Newsletter TopConsult

Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica
dei documenti e la conservazione sostitutiva
AVANTI
VELOCE
N° 3 • DICEMBRE 2006
CRM con il turbo
La soluzione documentale
che potenzia il CRM di Microsoft Dynamics
T
op Consult, Gold Certified Partner di
Microsoft, è entrata in un nuovo settore
di business: quello delle soluzioni
documentali integrate con i prodotti
Microsoft Dynamics per le piccole-medie
imprese: CRM, NAV e AX.
La prima soluzione, annunciata in ottobre a
Smau 2006 e ora disponibile, è “Connect
per CRM” che consente di gestire in modo
integrato il flusso dei documenti associato ai
processi di Customer Relationship
Management: basata sull’integrazione fra il
software Top Media NED per la Navigazione
Elettronica dei Documenti e Microsoft CRM
3.0, combina i dati gestiti da quest’ultimo
con il contenuto informativo dei documenti
non strutturati presenti nelle varie fasi dei
processi di marketing e vendita.
Direttamente dal suo ambiente di lavoro
CRM, l’utente è così in grado di richiamare
e visualizzare in ogni momento i documenti
abbinati ad un dato, rendendo più efficiente
l’intero processo.
>>
>>
Soluzioni Lex
Raggiunta
quota record,
100 i clienti
Già al lavoro
per le Direzioni Marketing
e Commerciale
La nuova soluzione applicativa, che
interessa le Direzioni Marketing e
Commerciale di un’azienda, è già impiegata
al proprio interno da Top Consult.
Il Gruppo Elica di Fabriano
(Ancona), leader mondiale
delle cappe aspiranti da
cucina, è il centesimo cliente
Top Consult ad utilizzare le
soluzioni Lex per la
conservazione ottica
sostitutiva dei documenti.
Il nuovo traguardo raggiunto
conferma la riconosciuta
leadership di Top Consult su
questo mercato.
A pag. 3
Smau 2006: l’angolo Dynamics
nello spazio Microsoft
IN QUESTO NUMERO
Archivi sostitutivi: consulenza legale in primo piano
Intervista all’Avv. Alessandra Fissore
Pagina 2
Processi più efficienti, spinta a nuovi ricavi
La gestione documentale al lavoro in Eurogroup
Pagina 4
Documenti, flussi e processi aziendali
A colloquio con il partner Tesi
Pagina 6
“Questo si inquadra nella filosofia che ha
sempre animato la nostra società – afferma
Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top
Consult: impegnarci con i nostri prodotti a
collegare fra loro dati e documenti, database
e archivi documentali, in
modo da completare il
sistema informativo
aziendale con la gestione
dei flussi di documenti e
permettere a impiegati e
manager di disporre in
ogni momento di tutte le informazioni
necessarie allo svolgimento dei processi
lavorativi. Da qui lo sviluppo interno di
nuovi prodotti, orientati a questa esigenza,
che prima di essere offerti sul mercato
segue a pag. 8
1
Soluzioni Lex,
la forza dei servizi
Consulenza legale
in primo piano
T
2
itolare dello Studio Legale Fissore di Torino,
avvocato civilista, Alessandra Fissore è il
consulente legale che collabora con Top Consult
nell’area della conservazione sostitutiva dei
documenti a norma di legge. “Il nostro rapporto
risale alla fine degli anni ’90: era l’epoca
pionieristica delle prime novità legislative in tema di
documento informatico, firma digitale, archiviazione
ottica, io studiavo la normativa per Top Consult, già
attiva su queste tematiche. Nel ’99 nasce la sfida
del progetto sperimentale per l’archivio sostitutivo
dell’anagrafe al Comune di Pesaro: ho fatto parte
del team di professionisti messo in campo da Top
Consult per verificare fattibilità, aspetti legali,
fiscali, normativi; e qui è nata l’idea del corso e il
primo esempio di manuale. Realizzato con successo
da Top Consult il progetto Pesaro, nel 2000 ho
collaborato ai seminari organizzati dalla società a
Milano e Torino (forse i primi del genere in Italia)
per sensibilizzare il mercato sui nuovi temi e dare
già risposte operative. Poi la
‘rivoluzione copernicana’ del
2004 e la possibilità di
conservare anche i documenti
fiscali su supporti informatici
anziché cartacei: il mio coinvolgimento è
aumentato, ho fornito consulenza legale per la
progettazione delle soluzioni pacchettizzate Lex con
cui Top Consult stava facendo della conservazione
sostitutiva il proprio cavallo di battaglia.”
