Foglio elettronico - Facoltà di Scienze Politiche
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Foglio elettronico - Facoltà di Scienze Politiche
Excel Excel Facoltà di Scienze Politiche Dipartimento di Ricerche Economiche e Sociali Foglio elettronico 1 Foglio elettronico È un programma che elabora dati di qualsiasi genere. È uno strumento essenziale, versatile usato in casa e in ufficio. Rende più espressivi e chiari i nostri dati rappresentandoli sotto forma di grafici e tabelle 2 Excel Foglio elettronico Tipico del foglio elettronico è il ricalcolo automatico che permette di propagare dinamicamente ai dati correlati qualsiasi modifica fatta. L’inserimento e la modifica dei dati avrà effetto immediato su tutto il foglio elettronico. Il dato modificato Il nuovo totale Le nuove % Il dato modificato I nuovi totali 3 Foglio elettronico Un’altra caratteristica del foglio di calcolo è la possibilità di utilizzare le operazioni create per l’analisi di dati diversi. 4 Excel 1 – Per iniziare 5 1.1 - Primi passi con il foglio elettronico 6 Excel 1.1.1 - Aprire un programma di foglio elettronico. Barra di Office Programmi Per aprire Excel premere Start, selezionare Programmi ed infine Microsoft Excel. In alternativa dalla barra di Office premere sul pulsante Excel. Sullo schermo apparirà la finestra della cartella di lavoro. Excel Pulsante Star Microsoft Excel 7 La cartella e i fogli di lavoro Per lavorare con il foglio elettronico dobbiamo tenere presenti tre unità fondamentali: Ø la cartella, che costituisce un’unica unità informativa memorizzata su disco e che può a sua volta contenere più fogli di lavoro. La cartella di lavoro è il file con estensione .xls dove si elaborano e si memorizzano i dati. È possibile immettere, modificare ed elaborare dati provenienti dai diversi fogli. Ø il foglio, cioè il piano di lavoro formato da celle, righe e colonne; Ø la cella, ovvero la minima unità indirizzabile, destinata a contenere numeri, stringhe, formule, comandi. 8 Excel Dimensioni Il foglio elettronico ci consente di operare su tre dimensioni: 1. orizzontale (le righe del foglio); 2. verticale (le colonne del foglio); 3. profondità (la sequenza degli n fogli compongono un unico file, la nostra cartella). che 9 Barra dei menu Barra della formula Colonne Cella Foglio attivo Pulsanti di scorrimento delle schede Barre di scorrimento } Pulsanti di scorrimento Barra del titolo Barre degli strumenti Casella nome Righe Pulsante seleziona tutto Finestra della cartella di lavoro Schede dei fogli di lavoro Barra di stato 10 Excel Schede dei fogli, foglio di lavoro attivo, barre e pulsanti di scorrimento I nomi dei fogli vengono visualizzati nelle schede dei fogli (parte inferiore destra della finestra). La scheda evidenziata in bianco, è il foglio di lavoro attivo. Per spostarsi su un altro foglio e renderlo quindi attivo bisogna premere sul suo nome riportato nella scheda foglio. Scheda foglio Le barre e i pulsanti di scorrimento ci permettono di spostarci all’interno del foglio. Barre di scorrimento Pulsanti di scorrimento 11 Pulsanti di scorrimento delle schede I pulsanti di scorrimento delle schede, posti sul lato sinistro delle schede dei fogli, servono per far scorrere e visualizzare le schede dei fogli contenuti nella cartella. Selezionando con il tasto destro del mouse uno qualsiasi dei pulsanti si apre una lista che riporta i nomi delle schede presenti, da cui possiamo scegliere quella su cui si desidera spostarsi (rendere attiva). Pulsanti di scorrimento delle schede Lista delle schede Tasto destro del mouse 12 Excel Spostarsi sul foglio Per spostarci sul foglio possiamo utilizzare anche i tasti: Ø Tasti cursore (freccia); Ø Home ci porta alla prima colonna (A) della stessa riga; Ø Ctrl + tasti cursore (freccia) alla prima/ultima riga (freccia orizzontale sinistra/freccia orizzontale destra) o prima/ultima colonna (freccia verticale in alto/freccia verticale in basso); Ø Pagsu o Paggiù una pagina in alto o una pagina in basso. Tasti cursore (freccia) 13 Barra della formula e Casella nome La barra della formula (tipica di Excel) visualizza il contenuto della cella attiva. La casella nome visualizza le coordinate o il nome della cella attiva. Casella nome Barra della formula 14 Excel Barre degli strumenti e Pulsante seleziona tutto Le barre degli strumenti ci consentono di accedere, rapidamente con un semplice clic, alle voci presenti all’interno dei menu. Il pulsante seleziona tutto, seleziona tutte le celle del foglio attivo. Seleziona tutto Barre degli strumenti 15 Da ricordare Ricordiamoci che EXCEL mette a disposizione metodi differenti per eseguire le stesse operazioni. 16 Excel Colonne e righe Il foglio di lavoro attivo è formato da una griglia ed è delimitato superiormente da una successione di lettere (dalla A alle lettere IV) che individuano le 256* colonne e a sinistra da una serie verticale di numeri (dal numero 1 al numero 65.536) che individuano le 65.536* righe. * Versione 2003 17 Intestazioni di colonna e di riga La colonna è costituita da una serie di celle verticali. Viene identificata dalle lettere poste nell’intestazione superiore della griglia. Intestazione di riga Intestazione di colonna La riga è costituita da una serie di celle orizzontali. Viene identificata dal numero posto nell’intestazione verticale sinistra della griglia. 18 Excel La cella L’intersezione di una riga con una colonna viene chiamata cella. La cella viene identificata in maniera univoca dal nome della colonna seguito dal numero di riga. Le celle possono contenere dati, testo e formule. Una cella selezionata o attiva viene visualizzata con un bordo più spesso. Nome delle colonne Celle Numero della riga Cella attiva 19 Spostarsi su una cella Per spostarsi su una cella si può utilizzare: Ø Nella casella nome digitare l’indirizzo della cella (es. B34) e premere INVIO; Ø Dal menu Modifica selezionare la voce Vai a… Nella finestra di dialogo Vai a… digitare nella casella Riferimento l’indirizzo della cella premere infine il pulsante Ok; ØIl tasto TAB (spostamento orizzontale); Ø Il tasto INVIO (spostamento verticale); ØLe quattro frecce (in qualsiasi direzione); Ø Il mouse (clic su un’altra cella). Tasto Tab Tasti cursore (freccia) Tasto Invio Invio 20 Excel 1.1.2 - Aprire una cartella di lavoro esistente. Fare delle modifiche e salvare. Per aprire una cartella esistente premiamo sul pulsante Apri situato sulla barra degli strumenti o in alternativa dal menu File selezioniamo la voce Apri… Nella finestra di dialogo Apri Apri, individuato e selezionato il file da aprire (su Hard disk, sull’unità floppy, ecc.), premiamo sul pulsante Apri. Pulsante di selezione della posizione (Cartella, rete, dischetto, ecc.) dove è memorizzato il file. Pulsante Apri della finestra di dialogo Pulsante Apri della barra degli strumenti Per visualizzare sulla nostra finestra un file che non ha estensione .xls bisogna selezionare dal menu a tendina TIPO FILE: la voce Tutti i file(*.*) 21 Modificare, cancellare il contenuto della cella Per modificare il contenuto di una cella, bisogna: 1) selezionare la cella (o con il mouse, oppure con i tasti freccia); 2) doppio clic su di essa (in alternativa premere il tasto F2 o fare clic sulla barra della formula). Premere BACKSPACE per eliminare i caratteri a sinistra del punto di inserimento oppure CANC per rimuovere quelli a destra del punto d’inserimento; 3) digitare i nuovi dati; 4) fissare il dato . 22 Excel Fissare i dati Per fissare i dati della cella, possiamo premere il tasto INVIO dalla tastiera o spostarci in un’altra cella. Un pulsante Invio è presente anche nella barra della formula quando inseriamo o modifichiamo i dati. Finite le nostre modifiche per memorizzare il file si preme il pulsante Salva situato sulla barra degli strumenti. In alternativa utilizziamo la voce Salva dal menu File. Per cancellare il contenuto di una cella, bisogna: 1) selezionare la cella (o con il mouse, oppure con i tasti freccia); 2 ) premere il tasto CANC. 23 1.1.3 – Aprire diverse cartelle. Per aprire più cartelle di lavoro si ripetono le operazioni di apertura per ciascuna di esse. Per visualizzarle, agire sul pulsante Ripristina finestra (quello posto sotto la barra dell’applicazione). Con l’aiuto del mouse, spostiamo e ridimensioniamo le nostre cartelle di lavoro. In alternativa possiamo utilizzare dal menu Finestra, la voce Disponi… La finestra di dialogo Disponi finestre presenta varie opzioni di visualizzazione. Fatta la nostra scelta premiamo il pulsante OK. 24 Excel 1.1.4 – Creare una nuova cartella e salvarla. Per creare una nuova cartella di lavoro premere sul pulsante Nuovo. Fatte le nostre modifiche possiamo memorizzare il file con il pulsante Salva. La finestra di dialogo Salva con nome chiederà la posizione e il nome da assegnare alla cartella di lavoro da memorizzare. Fatto questo, premere sul pulsante Salva per confermare. Pulsante Salva 25 1.1.5 – Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto. Per cambiare la posizione e il nome di una cartella esistente, una volta aperta, ed eseguite eventuali modifiche, selezioniamo dal menu File la voce Salva con nome... La finestra di dialogo Salva con Nome, Nome ci permette di selezionare la posizione (Hard disk, unità floppy, ecc.), il tipo di file, e di assegnare un nuovo nome al nostro file. 26 Excel 1.1.6 – Chiudere una cartella. Per chiudere la cartella di lavoro dal menu File selezionare la voce Chiudi, o in alternativa premere sul pulsante Chiudi finestra posto all’estremità destra della barra dei menu contrassegnato da una x. N.b. Prima della chiusura della nostra cartella il programma controlla se si sono apportate modifiche e in questo caso chiede se debbano essere memorizzate. Chiudi finestra Per chiudere il programma si seleziona dal menu File la voce Esci, o in alternativa il pulsante Chiudi posto a destra nella barra dell’applicazione. 27 1.2 – Modificare le impostazioni di base 28 Excel 1.2.1 - Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo. Le modalità di visualizzazione della cartella sono due: a) Normale; b) Anteprima interruzioni di pagina. La visualizzazione Normale è quella predefinita. Per selezionare la visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina, dalla barra dei menu premere Visualizza , e selezionare Anteprima interruzioni di pagina. Per tornare alla visualizzazione Normale si seleziona, sempre dal Menu Visualizza , la voce Normale. 29 Anteprima interruzioni di pagina 30 Excel Interruzioni di pagina Le interruzioni di pagina dividono un foglio di lavoro per stamparlo su più pagine quando questo non rientra su una sola pagina. Le interruzioni vengono inserite automaticamente (linee tratteggiate in visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina) in base al formato della pagina, alle impostazioni dei margini e alle opzioni di ingrandimento della finestra di dialogo Imposta pagina (menu File). È possibile controllare la posizione delle interruzioni di pagina inserendole manualmente. Quando si inserisce manualmente (linee continue in visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina) un'interruzione di pagina, le interruzioni di pagina automatiche presenti nel resto del foglio di lavoro verranno adattate di conseguenza. 31 1.2.2 – Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina. Dal menu Visualizza è possibile, inoltre selezionare la voce Zoom… La finestra Zoom ci permette di scegliere in percentuale ’lingrandimento o la riduzione di visualizzazione della cartella di lavoro. In alternativa dalla barra degli strumenti (dalla casella a discesa Zoom) possiamo selezionare una percentuale di visualizzazione proposta o digitare all’interno un valore da noi stabilito. 32 Excel 1.2.3 - Modificare la barra degli strumenti. Un’altra voce presente nel menu Visualizza è Barre degli strumenti, le opzioni disponibili ci permettono di scegliere i pulsanti o i gruppi di pulsanti che si desidera visualizzare nelle barre degli strumenti. La voce Personalizza… ci permette di aggiungere o nascondere gruppi di pulsanti o singoli pulsanti alle barre degli strumenti. Selezionando tale voce, si attiva la finestra di dialogo Personalizza. Personalizza 33 Scheda Barra degli strumenti Scheda Barre degli strumenti Dalla lista Barre degli strumenti possiamo attivare o disattivare la visualizzazione delle barre degli strumenti presenti. Il pulsante Nuova ci permette di creare una nuova barra e di assegnarle un nome. 34 Excel Scheda Comandi Scheda Comandi In questa scheda, possiamo selezionare il comando da inserire nella barra degli strumenti. L’inserimento avviene selezionando il comando e trascinandolo con il tasto sinistro del mouse premuto sulla barra degli strumenti. Raggiunta la posizione voluta rilasciamo il tasto rendendolo disponibile nella cartella di lavoro. 35 Scheda opzioni Scheda Opzioni Prima sezione È divisa in due parti. Una permette di personalizzare Menu e Barre degli strumenti, l’altra permette visualizzazioni particolari. Seconda sezione 36 Excel 1.3 – Scambiare documenti 37 1.3.1 – Salvare una cartella con un altro formato (file txt, file rtf, tipo software o numero di versione ecc.). Possiamo salvare la cartella di lavoro con un formato diverso dal normale previsto da Excel. Dal menu File selezioniamo Salva con nome…, dalla casella Salva in selezioniamo la posizione in cui salvare e dalla casella Tipo di file : scegliamo il formato preferito (txt, rtf, o versioni di Excel precedenti). Infine premiamo sul pulsante Salva. Casella Salva in Casella Tipo di file 38 Excel Caratteristiche supportate dal tipo di file prescelto Excel ci informa se il tipo di file da noi prescelto non supporta le caratteristiche della nostra cartella. Ricordiamoci anche di verificare la compatibilità delle cartelle di lavoro di Excel 2000 con le versioni precedenti di Excel. 39 Salvare una cartella come modello Possiamo salvare una cartella di lavoro contenente una formattazione particolare (testo, intestazioni di pagina, formule, ecc.) che si vuole applicare alle nuove cartelle di lavoro. Per applicare il nostro modello dal menu File selezioniamo Apri e nella casella Tipo di file selezioniamo Modelli. Infine clicchiamo sul nostro modello. 40 Excel Formati Tipo di file: Nella casella Tipo di file: si trovano altri formati, come SYLK (Symbol Link), DIF (Data Interchange Format) o CSV (Comma Delimited) si tratta di formati che pur perdendo parte della formattazione, mantengono i numeri e le formule inalterati. Quando dobbiamo utilizzare i dati con un altro programma di foglio di calcolo è importante salvare prima la nostra cartella come Cartella di lavoro Microsoft Excel (*.xls), poi salvarla nuovamente dando un altro formato e possibilmente anche un altro nome al file. 41 2 – Operazioni di base 42 Excel 2.1 – Inserire i dati 43 Posizionarsi su una cella e digitare il dato Posizionarsi su una cella: Metodo 1 – Utilizzo del mouse Fare clic sulla cella. Metodo 2 – Dalla barra dei menu Selezionare la voce Modifica/Vai a… Nella finestra di dialogo Vai a… digitare nella casella Riferimento l’indirizzo della cella e confermare premendo sul pulsante Ok. Excel evidenzia la cella attiva con un bordo nero. 2) Digitare il dato Durante la digitazione la barra della formula visualizza il contenuto della nostra cella. Utilizziamo il pulsante rosso se vogliamo eliminare ciò che stiamo inserendo. Si possono inserire valori numerici, testo, e formule. 