Episodio numero 13: Tecnologie alleate

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“Self Empowerment – Time management”
Episodio numero 13: Tecnologie alleate
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Testo dell’episodio del podcast audio “Tecnologie alleate”
Contenuto
Ar. : Ciao Andrea….
An. : Ciao Arianna, ma… dove sei? Non ti vedo
Ar. : Come non mi vedi, sono qua vicino a te.
An. : Ti va di giocare stamani?
Ar. : Guarda meglio. Ti do una traccia: c’è un computer acceso, mi pare alla tua destra.
An. : Cosa… ah, sei su skype!
Ar. : Sì, sono su skype, mi hai dato tu l’idea della videoconferenza. Ho chiesto al mio amico
Davide, un informatico, e mi ha detto che era molto facile. La risposta è nei programmi
cosiddetti di messaggistica istantanea. In pratica ci parliamo scambiandoci messaggi scritti
che vengono istantaneamente inviati o, come in questo caso, con messaggi vocali trasferiti
tramite la rete. Insomma non ti sto telefonando ma ti sto parlando tramite il computer e la
telecamera, la webcam, permette di trasmettere anche la nostra immagine. Una
videotelefonata!
An. : Ma ora dove sei, a casa o in teatro?
Ar. : Potrei essere a casa mia, o in teatro in una pausa delle prove, o forse in una baita in
Trentino. Potrei essere anche in Finlandia o in Argentina. Magari… e invece sono qua. Ciao…
An. : Ciao, Arianna. Bella la tua trovata, degna di uno spettacolo. E ci suggerisce un nuovo tema
di approfondimento che, se ti va, potremmo trattare oggi.
Ar. : Credo di intuirlo, hai un titolo?
An. : Le tecnologie alleate. Che ne dici? Un’alleanza con strumenti che possono offrirci
opportunità per risparmiare tempo.
Ar. : Mi piace. Sappiamo che spesso le tecnologie di comunicazione sono fonti di possibili
dispersioni di tempo; ma immagino che possano dare anche un contributo in positivo, no?
An : In certi casi dobbiamo difenderci dalle intromissioni nel nostro lavoro e nella nostra vita
privata della tecnologie ma le stesse tecnologie possono esserci di aiuto. Insomma la decisione
è nelle nostre mani, gli strumenti anche, e possiamo essere noi stessi a decidere come usarle.
Proviamo a vedere come. Uno lo hai già individuato tu; il lavoro di oggi potremmo farlo stando
in due posti diversi attraverso uno strumento molto diffuso, skype, che hai già descritto. In
pratica l’alternativa a vedersi qua insieme è una sorta di conferenza a distanza che non
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compromette il buon esito del nostro lavoro, registrare questo episodio, ma che avrebbe potuto
risparmiarci i tempi e i costi di spostamento.
Ar. : Un bel risparmio, mi ci vuole un’ora a venire qua e un’ora a tornare a casa, senza contare
la benzina per la macchina.
An. : Il mito del lavoro a distanza si è per molto tempo infranto contro la realtà che privilegiava i
rapporti diretti e forse in alcuni settori economici e attività ancora è così. Ma con il tempo ci si è
abituati. Pensa a coloro che lavorano con clienti o fornitori asiatici o americani o alle
multinazionali che hanno personale sparso in tutto il mondo. Certo non possono spostarsi
continuamente e per loro l’uso delle tecnologie è fondamentale per contenere i costi.
Ar. : Perché spostarsi è costoso, no?
An. : Sì, abbiamo visto nell’episodio numero sei di questa serie (l’arte di preparare una
riunione) che spostarsi comporta oneri calcolabili in termini di costo orario per il tempo
impiegato dalle persone e per le spese di viaggio. Con una conferenza a distanza il costo si
riduce al minimo, solo il tempo effettivo necessario a parlare con l’interlocutore. Un risparmio
enorme e sempre più spesso non solo i manager delle multinazionali ma anche altre categorie
di lavoratori usano questi strumenti.
Ar. : Quindi anche se non sono il manager di una multinazionale posso usare strumenti come
skype e ridurre i tempi che normalmente passerei nel traffico, in metropolitana o in aereo. Ma
che differenza c’è con una telefonata?