Il corso preliminare
in azienda
Fra i servizi del pacchetto, il corso preliminare
presso il cliente tenuto dal legale sugli aspetti
normativi della legge (già in vigore ma pochissimo
conosciuta) e gli obblighi del responsabile
aziendale degli archivi sostitutivi; la preparazione e
certificazione di un manuale delle procedure
adottate per la conservazione; la sua ricertificazione
in caso di modifiche per mantenere a norma negli
anni gli archivi sostitutivi realizzati.
Un centinaio ormai i corsi onsite tenuti in aziende
grandi e piccole, cui partecipano i responsabili IT e
amministrativi, assieme al direttore generale e
spesso ai sindaci, commercialisti e consulenti fiscali.
Quali l’interesse, le paure e i dubbi più frequenti
emersi da questi incontri? “La platea è sempre
molto attenta e interessata, la fiscalità del resto è
un’area cruciale per ogni azienda. La mia
presentazione (che è poi completata dagli
interventi tecnico-applicativi di Top Consult) descrive
il percorso normativo che ha portato alle leggi in
vigore, per spiegare non solo cosa si può fare ma
anche perché si può fare. La materia è complicata
ma esistono le risposte ad ogni domanda e alla
fine le idee sono più chiare. Più cauti di solito i
dirigenti amministrativi, più lontani dall’informatica
e peraltro sovente responsabili diretti della
conservazione. I dubbi e le paure più frequenti? A
parte qualcuno ancora non del tutto convinto che la
conservazione sostitutiva sia davvero permessa per
legge o chi pensa che la firma digitale sia
l’immagine grafica sul computer di quella manuale,
l’ansia maggiore è quella di conoscere gli obblighi
del responsabile della conservazione, figura prevista
dalla legge, se, come e quando delegarne le
mansioni. Un’altra preoccupazione è quella della
messa in conservazione periodica delle fatture. Poi,
cosa fare nei processi o nei decreti ingiuntivi che
richiedono copie autentiche cartacee. E c’è
naturalmente in tutti l’assillo delle montagne di
carta che si accumulano, dei magazzini che costano
e devono essere attrezzati: a tutti chiarisco che
seguendo la normativa la carta si può distruggere.”
Il Manuale Top Consult
è diventato lo standard
La spinta alla leadership Top Consult nella
conservazione sostitutiva è venuta proprio dall’aver
saputo abbinare alla creazione degli archivi
informatici una cornice metodologica organizzativa
e legale. “Chiave in quest’ambito, anche per la
tranquillità dei manager coinvolti, è lo strumento
‘Manuale della conservazione’, che non è previsto
come obbligatorio dalla legge ma che abbiamo
‘inventato’ con Top Consult. Descrive le procedure
adottate, i tipi di documenti coinvolti, le variazioni
via via intervenute: io come legale lo certifico,
dichiaro cioè che se l’azienda si comporta nel modo
ivi descritto il processo è a norma di legge. Il
successo del Manuale è tale che è stato recepito da
tutti, diventando di fatto lo standard del settore.”
Con la fatturazione
elettronica, scelta obbligata
Documento informatico, firma digitale,
conservazione sostitutiva, si stanno diffondendo?
“Il quadro normativo è completo, si stanno
affinando i processi che diventano sempre più
abituali nel mondo delle imprese. E’ ancora poco
impiegata la fatturazione elettronica, che non è la
fattura allegata ad una e-mail ma coinvolge in un
nuovo tipo di interazione l’azienda e le sue
controparti rendendo la conservazione sostitutiva
una scelta praticamente obbligata. Tanto che per
una grande azienda costerà meno dotare tutte le
consociate di software per gli archivi sostitutivi
piuttosto che rinunciare alla fatturazione elettronica.
In generale ci sono ancora delle resistenze
all’innovazione, da parte di un certo tipo di
management, non necessariamente quello meno
giovane. Resistenze al cambiamento che conosco
bene nel mio mondo forense, dove
l’informatizzazione della giustizia procede
purtroppo a rilento, con avvocati e magistrati che
preferiscono ancora la Mont Blanc all’uso del PC.”
Questo il pensiero di Alessandra Fissore, che da
parte sua è stata membro della Commissione
Informatica del Consiglio dell’Ordine, usa la smart
card e nella specializzazione del suo Studio ha
abbinato il diritto informatico al
tradizionale impegno nel diritto
di famiglia e delle persone.
E’ veloce e “indolore”
il passaggio a Top Media NED
Dolce migrar
U
n progetto di migrazione di software e
applicazioni aziendali è sempre un elemento di
preoccupazione per chi lo deve effettuare. E così
anche i clienti Top Consult che, dopo aver usato per
anni con piena soddisfazione il software Top Media
Versione 3, vogliono passare alla nuova versione 4
Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei
Documenti possono essere inizialmente preoccupati
per il possibile insorgere di problemi.
