PROTOCOLLO Utilizzo scanner per la digitalizzazione dei documenti

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PROTOCOLLO
Utilizzo scanner per la digitalizzazione dei
documenti
© Tutti i diritti riservati. Proprietà INSIEL SpA. Materiale ad uso esclusivamente didattico.
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Compilato:
M. Del Vescovo
(Progettista)
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Sommario
1
Introduzione ............................................................................................................................ 4
2
Uso dello scanner per l’associazione di immagini al protocollo ......................................... 5
2 .1
Predisposizione della postazione e del sistema (per Amministratori) ............................................................. 5
2 .2
2.1.1
Scanner e software di sistema........................................................................................................................................5
2.1.2
Protosys.ini .....................................................................................................................................................................5
2.1.3
Sequenze .........................................................................................................................................................................6
2.1.4
Sistema ............................................................................................................................................................................7
Modalità operative............................................................................................................................................... 8
2.2.1
Interfaccia di scannerizzazione .....................................................................................................................................9
2.2.2
Interrogazione protocollo ............................................................................................................................................13
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1
Introduzione
Il presente documento illustra l’utilizzo dello scanner in integrazione con l’applicazione PROTOCOLLO CLIENT
SERVER.
Prerequisito per la comprensione di queste funzionalità è la conoscenza delle procedure di protocollazione con
l’applicazione PROTOCOLLO Insiel.
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2
Uso dello scanner per l’associazione di immagini al protocollo
L’applicativo Protocollo permette l’utilizzo integrato di uno scanner per l’acquisizione e la memorizzazione
dell’immagine dei documenti protocollati.
L’immagine così ottenuta è archiviata nella base dati di protocollo, associata alla corrispondente registrazione.
2.1
2.1.1
Predisposizione della postazione e del sistema (per Amministratori)
Scanner e software di sistema
Oltre alle normali procedure di installazione della periferica, per lo scanner utilizzato devono essere installati i driver
Twain che permettono l’interfacciamento con il software di Protocollo.
Le postazioni che utilizzano lo scanner devono avere installato il software Imaging Professional for Windows (necessario
per il sistema operativo Windows XP o successivi).
La periferica di acquisizione può essere anche uno scanner di rete condiviso da più postazioni.
Postazioni deputate esclusivamente alla visualizzazione dei documenti dalla gestione sistema non necessitano ovviamente
dell’installazione dello scanner e dei relativi driver Twain; deve essere comunque presente sulla postazione il software
Imaging Professional.
2.1.2
Protosys.ini
Per abilitare la postazione di protocollo all’utilizzo dello scanner, la sezione del file di configurazione da predisporre è
quella intitolata [SCANNER].
In essa sono da impostare i seguenti valori:
modalita=S
I valori previsti sono S (possibilità di effettuare e modificare le scansioni) o V (abilitazione alla sola visura delle
immagini associate alla protocollazione)
dirimmagini = c:\insiel\prottemp {ad esempio}
Directory in cui l’applicazione cerca, per default, le immagini da associare alla protocollazione qualora si decida
di allegarle dal disco fisso.
dirtif = c:\insiel\prottemp {ad esempio}
Directory per il salvataggio temporaneo delle immagini derivanti dalla scansione.
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Per una configurazione avanzata, è consigliabile inserire e valorizzare la sezione [o/i] con le righe:
autofeeder = yes
Viene eseguita automaticamente la scansione di più fogli se inseriti nell’alimentatore dello scanner.
showsetup = force
Nella routine di scannerizzazione, la finestra per le impostazioni di acquisizione delle immagini è visualizzato
solo se richiesto dall’utente.
Le righe precedute dal carattere “;” non sono lette dall’applicazione. Ogni punto e virgola che precedesse le coppie
chiave / valore da impostare va cancellato.
Sequenze
2.1.3
Oltre alla configurazione della postazione, è necessario abilitare le sequenze per l’acquisizione delle immagini con lo
scanner.
E’ possibile effettuare tale operazione dalla Gestione Sistema, dal menù Tabelle – Sequenze.
