APRI - Top Consult

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La gestione documentale e la conservazione
sostitutiva portano innovazione ed efficienza
in azienda. La torinese Top Consult lavora
su queste tematiche dal 1987, proponendo
servizi e tecnologie aggiornati per andare
incontro alle varie esigenze dei suoi clienti.
E il nuovo tassello è quello ‘social’
settembre-ottobre 2013 IL MONDO DELL’OFFERTA A CURA di PAOLO MORATI
Italiana sì,
ma...
enterprise
“I
o non ho l’email, per comunicare uso altri strumenti, più
moderni”. E’ scaturita da questa dichiarazione resa da
un suo giovane collaboratore una delle scintille che ha portato
Top Consult, società torinese concentrata da sempre esclusivamente sulla gestione elettronica dei documenti, a sviluppare
una delle funzionalità introdotte con la nuova piattaforma Top-
del tempo potenziato per potersi integrare sempre senza pro-
Media Social NED. Un progetto che parte da lontano racco-
blemi con i sistemi informativi del cliente”, continua Zaffagnini.
gliendo l’esperienza di ormai 26 anni di attività in un settore dove
“Due sono le spinte che ci hanno dunque guidati in questo per-
è necessario essere particolarmente puntuali e consapevoli del
corso: per prima cosa i cambiamenti tecnologici. Siamo passati
contesto italiano, anche per via delle varie normative che lo re-
dai mainframe ai pc, alle reti, al Web al mobile tenendo costante-
golamentano. “Quando abbiamo iniziato, si parlava sostanzial-
mente aggiornata l’architettura. La seconda spinta, molto forte,
mente di office automation, e noi ci occupavamo di consulenza
è arrivata dalle esigenze applicative manifestate dai clienti, il che
per analizzare le opportunità che le soluzioni informatiche non
non ci ha impedito di avere comunque un prodotto industriale,
gestionali potevano offrire alle aziende”, spiega Pier Luigi Zaffa-
e non sviluppato come singole soluzioni ad hoc. Creando fun-
gnini, Amministratore di Top Consult. “Dopo qualche anno, ab-
zionalità nuove in caso di richiesta e mettendole a disposizione
biamo realizzato un paio di progetti e installazioni accorgendoci
di tutti”.
che quanto veniva proposto in termini applicativi non aveva il taglio che avevamo in testa, perché concentrato sostanzialmente
Navigare i documenti
sull’automazione degli archivi, per cui i documenti venivano presi
“Noi ci presentiamo sul mercato con una offerta in house e su
in carico solo alla fine del rispettivo ciclo di vita. La nostra idea,
cloud sia per le soluzioni GED (Gestione Elettronica dei Docu-
invece, era di realizzare soluzioni documentali che andassero
menti) che per i servizi in outsourcing di conservazione sostitu-
ad arricchire il sistema informativo aziendale, inventammo allora
tiva, continua Zaffagnini. “Nel 2004 trasformammo la GED nella
l’integrazione online con le applicazioni gestionali cambiando il
NED che sta per Navigazione Elettronica dei Documenti. In pra-
modo di lavorare nei vari processi eseguiti prima manualmente”.
