manuale operativo del sistema dei controlli interni

COMUNE DI ASTI
MANUALE OPERATIVO
DEL SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI
Approvato con Deliberazione di Giunta n. 84 dell’11 marzo 2013
INDICE
Art. 1 - Gli strumenti dei controlli interni
pag.
3
Art. 2 - Il sistema dei controlli interni
pag.
3
Art. 3 - Il controllo di regolarità amministrativa e contabile
pag.
4
Art. 4 - Il controllo sugli equilibri finanziari
pag.
4
Art. 5 - Il controllo di gestione
pag.
5
Art. 6 - Elenco degli organismi gestionali esterni dell’Ente
pag.
6
Art. 7 - Il controllo degli organismi gestionali esterni dell’Ente
pag.
7
Art. 8 - Il controllo delle Società partecipate non quotate
pag.
8
Art. 9 - Il controllo della qualità
pag.
8
Art. 10 - Piano della Performance/Controllo strategico
pag.
9
Art. 11 – Il referto del Sindaco
pag.
10
Art. 12 – Tipologie dei Rapporti e degli altri atti specifici
pag.
11
Art. 13 – Cronoprogramma dei Rapporti e degli altri atti specifici
pag.
12
Art. 14 – Articolazione strutturale e funzionale degli Organi e degli Uffici
pag.
13
Art. 15 – Manutenzione del Regolamento e del Manuale operativo del
sistema dei controlli interni
pag.
13
2
Art. 1
Gli strumenti dei controlli interni
1. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile (Tuel, artt. 147.1, 147-bis, 49) garantisce
la legittimità, la regolarità e la correttezza dell’azione amministrativa.
2. Il controllo degli equilibri finanziari (Tuel, artt. 147.2 c), 147-quinquies) garantisce gli
equilibri della gestione di competenza, della gestione dei residui e della gestione di cassa,
anche ai fini della realizzazione degli obiettivi di finanza pubblica determinati dal patto di
stabilità interno.
3. Il controllo di gestione (Tuel, art. 147.2 a)) verifica l’efficacia, l’efficienza e l’economicità
dell’azione amministrativa, al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi
correttivi, il rapporto tra obiettivi e azioni realizzate, nonché tra risorse impiegate e risultati.
4. Il controllo degli organismi gestionali esterni dell’ente (Tuel, art. 147.2 d)) verifica
l’efficacia, l’efficienza e l’economicità, attraverso l’affidamento e il controllo dello stato di
attuazione di indirizzi e obiettivi gestionali e la redazione del bilancio consolidato.
5. Il controllo sulle società partecipate non quotate (Tuel, art. 147-quater) rileva i rapporti
finanziari tra l’ente proprietario e la società, la situazione contabile, gestionale e
organizzativa, i contratti di servizio, la qualità dei servizi, il rispetto delle norme di legge sui
vincoli di finanza pubblica.
6. Il controllo della qualità (Tuel, art. 147.2 e)) dei servizi erogati, sia direttamente, che
mediante organismi gestionali esterni, misura la soddisfazione degli utenti esterni ed interni
dell’ente.
7. Il Piano della Performance/Controllo strategico (Tuel, artt. 147.2 b), 147-ter) valuta
l’adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, dei programmi e degli
altri strumenti di determinazione dell’indirizzo politico, in termini di congruenza tra i
risultati conseguiti e gli obiettivi predefiniti.
Art. 2
Il sistema dei controlli interni
1. Il sistema dei controlli rappresenta un complesso coordinato di strumenti e di documenti
integrati ed ispirati ai principi di coerenza e di coinvolgimento sia degli organi politici sia
degli organi tecnici ed è disciplinato secondo il principio di distinzione tra funzioni di
indirizzo e compiti di gestione.
3
2. Il sistema dei controlli interni è composto da:
a. I soggetti preposti: Consiglio, Giunta, Sindaco, Presidente del Consiglio, Segretario,
Collegio dei Revisori dei conti, Organismo Indipendente di Valutazione (O.I.V.),
Responsabile del servizio finanziario, Dirigenti, Settore Controllo di gestione e Rapporti
con le Aziende, ognuno con le specifiche responsabilità;
b. Un procedimento specifico per ognuno degli strumenti di cui all’art.1;
c. I centri di costo economici e finanziari;
d. I centri di responsabilità;
e. I rapporti e altri atti specifici per ognuno degli strumenti di cui all’art. 1.