44 Excel Fissare il dato 3) Fissare il dato operazioni: utilizzando una di queste a) Premere il tasto INVIO; b) Clic sul pulsante di spunta verde sulla barra della formula; c) Tasto freccia per spostarsi su un’altra cella; d) Tasto TAB; e) Clic col mouse su un’altra cella. Una volta inserito il dato esso può essere eliminato se, selezionata la cella, si preme il tasto CANC. 45 2.1.1 – Inserire numeri in una cella. Nelle celle possiamo digitare numeri, etichette o testo e formule. Il programma riconosce automaticamente il tipo di dato che noi inseriamo. I valori numerici possono rappresentare quantità, lunghezze, date, e possono avere vari formati. 46 Excel 2.1.1 - Inserire testo in una cella. Le etichette o testo, danno indicazioni sul significato dei numeri, tipica è la scritta “Totale”, “Entrate”, “Uscite”. Esse possono anche essere usate in alternativa a codici numerici che rappresentano ad esempio qualità (basso, medio, alto) . Se un carattere o un simbolo non sono disponibili nella tastiera, per inserirli si può usare la Mappa caratteri di Windows. Si accede premendo il pulsante Start, selezionando Programmi, Accessori, Utilità di sistema, e infine Mappa caratteri. 47 2.1.3 – Inserire caratteri speciali/simboli in una cella. Dalla finestra Mappa caratteri: caratteri 1- selezionare il simbolo; 2 - premere su Seleziona; 3 - premere su Copia; 4 - attivare Excel; 5 - dal menu Modifica, di Excel selezionare la voce Incolla. 48 Excel Simboli e caratteri speciali 49 2.1.4 – Inserire semplici formule in una cella. Le formule e le funzioni (semplici o complesse), operano sui dati dandoci i risultati voluti. Oltre a utilizzare quelle disponibili in Excel, per particolari esigenze, se ne possono creare altre, semplici o complesse. Vanno sempre precedute dal segno =. Proviamo a visualizzare sulla cella A1 la somma dei numeri presenti sulle celle B1 (3) e B2 (4). Selezionata la cella A1 digitiamo =B1+B2, confermiamo Premendo il tasto Invio. In A1 sarà visualizzata la somma dei valori contenuti nelle celle B1 e B2. 50 Excel Differenze tra l’uso dei riferimenti e i valori assoluti nelle formule Lo stesso risultato si ottiene digitando in A1 =3+4. Attenzione, in questo modo se dovessimo cambiare il valore della cella B3 in 8 la cella A1 conterebbe sempre il valore 7, dandoci la somma delle celle B1 e B2 errata. Risultato sbagliato Risultato corretto 51 Esercitazione 1. Operatori matematici ØAvviamo Excel; ØCopiamo questo prospetto; ØChiudiamo Excel. I simboli aritmetici che definiscono l’aspetto grafico delle colonne C, F, I, L, O e Q (+, -, *, ^, =) vanno inseriti preceduti dal simbolo ‘ (apice). 52 Excel 2.1.5 – Usare il comando “Annulla” In qualsiasi momento possiamo decidere se annullare le operazioni fatte o se ripristinarle dopo l’annullamento. I pulsanti Annulla e Ripristina sono posti sulla barra degli strumenti. Annulla Ripristina In alternativa dal menu Modifica, utilizziamo le voci Annulla o Ripristina. 53 2.2 – Selezionare i dati 54 Excel 2.2.1 - Selezionare una cella o un insieme di celle adiacenti o non adiacenti. A volte capita di dover selezionare più celle, intere righe o intere colonne, e gruppi di celle non adiacenti. Per compiere questa operazione si può utilizzare il mouse. Ci posizioniamo nella prima cella da selezionare, con il tasto sinistro premuto trasciniamo fino a evidenziare le celle che devono essere selezionate. Nel caso di celle non adiacenti dopo aver selezionato il primo gruppo di celle teniamo premuto il tasto CTRL e con il mouse ripetiamo l’operazione di selezione delle altre celle. Rilasciamo poi il tasto CTRL ed il pulsante del mouse. La selezione ci apparirà con lo sfondo evidenziato. 55 Deselezionare un gruppo di celle Per deselezionare l’area bisogna spostarsi su un’altra cella, utilizzando i tasti freccia, o cliccando con il tasto sinistro del mouse su una cella. 56 Excel Suggerimenti Per selezionare le celle si possono usare: Il mouse Fare clic su una cella, tenere premuto il tasto SINISTRO e muoversi nella direzione voluta, rilasciare i tasti una volta eseguita la selezione. Il tasto SHIFT+tasti FRECCIA Fare clic su una cella, tenere premuto il tasto SHIFT, premere il tasto freccia nella direzione voluta, rilasciare i tasti una volta eseguita la selezione. Menu Modifica voce Vai a… Nella casella riferimento digitare l’intervallo di celle. Per intervalli non contigui utilizzate il simbolo ;. Es. A2:D2;A1:B5. 57 2.2.2 - Selezionare una riga o una colonna. Selezionare un insieme di righe o colonne adiacenti o non adiacenti. Per selezionare una riga o una colonna bisogna cliccare sulla corrispondente coordinata. Per selezionare più righe o colonne, premiamo con il tasto sinistro del mouse sull’intestazione di riga o di colonna che si vuole selezionare e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse ci spostiamo sulle intestazioni fino ad includere le righe o le colonne volute. Nel caso di righe o colonne non adiacenti si effettua la prima selezione e mantenendo il tasto CTRL premuto si ripete la prima operazione sulle altre righe o colonne da includere. Righe e colonne non adiacenti 58 Excel Esercitazione 2. Inserire dati in una selezione Supponiamo di voler inserire i dati relativi alle spese familiari dei quattro trimestri. Selezioniamo le celle interessate all’inserimento. Ad ogni valore inserito premiamo INVIO , il sistema si sposta nella successiva cella della selezione. Lo spostamento avviene: •Dall’alto in basso, all’interno di una colonna; •Da sinistra a destra, cambiando colonna una volta che le celle della colonna precedente siano state tutte riempite. •Apriamo Excel; •Inseriamo nella riga 1, colonne B,C,D,E l’intestazione del trimestre; •Inseriamo nella prima colonna A, a partire dalla riga 2, la descrizione delle spese; •Selezioniamo il rettangolo racchiuso tra la cella B2 e la cella E4; •Inseriamo i valori; •Salviamo il file. 59 2.3 – Copiare, spostare, cancellare 60 Excel 2.3.1 – Usare le funzioni “Copia” e “Incolla” per duplicare il contenuto di una cella in un’altra parte del foglio di lavoro. Per copiare le celle selezionate in un’altra posizione: 1) dal menu Modifica selezionare Copia; 2) selezionare la nuova destinazione; 3) dal menu Modifica selezionare Incolla. In alternativa, una volta selezionate le celle da copiare, si può procedere in questo modo: 1) premere sul pulsante Copia della barra degli strumenti; 2) selezionare la nuova destinazione; 3) premere sul pulsante Incolla della barra degli strumenti. Copia Incolla Nel caso vengano copiate celle contenenti riferimenti ad altre celle, i riferimenti verranno riadattati alla nuova posizione. 61 2.3.2 - Usare le funzioni “Taglia” e “Incolla” per spostare il contenuto di una cella in un’altra parte del foglio di lavoro. Per spostare le celle selezionate in un’altra posizione: 1) dal menu Modifica selezionare Taglia; 2) selezionare la nuova destinazione; 3) dal menu Modifica selezionare Incolla. In alternativa, una volta selezionate le celle da spostare, si può procedere in questo modo: 1) premere sul pulsante Taglia della barra degli strumenti; 2) selezionare la nuova destinazione; 3) premere sul pulsante Incolla della barra degli strumenti. Nel caso vengano spostate celle contenenti riferimenti ad altre celle, verranno mantenuti i riferimenti originari. Taglia Incolla 62 Excel 2.3.3 – Spostare il contenuto di una cella tra fogli di lavoro attivi. Se dobbiamo spostare (o copiare) le celle in un altro foglio di lavoro della stessa cartella, si selezionano le celle da spostare (o copiare). Si Taglia (o Copia ) la selezione, come si è già visto, si attiva il foglio di lavoro dove andranno i nostri dati, si seleziona la posizione e si incolla. 63 2.3.4 – Spostare il contenuto di una cella tra cartelle attive. Se dobbiamo spostare (o copiare) le celle in un foglio di lavoro di un’altra cartella, il primo passo è quello di visualizzare contemporaneamente le due cartelle. Apriamo quindi le due cartelle, selezioniamo le celle da spostare (o copiare), tagliamo (o copiamo) la selezione, attiviamo il foglio di lavoro della seconda cartella, scegliamo la posizione e incolliamo. 64 Excel Suggerimenti Per spostare-tagliare (o copiare) le celle selezionate possiamo usare: Il mouse Fare clic col tasto destro, selezionare la voce di menu Taglia o Copia, cliccare sulla nuova posizione, clic col tasto destro del mouse, selezionare Incolla. I tasti CTRL+C (copia) o CTRL+X (taglia) Evidenziata la cella o le celle, premere i tasti CTRL+X (per taglia) o CTRL+C (per la copia). Spostarsi sulla nuova posizione, usare i tasti CTRL+V (incolla) per incollare. 65 Inserire e rinominare un foglio di lavoro Per inserire un nuovo foglio di lavoro selezionate dal menu Inserisci, Foglio di lavoro. Excel provvede a dare un nome ed un numero progressivo al nuovo foglio. Per rinominare il foglio, fare doppio clic sul nome nella scheda dei fogli, digitare il nuovo nome e premere invio. In alternativa, attivato il foglio di cui si vuole cambiare il nome, scegliere dal Menu Formato, Foglio, la voce Rinomina. 66 Excel Spostare e copiare i fogli di lavoro Una volta aperto o creato un foglio di lavoro è possibile spostarlo o copiarlo in un’altra posizione o in un’altra cartella di lavoro. Per spostare o copiare un foglio di lavoro attivo nella stessa cartella selezionare dal menu Modifica la voce Sposta o copia foglio… In alternativa con il tasto destro del mouse premiamo sulla linguetta della scheda del foglio di lavoro da spostare o copiare. Dal menu di scelta rapida, selezionare Sposta o copia… In entrambi i casi dalla finestra di dialogo Sposta o copia, copia che si visualizza, si seleziona (dalla lista Prima del foglio) la posizione in cui sarà copiato o spostato il nostro foglio. Nel caso di copia si spunta l’opzione Crea copia . 67 Suggerimenti Per modificare l’ordine, cioè spostare i nostri fogli di lavoro sulla scheda dei fogli, possiamo utilizzare il metodo Drag & Drop. Premiamo col tasto sinistro del mouse sul nome della scheda da spostare e la trasciniamo nella posizione voluta. Per creare una copia teniamo premuto il tasto CTRL durante il trascinamento. Spostamento Copia Per eliminare un foglio di lavoro attivo, selezionare la voce del Menu Modifica, Elimina foglio. 68 Excel Suggerimenti Per passare al foglio successivo: CTRL + PGGiù Per passare al foglio precedente: CTRL + PGSu Per Inserire un nuovo foglio: MAIUSC + F11 o ALT+MAIUSC+F1 In alternativa dal menu Inserisci selezionare Foglio di lavoro 69 Spostare e copiare fogli di lavoro in cartelle differenti Per spostare o copiare un foglio di lavoro in una cartella differente, aperte le cartelle di lavoro, si seleziona dal menu Finestra la voce Disponi… e successivamente la voce Affiancate. Per spostare: premere sulla linguetta del foglio di lavoro che si vuole spostare col tasto sinistro del mouse, trascinare nella finestra affiancata, e rilasciare tra le schede dei fogli, nella posizione voluta. Per copiare un foglio di lavoro selezionare dal menu Modifica, Sposta o copia foglio… o in alternativa premendo con il tasto destro del mouse sulla linguetta del foglio di lavoro selezionare dal menu di scelta rapida Sposta o copia… 70 Excel Finestra di dialogo Sposta o copia In entrambi i casi compare la finestra di dialogo Sposta o copia, copia da cui si seleziona (lista Alla cartella) la cartella in cui il foglio va copiato o spostato, e (lista Prima del foglio) la posizione. Nel caso di copia spuntare l’opzione Crea una copia. Finestra di dialogo Sposta o copia 71 2.3.5 – Cancellare il contenuto di un insieme selezionato di celle Per cancellare i dati dalle celle o da un intervallo di celle: Metodo A 1)selezionare le celle; 2)selezionare Menu Modifica, Cancella; 3)selezionare l’opzione desiderata. Metodo B 1)selezionare le celle; 2)premere il tasto CANC. Metodo C 1)selezionare le celle; 2)premere il tasto destro del mouse all’interno della selezione; 3)selezionare dal menu di scelta rapida la voce Cancella. 72 Excel Suggerimenti Se dobbiamo cancellare i dati di una colonna o di una riga, possiamo selezionarle con un clic sull’intestazione di riga o di colonna corrispondente e premere il tasto CANC. 73 Eliminare celle Per eliminare le celle dal foglio: • selezionare la cella o le celle; • selezionare dal menu Modifica la voce Elimina…, dalla finestra Elimina, Elimina selezionare l’opzione desiderata. Nell’operazione di eliminazione di righe, colonne e celle il foglio di calcolo provvede automaticamente a: a) eliminare una o più righe/colonne; b) riorganizzare l’ordine delle righe/colonne; c) riadattare i riferimenti nelle formule. 74 Excel Inserire celle Spesso si rende necessario inserire nel foglio nuove celle. Per fare questo: 1) selezionare l’area o la celle da inserire; 2) Dal Menu Inserisci, Celle…, finestra Inserisci celle selezionare una delle 4 opzioni esclusive. Opzioni della finestra Inserisci celle 1 Sposta le celle a destra 2 Sposta le celle in basso 3 Riga intera 4 Colonna intera Le celle inserite sposteranno quelle esistenti secondo l’opzione selezionata. 75 2.4 – Trovare e sostituire 76 Excel 2.4.1 – Usare il comando “Trova” per una specificato contenuto di cella. Con il comando Trova… possiamo cercare nel nostro foglio di lavoro le celle che hanno un determinato contenuto. Dal menu Modifica selezioniamo la voce Trova… Nella casella della finestra di dialogo digitiamo il dato da cercare, selezioniamo le opzioni desiderate e premiamo sul pulsante Trova successivo. In caso di successo verrà attivata la prima cella contenente il dato cercato. Premere su Trova successivo per cercare altre celle che contengono il nostro dato. 77 2.4.2 – Usare il comando “Sostituisci” per una specificato contenuto di cella. Premendo sul pulsante Sostituisci…, la finestra di dialogo Sostituisci ci permette di sostituire le occorrenze trovate con altri dati da noi immessi. La stessa finestra di dialogo è attivabile dal menu Modifica , Sostituisci… 78 Excel 2.5 – Righe e colonne 79 2.5.1 - Inserire righe e colonne Nel nostro foglio di calcolo che rappresenta le spese familiari, dobbiamo inserire una nuova riga (voce di spesa Scuola) tra le voci esistenti. Per fare questo dobbiamo: 1) selezionare la riga sopra la quale vogliamo compaia la nostra nuova voce di spesa (si preme sull’intestazione di riga); 2) selezionare dal menu Inserisci la voce Righe . 