AC01 – Acquisizione di beni e servizi

Manuale delle Procedure
ACQUISIZIONE DI BENI E SERVIZI
Codice procedura:
Revisione n°
Data revisione:
AC01
2
23-07-2013
MANUALE DELLE PROCEDURE
Sommario
1.
Scopo della procedura
2.
Glossario
3.
Strutture coinvolte
4.
Unità e Funzioni coinvolte
5.
Descrizione delle attività
5.1 Procedure di definizione dei fabbisogni, qualifica e selezione,
approvazione e verifica finale
5.2 Gestione archivio anagrafica fornitori
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PROCEDURA N. AC01
1. Scopo della procedura
Lo scopo della presente procedura è quello di definire e disciplinare, nel rispetto delle
norme giuridiche applicabili e dei principi di trasparenza e parità di trattamento, le
condizioni e le modalità per la stipulazione dei contratti per l’acquisto di beni e servizi.
Le tipologie di acquisti disciplinati dalla presente procedura sono a titolo esemplificativo
e non esaustivo:
- acquisto, noleggio, assistenza e manutenzione di impianti tecnologici, idraulici,
elettrici, di riscaldamento, di condizionamento e fornitura di relativo materiale;
- acquisto di generi di cancelleria, carta e accessori d’ufficio;
- spese relative ai servizi di pulizia e altri servizi attinenti la sede sociale;
- spese per la stampa e diffusione di documenti, spese per l’editoria, la stampa, la
realizzazione e la diffusione di pubblicazioni, spese per riprese televisive, filmati e
prodotti fotografici anche digitali e su supporto informatico;
- acquisto di libri, registri, riviste, giornali e pubblicazioni di vario genere, anche su
supporto informatico e multimediale, abbonamenti a periodici, a banche dati e ad
agenzie di informazione;
- spese per la partecipazione e l’organizzazione di conferenze, convegni, congressi,
riunioni, mostre, cerimonie, manifestazioni e ricorrenze, spese per informazione e
promozione di attività societarie;
- spese di rappresentanza;
- spese per servizi di lavoro interinale;
- spese per la formazione del personale;
- spese per polizze di assicurazione e fideiussioni;
- spese per il trasporto di persone e materiale vario, spedizioni, traslochi, carico e
scarico di materiali e immagazzinamento;
- acquisto, noleggio, installazione, manutenzione e riparazione di sistemi ed
apparecchi telefonici, apparati di telecomunicazione, sistemi di videoconferenza,
apparati fax, fotocopiatrici, apparecchi televisivi, impianti di ripresa e di
videoproiezione;
- spese per acquisto, noleggio, installazione, gestione, manutenzione e riparazione di
apparati, reti e sistemi informatici, materiale informatico di consumo, licenze di uso
del software, relativi aggiornamenti e canoni di manutenzione; nonché spese di
assistenza specialistica sistemistica e di programmazione dei sistemi informativi e
dei servizi volti a garantire la sicurezza dei dati.
2. Glossario
 AF&C – Amministrazione Finanza e Controllo
3. Strutture coinvolte
 Presidenza
 Direzione operativa
 Area operativa
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 Area AF&C
4. Unità e Funzioni coinvolte







Sviluppo territoriale
Sviluppo sostenibile
Unione Europea, Cooperazione internazionale e territoriale
Competitività dei sistemi economici
Società della conoscenza, lavoro, welfare
Controllo di gestione
Sistemi informativi
5. Descrizione delle attività
5.1 Procedure di definizione dei fabbisogni, qualifica e selezione, approvazione e
verifica finale
Definizione Fabbisogno
In sede di pianificazione progettuale e di definizione del budget o in corso d’anno, i
Responsabili d’Area, i Responsabili di Unità per i progetti di propria responsabilità,
presentano al Presidente ed al Direttore operativo le esigenze di acquisizione di
servizi, prodotti, lavori ed opere, indicando:
a. la tipologia (studio/ricerca/consulenza, ecc.);
b. la quantificazione di massima delle risorse finanziarie
c. il progetto al quale imputare la spesa.
Tali richieste vengono raccolte in un unico documento, aggiornabile in corso d’anno, e
definito “Programma acquisizione di beni e servizi”.
Con cadenza almeno biennale il Responsabile dell’area AF&C presenta al Presidente
e al Direttore operativo l’analisi dei costi sostenuti per la fornitura di beni e servizi
rientranti in tale procedura per tipologia di costo.
Selezione dei fornitori
a)
Procedura semplificata
Fino a 3.000,00 euro
Per l’affidamento e l’esecuzione di opere e lavori pubblici, servizi e forniture inferiori a
3.000,00 euro il Direttore operativo o il Responsabile dell’Area AF&C procedono con
l’affidamento sulla base di un’istruttoria tecnica da parte del Responsabile di Unità o di
Funzione.