Art. 3
Il controllo di regolarità amministrativa e contabile
1. I soggetti che assicurano il controllo di regolarità amministrativa e contabile nella fase
preventiva della formazione dell’atto, sono rappresentati da:
-
ogni Dirigente attraverso il rilascio del parere di regolarità tecnica attestante la regolarità e la
correttezza dell’azione amministrativa
-
Responsabile del Servizio Finanziario che effettua il controllo contabile attraverso il rilascio
del parere di regolarità contabile e del visto attestante la copertura finanziaria.
2. Il controllo di regolarità amministrativa è inoltre assicurato nella fase successiva sotto la
direzione del Segretario attraverso una selezione, effettuata con motivate tecniche di
campionamento stabilite in suo atto, delle determinazioni di impegno di spesa, dei contratti e
degli altri atti amministrativi, individuati nell’atto suddetto.
3. Le risultanze del controllo nella fase successiva sono trasmesse periodicamente, a cura del
Segretario, ai Dirigenti, unitamente alle direttive cui conformarsi in caso di riscontrate
irregolarità, nonchè al Collegio dei Revisori dei Conti, all’O.I.V. e al Consiglio Comunale.
Art. 4
Il controllo sugli equilibri finanziari
1. Il controllo sugli equilibri finanziari è svolto sotto la direzione e il coordinamento del
Responsabile del servizio finanziario e mediante la vigilanza del Collegio dei Revisori, con il
coinvolgimento attivo degli Organi di governo, del Segretario e dei Dirigenti.
2. Il controllo sugli equilibri finanziari implica anche la valutazione degli effetti che si
determinano per il bilancio finanziario dell’Ente in relazione all’andamento economicofinanziario degli organismi gestionali esterni.
4
3. Rapporti e altri atti specifici:
-
referto sulla regolarità della gestione che il Sindaco, avvalendosi del Segretario Generale,
trasmette semestralmente alla Sezione Regionale della Corte Conti, al Presidente del
Consiglio Comunale (Tuel, art. 148), ai Consiglieri comunali, al Collegio dei Revisori dei
Conti;
-
ricognizione dello stato di attuazione dei programmi dando atto del permanere degli
equilibri di bilancio entro il 30 settembre di ogni anno (Tuel, art. 193 commi 2,3);
-
assestamento generale al bilancio di previsione entro il 30 novembre di ogni anno (Tuel, art.
175 c. 8) comprensivo dello stato di attuazione del Patto di stabilità interno;
-
nota informativa contenente la verifica dei crediti e debiti reciproci tra il Comune e le
Società partecipate da allegare al rendiconto della gestione (art. 6 c.4 D.L.95/2012 conv.
L.135/2012).
Art. 5
Il controllo di gestione
1. Il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende predispone la misurazione
dell’efficacia (analisi degli scostamenti intervenuti tra obiettivi e risultati), l’analisi e la
misurazione dell’efficienza (rapporto tra valore delle risorse impiegate e risultati) e
dell’economicità (rapporto tra valore delle risorse impiegate meno onerose e obiettivi
programmati) dell’attività gestionale.
2. L’analisi e la misurazione sono di natura tecnica e prescindono da ogni valutazione nel
merito degli obiettivi e sulla capacità dei Dirigenti di raggiungerli.
3. Il piano dei centri di responsabilità dell’Ente individua, per l’Ente nel suo complesso e
nell’ambito di ogni unità organizzativa, aggregazioni significative sotto il profilo gestionale
(centri di costo), a cui possano essere utilmente attribuiti i costi o i proventi di gestione.
4.
-
Il procedimento di controllo si svolge nelle seguenti fasi:
presa d’atto degli obiettivi programmati
rilevazione dei dati relativi ai costi/spese, proventi/entrate ed ai risultati raggiunti
analisi degli scostamenti intervenuti tra obiettivi e risultati e misurazione del grado di
efficienza, efficacia ed economicità dell’attività gestionale.
5. La misurazione dei dati relativi ai costi/spese, ai proventi/entrate ed ai risultati raggiunti,
avviene per il tramite del sistema informativo di controllo, la cui realizzazione e operatività
è responsabilità diretta del Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende e
indiretta dei Dirigenti, in quanto la loro collaborazione risulta necessaria al corretto
funzionamento del procedimento stesso.
