Nuovo Documento di Microsoft Word (2)

POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
Redatta
DIREZIONE
Verificata
DIRETTORE
Approvata
CDA
Versione n.
1.0
Del
31/07/2012
In vigore da
12/09/2012
Distribuita
DIREZIONE
PAG. 1 DI 18
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 2 DI 18
INDICE
1. STRUTTURA DEL DOCUMENTO
Pag. 3
2. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Pag. 4
3. REGOLAMENTAZIONE
Pag. 5
4. MONITORAGGIO E CONTROLLO
Pag. 9
5. INFORMATIVA PRIVACY VISITATORI
Pag. 10
6. FOGLIO NOTIZIE “SALERNO INCONTRA”
Pag. 13
7. REGISTRO VISITATORI
Pag. 14
8. ELENCO NOMINATIVI AUTORIZZATI ALL’ACCESSO
Pag. 15
9. CONTROLLO ACCESSO PERSONALE PULIZIE
Pag. 16
10. REGISTRO DIPENDENTI IMPRESA PULIZIA
Pag. 18
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 3 DI 18
1. STRUTTURA DEL DOCUMENTO
Il presente documento, che disciplina gli accessi agli uffici ed archivi delle sedi principali e
degli uffici periferici dell’Azienda Speciale della Camera per l’Economia Intertrade, è
articolato in 4 capitoli, in coerenza con le disposizioni di legge in materia.
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 4 DI 18
2. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE
Le indicazioni contenute in questo documento mirano alla riduzione dei rischi derivanti
dall’accesso di soggetti non autorizzati agli uffici ed archivi delle sedi principali e degli uffici
periferici dell’Azienda Speciale della Camera per l’Economia Intertrade.
Si richiama l’attenzione sul valore e sull’importanza strategica che riveste il patrimonio
delle informazioni nell’ambito delle funzioni e degli scopi statutari di Intertrade e sulla
necessità di adottare misure tecniche, organizzative e procedurali volte alla sua protezione
e salvaguardia da possibili intrusioni all’interno dei locali dell’Azienda Speciale.
Per i motivi sopraesposti, l’accesso e la permanenza all’interno degli uffici e degli archivi
delle sedi principali e degli uffici periferici dell’Azienda Speciale sono consentiti
esclusivamente negli orari di apertura delle stesse. Al di fuori di tali orari l’accesso e la
permanenza sono consentiti esclusivamente alle persone espressamente autorizzate.
Questa policy si applica a tutto il personale di Intertrade.
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 5 DI 18
3. REGOLAMENTAZIONE
3.1 VISITATORI
Si considerano “visitatori” coloro che non sono dipendenti o collaboratori che svolgono la
loro attività all’interno della struttura aziendale o membri degli organismi statutari di
Intertrade.
È fatto obbligo a tutti i visitatori la registrazione presso la reception della sede principale e
degli uffici periferici di Intertrade.
È compito del personale della reception la compilazione del Registro relativo ai visitatori
(denominato “Registro visitatori”), la cui identità è verificata attraverso la richiesta in visione
di idoneo documento d’identità.
Il personale della reception è tenuto a non produrre in nessun caso fotocopia dei
documenti di riconoscimento esibiti.
Ai fini del rispetto della privacy, i visitatori non devono avere accesso alle informazioni
contenute nel registro.
Il registro visitatori è conservato in apposito faldone denominato “ACCESSO UFFICI”.
Il tempo di conservazione dei dati raccolti nel “Registro visitatori” dovrà essere di 5 giorni
lavorativi dopodiché i dati dovranno essere distrutti.
Contestualmente alla registrazione, viene portato a conoscenza del visitatore il documento
“Informativa privacy visitatori” e consegnato un badge per visitatori.
I visitatori vengono accompagnati da un addetto alla reception di Intertrade in una sala
d’attesa oppure nella stanza dove è previsto l’incontro.
I visitatori, all’uscita, restituiscono il badge ed il personale della reception ne registra
l’uscita.
I visitatori non potranno lasciare alcun oggetto personale, presso al reception; tutti gli effetti
personali dovranno pertanto essere custoditi direttamente dall’interessato e/o depositati
presso il guardaroba.