80 Excel Menu Inserisci 1) Riga selezionata 2) Menu inserisci 81 Menu inserisci - Voce Righe 82 Excel Inserimento di dati nella nuova riga 83 Menu inserisci - Voce Colonne L’inserimento di una colonna è simile a quello di una riga. 1) selezionare la colonna a sinistra della quale si deve inserire la nuova colonna (premere sull’intestazione di colonna); 2) dal menu Inserisci selezionare Colonne. 84 Excel Inserimento di più righe o di più colonne Se si vogliono inserire più righe o più colonne: 1) selezionare le righe o le colonne; 2) dal menu Inserisci selezionare Righe o Colonne. Il foglio di calcolo provvede automaticamente a: a) creare una o più righe/colonne vuote b) riorganizzare l’ordine delle righe/colonne c) riadattare i riferimenti nelle formule. N.b. Le righe e le colonne inserite compariranno sopra la riga o righe selezionate e a sinistra della colonna o colonne selezionate. 85 2.5.2 – Modificare la larghezza delle colonne e l’altezza delle righe. A volte quando si inseriscono i dati essi non vengono visualizzati per intero, questo è dovuto al fatto che l’altezza o la larghezza delle nostre righe o colonne sono troppo basse o troppo strette. Una volta selezionate possiamo ridimensionarle impostando la misura voluta, utilizzando il menu Formato, Riga, Altezza… o Formato, Colonna, Larghezza… Visualizzazione di dati con un numero di cifre più lungo della larghezza della colonna. 86 Excel Usare il mouse per modificare la larghezza In alternativa, si può posizionare il mouse sui bordi laterali delle intestazioni delle righe o delle colonne, quando il cursore del mouse assume questa forma trasciniamo tenendo premuto il tasto sinistro del mouse fino all’altezza o larghezza voluta. 87 Adatta alla larghezza della riga o della colonna Se utilizziamo dal menu Formato, Riga, Adatta o Formato, Colonna, Adatta possiamo ridimensionare le righe o le colonne fino ad adattarsi al contenuto che occupa più spazio nelle celle. Lo stesso risultato si ottiene usando il mouse: doppio clic sul bordo inferiore dell’intestazione di riga o sul bordo laterale destro dell’intestazione di colonna, quando il cursore assume questa forma . . 88 Excel Suggerimenti Si possono nascondere righe o colonne. Per fare questo utilizzate la voce Menu Formato, Riga, Nascondi o Formato, Colonna, Nascondi. Per visualizzare nuovamente le righe o le colonne evidenziare le righe o le colonne che racchiudono quelle nascoste e usare la voce Scopri, o utilizzate il mouse sulle intestazioni. Se la colonna o la riga nascosta è la prima usate il menu Modifica, Vai a… nella casella Riferimento digitate A1 e scegliete OK, poi scegliete dal Menu Formato, Colonna la voce Scopri. 89 Bloccare i riquadri A volte inserendo i dati si fa scorrere il foglio a destra o in basso, nascondendo i relativi titoli di colonna o di riga. Se abbiamo bisogno di visualizzarli costantemente è sufficiente bloccare i titoli delle colonne o delle righe. Selezionate la cella posta sotto l’incrocio dei titoli di riga e colonna, e dal menu Finestra selezionate Blocca riquadri. Per sbloccare i riquadri dal menu Finestra, Sblocca riquadri. 90 Excel 2.5.3 – Cancellare righe e colonne. Per cancellare i dati contenuti in righe o colonne: Metodo A 1) selezionare la riga o la colonna; 2) selezionare Menu Modifica, voce Cancella; 3) selezionare l’opzione desiderata. Metodo B 1) selezionare la riga o la colonna; 2) premere il tasto CANC. Metodo C 1) selezionare la riga o la colonna; 2) premere il tasto destro del mouse all’interno della selezione; 3) selezionare dal menu di scelta rapida la voce Cancella. 91 Eliminare righe e colonne Per eliminare righe o colonne: Metodo A 1) selezionare l’intestazione relativa alle righe o le colonne da eliminare; 2) selezionare menu Modifica, voce Elimina. Metodo B 1) selezionare l’intestazione relativa alle righe o le colonne da eliminare; 2) tasto destro del mouse; 3) Dal menu di scelta rapida selezionare la voce Elimina. 92 Excel 2.6 – Ordinare i dati 93 2.6.1 – Disporre in ordine numerico crescente o decrescente dati selezionati. Quando in una colonna viene inserita una serie di numeri, può essere utile ordinarli. Una volta evidenziata la zona da ordinare dal menu Dati selezioniamo la voce Ordina… Nella finestra di dialogo Ordina , spuntiamo le opzioni desiderate e premiamo su OK. In alternativa possiamo, una volta selezionate le celle, utilizzare i pulsanti posti sulla barra degli strumenti, in questo caso l’ordinamento crescente o decrescente utilizzerà come chiave di ordinamento i dati della prima colonna. Pulsante Ordinamento crescente Pulsante Ordinamento decrescente 94 Excel 2.6.2 – Disporre in ordine alfabetico crescente o decrescente dati selezionati. La stessa procedura si applica ai dati da ordinare alfabeticamente. Una volta evidenziata la zona da ordinare dal menu Dati selezioniamo la voce Ordina… Nella finestra di dialogo Ordina , spuntiamo le opzioni desiderate e premiamo su OK. In alternativa utilizzare i pulsanti posti sulla barra degli strumenti. Ricordiamoci che in questo caso l’ordinamento crescente o decrescente utilizzerà come chiave di ordinamento i dati della prima colonna. 95 Selezionare i dati correlati prima di ordinarli Finestra di dialogo Ordina È opportuno ricordare che l’operazione di ordinamento agisce solo sui dati selezionati, quindi bisogna ricordarsi di selezionare tutti i dati correlati. Se ad esempio avessimo due colonne una contenente il cognome e l’altra il nome dei nostri creditori, selezionando solo la colonna cognome e mettendo in ordine alfabetico avremo un cognome non più legato al corrispondente nome. 96 Excel 3 – Funzioni e formule 97 3.1 – Funzioni aritmetiche e logiche 98 Excel 3.1.1 – Usare le funzioni aritmetiche e logiche di base come addizione, sottrazione, moltiplicazione, divisione Il foglio elettronico ha il suo punto di forza negli strumenti di calcolo, che permettono di mettere in relazione i dati della cartella ed effettuare operazioni su di essi. Oltre alla somma, alla sottrazione, alla moltiplicazione e alla divisione, Excel permette di fare calcoli molto più complessi, una potenzialità che si rivela utile quando occorrono risultati statistici, calcoli scientifici o formule finanziarie per elaborare i dati introdotti nei fogli di lavoro. 99 Operatori di calcolo delle formule In Excel sono disponibili quattro diversi tipi di operatori di calcolo: aritmetici, di confronto, di testo e di riferimento. Gli operatori specificano il tipo di calcolo che si desidera eseguire sugli elementi di una formula. 100 Excel Operatori aritmetici e di confronto Gli operatori che eseguono operazioni matematiche come l'addizione, la sottrazione, la moltiplicazione, sono: Gli operatori di confronto tra due valori che danno come risultato un valore logico VERO o FALSO sono: Operatori aritmetici Operatori di confronto + Somma = Uguale a - Sottrazione > Maggiore di * Moltiplicazione < Minore di / Divisione >= Maggiore o uguale a % Percentuale <= Minore o uguale a ^ Elevamento a potenza <> Diverso da 101 Operatori di testo e di riferimento L’operatore e commerciale (&) che unisce o concatena una o più stringhe di testo è: Operatori di testo & Concatena due stringhe Gli operatori di riferimento che uniscono intervalli di celle da utilizzare come elementi di calcolo sono: Operatori di riferimento : Operatore di intervallo, genera un riferimento a tutte le celle comprese tra due riferimenti, inclusi i due riferimenti stessi. ; Operatore di unione, unisce più riferimenti generando un unico riferimento 102 Excel Uso delle parentesi e ordine di esecuzione delle operazioni Le formule possono essere costituite da pochi elementi, ad esempio il prodotto di due celle =A1*B1, o da formule più complesse dove la sintassi da utilizzare ha bisogno di stabilire la priorità delle operazioni, priorità espressa dalle parentesi. Per modificare l'ordine del calcolo, si racchiude tra parentesi la parte della formula che si desidera calcolare per prima. Se in una formula sono presenti diversi operatori di calcolo, l'ordine di esecuzione delle operazioni sarà: 1 elevamento a potenza (simbolo ^); 2 moltiplicazione e divisione (simboli * e /); 3 addizione e sottrazione (simboli + e -). Se la formula contiene operatori di calcolo dotati della stessa precedenza, come quelli di moltiplicazione e divisione, essi verranno calcolati da sinistra a destra. 103 Tradurre in formula il calcolo dell’ipotenusa - segue Supponiamo di voler trovare, dati i cateti di un triangolo rettangolo, il valore dell’ipotenusa. I cateti hanno misure 3 e 4. L’ipotenusa si determina calcolando la radice quadrata della somma dei quadrati dei cateti. Ipotenusa = 2 2 X + Y . Dove X e Y sono i valori dei cateti. 104 Excel Continua -Tradurre in formula un semplice calcolo Inseriamo in C2 la formula: =(A2^2 + B2^2)^0,5 Dove A2 conterrà il valore della X e B2 il valore della Y. Inseriamo il valore 3 in A2 e il valore 4 in B2. La cella C2 darà come risultato 5. Se poniamo in C3 la formula =A3^2+B3^2^0,5 (nessuna parentesi), Excel calcola prima il valore di A3 elevato 2, poi il valore di B3 elevato 2, il risultato B3^2 elevato 0,5 ed infine la somma delle potenze ottenute. 105 Esercitazione 3. Inserimento di una semplice espressione Per eseguire una semplice somma tra due numeri: 1) Aprire EXCEL; 2) Inserire in A1 il testo X, in B1 il testo Y, in C1 il testo Somma; in D1 il testo Z=(X + Y):7 + 3.X; 3) Inserire nella cella A2 il numero 23, e nella cella B2 il numero 34; 4) Nella cella C2 digitate =A2+B2; nella D2 digitate =(A2+B2)/7 + 3*A2; 5) In alternativa digitato in D2 il segno = aprite la parentesi tonda, fate clic su A2, digitate +, clic su B2. Chiudete la parentesi tonda, digitate il simbolo / di divisione e il numero 7, digitate il simbolo + e il numero 3 seguito dal simbolo del prodotto *, ed infine clic sulla cella A2. Fissate i dati; 6)Nella cella A3 descrivere come si potrebbe utilizzare il riferimento della cella C2 nella espressione finale; 7)Salvare e chiudere EXCEL. Barra della formula 106 Excel Assegnare un nome ad una cella o ad un intervallo di celle e utilizzarlo come riferimento La casella all'estrema sinistra della barra della formula (casella Nome) identifica: la cella o un intervallo di celle, l'elemento del grafico o l'oggetto disegno selezionato. Selezionate una cella o un intervallo di celle, digitare il nome nella casella Nome, quindi premere INVIO. Per spostarsi in una cella denominata in precedenza e selezionarla, fare clic sul nome corrispondente nella casella Nome. Possiamo utilizzare il nome in una formula: Selezioniamo ad esempio, le nostre spese e nella casella nome scriviamo totali. Inseriamo nella cella B1 =somma(totali) 107 Assegnare un nome ad una cella o ad un intervallo di celle dal menu Per assegnare un nome ad una cella o ad un intervallo di celle possiamo utilizzare dal menu Inserisci la voce Nome e la sottovoce Definisci. 108 Excel Da ricordare Ogni formula, espressione, o funzione deve essere preceduta dal segno di uguale. Le funzioni o le formule possono essere digitate direttamente sulla Barra della formula . Per fissare i dati possiamo premere il pulsante Invio posto alla sinistra della barra della formula. 109 3.1.2 – Riconoscere i messaggi standard di errore associati a formule 1 - Il messaggio #Valore!, viene generato quando un argomento o un operando sono di tipo errato. 2 - Il messaggio #DIV/0 viene generato quando in una formula viene effettuata una divisione per zero. 3 - Se nelle formule si fa riferimento al nome delle celle ed eliminiamo i nomi assegnati, Excel darà #NOME? come messaggio di errore. 4 - #N/D? Argomento non adeguato. Una formula che opera su celle non contiene indirizzi corretti per puntare ad una cella o a una selezione. 5 - Excel vi darà il messaggio di errore #RIF! nel caso in cui ci siano celle che fanno riferimento, con formule o collegamenti, a celle eliminate. 6 - #NUM! Indica un problema con un valore numerico di una formula. 7 - #NULLO! Un intervallo contenuto nella formula risulta non corretto perché erroneamente indicato o perché esce dai margini del foglio. 8 - #### Il valore numerico è troppo esteso per essere visualizzato. 110 Excel Errori #VALORE e #DIV/0! Errore #VALORE L’addizione richiede come addendi dei numeri, invece come addendi è stato inserito testo. Errore #DIV/0! Si sta utilizzando lo zero o un valore nullo come denominatore. 111 Errori #NOME? e #N/D Errore #NOME? Un nome di cella o di una zona di celle sono inesistenti. Errore #N/D Non è disponibile il valore che occorre alla funzione CERCA(). 112 Excel Errore #RIF! Errore #RIF! Il riferimento a cui la cella fa riferimento è stato eliminato. Eliminando la riga 5 il riferimento alla cella G5 della formula contenuta in G22 viene perso. 113 Errore #NUM! Errore #NUM! La formula che richiede un argomento numerico valido ne utilizza uno non valido. Radice quadrata di un numero negativo. Calcolo di una potenza che ha come risultato un numero superiore al massimo consentito da EXCEL. 114 Excel Errori #NULLO e #### Errore #NULLO! Utilizzo di un operatore di intervallo non corretto o di un riferimento di cella errato. In questo caso manca l’operatore di intervallo ; tra C20 e D9. Errore #### Allargare le dimensioni della cella. Il numero è troppo esteso per poter essere visualizzato. 115 3.1.3 – Usare lo strumento di riempimento automatico per facilitare l’inserimento dei dati A volte è necessario numerare le colonne in ordine progressivo, o inserire i mesi dell’anno in celle contigue. Excel svolge per noi questa operazione. Se vogliamo creare su una colonna la successione di 100 numeri, partendo dal termine 1 con ragione 1, inseriamo il numero 1 nella cella A1, evidenziamo le celle dalla A1 alla A100, dal menu Modifica, Riempimento, Serie… selezioniamo le opzioni Serie in Colonne, Tipo Lineare e Valore di Incremento 1. Premendo OK avremo nella colonna A una successione di numeri con incremento 1. Se poniamo come Valore di Incremento il numero 2 avremo una successione di numeri con incremento 2 (1, 3, 5, … 195, 197, 199). 116 Excel Inserimento di una serie numerica Un altro modo per inserire delle successioni è quello che richiede l’utilizzo del mouse. Cominciamo inserendo il numero 1 nella cella B1 e il 5 nella cella B2. 1) selezioniamo le celle B1 e B2 2) posizioniamo il puntatore del mouse sul quadratino di riempimento situato nell’angolo inferiore destro della selezione; 3) quando il puntatore assume la forma di croce premiamo il tasto sinistro e trasciniamo il quadratino fino alla cella B100; 4) rilasciamo il mouse. Avremo così nella colonna B una serie di 100 numeri con incremento 4. 