5
6. I rapporti del controllo di gestione si compongono delle sintesi dei dati, finanziari e non, che
il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende predispone ed invia ai soggetti
interessati:
- Report di Efficacia e relativi indicatori di attività:
rilevazioni semestrali sullo stato di attuazione degli obiettivi gestionali attraverso procedura
Co.Dire. da inviare a Segretario, Dirigenti, O.I.V.;
- Report di Efficienza e relativi indicatori di attività:
report annuale “indici di efficienza” propedeutico alla valutazione dei comportamenti
organizzativi della Dirigenza – area organizzativa, da inviare a Segretario, O.I.V.;
- Rilevazioni periodiche, attraverso report informativi inviati ai Dirigenti, sullo stato di
attuazione di alcuni obiettivi/indicatori di natura finanziaria/economica, elaborati di concerto
con Servizio Finanziario;
- Referto del controllo di gestione (Tuel, artt. 198 e 198 bis - Reg. cont. art. 45,3):
le conclusioni del controllo di gestione contenute nel “Rapporto annuale sui risultati del
Controllo di Gestione” devono essere allegate alla delibera che approva il rendiconto della
gestione e successivamente trasmesse alla Sezione Regionale della Corte dei Conti.
7. Il controllo di gestione ha la finalità di fornire agli organi di governo elementi e valutazioni
idonei a modularne i compiti d’indirizzo.
Art. 6
Elenco degli organismi gestionali esterni dell’Ente
1. a) Società Partecipate:
N.
Denominazione
%
Partecip.
55%
43,376%
23,474%
11,25%
1
2
3
4
5
Asti Servizi Pubblici (A.S.P.) S.p.A.
Gestione Ambientale Integrata dell’Astigiano (G.A.I.A.) S.p.A.
Aurum et Purpura S.p.A.
Asti Studi Superiori Società Consortile A.R.L. – ASTISS
S.C.R.L.
Finpiemonte S.p.A.
6
Finpiemonte Partecipazioni S.p.A.
0,098%
7
GEAC S.p.A.
0,050%
8
Pracatinat S.C.p.A.
0,15%
9
Res Tipica InComune S.c.a.r.l. in liquidazione
0,91%
0,126%
Note
D.C.C. n. 21/2011:
approvata cessione
partecipazione
D.C.C. n. 21/2011:
approvata cessione
partecipazione
D.C.C. n. 21/2011:
approvata cessione
partecipazione
D.C.C. n. 21/2011:
approvata cessione
partecipazione
posta in liquidazione
6
b) Consorzi, Agenzie, ecc.:
N.
10
11
12
13
14
15
16
Denominazione
Agenzia di accoglienza e promozione turistica locale della
Provincia di Asti – Agenzia ATL Astiturismo
Ambito Territoriale Ottimale Astigiano Monferrato – ATO 5
Consorzio dei Comuni per l’Acquedotto del Monferrato - CCAM
Consorzio di Bacino dei Rifiuti dell’Astigiano (C.B.R.A.) Autorità d’Ambito Programmazione Rifiuti
Consorzio per il Sistema Informativo (CSI Piemonte)
Consorzio TOPIX – Torino e Piemonte Exchange Point
Istituto per la Storia della Resistenza e della società contemporanea
in provincia di Asti (ISRAT)
% Partecipazione
4,236%
0,99% - quote 1/101
Quote 310,56/1.000
0,86%
0,29%
41,50%
c) Fondazioni:
N.
17
18
19
Denominazione
Fondazione Biblioteca Astense
Persona giuridica di diritto privato
Fondazione Culturale Centro Studi Alfieriani
Persona giuridica di diritto privato
Fondazione Eugenio Guglielminetti - Centro di studi teatrali e d’arte figurativa
Costituita su iniziativa del prof. Eugenio Guglielminetti
2. A fronte dei 19 organismi gestionali esterni di cui al comma 1, il Comune di Asti decide di
controllare:
a) Società Partecipate: n. 1, 2, 3, 4 (il Comune possiede una % di partecipazione superiore al
10%);
b) Consorzi, Agenzie, ecc.: nei limiti dei poteri esercitati in quanto socio;
c) Fondazioni: n. 17.
Art. 7
Il controllo degli organismi gestionali esterni dell’Ente
1. Nella Relazione Previsionale e Programmatica il Consiglio Comunale affida agli organismi
gestionali dell’Ente di cui all’art. 6 c. 2 gli indirizzi e gli obiettivi gestionali che si intendono
raggiungere, sia in termini di bilancio che in termini di efficacia, efficienza ed economicità
del servizio (Tuel, art. 147 c. 2 d), art. 170 c. 6).
2. Il Settore Controllo di Gestione e Rapporti con le Aziende predispone due rapporti/anno
(tendenzialmente semestrali) di verifica sullo stato di attuazione degli indirizzi e degli
obiettivi gestionali, sull’efficacia, efficienza ed economicità, sulla solidità economica,
patrimoniale e finanziaria degli organismi gestionali esterni dell’Ente; i rapporti vengono
trasmessi al Sindaco, al Presidente del Consiglio Comunale, al Segretario generale, al
Collegio dei Revisori dei Conti, all’Organismo Indipendente di Valutazione (O.I.V.) e ai
Dirigenti di competenza.