Il Responsabile di Unità o di Funzione, definito l’importo e l’oggetto del contratto,
provvede ad individuare un fornitore, rispettando il principio di rotazione, per richiedere
un preventivo contenente:
 importo massimo di spesa;
 oggetto;
 condizioni contrattuali;
 termine, ovvero giorno e ora entro cui inviare il preventivo.
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PROCEDURA N. AC01
Ricevuto il preventivo, il Responsabile di Unità o di Funzione presenta la propria
istruttoria tecnica al Direttore operativo e/o al Responsabile dell’Area AF&C, che
autorizzano a procedere con l’affidamento.
Da 3.000,01 a 20.000,00 euro
Per l’affidamento e l’esecuzione di opere e lavori pubblici, servizi e forniture compresi
tra 3.000,01 euro e 20.000,00 euro il Presidente procede con l’affidamento sulla base
di un’istruttoria tecnica da parte del Responsabile di Unità o di Funzione e autorizzata
dal Direttore operativo o il Responsabile dell’Area AF&C.
Il Responsabile di Unità o di Funzione, definito l’importo e l’oggetto del contratto,
provvede ad individuare tre fornitori, rispettando il principio di rotazione, per richiedere
un preventivo contenente:
 importo massimo di spesa;
 oggetto;
 condizioni contrattuali;
 termine, ovvero giorno e ora entro cui inviare il preventivo.
Ricevuti i preventivi, il Responsabile di Unità o di Funzione presenta la propria
istruttoria tecnica al Direttore operativo e al Responsabile dell’Area AF&C, che
autorizzano a procedere con l’affidamento.
b) Procedura comparativa
Per l’acquisizione di beni e servizi di importo superiore a 20.000,00 euro e fino a
211.00,00 euro, la selezione della persona giuridica affidataria dell’incarico avviene per
mezzo di una procedura comparativa nel rispetto dei principi di trasparenza, rotazione,
parità di trattamento.
ERVET, rilevato il fabbisogno e definito l’importo massimo dell’incarico da affidare,
acquisisce 5 preventivi da imprese o persone giuridiche qualificate nell’ambito di attività
pertinenti all’incarico. L’analisi dei 5 preventivi deve avere ad oggetto tanto l’entità
dell’offerta economica, quanto la qualità del servizio proposto. La scelta dell’offerta
migliore è compiuta dal Direttore Operativo sulla base di un’istruttoria tecnica da parte
del Responsabile d’Unità/area/funzione, ovvero, quando l’incarico da attribuire rivesta
carattere di particolare complessità tecnica, da una Commissione da esso nominata.
Nel caso in cui sia complesso identificare a priori i potenziali offerenti del servizio da
affidarsi, la procedura comparativa può essere preceduta da un’indagine di mercato il
cui scopo principale è quello di valutare le competenze disponibili sul mercato e di
migliorare l’efficacia della successiva procedura comparativa. L’indagine di mercato
viene realizzata tramite pubblicazione sul sito istituzionale della società di un apposito
avviso.
Nella richiesta dei preventivi ERVET inviterà gli offerenti a precisare i seguenti elementi
che costituiranno oggetto di valutazione:
a) Modalità di realizzazione dell’incarico;
b) Competenze offerte per lo svolgimento della prestazione;
c) Compenso della prestazione.
La richiesta dei preventivi specificherà:
a. Tipologia e oggetto dell’incarico;
b. Requisiti e competenze richieste per lo svolgimento della prestazione;
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c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
Durata dell’incarico;
Natura dell’incarico e modalità di realizzazione del medesimo;
Compenso massimo della prestazione
Struttura organizzativa di riferimento e del relativo responsabile;
Termine per la presentazione delle offerte;
Termine di conclusione della procedura comparativa;
Luogo e termine della presentazione dell’offerta
L’avvio della procedura e gli esiti della sua conclusione sono pubblicati sul sito web
istituzionale.
Differenti forme di pubblicità saranno adottate nei casi in cui si è reso necessario da
espresse norme di legge.
5.2 Gestione archivio anagrafica fornitori
L’archivio anagrafico dei fornitori è gestito internamente dall’Amministrazione sul
sistema amministrativo contabile contenente l’elenco dei fornitori esistenti.
La responsabilità della gestione e dell’aggiornamento dell’anagrafico dei fornitori è
assegnata all’Amministrazione che annualmente esegue la verifica e pulizia dei dati
contenuti nel sistema amministrativo al fine di mantenerlo sempre aggiornato.
Le operazioni di modifica/eliminazione/inserimento di fornitori nuovi ed esistenti, è
svolta dall’Amministrazione su input dei budget holder.
Nel momento in cui il budget holder individua un nuovo fornitore, ne dà comunicazione
all’Amministrazione fornendo i dati da inserire in anagrafica. Tale inserimento non può
avvenire se non dopo aver ottenuto l’autorizzazione da parte del nuovo fornitore circa
la normativa sulla privacy. A tal fine, l’Amministrazione ha il compito di inviare la
documentazione necessaria al rilascio dell’autorizzazione circa la legge sulla privacy e
solo in seguito all’ottenimento del consenso, può procedere al suo inserimento in
anagrafica.
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