Un ROI alle stelle

Un ROI alle stelle
Rete di collaborazione globale di
Polycom e aumento del fatturato
Giugno 2009
(Converged Management Application™) Desktop, che può essere
installata sui computer portatili e utilizzata ovunque sia disponibile
una connessione di rete. La soluzione Polycom CMA Desktop
ha consentito ai dipendenti di tutto il mondo di avvalersi di
comunicazioni video secondo modalità semplici ed economiche.
Verso la fine del 2008, Polycom Inc. ha intrapreso una serie di iniziative
per proteggere la propria competitività in uno scenario economico
sempre più agguerrito. Al pari di molte altre aziende, Polycom ha ridotto
drasticamente i costi operativi, concentrandosi sui centri di costo ed
eliminando qualsiasi spostamento non assolutamente necessario.
L'azienda ha ottenuto un ritorno immediato: grazie al provvedimento
sugli spostamenti, che interessa tutti i 2.600 dipendenti Polycom, si è
avuta una riduzione del 30% sull'acquisto di biglietti aerei.
"Grazie a [Polycom] CMA, il nostro livello di comunicazione
è migliorato considerevolmente", afferma Fred Franz, senior
director del settore globale Facilities and Real Estate, il cui team
geograficamente distribuito gestisce 65 proprietà Polycom a livello
mondiale. "Tutti i membri del mio staff dispongono di [Polycom]
CMA e, considerato l'uso consolidato dei computer portatili che
ci caratterizza, l'impatto è stato davvero enorme. Sono qui da otto
mesi e non ho ancora incontrato personalmente il 60-70% del
mio staff. Tuttavia, grazie a regolari comunicazioni video, ho potuto
stabilire con loro dei rapporti concreti."
E non è tutto: da allora, Polycom ha notevolmente intensificato
l'impiego di una risorsa già nota e regolarmente utilizzata, vale
a dire un ambiente di collaborazione di portata aziendale che è
forse il più esteso al mondo. L'ambiente in questione consente a
dipendenti, fornitori, partner e perfino ai clienti di collaborare gli uni
con gli altri utilizzando una qualsiasi combinazione di comunicazioni
voce e video, condivisione di contenuti, rilevamento della presenza
e messaggistica istantanea.
Uno sguardo al ROI di Polycom
Intensificando l'uso della sua infrastruttura globale, Polycom ha
ottenuto enormi vantaggi in termini di fatturato che vanno ben oltre
la semplice riduzione delle spese di viaggio. Tali vantaggi includono:
Risparmi sui costi*
30%. Riduzione sull'acquisto di biglietti aerei.
• Miglioramento della produttività e semplificazione dei processi
aziendali
3,2 milioni di sterline. Totale dei costi di gestione annui
risparmiati grazie al 13% dei dipendenti che lavora da casa (a
10.000 sterline per dipendente).
• Miglioramento dei tempi di commercializzazione
• Possibilità di utilizzo del telelavoro
705.000 sterline. Vantaggi offerti dalla formazione alle vendite
online e tramite video rispetto alle tradizionali sessioni in aula.
• Riduzione delle emissioni di anidride carbonica
Naturalmente, non si tratta di vantaggi nuovi per Polycom, che dal
1990 è fornitore leader di soluzioni di collaborazione. Tuttavia, di
recente il ROI di Polycom è cresciuto vertiginosamente grazie a
un maggiore utilizzo da parte dei dipendenti dell'infrastruttura di
comunicazione audio, video e di telepresenza, che consente loro di
collaborare dal vivo indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
223.529 sterline. Risparmi annui del team Industry Solutions
Marketing derivanti dalle soluzioni di collaborazione.
Le organizzazioni alla ricerca di prove concrete dei vantaggi
conseguibili attraverso le comunicazioni video e audio ad alta
definizione (HD) possono guardare all'esempio di Polycom. Ecco
come il leader del settore riesce a ottenere eccezionali vantaggi
dall'uso delle proprie soluzioni e come l'esperienza di Polycom può
essere applicata alle aziende di tutto il mondo.
Riduzione dei costi grazie all'eliminazione degli
spostamenti
151.896 sterline. Spese di viaggio annue eliminate grazie allo
svolgimento della revisione trimestrale dell'area APAC tramite
video
La collaborazione tramite telepresenza, video e voce garantisce
a Polycom risparmi quotidiani. Sono in pochi ad apprezzare
questo vantaggio più di Hansjoerg Wagner, vicepresidente e
amministratore delegato della regione Asia Pacifico (APAC) di
Polycom. Wagner gestisce centinaia di dipendenti Polycom in paesi
con otto diversi fusi orari.
