procedura Stipendi modalità CertBil v. 2

Azienda Sanitaria Provinciale
PROCEDURA
ELABORAZIONE
STIPENDI
Vers.
2
I.O.
Pagina
1 di 7
PROCEDURA
ELABORAZIONE STIPENDI PERSONALE
DIPENDENTE
REV.
0
DATA
7 DIC 2015
CAUSALE
CERTIFICAZIONE DI BILANCIO
REDAZIONE
DOTT. GIUSEPPE
MAURO
VERIFICA
DOTT.
GIUSEPPE
MAURO
APPROVAZIONE
1 di 8
Indice:
1. Scopo
2. Campo di applicazione
3. Riferimenti normativi e aziendali
4. Terminologia e abbreviazioni
5. Responsabilità
6. Flow chart procedura
Scopo
La procedura riguarda la compilazione mensile delle denunce previdenziali per il personale
dipendente e assimilato, la produzione del flusso bonifici per l’Istituto Tesoriere e la fornitura
della documentazione contabile per il Settore Economico Finanziario Patrimoniale, mediante
utilizzo del software IRISWIN fornito dalla ditta MondoEdp Srl.
Campo di applicazione
Personale con rapporto di lavoro dipendente e assimilato al lavoro dipendente.
Riferimenti normativi e aziendali
•
•
•
•
Contratti Collettivi Nazionali di Lavoro
Diritto del lavoro e normativa previdenziale per il personale dipendente e assimilato
Circolari INPS, INAIL, ENPAM, ONAOSI
Normativa fiscale per il personale dipendente e assimilato
4. Terminologia e abbreviazioni
Terminologia e abbreviazioni
CoGe
CED
TXT
Contabilità Generale
Centro Elaborazione Dati
Formato generico di testo
XLS
File formato MS Excel®
RE
Referente Economico
OE
Operatore Economico
RG
Referente Giuridico
OG
Operatore Giuridico
OP
Operatore Presenze
RC
Referente CED
2
RSEFP
Referente Settore Economico Finanziario Patrimoniale
UTE
Ufficio Trattamento Economico del Personale
5. Responsabilità
R = responsabile C = coinvolto I = informato
FASE
RF
RG
RE
OG
OE
RSEFP
RC
RS
1
2
3
4
C
C
C
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
R
Fase 1 – gestione anagrafiche giuridiche ed economiche
Premessa
L’elaborazione degli stipendi avviene mediante utilizzo del software IRISWIN che impiega il modulo
presenze, il modulo giuridico e il modulo economico tutti e tre integrati fra loro.
Entro il 10 del mese di riferimento l’Operatore Presenze e l’Operatore Giuridico aggiornano le
anagrafiche giuridiche del software, informando contestualmente mediante posta elettronica, il
Referente Economico, il quale provvede a inoltrare le comunicazioni all’Operatore Economico di
competenza.
Entro il 10 del mese di riferimento l’OE effettua le seguenti fasi di lavoro:
• aggiorna le anagrafiche economiche del software
• inserisce, per il personale interessato, il trattamento accessorio di cui alle delibere e
determine scaricate dall’albo pretorio del sito web istituzionale
Entro il 10 del mese di riferimento il RC trasmette all’OE il flusso dati presenze ai fini della liquidazione
del trattamento accessorio mensile che sarà adottato con relativa determina di liquidazione entro la
fine del mese.
Fase 2 – elaborazione stipendi
Entro il 12 del mese di riferimento il Referente Economico lancia l’elaborazione degli stipendi per tutto
il personale con contratto EDP. Contestualmente crea una nuova cartella denominata mm_anno
STIPENDI all’interno della quale predispone le seguenti tre cartelle:
• mm_anno PREVIDENZA
• mm_anno BANCA
• mm_anno RAGIONERIA
Dopo aver elaborato gli stipendi il Referente Economico effettua i seguenti controlli:
• da generatore di stampe elabora la stampa “netti” esportandola in formato xls e, dopo averla
ordinata per importo decrescente e per qualifica, verifica gli importi non congrui
• da interrogazioni di servizio esegue le seguenti estrazioni: “PA_CedoliniMeseDoppi” e
“PA_CedoliniMeseNonCorretti”
• da generatore di stampe esegue le stampe: “netti nulli” e “Assenz Det” per verificare la
retribuzione dei casi in aspettativa s.a.
