Nell`ambito del processo per la dematerializzazione dei documenti

MEF - RGS - Prot. 91078 del 24/11/2016 - U
ID: 77572
La riproduzione su supporto cartaceo del presente documento costituisce una copia del documento firmato digitalmente e conservato presso il MEF ai sensi della normativa vigente
CIRCOLARE N. 25
DIPARTIMENTO DELLA RAGIONERIA GENERALE DELLO STATO
ISPETTORATO GENERALE DI FINANZA
UFFICIO VI
Alla Presidenza del Consiglio dei Ministri –
Segretariato Generale
ROMA
Allegati: 1
A Tutti i Ministeri
ROMA
OGGETTO: Enti ed organismi pubblici –
procedura per l’acquisizione
dei documenti di bilancio.
e, p.c:
Ai Rappresentanti del Ministero dell’economia e
delle finanze nei collegi dei revisori o sindacali
presso gli enti ed organismi pubblici
LORO SEDI
Nell’ambito del processo per la dematerializzazione dei documenti, il Dipartimento della
Ragioneria Generale dello Stato – Ispettorato Generale di Finanza ha implementato le sue strutture
informatiche per l’acquisizione dei documenti di bilancio delle amministrazioni pubbliche.
Si premette che sono da intendersi come amministrazioni pubbliche interessate dalla
presente circolare esclusivamente gli enti e gli organismi pubblici già tenuti all’invio di ciascun
documento contabile previsionale e consuntivo a questa Amministrazione, ai sensi della vigente
normativa, con l’esclusione degli enti e organismi pubblici territoriali e loro associazioni, nonché
degli enti ed organismi dagli stessi vigilati.
Per assolvere a tale adempimento è stata attivata un’apposita funzione nella procedura
informatica “Portale IGF” – “Bilancio enti”, raggiungibile al seguente indirizzo web
http://portaleigf.tesoro.it , già utilizzata dagli enti per la trasmissione telematica dei dati di bilancio
sulla base dell’articolo 15 della legge n. 196 del 2009.
MEF - RGS - Prot. 91078 del 24/11/2016 - U
La riproduzione su supporto cartaceo del presente documento costituisce una copia del documento firmato digitalmente e conservato presso il MEF ai sensi della normativa vigente
Si forniscono, pertanto, in allegato, le istruzioni operative che dovranno essere utilizzate
dagli enti già accreditati al “Portale IGF” – “Bilancio Enti” e quelle riguardanti gli enti non ancora
in possesso delle credenziali di accesso a detto Portale.
Va evidenziato che le indicazioni operative ivi contenute dovranno essere seguite in
occasione dell’invio del bilancio di previsione/budget, dei provvedimenti di variazione/assestamento
e del conto consuntivo/bilancio d’esercizio, ovvero in tutte le fasi della gestione del bilancio.
Per un supporto tecnico-operativo sarà disponibile nel Portale la funzione “Richiesta
assistenza”, mediante la quale una struttura tecnica dedicata assicurerà la necessaria collaborazione
ai funzionari responsabili individuati dai singoli enti ed organismi pubblici.
Si precisa che, per le Istituzioni scolastiche, le attività di bilancio sono adempiute tramite il
lavoro dei Revisori sul sistema “Athena” e, pertanto, tali istituzioni non dovranno procedere ad
alcuna attività relativa all’invio di documentazione di bilancio tramite le funzionalità del Portale.
Pertanto, si pregano codeste Amministrazioni di estendere la presente circolare agli enti ed
organismi pubblici di rispettiva competenza affinché possano osservare le indicazioni operative
fornite, a decorrere dal documento previsionale per l’anno 2017.
Il Ragioniere Generale dello Stato
Allegato 1
ENTI ED ORGANISMI PUBBLICI
PROCEDURA PER LA TRASMISSIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AL BILANCIO
Sulla base di quanto stabilito dal D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'amministrazione digitale) e
dal DPCM 13 novembre 2014, con cui sono state fissate le regole tecniche, il sistema BILANCIO ENTI -
che supporta il processo di invio dei dati di bilancio degli enti e organismi pubblici al Ministero
dell’Economia e delle Finanze si arricchisce di una nuova funzione.
La nuova funzionalità innova la modalità di invio della documentazione di bilancio da parte di un ente,
così come approvata dal relativo organo decisionale, in precedenza effettuato tramite posta
tradizionale o posta elettronica (sia certificata che ordinaria). Viene nel contempo automatizzato il
processo di protocollazione ed assegnazione dei bilanci direttamente all’ufficio competente, tramite
un’integrazione con il sistema di protocollazione e gestione documentale del Dipartimento della
Ragioneria Generale dello Stato.
Si forniscono, pertanto, le istruzioni operative che dovranno essere utilizzate dagli enti già accreditati
al PORTALE )GF – BILANCIO ENTI e quelle riguardanti gli enti non ancora in possesso delle credenziali
di accesso a detto Portale.
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE NON ANCORA ACCREDITATE SUL PORTALE IGF – BILANCIO
ENTI
Gli enti e gli organismi pubblici non ancora in possesso delle credenziali di accesso accordato per gli
adempimenti relativi all’art. 15 della legge n. 196/2009, per gli invii inerenti la documentazione di
bilancio, dovranno recapitare all’indirizzo di posta elettronica [email protected] le loro
richieste di accreditamento contenenti l’indicazione del nominativo del referente con relativo codice
fiscale, nonché un indirizzo di posta elettronica istituzionale, non personale e non certificata, ma
riferita ad una unità organizzativa, ciò al fine di rendere le comunicazioni di servizio più efficaci.
AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE ACCREDITATE SUL PORTALE IGF – BILANCIO ENTI
Gli enti e gli organismi pubblici in possesso delle credenziali di accesso dovranno collegarsi
all’indirizzo http://portaleigf.tesoro.it, quindi sull’applicativo BILANCIO ENTI potranno individuare il
bilancio di cui s’intende trasmettere la relativa documentazione, accompagnata dalla lettera di
trasmissione.
Tramite l’icona presente nella colonna PROTOCOLLO DOCUMENTI DI BILANCIO tale documentazione
potrà essere inviata al Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria
Generale dello Stato – Ispettorato Generale di Finanza.
E’ il caso di specificare che l’unica operazione da effettuare è l’inserimento dei file, relativi alla
documentazione di bilancio, evidenziando che ogni invio sarà oggetto di protocollazione. E’
consigliabile l’invio di documenti in formato PDF. Il sistema in automatico, dopo alcuni minuti,
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Allegato 1
assegnerà il numero di protocollo che sarà visibile all’ente all’interno della stessa finestra utilizzata
per l’invio.
E’ importante segnalare come una volta confermata l’operazione di invio tramite click sul tasto allega
file non sarà più possibile bloccare il processo di invio documentale, protocollazione ed assegnazione
automatica, ne’ tantomeno richiedere a posteriori la cancellazione del file eventualmente inviato per
errore. L’unica opzione in caso di errore è rappresentata da un nuovo invio, per cui si raccomanda di
porre la massima attenzione nell’individuare il file corretto al momento della selezione tramite la
funzione sfoglia .
)l buon esito finale dell’operazione di invio sarà comunque attestato dal comparire, nella relativa
colonna a lato del nome del file inviato, del numero di protocollo con la rispettiva data di registrazione.
L’invio di elaborati differenti relativi allo stesso bilancio (ad es.: allegati) può avvenire anche in
momenti immediatamente successivi.
Per facilitare la corretta ed immediata identificazione del contenuto dei file inviati si raccomanda di
attribuire dei nomi il più possibile auto-esplicativi ai file stessi.
Si sottolinea che, in accordo con quanto disposto dal Codice dell’amministrazione digitale, tutti i file
inviati dovranno essere sottoscritti digitalmente mediante apposizione di firma digitale o firma
elettronica qualificata (art. 22, comma 1, del d. lgs. 7 marzo 2005, n. 82).
Il processo di invio degli elaborati relativi ad un determinato bilancio (ad esempio: bilancio di
previsione 2017) prevede tre stati differenti:
1.
2.
ISTRUTTORIA IN CORSO : l’ente ha inviato il documento relativo al bilancio;
RISPOSTA INVIATA :il Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria
Generale dello Stato – Ispettorato Generale di Finanza ha completato l’esame del bilancio ed ha
notificato gli esiti all’amministrazione vigilante o all’ente stesso;
3.
ACQUISITO AGLI ATTI : il Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento della Ragioneria
Generale dello Stato – Ispettorato Generale di Finanza ha completato l’esame del bilancio anche se nel
caso in questione non sono previste comunicazioni verso altre amministrazioni.
Ciascuno degli stati sarà identificato da una diversa icona in corrispondenza della colonna PROTOCOLLO
DOCUMENTI DI BILANCIO
.
Dei tre stati appena enunciati, solo il primo consente all’ente di integrare la documentazione inviando
ulteriori file. Nel caso degli stati RISPOSTA INVIATA o ACQUISITO AGLI ATTI , il fascicolo associato allo
specifico bilancio risulta invece essere chiuso e l’invio di ulteriori file da parte dell’ente non sarà più
consentito. Nel caso fosse necessario per l’ente aggiungere altra documentazione, l’esigenza potrà
essere segnalata all’Ufficio dell’Ispettorato Generale di Finanza di riferimento che richiederà al
personale di gestione applicativa (assistenza) la riapertura del fascicolo.
Indipendentemente dallo stato del fascicolo, tutti i documenti inviati in riferimento ad un determinato
bilancio saranno sempre visibili all’interno della finestra denominata PROTOCOLLO DOCUMENTI DI
BILANCIO
, comprese le risposte inviate dal Ministero dell’Economia e delle Finanze – Dipartimento
della Ragioneria Generale dello Stato – Ispettorato Generale di Finanza e dirette all’ente stesso. Al
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Allegato 1
contrario, nel caso in cui il destinatario della risposta non sia l’ente ma l’amministrazione vigilante, il
fascicolo risulterà nello stato RISPOSTA INVIATA ma la stessa non sarà visibile per l’ente che ha inviato
il bilancio.
Per una descrizione più puntuale e dettagliata delle nuove funzionalità si rimandano gli utenti alla
consultazione del manuale del sistema.
Nel caso fossero necessari ulteriori chiarimenti, il servizio di assistenza (attivabile dall’apposita
funzione presente sul PORTALE IGF - BILANCIO ENTI ) è a disposizione per fornire ogni utile supporto
tecnico.
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