Panoramica sulla rete di collaborazione di
Polycom
Con un raggio d'azione esteso a 32 paesi nel mondo, Polycom
mantiene una vasta rete di collaborazione che connette 3.500
sistemi aziendali, dalle soluzioni di telepresenza ad alta definizione
per ambienti e desktop al nuovo sistema Polycom® VVX™ 1500, un
business media phone che coniuga telefonia avanzata, video onetouch e applicazioni aziendali integrate.
Risparmio di 2.941 sterline a viaggio
Il ricorso alla rete di collaborazione di Polycom ha consentito ai
dipendenti dell'area APAC di ridurre i budget destinati alle spese
di viaggio di circa il 35% e Wagner è riuscito a tagliare le proprie
spese di viaggio di oltre la metà. "Ho undici riporti diretti in otto
sedi dislocate in sei diversi paesi", spiega Wagner, che conduce
colloqui singoli e riunioni con il proprio personale tramite video.
La vasta rete Polycom comprende i dipendenti di Pleasanton,
la sede principale della società in California, gli uffici vendite e
marketing sparsi nel mondo, le infrastrutture di progettazione in
Texas, Danimarca e Israele, gli impianti di produzione in Cina e
Tailandia, un laboratorio per la qualità in Giappone e perfino gli
uffici delle centinaia di dipendenti Polycom che lavorano da casa.
Accesso globale all'infrastruttura aziendale
Un accesso globale all'infrastruttura Polycom si è rivelato
fondamentale per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Particolarmente importante è la soluzione Polycom CMA™
1
Di recente, ha deciso di utilizzare tale strategia anche per le riunioni
con i partner: "Una tradizionale riunione con i partner costa in
genere 2.941 sterline, per non parlare degli stressanti voli notturni
necessari per recarsi sul posto: e tutto per stare appena un'ora nella
stessa stanza", dichiara Wagner. "Ieri sono riuscito a partecipare alla
stessa riunione, ma senza spostarmi dal mio ufficio qui a Phuket,
in Tailandia. L'incontro virtuale è stato possibile grazie ai sistemi di
telepresenza ad alta definizione e la riunione, durata 90 minuti, è
stata eccellente. In più, non ho dovuto spendere un solo centesimo."
un percorso formativo che unisce formazione online adeguata al
ritmo di apprendimento del dipendente, videoconferenze interattive
e lezioni tradizionali in aula, il costo medio per la formazione di ogni
studente è sceso a 555 sterline.
Tutti questi risparmi aumentano velocemente. In due mesi, il team di
Everton ha formato 439 dipendenti, pari a circa il 62% del team di
vendita globale Polycom. Con la riduzione dei costi per viaggi aerei e
sistemazioni alberghiere, il programma ha consentito all'azienda un
risparmio stimato in 226.462 sterline. Si prevede che quando tutti i
700 membri del team di vendita avranno completato il programma di
formazione, il risparmio totale ammonterà a 368.245 sterline, senza
contare le 10.205 sterline che il team di Everton ha risparmiato
riducendo i propri viaggi o i risparmi su base continua derivanti da
programmi di formazione di minore portata.3
Sue Day, direttore marketing dell'area APAC con base a Singapore,
sottolinea come in questa regione, considerata l'estensione del
territorio, riuscire a evitare i viaggi sia particolarmente vantaggioso:
"Prima, passavo in viaggio l'80% del mio tempo".
Principali utilizzi dei sistemi Polycom per la collaborazione video
Riunioni dei team — 93%
Colloqui singoli — 75%
Collaborazione internazionale — 60%
Pianificazione e gestione dei progetti — 58%
Comunicazione con i partner — 32%
Revisioni delle prestazioni — 27%
Chiamate commerciali — 26%
Assistenza clienti — 21%
Assunzioni e colloqui — 19%
Uno sguardo al ROI di Polycom
Incremento della produttività
8.300 ore. Eliminazione del tempo impiegato per i viaggi grazie
alla formazione sulle vendite tramite video.
5.800 ore. Eliminazione di spostamenti e viaggi grazie al lavoro
in remoto del team Industry Solutions Marketing composto da
10 membri.
1.500 ore. Tempo risparmiato con la revisione trimestrale
virtuale dell'area APAC, pari a 88.823 sterline di stipendi per i
dirigenti.