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Fase 3 – produzione denunce previdenziali
UNIEMENS INTEGRATO
Elaborazione denuncia DMA
Entro il 14 del mese di riferimento il Referente Economico da Elaborazioni> forniture periodiche
>elaborazione fornitura INPS-UniEmens, appone la spunta su “cedolini chiusi e aperti” e “calcola dati
INPDAP”. Quindi seleziona tutti i dipendenti con il contratto EDP ed esegue l’elaborazione.
Ad elaborazione ultimata dovranno essere rimosse tutte le eventuali anomalie segnalate dal sistema.
A questo punto il Referente Economico effettua le seguenti fasi di lavoro:
• appone la spunta su “Calcola totali aziendali INPDAP” ed “esegui”
• estrae il file (mm_aaaa dma.xml) spuntando solo “esporta dati INPDAP (ListaPosPa)”
• sottopone il file al software di controllo rilasciato dall’INPS
• rimuove ogni eventuale errore
Elaborazione denuncia UNIEMENS
Incaricati
Entro il 14 del mese di riferimento il referente economico da Elaborazioni> forniture periodiche
>elaborazione fornitura INPS-UniEmens,, appone la spunta su “cedolini chiusi e aperti” e “calcola dati
INPS”.
Quindi seleziona tutti i dipendenti con il contratto EDP ed esegue l’elaborazione
Ad elaborazione ultimata dovranno essere rimosse tutte le eventuali anomalie segnalate dal sistema.
A questo punto il Referente Economico effettua le seguenti fasi di lavoro:
• appone la spunta su “Calcola totali aziendali INPS” ed “esegui”
• estrae il file (mm_aaaa uniemens.xml) spuntando tutto tranne “esporta dati INPDAP
(ListaPosPa)”
• sottopone il file al software di controllo rilasciato dall’INPS
• rimuove ogni eventuale errore
Suore
Entro il 14 del mese di riferimento il referente economico da Elaborazioni> forniture periodiche
>elaborazione fornitura INPS-UniEmens,, seleziona matricola inps 6506241499, appone la spunta su
“cedolini chiusi e aperti” e “calcola dati INPS”. Dopo aver selezionato tutti i dipendenti con il contratto
EDP esegue l’elaborazione
Ad elaborazione ultimata dovranno essere rimosse tutte le eventuali anomalie segnalate dal sistema.
A questo punto il Referente Economico effettua le seguenti operazioni:
• appone la spunta su “Calcola totali aziendali INPS” ed “esegui”
• estrae il file (mm_aaaa uniemens suore.xml) spuntando “esporta dati INPS (PosContributiva)”
• sottopone il file al software di controllo rilasciato dall’INPS
• rimuove ogni eventuale errore
• elabora la stampa “DMA” e compila il foglio xls di quadratura DMA / Totali Denunce
• elabora la stampa “INPS”
• da Elaborazioni > Riepiloghi mensili INPS (spunta tutto e seleziona raggruppa per cod.INPS)
• Elaborare F24EP e salvare il file in triplice formato:
mm_aaaaF24EP.t24
mm_aaaaF24EP.xls
mm_aaaaF24EP.pdf
• verifica la corrispondenza dei dati esposti nel mod. F24EP con quelli delle denunce
ENPAM
Entro il 14 del mese di riferimento il referente economico da Elaborazioni > forniture periodiche >
elaborazione fornitura mensile ENPAM esegue l’elaborazione della denuncia mensile.
