RMQ - Manuale della Qualità

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Ministero dell’Istruzione, dell’Universita e della Ricerca
ISTITUTO STATALE ISTRUZIONE SUPERIORE
“Arturo Malignani”
Sistema di Gestione per la Qualità
Laboratorio Prove Materiali
LABORATORIO AUTORIZZATO DAL MINISTERO INFRASTRUTTURE E TRASPORTI
ISIS “A. Malignani”
viale L. da Vinci, 10
33100 Udine
tel. 0432 – 46361+5
fax 0432 – 545420
e-mail:
[email protected]
Manuale della
Qualità
Redatto in conformità alla norma UNI EN ISO 9001:2008 ed alla circolare
del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti n.ro 7617/STC del 08 settembre 2010
SECONDA EDIZIONE - Rev. N.ro 0
Questo documento, se in forma cartacea, è una copia non controllata. Chi lo utilizza deve controllarne
l’aggiornamento.
ISIS “Arturo Malignani” – Sistema di Gestione per la Qualità del Laboratorio Prove Materiali
Manuale della Qualità – Revisione 0
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Titolo
MQ - MANUALE della QUALITA’
Revisione n.
0
In vigore da:
08 luglio 2011
Verificato da:
Salvatore COSTA
(Responsabile Sistema Qualità)
Approvato da:
Ester IANNIS
(Dirigente Scolastico dell’Istituto)
Enrico D’ESTE
(Direttore del Laboratorio)
Revisione
Redazione
Approvazione
n.ro
Funzione
Firma
Funzione
Firma
0
RSGQ
Salvatore Costa
DS
Ester Iannis
_______________
Data
08/07/2011
_________________
DL
Enrico D’Este
_________________
1
2
3
4
5
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INDICE
INDICE.................................................................................................................................3
SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ..............................................................................5
1.1
Questo manuale ...................................................................................................................................... 5
1.2
Campo di applicazione ed esclusioni ................................................................................................... 5
1.3
Presentazione del Laboratorio .............................................................................................................. 5
1.4
Descrizione del Laboratorio................................................................................................................... 6
1.5
Prove svolte dal Laboratorio ................................................................................................................. 6
2
RIFERIMENTI NORMATIVI..........................................................................................7
3
TERMINI E DEFINIZIONI .............................................................................................8
3.1
Abbreviazioni........................................................................................................................................... 8
4
GESTIONE PER PROCESSI E DOCUMENTI DI DEFINIZIONE DEL SGQ ................9
4.1 Aspetti generali ....................................................................................................................................... 9
4.1.1 Processi............................................................................................................................................ 9
4.2 Documenti di definizione del Sistema Gestione Qualità .................................................................... 9
4.2.1 Struttura della Documentazione....................................................................................................... 9
4.2.2 Requisiti relativi alla documentazione ............................................................................................ 11
4.3
Gestione dei documenti ....................................................................................................................... 11
4.4
Gestione dei documenti di registrazione ........................................................................................... 11
5
RESPONSABILITÀ DELLA DIREZIONE...................................................................13
5.1 Impegno della Direzione....................................................................................................................... 13
5.1.1 Dichiarazione del Dirigente dell’Istituto .......................................................................................... 13
5.1.2 Dichiarazione del Direttore dei Servizi Generali Amministrativi dell’Istituto................................... 13
5.1.3 Dichiarazione del Direttore del Laboratorio Prove Materiali........................................................... 13
6
GESTIONE DELLE RISORSE ...................................................................................18
6.1
Risorse ................................................................................................................................................... 18
6.2
Risorse umane ...................................................................................................................................... 18
6.3
Infrastrutture.......................................................................................................................................... 18
6.4
Ambiente di lavoro................................................................................................................................ 19
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7
REALIZZAZIONE DEI SERVIZI .................................................................................21
7.1
Pianificazione ........................................................................................................................................ 21
7.2 Processi relativi al cliente .................................................................................................................... 21
7.2.1 Definizione delle prove ................................................................................................................... 21
7.2.2 Comunicazioni con il cliente ........................................................................................................... 21
7.3 Progettazione dei servizi di prova....................................................................................................... 22
7.3.1 Elementi di ingresso alla progettazione ......................................................................................... 22
7.3.2 Elementi in uscita dalla progettazione............................................................................................ 22
7.3.3 Riesame, verifica e validazione della progettazione ...................................................................... 22
7.3.4 Tenuta sotto controllo delle modifiche alla progettazione .............................................................. 22
7.4
Approvvigionamenti ............................................................................................................................. 23
7.5 Processo di realizzazione del servizio................................................................................................ 23
7.5.1 Tenuta sotto controllo dell’erogazione del servizio ........................................................................ 23
7.5.2 Validazione dell’erogazione del servizio ........................................................................................ 23
7.5.3 Identificazione, rintracciabilità e conservazione dei provini e delle prove...................................... 24
7.5.4 Proprietà del cliente........................................................................................................................ 24
7.6
Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e misurazione .............................. 24
7.7
Strumenti informatici e software ......................................................................................................... 25
8
MISURAZIONI, ANALISI E MIGLIORAMENTO.........................................................26
8.1
Generalità............................................................................................................................................... 26
8.2 Monitoraggi e misurazioni. .................................................................................................................. 26
8.2.1 Soddisfazione del cliente................................................................................................................ 26
8.2.2 Audit interno ................................................................................................................................... 26
8.2.3 Monitoraggio e misurazione dei processi e del prodotto (prove) ................................................... 27
8.3
Gestione delle non conformità ............................................................................................................ 27
8.4
Analisi dei dati....................................................................................................................................... 27
8.5 Miglioramento........................................................................................................................................ 28
8.5.1 Miglioramento continuo. ................................................................................................................. 28
8.5.2 Azioni correttive e preventive ......................................................................................................... 29
9
ALLEGATI..................................................................................................................30
9.1
DDIR_03 - Organigramma.pdf.............................................................................................................. 30
9.2
DDIR_05 – Politica per la Qualità.pdf .................................................................................................. 30
9.3
DSGQ_15 - Mappa dei Processi.pdf .................................................................................................... 30
9.4
DSGQ_16 - Elenco Documenti.pdf ...................................................................................................... 30
9.5
DSGQ_10 - Elenco Documenti Pubblici.pdf ....................................................................................... 30
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Scopo e campo di applicazione
1.1 Questo manuale
Questo è il Manuale della Qualità del Laboratorio Prove Materiali (d’ora in poi indicato con
l’acronimo LPM) dell’Istituto Statale Istruzione Superiore “Arturo Malignani” di Udine per le
attività di prova nell’ambito dei “Laboratori per l’esecuzione e certificazione di prove sui
materiali da costruzione” di cui all’art. 59 del D.P.R. n. 380/2001 – Testo unico delle
disposizioni legislative e regolamentari in materia di edilizia”.
Il Manuale è il documento di riferimento per il Sistema di gestione per la qualità del
Laboratorio, e fornisce informazioni su:
•
•
•
il Laboratorio, le sue risorse e la sua struttura organizzativa;
le prove e gli altri servizi che il Laboratorio è in grado di fornire;
il Sistema di Gestione per la Qualità (d’ora in poi indicato con l’acronimo SGQ)
documentato del Laboratorio.
1.2 Campo di applicazione ed esclusioni
Il Sistema SGQ descritto in questo manuale è applicato a tutte le attività del Laboratorio
nei limiti delle applicazioni previste dalla circolare n. 7617/STC del Ministero delle
Infrastrutture e dei Trasporti.
Il campo di applicazione del SGQ del Laboratorio Prove Materiali dell’I.S.I.S. Arturo
Malignani di Udine è sinteticamente prefigurabile in:
- Attività di prove materiali per i requisiti previsti dalla Circolare n. 7617/STC del
Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti.
- Altre attività di prova, eseguite per conto terzi, non rientrano nelle attività del
presente sistema e sono escluse dall’attività conforme ai requisiti di gestione per la
qualità.
Oltre a quanto sopra, il sistema di gestione per la qualità del laboratorio esclude i seguenti
processi:
• Esecuzione di prove in Subappalto presso altri laboratori;
• Esecuzione di prove in cantiere o esternamente ai locali del laboratorio;
• Attività di installazione e assistenza post vendita.
1.3 Presentazione del Laboratorio
Il Laboratorio Prove Materiali dell’I.S.I.S. Arturo Malignani di Udine ha cominciato ad
operare nel 1970; dal 1976 è stato autorizzato dal Ministero dei Lavori Pubblici ad
effettuare prove sui materiali da costruzione ai sensi della Legge 1086/71; si è inoltre
progressivamente attrezzato con le apparecchiature per effettuare nuove prove ed ha
acquisito competenze sulle prove delle leghe di ferro, alluminio e rame, ma soprattutto per
quanto riguarda le prove di trazione su acciai normali e armonizzati, la determinazione
dell’indice di aderenza delle barre aderenza migliorata, le analisi chimiche e
metallografiche, l’analisi dei difetti e delle cause di rottura, le prove non distruttive, le prove
meccaniche su componenti.