Percentuale di intervistati che indicano i principali utilizzi per
la collaborazione video nel sondaggio dei dipendenti Polycom
2009
Miglioramento della produttività
"Quando il personale è costretto a spostarsi per partecipare a
un corso di formazione, si perdono dai due ai quattro giorni per il
viaggio e il fuso orario", afferma Everton. "Se poi si considera anche
il tempo impiegato per frequentare il corso, si possono perdere fino
a due settimane. Inoltre, è necessario far partecipare alle lezioni
centinaia di membri del team di vendita, che devono sospendere la
propria attività per recarsi sul luogo. A quanto ammontano le perdite
totali in termini di produttività?"
Revisioni trimestrali tramite video
I costi di viaggio tendevano ad aumentare al termine di ogni
trimestre, poiché i capi di divisione dovevano riunire i dipendenti
per le revisioni trimestrali delle prestazioni (QBR) con lo scopo
di mantenere i team concentrati sugli obiettivi chiave. Ma questa
esperienza appartiene ormai al passato: nel 2008, Wagner ha
cominciato a utilizzare soluzioni di telepresenza ad alta definizione
per riunire 30 senior manager in occasione di una revisione QBR
dell'area APAC.
Recupero di quattro anni di lavoro
A conti fatti, si tratta di una grande quantità di tempo. Secondo
i calcoli di Everton, il programma di formazione misto Polycom
ha permesso di risparmiare 4.788 ore di lavoro dei dipendenti,
che altrimenti sarebbero state trascorse in viaggi.4 Al termine
del programma per i 700 dipendenti, le ore di lavoro risparmiate
ammonteranno a 8.300, con un enorme balzo della produttività.
Nel primo trimestre del 2009, l'approccio virtuale ha permesso
di risparmiare 20.904 sterline di biglietti aerei, 9.600 sterline di
sistemazioni alberghiere, 6.352 sterline di spese giornaliere e
1.117 sterline di trasporti via terra, per un totale di 37.974 sterline.
L'azienda ha inoltre risparmiato 88.823 sterline di stipendi per i
dirigenti, evitando ai dipendenti 1.510 ore di viaggio.2 Il tutto si
traduce in un risparmio pari a 117.647 sterline a trimestre, vale a
dire 470.588 sterline annue.
Se prendiamo come riferimento una settimana di 40 ore lavorative,
si parla di oltre quattro anni di lavoro recuperati e trasformati in
produttività, con un risparmio per Polycom di circa 352.941 sterline.
Se aggiungiamo a quanto detto finora il risparmio sui costi fissi pari
a 368.245 sterline, otteniamo un vantaggio complessivo finale di
705.000 sterline.
Formazione sulle vendite più intelligente e proficua
L'utilizzo delle soluzioni Polycom ha permesso all'organizzazione
per la formazione sulle vendite di far risparmiare all'azienda più di
352.000 sterline di spese di viaggio stimate.
Riunioni più efficaci e dipendenti più produttivi
"I membri del team di vendita risentono particolarmente del tempo
perduto e l'ultima cosa di cui hanno bisogno è essere costretti a
spostarsi sulle strade congestionate delle città europee o prendere
l'aereo per recarsi a riunioni interne", afferma Ian Holloway,
vicepresidente del gruppo Global Accounts nel territorio di vendita
EMEA (Europa, Medio Oriente e Africa) di Polycom. Anziché
tenere di persona riunioni trimestrali, Holloway ricorre al video
Jeff Everton, responsabile a livello mondiale della formazione sulle
vendite, coordina le attività di formazione del team di vendita globale,
composto da 700 persone e dai rispettivi manager, nell'ambito di
un'aggressiva strategia di vendita incentrata sulle soluzioni. "Era
previsto lo svolgimento, a Singapore, San Jose (California) e Londra,
di un programma tradizionale con la presenza di un istruttore, dal
costo di 882 sterline a studente", spiega Everton. Implementando
2
per collaborare a cadenza settimanale con i 18 membri del suo
team. "Divulghiamo le attività di vendita, condividiamo approcci ed
esperienze e comunichiamo le informazioni raccolte dagli operatori
del mercato, dagli analisti e dalla sede centrale. Inoltre, teniamo
regolarmente riunioni dal vivo per consentire l'aggiornamento
individuale dei vari membri del team. Il risultato è un team allineato,
fiducioso, produttivo e soddisfatto."
E non è il solo. Nelle prime due settimane dell'aprile 2009, il
gruppo IT di Polycom ha gestito 6.961 videochiamate con la
partecipazione potenziale di più di due dipendenti, per arrivare a un
picco massimo di 30 o più. Dato che il gruppo IT non tiene traccia di
tutte le videochiamate, è probabile che il numero effettivo sia anche
maggiore.
