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Direzione Generale per le Politiche
Attive e Passive del Lavoro
ESPERIENZE E BUONE PRATICHE DEL 22 MAGGIO 2014
Ufficio "DIGIT": la digitalizzazione del fascicolo d'indagine e il
collegamento telematico con altri Uffici Giudiziari
Procura della Repubblica di Lucca
I progetti di modernizzazione e innovazione sono sviluppati nell’ambito del Progetto
interregionale transnazionale “Diffusione di Best Practices negli uffici giudiziari italiani”,
finanziato e supportato dalla Regione Toscana con risorse del Fondo Sociale Europeo
(FSE).
Sintesi
La partecipazione della Procura della Repubblica di Lucca al progetto “Diffusione di Best
Practices negli Uffici Giudiziari Italiani” (di seguito DBP) ha permesso l’attivazione di un
ufficio “Digit” dedicato alla digitalizzazione e alla trasmissione telematica dei fascicoli e dei
documenti contenuti nel fascicolo d’indagine. L’ufficio Digit, inizialmente attivato per la
sola gestione delle copie digitali del fascicolo ex. art. 415 bis c.p.p., ha sviluppato nel
corso del cantiere DBP, e successivamente, ulteriori funzioni e servizi che vanno dalla
trasmissione dei documenti via PEC agli avvocati delle parti, fino al collegamento con il
Tribunale del Riesame di Firenze.
Informazioni di contesto
La Procura della Repubblica di Lucca è un Ufficio di medie dimensioni, formato
attualmente da 10 Sostituti Procuratori più il Procuratore Capo. La struttura amministrativa
dell’Ufficio si avvale attualmente di 36 addetti più il Dirigente Amministrativo. L’avvio del
Cantiere DBP è datato a maggio 2011, mentre la conclusione ufficiale dei lavori, sancita
con la presentazione pubblica dei risultati ottenuti, è avvenuta nel febbraio 2014. Le
attività del Cantiere sono state seguite in prima persona dal Procuratore Capo e
dall’attuale Dirigente Amministrativo, insieme ad un Sostituto che nel corso del 2013 è
stato trasferito, e sostituito con il nuovo Magistrato Referente per l’Informatica dell’Ufficio.
Il coordinamento del Cantiere è avvenuto attraverso la costituzione di un “gruppo guida”
composto, oltre che dal Procuratore dal sostituto referente per l’informatica e dall’attuale
Dirigente, anche da un altro Direttore amministrativo e dai consulenti esterni. Ogni singolo
progetto operativo del Cantiere è stato invece gestito direttamente da un gruppo di lavoro
specifico, supportato dai consulenti. Oltre all’esperienza relativa all’avvio dell’Ufficio Digit,
di seguito descritta in maniera dettagliata, nel corso del Cantiere DBP è stata elaborata
una Guida ai servizi per l’utenza, considerata come un primo e fondamentale elemento di
comunicazione e orientamento dell’utenza, oltre alla carta dei servizi. Sempre in un’ottica
di miglioramento della trasparenza e di sviluppo della comunicazione pubblica, è stata
redatta una prima edizione del bilancio di responsabilità sociale, sia nella versione del
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preventivo che, successivamente, del consuntivo, per il periodo 2012-2013. Attualmente,
attraverso una convenzione con la Facoltà di Economia dell’Università di Pisa è in corso
l’aggiornamento del documento di rendicontazione sociale. Inoltre, nel corso del Cantiere
DBP, è stato attivato il primo sito ufficiale della Procura della Repubblica di Lucca.
Il Progetto
L’analisi organizzativa svolta dagli esperti finanziata dalla Regione Toscana, finalizzata a
rilevare eventuali elementi di criticità nell’organizzazione dell’Ufficio e nella gestione dei
flussi di lavoro, ha restituito un quadro analitico di generale soddisfazione delle
performance in relazione alle risorse impegnate. I principali aspetti critici, emersi in fase
analitica, si sintetizzano in due macro-dimensioni:
Il trend storico di diminuzione del personale amministrativo, previsto in aumento per gli
anni a venire, ha evidenziato la necessità di una riorganizzazione complessiva degli uffici e
delle segreterie amministrative. Sia per la parte relativa alle attività di back-office che
quelle legate all’erogazione di servizi al pubblico.