Ma la realtà, per loro fortuna, è diversa: questa
conversione è ormai avvenuta in decine e decine di
casi, nell’ultimo anno e mezzo, velocemente e
senza problemi, con una metodologia ben
collaudata. Il risultato è la disponibilità di un
sistema di nuova generazione, più avanzato,
capace di gestire con maggiore facilità le
applicazioni correnti e soprattutto di rendere
possibile l’introduzione di nuovi scenari aperti e
integrati.
Un prodotto
di livello superiore
Top Media NED infatti, ideato nel Laboratorio Top
Consult di Sviluppo Software di Torino e rilasciato
all’inizio del 2005, presenta numerosi vantaggi
funzionali e applicativi rispetto alla precedente
versione. Più scalabile, è costruito su un’architettura
aperta e orientata al Web, basata sulla piattaforma
Microsoft .Net. Inoltre è dotato di elevata
integrabilità e interoperabilità: la sua interfaccia di
programmazione, il modulo SDK (Software
Development Kit), sfrutta anche le funzionalità XML
Web Service ed è quindi in grado di lavorare con
qualsiasi ambiente, compresi Linux, Unix e Java.
Top Media NED può essere così facilmente
personalizzato, integrandosi con le applicazioni
gestionali, i portali, i programmi Office, la posta
elettronica. I benefici della gestione elettronica dei
documenti si estendono a tutta l’organizzazione
aziendale, si riduce il Total Cost of Ownership e si
proteggono gli investimenti IT già effettuati.
E poi il sistema è dotato, rispetto a Top Media V.3,
di nuovi moduli (oltre ad SDK, c’è ad esempio il
modulo per la lettura ottica dei codici a barre,
utilissimo nell’automazione dei cicli attivo e
passivo) o di moduli analoghi ma potenziati (come
UserWeb). Alcune integrazioni già presenti, come
quella con Lotus Notes, che erano effettuate a
livello client, ora utilizzano strumenti di sviluppo
SDK, sono cioè moduli di integrazione standard.
Una metodologia
ben collaudata
Il trasferimento alla nuova suite avviene secondo
una metodologia sperimentata con successo da Top
Consult nelle molte conversioni già effettuate e
sviluppata per renderle rapide ed “indolori” per il
cliente. Cliente che, mentre la conversione è in
atto, può continuare a lavorare consultando i
documenti archiviati.
Sistemista e specialista applicativo Top Consult
lavorano fianco a fianco con i responsabili tecnico e
applicativo del cliente attraverso una serie di fasi
ben definite: si analizzano l’architettura in
funzione, le soluzioni realizzate con la vecchia
versione e gli uffici coinvolti; si installa il nuovo
prodotto, si migrano dati e documenti archiviati e si
ottimizzano i nuovi strumenti; eventuali
personalizzazioni presenti sono ricondotte nel
nuovo ambiente; si addestrano le persone – sia
tecnici che utenti – sul nuovo sistema e si effettua
il collaudo finale.
Quanto dura il tutto? Dipende naturalmente dalle
dimensioni dell’archivio del cliente, ma nella media
le varie fasi si esauriscono in soli 7 giorni.
I clienti si possono anche rivolgere alla rete dei
partner, che in collaborazione con Top Consult sono
in grado di effettuare la conversione.
Il Gruppo Elica è il centesimo cliente Lex
Il Gruppo Elica di Fabriano (Ancona), leader
mondiale delle cappe aspiranti da cucina e fresca matricola di successo alla Borsa di Milano,
è il centesimo cliente Top Consult ad utilizzare
le soluzioni Lex per la conservazione ottica
sostitutiva.
Per la capogruppo e altre consociate è stata
realizzata la conservazione sostitutiva a norma
di legge del libro giornale, del giornale di
magazzino e del libro cespiti, documenti fiscali
di grandi dimensioni che ammontano in totale
ad un centinaio di migliaia di pagine ora tra-
3
sferite su Dvd e Cd secondo i requisiti di legge.
Il Gruppo Elica opera in tutto il mondo e ha realizzato nel 2005 un fatturato di oltre 350 milioni di euro, con quasi 2.000 dipendenti e 11 siti
produttivi.
Il nuovo traguardo raggiunto nella diffusione
delle soluzioni Lex conferma la riconosciuta
leadership di Top Consult su questo mercato.
Fra le ragioni del successo, l’impegno pionieristico sulla materia fin dal ’94 e l’offerta di soluzioni pacchettizzate, semplici e dotate di servizi di consulenza legale e organizzativa.
Processi lavorativi più
spinta per nuovi ricavi e c
Opera con successo in Eurogroup la Gestione Ele
El
duemila aziende. Infine l’ufficio del
personale con i suoi cedolini stipendio e
altri documenti come i Cud da preparare,
imbustare e spedire ai dipendenti nelle
varie sedi.
Archiviare, ritrovare, duplicare, smistare
e gestire manualmente questa massa
cartacea era diventato impossibile.