In un recente sondaggio aziendale condotto da Lynar, circa nove
dipendenti Polycom su dieci dichiarano di utilizzare regolarmente
la collaborazione video, mentre un dipendente su quattro afferma
di aver incrementato l'utilizzo del video del 25-50% nel corso
dell'ultimo anno. (Vedere il riquadro a lato).
Glenn Noga, alla guida del settore IT presso Polycom, adotta un
approccio simile nella gestione dei fornitori di prodotti e servizi
IT. "Richiediamo a tutti i nostri fornitori di essere dotati di video",
dichiara Noga. "L'eliminazione dei viaggi ci permette di coinvolgere
tutti i dirigenti chiave dei fornitori: le riunioni diventano molto più
produttive grazie alla presenza di tutti i responsabili dei processi
decisionali ed evitare gli spostamenti consente a tutte le parti
coinvolte di ottenere sostanziali risparmi in termini di tempo e
denaro.”
I dipendenti possono sempre partecipare alla parte audio delle
chiamate multipoint effettuate da telefono cellulare o rete fissa,
nonché accedere ai contenuti condivisi utilizzando un browser Web
e Microsoft Live Meeting. Tuttavia, la maggior parte di essi afferma
che la possibilità di vedere fisicamente i colleghi consente di avere
un quadro molto più chiaro della situazione.
Nelle vesti di vicepresidente senior e CMO presso Polycom, Heidi
Melin trascorre in media cinque ore al giorno davanti al video. "Dei
miei 12 riporti diretti, solo due si trovano a Pleasanton", afferma
la Melin. "Tutti gli altri sono sparsi ovunque nel mondo: per questo
motivo, non è possibile fare a meno della collaborazione video."
"Gran parte della comunicazione avviene tramite il canale visivo",
dichiara Hansjoerg Wagner, il responsabile dell'area APAC.
"Nell'area APAC, dove non sono molte le persone propense a
rivelare le proprie difficoltà di comprensione degli interlocutori, il
feedback visivo è fondamentale per comunicare in modo efficace."
Presso Polycom, quello della Melin è un esempio tipico. Altrettanto
tipica è la sua giornata lavorativa: "Ieri ho partecipato per tre
ore a una riunione del nostro personale direttivo, ho avuto un
contatto diretto con un dipendente a San Jose, ho effettuato una
videochiamata con un rappresentate di vendita in Texas, ho svolto
un colloquio singolo con un dipendente di Singapore e con un altro
di Slough, nel Regno Unito. E, grazie alla telepresenza, sono riuscita
tranquillamente a tornare a casa per cenare con la mia famiglia.”
Rivoluzione nella selezione e assunzione dei dipendenti
L'infrastruttura globale Polycom ha trasformato anche il modo in
cui l'azienda seleziona e assume nuovi talenti. Steve Quakenbush,
direttore delle risorse umane e delle assunzioni su scala globale,
può testimoniare il sempre maggiore impiego del video nell'ambito
del processo di assunzione dei dipendenti. Secondo le sue stime,
attualmente sette colloqui su dieci si svolgono tramite video.
Il video è la soluzione ideale
Per dipendenti come Craig Lynar, vicepresidente del marketing
globale, le riunioni tramite video "rappresentano una soluzione
obbligata". Lynar dichiara che l'utilizzo del video è ormai una
prassi consolidata nella cultura aziendale: "Quando devo fare una
conversazione seria con qualcuno o comunicare il contenuto o i dati
delle riunioni, ricorro alle videochiamate." Lynar afferma che il 70%
delle sue comunicazioni si svolge tramite videochiamate multipoint.
Nel 2008, Polycom ha tentato di assumere un direttore delle risorse
umane regionale per l'area APAC, in costante crescita. "Considerata
la fondamentale importanza dell'area APAC per Polycom", afferma
Quakenbush, "eravamo alla ricerca di un candidato ideale". Alla
fine, il team che si occupa delle assunzioni ha visto in Helen Loh la
candidata ideale. "Anziché essere costretta a recarsi negli Stati Uniti
per cinque giorni, mettendo a rischio il suo attuale lavoro con una
lunga assenza, Helen è potuta tranquillamente restare a Singapore.
