manuale del prefetto - Rotary Club Milano Fiera
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manuale del prefetto - Rotary Club Milano Fiera
MANUALE DEL PREFETTO EDIZIONE APRILE 2016 LA FIGURA E LE FUNZIONI DEL PREFETTO secondo le indicazioni ufficiali del Rotary International In tutte le associazioni di questo mondo, secondo regole dettate dal buonsenso e dall’educazione, è sempre esistita una figura di coordinamento, responsabile per permettere al “capo” di occuparsi dei rapporti legati alla dignità del proprio rango, delegando le responsabilità dell’andamento delle riunioni a persona affidabile, preparata e concreta nel risolvere qualsiasi problema, previsto e non previsto, che si possa verificare in qualsiasi momento di un evento ufficiale. Questa persona, in gergo diplomatico, è normalmente chiamata il “cerimoniere” e nel Rotary è indicata, a seconda della lingua, come “sergeant at arms” in inglese, con chiara derivazione militare, “prefetto” in italiano, richiamandosi alle radici romane, o, come noi preferiamo, “maitre au protocol” in francese che descrive compiutamente i compiti e la dignità del ruolo, in ciò con l’aiuto che deriva dall’attitudine della lingua d’oltralpe alla tradizione diplomatica. Il compito del Prefetto, il nome ormai è questo, è quello di occuparsi personalmente della preparazione materiale delle riunioni e, in generale, di guidarne con discrezione e intelligenza lo svolgimento. Un Prefetto deve comportarsi come un “padrone di casa” quando riceve la visita di familiari, amici e ospiti. E’ importante che i compiti elencati in questo manuale vengano effettivamente svolti per la miglior efficienza organizzativa del Club. Il Prefetto deve contribuire a far sì che le riunioni rotariane si svolgano con ordine, dignità ed efficienza, in modo che Soci, ospiti e visitatori abbiano del Rotary l’idea corretta. Ricordiamoci che nel Rotary si entra per imparare a “servire”. Nel seguito del Manuale il contenuto si “inaridisce” nell’elencare le regole e le etichette cui si deve la massima attenzione, anche se il mondo va ormai assegnando sempre minore importanza a questi “dettagli”, ma prima di passare a ricordare tutti i requisiti dell’attività cerimoniale del Socio Prefetto, sarà bene sottolineare il suo compito estremamente importante di termometro della “temperatura” interna del proprio club, della capacità di intervenire con sensibilità e sagacia laddove scorga un indizio di pericolo, non inusuale e inaspettato all’interno di un consesso di persone che per propria natura e per la pressione che la vita di tutti i giorni esercita, qualificandosi quindi come il primo consigliere del proprio Presidente per mantenere elevato e spontaneo il livello di amicizia e ai limiti più bassi possibili gli indici di “litigiosità”, intervenendo immediatamente quando necessario per richiamare con tatto e intelligenza a comportamenti consoni con il blasone del sodalizio che rappresentiamo. 1 Ecco, quindi, che le QUALITA’ PROPRIE DEL BUON PREFETTO sono di avere • • • • un carattere estroverso, amicale e doti di "savoir faire" capacità organizzative spirito di osservazione e attenzione dedizione al servizio rotariano Queste qualità dovrebbero essere tenute presenti dal Presidente quando affida l’incarico di Prefetto, ricordando, anche, come possa essere opportuno nominare un Vice Prefetto tra i giovani Soci del club, per ovvi motivi che risiedono sia nella necessità di un ricambio, sia nella buona abitudine di trasmettere ai più giovani gli insegnamenti più appropriati. A seguire, elenchiamo le doti di COMPORTAMENTO DEL BUON PREFETTO 1. Deve essere sempre presente alle riunioni 2. Gestisce le prenotazioni dei soci all’evento al fine di avere una situazione chiara dei presenti e poter predisporre al meglio l’organizzazione 3. Arriva per primo e se ne va per ultimo 4. Si accerta che nella sede della riunione tutto sia in ordine 5. Assicura la disponibilità e funzionalità dei mezzi audiovisivi 6. Accoglie, con affabilità, i partecipanti alla conviviale. In particolare: a) li presenta al Presidente e agli altri soci b) li accompagna da chi registra le presenze c) con il consenso del Presidente, li fa accomodare al tavolo di questi 7. Cerca di favorire la rotazione dei posti ai tavoli 8. Occupa un posto a tavola che gli consenta di vedere il tavolo della Presidenza e l’ingresso in sala 9. Prende atto ed eventuale nota delle osservazioni che, è opportuno ricordare a tutti i Soci, vanno rivolte esclusivamente al Prefetto, primo responsabile dell’andamento della riunione. 