tica l’idea era quella di abilitare la gestione dei fascicoli e la pos-
In sostanza la logica di Top Consult era quella di consentire
sibilità di navigarli sfogliando i documenti come se fossero stati
agli utenti di ricercare o archiviare i documenti direttamente dal
pinzati elettronicamente. L’idea piacque ai clienti che ancora una
software gestionale. A quel punto Top Consult decise di inve-
volta ebbero a disposizione uno strumento che aumentò molto
stire in un proprio laboratorio software, presentando nel 1992 la
la loro efficienza. Avevamo però nel contempo clienti di ogni
prima versione della piattaforma Top Media che puntava a tale
dimensione – si parla di decine di milioni di documenti da gestire
scopo. “Ormai siamo giunti alla quinta versione, sono passate
e migliaia di utenti – che iniziavano ad avere esigenze di classe
almeno quattro ere informatiche e il prodotto è stato nel corso
enterprise”. Top Consult decise quindi di riscrivere totalmente il
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Italiana sì, ma... enterprise
Mobile, uno strumento non solo per quei professionisti del documento che hanno bisogno di effettuare tutte le ricerche possibili
e complesse in azienda, ma anche per altre figure meno specializzate. “Pensiamo a un dirigente che deve entrare in un sistema
documentale e se apre un client complesso si perde”, sottolinea
Zaffagnini. “Per consentire anche agli utenti occasionali l’uso
del sistema documentale, abbiamo avuto l’idea di prendere a
modello le funzionalità offerte dagli smartphone - ad esempio
presentando nell’interfaccia i preferiti, i recenti - e applicando
questo concetto ai documenti, ‘tenendo vicini’ quelli sui quali si
sta lavorando. Per superare la rigidità delle classificazioni impo-
Chi è Pier Luigi Zaffagniniese di adozione, 62 anni,
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ste dall’azienda abbiamo poi pensato al tagging dei documenti
archiviati, consentendo agli utenti di aggiungere criteri individuali e soggettivi che consentono finalmente di abbandonare
l’uso della carta. E ancora sono state aggiunte la ricerca libera,
come se si trattasse di un motore di ricerca standard, basato su
quanto inserito nei vari campi - dalla data del documento al suo
titolo - e le notifiche, che sostituiscono di fatto l’uso della email
avvisando in tempo reale l’utente della disponibilità di documenti
o eventuali altre attività legate ad essi. “Un altro tassello ‘social’
ha infine riguardato l’inserimento nella piattaforma, interna e protetta, di funzionalità di groupware per dar vita a un vero e proprio
social network aziendale”. Si parla in sostanza di moduli per i
gruppi di lavoro, formati da più persone eterogenee per ruolo
e dipartimento, alle quali vengono assegnati i diritti per visualizzare documenti, condividere file, fare messaggistica istantanea e tenere traccia delle conversazioni svolte e delle modifiche
effettuate. Anche in questo caso abbattendo l’uso della posta
software con l’obiettivo di “creare la prima piattaforma enterprise
elettronica e lavorando su ogni dispositivo, che sia un pc, tablet
documentale italiana – completa di funzioni di load balancing e
o smartphone, mantenendone l’interfaccia nativa.
possibilità di scalare in base alle esigenze – concentrando nella
parte server tutta la logica documentale semplificando la realiz-
Nasce il Social Business
zazione dei portali e dei client che conterranno esclusivamente la
Le funzionalità di groupware offerte dalla piattaforma TopMedia
logica di presentazione cioè di come gli utenti interagiranno col
Social NED sono state dunque ideate per cambiare con deci-
sistema. Il tutto conforme alle normative vigenti”. Insomma, un
sione il modo in cui opera una organizzazione, permettendo di
sistema utilizzabile con tutti i tipi di client: PC, notebook, tablet
superare gli schemi rigidi e ormai inadeguati imposti dai sistemi
e smartphone.
di workflow a favore di una reattività e agilità indispensabile per
rispondere alle sfide di un mercato che non ammette ritardi,
Sfidare i grandi
obblighi normativi compresi. Il tutto integrandosi con l’organiz-
La sfida lanciata dall’azienda torinese è stata dunque quella di
zazione tradizionale, certamente necessaria per la definizione
inserirsi nello stesso mercato dei grandi fornitori internazionali.