Le previsioni di legge, derivanti dall’art. 415 bis c.p.p., e la caotica gestione dei flussi
cartacei documentali, nel corso di tutta la filiera del fascicolo, ha avviato una profonda
riflessione sulle possibili modalità di gestione digitale degli atti e la loro trasmissione
telematica al più ampio numero di attori del processo possibile.
Per dare risposta al primo dei punti di criticità individuato, la Procura ha definito un
articolato piano di riorganizzazione complessiva, sia degli sportelli di front-office che delle
segreterie dei Sostituti, oltre che degli altri uffici di back-office. Tale piano, in parte
riadattato e aggiornato nel corso del Cantiere, risulta ancora in fase di attuazione,
soprattutto per gli aspetti relativi alla riorganizzazione e razionalizzazione dei servizi al
pubblico, erogati dalla Procura.
Relativamente alla seconda principale criticità emersa nel corso dell’analisi, la Procura ha
attivato nel corso del 2012 l’ufficio “Digit” dedicato alla digitalizzazione dei fascicoli di
indagine e al rilascio delle copie in formato digitale, a conclusione delle indagini stesse.
L’ufficio “Digit” è stato progettato sulla base dell’esperienza pregressa di digitalizzazione
del fascicolo relativo alla “Disastro ferroviario di Viareggio”, collegata all’incidente
ferroviario avvenuto nel 2009 presso la stazione ferroviaria del Comune viareggino.
L’attività di digitalizzazione effettuata per quel procedimento, una tantum e solo sul
fascicolo specifico, per esigenze legate alla mole documentale del fascicolo e al numero di
parti coinvolte, ha permesso la valorizzazione dell’esperienza pregressa in fase di
progettazione del nuovo servizio, fornendo spunti e evidenziando potenziali criticità in fase
di progettazione dell’ufficio.
L’ufficio Digit è coordinato direttamente dal dirigente amministrativo e gestito da tre
addetti. L’ufficio comincia la propria attività nel luglio del 2012 e inizialmente, fino a
ottobre dello stesso anno, le risorse vengono concentrate esclusivamente alla
digitalizzazione di tutti i fascicoli che sono arrivati alla conclusione dell’indagine. Il servizio
di rilascio delle copie digitali del fascicolo inizia ufficialmente dal 1 ottobre 2012.
Il principale servizio erogato dall’ufficio Digit è relativo alla richiesta e al rilascio delle copie
del fascicolo in formato digitale, alla chiusura delle indagini. L’avvocato di parte può recarsi
in Procura, tra le 9 e le 13, dal lunedì al sabato, accreditarsi alla singola procedura e
accedere attraverso due terminali messi a disposizione dall’ufficio Digit. Il sistema fornisce
una password d’accesso al fascicolo, unica e non ripetibile. Nel corso della visione
l’avvocato può decidere se richiedere, tramite il sistema, copia digitale completa del
fascicolo o solo per alcuni documenti. La richiesta di copia digitale, ricevuta
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automaticamente dagli addetti, viene evasa in tempo reale tramite creazione di copia su
supporto digitale (CD, DVD, Memoria USB). L’attività dell’ufficio è basata sulla tecnologia
ministeriale del “Sistema Informativo Dibattimentale Penale” (SIDIP), che tra le varie
funzionalità prevede l’acquisizione e l’archiviazione di documenti cartacei in formato
digitale. Tale infrastruttura tecnologica, completamente ministeriale, oltre alla possibile
espansione con altre funzionalità e il collegamento con altri Uffici Giudiziari, come verrà
successivamente descritto. Al fascicolo d’indagine, fin dalla sua formazione, viene allegato
anche un indice dei documenti contenuti, da digitalizzare. Tale fase è gestita direttamente
dalle segreterie dei Sostituti Procuratori. Nel momento in cui viene depositato l’atto di
conclusione delle indagini, il fascicolo cartaceo, con allegato l’indice dei documenti, viene
portato all’ufficio Digit. In questa sede, gli addetti Digit, sulla base dell’indice dei
documenti, provvedono alla scansione degli atti e alla creazione del fascicolo digitale che
verrà successivamente messo a disposizione degli avvocati delle parti, così come
precedentemente descritto.
