Panoramica di Lexmark Document Portal

Document Portal
Document Portal
Lexmark™ Document Portal consente di utilizzare i moduli nell'azienda. Sullo schermo a
sfioramento, selezionare i documenti e premere Avvio.
Document Portal è una soluzione software che offre la possibilità di memorizzare ed
elaborare i moduli prestampati su richiesta. Questa soluzione elimina la necessità di avere
notevoli quantità di moduli prestampati a disposizione.
Document Portal è composto dai seguenti elementi:
• Software Document Server
• Strumento per l'utente Document Portal
• Strumento di amministrazione Document Portal
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
1
Document Portal
Document Portal
2
Che cos'è un modulo?
Esistono due tipi di moduli in Document Portal:
• Moduli standard – Si tratta di file PDF standard che è possibile associare a uno script
per l'elaborazione (stampa, fax, e-mail o archivio).
• FormSet – Si tratta di file PDF in grado di unire dati provenienti da una fonte esterna,
ad esempio un database, un flatfile e così via. Si supponga ad esempio di lavorare in
uno studio legale e di ricevere un modulo in cui viene richiesto il numero di una causa
(fornito dallo script associato). Quando si immette il numero, il modulo viene
automaticamente compilato con il nome e il numero di previdenza sociale del cliente
(che lo script rileva dal database).
Questa funzione è definita Autocompilazione.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
Uso di Document Portal
Document Portal include due elementi separati: un'interfaccia utente che consente di
selezionare ed elaborare i moduli e uno strumento di amministrazione che ne consente la
gestione.
Strumento per l'utente
L'interfaccia utente comprende alcuni elementi chiave:
• Individuazione di un modulo mediante categorie
• Informazioni sul modulo
• Elaborazione di un modulo
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
3
Document Portal
Document Portal
4
Individuazione di un modulo mediante categorie
È possibile individuare un modulo effettuando una ricerca in base alla categoria. Le categorie
costituiscono un metodo di raggruppamento dei moduli che presentano caratteristiche
comuni e vengono create dall'amministratore.
Le categorie contenenti dei moduli vengono visualizzate in nero mentre quelle senza moduli
disponibili appaiono in grigio e non possono essere selezionate.
È possibile visualizzare più categorie per volta.
Nota: Il numero di categorie è illimitato. Se una categoria contiene un solo
modulo, questo è selezionato per impostazione predefinita. Se sono
disponibili più moduli, non ne è selezionato alcuno.
Informazioni sul modulo
Dopo aver selezionato un modulo specifico, vengono visualizzate le informazioni seguenti:
•
•
•
•
•
•
Miniatura - una miniatura del modulo
Nome del modulo - nome del modulo
Numero del modulo - numero del modulo
Revisione - data dell'ultima revisione
Sommario - breve descrizione del modulo
Numero di pagine - numero di pagine del modulo
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
5
Nota: Se non è stata effettuata alcuna revisione del modulo, nel campo
Revisione viene visualizzata la dicitura "Modulo originale". Se il modulo è
stato modificato rispetto al momento in cui è stato aggiunto al sistema, nel
campo Revisione viene visualizzato #<numero di revisione> (data e ora
della revisione). Ad esempio, se un modulo è stato modificato una volta
rispetto a quando è stato aggiunto al sistema, il campo Revisione conterrà
i seguenti dati: #1 (18/01/02 15:09).
Elaborazione di un modulo
Per avviare l'elaborazione di un modulo, selezionare il modulo, il numero di copie, la casella
di controllo per la compilazione automatica (se il modulo la supporta), quindi premere Avvio.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
6
Strumento di amministrazione
Lo strumento di amministrazione è l'interfaccia utente che consente di gestire il chiosco e
viene eseguito tramite un browser (Internet Explorer 5.5 o versione successiva).
Lo strumento di amministrazione viene utilizzato per le seguenti operazioni:
•
•
•
•
•
•
Gestione dei moduli
Gestione degli script
Gestione dei chioschi
Gestione delle categorie
Rapporti
Preferenze
Connessione
Poiché l'amministratore è responsabile della gestione del sistema Document Portal, sono
necessari un account e una password di accesso per utilizzare lo strumento. Il prodotto viene
fornito con un account predefinito di admin e una password di admin, che devono essere
modificati dopo l'installazione del prodotto. È possibile effettuare tale operazione utilizzando
la scheda Preferenze.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
7
Gestione dei moduli
È possibile aggiungere, eliminare e modificare i moduli selezionando la scheda "Moduli".
Aggiunta di un modulo
Per aggiungere un modulo a un chiosco, selezionare la scheda Moduli. Viene quindi
visualizzato l'elenco dei moduli al momento disponibili sul sistema. Per aggiungere un
modulo, fare clic su Aggiungi.
Quando viene aggiunto un modulo, sono disponibili tre sezioni:
• Informazioni sul modulo
• Categorie
• Impostazioni della stampante
Informazioni sul modulo
Specificare tipo, file, nome, numero, parole chiave, script, script AF (per i FormSet) e
sommario relativi a un modulo specifico. Solo il file e il nome del modulo sono obbligatori.