di responsabilità, obiettivi e piani, ma aprendo parallelamente
“Quello della gestione documentale enterprise è di fatto uno
nuove opportunità in ambito collaborativo e operativo tra i di-
scenario con contratti milionari, e noi abbiamo l’ambizione di
versi attori coinvolti nei processi aziendali. “Pensiamo ad esem-
fare le stesse cose meglio e costando dieci volte di meno”, so-
pio ai manager di aziende del settore retail che grazie alla nostra
stiene Zaffagnini, annunciando l’altro passo compiuto di recente
piattaforma, a fini di marketing, possono creare un gruppo di
dalla piattaforma Top Media NED e sintetizzato dalla parola So-
lavoro dedicato al quale far accedere i responsabili dei punti
cial, per andare incontro a nuove esigenze e richieste dei clienti
di vendita di tutto il mondo”, commenta Zaffagnini. “Si tratta di
e a uno scenario in costante evoluzione. In breve, si è pensato
mettere a fattor comune spunti e domande, coinvolgendo più
di fornire, tramite le nuove interfacce chiamate Surfer e Surfer
persone perché possano condividere idee e proposte, confron-
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settembre-ottobre 2013 Con ricadute positive in termini di efficienza su tutta l’organizzazione”, aggiunge Zaffagnini, concludendo: “Come con le
precedenti versioni del nostro software TopMedia inventammo
l’integrazione col gestionale e la pinzatura elettronica dei documenti, cambiando la GED in NED, ora abbiamo avuto l’intuizione
di portare in azienda, in sicurezza e con semplicità, tutti quei
meccanismi e metodologie proprie degli strumenti di nuova generazione abilitando un vero e proprio social business per tutti e
ovunque. Cambia ancora la NED e diventa Social NED, facendo
contento, tra gli altri, anche quel nostro giovane collaboratore
che da tempo non usa più l’email...”.
tandosi sulle strategie da applicare. Un obiettivo che grazie al
groupware si può raggiungere con semplicità e in tempo reale
laddove prima veniva spesso utilizzata l’email, appesantendola
di allegati”. Un altro esempio dell’approccio che sta dietro alla
nuova offerta rilasciata da Top Consult riguarda invece quei responsabili di un particolare reparto che non sempre si trovano
in ufficio ma hanno in ogni caso la necessità di poter accedere
costantemente ai documenti aziendali. Insomma i cosiddetti
mobile worker: “Processi come l’approvazione di acquisti o preventivi, proposte d’ordine o altro possono essere svolti ovunque, direttamente e con immediatezza dal terminale mobile a
seguito di una notifica che appare sul suo display, senza dover
tornare alla propria scrivania, sveltendo il lavoro del manager e
ottimizzando il tempo a disposizione nel corso della giornata.
Le opinioni riportate sono riferibili esclusivamente alla persona o organizzazione che le
ha espresse; esse, inoltre, non impegnano e non sono fatte proprie né da Executive.it né
da Gartner Italia, che non esprimono in questa sede giudizi sui prodotti o servizi oggetto
di tali informazioni, tantomeno assumono responsabilità o garantiscono in alcun modo la
veridicità delle stesse.
Chi è Top Consult
Nata nel 1987, Top Consult è stata una delle prime
partner sul territorio. La sua offerta è segmentata in so-
società italiane a lavorare sul tema della gestione
luzioni per il mondo enterprise, come Top Media Social
elettronica dei documenti, oggi nota anche come ‘de-
NED, così come per le PMI. Su questa fascia di mercato
materializzazione’. Con una crescita costante e un’of-
propone dei pacchetti applicativi dedicati e pronti all’uso
ferta articolata per coprire realtà di ogni dimensione
che sono stati anch’essi aggiornati al mondo social.
l’azienda, che ha sede a Torino, è diventata negli anni
L’obiettivo dei prodotti Top Consult è quello di andare
uno dei leader del mercato documentale, concentran-
incontro a esigenze sempre in divenire anche per via
dosi anche sul tema della conservazione sostitutiva: è
delle normative che negli ultimi mesi hanno introdotto
stato il pioniere di questa materia, creando servizi dedi-
alcune novità, a partire dall’obbligo della fatturazione
cati e realizzando il primo esempio di archivio sostitutivo
elettronica nei rapporti economici tra Pubblica Ammini-
in Italia per l’anagrafe del Comune di Pesaro. Top Con-
strazione e fornitori, della Pec (Posta Elettronica Certifi-
sult ha diverse centinaia di clienti fra privato e Pubblica
cata) e delle comunicazioni telematiche obbligatorie fra
Amministrazione, serviti anche attraverso una rete di
imprese e PA.
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