Salva in duplice formato il file “mmaaaa_19819_ENPAM.txt” e “mmaaaa_19819_ENPAM.xls”
Invia il file .txt al seguente indirizzo email: [email protected]
IMPORTANTE entro il 20 del mese successivo (scadenza ufficiale ultimo giorno del mese
successivo) il referente economico effettua l’invio telematico tramite il sito web dell’INPS
accedendo con le seguenti credenziali:
collegarsi a internet e copiare il testo seguente:
https://serviziweb2.inps.it/PassiWeb/jsp/login.jsp?uri=https%3a%2f%2faziende.inps.it%2fdm10%2fme
nuaziende%2fdefault.aspx%3fS%3dS&S=S
4
codice fiscale: (omesso)
pin: (omesso)
profilo: azienda
uniemens > invio denunce individuali
dopo l’invio ricordarsi di scaricare la prima ricevuta (di acquisizione) e salvarla nella cartella
“mm_aaaa previdenza”
il giorno dopo ricollegarsi e scaricare la seconda ricevuta (di accettazione) e salvarla nella cartella
“mm_aaaa previdenza”
Fase 4 – creazione dei file pagamenti per banca
Il referente economico per creare i due files da inviare alla banca esegue i seguenti passi:
1)
Adempimenti preliminari: nella pagina Tesoriere di Ambiente > Tabelle di configurazione >
Configurazione dati aziendali, inserire il Codice IBAN: IT-23-T-01005-17000-000000218700; il dato
Codice SIA/CUC: XXXA4CVN
2)
Elaborazioni > Cedolino mensile > Creazione file SEPA
3)
Impostare la Modalità di pagamento al valore 1
4)
Impostare il Netto minimo al valore già utilizzato in precedenza, con il vecchio formato
5)
Impostare la Data esecuzione per beneficiari con c/c sulla stessa banca del tesoriere dell'ente
(coincide con la data valuta)
6)
Impostare la Data esecuzione per beneficiari con c/c su altre banche diverse dal tesoriere dell'ente
(coincide con il giorno lavorativo precedente alla data valuta)
7)
Nel dato Dettagli disposizione inserire le informazioni sul pagamento da comunicare al beneficiario
come, ad esempio, Stipendio mese di …..
8)
Il nome del File di esportazione deve avere estensione .xml
9)
creazione dei due files:
•
•
creazione file “correntisti tesoriere”: selezionare i dipendenti interessati (tipo contratto EDP e
ABI 01005) e premere il pulsante Esegui
creazione file “correntisti altre banche diverse dal tesoriere”: selezionare i dipendenti
interessati (tipo contratto EDP e ABI diverso da nullo e 01005) e premere il pulsante Esegui
collegarsi al sito: https://secure1.businesswaybnl.it/newcorporate/webcontoc/login/login
UTENTE: (omesso)
PASSWORD: (omesso) ( fare attenzione che ogni 15 giorni di deve cambiare la password)
POSTAZIONE: (omesso)
Strumenti > import > importa dispositivi > inserisci un file per volta
Distinte/dispositivi > elenco distinte > dispositivo (stipendi) > visualizza
Se i pallini sono gialli visualizzare le anomalie e rifare il file
Se i pallini sono verdi inviare mail al Settore Economico Finanziario che si può procedere con la firma
STAMPA LISTA BONIFICI
nome stampa:
PAGA Banca
selezione dipendenti: COD_CONTRATTO = EDP
stampare e salvare in formato pdf ed xls
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Fase 5 – creazione delle stampe contabili per il SEFP
Il referente economico lancia l’interrogazione di servizio: “ pa_DiffNetti_Quadrature” per verificare che
tutte le voci stipendiali utilizzate da IRISWIN siano agganciate alle stampe contabili che utilizzano il
codice accorpamento “mand”
A questo punto elabora le seguenti stampe contabili:
mm_aaaa direttore amministrativo
mm_aaaa direttore generale
mm_aaaa direttore sanitario
mm_aaaa art.15 septies.pdf