An. : Skype permette un uso competitivo con il telefono fisso o il cellulare ma a costi molto più
ridotti fino ad annullarsi. L’aspetto più importante è però la possibilità di mettere insieme più
utenti, non solo due interlocutori come in una telefonata. Se la videoconferenza che prima hai
improvvisato tra noi due è utile, ancor di più lo è se più persone contemporaneamente possono
parlarsi tramite skype. In questo caso è possibile davvero organizzare un incontro a distanza,
del tutto analogo ad una riunione convocata in un luogo fisico con le stesse persone. I risparmi
si moltiplicano…
Ar. : Abbiamo trovato uno strumento che ci può aiutare per ridurre i tempi delle riunioni. Facile,
per certi versi divertente.
An. : Skype è naturalmente solo uno degli strumenti, forse il più diffuso. Anche gli iPhone
permettono conferenze tra più persone anche se si tratta solo di audioconferenze e con un
numero limitato di partecipanti. In generale tutti gli strumenti di messaggistica istantanea sono
utilissimi per il lavoro a distanza. Oltre a parlarsi si possono trasferire file, documenti immagini,
video. Messenger è un altro strumento molto usato, anche se dai ragazzi più che per motivi di
lavoro, così come Yahoo.
Ar. : Mia zia dice che la mia cara cuginetta Giulia passa ore a chattare su messenger con i suoi
amici.
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An : Non uso messenger ma in effetti so che piace molto ai ragazzi credo per tutto il corollario
di immagini e faccine di cui dispone. Comunque i sistemi di messaggistica istantanea
permettono davvero comunicazioni rapide a distanza e conversazioni immediate.
Naturalmente si tratta di comunicazioni brevi, scambi di opinioni. Possono essere usate anche
all’interno del posto di lavoro con i propri colleghi e riducono l’impatto delle interruzioni.
Ar. : Ad esempio posso usare questi strumenti per fare capolino, in modo virtuale, nell’ufficio di
un collega e chiedere un’opinione immediata, un consiglio o semplicemente se ha un minuto
libero per un prendere un caffè.
An. : Bravissima. Ti ricordi l’episodio numero otto? Era quello dedicato al tempo che perdiamo
per le interruzioni provocate sul lavoro dai colleghi: utilizzare i programmi di messaggistica per
intromettersi nel lavoro dei nostri colleghi permette agli altri di risponderci velocemente senza
perdere troppo tempo e decidere se e quando dedicarci più tempo. L’impatto positivo è
duplice: non ci trasforma in scocciatori come dici sempre tu, ovvero in persone che “rubano” il
tempo agli altri, e suggerisce ai nostri colleghi una modalità di comportamento analogo nei
nostri confronti.
Ar. : Ha un valore educativo in un certo senso
An. : Serve a pattuire una modalità di relazione differente, una sorta di galateo, perché il
bisogno di chiedere un parere, un’opinione, un confronto o semplicemente una pausa per un
caffè è reale e non è cancellabile. Ma è necessario stabilire come e quando, con regole che
siano condivise e rispettose del lavoro di ciascuno.
Ar. : Mi piace l’idea di un nuovo galateo in versione digitale.
An. : Se lo scambio richiede qualcosa di più di qualche frase, la messaggistica istantanea può
essere inadeguata. In questo caso la posta elettronica è ancora lo strumento più utilizzato.
Ar. : Chi non ha la posta elettronica?! Hai notato che ormai quando facciamo conoscenza con
qualcuno gli chiediamo quasi immediatamente il numero di cellulare e la posta elettronica?
Mai che uno ti chiedesse dove stai, il tuo indirizzo postale!
An. : La posta elettronica è un efficiente strumento di lavoro. A differenza della messaggistica
istantanea permette approfondimenti. Non è una chat, ovvero una modalità di scambio
immediato, ma assomiglia alle care e vecchie lettere, anche a quelle formali.
Ar. : Insomma può essere una lettera del tipo “caro collega…” oppure “caro amico” oppure
“egregio presidente…”
An. : “In piena facoltà, egregio presidente le scrivo la presente che sperò leggerà…”
Ar. : Eh bravo il nostro consulente, niente meno che Fossati. Il disertore di Boris Vian…
An. : Scusa, mi è venuto spontaneo. La posta elettronica, dicevo, è eclettica come la posta
tradizionale, quella cartacea. Si può utilizzare per scambiarsi documenti accompagnati da
commenti e interpretazioni, oppure per sottoporre richieste di informazioni. Facciamo un
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esempio: tramite la posta elettronica puoi mandare una richiesta per un preventivo ad un
potenziale fornitore, oppure puoi inviare un proposta di collaborazione ad un cliente. In questo
senso la posta elettronica è un potente alleato del lavoro a distanza.
Ar : A patto di non essere completamente assorbiti e diventare dei grafomani. Hai presente
quelli che ti mandano e-mail a raffica? Senza considerare i messaggi di posta che ti arrivano
con offerte, proposte e altra spazzatura per non dire di peggio.