“Cartelle e faldoni avevano ormai riempito
completamente i locali dell’archivio
aziendale arrivato al limite della sua
capienza: se entravano nuove pratiche
dovevano uscire i dipendenti! – dice
Davide Cambursano, responsabile
La parola al cliente gestione elettronica dei documenti di
Eurogroup. Dopo un’accurata analisi sul
Attività ad alta intensità di mercato, abbiamo scelto il software Top
documenti cartacei
urogroup fornisce servizi di credito e
consulenza alle PMI attraverso
Eurofidi, Eurocons ed Europmi: le sue
varie attività ruotano attorno a grandi
volumi di documenti relativi alle
trentamila imprese associate ed assistite.
Eurogroup, nato per volontà di FinPiemonte
Ci sono innanzitutto, nel settore crediti
(l’Istituto Finanziario della Regione Piemonte),
gestito da Eurofidi, le pratiche più
offre servizi integrati di credito e consulenza alle
voluminose (quelle per le richieste di
PMI attraverso Eurofidi, Eurocons ed Europmi.
finanziamento) che contengono
Eurofidi, società consortile di garanzia collettiva
documenti di una decina di tipologie
diverse: per ogni azienda ci sono i bilanci fidi per azioni (la più importante d’Europa), nel
2005 ha garantito 4,5 miliardi di euro di finandegli ultimi tre anni, le visure camerali e
ziamenti utilizzati da oltre 30.000 imprese assoaltre informazioni, le richieste e la
ciate. Oltre alle imprese ha come soci
corrispondenza, le valutazioni degli
analisti e così via.
FinPiemonte, il sistema bancario, quello cameraA questi si aggiungono i documenti che
le e le associazioni di categoria. Eurocons è un
riguardano le adesioni e associazioni delle consorzio che fornisce consulenza soprattutto in
imprese alle società del gruppo, poi quelli materia di contributi e finanziamenti agevolati:
relativi alle pratiche di consulenza
l’anno scorso ha intermediato 3,2 miliardi
finanziaria, per l’accesso ai contributi e ai di euro di agevolazioni. Europmi promuove
finanziamenti agevolati, gestite da
invece gli strumenti del business online.
Eurocons assieme ai propri associati;
Sede centrale a Torino, Eurogroup opera con
contratti, lettere di incarico, certificazioni 400 dipendenti in 22 sedi dislocate soprattutto
di sistema e di prodotto e altra
in Piemonte e in diversi regioni del Nord
documentazione del settore qualità di
e Centro Italia.
Eurocons che assiste su questa tematica
E
4
Media di Top Consult anche perché si
integrava facilmente con il nostro sistema
gestionale, un
application server
Java con database
Oracle. Installato il
software all’inizio del
2005, abbiamo così
Davide Cambursano
progressivamente
introdotto la gestione elettronica dei
documenti nei vari settori, partendo dai
crediti.”
Senza carta, processi
lavorativi più snelli
Tutti i documenti Eurogroup nei settori
sopra indicati (260.000 documenti, pari a
4,5 milioni di pagine), vengono oggi
acquisiti via scanner o direttamente dal
sistema, archiviati elettronicamente,
ripescati e consultati direttamente sul
proprio PC in pochi secondi. Gli utenti
diretti del sistema documentale sono una
sessantina, fra impiegati e manager; ma
l’integrazione fra i sistemi documentale e
gestionale permette a tutti i 400 dipendenti
in sede e nelle filiali di consultare i
documenti archiviati attraverso l’ambiente
di lavoro gestionale.
I tempi di ricerca e reperimento delle
pratiche che servono per il lavoro, di
duplicazione e fotocopiatura, sono stati
praticamente azzerati. Soprattutto, le
pratiche possono essere
contemporaneamente esaminate da più
persone ed uffici sveltendo così l’iter di
istruzione ed analisi. Gli uffici periferici, da
parte loro, sono in grado di visionare via
Web i documenti archiviati centralmente,
senza dover aspettare l’inoltro postale dei
faldoni. Anche cedolini stipendio e Cud
sono ora memorizzati in forma elettronica
e spediti automaticamente ai dipendenti
via e-mail sfruttando le funzionalità del
sistema Top Media.
efficienti,
competitività
ettronica dei Documenti
I processi lavorativi sono diventati più
snelli ed efficienti, le persone non
sarebbero più capaci di ritornare al
vecchio sistema manuale. Anche la
Direzione è soddisfatta del sistema
documentale e crede nell’innovazione
introdotta, tanto è vero che ne ha deciso
l’estensione ad altri settori: fra questi ad
esempio, l’acquisizione, protocollazione,
archiviazione e smistamento di tutta la
posta in arrivo, e la conservazione ottica
sostitutiva di documenti fiscali e non. La
piattaforma software è stata inoltre
potenziata con l’avvenuta migrazione alla
nuova versione Top Media NED per la
navigazione elettronica dei documenti.