L’attivazione del servizio ha richiesto, in fase di progettazione, particolare attenzione su tre
elementi critici di successo:
Dotazione hardware: La principale attività degli addetti Digit, in termini di tempo lavorato,
consiste nella digitalizzazione, attraverso scansione, del fascicolo cartaceo. Al fine di
permettere un’adeguata dotazione tecnica, la Procura ha aderito al piano straordinario per
la Giustizia, attraverso il quale è stato possibile ottenere l’infrastruttura hardware adeguata
agli obiettivi e agli standard di qualità previsti dal servizio. In tale occasione è stata anche
allestita un’aula informatica interna alla Procura, utilizzata per attività di formazione del
personale interno, di altri Uffici Giudiziari e degli agenti distaccati alle sezioni di Polizia
Giudiziaria.
Definizione di una metodologia condivisa d’indicizzazione dei fascicoli: La corretta
indicizzazione della struttura del fascicolo d’indagine, e dei correlati documenti in esso
contenuto, sono risultati, nel corso della progettazione del servizio, fondamentali per una
corretta e semplice consultazione, sia da parte degli utenti esterni che interni. A tal fine, la
Procura ha attivato un tavolo di confronto nel corso del quale, attraverso il confronto tra
gli addetti delle segreterie dei sostituti e gli addetti Digit, si è pervenuti alla definizione di
una metodologia condivisa e codificata per l’indicizzazione del fascicolo d’indagine, e la
documentazione da digitalizzare. La metodologia condivisa è stata formalizzata in un
ordine di servizio del Procuratore.
Individuazione delle risorse interne da dedicare al servizio: Alla luce della tipicità del
servizio, ad “alto contenuto tecnologico”, e in un contesto di risorse umane giudicato al
limite della sufficienza, i tre addetti, previsti dal disegno organizzativo dell’ufficio Digit,
sono stati individuati all’esterno, rispetto al personale in servizio alla Procura. Attraverso la
collaborazione con il progetto regionale di servizio civile, sono stati individuati tre giovani
neo-laureati in materie giuridiche ed economiche che sono stati coinvolti nel progetto sin
dalle fasi iniziali. Ciò da un lato si è rilevato essere un elemento di successo, per l’avvio e il
successivo sviluppo del servizio, grazie alla flessibilità e all’approccio operativo degli
addetti individuati. D’altro lato però, il ricorso a risorse umane esterne all’amministrazione
Giustizia, coinvolte attraverso il progetto di servizio civile che prevede un rapporto di
collaborazione a termine, ha causato già nel corso del primo anno di attività, la necessità
di individuare nuove forme contrattuali, sostenibili dall’Ufficio. In tal senso, è intervenuto il
supporto della Regione Toscana, attraverso il finanziamento di un progetto dedicato, che
però posticipa, non risolvendo definitivamente, il momento della gestione di un eventuale
ricambio complessivo degli addetti attualmente impiegati per i servizi Digit.
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Sin dall’apertura al pubblico, nell’ottobre 2012, il servizio ha riscosso un crescente
apprezzamento da parte sia degli utenti professionali, interessati alla visione del fascicolo e
al rilascio delle copie digitali, che degli utenti interni. Infatti l’integrazione con i registri
ministeriali, permette anche la visione dell’agenda delle udienze, da parte del Sostituto, e
potenzialmente la visione del fascicolo anche in fase dibattimentale. Sull’onda del successo
dell’iniziativa, e grazie al reale apprezzamento, in termini di semplificazione e
miglioramento delle performance complessive, nel febbraio 2013 è stato avviato, sempre
nell’ambito del progetto DBP, un tavolo di lavoro per estendere le funzionalità di gestione
documentale del SIDIP per la trasmissione degli atti, da parte della Procura, al Tribunale
del Riesame di Firenze. Nell’ambito di tale progetto è stata coinvolta, oltre al Tribunale del
Riesame, anche la Procura di Livorno. Questa nuova funzionalità, pur non avendo un
impatto diretto sull’utenza della Procura, ha permesso una riduzione dei tempi e dei costi
relativi alla stampa su supporto cartaceo e di trasferimento della documentazione
richiesta, secondo i tempi contingentati previsti dalla normativa. Precedentemente alla
telematizzazione del trasferimento dei documenti al Riesame, la stampa su supporto
cartaceo veniva effettuata dagli ausiliari, mentre la consegna veniva effettuata “brevi
manu”, da parte di un autista in servizio in Procura. Trasportati con l’autovettura di
servizio dalla Procura fino al Tribunale del Riesame che ha sede nel capoluogo di distretto,
Firenze.