In questi ultimi 35 anni il Laboratorio LPM del ISIS “Arturo Malignani” è stato un riferimento
per le imprese e le aziende della provincia di Udine; è sempre esistito uno stretto legame
tra il Laboratorio LPM del Malignani e la realtà industriale; la presenza del Laboratorio ha
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inoltre permesso di sviluppare all’interno dell’Istituto la cultura tecnologica, sia tra gli allievi
che tra i docenti ed il personale tecnico.
Il Laboratorio è organizzato in un Ufficio e in due settori per le prove: meccanico, edile;
nei due laboratori, anche fisicamente separati, vengono portate a termine le prove di
competenza; l’Ufficio mantiene in generale i rapporti con i clienti e provvede a tutte le
operazioni legate all’emissione dei certificati delle prove e delle fatture, nonché alla
predisposizione dei preventivi.
Responsabile del servizio e delle prove è il Direttore del Laboratorio; ciò sia nei confronti
dell’Istituto Malignani che del Ministero dei Lavori Pubblici; la struttura organizzativa del
Laboratorio, che comprende Responsabili per ciascuna delle funzioni importanti, è
descritta in sintesi nel file DDIR_03 - Organigramma.pdf
Il Laboratorio in base ai requisiti cogenti della normativa attuale ha sempre perseguito un’
approccio sistemico per processi della gestione dell’organizzazione al fine di accrescere la
soddisfazione dell’ utente mediante il rispetto dei requisiti dell’ utente stesso in un’ottica di
miglioramento continuo e tale processo è stato formalizzato nell’ambito del Sistema SGQ.
A conferma dei risultati che si stanno ottenendo in questo campo sono:
- l’aumento significativo del fatturato, che nel corso degli ultimi dieci anni (dal 1999 al
2009) è quasi raddoppiato.
- L’aumento delle aziende che si rivolgono al Laboratorio LPM per effettuare le prove
a noma di legge.
Il Laboratorio ha iniziato ad operare nell’ambito del Sistema SGQ a partire da 1997; il
Sistema, successivamente è stato aggiornato alla norma UNI EN ISO 9001/2000,
verificato ed approvato dal Ministero delle Infrastrutture nel 2002 ed è attualmente
aggiornato alla norma UNI EN ISO 9001/2008.
1.4 Descrizione del Laboratorio
Il Laboratorio è strutturato fisicamente come segue:
• L’Ufficio LPM, nell’ambito del quale vengono svolte le attività di accettazione prove,
redazione rapporti, consegna dei certificati e tutte le attività connesse; l’Ufficio è
situato presso l’ingresso dell’Istituto nella hall centrale affianco alla portineria ed è
quindi agevolmente accessibile al pubblico;
• I Laboratori Edile e Meccanico, localizzati presso le corrispondenti sezioni
specializzate dell’Istituto;
• Altre aree di pertinenza del Laboratorio, come ad esempio Aree di deposito provini,
Aree di preparazione provini etc. localizzate in diverse zone dell’Istituto in modo da
consentire la massima funzionalità ed accessibilità dei clienti quando necessario.
Le planimetrie dei locali utilizzati dal laboratorio, con l’indicazione delle apparecchiature
fisse importanti sono consultabili nella cartella Documenti Pubblici\Planimetrie.
La superficie totale utilizzata dal laboratorio è di circa 450 m2.
Il Laboratorio tiene sotto controllo l’accesso ai locali e le condizioni ambientali secondo la
procedura descritta nel file DIR 020.doc.
1.5 Prove svolte dal Laboratorio
Il Laboratorio esegue tutte le prove su materiali e strutture secondo le indicazioni del D.M.
14/01/08 e precisate nella Circolare Ministeriale n. 7617/STC del 08/09/2010.
Le tipologie di prove gestite nell’ambito del Sistema SGQ sono consultabili nel file:
DUFF_05 – Listino.pdf
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2 Riferimenti normativi
Nella preparazione del Manuale della Qualità è stata applicata la seguente normativa:
• per la terminologia : UNI EN ISO 9000:2005 – Sistemi di Gestione per la Qualità:
Fondamenti e Terminologia
• per il sistema SGQ: UNI EN ISO 9001:2008 – Sistema di Gestione per la Qualità:
Requisiti
• per il Laboratorio Prove Materiali:
o Circolare del Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti n.ro 7617/STC del
08 settembre 2010
o UNI CEI EN ISO/IEC 17025/2005 (per quanto attiene l’organizzazione
generale e la gestione della struttura).
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3 Termini e Definizioni
L’attività del laboratorio viene gestita attraverso documenti, di cui molti tecnici, che
utilizzano termini, acronimi e definizioni secondo le indicazioni delle rispettive norme di
riferimento perché di uso comune nei rispettivi ambiti.
In considerazione della specificità degli argomenti e dell’evoluzione del linguaggio, in
particolare con l’applicazione di indicazioni cogenti relative al sistema dei componenti e
materiali da costruzione, il presente manuale non fa riferimento ad un glossario dedicato,
ma rimanda alle singole norme tecniche armonizzate ed alle prescrizioni legislative che
individuano e definiscono anche le diverse figure interessate alle attività di prova, come ad
esempio le Direzioni Lavori, i committenti, i fabbricanti dei prodotti ecc.
Per i documenti relativi ai requisiti del sistema SGQ, termini e definizioni fanno riferimento
alla norma ISO 9000 edizione 2005. Nel contesto dell’organizzazione e della relativa
attuazione dei requisiti di gestione per la qualità, così come indicato nella ISO 9001-08, il
termine Servizio assume il significato di Prodotto e, parallelamente, anche quello di
Prova eseguita per terzi.
3.1 Abbreviazioni
Nel presente Manuale e nella documentazione di riferimento del SGQ sono usate le
seguenti sigle di individuazione dei responsabili di funzione:
Sigla
DS
DSGA
DL
VDL
RLM
RLE
RSGQ
RSPP
RSGI
RGT
RMT
Funzione
Dirigente Scolastico dell’Istituto
Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi dell’Istituto
Direttore del Laboratorio Prove Materiali
Vice Direttore del Laboratorio Prove Materiali
Responsabile del Laboratorio Meccanico del LPM
Responsabile del Laboratorio Edile del LPM
Responsabile Sistema Gestione per la Qualità del LPM
Responsabile Servizi di Prevenzione e Protezione del LPM
Responsabile Sistema Gestione Informativo e informatico del LPM
Responsabile Gestione Ufficio Tecnico del LPM
Responsabile Metrologia (Stima delle Incertezze di Misura e Tarature) del LPM
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4 Gestione per Processi e Documenti di definizione del SGQ
4.1 Aspetti generali
Il Laboratorio ha formalizzato ed attua il SGQ ed opera con continuità per mantenerlo
efficiente e migliorarne l’efficacia.
A tale scopo il laboratorio:
• ha identificato i processi e le relative interazioni (vedi file: DSGQ_15 - Mappa dei
Processi.pdf);
• ha definito come ciascuno di questi processi debba essere gestito, facendo
corrispondere a ciascun processo una o più procedure gestionali cui sono collegate le
istruzioni operative e gli altri documenti opportuni (vedi file: DSGQ_16 - Elenco
Documenti.pdf);
• Assicura la necessaria disponibilità di risorse in Gestione Risorse (vedi sezione 6 –
Gestione delle Risorse di questo manuale);
• Tiene sotto controllo i processi ed i documenti monitorandoli, misurandone le
prestazioni ove possibile ed analizzandoli in modo sistematico e registrando i dati
rilevati (vedi sezione 8 - Misurazioni, analisi e miglioramento di questo Manuale);
• Adotta una politica di miglioramento continuo attuando le conseguenti azioni
necessarie (vedi sezione 8.5 – Miglioramento)
Al fine di assicurare che i propri processi siano conformi ai requisiti della ISO UNI
9001:2008, il Laboratorio ha attuato una analisi organizzativa del SGQ.
4.1.1 Processi
I processi gestiti nell’ambito del Sistema Qualità sono stati identificati dalla Direzione del
laboratorio LPM che ha sviluppato una “Mappa dei processi”, inserita nel file: DSGQ_15 Mappa dei Processi.pdf il documento identifica i processi esistenti e le loro interazioni.