Noi abbiamo risparmiato 5.882 sterline sulle spese di viaggio e lei
è riuscita a condurre dieci colloqui dal vivo tramite la comunicazione
video ad alta definizione. Helen si è rivelata un elemento prezioso,
abbiamo stabilito un ottimo rapporto e ci vediamo costantemente:
nonostante ciò, non l'ho mai incontrata di persona."
Portata della collaborazione
Di recente, 430 dipendenti Polycom hanno fornito informazioni
sul loro utilizzo della rete di collaborazione dell'azienda. Tra i
risultati:
• L'88% utilizza il video nel corso della giornata lavorativa.
• Il 24% ha incrementato l'utilizzo del video del
25-50% nel corso dell'ultimo anno.
• Motivi principali che spingono alla collaborazione tramite video:
Ora anche la Loh ricorre allo stesso metodo per assumere
dipendenti in Cina, India e Singapore. "Nella scelta di un partner
commerciale per le risorse umane a Pechino, abbiamo impiegato il
video per esaminare due candidati, entrambi a Pechino. Con il video,
il processo diventa molto più veloce, ma riusciamo comunque a
guardare i candidati negli occhi.”
-- Mantenimento di rapporti con i colleghi distanti — 89%
-- Maggiore produttività — 84%
-- Possibilità di interpretare il linguaggio del corpo e le espressioni del
volto — 82%
Quakenbush afferma che l'ambiente Polycom offre un altro
vantaggio ai selezionatori del personale: “Quando chiedo ai candidati
come considererebbero la possibilità di partecipare a riunioni
quotidiane dal vivo con i team globali, mi rispondono puntualmente,
consapevoli come sono dell'impatto negativo degli spostamenti sulla
produttività, che le ritengono un sogno. Ma presso Polycom, si tratta
di una realtà quotidiana.”
-- Chiarezza delle comunicazioni — 80%
-- Risparmio sui tempi ed eliminazione dei fastidi associati ai viaggi
— 69%
-- Restrizioni di budget per le spese di viaggio — 68%
-- Maggiore velocità nel processo decisionale — 73%
-- Condivisione dei contenuti — 56%
Fonte: Sondaggio interno dei dipendenti Polycom:
Aprile-Maggio 2009
3
Miglioramento dei tempi di commercializzazione
Quando ogni minuto è importante
Per il team operativo globale, le ultime settimane di ogni trimestre
sono frenetiche, poiché gli ordini dei clienti devono essere eseguiti
entro la fine del trimestre stesso.
Grazie alla semplificazione dei propri processi aziendali, Polycom
è in grado di introdurre i prodotti sul mercato in modo più rapido.
Bob Steele è alla guida di un team operativo globale composto da
300 persone che si occupa di gestire l'intera supply chain Polycom:
dall'approvvigionamento delle parti ai prodotti finiti, fino alla logistica
globale e alle attività di gestione ed evasione degli ordini di vendita.
"Lavoriamo per 24 ore al giorno, in tutto il mondo", afferma Steele,
che si affida alle comunicazioni video per coordinare le attività
sia internamente, con il proprio team globale distribuito, che
esternamente, con partner di produzione come Celestica.
"Come per molte altre aziende, anche per noi il periodo di fine
trimestre è particolarmente impegnativo", osserva Bob Steele,
responsabile del team. "Abbiamo però la preziosa opportunità di
condurre riunioni dal vivo con tutte le parti coinvolte nel processo
per accertarci che i prodotti vengano consegnati nei tempi stabiliti.
Di quali ordini dobbiamo occuparci? Dove si trova l'inventario e quali
sono i punti deboli della nostra supply chain? Queste persone si
trovano in sedi geograficamente dislocate, ma sono tutte coinvolte
nella realizzazione del processo. Il video ci semplifica sicuramente la
vita.”
"Conduciamo revisioni QBR con i membri del team Celestica, i quali
partecipano dalle loro sedi di Song Shan Lake in Cina, Tailandia,
Singapore e Hong Kong", afferma Steele. "Il nostro personale che
opera in queste sedi e in altre località sparse in tutti gli Stati Uniti
può apportare il proprio contribuito, senza alcuna spesa di viaggio. I
progressi registrati nei prodotti di infrastruttura per videoconferenza
Polycom consentono una perfetta interazione tra i partecipanti in
termini di condivisione di audio, video e contenuti. Tale interazione
ci permette di agire su qualsiasi problematica che può avere un
impatto sulla supply chain. E sinceramente non so proprio come sia
possibile riuscirci senza l'ausilio del video.”