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 6 DI 18
I fornitori o i corrieri che devono consegnare materiali (compresi i fornitori di generi di
conforto), devono attendere alla reception l'arrivo del personale incaricato oppure, previo
accordo, depositare presso la reception il materiale da consegnare.
Non si considerano visitatori altresì coloro che accedono per richiedere informazioni alla
reception. Inoltre, chiunque stazioni in attesa nell'atrio di ingresso, non deve registrare i
propri dati.
Il personale della reception non deve richiedere l'esibizione dei documenti ai visitatori
attesi dagli “addetti al cerimoniale”. A questi visitatori non deve essere consegnato il badge
per visitatori. Sarà cura della Direzione e/o degli “addetti al cerimoniale” l'accoglienza dei
visitatori all'ingresso.
Non sono da considerare visitatori altresì coloro che partecipano ad iniziative, eventi,
conferenze, ecc. organizzate all’interno degli spazi del Centro Congressuale Internazionale
“Salerno Incontra”. A tal fine, il personale della reception è tenuto a consultare il “Foglio
iniziative Salerno Incontra” elaborato e consegnato a cura della Direzione.
Sono da considerarsi visitatori coloro che accedono alle sedi principali e/o agli uffici
periferici di Intertrade per motivi diversi da quelli sopra esposti. A semplice titolo di
esempio sono da considerarsi visitatori il personale di società esterne addetto alla
installazione/manutenzione
dei
sistemi
software/hardware,
gli
addetti
alla
installazione/manutenzione dei sistemi di condizionamento, ecc.
3.2 PERSONE AUTORIZZATE
I dipendenti o i collaboratori che svolgono la loro attività all’interno della struttura aziendale
o i membri degli organismi statutari di Intertrade dovranno identificarsi se non conosciuti
come tali dal personale della reception. L’accesso è consentito se il nome compare nell’
“Elenco nominativi autorizzati all’accesso” fornito dalla Direzione.
Qualora il nome non comparisse nell’elenco suddetto, si applicano le procedure individuate
per i “visitatori” di cui al punto 2.1 del presente documento.
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 7 DI 18
Nei giorni di chiusura e/o festivi l’ingresso negli uffici dei dipendenti o dei collaboratori che
svolgono la loro attività all’interno della struttura aziendale dovrà preventivamente essere
autorizzato dalla Direzione.
3.3 IMPRESE DI PULIZIE
Al fine del rispetto della normativa sulla privacy (artt. 31 e seg. – D. Lgs 196/03 ed Allegato
B – Disciplinare tecnico), le imprese di pulizie sono soggette alla regolamentazione di cui
al presente punto.
Ai fini di disciplinare l’accesso agli uffici da parte delle imprese di pulizie sono previsti i
seguenti documenti:
-
Sottoscrizione del documento “controllo accesso personale pulizie”: il documento
definisce le regole per l’accesso e lo smaltimento per il materiale cartaceo, gli
impegni ed i divieti finalizzati al rispetto della normativa sulla privacy.
-
Tale documento deve essere fatto sottoscrivere dall’impresa di pulizie ed archiviato
unitamente al contratto regolante il servizio di pulizie.
-
Elenco nominativi imprese di pulizie: il documento, debitamente compilato e
sottoscritto dall’impresa di pulizie, deve essere allegato al precedente e consente
l’individuazione delle persone che hanno accesso agli uffici ai fini autorizzatori. Tale
documento deve essere archiviato unitamente al contratto regolante il servizio di
pulizie.
-
Registro dipendenti impresa pulizie: il documento deve essere compilato a cura dei
dipendenti delle imprese di pulizie che accedono agli uffici, in occasione di ogni
accesso.
-
Il registro deve essere presentato a cura del personale della reception e compilato
dagli addetti alle pulizie e conservato nel faldone “ACCESSI UFFICI”. Sarà cura del
personale della reception ritirare ed archiviare il registro al termine delle operazioni
di pulizia.
-
Unitamente al registro deve essere esposta la lettera “Informativa privacy visitatori”
al fine di rendere le informazioni previste dalla normativa sulla privacy.
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
-
PAG. 8 DI 18
L’“informativa privacy visitatori” dovrà essere sempre esposta unitamente al
“registro dipendenti impresa pulizie”.
-
Il tempo di conservazione dei dati raccolti nel “registro dipendenti impresa di pulizie”
dovrà essere di 5 giorni lavorativi dopodiché dovranno essere distrutti.