4.2
Documenti di definizione del Sistema Gestione Qualità
4.2.1 Struttura della Documentazione
Il Sistema Qualità del Laboratorio è conforme ai requisiti della norma internazionale UNI
EN ISO 9001:2008. I documenti che descrivono il Sistema sono:
Il Manuale della Qualità
Mappa dei processi
Le Procedure gestionali e operative
Le Istruzioni operative
Gli Altri Documenti, sia scritti che digitali
• Il Manuale di Gestione della Qualità (MQ) e la Mappa dei processi descrivono la
struttura organizzativa aziendale e le relazioni che intercorrono tra le varie parti di
essa, delinea le modalità di gestione e le responsabilità nella predisposizione ed
attuazione del sistema aziendale di gestione della qualità, formalizza le politiche e
gli obiettivi stabiliti dalla Direzione per la conduzione aziendale per la qualità. Il MQ
è gestito in un unico documento strutturato in 8 sezioni (dalla 1 alla 8) per analogia
con la norma UNI EN ISO 9001:
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→ Le sezioni dalla 1 alla 4 (Scopo – Riferimenti Normativi –Termini e definizioni Requisiti del sistema) introducono il presente documento ed il sistema di gestione
della qualità impostato.
→ Le sezioni dalla 5 alla 8 (Responsabilità della Direzione – Risorse - Realizzazione
del prodotto/servizio - Misura, analisi e miglioramento) illustrano le modalità
secondo le quali il laboratorio ha risposto alle richieste ed ai requisiti espressi dalla
norma di riferimento.
→ La sezione 9 riguarda gli allegati citati in indice generale.
Il Manuale è pubblicato nella rete interna del laboratorio e tutto il personale addetto
dispone di password che autorizza l’apertura dei files in sola lettura. Alla prima
emissione e ad ogni aggiornamento il RSGQ invia e-mail di comunicazione a tutto il
personale con le indicazioni di pubblicazione.
Il RSGQ conserva, l’elenco dei destinatari del Manuale Qualità.
L’approvazione all’emissione di una nuova edizione e revisione del Manuale Qualità
è concessa dal Dirigente Scolastico dell’Istituto e dal Direttore del Laboratorio, che
controfirmano il documento redatto dal RSGQ. Gli estremi delle revisioni vengono
riportati sulla Lista delle revisioni del Manuale Qualità.
L’elenco completo delle procedure, delle istruzioni operative e dei documenti
collegati, applicabili alla LPM è riportato in allegato al presente Manuale sull’ Elenco
Documenti.
• Le Procedure Gestionali e Operative descrivono le diverse attività aziendali. Le
procedure hanno inoltre lo scopo di identificare tutti i documenti utilizzati nelle
diverse attività e specificarne le modalità di gestione. L'emissione delle procedure è
controllata e registrata. La procedura è un documento interno riservato e non può
essere trasmessa all'esterno dell'organizzazione. Tali documenti vengono redatti
dal RSGQ in conformità alla norma di riferimento e vengono verificati dai
responsabili di funzione interessati e competenti per funzione per accertare la
correttezza di quanto descritto e la conformità agli obiettivi ed alle politiche definiti
dalla Direzione.
• Le Istruzioni Operative, redatte per singole attività a carattere tecnico, possono
essere predisposti documenti di supporto alle procedure operative con grado
inferiore di formalizzazione e definiscono in modo dettagliato tutte le attività
operative del Laboratorio che hanno influenza sulla qualità. Sono redatte con un
diverso grado di dettaglio a seconda delle situazioni, della complessità del lavoro,
delle prescrizioni tecniche previste dalle norme tecniche di prova e del livello di
addestramento del personale coinvolto. Le Istruzioni Operative, possono coincidere
con la norma tecnica della prova quando la descrizione e i dettagli sono adeguati
alla completa esecuzione dell’attività di prova.
• Gli Altri Documenti, tra i quali l’Organigramma, Elenchi, Schemi, Schede,
Planimetrie etc., a completamento ed integrazione dei precedenti dai quali sono
richiamati, redatti con l’obiettivo di completare e rendere più efficace la
presentazione del Sistema.
• I Documenti di origine esterna, quali norme, circolari ministeriali, documentazione
tecnica. Ciascun responsabile di funzione ha la responsabilità dell’acquisizione e
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della verifica dello stato di aggiornamento dei documenti di propria competenza, ed
in particolare delle norme applicate all’esecuzione delle prove.
4.2.2 Requisiti relativi alla documentazione
4.3 Gestione dei documenti
La gestione del Manuale della Qualità è di completa responsabilità del RSGQ.
La gestione della documentazione inserita nel SGQ della LPM è regolamentata dalla
Procedura:
DOC 010.doc “ Gestione dei documenti del Sistema Qualità” e relative istruzioni operative
INF 010.doc “Gestione del sistema informativo e informatico” e relative istruzioni
operative.
La gestione della documentazione prevede le fasi di:
redazione, approvazione e verifica dei documenti;
controllo delle modifiche;
gestione della diffusione, reperimento e superati;
protezione dei dati informatici rilevanti, backup;
disponibilità del documento aggiornato nel luogo del suo utilizzo;
conservazione e sua rintracciabilità;
identificazione e regole di gestione dei documenti su supporto cartaceo o
digitalizzati (scanner) di origine esterna;
4.4 Gestione dei documenti di registrazione
Con la Procedura DOC 010 e INF 010 sono state definite anche le attività e le
responsabilità per le registrazioni relativamente a:
identificazione
accesso e protezione
archiviazione e reperibilità
durata conservazione(anni)
eliminazione.
Identificazione:
Avviene mediante codice di tipo alfanumerico indicato su ogni documento e riportato nel
file DSGQ_16 - Elenco documenti.pdf
Accesso e Protezione:
Tutti i documenti di definizione del sistema sono disponibili in originale su supporto
informatico su apposito server e possono essere aperti in sola lettura o in scrittura
secondo un piano di autorizzazioni predisposto dalla Direzione del Laboratorio con
l’assistenza del servizio informatico nel file MINF_01 - registro accessi a lpmserver.xls . Il
piano di autorizzazioni è mantenuto dal RSGQ e dispone di una gerarchia di autorizzazioni
per cartelle in funzione delle aree di competenza. La modifica dei documenti di Sistema
(Manuale qualità, procedure, moduli relativi alle procedure) è consentita al solo RSGQ, le
modifiche ai documenti di Istruzione operativa (Istruzioni operative, moduli) è consentito ai
responsabili di funzione; il dettaglio di queste autorizzazioni è indicato nel file DSGQ_16 elenco documenti.pdf.
Copie cartacee possono essere prodotte da chiunque abbia accesso ai documenti, ma
sono da considerare copie non controllate e di conseguenza chi le utilizza ha la
responsabilità di controllare di disporre della copia aggiornata.
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Chi, al di fuori del sistema di autorizzazioni, necessita di avere accesso a registrazioni
della qualità deve essere espressamente autorizzato dal Direttore del Laboratorio.
Archiviazione e Reperibilità:
I documenti cartacei vengono archiviati in Aula B.0.1 di esclusiva pertinenza del LPM, i
documenti digitali vengono archiviati nella cartella Documenti di ogni area di funzione. I
documenti pubblici vengono archiviati nella cartella Documenti Pubblici (manuale qualità,
documenti resi disponibili in Ufficio e documenti pubblicati sul sito del laboratorio). La
reperibilità è garantita con la consultazione del file: DSGQ_10 - Elenco documenti
pubblici.pdf.
Durata Conservazione:
Tutte le registrazioni, sia su supporto informatico che su altro supporto, dovranno essere
conservate per almeno 10 anni; i certificati di prova, con annessi richiesta, fogli di lavoro,
fattura, vanno conservati per 30 anni.
Privacy:
Il Laboratorio Prove Materiali dà la massima garanzia del trattamento dati ai propri clienti
applicando il Decreto Legislativo 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati
personali” e documentando le proprie attività in questo ambito con documento
programmatico : MDIR_12 – D.L. 196-2003.DOC
Eliminazione:
Tutti i documenti precedenti a modifiche e documenti obsoleti vengono archiviati nella
cartella superati di ogni area di funzione, per l’archiviazione di una procedura e di una
istruzione operativa nella cartella superate si segue la regola descritta nel file: IINF_02 –
Approvazione e verifica di una procedura.doc e IINF_04 – Approvazione e verifica di una
istruzione operativa.doc.
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5 Responsabilità della Direzione
5.1
Impegno della Direzione
5.1.1 Dichiarazione del Dirigente dell’Istituto
Il Dirigente dell’Istituto Statale Istruzione Superiore Arturo Malignani di Udine delega al
Direttore del Laboratorio l’autorità necessaria per l’attuazione del Sistema di Gestione per
la Qualità, come definito da questo Manuale e dai Documenti di livello inferiore ad esso
collegati.
5.1.2 Dichiarazione del Direttore dei Servizi Generali Amministrativi dell’Istituto
Il Direttore dei Servizi Generali Amministrativi dell’Istituto dichiara il proprio impegno nel
collaborare con il Direttore del Laboratorio nell’efficace attuazione del Sistema Qualità.
Egli pertanto approva quanto definito in questo Manuale e negli altri documenti prescrittivi
del Sistema Qualità per quanto attinente le proprie competenze.