117 Inserimento di una serie alfanumerica Si può operare anche con dati alfanumerici, trascinando il quadratino di riempimento si otterranno i termini successivi. Se, per esempio, una cella contiene il valore Fattura 1 , la sequenza riempita da Excel sarà Fattura 2, Fattura 3, …, Fattura 100. Si può provare anche con le date, i giorni, ecc. Quadratino di riempimento Fase del trascinamento Puntatore a forma di croce 118 Excel Suggerimenti Se il trascinamento va da sinistra verso destra o dall’alto verso il basso la serie o successione sarà crescente, altrimenti la serie o successione sarà decrescente. Il trascinamento può essere applicato anche per copiare le formule delle celle. 119 Riferimenti Un riferimento identifica una cella, ma può anche identificare un intervallo di celle. Esso viene utilizzato per la ricerca dei valori che si desidera includere in una formula. Grazie ai riferimenti in una sola formula è possibile utilizzare i dati o le formule contenute in diverse parti di un foglio di lavoro. È inoltre possibile fare riferimento a celle o aree di altri fogli della stessa cartella di lavoro, ad altre cartelle di lavoro, e a dati presenti in altri programmi. I riferimenti a celle in altre cartelle di lavoro sono denominati riferimenti esterni e i riferimenti ai dati di altri programmi sono denominati riferimenti remoti. 120 Excel Stile di riferimento A1 In base all'impostazione predefinita, in Excel viene utilizzato lo stile di riferimento “A1”. Per fare riferimento a una cella, si immette il segno =, seguito dalla lettera della colonna, e dal numero di riga. =D50 si riferisce ad esempio alla cella ottenuta dall'intersezione tra la colonna D e la riga 50. Per fare riferimento a un intervallo di celle, si immette il riferimento della cella posta all'angolo superiore sinistro dell'intervallo seguito da :, e quindi il riferimento della cella dell'angolo inferiore destro del nostro intervallo. Il riferimento =B10:D12 include le celle B10, B11, B12, C10, C11, C12, D10, D11, D12. 121 Esempi di riferimenti Per fare riferimento a: Cella all'intersezione della colonna A e della riga 10 A10 Intervallo di celle delimitato dalla colonna A e dalle righe da 10 a 20 A10:A20 Intervallo di celle delimitato dalla riga 15 e dalle colonne da B a E B15:E15 Tutte le celle della riga 5 5:5 Tutte le celle delle righe da 5 a 10 5:10 Tutte le celle della colonna H H:H Tutte le celle delle colonne da H a J H:J Intervallo di celle delimitato dalle colonne da A a E e dalle righe da 10 a 20 A10:E20 122 Excel Stile di riferimento R1C1 È inoltre possibile utilizzare uno stile di riferimento in cui la cella è identificata dal numero di riga e della colonna. Lo stile di riferimento R1C1 è utile per identificare la posizione di righe e colonne nelle macro. Nello stile R1C1 la posizione di una cella viene indicata da una R (riga) seguita dal numero di riga e da una C (colonna) seguita dal numero di colonna. 123 Modificare lo Stile di riferimento Per poter utilizzare lo stile R1C1 è sufficiente selezionare dal menu Strumenti, la voce Opzioni… Dalla finestra di dialogo, selezionare la scheda Generale e spuntare l’opzione Stile di Riferimento R1C1. 124 Excel Riferimenti ad altri fogli – Riferimenti esterni Riferimenti ad altri fogli Il riferimento ai dati contenuti in un altro foglio di lavoro della stessa cartella si ottiene premettendo al riferimento il nome del foglio seguito dal !. Se devo far riferimento alla cella A5 del Foglio2 userò la sintassi Foglio2!A5. Riferimenti esterni I riferimenti esterni offrono la possibilità di fare riferimento a celle o intervalli di celle di un’altra cartella di lavoro. La sintassi da utilizzare è nome percorso[nome cartella]nomefoglio!riferimento di cella. 125 3.1.4 – Capire e usare i riferimenti relativi delle celle con formule e funzioni. I riferimenti relativi identificano le celle in relazione alla posizione. I riferimenti relativi vengono adattati automaticamente quando vengono copiati. Se una formula, che contiene riferimenti relativi, viene copiata in un’altra posizione, si modificano e adattano i riferimenti alle celle contenuti nella formula stessa. 126 Excel 3.1.4 – Capire e usare i riferimenti assoluti delle celle con formule e funzioni. I riferimenti assoluti identificano le celle in una posizione specifica. Se si antepone il simbolo del dollaro $ alla lettera della colonna e/o al numero di riga, ad esempio $A$1, il riferimento di riga o di colonna sarà assoluto. Una formula con riferimenti assoluti, viene copiata in un’altra posizione senza modificare/adattare i riferimenti all’intervallo di celle contenuti nella formula. Esistono anche i riferimenti misti (A$1, $A1). Un esempio lo vedremo calcolando le percentuali di riga e colonna di una tabella. 127 Suggerimenti Per visualizzare graficamente le relazioni di dipendenza di una cella dalle altre, basta selezionare la cella e selezionare dal menu Strumenti, Controllo, Individua dipendenti. Excel visualizza una serie di frecce che hanno come origine la cella selezionata e come destinazione le celle contenenti riferimenti ad essa. Se selezioniamo Individua precedenti le frecce invece, puntano alla cella selezionata ed hanno origine nelle celle coinvolte. Individua dipendenti Individua precedenti 128 Excel 3.2 – Lavorare con le funzioni 129 Le funzioni Se i calcoli da svolgere diventano complessi è consigliabile utilizzare le funzioni. Le funzioni di Excel sono formule già pronte che effettuano operazioni sui valori contenuti nel nostro foglio. Le funzioni vanno sempre fatte precedere, così come le formule, dal segno = (che indica l’inserimento di una funzione), seguito dal nome della funzione che verrà eseguita, e da o dagli eventuali parametri (argomenti) racchiusi tra parentesi che indicano i valori da utilizzare nella funzione. 130 Excel Una semplice funzione Un esempio di funzione è: RADQ(25) Nome della funzione Parametro 131 Categorie delle funzioni Le funzioni vengono, in EXCEL, raggruppate nelle seguenti categorie: Finanziarie Data e ora Matematiche e trig. Statistiche Ricerca e riferimento Database Testo Logiche Informative 132 Excel Pulsante Modifica formula Inserire una funzione Per inserire una funzione si accede alla finestra Incolla funzione dal menu Inserisci, Funzione, o in alternativa dal pulsante Incolla funzione posto sulla barra degli strumenti Standard f x. Pulsante Incolla funzione Selezionata la categoria, e il nome della funzione (in basso alla finestra compare una breve descrizione della funzione), premiamo OK. A questo punto dalla successiva finestra, Excel chiederà di inserire, se necessari, gli argomenti. Gli argomenti possono essere anche riferimenti di celle. 133 Selezionare dalla finestra di dialogo Incolla funzione la funzione RADQ Nome della funzione Categoria 134 Excel Selezionare dalla finestra di dialogo Incolla funzione la funzione RADQ Nome della funzione Categoria Argomento o parametro 135 Usare il mouse per inserire argomenti Quando dobbiamo inserire riferimenti di celle come argomenti, possiamo utilizzare il mouse. Per fare questo clicchiamo nella casella Num1, e con il mouse selezioniamo sul foglio di lavoro il riferimento o l’intervallo di celle che si vuole utilizzare. Per confermare la scelta del nostro argomento premiamo sul pulsante OK. 136 Excel Modificare una funzione Per modificare una formula, selezioniamo la cella che la contiene e dal menu Inserisci andiamo su Funzione, oppure possiamo premere sul pulsante Modifica formula. 137 Suggerimenti Se facciamo doppio clic sulla cella che contiene una formula, Excel evidenzia con dei bordi colorati le celle che sono legate a quella formula. 138 Excel SOMMA (dalla guida di EXCEL) Categoria: Matematica trig. - Nome: SOMMA Somma tutti i numeri presenti in un intervallo di celle. Sintassi SOMMA(num1;num2;...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti di cui si desidera il valore totale o somma. 139 SOMMA I numeri, i valori logici e la rappresentazioni di numeri in formato testo digitati direttamente nell'elenco degli argomenti vengono inclusi nel calcolo. Vedere i primi due esempi che seguono. Se un argomento è costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati solo i numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori logici, il testo o i valori di errore verranno ignorati. Vedere il terzo degli esempi che seguono. Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non convertibile in numeri determinano degli errori. 140 Excel SOMMA Esempi SOMMA(3; 2) è uguale a 5 Numero in formato testo SOMMA("3"; 2; VERO) è uguale a 6 in quanto i valori in formato testo vengono convertiti in numeri e il valore logico VERO viene considerato uguale a 1. A differenza di quanto illustrato nell'esempio precedente, se A1 contiene "3" e B1 contiene VERO: SOMMA(A1; B1; 2) è uguale a 2 in quanto i riferimenti a valori non numerici presenti nei riferimenti non vengono convertiti. Se le celle dell'intervallo A2:E2 contengono i valori 5, 15, 30, 40 e 50: SOMMA(A2:C2) è uguale a 50 SOMMA(B2:E2; 15) è uguale a 150 141 Suggerimenti Per velocizzare la somma si può usare il pulsante di Somma automatica . Una volta premuto questo pulsante, Excel propone un intervallo di celle da sommare. L’intervallo proposto può essere modificato con l’aiuto del mouse: 1-clic sulla prima cella interessata; 2-selezionare l’intervallo di celle (tenere premuto il tasto sinistro del mouse durante l’operazione); 3-rilasciare il mouse; 4-premere Invio per confermare. 142 Excel Esercitazione 4 143 Esercitazione 4 144 Excel MEDIA (dalla guida di EXCEL) Categoria: Statistiche. - Nome: MEDIA Restituisce la media aritmetica degli argomenti. Sintassi MEDIA(num1; num2; ...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici di cui si desidera calcolare la media. Osservazioni •Gli argomenti devono essere numeri o nomi, matrici oppure riferimenti che contengono numeri. 145 MEDIA •Se una matrice o un riferimento contiene testo, valori logici o celle vuote, tali valori verranno ignorati. Le celle contenenti il valore zero verranno invece incluse nel calcolo. Suggerimento Quando si calcola la media delle celle, tenere presente la differenza esistente tra celle vuote e celle che contengono il valore zero. Le celle vuote non vengono conteggiate, al contrario delle celle contenenti zero. Per visualizzare lo Zero selezionate dal menu Strumenti la voce Opzioni. Nella scheda Visualizza spuntate la casella di controllo Zeri. 146 Excel MEDIA Esempi Se l'intervallo A1:A5 viene denominato Punteggi e contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2: MEDIA(A1:A5) è uguale a 11 MEDIA(Punteggi) è uguale a 11 MEDIA(A1:A5; 5) è uguale a 10 MEDIA(A1:A5) è uguale a SOMMA(A1:A5)/CONTA.NUMERI(A1:A5) è uguale a 11 Se l'intervallo C1:C3 viene denominato AltriPunteggi e contiene i numeri 4, 18 e 7: MEDIA(Punteggi; AltriPunteggi) è uguale a 10,5 147 3.2.2 – Usare la funzione di MEDIA. 148 Excel Media di una zona dati contigua Per calcolare la media dell’intervallo B4:E16, ci posizioniamo sulla cella D18 e selezioniamo dal menu Inserisci, la voce Funzione, categoria Statistiche, Nome funzione MEDIA. Nella finestra MEDIA clicchiamo sulla casella Num1, poi clicchiamo all’interno del foglio di lavoro sulla cella B4 e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse trasciniamo fino a E16. Rilasciamo e premiamo sul pulsante OK della finestra Media. Media La formula composta sarà =MEDIA(B4:E16). 149 Finestra degli argomenti della funzione MEDIA 150 Excel Ancora sui riferimenti relativi 1 Quando si crea una formula, i riferimenti alle celle o agli intervalli si baseranno di solito sulla posizione di questi rispetto alla cella contenente la formula. Nell'esempio seguente, la cella F22 contiene la formula =SOMMA(B22:E22). Il valore verrà rintracciato nelle 4 celle poste a sinistra della cella F22. Questo tipo di riferimento è un riferimento relativo. Quando si copia, in un’altra posizione, una formula i riferimenti della formula vengono modificati automaticamente per adeguarsi alla nuova posizione della formula. 151 Ancora sui riferimenti relativi 2 Nell'esempio seguente la formula contenuta nella cella F22 =SOMMA(B22:E22), che esegue la somma delle 4 celle poste immediatamente a sinistra, è stata copiata nella cella F23 (metodo Copia e Incolla), per ottenere il totale complessivo dei quattro trimestri. La formula contenuta nella cella F23 è diventata =SOMMA(B23:E23), mantenendo quindi il riferimento alle 4 celle poste a sinistra della cella F23. 152 Excel Ancora sui riferimenti relativi 3 Se copiamo (metodo Copia e Incolla) la formula contenuta nella cella F22 (=SOMMA(B22:E22)), in G23 diventerebbe =SOMMA(C23:F23). Il risultato ottenuto rappresenta la somma delle 4 celle poste a sinistra della cella G23. Si riferisce quindi alle celle C23,D23,E23,F23. 153 Ancora sui riferimenti assoluti Se si desidera che i riferimenti non vengano adeguati durante la copia di una formula in un’altra cella, bisogna utilizzare un riferimento assoluto. Il riferimento assoluto viene specificato anteponendo il simbolo del dollaro ($) alle parti colonna e/o riga che si desidera lasciare fisse. 154 Excel Suggerimenti E’ buona norma controllare che le formule siano ancora valide dopo l’inserimento di righe, colonne o celle. Nel nostro esempio DISSPESA.XLS i totali per Trimestre fanno riferimento alle righe comprese tra la 10 e 22. Aggiungendo una voce di spesa alla riga 23, controlliamo se questa viene calcolata nei totali Trimestrali. Un’utile opzione è presente in Excel nel menu Strumenti, voce Opzioni , scheda Modifica. Se è selezionata la casella Estendi formati e formule degli elenchi, EXCEL applica automaticamente ai nuovi elementi aggiunti alla fine di un elenco lo stesso formato del resto dell'elenco. Vengono copiate anche le formule ripetute in ogni riga. Per essere estesi, i formati e le formule devono apparire in almeno tre righe tra le ultime cinque che precedono la nuova riga. 155 Esercitazione 5 - Percentuali di riga Inseriamo in B23 la formula =B4/$F4*100 e la trasciniamo fino alla cella F36 156 Excel Esercitazione 5 - Percentuali di colonna Inseriamo in B60 la formula =B4/B$17*100 e la trasciniamo fino alla cella F73 157 Esercitazione 5 - Percentuali sul totale generale Inseriamo in B41 la formula =B4/$F$17*100 e la trasciniamo fino alla cella F54 158 Excel Esercitazione 6 - Calcoliamo una differenza Prendiamo in considerazione la seguente tabella, che rappresenta le spese previste. 