10 consigli per il vostro wiki aziendale Come portare al successo il

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10 consigli per il vostro wiki aziendale
Come portare al successo il vostro progetto wiki
I wiki sono uno strumento ancora giovane per la gestione di
conoscenze e progetti all’interno dell’azienda, oggi sono
spesso ancora sottovalutati. L’idea: i flussi di lavoro classici
con gli innumerevoli documenti singoli cedono il posto a una
rete di conoscenze costantemente aggiornata e ampliata che,
grazie all’utilizzo continuo dei collaboratori, acquisisce
qualità e dimensioni sempre maggiori. Per la riuscita del
progetto wiki è importante definire l’obiettivo del suo
impiego e gestirne l’utilizzo con discrezione.
Definizione di wiki aziendale
Un Wiki («rapido» in hawaiano), è un sistema di documenti
ipertestuali i cui contenuti oltre che letti, possono anche essere
modificati dagli utenti. L’esempio più noto è l’enciclopedia
online Wikipedia. Un wiki aziendale documenta le conoscenze
dell’azienda e le rende accessibili a tutti i collaboratori. I wiki
sono al tempo stesso un pool di conoscenze ed idee e una
piattaforma di comunicazione, sono utili per la documentazione
progettuale e sostituiscono o completano l’intranet.
4 argomenti a favore di un wiki aziendale.

I wiki sono un pool di idee per nuovi prodotti e servizi. I
wiki abbattono le gerarchie e semplificano il flusso di
informazioni. Le idee brillanti giungono da tutta l’azienda. I
wiki consentono a tutti di partecipare e contribuire a creare le
idee migliori.

I wiki sono semplici da utilizzare. Senza disporre di spiccate
conoscenze informatiche, i collaboratori hanno la possibilità di
fornire semplicemente le proprie esperienze ed idee. Tutti
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possono avere accesso ai contenuti del wiki da ovunque.

I wiki documentano la conoscenza dell’azienda. Proprio
come Wikipedia documenta le informazioni di tutto il mondo, i
wiki aziendali svolgono la funzione di una memoria di
informazioni per le conoscenze di un’organizzazione. Nel wiki
tutto può e deve essere memorizzato – dai documenti legali
agli appunti di una riunione, i lavori che stanno dietro ad un
progetto e le immagini dell’ultima festa. Un wiki consente di
trovare con semplicità le conoscenze raccolte.

I wiki costano poco. Perché accanto agli offerenti con
prodotti a pagamento, ormai c’è anche un’ampia scelta di
software open source disponibili gratuitamente.
Consiglio pratico: i motori wiki come MediaWiki, DokuWiki o
TWiki sono disponibili senza alcun costo di licenza e possono
essere installati e configurati su un server web con relativa
rapidità.
10 consigli per l’introduzione di un wiki aziendale
1. Includete in questo progetto anche il management,
questo vi consentirà di creare un wiki che si estenda in tutti i
reparti. L’integrazione tempestiva di tutti i decisori coinvolti è
essenziale per il suo successo.
2.
Definite chiaramente regole e competenze. In tal senso
ogni reparto coinvolto dovrebbe disporre di un proprio settore
nel wiki. Ogni collaboratore deve chiaramente essere
nell’ambito in cui può contribuire alla gestione del wiki e
attenersi ai rispettivi compiti.
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3.
Non iniziate con un wiki vuoto. Affinché il wiki possa
arrivare ad occupare un posizione di successo è determinante
che si raccolga una quantità critica di informazioni utili. Ev.
prima dell’introduzione possono essere rimossi i sistemi
esistenti acquisendone i contenuti, oppure integrate le
documentazioni esistenti. La pagina iniziale del wiki dovrebbe
richiamare l’attenzione su reparti, progetti e argomenti trattati
al suo interno. È importante rimandare i collaboratori al wiki,
ogni qualvolta siano alla ricerca di informazioni rilevanti.
4.
Nominate i wiki champion. Utilizzare i wiki è semplice, non
serve alcuna conoscenza particolare. Corsi di formazione sono
pertanto superflui. Per stimolare i collaboratori a partecipare è
però utile individuare per ogni settore una persona che spicchi
per il suo buon esempio e che possa dare consigli ai colleghi. È
importante concedergli tempo sufficiente per le attività legate
al wiki.
5.
Nel trattamento delle informazioni abbandonate le
vecchie abitudini. Per poter beneficiare del wiki, tutti i
partecipanti dovrebbero modificare le proprie abitudini e
occuparsi delle particolarità di questo nuovo strumento. In tal
senso, i documenti Office sui server dati cedono il posto a
piccole unità di informazione in rete nel wiki. Queste regole si
sono rivelate efficaci:

un solo argomento per ogni pagina wiki.