5.1.3 Dichiarazione del Direttore del Laboratorio Prove Materiali
Il Direttore del Laboratorio dichiara il proprio impegno nell’attuazione del SGQ e nel
miglioramento continuo della sua efficacia. Allo scopo di evidenziare tale impegno il
Direttore:
• comunica all'organizzazione l'importanza di soddisfare i requisiti del cliente e quelli
cogenti delle normative;
• stabilisce la Politica per la Qualità del Laboratorio in accordo con il Dirigente dell’Istituto
e con il personale del laboratorio;
• definisce gli Obiettivi per la Qualità in accordo con il Dirigente dell’Istituto, ne verifica
periodicamente il raggiungimento e li aggiorna quando opportuno;
• garantisce l’efficienza del processo e conduce i riesami di direzione secondo quanto
indicato nel file: MDIR_01 – Riesame della Direzione.xls
• assicura la disponibilità delle risorse necessarie al raggiungimento degli obiettivi per la
qualità.
5.2 Orientamento al Cliente
Il Direttore del Laboratorio assicura che i requisiti dei clienti siano determinati e soddisfatti,
allo scopo di accrescere la soddisfazione dell’utente finale, il personale del laboratorio, i
fornitori, il personale dell’istituto e degli allievi dell’istituto.
La soddisfazione dei clienti viene periodicamente monitorata con il file : MSGQ_09 –
Questionario soddisfazione clienti.doc e registrata sul report : MSGQ_11 – Report
questionario soddisfazione clienti.xls. I dettagli sono specificati all’interno della procedura
SIS 010.doc “Monitoraggio, misurazione ed analisi della soddisfazione del cliente“.
5.3 Politica per la Qualità
Questa Direzione ha deciso di promuovere il continuo miglioramento di un Sistema di
Gestione per la Qualità conforme alla norma UNI EN ISO 9001:2008 in quanto strumento
più appropriato per condurre l’organizzazione verso un potenziamento continuo delle
proprie prestazioni.
Il laboratorio è inserito nell’ambito dell’ISIS A. Malignani pur con una notevole autonomia
organizzativa per rispondere alle necessità degli utenti del mondo delle costruzioni nel
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rispetto delle normative tecniche e legislative vigenti. Di conseguenza il laboratorio si è
dotato di una propria struttura organizzativa e gerarchica che utilizza la norma ISO 9001
come riferimento gestionale.
In questo contesto la prima politica dell’organizzazione è verso la soddisfazione dei clienti
rendendo prioritaria però la rispondenza alle suddette normative nel ruolo fondamentale di
“servizio di pubblica utilità” alle servizio quindi di clienti/utenti.
Per perseguire questa politica la Direzione dell’Istituto ha affidato alla Direzione del
Laboratorio il compito di assicurare la costante formazione del personale e l’adeguamento
delle apparecchiature per ottenere il massimo della affidabilità dei risultati di prova. La
Direzione del Laboratorio ha diffuso verso i collaboratori questa linea di comportamento
affiancando anche il costante impegno per il miglior servizio possibile, in termini di
flessibilità di pianificazione e di disponibilità al supporto tecnico, nel mantenimento dei
requisiti di test.
Grazie al proprio Sistema di Gestione per la Qualità il Laboratorio Prove Materiali “Arturo
Malignani” di Udine vuole raggiungere i seguenti obiettivi generali per rispondere alle
politiche suddette:
• L’utente che fruisce dei servizi della struttura dovrà essere coinvolto e reso
consapevole dell’importanza della chiarezza delle richieste di prova in quanto
interesse reciproco per il buon risultato.
• Verranno potenziate e messe a disposizione dell’organizzazione attrezzature
sempre all’avanguardia, adeguate all’uso e soggette a periodica manutenzione,
controllate e tarate. Le scelte in tal senso saranno assunte della Direzione tenendo
in debito conto, oltre che delle esigenze di miglioramento e di incremento della
produttività, anche del livello qualitativo richiesto per i servizi erogati.
• Verrà messa in atto una politica del personale mirata a sviluppare e ad impiegare le
singole professionalità attraverso attività di addestramento e formazione su temi
generali e specifici. Inoltre tutte le persone impiegate, a qualsiasi livello, saranno
incoraggiate a partecipare ad un realistico e sistematico incremento delle proprie
competenze.
Periodicamente verranno individuati degli obiettivi specifici per funzione e/o processo, con
i relativi indicatori, i quali verranno verificati e riesaminati durante i successivi Riesami
della Direzione.
La Direzione, nell’intento di coinvolgere tutto il personale interessato, rende pubblico il
presente documento di dichiarazione delle politiche affiggendolo alle bacheche dei
laboratori stessi e pubblicandolo sul sito del Laboratorio Prove Materiali.(DDIR_05 –
Politica della qualità.pdf)
5.4 Pianificazione
5.4.1 Obiettivi per la Qualità
Il Direttore del Laboratorio, in accordo con il Dirigente dell’Istituto, stabilisce gli obiettivi
per la qualità e si impegna:
• a verificarli periodicamente e comunque in sede di riesame del Sistema Qualità,
secondo specifica metodologia documentata.
• a renderli noti e condivisi da parte del personale del laboratorio mediante
informazione e discussione in sedi formali ed informali. MDIR_11 - Obiettivi per la
qualità.xls
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5.4.2 Pianificazione del Sistema di Gestione per la Qualità
La pianificazione stabilita dalla Direzione si concentra sulla definizione dei processi
necessari per conseguire in modo efficace ed efficiente la conformità del servizio ai
requisiti e del sistema alla norma di riferimento, la soddisfazione del cliente, il
raggiungimento degli obiettivi per la qualità dell’organizzazione.
Il riesame della Direzione garantisce che l’integrità del SGQ venga mantenuta anche
quando sono pianificate ed attuate modifiche al sistema stesso.
5.5 Responsabilità, autorità e comunicazione
Si allega nel successivo paragrafo l’elenco delle responsabilità ed autorità.
5.5.1 Responsabilità ed autorità
L’attività del laboratorio è sviluppata da personale che ha competenze e conoscenze
tecnico-gestionali adeguate al raggiungimento dello standard qualitativo richiesto per le
prove e per il servizio connesso.
Per tutte le figure operative presenti nella struttura sono stati definiti i necessari profili
professionali, necessari per lo svolgimento ottimale dell’incarico. Attraverso apposito
modello di gestione delle risorse umane il Direttore del Laboratorio identifica il profilo
richiesto nella valutazione di eventuali risorse da inserire nell’organico e gestisce un piano
annuale di formazione allo scopo di sostenere il continuo aggiornamento del personale
rispetto alle necessità presenti e potenziali.
Annualmente, in funzione degli obiettivi fissati per l’anno in proiezione, il Direttore del
Laboratorio predispone un piano di formazione per coprire eventuali gap formativi e/o per
sostenere i piani di miglioramento e di crescita.
Elenco delle responsabilità ed autorità:
Dirigente Scolastico dell’Istituto (DS)
Funzione: Il Dirigente Scolastico dell’Istituto sovrintende alle scelte politiche e strategiche del
Laboratorio delegandone il funzionamento al Direttore del Laboratorio.
Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi dell’Istituto (DSGA)
Funzione: Il Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi provvede ad assicurare, per quanto di sua
competenza, le risorse umane per il funzionamento del laboratorio, ed assicura la puntuale fornitura dei
servizi e delle apparecchiature.
Direttore del Laboratorio Prove Materiali (DL)
Funzione: Il Direttore del Laboratorio è il rappresentante ed il responsabile del Laboratorio, sia per
quanto riguarda la gestione che per quanto riguarda i rapporti con l’esterno. Segue e sovraintende ai
processi di erogazione del servizio dall’accettazione di richiesta di prove all’emissione del rapporto di
prova; ha la responsabilità di garantire il rispetto degli aspetti documentali nel rispetto dei requisiti di
legge.
Vice Direttore del Laboratorio Prove Materiali (VDL)
Funzione:
Rappresenta in caso di assenza il Direttore del Laboratorio; collaborare con il Direttore del
Laboratorio
Collabora con il direttore per la gestione del personale e dell’aggiornamento professionale
Collabora alla gestione dell’attività dell’ufficio, ai rapporti con i clienti, alla stesura dei certificati di
prova, in modo da acquisire progressivamente autonomia gestionale.
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Responsabile Sistema Gestione per la Qualità del LPM (RSGQ)
Funzione: Il Responsabile della Gestione Qualità definisce e gestisce il Sistema Qualità del Laboratorio,
operando alle dirette dipendenze del Direttore, occupandosi della gestione dei documenti di sistema,
gestendo le azioni di miglioramento ed assicurando le attività di verifica ispettiva interna e configurazione
della rete interna e dei software utilizzati.
