Vademecum per i costi standard

FSE 2007-2013
Gestione finanziaria delle attività a costi standard
PREMESSA
A seguito delle opzioni di semplificazione introdotte dalle modifiche ai regolamenti CE per la gestione delle
attività del Fondo Sociale Europeo 2007-2013, è stata adeguata la procedura per la presentazione delle
richieste di erogazione intermedia e per il saldo finale.
In particolare, le modifiche apportate consentono di continuare a gestire i giustificativi di spesa riferiti ai costi
reali come in precedenza, e al tempo stesso, e con gli stessi strumenti, di imputare le attività realizzate per il
riconoscimento dei contributi a costi standard.
Per le attività gestite a costi standard la procedura prevede il caricamento di righe (“giustificativi di spesa”
convenzionali) che, attraverso l’imputazione di dati prestabiliti, consentono di dichiarare le attività realizzate
e calcolare il relativo contributo. Dovrà essere caricata una riga per ogni voce di spesa e per ogni importo
(quindi, in caso di costi standard differenti sulla stessa voce di spesa dovranno essere caricate due righe).
La presentazione delle richieste di rimborso/erogazione intermedia avviene quindi per tutte le voci di spesa
attraverso il consueto scarico dal portale regionale del modello in formato Excel (denominato “scheda
giustificativi”) disponibile nella funzione “Giustificativi di spesa” del progetto sul quale il beneficiario sta
operando, la successiva imputazione dei dati nel citato modello Excel e il caricamento a sistema dello stesso.
I controlli che il sistema effettua rispetto alla correttezza dei dati imputati sono diversi per le voci di spesa a
costi reali e per i costi standard.
Si forniscono di seguito le indicazioni cui i beneficiari dovranno attenersi scrupolosamente, per la corretta
imputazione nel portale regionale delle richieste di erogazione intermedia e di saldo.
IMPORTANTE: per semplificare e velocizzare le operazioni di controllo, in caso di attività gestite in parte a
costi reali e in parte a costi standard, devono essere predisposti e caricati file diversi per le diverse tipologie
di voce di spesa.
Quindi per ciascuna richiesta di erogazione intermedia dovranno essere predisposti e caricati due modelli:
- uno per i costi standard e
- uno per gli altri costi (costi reali e somme forfetarie)
Analoga modalità dovrà essere utilizzata per le richieste di saldo.
ATTENZIONE: in fase di erogazione intermedia sono liquidabili solo le voci che NON sono legate a una
percentuale minima di frequenza, o che in ogni caso non sono soggette a verifica rendicontale per
determinare la riconoscibilità, quali ad esempio le quote ora/allievo per le attività formative.
Come esempio si riporta il seguente preventivo di spesa:
Voce di spesa
Quantità
Valore unitario
Totale
Erogabile prerendiconto*
B5.3 - Canoni leasing
5.000,00
SI
E1.1 – UCS ora formazione
100
93,30
9.330,00
SI
E1.4 – UCS ora/utente (individuale)
10X5=50
15,00
750,00
SI
E1.5 – UCS ora/utente (gruppi)
10x5=50
38,00
1.900,00
SI
E1.6 – UCS ora/allievo formazione 10X100=1.000
4,10
4.100,00
NO
E1.7 – UCS ora/allievo stage
10X100=1.000
4,70
4.700,00
NO
E1.8 – UCS ora action research
20
90,00
1.800,00
SI
Totali
27.580,00
17.841,00
* 95% della somma delle voci di spesa erogabili prima del rendiconto
L’importo garantito dalla polizza fideiussoria potrà essere adeguato di conseguenza alla percentuale massima
erogabile pre-rendiconto (nell’esempio di cui sopra la percentuale è pari al 64,69%).
PROCEDURA PER LA GESTIONE DELLE EROGAZIONI INTERMEDIE
La
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procedura per la gestione delle erogazioni intermedie prevede i consueti step:
download della scheda riepilogativa dei giustificativi di spesa attraverso l’apposita funzione del portale
compilazione della scheda e upload della stessa a sistema
caricamento nell’area “materiali interni” del progetto della scansione dei documenti cartacei vidimati che
attestano le attività realizzate. In particolare:
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per i registri d’aula, deve essere caricato un file (in formato .pdf o immagine) che contiene la
scansione della copertina del registro e della pagina del registro che attesta il raggiungimento delle ore
richieste (ad esempio se viene richiesto il riconoscimento di 50 ore dovrà essere presentata la
scansione della pagina di registro da cui risulta il raggiungimento della cinquantesima ora di lezione)
per i fogli mobili individuali, scansione dei fogli mobili compilati fino alla data di riferimento della
richiesta (se ad esempio viene richiesto il riconoscimento delle attività realizzate fino al 30.11 dovranno
essere caricati i fogli mobili compilati fino a tale data)
generazione e stampa della richiesta di rimborso e presentazione alla Regione dei modelli cartacei
verifica da parte degli uffici regionali dell’ammissibilità dei giustificativi presentati, validazione della
richiesta e predisposizione di un pagamento in stato “validato”
presentazione agli uffici regionali del documento fiscale per il pagamento della richiesta di rimborso di
importo corrispondente al contributo riconosciuto e liquidazione da parte degli uffici regionali
liquidazione da parte degli uffici regionali
MODALITA’ DI COMPILAZIONE DEL FILE
Codice di spesa: selezionare dal menu a tendina la voce di spesa– il campo è obbligatorio
Soggetto affidatario: selezionare dal menu a tendina il beneficiario o il partner che ha realizzato le
attività; in caso di attività realizzate da diversi soggetti è consentito attribuire tutte le attività al beneficiario –
il campo è obbligatorio
Modalità di gestione: selezionare dal menu a tendina la modalità:
- “gestione diretta” qualora l’attività fronte utenza (docenza, consulenza ecc.) sia svolta dal beneficiario
- “partenariato” qualora l’attività fronte utenza sia affidata ad un partner
La modalità di attribuzione delle attività è quindi stabilita convenzionalmente, in modo che il totale delle
attività attribuite a partner e beneficiario (ad esempio somma delle ore di docenza) non sia superiore a
quanto previsto a progetto. Questa modalità di gestione delle richieste di rimborso e di saldo, pertanto, non
verrà utilizzata per altri scopi (ad esempio per l’accreditamento oppure per la revisione del parametro).