Un ulteriore sviluppo del servizio è stato attivato nel febbraio 2014, permettendo la
ricezione delle copie digitali direttamente tramite comunicazione PEC tra l’Ufficio
Giudiziario e la posta certificata dei professionisti. Nei primi due mesi del servizio, tra
febbraio e aprile del 2014, su 364 richieste complessive di copia degli atti pervenute
all’ufficio Digit, 158 richieste, oltre il 43% del totale, prevedevano l’invio tramite PEC
all’avvocato.
Complessivamente l’ufficio Digit ha finora digitalizzato 3.890 fascicoli, producendo, dal 1
gennaio 2013 fino al maggio 2014, quasi 250.000 copie digitali, mediamente circa 20.000
al mese. Gli accessi complessivi, registrati si attestano mediamente sul centinaio, su base
mensile.
La soddisfazione degli utenti, relativamente ai servizi attivati dall’Ufficio Digit, è stata
registrata nel corso di un’indagine sulla soddisfazione dell’utenza, effettuata con la
collaborazione dell’Università di Pisa, attraverso la somministrazione di un questionario a
33 utenti, scelti casualmente, nel corso del gennaio 2014. Dai risultati dell’indagine
emerge un elevato livello di soddisfazione complessiva, mediamente 9,55, su una scala
compresa tra zero e dieci. Il maggiore apprezzamento viene indicato per i servizi di
trasmissione telematica tramite PEC, con un valore di soddisfazione del 9,77, e l’assistenza
fornita dagli addetti del servizio, che totalizza il punteggio massimo di 10. L’indagine ha
registrato anche eventuali proposte migliorative e di sviluppo. Le risposte fornite dagli
utenti si sono concentrate sullo sviluppo di ulteriori servizi telematici che permettano un
minore accesso fisico in ufficio, da parte dell’utenza.
Lo sviluppo degli strumenti telematici e di gestione digitale del fascicolo, a supporto
dell’organizzazione della Procura è ancora in fase di sviluppo e miglioramento. Attualmente
la Procura, d’accordo con il Tribunale Ordinario, sta sperimentando l’utilizzo del sistema
SIDIP per la fase relativa al dibattimento penale. Inoltre, la Procura, successivamente alla
fine delle attività di Cantiere DBP ha attivato il sistema “Portale delle Notizie di Reato”
(NDR), sviluppato inizialmente dalla Procura di Napoli. Tale sistema permette il
collegamento telematico con gli organi di Polizia Giudiziaria delegati alla trasmissione delle
notizie di reato alla Procura, dati che l'operatore di Procura può acquisire direttamente sul
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SICP (registro penale informatizzato) attraverso semplici e veloci funzionalità
d’interoperabilità tra SICP e Portale NDR. NDR prevede l’inserimento dei dati relativi alla
notizia di reato da parte delle Forze dell’Ordine, attraverso il portale NDR. La notizia di
reato così trasmessa alla Procura contiene già tutti i dati necessari per il caricamento del
registro SICP permettendo un recupero di risorse interne alla Procura e tempi di gestione
delle notizie di reato stesse. Così da permettere la trattazione in tempo reale da parte del
magistrato, sia la riduzione dei tempi d’iscrizione a ruolo della notizia di reato.
RIFERIMENTI
Referente del progetto
Referente
Felicita Biancalana
Ruolo
Dirigente Amministrativo
Per saperne di più consulta i seguenti link
 Scheda informativa del cantiere della Procura di Lucca
 Bilancio Sociale della Procura di Lucca
 Carta dei Servizi della Procura di Lucca
 Manuale SIDIP per avvocati della Procura di Lucca
 Manuale SIDIP per le cancellerie della Procura di Lucca
 Progetto SIDIP del Ministero della Giustizia
 Pogetto SICP del Ministero della Giustizia
 Banca dati RisorsePerLaGiustizia.it
 Sito web della Procura di Lucca
Contatti
Staff "Miglioramento delle performance per la Giustizia"
Dipartimento della Funzione Pubblica
Ufficio per la Modernizzazione delle Pubbliche Amministrazioni (UMPA)
Via del Sudario, 49 - 00186 Roma (RM)
E-mail: [email protected]
Siti web: www.qualitapa.gov.it - www.risorseperlagiustizia.it
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