Responsabile Sistema Gestione Informativo e informatico del LPM (RSGI)
Funzione: Il Responsabile si occupa dell’aggiornamento e manutenzione della rete, hardware, software
e del sito Internet
Responsabile del Laboratorio Meccanico del LPM (RLM)
Funzione: Il Responsabile del Laboratorio Meccanico opera alla diretta dipendenza del Direttore di
Laboratorio, provvedendo all’esecuzione di tutte le prove di competenza ed assicurando la corretta
gestione delle apparecchiature.
Responsabile del Laboratorio Edile del LPM (RLE)
Funzione: Il Responsabile del Laboratorio Edile opera alla diretta dipendenza del Direttore di
Laboratorio, provvedendo all’esecuzione di tutte le prove di competenza ed assicurando la corretta
gestione delle apparecchiature.
Responsabile Metrologia (Stima delle Incertezze di Misura e Tarature) del LPM (RMT)
Funzione: Il Responsabile delle Tarature opera alla diretta dipendenza del Direttore di Laboratorio,
provvedendo all’esecuzione delle tarature di tutti gli strumenti utilizzati ed assicurando la catena
metrologica.
Responsabile Servizi di Prevenzione e Protezione del LPM (RSPP)
Funzione: Il Responsabile dei Servizi di Prevenzione e Protezione provvede al mantenimento in
sicurezza delle apparecchiature e delle attività ad esse correlate.
Responsabile Gestione Ufficio Tecnico del LPM (RGT)
Funzione: Il Responsabile della gestione tecnica provvede alla gestione delle apparecchiature
Laboratori.
Addetta all’Ufficio Contabilità
Funzione: Seguire gli aspetti amministrativi
Tecnico Sperimentatore del Laboratorio Edile e Meccanico
Funzione: Il Tecnico Sperimentatore provvede all’esecuzione di tutte le prove di competenza
assicurando il rispetto delle norme di /procedure di prova e la corretta gestione delle apparecchiature.
Aiutante Tecnico del Laboratorio Edile e Meccanico
Funzione: L’aiutante tecnico del Laboratorio opera alle dirette dipendenze del Responsabile del
Laboratorio, cura la predisposizione dei provini da sottoporre a prova e cura la manutenzione delle
attrezzature del laboratorio.
Addetti all’Accettazione
Funzione: Accettazione ed identificazione provini in ingresso.
5.5.2 Rappresentante della Direzione
Il Direttore del Laboratorio designa il RSGQ quale Rappresentante della Direzione,
delegandogli l’autorità necessaria ad assicurare che i processi necessari per il sistema di
gestione della qualità siano predisposti, attuati e tenuti aggiornati ed impegnandolo a
riferire sulle prestazioni del Sistema e su ogni esigenza per il miglioramento. Il
rappresentante della Direzione assicura inoltre la promozione della consapevolezza dei
requisiti del cliente nell’ambito di tutta l’organizzazione.
5.5.3 Comunicazione interna
Per la comunicazione interna sono utilizzati i seguenti strumenti:
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Riunioni Ufficiali
Partecipano tutti i componenti del LPM
Comunicazione verbale di informazione
Giornalmente vengono effettuati degli incontri con gli addetti all’officina, laboratorio
Meccanico e Laboratorio edile, per comunicare le esigenze di lavoro.
Bacheca
Sulla Bacheca dell’ufficio vengono pubblicati i documenti di informazione generale.
Diffusione e Copie Conformi e non conformi
Vengono diffusi su supporto cartaceo e digitale: il Manuale; la Normativa Tecnica; le
Norme UNI (solo per uso interno del laboratorio); Altri documenti Tecnici; Tutti i documenti
pubblici dell’ DSGQ_10 - elenco documenti pubblici.pdf
Email
La struttura informatica del laboratorio dispone di un sistema di rete interna per favorire la
comunicazione tra le diverse funzioni, assicurando adeguati livelli di sicurezza
antintrusione per garantire la riservatezza dell’attività di prova e di certificazione.
Il RSGQ registra le comunicazioni di sistema con il personale del laboratorio tramite email
sul file: RSGQ_03 – Registro delle comunicazioni inviate.xls e RSGQ_04 – Registro delle
comunicazioni ricevute.xls
5.6 Riesame da parte della direzione
5.6.1 Generalità
Il Direttore del laboratorio effettua con cadenza almeno annuale il Riesame del Sistema,
seguendo una metodologia documentata con apposita Istruzione Operativa corredata da
modello: MDIR_01 – Riesame della Direzione.xls per l’identificazione dei processi da
monitorare, l’individuazione degli indicatori, la definizione degli obiettivi di periodo e la
valutazione dei risultati raggiunti.
5.6.2 Elementi in ingresso per il riesame
Come elementi di ingresso per il riesame di direzione vengono prese le informazioni
riguardanti:
a) risultati degli audit;
b) informazioni di ritorno del cliente;
c) prestazioni del processo e conformità del prodotto/servizio offerto;
d) stato delle azioni preventive e correttive;
e) azioni derivanti da precedenti riesami di direzione;
f) modifiche che potrebbero avere effetti sul sistema di gestione per la qualità;
g) raccomandazioni per il miglioramento.
5.6.3 Elementi in uscita dal riesame
Gli elementi in uscita dal riesame di direzione comprendono le seguenti azioni mirate :
a) al miglioramento dell'efficacia del sistema di gestione per la qualità e dei relativi
processi;
b) al miglioramento del prodotto in relazione ai requisiti del cliente;
c) alle esigenze di risorse.
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6 Gestione delle risorse
6.1 Risorse
L’attività del laboratorio si avvale di:
• Risorse Umane: le persone operanti nel Laboratorio;
• Ambienti di lavoro: i Laboratori ed in generale tutte le aree utilizzate per le attività del
Laboratorio
• Apparecchiature: gli strumenti utilizzati per le prove, la preparazione delle prove ed in
generale per le attività di Laboratorio, inclusi i materiali di riferimento
• Servizi di supporto e software utilizzato per le attività di laboratorio, ed in particolare
per la Gestione della Qualità.
6.2
Risorse umane
Le persone operanti nel Laboratorio possiedono la competenza, la formazione, l’abilità e
l’esperienza necessaria per svolgere le attività che loro competono. Ciascuno è
consapevole di come le proprie attività contribuiscono al raggiungimento degli obiettivi di
qualità.
Per fare in modo di rispondere a questi requisiti il Direttore del Laboratorio predispone i
profili professionali per le varie funzioni che definiscono per ciascuna persona operante nel
Laboratorio quali siano le competenze richieste e le responsabilità e mantiene appropriate
registrazioni dell'istruzione, della formazione, addestramento, delle abilità e dell'esperienza
nel fascicolo personale che mantengono traccia del curriculum, dei corsi di aggiornamento
e delle esperienze sviluppate.
In allegato al presente manuale è definito l’organigramma attraverso il quale si definiscono
le gerarchie funzionali e, di conseguenza, l’autorità attribuita alle singole persone.
L’ Istruzione operativa IOGRU_01 – Gestione Risorse.doc definisce in dettaglio la
Gestione del Personale.
6.3 Infrastrutture
I singoli laboratori, l’ufficio ed in generale tutte le aree utilizzate per
Laboratorio sono tenute sotto controllo in modo da garantire che:
le attività del
• Le condizioni ambientali dei singoli laboratori siano conformi ai requisiti normativi con
riferimento alle prove che in tali laboratori vengono di regola eseguite;
• Le condizioni ambientali siano conformi alle normative relative alla salubrità
dell’ambiente di lavoro in particolare al D.Lgs. 81/2008 e s.m.i. e facilitino l’esecuzione
corretta delle prove. Il personale è dotato di tutti i dispositivi di protezione individuale
previsti dalla normativa vigente.
• L’accesso ai locali sia controllato
• Gli ambienti vengano mantenuti in adeguate condizioni di pulizia e igiene
Per facilitare l’identificazione ed il controllo degli ambienti i laboratori e le aree utilizzate
per le attività di laboratorio sono chiaramente contrassegnate da appositi cartelli.
Le modalità gestionali mediante le quali il Laboratorio garantisce queste condizioni sono
descritte in dettaglio nella procedura gestionale DIR 020.doc
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La Direzione del laboratorio assicura la disponibilità di tutte le apparecchiature, di prova e
accessorie, necessarie al corretto sviluppo delle attività di prova verso terzi.
Per ogni tipologia di prova di cui venga proposto l’inserimento a listino riferito alle prove sui
materiali da costruzione in riferimento al Decreto D.M. del 14 gennaio 2008 viene
effettuata una analisi per individuare le apparecchiature necessarie, il loro grado di
accuratezza, il campo di misura ed ogni altro riferimento necessario alla conformità alle
norme tecniche di prova.
L’acquisizione di tali attrezzature ed il loro inserimento nelle apparecchiature del
laboratorio interessato secondo la procedura di gestione LAB 020.doc rappresentano la
condizione necessaria alla validazione della prova stessa.