159 Esercitazione 6 – Differenze tra spese effettive e previste Calcoliamo le differenze tra spese effettive e previste =B4-B23 =F4-F23 =B17-B36 Abbiamo speso in più del previsto 160 Excel Calcolare un indice 1 Calcoliamo ora un indicatore che ci permetta di confrontare per la durata dei trimestri le spese sostenute per la voce Luce e quelle sostenute per la voce Telefono. La formula sarà data da: Spesa al tempo t × 100 Spesa del I trimestre 161 Calcolare un indice 2 162 Excel Calcolare un indice 3 Clic sulla cella I13 e digitiamo =B13/$B$13*100. Trasciniamo (con il quadratino di riempimento) la formula a destra fino ad arrivare alla cella L13. Posizionarsi con il mouse nella cella I14, digitiamo =B16/$B$16*100. Consolidare i dati con il tasto Invio a sinistra della Barra della Formula. Trasciniamo fino alla cella L14. Diamo ai numeri due decimali. Digitiamo le intestazioni di riga Luce (H13) e Telefono (H14). Copiamo nella cella I12 quelle di colonna riguardanti i trimestri. Infine nella cella H12 digitiamo Numeri indice Base I trimestre=100. Formattiamo i bordi, gli allineamenti verticali e orizzontali delle celle, e la larghezza delle righe e colonne. 163 Concatenare due o più stringhe di testo Con l’operatore di testo & è possibile scrivere una formula (nel nostro esempio =F7 & " di " & I7 & " " &H7) che unisca (concateni) stringhe di testo. “ “ è lo spazio tra la cella I7 e la cella H7 164 Excel num 2; . ..) Altre semplici funzioni MIN (nu m1 ; ; st e CO t E( MB S IN AZ IO NE (nu m o er v _ se ; ) lso a f se_ DQ RA ;c las se um (n ) ) 165 RADQ (dalla guida di EXCEL) Categoria: Matematica trig. - Nome: RADQ Restituisce una radice quadrata positiva. Sintassi RADQ(num) Num è il numero di cui si desidera calcolare la radice quadrata. Se num è negativo, RADQ restituirà il valore di errore #NUM!. Esempi RADQ(16) è uguale a 4 RADQ(-16) è uguale a #NUM! RADQ(ASS(-16)) è uguale a 4 166 Excel SOMMA.Q (Num1;num2…) La funzione SOMMA.Q(Num1;num2…) può sostituire l’argomento A2^2 + B2^2 della funzione RADQ. SOMMA.Q (Num1;num2…) esegue la somma dei quadrati degli argomenti. La formula diventa: =RADQ(SOMMA.Q(A2;B2)). 167 MIN e MAX (dalla guida di EXCEL) Categoria: Statistiche - Nome: MIN Restituisce il numero più piccolo di un insieme di valori. Sintassi MIN(num1;num2;...) Categoria: Statistiche - Nome: MAX Restituisce il valore maggiore di un insieme di valori. Sintassi MAX(num1;num2;...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 numeri di cui si desidera trovare il valore minimo il massimo. 168 Excel MIN e MAX Gli argomenti devono essere numeri, celle vuote, valori logici o rappresentazioni di numeri in formato testo. Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non convertibile in numeri generano degli errori. Se un argomento è costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati solo i numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori logici o il testo verranno ignorati. Se non si desidera che i valori logici e il testo vengano ignorati, utilizzare la funzione MIN.VALORI o MAX.VALORI. Se gli argomenti non contengono numeri, MIN o MAX restituirà 0. 169 MIN e MAX Esempi Se A1:A5 contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2: MIN(A1:A5) è uguale a 2 MIN(A1:A5;0) è uguale a 0 Se A1:A5 contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2: MAX(A1:A5) è uguale a 27 MAX(A1:A5;30) è uguale a 30 170 Excel COMBINAZIONE (dalla guida di EXCEL) Categoria: Matematica trig. - Nome: COMBINAZIONE Restituisce il numero delle combinazioni per un numero assegnato di elementi, indipendentemente dal loro ordine. Utilizzare la funzione COMBINAZIONE per calcolare tutti i possibili gruppi che si possono formare con un determinato numero di elementi. Sintassi COMBINAZIONE(num; classe) Num è il numero degli elementi. Classe è il numero degli elementi in ciascuna combinazione. 171 COMBINAZIONE Osservazioni •La parte decimale degli argomenti numerici viene eliminata. •Se uno degli argomenti non è un valore numerico, COMBINAZIONE restituirà il valore di errore #NOME?. •Se num < 0, classe < 0 oppure num < classe, COMBINAZIONE restituirà il valore di errore #NUM!. •Una combinazione è costituita da un insieme o da un sottoinsieme di elementi, indipendentemente dal loro ordine interno. Le combinazioni si distinguono dalle permutazioni per il rilievo che assume l'ordine interno di quest'ultime. 172 Excel COMBINAZIONE •Considerando num = n e classe = k, il numero delle possibili combinazioni sarà: •dove: 173 COMBINAZIONE Esempio Si supponga di voler formare un gruppo di lavoro di due persone scegliendole da una rosa di otto candidati e di volere conoscere il numero di gruppi che è possibile creare. COMBINAZIONE(8; 2) è uguale a 28 gruppi di lavoro. 174 Excel Il numero dei terni giocando 5 numeri al Lotto 175 SE (dalla guida di EXCEL) Categoria: Logiche Nome: SE Restituisce il valore se_vero se la condizione è specificata a valore VERO, il valore se_falso se la condizione non è soddisfatta. Utilizzare la funzione SE per eseguire dei test condizionali su valori e formule. Sintassi SE(test; se_vero; se_falso) 176 Excel SE Test è un valore o un'espressione qualsiasi che può dare come risultato VERO o FALSO. Questo argomento può utilizzare qualsiasi operatore di calcolo di confronto (>, <, =, ecc.) 177 SE Se_vero è il valore che viene restituito se test è VERO. Ad esempio, se questo argomento è la stringa di testo “Inferiore a un milione" e l'argomento test dà come risultato VERO, allora la funzione SE visualizzerà il testo " Inferiore a un milione ". Se test è VERO e se se_vero è vuoto, questo argomento restituirà 0 (zero). Per visualizzare la parola VERO, utilizzare il valore logico VERO per questo argomento. Se_vero può anche essere un'altra formula. 178 Excel SE Se_falso è il valore che viene restituito se test è FALSO. Ad esempio, se questo argomento è il valore della F4 e l'argomento test dà come risultato FALSO, allora la funzione SE visualizzerà il contenuto della cella F4. Se test è FALSO e se se_falso è omesso, ovvero se non c'è un punto e virgola dopo se_vero, verrà restituito il valore FALSO. Se test è FALSO e se se_falso è vuoto, ovvero, se, dopo se_vero, c'è un punto e virgola seguito da parentesi, verrà restituito il valore 0 (zero). Se_falso può anche essere una stringa o altra formula. 179 SE Osservazioni •È possibile nidificare fino a sette funzioni SE come argomenti se_vero e se_falso in modo da creare test più elaborati. •Quando se_vero e se_falso vengono calcolati, SE restituisce il valore restituito da questi argomenti. •Se un qualsiasi argomento di SE è una matrice, eseguendo l'istruzione SE verrà calcolato ogni elemento della matrice. 180 Excel Esercitazione 7 della funzione SE Supponiamo di voler evidenziare nella colonna H i Totali per voce che non superano il milione. Inseriamo in H4 la funzione SE(F4<1000000;”Inferiore a un milione”;F4). Il test eseguito è F4<1000000, se è vero il risultato sarà “Inferiore a un milione, se è falso il valore di F4. 181 Esercitazione 7 della funzione SE 182 Excel Esercitazione 8 - Test logico Potremo anche utilizzare la formula =F4<1000000. In questo caso il risultato sarà espresso da VERO o FALSO. 183 Nidificazione delle funzioni 1 In determinati casi, può essere necessario utilizzare una funzione come argomento di un'altra funzione. In questa formula: =SE(MEDIA(B4:E4)>250.000;SOMMA(B$4:B$16); "La media è < 250.000"), dove le funzioni MEDIA e SOMMA sono funzioni di secondo livello (al massimo si possono usare sette livelli), il risultato sarà la somma dell’area B4:B16 se la media di B4:E4 supera il valore 250.000 altrimenti avremo la dicitura "La media è < 250.000". 184 Excel Nidificazione delle funzioni 2 185 Esempio di nidificazione della funzione SE 186 Excel Formule matrice Le formule matrice sono espressioni speciali che ci permettono di elaborare contemporaneamente zone dati restituendo i risultati in una o più celle. Se ad esempio dobbiamo sommare i valori delle tre colonne C3:C4, D3:D4, E3:E4 e porre i rispettivi risultati in C6, D6, E6 evidenziamo anzitutto la zona C6:E6, inseriamo nella barra formula o nella cella C6 la formula =C3:E3+C4:E4. Premiamo in fine la combinazione dei tasti CTRL+SHIFT+INVIO. La formula nelle celle è {=C3:E3+C4:E4} 187 Somma di prodotti con le formule matrici Le formule matrice consentono di moltiplicare tra loro i contenuti di zone di uguali dimensioni, indipendentemente dalla loro posizione, quindi di sommare i risultati. In pratica si utilizza la funzione SOMMA in combinazione con l’operatore matematico di moltiplicazione. C3*E3*G3 + C4*E4*G4 + C5*E5*G5 = {=SOMMA(C3:C5*E3:E5*G3:G5)} 188 Excel 4 – Formattazione 189 4.1 – Formattare le celle: numeri 190 Excel Formattazione di caratteri e celle del foglio La formattazione offerta da Excel ci permette di modificare i caratteri, le celle, lo stile dei numeri e allineamento, il tutto per rendere più piacevole l’aspetto dei fogli di lavoro. I caratteri delle celle, contenenti testo o alle quali è stato imposto il formato testo, possono essere modificati dopo averli evidenziati. Dalla barra barra degli strumenti Formattazione possiamo selezionare il Tipo di carattere, la Dimensione, lo Stile (Grassetto, Corsivo e Sottolineato) e il Colore. Barra degli Strumenti Formattazione. Alcune opzioni sono disabilitate. Tipo Dimensione Stile Colore Esempio di caratteri formattati all’interno di una cella 191 Per formattare le celle Le celle possono essere formattate utilizzando: A) in maniera veloce la barra degli strumenti Formattazione . B) dal menu Formato, la voce Celle…. N.B. - Dalla barra degli strumenti Formattazione non tutte le opzioni sono disponibili. 192 Excel Colore carattere Colore riempimento Unisci e centra Bordi Riduci rientro Aumenta rientro Valuta Stile separatore Stile percentuale Grassetto Corsivo Sottolineato Diminuisci decimali Allinea a sinistra Centra Allinea a destra Dimensione carattere Tipo di carattere Aumenta decimali Barra degli strumenti Formattazione 193 Pulsanti e gruppi sulla barra Pulsante Valuta Lire Euro Il pulsante Valuta visualizza i numeri con il simbolo della valuta. Stile percentuale serve per visualizzare i numeri con un segno di percentuale. Lo Stile separatore applica lo stile del separatore delle migliaia alle celle selezionate (per modificare lo stile del punto, utilizzare il comando Stile del menu Formato). Con i pulsanti Aumenta decimali e Riduci decimali si può aumentare o ridurre il numero delle cifre decimali visibili. Pulsante Stile separatore Pulsante Diminuisci decimali Pulsante Aumenta decimali 194 Excel Pulsanti e gruppi sulla barra Unisci e centra permette di combinare due o più celle adiacenti per crearne una singola. Con i pulsanti Riduci rientro e Aumenta rientro è possibile ridurre o aumentare il rientro del contenuto della cella selezionata della larghezza di un carattere a cui sia applicato il tipo di carattere standard. Colore carattere permette di dare al testo contenuto nella cella selezionata un colore particolare, mentre Colore riempimento consente di applicare uno sfondo colorato alla cella. 195 Schede Formato celle Le schede del menu Formato, Celle 196 Excel 4.1.1 – Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali. Scheda numero Numero, qui possiamo scegliere la Categoria (Generale, Numero, Valuta, Contabilità, Data, Ora, Percentuale, ecc.). Selezionando la categoria Numero è possibile stabilire quante cifre decimali devono apparire, se deve apparire il separatore delle migliaia e quale tipo di formato utilizzare per i numeri negativi. 197 4.1.2 – Formattare le celle per le date. Selezionando la categoria Data avremo a disposizione vari Tipi di formattazione per le nostre date 198 Excel 4.1.3 – Formattare le celle per differenti valute. Selezionando la categoria Valuta oltre a stabilire quante cifre decimali debbano apparire, e quale tipo di formato utilizzare per i numeri negativi, possiamo selezionare il simbolo della valuta. 199 4.1.4 – Formattare le celle per valori percentuali. Selezionando la categoria Percentuale si assegna il formato percentuale. Si possono stabilire quante posizioni decimali si desiderano. 200 Excel 4.2 – Formattare le celle: testo 201 4.2.1 – Modificare le dimensioni del testo. Formattare il contenuto delle celle (font, corsivo, grassetto, ecc.) Scheda Carattere Carattere, qui possiamo modificare il Tipo, Stile, Dimensione e Sottolineatura. Se le modifiche non ci piacciono riporteremo allo stile predefinito spuntando l’opzione Car. Standard. 202 Excel 4.2.2 – Modificare il colore dei caratteri. Sempre dalla scheda Carattere possiamo scegliere il Colore e gli Effetti. Le opzioni possono essere applicate all’intero contenuto della cella o coma abbiamo già visto a singoli caratteri del contenuto della cella. 203 4.2.3 – Modificare l’orientazione del testo. Scheda Allineamento Allineamento, qui possiamo allineare verticalmente o orizzontalmente i dati delle celle, orientare il testo contenuto nelle celle e infine controllare il modo con cui il testo sarà visualizzato nella cella. 204 Excel 4.3.1 – Allineare (centrato, a sinistra, a destra, in alto, in basso) il contenuto delle celle in una data area. Approfondire la scheda allineamento L’allineamento gestisce la cella evidenziata o tutte le celle delle zona su cui si opera. La scheda allineamento è suddivisa in tre sezioni: 1. Allineamento testo 2. Orientamento 3. Controllo testo 205 Allineamento testo - Orizzontale L'allineamento predefinito per il testo è a sinistra, per i numeri a destra e per i valori di errore e logici al centro. L'allineamento orizzontale predefinito è Standard. Se si modifica l'allineamento dei dati, il tipo di dati non viene a sua volta modificato. L’allineamento orizzontale prevede la possibilità di assegnare un rientro. Nell’elenco a discesa bisogna scegliere Sinistro (rientro) e specificare il rientro (in numero di caratteri) agendo sulle frecce del contatore affiancato alla casella. L’elenco a discesa prevede anche le opzioni Riempi e Centra nelle colonne. La prima ripete più volte il testo digitato fino a occupare tutta la larghezza della colonna, la seconda centra un testo su più colonne. 206 Excel Allineamento testo - Verticale L’allineamento verticale prevede oltre alle ovvie proposte, l’opzione Giustifica. Questa opzione farà in modo che il testo occuperà con spaziature sempre più ampie l’altezza della cella stessa. 207 Orientamento e Controllo testo Nella sezione Orientamento, possiamo specificare in gradi l’angolazione del testo, agendo con il mouse sull’indicatore graduato, o digitando direttamente i gradi di angolazione da assegnare al testo. Nella sezione Controllo testo la voce Riduci e adatta, permette di forzare il testo ad occupare le dimensioni della cella. Spuntando invece Testo a capo, la cella si estende in altezza per visualizzare tutto il testo digitato. L’opzione Unione celle fonde le celle evidenziate e dispone il testo al centro delle stesse (si può effettuare la stessa operazione tramite il pulsante Unisci e centra della barra degli strumenti di formattazione). 208 Excel Opzione Unione celle L’opzione Unione celle presente nella scheda Allineamento celle merita una particolare attenzione. Se le celle da unire contengono dati, confermando tale opzione, il programma avvisa che verranno mantenuti solo i dati della cella superiore sinistra della selezione. 