Il sistema controlla la congruenza tra soggetto affidatario e modalità di gestione; non è ammesso, ad
esempio, imputare attività al beneficiario indicando modalità “partenariato” – il campo è obbligatorio
Natura del documento: selezionare sempre dal menu a tendina la voce “AUTOCERTIFICAZIONE”– il
campo è obbligatorio
Numero del documento: attribuire al documento un numero convenzionale, tenendo presente che in ogni
richiesta di erogazione intermedia, per ogni voce di spesa e per ogni importo unitario dovranno essere
utilizzati numeri documento diversi. Lo stesso numero documento potrà essere utilizzato solo qualora sia
necessario stornare una richiesta precedente; in questo caso (cioè quando viene caricato un documento con
numero, data e codice fiscale del fornitore già presente a sistema) il sistema verificherà la corrispondenza
del costo standard imputato
Il numero del documento pertanto dovrà garantire l’univocità della presentazione del singolo elemento di
spesa, ad eccezione come detto degli storni: a tale scopo il campo potrà essere valorizzato con un numero
progressivo oppure con altre modalità a scelta del beneficiario - il campo è obbligatorio
Data del documento: indicare la data di riferimento delle attività per le quali si richiede l’erogazione
intermedia (quindi se ad esempio viene richiesto il riconoscimento delle attività realizzate fino al 30.11 in
questo campo andrà indicata tale data) il campo è obbligatorio e viene confrontato con la documentazione
disponibile (calendario e registri/fogli mobili) per verificare la corrispondenza tra le diverse informazioni
Denominazione soggetto fornitore: riportare quanto indicato nel campo “Soggetto affidatario” - il campo
è obbligatorio
CF del soggetto fornitore: indicare il Codice Fiscale del Soggetto fornitore (quindi beneficiario o partner a
seconda di quanto indicato nel campo “Soggetto affidatario”) – il campo è obbligatorio ed è soggetto a
controllo di correttezza formale in fase di caricamento del file a sistema
Descrizione oggetto della fornitura: indicare le attività delle quali si richiede il riconoscimento (ad
esempio “ore di formazione” oppure “ore di accompagnamento individuale” - il campo è obbligatorio
Importo del documento al netto di IVA: indicare sempre 0 - il campo è obbligatorio
IVA del documento: indicare sempre 0 - il campo è obbligatorio
Quota parte dell’importo imputato al progetto quietanzato: indicare sempre 0 - il campo è
obbligatorio
Eventuale IVA della quota parte imputata al progetto già quietanzata: indicare sempre 0 - il campo
è obbligatorio
Quantità: indicare la quantità di cui viene richiesto il riconoscimento (es. numero di ore realizzate); in caso
di attività individuali che sono riconosciute su base oraria (es. attività di stage) la quantità da indicare è la
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media delle ore realizzate dai singoli partecipanti fino alla data di riferimento; in caso di attività “a corpo” (ad
esempio borse di studio) indicare “1” – il campo è obbligatorio
Costo standard: indicare il valore dell’unità di costo standard riferita all’attività realizzata; il contributo
riconosciuto sarà dato dal prodotto tra quantità e costo standard – il campo è obbligatorio
Tipo di pagamento: selezionare sempre “Altro” - il campo è obbligatorio
Numero di pagamento: indicare sempre “1” - il campo è obbligatorio
Data di pagamento: indicare la data di presentazione della richiesta – il campo è obbligatorio
GESTIONE DOCUMENTI NELL’AREA “MATERIALI INTERNI”
In fase di pubblicazione della documentazione richiesta (registri e/o fogli mobili) nell’area “materiali interni”
del progetto, i campi andranno compilati come segue:
- fonte – indicare il nome dell’ente
- area – indicare l’area di attività seguita dalla DGR di riferimento (ad esempio “FSE – DGR 1735/2011”
oppure “Area Giovani – DGR 888/2011”)
- titolo – indicare “registro corso xyz” oppure “fogli mobili intervento X”
- tipologia - scegliere “documentazione amministrativa”
- pubblicato/non pubblicato – scegliere SEMPRE “pubblicato”
- breve descrizione – indicare “registri e/o fogli mobili richiesta di rimborso del ... progetto …”
- data – indicare la data di caricamento
- file da caricare: selezionare il file .pdf o immagine da pubblicare; in caso di di più file ripetere
l’operazione di caricamento
STORNI E RETTIFICHE
Qualora in una richiesta di rimborso fossero stati erroneamente inserite attività in eccesso rispetto a quanto
effettivamente realizzato, il beneficiario può, sulla successiva richiesta di erogazione, rettificare gli errori.
La rettifica dell’errore avviene imputando la medesima riga del “giustificativo” presentato originariamente e
indicando il valore negativo della quantità da stornare, facendo attenzione a mantenere inalterati gli altri
dati (numero e data del documento e soprattutto “costo standard”, che va sempre indicato con valore
positivo).
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