Una forza lavoro più flessibile
Grazie ad una comunicazione più efficiente, la nostra forza lavoro
è diventata più flessibile. Il 13% dei dipendenti Polycom lavora
principalmente da casa, mentre un altro 32% lavora da casa almeno
una o due volte al mese. In parte grazie allo sviluppo della soluzione
CMA Desktop per notebook, quasi sei dipendenti Polycom su dieci
dispongono di apparecchiature per videoconferenze nelle proprie
case.
"La vasta portata delle soluzioni Polycom rende possibile a chiunque
di collaborare da casa con la stessa efficienza di chi si trova in
ufficio", afferma Wagner, che collabora con i colleghi tramite
canali di comunicazioni audio e video ad alta definizione dalla sede
centrale APAC di Singapore e dalla propria abitazione in Tailandia. "Il
mio braccio destro è americano e si trova a Perth, una delle città più
remote dell'Australia: eppure, è come se fosse nella stanza accanto.”
Dalla Cina al mondo intero
La collaborazione ha aiutato Polycom a sviluppare e fornire prodotti
per mercati sensibili ai prezzi di Cina e India. Una comunicazione
costante tramite video ha consentito ai manager del Polycom
Communications Technology Center in Cina di soddisfare le
esigenze dei clienti con fasce di prezzi più che concorrenziali per il
mercato locale.
Il telelavoro consente di risparmiare più di 3,5 milioni di
sterline
Franz sostiene che, quando i dipendenti lavorano principalmente
da casa, Polycom risparmia in media 10.000 sterline all'anno sui
costi di gestione. Con 330 dipendenti che svolgono il lavoro a casa,
otteniamo un risparmio annuo stimato in 3,2 milioni di sterline.
Sono così nati due nuovi prodotti specificamente progettati
per i clienti del mercato cinese, da dove si sono poi diffusi a
livello globale. "I prodotti sono perfetti per la cultura cinese delle
videoconferenze, che prevede in genere un modello dall'alto verso
il basso, in cui il management fissa le linee guida per i contenuti e il
programma", spiega Wagner. "Tali prodotti si sono rivelati ideali per
divulgare le informazioni a un vasto pubblico, vantaggio notevole in
qualsiasi regione."
Un gruppo che applica alla perfezione il modello del telelavoro è
il team Industry Solutions Marketing, composto da dieci membri.
Costituito da esperti in diversi mercati verticali e segmenti industriali
(dalla sanità all'istruzione, fino ai settori farmaceutico e alla finanza),
il team lavora a distanza in varie regioni del mondo.
Apertura di un nuovo ufficio a migliaia di chilometri di
distanza
Durante la costruzione di un nuovo ufficio vendite Polycom
a Pechino, Fred Franz del gruppo Facilities riconosce che la
collaborazione di Polycom gli consente di svolgere il proprio lavoro
molto più velocemente. "Tra le altre cose, Polycom consente di
condividere video, voce e contenuti ad alta definizione", afferma
Franz. "In questo modo, anziché dovermi recare a Pechino ogni
poche settimane, posso collaborare con la mia manager del gruppo
Facilities per analizzare la pianta dell'edificio e gestire i problemi
relativi alla progettazione. Davanti a me ho due schermi: su uno vedo
il manager, mentre sull'altro possono visualizzare un file AutoCAD,
un PDF o una foto. È come se mi trovassi lì con lei.”
Bob Preston, vicepresidente del gruppo Industry Solutions, afferma
che grazie alla collaborazione il suo gruppo riesce a raggiungere
risultati straordinari. "Riunioni video settimanali con il personale ci
permettono di essere tutti costantemente aggiornati sulle attività
del team", afferma Preston, il cui gruppo supervisiona le attività
degli account manager e dei team delle vendite di canale a livello
mondiale.
Ecco l'esperienza di Brian Gilman, direttore generale del gruppo
Enterprise Solutions: "La scorsa settimana, ho incontrato un
cliente a Boston, ho svolto calcoli ROI per un account in Francia
e ho partecipato a riunioni con partner che si trovano a New York,
in Canada e nel Tennessee. Senza il video, un team delle nostre
dimensioni non avrebbe sicuramente potuto svolgere tutte queste
attività su scala mondiale.”
Franz dichiara che le comunicazioni video permettono di limitare al
massimo i ritardi nella costruzione: "Se si verifica un problema serio
nella pianificazione degli spazi, potrà essere risolto velocemente, senza
che io debba recarmi in Cina. Anziché perdere tempo in discussioni,
possiamo stabilire una connessione il giorno stesso e analizzare nei
dettagli la pianta dell'edificio. Al termine di sessioni di questo tipo, non
posso non rendermi conto dell'enorme quantità di tempo ed energia
risparmiata."