Categorie
Raggruppare una serie di moduli in una categoria. Non è necessario associare un modulo a
una categoria. I moduli possono essere associati a più di una categoria.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
8
Impostazioni della stampante
Se si desidera stampare un modulo specifico, impostare le opzioni predefinite della
stampante.
Modifica di un modulo
Selezionare la scheda Moduli. Per modificare un particolare modulo, selezionarlo nell'elenco;
nella parte destra ne vengono visualizzate le informazioni correnti.
Eliminazione di un modulo
Selezionare la scheda Moduli. Selezionare il modulo che si desidera eliminare e fare clic su
Elimina.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
9
Gestione degli script
Gli script vengono creati tramite il software Lexmark Workflow Composer e vengono utilizzati
per elaborare i moduli (stampa, fax, e-mail e così via). È possibile aggiungere ed eliminare gli
script nonché associarli a moduli del proprio chiosco.
Aggiunta di uno script
Dopo aver creato uno script tramite Workflow Composer, è possibile aggiungerlo al chiosco.
Selezionare la scheda Script e fare clic su Aggiungi.
Eliminazione di uno script
Uno script può essere eliminato dal server Document Portal se non è associato a altri moduli
o a file FormSet.
Associazione di uno script a un modulo
È possibile eseguire l'associazione di uno script a un modulo mentre il modulo o il file
FormSet viene aggiunto nella scheda Moduli. Per informazioni sull'associazione di script a
moduli o file FormSet, consultare la Guida all'amministrazione di Document Portal.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
10
Gestione dei chioschi
È possibile aggiungere, modificare ed eliminare i chioschi dalla rete.
Aggiunta di un chiosco
Per aggiungere un chiosco:
1 Selezionare la scheda Chioschi. Viene visualizzato un elenco dei chioschi al
momento disponibili sul sistema.
2 Per aggiungere un chiosco, fare clic su Aggiungi.
Per impostazione predefinita, il nome dell'icona relativa al chiosco è impostato su "Moduli". È
possibile modificare il valore predefinito utilizzando la scheda Preferenze.
Modifica di un chiosco
Per modificare un chiosco, selezionare la scheda Chioschi e scegliere dall'elenco il chiosco
da modificare; nella parte destra della schermata ne vengono visualizzate le informazioni
correnti.
Eliminazione di un chiosco
Per eliminare un chiosco dal sistema, selezionarlo e fare clic su Elimina.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
Aggiunta di licenze del chiosco
La scheda Chioschi consente di visualizzare il numero totale delle licenze disponibili per il
chiosco. Per aggiungere più licenze, fare clic su Licenze.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
11
Document Portal
Document Portal
12
Gestione delle categorie
Una categoria è una modalità di raggruppamento dei moduli. È possibile, ad esempio,
raggruppare tutti i moduli da 401K nella categoria "Vantaggi". Le principali operazioni di
gestione sono l'aggiunta, la modifica e l'eliminazione di categorie di moduli.
Aggiunta di una categoria
Per aggiungere una categoria al sistema del chiosco, selezionare la scheda Categorie. Viene
visualizzato un elenco delle categorie al momento disponibili sul sistema. Per aggiungere
una categoria, fare clic su Aggiungi.
Quando si aggiunge una categoria, è necessario specificarne il nome. È inoltre possibile
specificare i moduli contenuti in questa categoria nonché i chioschi che dispongono
dell'accesso.
Modifica di una categoria
Per modificare una categoria, selezionare la scheda Categorie. Scegliere la categoria
nell'elenco visualizzato; nella parte destra della schermata vengono visualizzati i campi
modificabili contenenti informazioni correnti sulla categoria prescelta.
Eliminazione di una categoria
Per eliminare una categoria dal sistema, selezionarla e fare clic su Elimina.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
13
Rapporti
È il metodo che consente di tenere traccia dell'uso dei Document Portal. Ogni volta che si
invia un modulo, vengono raccolte diverse informazioni (ad esempio, il modulo inviato con
maggiore frequenza, il chiosco maggiormente utilizzato e così via) che consentono di
allocare le risorse dove sono più necessarie.
Per visualizzare un report, selezionare il report e l'intervallo temporale desiderati. Alcuni
report consentono di specificare ulteriori informazioni (ad esempio un modulo o un chiosco
particolare).
È inoltre possibile esportare le informazioni di report in un file. Per eseguire tale operazione,
fare clic su Esporta report.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal
Document Portal
Document Portal
14
Preferenze
Questa scheda consente all'amministratore di:
•
•
•
•
•
•
modificare le informazioni sull'account
selezionare le impostazioni predefinite della stampante
impostare lo script predefinito
impostare alcune opzioni di debug
impostare il nome predefinito del chiosco
impostare il numero di giorni durante i quali un modulo viene considerato nuovo o
aggiornato
Lo strumento di amministrazione consente di impostare il numero di giorni, tra 1 e 31, per il
quale un modulo viene considerato nuovo o aggiornato.
www.lexmark.com
Panoramica su Document Portal