mm_aaaa art.15 septies.xls
mm_aaaa ASU.pdf
mm_aaaa ASU.xls
mm_aaaa borsisti regione.pdf
mm_aaaa borsisti regione.xls
mm_aaaa cococo.pdf
mm_aaaa cococo.xls
mm_aaaa cumulativa.pdf
mm_aaaa cumulativa.xls
mm_aaaa cumulativa dettaglio voci.pdf
mm_aaaa cumulativa dettaglio voci.xls
mm_aaaa cv 8510_9015_9020_9235.pdf
mm_aaaa cv 8510_9015_9020_9235.xls
mm_aaaa dipendenti tempo determinato.pdf
mm_aaaa dipendenti tempo determinato.xls
mm_aaaa dipendenti tempo indeterminato.pdf
mm_aaaa dipendenti tempo indeterminato.xls
mm_aaaa direttori.pdf
mm_aaaa direttori.xls
mm_aaaa eredi.pdf
mm_aaaa eredi.xls
mm_aaaa contrattisti ex puc.pdf
mm_aaaa contrattisti ex puc.xls
mm_aaaa contrattisti ex lsu.pdf
mm_aaaa contrattisti ex lsu.xls
mm_aaaa F24EP.t24
mm_aaaa F24EP.pdf
mm_aaaa F24EP.xls
mm_aaaa irpef comunale.pdf
mm_aaaa irpef comunale.xls
mm_aaaa irpef regionale.pdf
mm_aaaa irpef comunale.xls
mm_aaaa paga allegato cedolini.pdf
mm_aaaa paga allegato cedolini.xls
mm_aaaa riepilogo.xls
mm_aaaa suore.pdf
mm_aaaa suore.xls
mm_aaaa sintetica generale.pdf
mm_aaaa sintetica generale.xls
Inviare la cartella “ragioneria” zippata ai seguenti indirizzi email:
• [email protected]
• [email protected]
•
•
[email protected]
[email protected]
6
FLOW CHART
FLUSSO PERSONALE
DIPENDENTE
FASE 1 - CREAZIONE E VARIAZIONE SCHEDE ANAGRAFICHE
FASE 2 - PRODUZIONE E VALIDAZIONE DEL FLUSSO
TRACCIATO
1
TRACCIATO
2
TRACCIATO
3
TRACCIATO
4
CONTROLLI LOGICO FORMALI
ENTRO IL 10 DEL MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
TRASMISSIONE ESITO CONTROLLI AI REFERENTE GIURIDICO ENTRO
IL 10 DEL MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
ESTRAZIONE
DEL
TRACCIATO
ENTRO IL 20
DEL MESE
SUCCESSIVO
AL
TRIMESTRE DI
RIFERIMENTO
(REFERENTE
CED)
CORREZIONE SCHEDE ANAGRAFICHE PER ERRORI SEGNALATI ENTRO
IL 15 DEL MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(REFERENTE GIURIDICO)
COMUNICAZIONE AL RF DEL COMPLETAMENTO CORREZIONE
SCHEDE ENTRO IL 15 DEL MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI
RIFERIMENTO
(REFERENTE GIURIDICO)
ESTRAZIONE DEI TRACCIATI
ENTRO IL 15 DEL MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI
RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
SCHEDA DI
RICONCILIAZIONE
CON TABELLA D1.2
TRASMISSIONE TAB D.1.2 AL
RESPONSABILE FLUSSO
ENTRO IL 20 DEL MESE SUCCESSIVO
AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(UFFICIO TRATTAMENTO
ECONOMICO DEL PERSONALE)
TRASMISSIONE
TRACCIATO
PRONTO PER
L’INVIO AL RF
ENTRO IL 20
DEL MESE
SUCCESSIVO AL
TRIMESTRE DI
RIFERIMENTO
(REFERENTE
CED)
TRACCIATO
5
CONTROLLI LOGICO FORMALI
ENTRO IL 10 DEL MESE SUCCESSIVO AL
TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
TRASMISSIONE ESITO CONTROLLI AL
REFERENTE ECONOMICO
ENTRO IL 10 DEL MESE SUCCESSIVO AL
TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
CORREZIONE E ERRORI SEGNALATI IN TAB
5
ENTRO IL 15 DEL MESE SUCCESSIVO AL
TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(REFERENTE ECONOMICO)
COMUNICAZIONE AL RF DEL
COMPLETAMENTCORREZIONE ERRORI
ENTRO IL 15 DEL MESE SUCCESSIVO AL
TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(REFERENTE ECONOMICO)
ESTRAZIONE DEL TRACCIATO 5
ENTRO IL 15 DEL MESE SUCCESSIVO AL
TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
TABELLA F
MONITORAGGIO
DEI FONDI
INTEGRATIVI
PRODUZIONE DELLA TABELLA F DI
MONITORAGGIO FONDI
INTEGRATIVI
ENTRO IL 25 DEL MESE SUCCESSIVO
AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
SCHEDA DI
RICONCILIAZIONE
CON IL MODELLO
C.E.