“Il sistema documentale, che ha
velocizzato le fasi del lavoro e liberato
grandi spazi di archivio, ci permette
anche di incrementare la nostra attività –
“Il sistema documentale,
che ha velocizzato le fasi del
lavoro e liberato grandi spazi di
archivio, ci permette anche
di incrementare la nostra attività”
afferma Cambursano. Attraverso il portale
aziendale, integrato con Top Media NED,
le imprese associate possono adesso
inviarci online la documentazione
necessaria alle richieste di finanziamento:
niente più visite in loco della nostra rete
commerciale, nessun passaggio di carta,
archiviazione diretta ed automatica nel
sistema documentale. E’ per noi un canale
aggiuntivo di raccolta e in sostanza un
fattore di maggiore competitività.”
In funzione l’archivio
sostitutivo a norma di legge
Chiaritosi il quadro normativo sulla
conservazione sostitutiva dei documenti
fiscali, alla fine del 2005 Eurogroup ha
deciso di avviare questo nuovo progetto,
che è peraltro la logica conclusione di un
processo aziendale di gestione elettronica
dei documenti.
Dall’1/1/2006 è così in funzione anche la
conservazione ottica sostitutiva dei
documenti a norma di legge. Tutte le
fatture e i documenti del ciclo attivo di
Eurofidi ed Eurocons, più tutti i contratti
firmati dai clienti (documenti non fiscali,
ma importanti per la società che li deve
conservare per diversi anni), sono ora
automaticamente estratti, firmati
digitalmente con marca temporale e
organizzati in archivio sostitutivo su Dvd
secondo i requisiti di legge (regole tecniche
del CNIPA e del Ministero dell’Economia e
Finanze), da cui possono essere facilmente
ripescati ed esibiti in caso di controlli.
“Anche per la conservazione sostitutiva a
norma di legge – prosegue Cambursano abbiamo utilizzato le soluzioni Top
Consult, un’offerta molto valida corredata
da metodologie e servizi originali che
rendono semplice e veloce l’introduzione
delle nuove procedure. Come ad esempio
un Manuale delle procedure di
conservazione, creato e certificato con
l’assistenza di un legale specializzato.
Poi abbiamo sottoscritto anche il servizio
ManLex per mantenere a norma negli anni
l’archivio.”
Nei primi sei mesi dell’anno circa 80.000
fatture, ricevute e quietanze Eurofidi, ed
altrettante Eurocons, sono già passate in
conservazione sostitutiva. Solo nel primo
anno alcune centinaia di migliaia di pagine
cartacee potranno essere distrutte e
sostituite da 3 Dvd a norma di legge: uno
per i documenti Eurofidi, uno per quelli
Eurocons e uno per i contratti. Nel corso
dell’anno verranno inoltre passati in
conservazione ottica sostitutiva nuovi
documenti: la contabilità (libri, giornali e
registri di vario tipo) e le fatture del ciclo
passivo.
“Ormai da oltre un anno, per l’effetto
combinato della gestione elettronica dei
documenti nei vari settori e della loro
conservazione ottica sostitutiva, in
EuroGroup non produciamo più carta da
mandare in archivio. Abbiamo potuto
eliminare diversi metri cubi di archivi
cartacei, evitando così all’azienda il
reperimento di nuovi spazi e gli
investimenti per attrezzarli, vantaggi che si
sommano alla semplificazione del lavoro e
ai benefici organizzativi ed operativi.”
5
A colloquio
con il partner Tesi
Documenti, flussi e
processi aziendali
N
6
ata nel 1995 e focalizzata fin dall’inizio sulla
Grande Distribuzione, Tesi – Tecnologie e
Soluzioni Informatiche si è poi allargata anche alla
media-grande impresa in ambito industriale e
finanziario, acquisendo un parco totale di 500
clienti. Oggi Tesi Spa, con sede centrale a Bra-Cuneo
(nella foto in basso una fase dell’inaugurazione del
nuovo edificio) e unità operative a Torino, Milano,
Padova e Roma, è un gruppo che occupa 120
persone altamente qualificate e comprende anche
partecipazioni in alcune società specializzate. La sua
offerta è organizzata sostanzialmente su tre linee di
business: B2B (che comprende in particolare le
soluzioni Edi), Retail e Logistica (prodotti
specializzati di gestione e controllo), Organizzazione
e Servizi (applicativi per la gestione dei processi
aziendali).