7
3. Il Comune di Asti rileva, mediante il bilancio consolidato secondo la competenza
economica, i risultati complessivi della gestione dell’ente locale e degli organismi gestionali
esterni dell’Ente, ai sensi delle disposizioni normative e dei principi di bilancio vigenti in
materia.
4. Il controllo degli organismi gestionali esterni dovrà essere attivato a decorrere dall’esercizio
2014 (Tuel, art. 147 c. 3).
Art. 8
Il controllo sulle società partecipate non quotate
1. Nella Relazione Previsionale e Programmatica il Consiglio Comunale definisce
preventivamente gli obiettivi gestionali a cui devono tendere le società partecipate di cui
all’art. 6 c. 2, secondo parametri qualitativi e quantitativi (Tuel, art. 147-quater c. 2).
2. Il Settore Controllo di Gestione e Rapporti con le Aziende e il Settore Ragioneria Bilancio e
Tributi, sulla base dei contratti di servizio, rilevano, attraverso il sistema informativo:
- i rapporti finanziari tra la società e il Comune di Asti,
- la situazione contabile, gestionale e organizzativa della società,
- la qualità dei servizi,
- il rispetto delle norme di legge sui vincoli di finanza pubblica.
3. Il Settore Controllo di Gestione e Rapporti con le Aziende predispone due rapporti/anno
(tendenzialmente semestrali) di monitoraggio sull’andamento delle società non quotate
partecipate, analizza gli scostamenti rispetto agli obiettivi assegnati e individua le opportune
azioni correttive (Tuel, art. 147-quater c. 3); i rapporti vengono trasmessi al Sindaco, al
Presidente del Consiglio Comunale, al Segretario generale, al Collegio dei Revisori dei
Conti, all’Organismo Indipendente di Valutazione (O.I.V.) e ai Dirigenti di competenza.
4. Il Comune di Asti rileva, mediante il bilancio consolidato secondo la competenza
economica, i risultati complessivi della gestione dell’ente locale e delle aziende non quotate
partecipate, ai sensi delle disposizioni normative e dei principi di bilancio vigenti in materia
(Tuel, art. 147-quater c. 4).
5. Il controllo sulle società partecipate non quotate dovrà essere attivato a decorrere
dall’esercizio 2014 (Tuel, art. 147-quater c. 5).
Art. 9
Il controllo della qualità
1. Il controllo della qualità dei servizi erogati è volto a misurare la soddisfazione degli utenti
esterni e interni dell’Ente.
2. L’attività di controllo può essere svolta sia direttamente dagli uffici secondo le competenze
proprie di ciascuno, sia indirettamente tramite gli organismi gestionali esterni che si possono
avvalere di strumenti di misurazione e rilevazione della qualità.
8
3. Ai fini delle attività di cui al comma precedente, è prevista l’applicazione sistematica di
tecniche e metodologie di rilevazione quali:
- sistema on-line “mettiamoci la faccia”,
- indagini telefoniche (indagini su alcune tipologie di utenza esterna mediante apposito
campionamento),
- distribuzione di questionari agli utenti di alcuni servizi erogati da sportello,
- distribuzione di questionari agli utenti interni per la valutazione dei servizi offerti dagli staff.
4. Il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende predispone un rapporto annuale di
monitoraggio delle rilevazioni della qualità di cui al precedente comma da inviare al
Sindaco e al Segretario.
5. Il controllo di cui ai commi precedenti dovrà essere attivato a decorrere dall’esercizio 2014
(Tuel, art. 147 c. 3)
Art. 10
Piano della Performance/Controllo strategico
1. Fase programmatica:
- Linee programmatiche
1° anno del mandato del Sindaco – Tuel, art. 46 c.3
- Piano della Performance
documento programmatico triennale e strumento principale per il ciclo di gestione della
performance; descrive in una mappa logica i legami tra programma di mandato e obiettivi
strategici, servizi da fornire e bisogni da soddisfare, dopo aver analizzato il contesto
territoriale e socioeconomico in cui il Comune si trova ad operare. È unificato
organicamente, insieme al piano dettagliato degli obiettivi, nel piano esecutivo di gestione
(Tuel, art.169 c. 3 bis)
2. Il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende, collabora con il Segretario
Generale alla verifica dello stato di attuazione dei programmi secondo le linee
programmatiche presentate dal Sindaco all’inizio del mandato e approvate (Tuel, 147-ter)
dal Consiglio, rileva i risultati conseguiti rispetto agli obiettivi predefiniti, gli aspetti
economico-finanziari connessi ai risultati ottenuti, i tempi di realizzazione rispetto alle
previsioni.