Non più di un capitolo per ogni pagina wiki.

Una pagina d’ingresso chiara e comprensibile per ogni
tematica.

Una propria pagina d’ingresso per i diversi target.

Non duplicare le informazioni ma creare dei collegamenti
interni.

Creare dei collegamenti alle nuove immissioni dalle relative
pagine.

Registrare nel glossario tutte le espressioni importanti e
creare dei collegamenti che partano dalla prima volta che
vengono nominate in ogni pagina.

Evidenziare le pagine incomplete per un’ulteriore
elaborazione e ultimarle presto.

Aggiungere alle pagine wiki possibilmente tutti i
documenti Office, anziché archiviarli sui server dati.

Nelle e-mail inviare collegamenti alle pagine wiki anziché
ai documenti Office.

Rispondere alle domande dei clienti di interesse generale
attraverso le pagine wiki e inviare ai clienti un link per
accedervi.

Gli utenti si occupino personalmente delle modifiche più
semplici, anziché informare l’autore dei piccoli difetti.

Gli autori di pagine wiki vengono informati per e-mail in
merito a modifiche contenutistiche.
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6.
Attivate i collaboratori anziché incaricare autori
professionali. La regola 90/9/1 per i wiki afferma: il 90
percento degli utenti sono solo lettori, il 9 percento stende i
contenuti e l’1 percento sono i champion. In particolare
all’inizio, un proprio team di autori crea rapidamente numerose
e valide pagine wiki, tuttavia gli utenti si abituano a non dover
redigere i contenuti. L’ideale è che ogni collaboratore sia
incaricato di svolgere la funzione di modello e, se necessario,
ricordi ai suoi colleghi di memorizzare i contenuti in wiki
anziché come avveniva in precedenza.
7.
Siate parsimoniosi con le espansioni del wiki. Per i sistemi
wiki accessibili a tutti esistono enormi quantità di plug-in.
Tuttavia non sempre conviene impiegarli poiché il sistema e gli
utenti potrebbero presto essere inadeguati. Si dovrebbe
pertanto continuare ad allegare ai classici documenti Office
determinate informazioni come le tabelle in Excel dal
controlling o voluminosi diagrammi. Un progetto dell’utenza
definisce i limiti.
8.
Consentite a tutti i collaboratori di elaborare le pagine. Il
concetto di base dei wiki non riconosce alcun proprietario delle
pagine. È possibile sottoporre contenuti determinanti a un
processo redazionale, ma questo deve avvenire solo per poche
pagine. A causa dell’ulteriore complessità, la motivazione dei
collaboratori a cooperare attivamente potrebbe calare. Il
progetto dell’utenza dovrebbe comprendere un semplice
regolamento, nel cui ambito, se necessario, è possibile limitare
tramite gruppi di utenti i diritti per determinati settori. Anziché
delle rigide restrizioni, nella pratica ha avuto successo il seguire
le modifiche di una pagina wiki tramite il versionamento
automatico, l’identificare l’autore in caso di lavoro discutibile e,
dopo un breve colloquio, il ripristinare se necessario la vecchia
versione della pagina.
9.
Collegate in rete il vostro wiki. Un wiki aziendale deve
essere collegato ad altre fonti di informazioni nell’azienda.
L’ideale è sostituire un wiki alla maggior parte delle pagine
statistiche di intranet. Si aboliscono i processi dispendiosi per la
pubblicazione dei contenuti, e gli utenti se ne assumono il
controllo. Di conseguenza i contenuti vengono aggiornati più
velocemente e risultano più approfonditi.
10. Mettete nel wiki informazioni utili. Il successo di un wiki
risiede ed è dovuto all’interesse del lettore e alla motivazione
dell’autore. L’orario dei bus locali, il menu della mensa, un
elenco di tutti i collaboratori con foto e una breve
autopresentazione – informazioni del genere ne promuovono
l’utilizzo. Un riconoscimento per le pagine wiki particolarmente
ben riuscite è in grado di motivare ulteriormente i collaboratori.
Fonte: computerwoche.de
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