209 4.3 – Formattare le celle: aree di celle 210 Excel 4.3.2 – Aggiungere un bordo ad una data area di celle. Scheda Bordo Bordo. La scheda ci permette di inserire dei bordi sulla cella o sulle celle selezionate. Le opzioni riguardano lo stile, spessore e colore delle linee. 211 Scheda Motivo – Scheda Protezione Scheda Motivo Motivo, qui possiamo definire il colore delle celle e il motivo di fondo. Scheda Protezione Protezione. Due sono le opzioni. La prima Bloccata impedisce la cancellazione, lo spostamento la modifica e ridimensionamento delle celle selezionate. La seconda Nascondi non visualizza le formule nella barra delle formule. Le opzioni, una volta selezionate diventano valide se si attiva dal Menu Strumenti, Protezione, la voce Proteggi foglio. 212 Excel La formattazione automatica Se abbiamo poco tempo per formattare una tabella, possiamo usare dal menu Formato la Formattazione automatica. Essa permette di applicare combinazioni predefinite di formati all’intervallo di celle selezionate. 213 La formattazione condizionale 1 La formattazione condizionale ci permette di porre in evidenza certe celle il cui contenuto soddisfa certe condizioni (il numero massimo di condizioni è 3). Supponiamo di voler evidenziare in rosso le percentuali dei nostri totali che superano il 14% e in verde quelle che sono inferiori a 8%. Selezioniamo le celle che contengono i totali. Dal menu Formato, Formattazione condizionale selezioniamo nel primo elenco a discesa, Condizione 1, il valore della cella è, nel secondo elenco minore di, infine nell’ultima casella digitiamo 8. Selezioniamo Formato e scegliamo dalla scheda Carattere, sezione Colore: il verde, e premiamo Ok. Clic Carattere su Aggiungi nel pannello Formattazione condizionale e inseriamo i criteri per la Condizione 2. 214 Excel La formattazione condizionale 2 215 La formattazione condizionale 3 Premendo il pulsante Formato dalla finestra Formattazione condizionale si accede alle schede Carattere, Bordi e Motivo . 216 Excel La formattazione condizionale 4 217 La formattazione condizionale 5 Supponiamo di voler evidenziare le percentuali dei nostri totali se nel I trimestre le rispettive voci non hanno superato la cifra di 200.000. Dal Menu Formato/ Formattazione condizionale selezioniamo nel primo elenco a discesa, Condizione 1, La formula è, nel secondo elenco digitiamo = B10> 200.000. Selezioniamo Formato e scegliamo gli attributi per le nostre celle (carattere, bordi, e motivi). 218 Excel La formattazione condizionale 6 219 Suggerimenti Se non riusciamo a trovare le celle che utilizzano il formato condizionale usiamo il menu Modifica, Vai a selezioniamo il pulsante Speciale, dalla finestra Vai a formato speciale selezionare l’opzione Formati condizionali. Excel mette in evidenza le celle che utilizzano la formattazione condizionale. 220 Excel 4.4 – Controllo ortografico 221 4.4.1 – Usare uno strumento di controllo ortografico e fare le eventuali modifiche. Per visualizzare un possibile errore, quale una parola non corretta, una parola duplicata oppure un utilizzo errato delle maiuscole, utilizziamo la finestra Controllo ortografia. ortografia Controllo ortografia, presente anche in altri programmi, è richiamabile dalla ortografia barra degli strumenti premendo sul pulsante Controllo ortografia o in alternativa dal menu Strumenti premendo sulla voce Controllo ortografia... Individuato un errore Excel lo segnala, dandoci la possibilità di immettere la parola corretta nella casella Cambia in della finestra, oppure selezionare una parola dalla casella Suggerimenti. Per eliminare la parola indicata anziché modificarne l'ortografia, eliminare la parola dalla casella Cambia in. Il pulsante Cambia diventerà Elimina. Scegliere Elimina per eliminare la parola dal foglio di lavoro. 222 Excel Ortografia Pulsante Controllo ortografia sulla barra degli strumenti 223 Ortografia Pulsante Azione Lascia invariata nel foglio di lavoro l'attuale occorrenza della parola visualizzata accanto a Non nel dizionario. Lascia invariate nel foglio di lavoro tutte le occorrenze della parola visualizzata accanto a Non nel dizionario. Modifica l'occorrenza corrente della parola visualizzata accanto a Non nel dizionario con la parola della casella Cambia in:. Per eliminare la parola indicata anziché modificarne l'ortografia, eliminare la parola dalla casella Cambia in:. Il pulsante Cambia diventerà Elimina. Scegliere Elimina per eliminare la parola dal foglio di lavoro. Se viene rilevata una parola duplicata scegliere Elimina per eliminarla. Modifica tutte le occorrenze della parola visualizzata accanto a Non nel dizionario con la parola della casella Cambia in:. 224 Excel Ortografia Per eliminare tutte le occorrenze della parola indicata anziché modificarne l'ortografia, eliminare la parola dalla casella Cambia in:. Il pulsante Cambia tutto diventerà Elimina tutto. Scegliere Elimina tutto per eliminare tutte le occorrenze della parola dal foglio di lavoro. Aggiunge la parola visualizzata accanto a Non nel dizionario al dizionario selezionato nella casella Aggiungi parole a:. Visualizza un elenco delle alternative proposte per la parola non corretta. Aggiunge una parola all'elenco della correzione automatica in modo che la correzione automatica possa correggerla automaticamente durante la digitazione. Seleziona la lingua che si desidera utilizzare per il controllo ortografico. 225 4.5 – Impostazione del documento 226 Excel 4.5.1 – Modificare i margini. Gli spazi bianchi tra i bordi della pagina e i dati da stampare vengono definiti margini. I margini (Superiore, Inferiore, Sinistro e Destro), vengono impostati dalla scheda Margini della finestra Imposta pagina, pagina attivabile dal menu File, voce Imposta pagina e clic sulla scheda Margini. Margini Potete centrare il foglio di lavoro orizzontalmente e/o verticalmente selezionando le rispettive opzioni presenti nella sezione Centra nella pagina. 227 Scheda Margini Fatte le nostre scelte è possibile utilizzare l’Anteprima di stampa per verificare l’effetto delle nostre impostazioni. Dalla finestra Anteprima di stampa, si possono stampa apportare ulteriori modifiche. Se premiamo il pulsante Margini, possiamo ad esempio con il mouse trascinare e dimensionare le corrispondenti linee rappresentative dei margini. 228 Excel 4.5.2 – Aggiustare il documento in modo che sia contenuto in una pagina Può capitare che il nostro foglio di lavoro debba essere stampato per intero su una sola pagina. Dalla scheda Pagina nella sezione Proporzioni l’opzione Imposta al: ci permette di comprimere o espandere il foglio selezionando o digitare la % della dimensione normale. Per comprimere il foglio di lavoro selezioniamo o digitiamo una percentuale minore di 100, per esempio 90, per espanderlo, una percentuale maggiore, per esempio 110. 229 Scheda Pagina Se il foglio di lavoro o la selezione durante la stampa deve rientrare nel numero di pagine specificato, selezioniamo la casella di controllo Adatta a. Immettiamo un numero nella casella pagine di larghezza per e un numero nella casella di altezza. Per riempire la larghezza della pagine e utilizzare il numero di pagine necessario, digitare 1 nella casella pagine di larghezza per e lasciare vuota la casella di altezza. 230 Excel 4.5.3 – Aggiungere intestazioni e piè di pagina. Quando si devono stampare più fogli relativi agli stessi dati è utile inserire intestazioni e piè di pagina che ne facilitino la lettura, indicando, per esempio, il titolo e/o il numero di pagina. Per aggiungere un’intestazione o un piè di pagina aprite il menu File e selezionate il comando Imposta pagina…, quindi fate clic sulla scheda Intestaz./Piè di pagina della finestra di dialogo Imposta pagina. pagina Potete aprire direttamente la scheda anche selezionando il menu Visualizza, Intestazione e piè di pagina… La scheda permette di stabilire il tipo di intestazione e piè di pagina da inserire nel foglio. È possibile scegliere uno dei modelli predefiniti che si trovano nelle liste Intestazione: o Piè di pagina:. 231 Scheda Intestazione e piè di pagina… Di norma sono già predisposti: il nome del foglio, la data e l’ora, il numero della pagina, il nome del file o quello dell’autore). Per modificare o aggiungere nuovi elementi alla propria intestazione o al piè di pagina, fare clic sui pulsanti Personalizza intestazione … o Personalizza piè di pagina… 232 Excel Finestra Intestazione Scelte le impostazioni, facciamo clic su OK, così da inserire le intestazioni e piè di pagina in tutte le pagine del vostro foglio. Finestra Intestazione Carattere Nome foglio Numero di pagine Numero totale di pagine Ora Nome file Data 233 Nascondere la griglia Quando stampiamo possiamo nascondere la griglia delle celle. Per fare questo selezionate File, Imposta pagina, fate clic sulla scheda Foglio Foglio, quindi togliete il segno di spunta dalla sezione Stampa opzione Griglia. 234 Excel Opzioni Imposta pagina Di fianco all’opzione Griglia si trova anche l’opzione Intestazione di riga e colonna, che permette di visualizzare o meno nella pagina stampata le intestazioni di riga e colonna. Per nascondere le intestazioni togliete il segno di spunta, per tornare a visualizzarle fate clic con il mouse nell’opzione. Se volete vedere l’aspetto del foglio con le nuove impostazioni fate clic sul pulsante Anteprima di stampa nella scheda. È possibile aprire la finestra Imposta pagina, pagina premendo su Anteprima di stampa, e definire tutte le opzioni per la stampa facendo clic sul pulsante Imposta. 235 4.5.4 – Cambiare l’orientazione del documento. Se il foglio di lavoro è più largo che lungo, possiamo modificarne l’orientamento (il default predefinito è quello verticale). Dal menu File selezioniamo Imposta Pagina e dalla scheda Pagina, Pagina nella sezione Orientamento, fate clic sull’opzione Orizzontale . 236 Excel 5 – Stampa 237 5.1 – Stampare semplici fogli elettronici 238 Excel 5.1.1 – Usare le opzioni di base della stampa. Impostata la pagina, possiamo stampare il nostro documento. Dal menu File, Stampa… si accede alla finestra Stampa, suddivisa nelle seguenti sezioni: Stampa Stampante si seleziona la stampante con cui stampare, o l’opzione Stampa su file. Intervallo si scelgono le pagine da stampare. Copie si sceglie il Numero di copie e la fascicolazione. Stampa si sceglie se stampare i Fogli attivi, una Selezione o Tutta la cartella. 239 Anteprima di stampa Sempre dalla finestra Stampa Stampa, possiamo premere sul pulsante Anteprima per verificare che le stampe corrispondano a ciò che si visualizza sullo schermo. 240 Excel 5.1.2 – Vedere il documento in anteprima Anteprima di stampa Per accedere all’anteprima possiamo utilizzare anche il pulsante Anteprima di stampa sulla barra degli strumenti. Excel apre la finestra dell’Anteprima Anteprima di stampa, stampa in cui appare il vostro foglio di lavoro a pagina intera e un cursore a forma di lente di ingrandimento. 241 Anteprima di stampa Anteprima di stampa 242 Excel Zoom sull’anteprima Se volete vedere una parte del foglio più da vicino, fare clic con il mouse e ne ingrandirete la visualizzazione, quindi fate clic sul foglio per tornare alla visualizzazione in modalità foglio intero. Per uscire dall’Anteprima Anteprima di stampa e tornare al foglio di lavoro attivo fate clic sul pulsante Chiudi. 243 Suddividere i fogli di lavoro Excel di solito riempie una pagina intera con i dati di un foglio di lavoro, poi inizia a stampare su una seconda pagina. Per assicurarsi che la suddivisione delle pagine sia ordinata e abbia un senso logico potete inserire le interruzioni di pagina. Per creare un’interruzione dal menu Visualizza, selezioniamo Anteprima interruzione di pagina: Excel mostra il foglio di lavoro con linee tratteggiate, che indicano le interruzioni di pagine predefinite, dettate dalle dimensioni della carta. 244 Excel Interruzioni di pagina Per inserire un’interruzione di pagina verticale o orizzontale, fare clic nella cella in cui si vuole inserire e selezioniamo dal menu Inserisci, la voce Interruzione di pagina. Excel traccia un’interruzione di pagina verticale e orizzontale, visualizzando un linea continua a sinistra e sopra la cella selezionata. Per tornare alla modalità di visualizzazione precedente selezionate dal menu Visualizza, la voce Normale. 245 Interruzioni di pagina 246 Excel Regolare ed eliminare le interruzioni di pagina Se avete selezionato la modalità di visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina, potete regolare la posizione delle interruzioni di pagina selezionandole e trascinandole con il mouse. Per eliminare le interruzioni di pagina aggiunte, si posiziona il puntatore del mouse sulla linea blu continua dell’interruzione di pagina che dobbiamo cancellare. Quando il cursore si trasforma in una doppia freccia teniamo premuto il tasto sinistro, trasciniamo il mouse verso il lato superiore o sinistro del foglio di lavoro, e quindi si rilascia il tasto. In alternativa, selezioniamo una cella che abbia il lato superiore o il lato sinistro a contatto della linea blu dell’interruzione di pagina da eliminare, e dal menu Inserisci selezioniamo Rimuovi interruzione di pagina. 247 Finalmente si stampa Dopo aver definito tutte le impostazioni, potete finalmente stampare il vostro lavoro. Se fate clic sul pulsante Stampa sulla barra degli Strumenti, il foglio di lavoro viene inviato direttamente alla stampante. Se invece selezionate il comando Stampa del menu File potete aprire la finestra di dialogo Stampa Stampa, che permette come abbiamo già detto, di definire il numero di copie, la parte della cartella di lavoro da stampare, ecc. Pulsante Stampa 248 Excel 5.1.3 – Stampare un foglio di lavoro o una intera cartella Per stampare l’intera cartella (cioè tutti i fogli in essa contenuti), attivare ’lopzione Tutta la cartella nella sezione Stampa. Per stampare i fogli di lavoro attivi, attivare l’opzione Fogli attivi. 249 5.1.4 – Stampare una parte di un foglio di lavoro o un’area definita di celle. Per stampare un intervallo di pagine, attivare l’opzione Pagine e scegliete l’intervallo di pagine che volete stampare. Per stampare un intervallo di celle che è stato selezionato, attivare l’opzione Selezione. Definite le opzioni le confermiamo facendo clic sul pulsante OK. Per stampare soltanto un intervallo di celle possiamo selezionarlo e impostarlo come unica parte del foglio che verrà stampata . Per fare questo, dal menu File, voce Area di stampa selezioniamo, Imposta area di stampa. 