4
Nonostante ciò, l'approccio "virtuale" adottato dal gruppo
garantisce risultati che si dimostrano tutt'altro che virtuali.
Riducendo o eliminando i costi degli spostamenti e sostituendo le
riunioni di persona con la telepresenza, Preston stima che il suo
team risparmi ogni anno oltre 223.529 sterline e 5.800 ore di
produttività.5 (Il team genera risparmi superiori alla media poiché i
suoi membri operano da sedi geograficamente dislocate in tutto il
mondo).
Soltanto grazie a queste tre iniziative, Polycom ha ridotto di 513
tonnellate metriche le proprie emissioni di anidride carbonica,
un risultato equivalente all'eliminazione di 170 automobili dalla
circolazione stradale.9
Un'infrastruttura pensata per il futuro
Con il diffondersi della collaborazione a livello aziendale e con
l'aumentare del numero di dipendenti che scelgono il telelavoro,
Polycom ridurrà ulteriormente le proprie emissioni di CO2. Al tempo
stesso, il ROI derivante dalle videoconferenze e dalla telepresenza
ad alta definizione continuerà a crescere.
Possibilità di assumere gli elementi migliori
Dato che persino i dipendenti che lavorano da casa possono
comunicare con i colleghi grazie alle riunioni dal vivo, la cultura
collaborativa di Polycom offre anche un altro vantaggio: la
possibilità di assumere persone sulla base delle loro abilità e
competenze e non per la loro vicinanza alla sede centrale.
"Stiamo costruendo un'infrastruttura tale da consentire l'uso
della collaborazione video da qualsiasi postazione all'interno
dell'azienda", afferma il CIO Glenn Noga. "Ogni PC desktop, sala
conferenza e telefono consentiranno alle persone di accedere a
voce, video e contenuti. Perché rinunciare a simili vantaggi?"
Marc Weedon, senior director delle risorse umane per l'area
EMEA, afferma che la possibilità di assumere chiunque garantisce
a Polycom un considerevole vantaggio competitivo. "I candidati
comprendono i vantaggi offerti dalla collaborazione video nel
momento stesso in cui iniziano il colloquio, rendendosi conto di
quanto sia vantaggioso non essere costretti a recarsi fisicamente
sul posto e della maggiore quantità di tempo che possono così
trascorrere con la loro famiglia. In quanto potenziali datori di lavoro,
tutto ciò ci offre considerevoli vantaggi, consentendoci di scegliere
le persone migliori, che a loro volta risultano fortemente motivate a
lavorare con noi.”
Realizzazione di un'infrastruttura di rete di collaborazione
Grazie a una pianificazione anticipata, qualsiasi azienda può
realizzare una rete di collaborazione per conseguire gli stessi
risparmi sui costi e gli stessi miglioramenti della produttività
realizzati da Polycom. Per creare un ambiente di collaborazione come quello di Polycom, è necessario considerare
questi fattori:
• Cultura collaborativa. I vantaggi della collaborazione
aumentano con il crescere del numero di dipendenti
che utilizza tali apparecchiature. L'adozione della
collaborazione video e dati da parte dei dipendenti
può essere accelerata mediante la formazione, la
configurazione standardizzata delle apparecchiature e la
disponibilità di addetti all'assistenza.
Uno sguardo al ROI di Polycom
Riduzione delle emissioni di anidride carbonica
513 tonnellate metriche: riduzione complessiva delle
emissioni di CO2 conseguita grazie alla riduzione degli
spostamenti connessi alla revisione trimestrale QBR dell'area
APAC, alla formazione del team di vendita e all'impegno del
team Industry Solutions Marketing.
• Criteri per il telelavoro. Le aziende ottengono risparmi
quando i dipendenti lavorano da casa, ma è essenziale
valutarne l'idoneità, comunicare chiaramente le
aspettative che si hanno nei loro confronti, dotarli degli
strumenti appropriati, garantire la sicurezza dei dati e
stabilire e mantenere l'accessibilità.
171: numero di automobili che produce ogni anno una quantità
di CO2 pari a 513 tonnellate.
• Infrastruttura di rete. Analisi della larghezza di banda
e delle apparecchiature di rete esistenti. La maggior
parte dei router e degli switch di rete distribuiti negli
ultimi 4 anni è abilitata per la gestione del traffico
relativo alla collaborazione video. Se sono necessarie
nuove apparecchiature, è importante scegliere soluzioni
scalabili con l'aumento dell'utilizzo del video. È inoltre
necessario stabilire l'entità del traffico video esistente tra
i siti e aggiungere traffico video al traffico IP esistente
per verificare che la larghezza di banda della rete sia
sufficiente.