Parallelamente la Direzione del Laboratorio assicura la disponibilità delle attrezzature
necessarie all’esecuzione delle attività previste, necessarie ad assicurare la qualità della
prova, ma anche a garantire la sicurezza degli operatori impegnati.
6.4 Ambiente di lavoro
Le postazioni di lavoro consentono movimenti sicuri, spazio adeguato (mai inferiore a mq
2,00 per ogni singolo collaboratore). Gli spazi di lavoro sono altresì ordinati e forniti delle
necessarie attrezzature.
Per problematiche legate allo svolgimento delle attività, hanno accesso ai posti di lavoro e
alle sale riunioni anche delle persone esterne al laboratorio le quali, nel rispetto delle
vigenti normative di sicurezza, vengono edotte relativamente ai rischi presenti nell’area di
lavoro, anche attraverso sistemi di segnalazione dei rischi e delle prescrizioni in loco.
L’attività didattica si sviluppa attraverso la presenza degli allievi dell’istituto alle prove
eseguite dai tecnici sperimentatori, ovvero da personale competente in grado di
assicurare il rispetto delle procedure di prova, senza intervento degli allievi sulle
apparecchiature stesse. La presenza degli allievi è sempre assicurata nei requisiti di
sicurezza previsti per i locali e le apparecchiature, sotto la responsabilità degli insegnanti
accompagnatori.
Sia gli uffici che le aree di lavoro dispongono di sistema di ventilazione naturale (porte e
finestre) e artificiale. Il flusso d’aria che circola risulta adeguato per la rimozione di
inquinanti eventualmente presenti negli ambienti di lavoro. Per quanto riguarda il
microclima non ci sono problemi particolari. La presenza del riscaldamento d’istituto
consente una regolazione ottimale della temperatura (compresa tra 18 e 22 gradi
centigradi).
Ogni lavoratore è stato adeguatamente formato ed informato sui processi e sulle
attrezzature a sua disposizione.
La preparazione degli addetti è conforme con l’attività lavorativa da svolgere. Il lavoratore
conosce a cosa serve il lavoro nel suo complesso.
Vi è la possibilità di controllare il lavoro eseguito e i collaboratori sono informati
sull’importanza della qualità dello stesso.
Sono definite chiaramente le funzioni e le responsabilità di ogni posto di lavoro.
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I collaboratori hanno la possibilità di esprimere le loro opinioni sugli aspetti riguardanti i
loro compiti, e vengono tenuti in considerazione i suggerimenti formulati. L’introduzione di
nuovi metodi o di nuove attrezzature viene discussa con i collaboratori.
L’ambiente di lavoro consente rapporti amichevoli e di collaborazione. Il tipo di mansione
non preclude il lavoro in gruppo o la comunicazione con altre persone.
Per maggiori dettagli fare riferimento al documento di valutazione dei rischi della scuola.
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7 Realizzazione dei servizi
7.1 Pianificazione
Il laboratorio ha pianificato e sviluppato i processi richiesti per una conforme attività. La
pianificazione impostata, descritta in modo grafico attraverso la Mappa dei processi e
l'insieme dei documenti di sistema – quali le procedure gestionali ed il presente Manuale
Qualità – risulta coerente con i requisiti degli altri processi del sistema di gestione per la
qualità.
Nel pianificare questa attività il laboratorio, in base alle necessità, ha definito:
gli obiettivi per la qualità ed i requisiti relativi al servizio;
i processi, i documenti e le risorse specifiche per il servizio offerto;
le attività di verifica, validazione, monitoraggio, misurazione, ispezione e prova ed i
relativi criteri di accettazione, secondo necessità;
le registrazioni necessarie a dare evidenza che i processi ed i servizi offerti
soddisfino i requisiti.
I capitoli di seguito presentati descrivono le modalità di gestione relative alle attività ed ai
diversi processi interni, per assicurare che i requisiti di servizio siano definiti, eventuali
scostamenti tra i requisiti siano risolti e il laboratorio sia in condizione di soddisfare quanto
richiesto dal cliente.
In allegato è disponibile la DSGQ_15 - Mappa dei processi.pdf che descrive l’insieme dei
processi aziendali e le interazioni tra di essi.
7.2
Processi relativi al cliente
7.2.1 Definizione delle prove
Il Laboratorio sviluppa la propria attività di prova in riferimento a prescrizioni Ministeriali nel
settore dei materiali da costruzione. A seguito di ciò tutte le prove previste dal Sistema di
Gestione per la Qualità sono in conformità a norme nazionali e/o comunitarie senza
possibilità di varianti alle attività di test non regolamentate.
Allo scopo viene pubblicato sul sito un listino di tutte le prove eseguibili con il riferimento
alla norma tecnica prevista.
Se un cliente chiede, per motivi diversi dalla certificazione di conformità al testo unico delle
costruzioni, l’esecuzione di prove non normate, queste vengono discusse fuori dal sistema
qualità certificato.
7.2.2 Comunicazioni con il cliente
Il Laboratorio attribuisce la massima importanza ad una efficace comunicazione con il
cliente; allo scopo ha prodotto listini e informazioni disponibili all’ufficio accettazione, così
come scaricabili dal sito internet mantenuto a cura del servizio informatico sotto il controllo
del Direttore del Laboratorio.
pag. 21 di 30
Il Laboratorio risponde prontamente a reclami o a comunicazioni dei clienti precedenti o
successive all’esecuzione delle prove. Le modalità di gestione dei reclami sono descritte
nella procedura SIS030.doc.
7.3 Progettazione dei servizi di prova
Per progettazione si intende la realizzazione di nuove tipologie di prova da inserire a
listino. È previsto che ciò avvenga solo verso prove supportate da norme nazionali o
comunitarie che determinano sia la modalità di prova, sia gli eventuali valori di accettabilità
e/o di classificazione del prodotto, sia le apparecchiature ed il loro grado di accuratezza.
L’attività di progettazione viene pianificata attraverso l’utilizzo di apposita modulistica che
individua anche le interazioni tra le diverse funzioni coinvolte nello specifico.
7.3.1 Elementi di ingresso alla progettazione
Nuove prove possono essere determinate da cambiamenti legislativi, da l’inserimento di
nuove norme tecniche, dall’estensione del campo di attività del laboratorio verso nuovi
settori di materiali. Possono esserci anche attività di variazione di prove esistenti per
effetto di modifiche alle norme pubblicate con emissione di nuova norma e ritiro della
precedente, in questi casi viene sviluppata un’attività di nuovo progetto e non di modifica.
7.3.2 Elementi in uscita dalla progettazione
Gli elementi in uscita dalla progettazione risulta essere l’elenco prove a listino a seguito
validazione finale della progettazione come registrato nella scheda di progettazione.
7.3.3 Riesame, verifica e validazione della progettazione
Ogni progetto di nuova prova trova applicazione attraverso un sistema di pianificazione il
quale, partendo dalla definizione e documentazione dei dati di ingresso al progetto stesso,
ne definisce le fasi di sviluppo, le funzioni coinvolte, i tempi di realizzazione e le
registrazioni. Particolare attenzione viene posta nelle attività di verifica, che coincide con il
riesame per l’alto livello di normalizzazione e di cogenza legislativa, e di validazione,
quanto più possibile con le attività di interlaboratorio, ovvero con la collaborazione per
validazioni incrociate con altri laboratori dello stesso settore.
Tutta la progettazione viene sviluppata attraverso uno strumento documentale,
denominato Scheda di progettazione prove, che funge da procedura gestionale dell’attività
eseguita sempre sotto il diretto controllo del Direttore del Laboratorio che assicura il
rispetto dei requisiti di qualità. Tale scheda è suddivisa tra la parte dedicata ai dati di
ingresso per l’esatta definizione della prova da progettare e dei vincoli normativi e
legislativi presenti e la parte di pianificazione e registrazione per indicare le fasi necessarie
e le persone coinvolte e registrare le attività sviluppate.
7.3.4 Tenuta sotto controllo delle modifiche alla progettazione
In caso di situazioni di modifiche di dettaglio, ovvero non di sostituzione delle norme
esistenti con altre, ma di aggiornamenti su alcune specifiche, viene attivata azione di
modifica rispettando la medesima procedura ed il medesimo sistema di pianificazione e
registrazione.
Per le prove in essere al momento dell’avvio del sistema di gestione per la qualità
documentato in questo manuale il laboratorio ha effettuato e documentato una verifica
dell’esistenza di elementi di validazione, interni o di confronto tra laboratori.
pag. 22 di 30
7.4 Approvvigionamenti
Il Laboratorio gestisce gli approvvigionamenti di prodotti e servizi necessari per
l’esecuzione delle prove e per le attività del laboratorio in modo da garantirne la conformità
e da prevenire effetti negativi sulla qualità delle prove effettuate.