“La gestione documentale è un’esigenza
trasversale che interessa tutte le nostre linee di
business e tutti i clienti – dice Gianpiero Giubergia,
della direzione commerciale di Tesi. Completa
quindi tutta la nostra offerta ed è perciò naturale la
partnership che abbiamo stretto con Top Consult nel
2004, in particolare nell’area della conservazione
sostitutiva dei documenti a norma di legge. Ci sono
effettive sinergie fra le offerte Tesi e Top Consult:
nel settore B2B ad esempio, dove noi gestiamo le
relazioni Edi (cioè l’interscambio elettronico di
documenti fra aziende) provvedendo a
smaterializzare i documenti stessi fin dalla loro
nascita, è logico concludere il ciclo con
l’archiviazione nello stesso formato. Ma anche nella
gestione dei processi aziendali (dove il nostro
cavallo di battaglia è soprattutto il framework
Golden Ring), ci sono vari documenti correlati che
devono attraversare l’azienda in base agli
avvenimenti e alla struttura organizzativa: tutti
sono trattati in modo elettronico e diventa
necessaria la loro identificazione univoca con uno
strumento di gestione documentale che, soprattutto
dove i documenti hanno valenza legale o fiscale,
sia coerente con le norme vigenti.”
Pur partita da poco, la partnership con Top Consult
è già attiva su numerosi clienti comuni. Fra questi,
Acque San Benedetto, Ce.Di.Gros (centro acquisti
romano per una ventina di iper e supermercati), la
catena di distribuzione Sogegross di Genova
(gestita in collaborazione con un altro partner Top
Consult: Ecole&Co), BasicNet (titolare del marchio
Robe di Kappa), Meggiorin (distributore di
elettronica e telefonia operante a Brescia).
“E altri clienti sono in fase di acquisizione –
prosegue Giubergia. In questo momento la gestione
elettronica dei documenti ‘tira’, perché il mercato
ha bisogno di queste soluzioni per ridurre il costo di
trattamento dei documenti da abbinare ai dati, per
rendere i documenti visibili e disponibili a tutti, per
eliminare la carta circolante, mentre la nuova
normativa sulla conservazione ottica dei documenti
fiscali ha dato un’accelerazione alla proposta di
soluzioni di questo tipo.”
L’avviamento dei progetti in corso è avvenuto in
tempi rapidi, integrando fra loro soluzioni Tesi e Top
Consult, in particolare il servizio web-edi con la
conservazione a norma di legge. E ha interessato in
primo luogo il settore della grande distribuzione,
cavallo di battaglia di Tesi e caratterizzato da un
alto volume di documenti – come ordini,
documenti di trasporto, fatture – difficilmente
governabile in forma cartacea.
“Valutiamo molto positivamente la collaborazione
instaurata con Top Consult, partita sulla
conservazione ottica sostitutiva e poi allargatasi agli
aspetti più ampi della gestione elettronica dei
documenti. Due anni fa abbiamo scelto di utilizzare
i prodotti Top Consult per la qualità della tecnologia
e delle soluzioni, e soprattutto per l’indiscutibile
esperienza maturata negli anni come società
interamente dedicata alla gestione documentale.
La partnership ci ha permesso di offrire ai nostri
clienti servizi ad alto valore aggiunto, soluzioni che
completano ed arricchiscono la nostra offerta.
Continua quindi la “semina” sul mercato e siamo
convinti che darà buoni frutti, permettendoci di
espandere il business, quello comune e anche il
nostro. Abbiamo anche intenzione di integrare più
strettamente il nostro software Golden Ring per la
gestione dei processi e dei flussi con la piattaforma
documentale di Top Consult, in modo da fornire ai
nostri clienti un’interfaccia unica e trasparente ed
un unico ambiente di lavoro.”
Notizie in breve
acquisisce e gestisce i documenti tipici dei distributori
farmaceutici (da DDT a fatture, da note di credito
a registri di magazzino e IVA) e mediante il modulo
Lex li conserva su archivi ottici sostitutivi a norma.
Alla convention (“Soluzioni per il business”) InFarma
ha presentato fra l’altro
anche il protocollo di
comunicazione che si
propone come nuovo
standard per tutto il mercato: InFarmaClick,
un kit al’interno del quale sono contentute tutte
le tecnologie per la comunicazione farmaceutica.
Basta un click, ed ogni farmacia è connessa
automaticamente ad ogni distributore, chiunque
e ovunque esso sia.
Siglata la partnership
Top Consult - Bassilichi
Datacol: integrato
il portale aziendale
documentazione utili allo svolgimento dei processi
di business e alla qualità del lavoro.”