Qualora le pulizie avvengano in orario di chiusura degli uffici l’“informativa privacy
visitatori” ed il “registro dipendenti impresa di pulizie” dovranno essere preventivamente
esposti ed in posizione ben visibile sulla scrivania della reception.
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 9 DI 18
4. MONITORAGGIO E CONTROLLO
È responsabilità della Direzione organizzare il necessario controllo affinché si assicuri il
rispetto di questa policy da parte del personale di Intertrade.
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 10 DI 18
5. INFORMATIVA PRIVACY VISITATORI
1. Premessa
Ai sensi dell’art. 13 del D.Lgs. n. 196/2003 - “Codice in materia di protezione dei dati
personali” (di seguito denominato “Codice”), Intertrade – Azienda Speciale della Camera
per l’Economia – CCIAA di Salerno, in qualità di “Titolare” del trattamento, è tenuta a
fornirle informazioni in merito all’utilizzo dei suoi dati personali.
2. Fonte dei dati personali
La raccolta dei suoi dati personali viene effettuata registrando i dati da lei stesso forniti,
in qualità di interessato, al momento dell’accesso ai locali di Intertrade.
3. Finalità del trattamento
I dati personali sono trattati esclusivamente per finalità di sicurezza e di tutela del
patrimonio e delle persone nei locali di Intertrade.
4. Modalità di trattamento dei dati
In relazione alle finalità descritte, il trattamento dei dati personali avviene mediante
strumenti manuali o informatici, con logiche strettamente correlate alle finalità sopra
evidenziate e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati
stessi.
Adempiute le finalità prefissate, e trascorsi 5 giorni dalla raccolta, i dati verranno
cancellati o trasformati in forma anonima.
5. Facoltatività del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati è facoltativo, ma in mancanza non sarà possibile consentirle
l’accesso ai locali di Intertrade.
6. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne
a conoscenza in qualità di Responsabili o Incaricati
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 11 DI 18
Salva la possibilità di consultazione da parte della competente Autorità Giudiziaria o di
Polizia, i suoi dati personali potranno essere conosciuti esclusivamente dal personale di
Intertrade individuato quali Incaricato del trattamento.
Esclusivamente per le finalità previste al paragrafo 3 (Finalità del trattamento), possono
venire a conoscenza dei dati personali società terze fornitrici di servizi per Intertrade,
previa designazione in qualità di Responsabili del trattamento e garantendo il medesimo
livello di protezione.
7. Diritti dell'Interessato
La informiamo, infine, che la normativa in materia di protezione dei dati personali
conferisce agli Interessati la possibilità di esercitare specifici diritti, in base a quanto
indicato all’art. 7 del “Codice” che qui si riporta:
1.L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali
che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma
intelligibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
a) dell’origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti
elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato
ai sensi dell’art. 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere
comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato
nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L’interessato ha diritto di ottenere:
a) l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei
dati;
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 12 DI 18
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in
violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in
relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a
conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono
stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile
o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto
tutelato.
4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché
pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale
pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di
comunicazione commerciale.
8. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali di cui alla presente Informativa è:
INTERTRADE Azienda Speciale della Camera per l'Economia
Camera di Commercio Industria Artigianato e Agricoltura
via Roma,29 84121 Salerno
Tel: 0892786111 - Email: [email protected]
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 13 DI 18
6. FOGLIO INIZIATIVE “SALERNO INCONTRA”
Il giorno (data) _____________________________________________________________
Presso la sala/suite __________________________________________________________
Dalle ore ____________________________ alle ore _______________________________
Si svolgerà l’evento: _________________________________________________________
Organizzato da _____________________________________________________________
Referente ___________________________________ Tel. __________________________
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 14 DI 18
7. REGISTRO VISITATORI
Giorno ________________________
Cognome e
Nome
Ora Entrata
Tipo Documento e
Numero
Persona/Ufficio cercata/o
N° Badge
Ora Uscita
Note
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
8. ELENCO NOMINATIVI AUTORIZZATI ALL’ACCESSO
Aggiornato al __________________
N°
1)
2)
3)
…
Cognome
Nome
Status
PAG. 15 DI 18
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 16 DI 18
9. CONTROLLO ACCESSO PERSONALE PULIZIE
Spettabile __(Nome Ditta Pulizie)__
Come noto, il D.Lgs. n.196/2003 recante il cosiddetto “Codice della Privacy”, tra l’altro,
prevede l’obbligo di adottare specifiche misure minime di sicurezza poste a tutela dei
trattamenti dei dati personali.