A tale scopo il Laboratorio:
• Documenta le caratteristiche dei prodotti e servizi da acquistare;
• Valuta e seleziona i fornitori delle apparecchiature e dei prodotti e servizi
caratteristici ed utilizza tali valutazioni allo scopo di ottenere forniture conformi e di
prevenire problemi;
• Verifica la conformità dei prodotti e servizi approvvigionati prima del loro utilizzo.
• Attua una procedura APP 010.doc che garantisce approvvigionamenti conformi nei
tempi necessari coordinando l’esecuzione dei procedenti punti.
7.5
Processo di realizzazione del servizio
7.5.1 Tenuta sotto controllo dell’erogazione del servizio
Il processo principale del laboratorio si sviluppa nella esecuzione di prove e nella loro
documentazione nei certificati di prova su materiali in calcestruzzo e acciaio per il settore
dell’edilizia all’interno delle prescrizioni del Testo Unico D.M. 14 gennaio 2008 in
conformità alle norme tecniche di test previste dalla Circolare Ministeriale n. 7617/STC del
08/09/2010.
Il laboratorio attua i requisiti del sistema di gestione per la qualità esclusivamente a queste
prove, tutte supportate da norme nazionali e/o internazionali, previste ed inserite nel
proprio listino solo dopo specifica validazione delle procedure di prova.
Il processo prende avvio dall’accettazione dei campioni e della richiesta di prova, dopo
aver accertato la conformità della richiesta stessa e dei campioni consegnati,
documentando la fase con la stesura del “verbale di accettazione”. Tale registrazione è
impostata secondo modalità operative che assicurano l’anonimato dei provini cui viene
attribuito un numero di identificazione utilizzato in tutti i documenti operativi e gestionali
fino alla stesura finale del certificato di prova.
Con il verbale di accettazione si avvia la pianificazione delle prove, suddivisa per
laboratorio di competenza, e si predispongono i documenti di rilievo che accompagnano il
materiale con la numerazione dei campioni per garantire la tracciabilità ma
contemporaneamente l’anonimato. L’attività di prova viene eseguita secondo la procedura
LAB 010.doc e le istruzioni operative ad essa collegate, divise tra laboratorio edile e
laboratorio meccanico; i test vengono eseguiti dopo aver riverificato la conformità dei
provini.
7.5.2 Validazione dell’erogazione del servizio
L’operatività dei laboratori si sviluppa attraverso modalità di prova nel pieno rispetto delle
norme tecniche di riferimento, sia per l’accuratezza delle apparecchiature, sia per le
procedure di esecuzione. Ogni processo di prova è verificato e validato prima del suo
inserimento nel listino di prove e quindi offerto ai clienti.
pag. 23 di 30
La prova viene quindi eseguita in conformità alla procedura specifica ed alla norma di
riferimento ed i valori rilevati vengono registrati negli appositi FLMEC - Fogli di Lavoro
Laboratorio Meccanico.doc e FLEDI - Fogli di Lavoro Laboratorio Edile.doc.
7.5.3 Identificazione, rintracciabilità e conservazione dei provini e delle prove.
Dopo la prova i provini vengono collocati in apposita area, a disposizione del cliente per
eventuali necessità di verifica per approfondimenti o contestazioni, dove vengono
conservati per un periodo di …. gg dopo il termine del ciclo di prove. Trattandosi di prove
generalmente distruttive non vi è la possibilità di ripetizione delle prove stesse, ma solo di
analisi del materiale e/o di verifica della tracciabilità dei campioni.
I rapporti di prova, sottoscritti dal responsabile del laboratorio dopo aver verificato la
completezza operativa e formale delle registrazioni, vengono resi all’ufficio che redige i
certificati di prova e li mette a disposizione del cliente per il ritiro. Parallelamente l’ufficio
archivia la copia della documentazione rilasciata, con allegate le copie cartacee del
rapporto di prova secondo criteri di tracciabilità numerica delle prove, il registro di
accettazione mantiene il riferimento riepilogativo tra numeri di sessione di prova e
nominativo del cliente; copia del certificato di prova viene mantenuta anche a livello
informativo su server soggetto a regolare sistema di back up.
7.5.4 Proprietà del cliente.
Il laboratorio sviluppa attività di test su campioni/provini del committente gestendo quindi
una importante proprietà del cliente.
Tutti i provini consegnati, fino all’esecuzione della prova vengono gestiti con la necessaria
accuratezza, considerando la natura degli stessi. Tutto viene sempre mantenuto al riparo
da agenti atmosferici e da qualsiasi situazione che possa deteriorare il materiale, fino alla
presa in carico l’area di deposito è protetta e chiusa interdicendo così l’accesso agli
estranei, anche se dell’Istituto ma non appartenenti alla struttura del LPM.
Nei locali di prova il materiale è conservato a cura degli addetti dei rispettivi laboratori.
Al termine della prova, per la natura distruttiva della stessa, i provini distrutti vengono
conservati secondo le prescrizioni di legge in materia e mantenuti per un periodo non
inferiore alle suddette prescrizioni.
7.6 Tenuta sotto controllo delle apparecchiature di monitoraggio e misurazione
Trattandosi di laboratorio prove le apparecchiature rilevanti sono tutte classificabili come
strumenti di misura soggetti a taratura.
Il Laboratorio tiene sotto controllo le apparecchiature utilizzate per le prove in modo da:
• garantire la sicurezza degli operatori, tutte le apparecchiature utilizzate sono state
controllate e messe in sicurezza e registrati nel documento schede macchina.
• garantire che le apparecchiature impiegate nelle prove siano efficienti e tarate;
• evitare che apparecchiature non conformi possano essere erroneamente utilizzate
quali conformi.
All’interno del laboratorio esistono due livelli di apparecchiature di misura (strumenti)
indicate come:
• strumenti primari di taratura,
pag. 24 di 30
• strumenti di prova.
Gli strumenti primari di taratura sono strumenti non impiegati nell’esecuzione di prova ed
utilizzati per la verifica interna degli strumenti di prova. Per garantire lo standard
qualitativo, la Direzione del laboratorio ha dato indicazioni, quanto più possibile, di far
ricorso a tarature esterne, possibilmente di Università o di costruttori delle apparecchiature
stesse.
Gli strumenti di prova sono gestiti secondo la procedura LAB 020.doc che fa riferimento ad
un software dedicato che guida la gestione delle apparecchiature utilizzate stabilendo un
inserimento nell’apposito RSGQ_14 - Scadenziario.xls che consente di gestire:
• le schede macchina
• il programma di manutenzione
• il programma di taratura
• il registro di manutenzione
• il registro di taratura.
Al fine di assicurare non solo l’adeguatezza delle apparecchiature di prova, ma anche il
rispetto dei requisiti di sicurezza, lo scadenziario gestisce anche attrezzature minori ed
ausiliarie alle attività di prova, indicando nella scheda macchina i criteri di classificazione
ed i responsabili della loro gestione per la eventuale taratura e per la manutenzione.
Ogni apparecchiatura di misura soggetta a taratura è contrassegnata con apposite chiare
indicazioni che ne assicurano l’identificazione e la documentazione dello stato di taratura,
minimizzando il rischio di utilizzazione di apparecchiature in stato di non conformità.
7.7 Strumenti informatici e software
Per strumenti informatici si intendono i software dedicati alle attività operative specifiche,
siano esse documentali che relative all’attività di prova. Per la normale attività di ufficio
vengono utilizzati pacchetti standard di “office automation” come Microsoft o altri
equivalenti che, essendo di normale uso sul mercato, non sono oggetto di verifica e/o
validazione.
I software dedicati, siano essi di produzione interna che esterna, vengono utilizzati solo
dopo una verifica e validazione del responsabile dell’area di utilizzo. Tutti questi software
sono identificati con una indicazione di aggiornamento che viene incrementata ad ogni
variazione. Per ogni release, a far data dal gennaio 2011, è mantenuta traccia
documentale della verifica. Tale verifica ha modalità diverse a seconda che si tratti di
strumenti informatici dedicati alle attività di prova, nel qual caso la verifica include una rivalidazione della procedura di prova, o dedicati alla gestione documentale, nel qual caso
la verifica è di solo mantenimento della procedura e del rispetto/modifica delle istruzioni
operative.
Tali software vengono gestiti e mantenuti sotto controllo come definito dalla procedura INF
010.doc.
pag. 25 di 30
8 Misurazioni, analisi e miglioramento
8.1 Generalità.
Questo capitolo illustra i criteri e le modalità impiegate dal laboratorio per la pianificazione,
gestione ed attuazione delle attività di monitoraggio, di misurazione, di analisi e di
miglioramento interni.
Queste attività sono state impostate con diverse finalità, tra le principali quella di verificare
internamente e poter dare evidenza della conformità dei servizi e quella di misurare ed
analizzare gli “indici” (i dati indicatori) della conformità, dell’efficienza ed efficacia dei
processi e del sistema di gestione della qualità impostato.
In seguito alle attività di misurazione ed analisi è possibile, quando necessario od
opportuno, intraprendere le misure di correzione necessarie od avviare le azioni di
miglioramento continuo più efficaci.