250 Excel Impostazione dell’area di stampa L’area di stampa può essere definita anche dal menu File File, Imposta pagina , scheda Foglio: se fate clic sul pulsante Comprimi finestra posto all’estremità destra della casella Area di stampa, potete con l’ausilio del mouse, immettere l’intervallo selezionandolo direttamente dal foglio di lavoro. Al termine, fate di nuovo clic sul pulsante per visualizzare l’intera finestra di dialogo e premete Stampa o Anteprima di stampa per controllare l’aspetto del vostro foglio. 251 6 – Funzioni avanzate 252 Excel 6.1 – Importare oggetti 253 6.1.1 - Importare oggetti come file di immagini, grafici, testi. Nel foglio di lavoro è possibile importare oggetti di formato differente. Si possono inserire file di testo, immagini, grafici. Selezioniamo una cella e dal menu Inserisci premere sulla voce Oggetto… Se l’oggetto deve essere generato ex novo dall’elenco a discesa si seleziona il programma con il quale lavorare. Se l’oggetto è già presente si passa alla scheda Crea da file, fare clic su Sfoglia, selezionare il file da importare e infine cliccare su OK. L’oggetto compare in un rettangolo che presenta dei piccoli quadratini di ridimensionamento sui lati e sui vertici, agendo su di essi è possibile ridimensionare l’oggetto sul foglio di lavoro. 254 Excel 6.1.2 – Spostare e modificare le dimensioni degli oggetti Per spostare un oggetto sullo stesso foglio di lavoro, lo selezioniamo e tenendo premuto il tasto sinistro del mouse lo trasciniamo nella posizione voluta. Per spostarlo in un altro foglio della stessa cartella o di una cartella differente usiamo la tecnica del Taglia e Incolla. Se dobbiamo inserire un’immagine già salvata, dal menu Inserisci premiamo Immagine e dopo la voce Da file… Selezionato il file d’immagine confermiamo premendo Inserisci. 255 Inserimento di un oggetto Inserimento di un oggetto Inserimento di un’immagine 256 Excel Inserimento di un oggetto grafico e di un oggetto testo 257 6.2 – Diagrammi e grafici 258 Excel Introduzione ai grafici Le rappresentazioni grafiche ci consentono di interpretare e confrontare i dati in maniera visiva. Possiamo controllare in modo immediato se le nostre spese subiscono un calo o un aumento nell’arco dei trimestri oppure esaminare il confronto tra le spese previste e quelle effettive. Tutto questo avviene senza dover analizzare i dati del nostro foglio di lavoro. Ricordiamoci che il grafico è collegato ai dati di origine contenuti nel foglio di lavoro e viene aggiornato automaticamente quando si apportano modifiche ai dati. 259 6.2.1 – Generare tipi di diagrammi e grafici a partire da un foglio elettronico (grafici a torta, a barre, ecc.). Possiamo creare un grafico sullo stesso foglio di lavoro (grafico incorporato), oppure su un foglio grafico. La prima cosa da fare è selezionare i dati, e utilizzare la Creazione guidata Grafico, menu Inserisci, Grafico… o in alternativa cliccare sul pulsante della barra degli strumenti Creazione guidata Grafico, che consentirà di scegliere il tipo di grafico e le relative opzioni. Pulsante Creazione guidata Grafico 260 Excel Formattazione grafico predefinito Esiste anche la possibilità di creare un grafico con la formattazione predefinita, premendo il pulsante Grafico predefinito (Grafico incorporato) o in alternativa il tasto F11 (Foglio grafico). Pulsante Grafico predefinito Se il pulsante non compare sulla barra degli strumenti, selezionare dal menu la voce Visualizza, Barra degli strumenti, Personalizza… e scegliere la scheda Comandi Comandi. Dalla lista Categorie: selezionare Grafici, dalla lista Comandi: puntare il mouse su Grafico predefinito, tenendo premuto con il tasto sinistro trascinate sulla barra e rilasciate il pulsante nella posizione voluta. 261 Creazione guidata – Tipo di grafico - Tipi standard Selezioniamo i dati. Dal menu Inserisci clic su Grafico… o in alternativa clic sul pulsante della Barra degli strumenti Creazione guidata Grafico. La prima finestra della Creazione guidata Grafico permette di scegliere tra tipi diversi di grafico. Nella lista Tipo di grafico sono elencati i diversi formati, mentre nel riquadro Scelte disponibili sono visibili le diverse versioni. 262 Excel Creazione guidata – Tipo di grafico - Tipi personalizzati Selezionando un tipo di grafico è possibile leggere una breve descrizione della sua struttura; inoltre, è possibile vedere il modello scelto premendo sul pulsante Tenere premuto per visualizzare l’esempio. Premendo sulla scheda Tipi personalizzati verranno visualizzati ulteriori tipi di grafici disponibili. 263 Creazione guidata – Dati di origine – Intervallo dati Scelto il tipo di grafico, premete il pulsante Avanti > per passare alla finestra Dati di origine, in cui sarà origine visualizzato ’laspetto del grafico. Con l’opzione esclusiva Serie in possiamo specificare se le serie di dati sono disposte in colonne o in righe. 264 Excel Creazione guidata – Dati di origine - Serie Sulla scheda Serie, vengono riportate due sezioni: Serie e Etichette asse categorie (X). La prima elenca i nomi delle serie di dati (è possibile aggiungerne o eliminarne) e i riferimenti di cella per Nome e Valori della serie evidenziata. La seconda sezione specifica l’intervallo di celle da utilizzare per i nomi delle categorie. Premere Avanti >. 265 Creazione guidata – Opzioni del grafico - Titoli La finestra Opzioni del grafico contiene 6 fogli scheda. La prima è dedicata al titolo del grafico, dell’asse delle categorie (X) e dell’asse dei valori (Y). 266 Excel Creazione guidata – Opzioni del grafico – Assi e Griglie Sulla scheda Assi e Griglia le varie opzioni ci permettono di scegliere se visualizzare o meno l’asse delle categorie, quello dei valori e le griglie del grafico. 267 Creazione guidata – Opzioni del grafico – Legenda, Etichette dati e Tabella dati Le altre schede riguardano la Legenda, le Etichette dati e la Tabella dati. Premere Avanti>. 268 Excel Creazione guidata – Posizione grafico La finestra Posizione grafico, grafico consente di scegliere se collocare il grafico sul foglio di lavoro (clic su Come oggetto in:) che contiene i dati (si può scegliere anche un foglio differente), oppure creare un foglio grafico (clic su Crea nuovo foglio:). Selezioniamo l’opzione Come oggetto in:. 269 Risultato creazione guidata Premete il pulsante Fine e Excel metterà il grafico sul foglio. 270 Excel Rappresentazione dei dati su un grafico 271 Valori dell’asse Valori dell'asse I valori dell'asse vengono creati a partire dai dati. Nell'esempio sopra riportato i valori vanno da 2.000.000 a 2.600.000, ovvero comprendono l'intero intervallo di valori contenuti nel foglio di lavoro. A meno che non venga specificato diversamente, verrà utilizzato il formato della cella superiore sinistra dell'intervallo di valori come formato numero dell'asse. 272 Excel Nomi di categoria Nomi di categoria Per assegnare nomi di categoria all'asse, vengono utilizzate le intestazioni di colonna o di riga del foglio di lavoro. Nell'esempio sopra riportato le intestazioni di colonna I, II, III, IV vengono visualizzate come nomi di categoria dell'asse. È possibile modificare l'impostazione relativa all'utilizzo di intestazioni di colonna o di riga come nomi di categoria dell'asse oppure creare nomi diversi. 273 Nomi delle serie di dati Nomi delle serie di dati. Le intestazioni di colonna o di riga vengono anche utilizzate per assegnare nomi alle serie di dati. I nomi delle serie sono visualizzati nella legenda del grafico. Nell'esempio sopra riportato le intestazioni di riga Effettivo e Previsto compaiono come nomi delle serie. È possibile modificare l'impostazione relativa all'utilizzo di intestazioni di colonna o di riga come nomi delle serie di dati oppure creare nomi diversi. 274 Excel Indicatori di dati Indicatori di dati Gli indicatori di dati con lo stesso motivo rappresentano una serie di dati. Ciascun indicatore rappresenta una cifra derivata dal foglio di lavoro. Nell'esempio sopra riportato l'indicatore di dati posto all'estremità destra rappresenta il valore della serie Previsto del IV Trimestre, pari a 2.568.750. 275 Elementi del grafico Asse dei valori (asse y) Titolo del grafico Area del tracciato Legenda Valori Area del grafico Asse delle categorie (asse x) Griglia 276 Excel Elementi del grafico •Area del grafico: il riquadro nel quale è rinchiuso il grafico, bordi inclusi. •Area del tracciato: l’area costituita dal grafico vero e proprio (a torta, a barre, a linee…). •Asse delle categorie (asse x): l’asse che contiene le categorie del tracciato, di solito è l’asse orizzontale o della x. •Asse dei valori (asse y): l’asse che contiene i valori del tracciato, di solito si tratta della verticale o della y. 277 Elementi del grafico •Legenda: un piccolo riquadro che descrive le serie di dati del tracciato e spiega che cosa rappresenta ogni elemento del grafico. •Titolo del grafico: il testo che descrive il grafico. Viene automaticamente centrato nella parte superiore dell’area del grafico. •Valori: gli elementi individuali di una serie di dati. Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta ecc. •Griglia: linee che partono da un asse e attraversano il tracciato in modo da facilitare la lettura dei valori della serie. 278 Excel Etichette dei nomi Quando posizioniamo il cursore del mouse sopra un elemento del grafico attivo, Excel ne visualizza il nome. Se le etichette dei nomi non vengono visualizzate aprite il menu Strumenti, selezionate Opzioni e fate clic sulla casella Mostra nomi della scheda Grafico. Etichette dei nomi 279 Spostare e ridimensionare i grafici Inserito il grafico possiamo ridimensionarlo, modificarlo, o spostarlo in un’altra posizione. Per spostare il grafico in una nuova posizione senza modificarne le dimensioni selezionare il grafico, clic con il tasto sinistro del mouse sull’area del grafico e, tenendo premuto il pulsante (il cursore assume la forma di croce con quattro frecce) lo trasciniamo. Rilasciamo il pulsante sinistro del mouse nella posizione voluta. 280 Excel Ingrandire o ridurre un grafico Per ingrandire o ridurre il grafico, usiamo i quadratini di ridimensionamento. Puntando il cursore del mouse su uno di questi quadratini (il cursore si trasforma in una doppia freccia), teniamo premuto il pulsante sinistro e trasciniamo (Excel visualizza con un contorno segmentato le nuove dimensioni). Rilasciate il pulsante per fissare le nuove dimensioni. 281 Modificare le proporzioni e eliminare un grafico I quadratini di ridimensionamento centrali modificano o la larghezza o l’altezza del grafico. I quadratini posti sui vertici ridimensionano la larghezza e l’altezza contemporaneamente. Se si vogliono mantenere le proporzioni dell’altezza e della larghezza del grafico, bisogna trascinare i quadratini dei vertici tenendo premuto il tasto SHIFT. Per eliminare un grafico è sufficiente fare clic sull’area del grafico per selezionarlo e premere il tasto CANC. 282 Excel Tipo di grafico 283 Grafico a linee Un grafico a linee descrive le tendenze dei dati a intervalli uguali. Applichiamolo ai nostri dati. 284 Excel Grafico ad area Un grafico ad area evidenzia l'entità delle variazioni nel tempo e poiché visualizza la somma dei valori tracciati, illustra anche le relazioni delle parti rispetto al totale. In questo esempio il grafico ad area evidenzia il decremento per la voce Salute e illustra il contributo di tutte le voci per le spese effettuate. 285 Istogramma Un istogramma mostra le variazioni dei dati e offre un confronto immediato sul loro andamento. Le categorie vengono organizzate orizzontalmente e i valori in verticale. 286 Excel Istogramma 3D La prospettiva di istogramma 3D mette a confronto i dati con altri due assi. In questo grafico 3D è possibile confrontare i risultati di quattro trimestri di spese per Hobby con quelle relative alla voce Salute. 287 Grafico a barre Un grafico a barre mette a confronto singoli elementi. Le categorie sono organizzate verticalmente e i valori orizzontalmente. 288 Excel Grafico a barre in pila I grafici a barre in pila mostrano le relazioni dei singoli elementi rispetto al totale. 289 Grafico a torta Un grafico a torta mostra le proporzioni dei vari elementi che costituiscono una serie di dati rispetto alla loro somma. Tale grafico consente di rappresentare una sola serie di dati ed è particolarmente utile quando si desidera evidenziare un elemento significativo. 290 Excel Grafico a torta Per facilitare la visualizzazione delle sezioni più piccole, è possibile raggrupparle in un unico elemento del grafico a torta per poi dividerle in un grafico più piccolo, a torta o a barre, posto accanto al grafico principale. 291 Grafico ad anello Un grafico ad anello, così come un grafico a torta, mostra le relazioni delle parti rispetto al totale ma può contenere più di una serie di dati, ciascuna rappresentata da un anello del grafico. 292 Excel Grafico azionario Il grafico delle quotazioni azionarie massime, minime e di chiusura viene spesso utilizzato per illustrare l’andamento dei prezzi delle azioni. Per creare questo tipo di grafico, è necessario disporre in ordine la Data, Valore massimo, Valore minimo e il valore di chiusura del titolo azionario. 293 Grafico a dispersione 1 Un grafico a dispersione (XY) mostra le relazioni tra i valori numerici di varie serie oppure traccia due gruppi di numeri come un'unica serie di coordinate XY. Tale grafico consente di visualizzare intervalli, o gruppi, non omogenei di dati ed è comunemente utilizzato per dati scientifici. Quando si immettono i dati, disporre i valori X in una riga o colonna e i corrispondenti valori Y nelle righe o colonne adiacenti. 294 Excel Grafico a dispersione esempi a ico f a Gr e on i s r pe s i D 295 Grafico a bolle Un grafico a bolle è un tipo di grafico a dispersione (XY) in cui la dimensione dell'indicatore di dati rappresenta il valore di una terza variabile. Quando si immettono i dati, disporre i valori X in una riga o colonna e i corrispondenti valori Y e delle dimensioni delle bolle nelle righe o colonne adiacenti. Il grafico di questo esempio mostra che la società A prevale come numero di prodotti e quota di mercato ma non come vendite. 296 Excel Grafico a radar In un grafico a radar ciascuna categoria di dati possiede un asse dei valori specifico che si dirama dal punto centrale. Tutti i valori di una stessa serie sono collegati da linee. Un grafico a radar mette a confronto i valori aggregati di varie serie di dati. Nel grafico riportato in questo esempio, la serie di dati che copre l'area più ampia rappresenta la spesa maggiore. 297 Grafico a superficie Un grafico a superficie risulta particolarmente utile per trovare le combinazioni più favorevoli tra due sistemi di dati. Come in una carta topografica, i colori e i motivi indicano le aree che si trovano nello stesso intervallo di valori. Questo grafico mostra le varie combinazioni di temperature e tempo relative a una stessa misura di resistenza alla trazione. 