An. : È del tutto analogo alle nostre cassette delle lettere, piene di pubblicità, ma anche di
bollette, qualche lettera e cartoline di amici.
Ar. : Cartoline? Ma sono un fossile del paleolitico! Mio padre è disperato: colleziona francobolli
e ormai non riesce a trovarne più di usati.
An. : Ammetto che è raro. Comunque l’analogia è concreta. È esperienza comune che basta
non aprire la posta elettronica per qualche giorno per trovarla piena di messaggi. Anche la
posta elettronica deve essere usata correttamente. Conosco due modi per razionalizzare l’uso
della posta. Il primo è dedicare uno spazio ad inizio giornata per visionare la posta elettronica e
classificare, secondo la logica del cosiddetto metodo Eisenhower, i messaggi contenuti.
Ar. : Ah il metodo Eisenhower, episodio undici della serie. Le attività possono essere classificate
secondo due criteri: molto o poco urgenti; molto o poco importanti.
An. : Esatto, anche la posta può essere classificata così. A parte la posta spazzatura, quella
commerciale, lo spam come si dice, i messaggi possono essere classificati e riordinati in quel
modo. Ci sono messaggi molto urgenti e importanti, ci sono quelli urgenti e poco importanti, e
via dicendo. All’inizio della giornata si può “sbrigare la corrispondenza” e decidere come
collocare le necessità che i messaggi ci chiedono. Sconsiglio vivamente l’uso compulsivo della
posta elettronica, quella abitudine ad avere un occhio sempre sulla posta, sui messaggi in
arrivo. Sconsiglio la frenesia della risposta immediata; è come trasformare la posta elettronica in una
chat, come essere su skype o messenger. Assorbe molto tempo e distoglie la concentrazione, un po’
come rispondere continuamente alle emergenze.
Ar. : La posta elettronica può essere di aiuto per lavorare a distanza a patto di non essere
costantemente collegati a meno che non sia veramente indispensabile. Corretto?
An. : Stai diventando sempre più esperta e competente nel time management Arianna! Si è
proprio così. Naturalmente le situazioni possono essere molto diverse, le modalità di lavoro, i
periodi dell’anno e così via. Il messaggio che possiamo dare ai nostri ascoltatori è proprio
quello che hai sottolineato: per quanto possibile dobbiamo essere in grado di dominare il
tempo e usare gli strumenti più che lasciarci guidare da loro.
Ar. : Dicevi che conosci due modi. Qual è il secondo?
An. : Usare la posta elettronica off-line, quando non si è connessi ad internet. Ad esempio a fine
giornata o prima di cominciare a lavorare. Si possono preparare i messaggi che si vuole inviare,
le istruzioni da dare ai collaboratori, la programmazione del lavoro, i documenti da visionare. In
pratica è un modo per pianificare il proprio lavoro coordinandosi con le persone con cui si
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collabora. Un modo ragionato a cui dedichiamo tutto lo spazio e l’attenzione possibile ma che
non si sovrappone ad altre attività che facciamo durante la giornata. Ed è una modalità che
permette anche agli altri di organizzarsi in modo simile.
Ar. : Mi pare convincente. Non abbiamo parlato di altri strumenti come il cellulare, o il nuovo
giocattolo tanto in voga, l’ iPad.
An : Non sono un esperto, ma per ciò che ci riguarda sono strumenti che in parte riproducono,
funzioni che abbiamo presentato. L’iPad è un cosiddetto tablet pc particolarmente adatto alla
fruizione di prodotti multimediali e, seppure più limitatamente, alla loro produzione. È un
dispositivo a metà strada tra un telefono cellulare evoluto, uno smartphone come l’IPhone, e
un computer portatile. Può essere utile ai nostri fini, nella gestione delle attese. È più leggero di
un portatile e più grande di un IPhone: è molto adatto in tutti quei casi in cui abbiamo del
tempo potenzialmente perso da gestire. Puoi immaginare i manager che si muovono di
aeroporto in aeroporto e in genere chi viaggia molto. Sul tablet si possono portare i documenti
da leggere nei momenti di attesa, la corrispondenza da sbrigare. Insomma uno strumento per
la consultazione e, in questo senso, un utile alleato.
Ar. : O magari uno strumento per ascoltare un pod-cast come questo.
An. : Certamente; è uno strumento utilissimo per l’autoformazione attraverso prodotti
multimediali o crossmediali.
Ar. : Crossmediali? No è troppo per me oggi…