RSGQ ha il compito di coordinare l'attività nel rispetto delle procedure, di conservare per
tempi stabiliti le registrazioni prodotte e di sintetizzarne i risultati e l’esito per agevolare
l’attività di Riesame compiuto dalla direzione sull’intero sistema qualità.
8.2
Monitoraggi e misurazioni.
8.2.1 Soddisfazione del cliente
Il laboratorio LPM compie un monitoraggio in merito alle informazioni relative alla
percezione del cliente sul grado di conformità ed adeguatezza delle proprie prove e del
servizio reso.
Il monitoraggio e la misurazione della soddisfazione dei clienti si basano sul riesame delle
informazioni raccolte od elaborate internamente relative ai clienti, infatti:
sono state individuate le fonti di informazione, interne ed esterne, relative al
cliente;
sono stati stabiliti i processi per raccogliere, analizzare ed utilizzare queste
informazioni al fine di migliorare le prestazioni dell'organizzazione;
vengono operate raccolte di informazioni coordinate sul cliente (feedback dei
clienti e reclami cliente).
Le registrazioni fornite dai clienti in merito al loro grado di soddisfazione sull’operato del
laboratorio LPM vengono prese in considerazione e valutate durante l’attività di Riesame
del sistema da parte della Direzione, generando – quando opportuno – eventuali azioni
correttive o preventive
Questo monitoraggio viene gestito come una delle misure delle prestazioni del sistema di
gestione per la qualità ed è dettagliato nella procedura SIS 010.doc.
8.2.2 Audit interno
Il Laboratorio effettua in modo sistematico audit interni per verificare se il Sistema Qualità:
• sia conforme alle norme di riferimento;
• sia attuato conformemente a quanto pianificato in questo manuale e nei documenti di
livello inferiore del Sistema;
• sia efficace con riferimento agli obiettivi definiti.
pag. 26 di 30
Il Direttore del Laboratorio redige il Piano delle Visite Ispettive interne inserito nel file:
RSGQ_14 - Scadenziario.xls e definisce il programma di audit in funzione dello stato e
dell’importanza dei processi e delle aree da sottoporre ad audit, la cui esecuzione viene
gestita dal RSGQ che può utilizzare personale esterno qualificato. L’attività di audit può
essere eseguita anche da personale interno, se qualificato, assicurando però che venga
esclusa ogni attività di verifica a processi sviluppati sotto la responsabilità dell’auditor.
L’ispettore incaricato redige al termine di ciascun audit interno un report che consegna alla
Direzione usando il report: MSGQ_06 – Report audit interni.doc e il documento:
MSGQ_07 – Dati Rilevati audit interno.doc , la quale si occupa di notificare il risultato della
visita alle funzioni interessate e di prendere le eventuali decisioni conseguenti.
La procedura gestionale di riferimento per le visite ispettive interne è SIS 020.doc
8.2.3 Monitoraggio e misurazione dei processi e del prodotto (prove)
La Direzione del laboratorio LPM ha identificato i processi che compongono il sistema di
gestione per la qualità dell’organizzazione tramite la Mappa dei processi, l'insieme delle
procedure gestionali predisposte ed il presente Manuale Qualità.
Per i processi più significativi o critici sono state definite le istruzioni e le registrazioni più
adeguate per la loro gestione e sono stati adottati adeguati metodi di monitoraggio e
misurazione (“indicatori”); tali metodi sono finalizzati a dimostrare la capacità dei processi
ad ottenere i risultati pianificati.
Il raggiungimento dei risultati è verificato sistematicamente attraverso il Riesame del
Sistema da parte della direzione che può, se lo ritiene necessario, prevedere modelli di
monitoraggio periodici per l’attivazione di interventi correttivi intermedi, soprattutto in
riferimenti a valori soglia di riferimento.
8.3 Gestione delle non conformità
Il Laboratorio opera in modo attivo e sistematico allo scopo individuare, analizzare e
risolvere tempestivamente le non conformità nei processi e nei documenti emessi, in modo
da prevenire o comunque minimizzare gli eventuali problemi per i clienti.
A tale scopo tutto il personale viene responsabilizzato e formalmente impegnato
nell’individuare situazioni di non conformità e risolverle direttamente se possibile o
segnalarle alla Direzione quando non risolvibili localmente.
Le modalità di gestione delle non conformità individuate sono definite nella procedura SIS
030.doc.
8.4 Analisi dei dati
Il sistema di gestione della qualità impostato prevede la raccolta, la registrazione e l’analisi
di dati appropriati per verificare l’adeguatezza e l’efficacia del sistema di gestione per la
qualità e per individuare le necessità ed opportunità di interventi di miglioramento continuo
del sistema.
Questi dati, formalizzati nei documenti di registrazione della qualità, derivano
principalmente dalle attività di misura e monitoraggio interne e sono le unità di base sulla
quale costruire il miglioramento del sistema qualità.
Con periodicità prefissata RSGQ si accinge ad un'analisi dello stato della qualità
verificando e riepilogando i dati raccolti per fornire alla Direzione uno strumento di sintesi
per la valutazione generale sul sistema, sulla conformità dei prodotti e dei processi, sui
fornitori.
L'analisi dei dati fornisce principalmente informazioni in merito a:
pag. 27 di 30
-
soddisfazione dei clienti [si fa riferimento al paragrafo 8.2.1],
conformità ai requisiti del prodotto [si fa riferimento ai paragrafi 8.2.3 e 8.3],
caratteristiche e andamento dei processi e dei servizi, incluse le opportunità per
azioni preventive [si fa riferimento ai paragrafi 8.5],
i fornitori anche se in modo marginale per la limitata influenza di questo
processo sulla qualità del servizio di prova.
La Direzione con l’attività di Riesame valuta i risultati ottenuti, li confronta con quanto
pianificato, con gli obiettivi e la politica della qualità e stabilisce gli interventi correttivi da
avviare; in seguito a ciò stabilisce i nuovi obiettivi e verifica l’opportunità di programmi di
miglioramento del proprio sistema per adeguarlo ai propositi identificati.
8.5
Miglioramento.
8.5.1 Miglioramento continuo.
Il Laboratorio intende migliorare con continuità l’efficacia del proprio sistema di gestione
per la qualità nell'adempimento di quanto previsto dalla norma di riferimento, dalla propria
politica della qualità e dalle prescrizioni interne.
Per perseguire questo obiettivo ha adottato diversi strumenti e tecniche tra i quali:
• l'analisi e la valutazione degli indici, delle registrazioni, dei dati e delle informazioni
sulla situazione e l'andamento della qualità,
• la valutazione dei risultati degli audit;
• l'efficacia ed analisi delle azioni correttive e preventive;
• la valutazione della soddisfazione del cliente;
• i riesami del sistema da parte della Direzione.
I risultati delle azioni di miglioramento avviate intraprese vengono periodicamente
riesaminati per accertarne l’efficacia e per individuare ulteriori opportunità di
miglioramento, rendendo così il miglioramento un'attività continua.
Ad ogni Riesame del sistema, la Direzione ratifica la politica per la qualità stabilita,
accertandone la validità nel tempo ed aggiornandola alla situazione aziendale; in questa
stessa occasione vengono riconfermati od aggiornati gli obiettivi di qualità stabiliti per il
precedente periodo.
Gli audit interni sono ritenuti i mezzi più adeguati per individuare le opportunità e gli spazi
di miglioramento e le azioni correttive e preventive gli strumenti per mettere in pratica le
operazioni di perfezionamento ed ottimizzazione.
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8.5.2 Azioni correttive e preventive
Il Laboratorio, allo scopo di migliorare con continuità il livello di qualità nel perseguimento
degli obiettivi definiti nel presente manuale pianifica ed attua:
• azioni correttive per la risoluzione delle non conformità individuate internamente ed
esternamente;
• azioni preventive per la prevenzione delle non conformità potenziali.
La procedura di riferimento è la SIS 040.doc e definisce le modalità di:
• riesame delle non conformità e di determinazione delle non conformità potenziali;
• individuazione delle cause;
• valutazione dell’esigenza di attivare apposite azioni per assicurare che le non
conformità non si ripetano o, per le non conformità potenziali, evitare il loro
verificarsi;
• determinazione e implementazione delle azioni necessarie;
• registrazione dei risultati delle azioni intraprese;
• esame l’efficacia delle azioni effettuate.
pag. 29 di 30
9
ALLEGATI
9.1
DDIR_03 - Organigramma.pdf
9.2
DDIR_05 – Politica per la Qualità.pdf
9.3
DSGQ_15 - Mappa dei Processi.pdf
9.4
DSGQ_16 - Elenco Documenti.pdf
9.5
DSGQ_10 - Elenco Documenti Pubblici.pdf
pag. 30 di 30

RMQ - Manuale della Qualità

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