298 Excel Istogrammi a cilindro, cono e piramide Utilizzando gli indicatori di dati a forma di cono, cilindro e piramide è possibile conferire notevole impatto agli istogrammi e ai grafici a barre 3D. 299 6.2.2 – Completare o modificare un diagramma o grafico: aggiungere titolo o etichette, cambiare la scala o i colori. Per modificare il titolo del grafico fate clic sul titolo in modo che venga bordato, quindi fate clic in un punto qualunque all’interno del titolo fino a visualizzare il cursore a barra lampeggiante e digitate le modifiche. Premere all’esterno del titolo per confermare. In alternativa, selezionato il grafico, premere il tasto destro del mouse sull’Area del grafico, dal menu di scelta rapida selezionare Opzioni grafico… scheda Titoli. Effettuate le modifiche Titoli o aggiunto un titolo confermiamo premendo Ok. 300 Excel Formattazione Se volete cambiare lo stile di formattazione applicato al titolo, alle voci delle legenda, agli assi, agli indicatori dei dati, ecc., selezionate l’elemento in modo che appaiano i bordi di contorno e fate clic con il pulsante destro del mouse. Dal menu di scelta rapida si sceglierà il comando Formato “nome dell’elemento”… Excel mostra la finestra Formato “nome dell’elemento”…, che permette di scegliere il tipo di carattere, lo stile, le dimensioni, il colore e le altre opzioni di formattazione. La finestra formato è attivabile anche con un doppio clic sull’elemento da formattare. 301 Etichette All’interno del grafico possiamo aggiungere ulteriori caselle di testo. Proviamo a inserire l’etichetta Trimestre sopra la legenda. Per fare questo selezioniamo il grafico e nella barra della formula digitiamo Trimestri, quindi fissiamo il dato premendo Invio. Posizioniamo l’etichetta con l’utilizzo del mouse sopra la legenda. Spese per voci e trimestre € 250,00 Trimestri € 200,00 II III € 100,00 IV € 50,00 Te lefo no Sa lut e Sc uo la Lu ce Igie ne ca Igie sa ne pe rso na le Ga s Ho bb y Ac qu a Al im en tar Be i nz ina ,a uto Co nd om inio € 0,00 Ab big liam en to Euro I € 150,00 Voci 302 Excel Opzioni grafico - Scheda etichette dati Per visualizzare le etichette, selezionato il grafico dal menu Grafico, Opzioni grafico… selezioniamo dalla finestra la scheda Etichette dati. Le opzioni esclusive ci permettono di: •Rimuovere le etichette dati da tutti i dati. •Visualizzare il valore di tutti i dati. •Visualizzare le percentuali del totale per tutti i dati nei grafici a torta o ad anello. •Visualizzare l'etichetta di categoria assegnata a tutti i dati. Per i grafici ad area, questa opzione visualizza il nome della serie. 303 Opzioni grafico - Scheda etichette dati •Visualizzare le percentuali del totale e le etichette di categoria per ciascuna sezione dei grafici a torta e ad anello. •Visualizzare le dimensioni di ciascuna bolla in un grafico a bolle, in base ai valori della terza serie di dati. 304 Excel Opzioni grafico - Asse La scala specifica l'intervallo dei valori di un asse, il modo in cui valori dell'asse vengono visualizzati, il punto di intersezione degli assi e la distanza che intercorre tra i valori. Fare clic sull'asse dei valori che si desidera modificare. Scegliere Asse selezionato dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Scala. Selezionare le opzioni desiderate. Per capovolgere le colonne o le barre di un istogramma o di un grafico a barre, selezionare l’opzione Valori in ordine inverso. Per accedere alla finestra Formato asse possiamo, in alternativa, selezionare l’asse con il mouse e premere poi il tasto destro. 305 La formattazione degli assi Anche la formattazione dell’asse X o dell’asse Y può essere modificata per meglio rispondere alle caratteristiche del grafico. Se, per esempio, volete modificare la formattazione dell’asse Y dal formato Numero al formato Valuta, fate clic con il pulsante destro del mouse sull’asse Y e scegliete il comando Formato asse. Si aprirà la finestra di dialogo Formato asse, asse in cui deve essere selezionata la scheda Numero. Scegliete ’lopzione Valuta nella casella Categoria: la casella Esempio mostra come le celle selezionate appariranno dopo ’lapplicazione; fate clic su OK in modo che il grafico sia aggiornato con le nuove opzioni. 306 Excel La formattazione degli assi Quando si crea un grafico Excel definisce in automatico le scale dei valori degli assi derivandole dai valori utilizzati per creare il grafico. È comunque possibile cambiare questa scala, per esempio se le serie dati risultano troppo vicine e la scala automatica non riesce ad evidenziare le differenze. Selezionate la scheda Scala della finestra Formato asse: le opzioni che si trovano sotto la sezione Impostazioni automatiche sono quelle predefinite dal programma. 307 La formattazione degli assi Le opzioni Valore minimo: e Valore massimo: definiscono il valore iniziale e quello finale su cui è impostato l’asse, mentre Unità principale e Unità secondaria specificano l’unità di suddivisione dell’asse tra i due estremi. Per modificare la scala dell’asse selezionate le opzioni e digitate i valori di riferimento, quindi fate clic su OK. Il grafico sarà aggiornato con la nuova scala. 308 Excel La formattazione degli assi 309 La formattazione degli assi Se i valori del grafico sono dati da un numero di cifre piuttosto lungo, è possibile ridurre il testo che compare sull'asse e migliorarne la leggibilità selezionando l’Unità di visualizzazione dell’asse. Se i valori del grafico vanno da 28.750 a 450.000, è possibile visualizzare tali numeri sull'asse come unità da 20 a 520 e aggiungere un'etichetta indicante che le unità sono espresse in migliaia. 310 Excel La formattazione serie dati Per formattare una serie di dati fate clic su di essa con il pulsante destro del mouse e selezionate il comando Formato serie dati. Si aprirà la finestra di dialogo Formato serie dati, dati con la scheda Motivo in primo piano. Le opzioni all’interno della scheda sono diverse a seconda del grafico su cui state lavorando. Se si tratta di un istogramma, per esempio, potete selezionare un colore per la colonna dalla tavolozza nella sezione Area. 311 La formattazione serie dati Per sfumare il colore fate clic su Riempimento… e selezionate una sfumatura. Se volete mettere in risalto elementi particolari del grafico potete provare ad applicare un bordo. Per esempio, potete mettere un bordo attorno all’area del grafico in modo da creare un riquadro, oppure incorniciare il titolo per evidenziarlo. Si può scegliere lo stile, il colore, lo spessore e l’eventuale ombreggiatura del bordo e dargli un effetto tridimensionale. 312 Excel Formato area grafico Per applicare un bordo fate clic con il pulsante destro del mouse nell’area del grafico e selezionate il comando Formato area grafico. Si aprirà la scheda Motivo della finestra Formato area grafico: grafico nell’area Bordo fate clic sul pulsante di selezione esclusiva Personalizzato e quindi Stile per selezionare uno stile fra quelli disponibili. Nella lista Colore potete scegliere un colore per la linea, mentre la lista Spessore visualizza l’elenco delle opzioni disponibili per dimensioni della linea. 313 Formato area grafico Dopo aver impostato le vostre opzioni fare clic su OK. Nella scheda Motivo si trovano anche i comandi per applicare uno sfondo al grafico: selezionate un colore dalla tavolozza nel riquadro Area e fate clic su Riempimento se invece di uno sfondo omogeneo volete applicare una sfumatura, un motivo, una trama o un’immagine. Per incorniciare un titolo, invece, fate clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliete Formato titolo grafico. 314 Excel Formato area grafico Nella scheda Carattere è disponibile l’opzione Ridimensionamento automatico. Se selezioniamo questa opzione, Excel, ridimensiona automaticamente i caratteri, quando ridimensioniamo il grafico. Ridimensionamento automatico 315 La barra degli strumenti Grafico Tipo di grafico Legenda Foglio dati Formato oggetto Per riga selezionato Per colonna Oggetti grafico Inclina testo in alto Inclina testo in basso 316 Excel La barra degli strumenti Grafico Per lavorare su un grafico più agevolmente, potete aprire la barra degli strumenti Grafico, che contiene numerosi pulsanti utili per visualizzare e modificare gli elementi del grafico. Aprite il menu Visualizza e selezionate Barra degli strumenti, Grafico. Nella barra degli strumenti si trovano i seguenti comandi: •Oggetti grafico: utilizzando questo elenco è possibile selezionare uno degli elementi del grafico senza dover fare clic su di esso. 317 La barra degli strumenti Grafico •Formattazione oggetto selezionato: permette di modificare la formattazione dell’elemento selezionato nell’elenco Oggetti grafico. Le opzioni di formattazione disponibili dipendono dall’oggetto selezionato. •Tipo di grafico: consente di scegliere un tipo di grafico diverso per la rappresentazione dei dati •Legenda: facendo clic su questo pulsante si può aggiungere una legenda a destra dell’area del tracciato, oppure se il grafico la contiene già, rimuoverla. •Tabella dati: visualizza sotto il grafico una tabella che contiene i dati utilizzati per crearlo, oppure, se la tabella è già presente, permette di cancellarla. 318 Excel La barra degli strumenti Grafico •Per riga: traccia una serie di dati del grafico in base alle righe dei dati. •Per colonna: traccia la serie di dati del grafico in base alle colonne di dati. •Inclina il testo in basso: modifica l’aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso il basso. •Inclina il testo in alto: modifica l’aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso l’alto. 319 Modifiche all’intervallo dei dati Se il grafico si trova nello stesso foglio di lavoro che contiene i dati, quando si seleziona l’area del grafico appare un bordo colorato attorno alle etichette e ai dati utilizzati per crearlo. È possibile spostare il bordo in modo da ridefinire ’lintervallo dei dati rappresentati nel grafico, per esempio per aggiungere una serie di dati. La procedura da seguire è molto semplice: digitate i dati e le etichette che volete aggiungere nelle celle adiacenti ai dati esistenti. 320 Excel Modifiche all’intervallo dei dati Selezionate l’area del grafico facendo clic sull’area vuota tra il bordo del grafico e l’area del tracciato e quindi trascinate il quadratino nell’angolo in basso a destra del bordo di delimitazione fino a includere i nuovi dati nella sezione: quando rilasciate il pulsante del mouse Excel visualizza il grafico che rappresenta il nuovo intervallo di dati. 321 Modifiche all’intervallo dei dati 322 Excel L’ordine delle serie di dati È possibile modificare ’lordine delle serie di dati in un grafico per facilitarne la lettura oppure per raggrupparle secondo uno schema che si ritiene più logico. Per cambiare l’ordine della serie di dati fate clic su una serie con il pulsante destro del mouse e scegliete il comando Formato serie dati. Selezionate la scheda Ordine della serie dalla finestra di dialogo Formato serie dati, dati scegliete una serie nella casella Ordine delle serie e quindi fate clic sul pulsante Sposta in alto o Sposta in basso per modificare la posizione della serie nel grafico. 323 L’ordine delle serie di dati 324 Excel Grafici 3D Se avete scelto di rappresentare i vostri dati attraverso un grafico 3D, potete intervenire sulla visualizzazione tridimensionale modificandone l’elevazione e la rotazione. Per regolare la visualizzazione di un grafico 3D fate clic con il pulsante destro del mouse sull’area del grafico e selezionate Visualizzazione 3D dal menu di scelta rapida. Excel apre la finestra Visualizzazione 3D: digitate i valori nella caselle 3D Elevazione e Rotazione oppure premete i pulsanti relativi. 325 Suggerimenti Si possono ruotare i grafici 3D con il mouse. Basta infatti selezionare le pareti del grafico e premere con il mouse su uno degli angoli. Quando il cursore assume la forma di croce tenere premuto e spostarsi fino al raggiungimento della rotazione voluta. 326 Excel La scheda Opzioni del Formato serie dati 327 Esempio grafico tridimensionale 328 Excel Esempio grafico XY Graf. 1 - Popolazione residente dal 1861 al 1991. (Numeri indice a base fissa) 250 250 200 200 150 150 100 100 50 50 0 0 1860 1860 1880 1880 1900 1900 Muravera Muravera Villasalto Villasalto 1920 1920 1940 1940 Villaputzu Villaputzu Armungia Armungia 1960 1960 1980 1980 2000 2000 S. Vito S. Vito Ballao Ballao 329 Esempio grafico torta 330 Excel Esempio grafico radar Graf. 6 - Popolazione attiva e non attiva. (Anno 1991 Valori percentuali) 331 6.2.3 – Cambiare il tipo di diagramma/grafico. Se il grafico che avete costruito vi sembra non aiutare la comprensione visiva dei dati, provate con un tipo diverso. Fate clic sull’area del tracciato e premete il pulsante destro del mouse, quindi scegliete la voce Tipo grafico dal menu di scelta rapida; si aprirà la finestra di dialogo Tipo di grafico, grafico che permette di scegliere una nuova modalità di rappresentazione per i dati oppure nuove opzioni disponibili per lo stesso grafico. 332 Excel Opzioni grafico Sempre nel menu di scelta rapida si trovano altre voci che permettono di modificare gli elementi del grafico e richiamano delle finestre di dialogo del tutto simili a quelle che fanno parte della procedura di Creazione guidata Grafico. Ad esempio la voce Opzioni grafico permette di cambiare le opzioni standard del grafico per renderne più facile la comprensione dei dati. Facendo clic su questa voce si apre la finestra di dialogo Opzioni grafico, grafico che contiene tutte le opzioni disponibili per il tipo di grafico scelto. 333 Opzioni grafico e Dati di origine Per visualizzare la griglia del grafico, per esempio, scegliete la scheda Griglia e quindi selezionate le caselle di controllo corrispondenti alla griglia che volete aggiungere. Nella finestra apparirà un’anteprima delle opzioni scelte. Se volete spostare la legenda scegliete la scheda Legenda e quindi selezionate la posizione che preferite. Dal menu di scelta rapida, selezionando la voce Dati origine…, è possibile cambiare l’origine dei dati su cui si basa il grafico: si possono aggiungere o eliminare dei dati aggiungendo o escludendo una o più serie di dati. I cambiamenti operati sono visualizzati nell’anteprima della finestra, che può servire per decidere se accettare o rielaborare le variazioni. 334 Excel 6.2.4 – Spostare e cancellare diagrammi/grafici. Per eliminare una serie di dati, per esempio, fate clic sul comando Dati di Origine…, scegliete la scheda Serie e selezionate il nome delle serie cercata, quindi fate clic su Elimina e poi su OK: la serie di dati sarà tolta dal grafico. La voce Posizione…, infine, permette di aprire la finestra di dialogo Posizione grafico, grafico con cui si può assegnare una nuova posizione al grafico. Per spostare in un foglio grafico, selezionate questo comando, fate clic su Crea nuovo foglio e quindi su OK. Per eliminare un grafico selezionarlo e premere il tasto CANC. 335