stampato su supporto preventivamente vidimato.
Vademecum
Registro IVA Fatture Emesse cartaceo
Flusso di lavorazione
Stampa del registro
Scansione del
registro
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. L’azienda provvede alla generazione del registro
IVA e alla sua stampa.
2. Il registro cartaceo è scansionato.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione, o
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme ai registri anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• articolo 2220 Codice Civile
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Dimensioni del libro in UnaDoc
• UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion
per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti
tali limiti.
Indicizzazione
• le componenti di registro devono essere indicizzate secondo i campi
di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non
contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una
maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma.
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in
ordine cronologico di numerazione della registrazione o della pagina,
senza buchi di numerazione.
• deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei
documenti per l’intero esercizio
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Vademecum
Registro IVA Fatture Ricevute cartaceo
Flusso di lavorazione
Stampa del registro
Scansione del
registro
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. L’azienda provvede alla generazione del registro
IVA e alla sua stampa.
2. Il registro cartaceo è scansionato.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione, o
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme ai registri anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• articolo 2220 Codice Civile
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Dimensioni del libro in UnaDoc
• UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion
per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti
tali limiti.
Indicizzazione
• le componenti di registro devono essere indicizzate secondo i campi
di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non
contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una
maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma.
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in
ordine cronologico di numerazione della registrazione o della pagina,
senza buchi di numerazione.
• deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei
documenti per l’intero esercizio
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Vademecum
Libro Mastro cartaceo
Flusso di lavorazione
Stampa del libro
Scansione del libro
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. L’azienda provvede alla generazione del libro
mastro e alla sua stampa.
2. Il libro cartaceo è scansionato.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il libro è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione, o
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme a libro anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• articolo 2220 Codice Civile
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Dimensioni del libro in UnaDoc
• UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion
per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti
tali limiti.
Indicizzazione
• le componenti di libro mastro o libro cespiti devono essere indicizzate
secondo i campi di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004.
Poiché il libro non contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc
presenta già una maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con
la norma.
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• se suddiviso in più parti, il libro deve essere caricato nel sistema in
ordine cronologico di numerazione della registrazione, di pagina, di
mastrino, senza buchi di numerazione.
• deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei
documenti per l’intero esercizio
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)
Vademecum
Registro dei Beni Ammortizzabili cartaceo
Flusso di lavorazione
Stampa del libro
Scansione del libro
Caricamento in
UnaDoc e
indicizzazione
Chiusura della
conservazione
Distruzione del
cartaceo
1. L’azienda provvede alla generazione del registro
e alla sua stampa.
2. Il resgitro cartaceo è scansionato.
3. Se il caricamento è automatico, viene creato
l’indice XML di ricerca.
4. Il registro è caricato in UnaDoc utilizzando:
• la maschera di caricamento manuale, con
compilazione dei campi di indicizzazione, o
• lo strumento di caricamento automatico,
spedendo insieme a libro anche l’indice
XML.
5. UnaDoc chiude il lotto. Solo alla chiusura del
lotto è possibile distruggere il cartaceo di
partenza.
Norme di riferimento
• Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 23 gennaio 2004
• Decreto Legislativo 82/2005 e ss. modd. – Codice dell’Amministrazione
Digitale
• Circolare Agenzia Entrate numero 36/E del 06/12/2006
• articolo 2220 Codice Civile
• Provvedimento Agenzia Entrate prot. n. 2010/143663 “Impronta”
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Obbligo
impronta
Attenzioni
Dimensioni del registro in UnaDoc
• UnaDoc presenta un limite dimensionale in ingresso di 20 MB , ragion
per cui è necessario suddividere in più parti gli eventuali file eccedenti
tali limiti.
Indicizzazione
• le componenti di registrodevono essere indicizzate secondo i campi
di ricerca ex art 3 comma 1 del DMEF 23/01/2004. Poiché il libro non
contiene una parte di queste informazioni, UnaDoc presenta già una
maschera di ricerca con gli indici minimi coerenti con la norma.
• è obbligatorio compilare tutti i campi della maschera di UnaDoc
Ordine cronologico e non soluzione di continuità
• se suddiviso in più parti, il registro deve essere caricato nel sistema in
ordine cronologico di numerazione della registrazione, di pagina, di
mastrino, senza buchi di numerazione.
• deve essere scelta una unica modalità di conservazione dei
documenti per l’intero esercizio
Termine di chiusura della conservazione
• essendo un documento cartaceo, la cadenza di conservazione può
essere decisa a piacere. Per lo stesso motivo, non esistono termini
ultimi di chiusura della conservazione.
Distruzione del cartaceo
• non è possibile distruggere il cartaceo fino alla conclusione del
processo di conservazione (chiusura del lotto UnaDoc)