ALIMENTAZIONE SCHEDA DI
RICONCILIAZIONE TAB 5 CON CE
PER LA PARTE RELATIVA AI DATI
DEL FLUSSO E TRASMISSIONE AL
SEFP ENTRO IL 20 DEL MESE
SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI
RIFERIMENTO
7 di 8
(RESPONSABILE FLUSSO)
PRODUZIONE DELLA SCHEDA
RICONCILIAZIONE TRA IL FLUSSO
PERSONALE (TAB 1 E TAB 2) CON LA
TABELLA D1.2
ENTRO IL 25 DEL MESE SUCCESSIVO
AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
ALIMENTAZIONE SCHEDA DI
RICONCILIAZIONE TAB 5 CON CE
PER LA PARTE RELATIVA AI DATI
DA CE (VALORI E GIUSTIFICAZIONI
DELTA) E TRASMISSIONE AL
RESPONSABILE DEL FLUSSO ENTRO
IL 25 DEL MESE SUCCESSIVO AL
TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(REFERENTE SEFP)
FASE 3 - TRASMISSIONE UFFICIALE DEL FLUSSO
TRASMISSIONE FLUSSO AL SIL
ENTRO IL PENULTIMO GIORNO DEL MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(RESPONSABILE FLUSSO)
TRASMISSIONE FLUSSO IN REGIONE
ENTRO L’ULTIMO GIORNO DEL MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(REFERENTE SIL)
COMUNICAZIONE ESITO TRASMISSIONE AL RESPONSABILE FLUSSO
ENTRO L’ULTIMO GIORNODEL MESE SUCCESSIVO AL TRIMESTRE DI RIFERIMENTO
(REFERENTE SIL)
FASE 4 – RECEPIMENTO CONTROLLI
TRASMISSIONE CONTROLLI AL RESPONSABILE FLUSSO E A TUTTI I REFERNTI ALLA RICEZIONE DEI CONTROLLI
(RESPONSABILE FLUSSO)
CORREZIONE A SISTEMA DEGLI ERRORI SEGNALATI DALLA REGIONE E COMUNICAZIONE COMPLETAMENTO AL RESP. FLUSSO
ENTRO UNA SETTIMANA DALLA RICEZIONE DEI CONTROLLI
(REFERENTI DI COMPETENZA)
RIESTRAZIONE DEI TRACCIATI E RITRASMISSIONE DEL FLUSSO ENTRO UN MESE DALLA DATA DI PRIMA TRASMISSIONE
(RESPONSABILE FLUSSO)
RITRASMISSIONE FLUSSO IN REGIONE ENTRO UN MESE DALLA DATA DI PRIMA TRASMISSIONE
(REFERENTE SIL)
COMUNICAZIONE ESITO TRASMISSIONE AL RESPONSABILE FLUSSO ENTRO UN MESE DALLA DATA DI PRIMA TRASMISSIONE
(REFERENTE SIL)
8