I passi da effettuare sono i seguenti:
•
Tasto “Legge”
•
Inserimento dei valori relativi alla modalità di instradamento desiderata, dell’ufficio, del registro e del codice della
: appare la maschera per la scelta della sequenza
sequenza che si desidera abilitare all’integrazione con lo scanner – pressione del pulsante “Ok” (Il pulsante “Cerca”
permette di visualizzare le sequenze disponibili una volta selezionati tutti i valori ad esclusione del codice sequenza)
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•
Visualizzata la sequenza desiderata nella finestra di Gestione sequenze, è possibile abilitarla alla gestione delle
immagini dal menù Sequenze – Immagini (o premendo il pulsante “Immagini”
), selezionando la voce
“Abilitato”
2.1.4
Sistema
Esistono alcuni parametri, memorizzati sulla tavola di sistema, utilizzabili per evitare di acquisire immagini di dimensioni
eccessive a causa di errate impostazioni dei parametri di acquisizione.
Impostando ad esempio il valore massimo di risoluzione, viene emessa una segnalazione non bloccante all’utente che
superi questa soglia.
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Modalità operative
2.2
Predisposti il sistema e la postazione, l’accesso all’interfaccia di acquisizione delle immagini avviene con le seguenti
modalità:
•
Dalla finestra di assegnazione del protocollo (per le sequenze di inserimento documento e protocollazione)
premendo il pulsante “Scan” (Se si preme “Ok” prima di aver effettuato la scansione, un messaggio chiede
all’operatore se desidera effettuare l’acquisizione dell’immagine prima di passare alla successiva protocollazione)
•
Con il pulsante “Scan” posto in fondo ai pulsanti di accesso alle finestre di inserimento dati per le sequenze di
aggiornamento informazioni
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Qualora si sia in modalità di Modifica / Annullamento delle informazioni, accedendo alla gestione delle immagini è
possibile effettuare la scannerizzazione quando questa non è stata fatta o modificare l’immagine precedentemente
acquisita.
Per combinare al meglio gli strumenti utilizzati, il documento scannerizzato dovrebbe avere già l’etichetta di segnatura
precedentemente stampata (o la segnatura di protocollo apposta mediante timbro sull’originale).
2.2.1
Interfaccia di scannerizzazione
L’interfaccia di scannerizzazione si presenta all’utente in questo modo:
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Se lo scanner è acceso e le pagine correttamente posizionate è possibile premere “Ok”; premendo annulla il processo di
acquisizione non parte ed è possibile inserire un’immagine da file system, uscire dall’ambiente o impostare il flag
“Mostra setup” in modo da far apparire il menù di impostazioni dello scanner alla successiva scannerizzazione.
Una volta acquisita o caricata l’immagine l’interfaccia mostra il documento scannerizzato:
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Le operazioni consentite in questo contesto sono:
•
Pulsante di anteprima (OBSOLETO)
•
Stampare il documento scannerizzato
•
Impostare un livello di zoom
•
Navigare tra le pagine scannerizzate (prima pagina, precedente, successiva, ultima)
•
Inserire un file tif da file system
•
Inserire un'ulteriore pagina tra quelle scannerizzate (viene visualizzata una finestra che
permette di scegliere se l’inserimento avverrà all’inizio o alla fine del documento, oppure prima o dopo la pagina
visualizzata)
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•
Cancellare la pagina correntemente visualizzata
•
Effettuare una nuova scansione del documento (la scansione precedente viene cancellata)
Effettuare una nuova scansione della pagina correntemente visualizzata (l’immagine della
pagina precedentemente inserita viene cancellata)
•
Apporre un timbro di segnatura all’immagine (tale timbro non può sostituire la segnatura di
protocollo)
•
Ruotare l’immagine
•
Uscire
•
Impostare il caricamento dei fogli dall’alimentatore e far visualizzare la finestra delle
impostazioni dello scanner al successivo utilizzo
•
Associare un nome all’immagine (in caso contrario al file viene
associato un nome di default)
•
Inserire un ulteriore documento
Finite le operazioni necessarie il pulsante “Esci” chiude la finestra di gestione dello scanner.
Dalla maschera di protocollo è possibile riaprirla premendo sul pulsante “Aggiorna immagini”.
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Le funzionalità sopra descritte restano immutate in caso di gestione dell’immagine in una sequenza di aggiornamento del
protocollo.
2.2.2
Interrogazione protocollo
Nella finestra di interrogazione del protocollo, le registrazioni che hanno associata un’immagine acquisita con lo scanner
sono evidenziate dall’icona “immagini”:
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Cliccando su di essa è possibile selezionare una delle seguenti operazioni per l’immagine acquisita: visualizzarla,
stamparla o salvare il tif associato alla registrazione di protocollo sulla propria postazione.