3. Il Settore Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende elabora rapporti periodici,
riassumendo e unificando le verifiche nella Relazione sulla Performance:
- Ricognizione sullo stato di attuazione dei programmi:
approvata dalla Giunta ed entro il 30 settembre di ogni anno dal Consiglio Comunale
unitamente alla “salvaguardia degli equilibri di bilancio” al fine di fornire indirizzi correttivi
volti ad attuare i programmi stabiliti; destinatari: Giunta, Consiglio Comunale;
9
- Relazione illustrativa della Giunta comunale:
rapporto allegato al “Rendiconto della gestione” (entro il 30 aprile di ogni anno) i cui
contenuti devono esprimere valutazioni circa l’efficacia degli interventi realizzati sulla base
dei risultati conseguiti con riferimento ai programmi previsti dal bilancio e dalla relazione
previsionale e programmatica; destinatari: Giunta, Consiglio Comunale;
- Relazione sulla Performance alias Verifica e grado di raggiungimento della Performance
dell’Ente (D.Lgs. 150/2009 art. 10 c.1 lett. b):
evidenzia, a consuntivo, con riferimento all’anno precedente, i risultati organizzativi e
individuali raggiunti rispetto ai singoli obiettivi strategici programmati, con rilevazione degli
eventuali scostamenti; destinatari: O.I.V., Giunta, Consiglio Comunale;
- Relazione di fine mandato (D.Lgs. 6/9/2011 n. 149 art.4):
ultimo anno di mandato - Illustra le principali attività di natura normativa ed amministrativa
che sono state svolte dall’Ente durante il mandato del Sindaco; destinatari: Sindaco, Giunta,
Consiglio Comunale.
4. La direzione delle attività connesse al presente articolo compete al Segretario Generale
(Tuel, art. 147-ter, c. 2) che si avvale in particolare della collaborazione del Settore
Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende e del Settore Ragioneria, Bilancio e Tributi.
5. Il controllo strategico dovrà essere attivato a decorrere dall’esercizio 2014 (Tuel, art.147-ter,
c.1)
Art. 11
Il referto del Sindaco (Tuel, art. 148)
1. Il Sindaco, avvalendosi del Segretario Generale, trasmette semestralmente (30 settembre; 31
marzo) un referto sulla:
- Regolarità della gestione di cui agli artt. 3 - 4
- Efficacia e adeguatezza del sistema dei controlli interni adottato, di cui agli artt. 5 - 6 - 7 8 - 9 - 10,
sulla base delle linee guida deliberate dalla Sezione delle Autonomie della Corte dei Conti
nell’adunanza dell’11 febbraio 2013 ed eventuali successive modifiche e integrazioni ai
seguenti destinatari:
- Sezione Regionale della Corte dei Conti,
- Presidente del Consiglio Comunale,
- Consiglieri comunali,
- Revisori dei Conti.
10
Art. 12
Tipologie dei Rapporti e degli altri atti specifici
11
Art. 13
Cronoprogramma dei Rapporti e degli altri atti specifici
12
Art. 14
Articolazione strutturale e funzionale degli Organi e degli Uffici
1. L’attuazione (D.L. n.174/2012 coordinato con la Legge di conversione n. 213/2012, art. 3
comma 2) al Regolamento dei controlli interni è resa operativamente mediante
l’articolazione strutturale e funzionale rappresentata graficamente nell’art. 12, in cui i
soggetti responsabili della redazione dei rapporti (Sindaco, Segretario Generale, Settore
Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende, Settore Ragioneria, Bilancio e Tributi) si
relazionano con gli organi di controllo (Corte dei Conti, Collegio dei Revisori dei Conti,
Organismo Indipendente di Valutazione), con gli organi di governo (Consiglio Comunale e
suo Presidente, Giunta Comunale, Sindaco) con il Segretario Generale e con i Dirigenti.
Art. 15
Manutenzione del Regolamento e del Manuale operativo del sistema dei controlli interni
1. La manutenzione del “Regolamento dei controlli interni” e del “Manuale operativo del
sistema dei controlli interni” è svolto sotto la direzione e il coordinamento del Settore
Controllo di gestione e Rapporti con le Aziende e mediante la vigilanza del Collegio dei
Revisori, con il coinvolgimento attivo degli Organi di governo, del Segretario e dei
Dirigenti.
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