Giovane e dinamica, nata nel ’93 a San Bonifacio
(Verona), 60 milioni di fatturato, Datacol
commercializza e vende direttamente 25.000
prodotti diversi di fissaggio e utensileria per i settori
dell’autotrazione (trasporto pesante, auto) e
Distributori farmaceutici,
soluzioni per il business
e la competitività
dell’artigianato (legno, metallo, edilizia). Mediante
l’impiego di Top Media NED l’azienda ha
automatizzato il suo ciclo attivo e realizzato la
conservazione sostitutiva dei relativi documenti
(circa un milione di pagine annue fra fatture clienti
e documenti di trasporto). Gestione elettronica e
conservazione sostitutiva sono già in fase di
attuazione avanzata anche per il ciclo passivo.
Ma il fiore all’occhiello è l’integrazione di Top
Media NED con il portale aziendale. “600 venditori
ed agenti possono già consultare via Web ordini,
fatture e documenti archiviati – dice Matteo
Quagini, Responsabile Organizzazione e Sistemi
Informativi di Datacol (nella foto). Prossimo passo,
in ottica Knowledge Management, la condivisione
mediante il portale di procedure, best practice e
Atmosfere felliniane del Grand Hotel di Rimini per
la Convention 2006 di InFarma, la software house
leader nei prodotti e servizi per i distributori
farmaceutici. Ai 70 clienti, provenienti da tutta
Italia, è stata presentata “DiFarm evolution”, la
nuova versione grafica del suo prodotto gestionale
di punta. Semplice e potente, grafico in modalità
Windows, crittografato, compresso e ottimizzato
nella comunicazione dei dati, il prodotto consente
personalizzazioni spinte e velocità elevate.
All’evento Top Consult ha partecipato illustrando la
conservazione ottica sostitutiva dei documenti e la
soluzione integrata con DiFarm. Già operativa presso
diversi clienti InFarma, la soluzione congiunta TS Doc
Top Consult ha avviato una partnership con
Bassilichi Spa, la società fiorentina che è diventata
uno dei principali operatori nazionali per
l’outsourcing di servizi tecnologici rivolti a grandi
utenti e in particolare al mondo bancario. Bassilichi
proporrà ai propri clienti e al mercato progetti di
gestione elettronica dei documenti con le soluzioni
Top Consult e propri servizi in outsourcing di
scansione e conservazione sostitutiva mediante Top
Media NED.
Sul mercato IT da oltre quarant’anni, sedi centrali a
Firenze e Siena e filiali in varie città italiane e a
Londra, Bassilichi controlla e partecipa diverse
società specializzate. Nel 2005 ha realizzato un
fatturato di quasi 91 milioni di euro; nel primo
semestre 2006 il fatturato, in forte crescita, ha già
raggiunto 67,6 milioni. L’attività, centrata
sull’outsourcing, si articola su 3 aree principali: la
Monetica (Pos, Atm, sportelli self-service, cash
in/cash out), il Facility Management, il Back-Office
(compresa gestione documentale, acquisizione e
archiviazione documenti). In tali aree offre la filiera
completa dei servizi secondo la filosofia del Full
service. Fra i suoi clienti, i maggiori gruppi bancari,
da Monte Paschi a Unicredit, aziende come
Autostrade e Trenitalia, enti pubblici come l’Azienda
Ospedaliera di Careggi e la Regione Marche.
7
CRM con il turbo
La soluzione documentale che potenzia il CRM di Microsoft
segue da pag. 1
vengono testati in casa nostra.”
L’integrazione Top Media NED - Microsoft
CRM 3.0 - MS Office, con l’impiego sinergico
di dati e documenti collegati, potenzia le
funzionalità del software CRM. Nel ciclo di
vendita, i commerciali preparano e
aggiornano le offerte consultando e usando
rapidamente moduli standard, listini o
procedure, e archiviano via via i vari
documenti di vendita in Top Media NED;
possono risalire in ogni momento a offerte e
lettere precedenti, verificare lo stato dell’intera
pratica, navigare al suo interno sfruttando le
capacità di correlazione fra documenti.
Sempre con il pieno controllo delle varie
versioni dei documenti, la semplicità di
ricerca, visualizzazione e archiviazione degli
stessi, la facilità di supervisione dei manager.
Anche il Marketing può gestire più
efficacemente le campagne promozionali e
commerciali, attingendo ai vari documenti
archiviati e logicamente organizzati in Top
Media NED (come listini prodotti-servizi,
materiale promozionale, lettere di invito) ed
effettuandone ad esempio l’invio automatico e
massivo per e-mail.
Tutti i vantaggi
applicativi e gestionali
I principali vantaggi della nuova soluzione
documentale per il CRM sono quindi la
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Top Media NED – Microsoft CRM
La soluzione integrata dati e documenti
La soluzione ruota attorno al nuovo modulo
Connect per CRM di Top Media NED per la
Navigazione Elettronica dei Documenti, che
realizza l’integrazione con Microsoft Dynamics
CRM 3.0 e Microsoft Office 2003.