Tra gli obblighi è previsto anche quello - in determinate circostanze - della "identificazione
e registrazione dei soggetti ammessi agli archivi dopo l’orario di chiusura". Infatti, la
protezione delle archiviazioni è estesa alla custodia e conservazione di ogni atto e
documento cartaceo contenente dati personali particolari riferiti a soggetti fisici e giuridici.
In ottemperanza agli obblighi imposti dal predetto D. L.vo abbiamo la necessità di
conoscere i soggetti che accedono nei locali ove sono risposti gli archivi.
Conseguentemente, vogliate cortesemente comunicarci preventivamente le generalità dei
Vs. abituali addetti e/o dipendenti che saranno deputati alle operazioni di pulizia dei nostri
locali di Via Roma, 29 - Salerno e ciò anche al fine di consentirci di predisporre idonea
autorizzazione all’accesso all’immobile ed ai locali di archivio. Analogamente, vogliate
comunicarci eventuali variazioni dei soggetti addetti alle operazioni di pulizia che saranno
avviati presso l’Azienda Speciale.
Ai fini dei controlli e delle responsabilità civili e penali connessi alla violazione delle norme
contenute nel decreto, sarà predisposto un “Registro dipendenti impresa pulizia” che dovrà
essere compilato a cura dei Vs. abituali addetti e/o dipendenti che accedono agli uffici, in
occasione di ogni accesso.
Le persone autorizzate dovranno limitarsi alle sole attività di pulizia.
Vogliate dare istruzione ai Vs. addetti e/o dipendenti che ogni qualsivoglia materiale
cartaceo e/o supporto asportato, destinato allo smaltimento dei rifiuti, dovrà essere riposto
con cura negli appositi sacchi di plastica e tali sacchi dovranno essere chiusi in maniera
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 17 DI 18
che gli atti e i documenti in essi contenuti non possano, nemmeno accidentalmente,
fuoriuscire.
Vogliate dare istruzione ai Vs. addetti e/o dipendenti dall’astenersi di effettuare ogni
qualsivoglia apertura di plichi dei quali accidentalmente dovessero avere disponibilità e,
nell’ipotesi in cui, accidentalmente, dovessero avere notizia di dati contenuti in cartelle
vogliate dare istruzioni circa l’obbligo del più assoluto riservo, con divieto di diffusione o
comunicazione di qualsivoglia notizia e/o dato dei quali dovessero venire a conoscenza
anche se attraverso l’ascolto accidentale di colloqui.
Vogliate dare istruzione ai Vs. addetti e/o dipendenti di adottare un comportamento
particolarmente diligente, specie in riferimento ai seguenti doveri:
-
osservare la massima discrezione qualora si venga in contatto con documenti della
azienda, di qualunque tipo, come ad esempio: lettere o appunti o pratiche o fax, che
possono trovarsi sulle scrivanie, o qualunque altro tipo di documentazione che
possa trovarsi accidentalmente fuori posto, evitando di leggere documenti relativi
all'attività aziendale, tanto meno fotocopiarli, né divulgare in qualsiasi maniera
informazioni di cui si possa casualmente esser venuti a conoscenza;
-
divieto assoluto di utilizzare le attrezzature della azienda (computer, fax,
fotocopiatrici, telefoni, ecc.);
-
accedere agli archivi societari unicamente per il tempo necessario ad effettuare le
pulizie.
Infine, vogliate istruire i Vs. addetti delle responsabilità anche di natura penale di diffusione
di notizie riservate.
Distinti saluti.
Data, ____________
Il Responsabile del trattamento
_________________________________
Per ricevuta ed accettazione _________________ (Data e Firma della Ditta )
POLICY
ACCESSO AGLI UFFICI/ARCHIVI
PAG. 18 DI 18
10. REGISTRO DIPENDENTI IMPRESA PULIZIA
Giorno ________________________
Cognome e Nome
Ora Entrata
Firma
Ora Uscita
Firma