messaggistica all`utente

MESSAGGISTICA
ALL’UTENTE
Manuale per l’operatore
rev. 01 - marzo 2009
COME USARE IL PROGRAMMA PER LA MESSAGGISTICA
Premessa
Il programma è stato sviluppato per gestire tre tipi di funzione:
a) invio di avviso di documento prenotato disponibile per il ritiro
b) invio di messaggi a gruppi di utenti
c) invio di avviso di scadenza prestito
Il programma dialoga direttamente con Q-Series per ottenere le informazioni su prestiti
e utenti, e con una piattaforma per l’invio di messaggi.
I tipi di messaggi gestiti sono:
a) email
b) sms (comprese le ricevute di consegna)
c) messaggio nell’area personale dell’utente in Q (in automatico, senza intervento
dell’operatore)
COSA BISOGNA FARE PRIMA DI INIZIARE A UTILIZZARE IL PROGRAMMA
a) comunicare ad Alessandro Colombo un indirizzo email della biblioteca che risulterà
il mittente dei messaggi inviati all’utente. Questa casella di posta dovrà essere
controllata quotidianamente, per gestire eventuali risposte dell’utente.
b) organizzarsi per chiedere agli utenti di lasciare il proprio indirizzo email e il numero
di cellulare
Per collegarsi
a) aprire il browser internet (explorer, mozilla...)
b) collegarsi alla pagina: http://www.fondazioneperleggere.it/sms (oppure, nelle
biblioteche in cui questo link non funziona: http://192.168.10.3/sms). Apparirà la
seguente schermata:
c) utilizzare come login la stessa che usate per entrare in Q.
Maschera principale (Home)
Se la login è andata a buon fine, vi comparirà la seguente schermata:
La schermata si presenta come quella di un client di posta elettronica. Consente di
vedere:
a) i messaggi inviati nella giornata
b) la posta in uscita (cioè in attesa di invio)
c) la posta già inviata in precedenza
L’operatore accede all’applicativo come appartenente al gruppo della sua biblioteca
e può vedere tutte le operazioni effettuate dai colleghi.
La schermata iniziale visualizza anche il residuo crediti sms della biblioteca: quando
i crediti vanno a zero non è più possibile l’invio degli sms. Per ottenere nuovi crediti
è necessario rivolgersi alla segreteria della Fondazione (Massimiliano Spinello).
Funzioni disponibili nella schermata iniziale:
invia: cliccando su questo link il programma invia tutti i messaggi in attesa, email e
sms
scarica ricevute sms: cliccando su questo link il programma scarica le ricevute di
consegna degli sms inviati e ne aggiorna lo stato
chiusura sessione: serve per uscire dal programma. cliccando su questo link il
programma torna alla schermata d’accesso
INVIO DI AVVISI DI DOCUMENTO PRENOTATO DISPONIBILE PER IL RITIRO
Questa sezione della procedura vi guiderà nell’invio di avvisi di disponibilità, da utilizzare
quando arrivano in biblioteca i documenti richiesti dall’utente.
Per inviare gli avvisi di disponibilità, cliccare su AVVISI nel menù principale. Comparirà la
seguente schermata:
Il programma si posiziona in automatico sulla modalità di invio email (predefinita); è
tuttavia possibile passare alla modalità invio sms cliccando sulla casella tonda
corrispondente.
PROCEDURA:
Prendere dalla cesta dell’interprestito i documenti a uno a uno e procedere nella
seguente maniera:
a) dividere i cedolini che riportano il simbolo XXX dagli altri: il simbolo indica che
l’utente non ha lasciato ne cellulare ne indirizzo email. Queste persone dovranno
essere avvisate con le modalità consuete;
b) leggere il barcode utente sul cedolino con la penna ottica: il programma carica i dati
dell’utente in una nuova schermata; il cursore si posiziona sul campo documento
c) leggere il barcode del documento: il programma copia il messaggio nell’area
inferiore della pagina.
d) cliccare su invia (sia nelle email sia negli sms) per inviare tutti i messaggi in un
colpo solo.
NOTA BENE 1: il programma si comporta diversamente in base ai dati in nostro possesso:
a) se l’utente ha solo l’indirizzo email, il programma copia il messaggio
nell’elenco delle email da inviare;
b) se l’utente ha sia l’indirizzo email sia il numero di cellulare, il programma
è impostato per copiare il messaggio nell’elenco delle email ma
l’operatore può decidere di inviare anche un sms cliccando su aggiungi
sms
c) se l’utente ha solo il numero di cellulare il programma copia il messaggio
nell’elenco sms da inviare
NOTA BENE 2: se prima di inviare voglio eliminare uno o più messaggi dalla lista, è
sufficiente cliccare sulla crocetta rossa che compare a sinistra di ogni
messaggio.
NOTA BENE 3: se un utente non ha ne cellulare ne email il programma mi avverte:
- se ho la possibilità di registrare i dati (o di modificarli, ad esempio per
correggere un dato esistente) posso farlo subito – senza entrare in Q –
cliccando su Modifica;
- se voglio proseguire, devo cliccare sul bottone arancione Annulla.
Il programma visualizza anche alcune informazioni sull’utente: multe,
messaggi, note.
NOTA BENE 4: se nella cesta ci sono più libri di un medesimo utente e non voglio tornare
a leggere il barcode sul cedolino, posso cliccare sul bottone arancione
Utente precedente per visualizzare i dati dell’utente.
NOTA BENE 5: il programma invia un messaggio per ogni documento: non è possibile
accorpare più documenti in un solo messaggio.
RICERCHE SU MESSAGGGI INVIATI
Questa sezione della procedura vi guiderà nella ricerca dei messaggi che avete inviato,
che può rendersi necessaria in caso di contestazioni o verifiche.
Per visualizzare l’elenco dei messaggi inviati dalla propria biblioteca, , cliccare su INVIATI
nel menù principale. Comparirà la seguente schermata:
Sono state previste 3 modalità di ricerca:
Documento:
Utente:
Messaggi:
TESTI DEI MESSAGGI INVIATI
I testi dei messaggi sono predefiniti per tutte le biblioteche. Cambiano solo le informazioni
relative a:
a)
biblioteca che spedisce
b)
utente che riceve
c)
documento
SMS (testo predefinito, lunghezza max, 160 caratteri):
Gentile NOME COGNOME, la biblioteca di NOME ti informa che il doc. TITOLO è
disponibile per il ritiro fino al GG/MM
EMAIL e MESSAGGIO SU DESKTOP DI Q (testo predefinito):
Gentile NOME COGNOME, la biblioteca di NOME ti informa che il doc. TITOLO E
DATI BIBLIOGRAFICI è disponibile per il ritiro fino al GG/MM/AAAA.
In caso di impossibilità a ritirare entro i termini previsti, contatta la biblioteca di
NOME per evitare che il doc. sia restituito alla biblioteca proprietaria o prestato ad
altri lettori.