Il software Top Media NED, “motore” di tutte le
soluzioni Top Consult, archivia e ricerca i documenti e ne gestisce anche i flussi nei processi
lavorativi; orientato al Web, è dotato di grande
integrabilità, in particolare con il mondo
Microsoft: costruito sull’architettura Microsoft
.Net, è dotato di un modulo SDK (Software
Development Kit) per l’interoperabilità con
qualsiasi ambiente, attraverso XML Web
Service, e si integra facilmente con le applicazioni gestionali, i portali, i programmi di posta
elettronica e fax, con l’Office.
possibilità di sfruttare tutto il patrimonio
informativo disponibile (di dati e documenti)
legato ai processi di vendita e di marketing,
un migliore controllo della documentazione
in tutte le sue versioni, maggiore produttività
delle persone, snellimento dei processi e
conseguente maggiore competitività di
business dell’azienda. Inoltre, l’archivio
documentale disponibile su Top Media NED
è un utile strumento di lavoro anche per chi
non usa in azienda i programmi CRM, sia
all’interno delle forze di vendita sia in altri
settori come l’amministrazione e la
contabilità: questi dipendenti sono ad
esempio in grado di reperire e consultare in
pochi secondi il testo di un contratto
piuttosto che l’ordine di un cliente,
navigando all’interno delle pratiche.
Oltre a tutto questo, dall’integrazione fra
CRM e la piattaforma documentale
completa di Top Consult nascono altri
consistenti vantaggi: poiché infatti la
conclusione di una trattativa commerciale,
con l’ordine del cliente, innesca il processo
di fatturazione, la presenza del sistema Top
Media NED (facilmente integrabile con
quello gestionale dell’azienda e dotato di
modulo specializzato Lex) permette di
automatizzare anche il ciclo attivo e di
gestire la conservazione ottica sostitutiva dei
documenti fiscali a norma di legge.
Il lancio sul mercato
“I prodotti CRM non hanno raggiunto
finora sul mercato il successo che si
proponevano – aggiunge Pier Luigi
Zaffagnini. I motivi sono molteplici, ma uno
di questi è senz’altro il fatto che sono
prodotti costruiti per gestire i soli dati del
cliente, senza poter quindi disporre della
ricchezza di informazioni contenuta nei
documenti non strutturati. Sono quindi
convinto che la nostra soluzione potrà
favorire l’ulteriore diffusione sul mercato di
un ottimo prodotto, semplice e flessibile,
qual è Microsoft Dynamics CRM 3.0.”
A chi si rivolge la nuova soluzione
sviluppata da Top Consult? Innanzitutto ai
suoi clienti che utilizzano Top Media NED,
i quali - con il semplice acquisto della
connessione documentale per CRM –
possono adottare nei loro settori
commerciale e marketing la soluzione già
sperimentata internamente da Top Consult.
Ai clienti di Microsoft Dynamics CRM, che
possono potenziare con Top Media NED sia
le attività CRM sia la gestione automatizzata
dei processi amministrativi e tecnici, fino
alla conservazione sostitutiva dei documenti
fiscali. Si rivolge poi in particolare ai
partner Microsoft (sia CRM che Dynamics
in generale, senza escludere quelli non
specializzati): con la soluzione sono in
grado di fornire alla loro offerta un elevato
valore aggiunto, diventando anche partner
di Top Consult.
Verso l’integrazione
completa con i prodotti
Dynamics
Top Consult ha inoltre già avviato
l’integrazione della sua piattaforma
documentale anche con le altre soluzioni
business della linea Microsoft Dynamics.
Il Laboratorio di Sviluppo Top Consult di
Torino sta lavorando infatti all’integrazione
di Top Media NED con i prodotti Microsoft
Dynamics NAV e Dynamics AX, due
soluzioni ERP potenti e flessibili basate sui
software Navision e Axapta. Le nuove
soluzioni documentali integrate, che
saranno disponibili all’inizio del 2007,
forniranno così alle piccole e medie imprese
utenti di Microsoft Dynamics ulteriori
opportunità di aumentare efficienza e
competitività del business. L’integrazione
dati – documenti lungo tutta la catena che
va dai processi di marketing e vendita fino
alla fatturazione attiva e passiva e alla
contabilità, renderà l’intera gestione più
snella e produttiva, mentre la conservazione
dei documenti fiscali in modo sostitutivo a
norma di legge consentirà l’eliminazione
degli archivi cartacei.
“AVANTI VELOCE” - Periodico trimestrale
Autorizzazione del Tribunale di Torino N. 5983
del 21/7/2006
Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini
Dicembre 2006
Realizzazione editoriale:
I/C Immagine Comunicazione, Milano
Progetto grafico: Why P? • Torino
Stampa: Grafica Nizza • Collegno (TO)
TOP CONSULT
Via Valeggio 22/E – 10128 Torino
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