Riduzione delle emissioni di anidride carbonica
I vantaggi non riguardano solo i risparmi e l'incremento della
produttività. Ridurre il numero degli spostamenti significa anche
ridurre le emissioni di anidride carbonica: una preoccupazione
sempre più pressante per le aziende moderne, che si sforzano di
ridurre il proprio impatto ambientale.
Le recenti iniziative di Polycom mostrano come processi di questo
tipo aiutino le aziende a scegliere la strada della responsabilità
ambientale:
• Condurre la QBR dell'area APAC tramite video con un numero
minimo di spostamenti ha permesso di ridurre, secondo le stime,
le emissioni di anidride carbonica di 24 tonnellate metriche.6
Per ulteriori informazioni
Per scoprire come Polycom può aiutare la vostra azienda a ridurre
i costi, potenziare la produttività, semplificare i processi aziendali,
promuovere il telelavoro e ridurre le emissioni di CO2, visitare il sito
www.polycom.co.uk o chiamare il numero 0800 015 2882.
• Utilizzare il video per formare il team di vendita internazionale
consentirà, secondo le stime, di ridurre le emissioni di anidride
carbonica di 374 tonnellate metriche.7
• Il modello di telelavoro adottato dal team Industry Solutions
Marketing consente di ridurre le emissioni di anidride carbonica di
115 tonnellate metriche.8
5
Note finali
* Tutti i calcoli relativi ai risparmi sui costi si basano sui tassi di
cambio approvati nella QBR Polycom del terzo trimestre.
Risultato ottenuto in base al costo di 27 biglietti aerei classe
turistica e 3 business class di andata e ritorno per Phuket,
Tailandia, da 10 città dell'area APAC, una città del Medio Oriente e
1
città statunitensi; 4 notti in albergo a 80 sterline a notte a
persona; i trasporti via terra includono il viaggio di andata e ritorno
da casa all'aeroporto, dall'aeroporto all'albergo e dall'aeroporto a
casa.
2
2
Tempi di trasferimento e attesa per 30 partecipanti: 1.509,5 ore.
Risultato ottenuto presupponendo 439 partecipanti, ciascuno
con un costo medio di 882 sterline, oltre a spese di viaggio e
rappresentanza giornaliere di 132 sterline. Risparmi per regione:
125 partecipanti dell'area APAC, con un costo di 1.503,5 dollari
ciascuno; 102 dell'area EMEA, con un costo di 511 dollari
ciascuno; 19 dell'area CALA, 22 da Canada e 169 dagli Stati Uniti,
con un costo di 1.661,6 dollari ciascuno. Risparmi per gli istruttori
stimati in 7.301 dollari per l'area APAC; 4.541 dollari per l'area
EMEA e 5.507 dollari per Canada/CALA/Stati Uniti.
3
4
Risultato ottenuto presupponendo un programma di formazione
della durata di 16 ore, con risparmi totali della produttività di 2.531
ore per i partecipanti dell'area APAC, 1.040 ore per l'area EMEA e
4.788 ore per Canada/CALA/Stati Uniti.
5
Risparmio totale per le telecomunicazioni pari a 177.494 sterline,
con eliminazione di spese per viaggi aggiuntivi pari a 47.897
sterline. Risparmi totali della produttività grazie al telelavoro pari
a 4.879 ore, con ulteriori 931 ore risparmiate eliminando altri
spostamenti.
6
24,15 tonnellate metriche di emissioni di anidride carbonica
risparmiate eliminando 30 voli di andata e ritorno.
Riduzione delle emissioni di emissioni di anidride carbonica: 119,7
tonnellate metriche per l'area APAC, 20,2 per l'area EMEA, 234,1
per Canada/CALA/Stati Uniti.
7
8
I membri del team hanno ridotto le emissioni di anidride carbonica
di 87,5 tonnellate metriche mediante il telelavoro e di altre 28
tonnellate metriche eliminando ulteriori spostamenti grazie alla
collaborazione.
9
Calcolatore delle emissioni di anidride carbonica
NativeEnergy.com
http://www.nativeenergy.com/pages/an_inconvenient_truth/29.
php?afc=climatecrisis
Polycom EMEA
270 Bath Road, Slough, Berkshire SL1 4DX, UK
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Numero parte 3726-47938-007 Rev 0609