2 Le pagine che seguono riportano le indicazioni e le norme procedurali, che è giusto e corretto vengano tenute in doveroso conto, così come segno di appartenenza al nostro sodalizio provenga dal rispetto a: • distintivo • inni • collare • campana • ruota • bandiere e stendardi E’ invalsa ormai la tendenza che qualcosa nella prassi possa cambiare, come a esempio nell’uso del collare che, non prescritto obbligatoriamente, viene lasciato alla decisione e alla scelta personale di chi deve indossarlo. Non è fuori luogo, peraltro, ricordare che il Rotary, come tutte le associazioni, e prima tra quelle di servizio, possa ricavare da queste consuetudini radicate nella tradizione una motivazione in più per legare tra loro persone di diversi costumi che a tutte le latitudini si impegnano per affermare ideali di servizio e di amicizia. Al Prefetto, cui sono dedicate queste informazioni, auguriamo buon lavoro, ricordandogli che la sua capacità di proporsi ai Soci con spontaneità e naturalezza contribuirà in maniera fondamentale a fare della casa del Rotary il luogo dell’amicizia, dello star bene assieme, così da favorire la nostra creatività per individuare come meglio “servire” la nostra comunità. 3 NORME GENERALI DEL PROTOCOLLO • La carica attuale ha la precedenza sulla carica passata • La carica passata ha la precedenza su quella futura • Le persone aventi più di una carica dovranno essere citate facendo precedere il titolo della carica più elevata • Se si tratta di una riunione Rotariana il posto d'onore spetta sempre al Governatore in carica poi alle altre Autorità rotariane e quindi alle Autorità Civili, Militari e Religiose • La stessa precedenza va rispettata negli indirizzi di saluto • Quando il Presidente di Club apre la parte ufficiale della Conviviale saluta i presenti nell'ordine sopra indicato • I coniugi occupano lo stesso rango del Rotariano • Se un’Autorità è impedita a intervenire e si fa rappresentare, al “rappresentante” spettano gli stessi onori riservati al “rappresentato” • Sempre spetta (a parità di rango) la precedenza al più anziano nel servizio IL PROTOCOLLO ROTARIANO LE RIUNIONI: 1. Visita ufficiale del Governatore 2. Riunione del Club con solo soci 3. Riunione del Club con coniugi 4. Riunione in Interclub con due o più Club 5. Riunione per ricorrenze 6. Riunione di passaggio delle consegne 7. Riunione fuori dal Distretto 4 PRECEDENZE NEL DISTRETTO • • • • • • • • • Governatore in carica Governatori altri distretti in carica Past Governors in ordine di anzianità di carica Governatore Eletto Governatore Nominato Governatore Designato Segretario Distrettuale Tesoriere Distrettuale Assistente del Governatore - Presidente di commissione 5 DISPOSIZIONE DI BANDIERE E STENDARDI 1 = Bandiera del Rotary International 2 = Bandiera Italiana 3 = Bandiera dell’Unione Europea 4 = Stendardo del Club 5 = Stendardo del Governatore in carica 6 = Stendardo del Distretto 7 = Stendardo del Presidente Internazionale 1 2 3 4 5 6 7 TAVOLO PRESIDENZA | /|\ Posizione di colui che guarda verso il tavolo della Presidenza 6 DISPOSIZIONE POSTI AL TAVOLO DELLA PRESIDENZA I numeri fanno riferimento all’assegnazione dei posti al tavolo della Presidenza VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE Solo Soci 1. Presidente del Club 2. Governatore (alla destra del Presidente) 3. Assistente del Governatore (AG) 4. Segretario Distrettuale 5. Ultimo Past President 6. Presidente Incoming 7. Segretario del Club Con Coniugi 1. Presidente del Club 2. Governatore (alla destra del Presidente) 3. Coniuge del Governatore 4. Coniuge del Presidente 5. Assistente del Governatore (AG) 6. Coniuge dell'Assistente del Governatore 7. Segretario distrettuale 8. Segretario del Club 9. Coniuge del Segretario Distrettuale 10. Coniuge del Segretario del Club 7 VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE A PIU’ CLUB IN INTERCLUB (Solo soci) 1. 2. 3. 4. 5. 6. Presidente del Club ospitante Governatore (alla destra del Presidente) Presidenti dei club ospitati Assistente del Governatore (AG) Segretario Distrettuale Segretari dei Club VISITA UFFICIALE DEL GOVERNATORE A PIU’ CLUB IN INTERCLUB (con coniugi) 1. Presidente del Club ospitante 2. Governatore (alla destra del Presidente) 3. Coniuge del Governatore 4. Coniuge del Presidente del Club ospitante 5. Presidente di un Club ospitato 6. Coniuge del Presidente di un Club ospitato 7. Presidente di un Club ospitato 8. Coniuge del Presidente di un Club ospitato 9. Presidente di un Club ospitato 10. Coniuge del Presidente di un Club ospitato 11. Assistente del Governatore (AG) 12. Coniuge dell'Assistente del Governatore 13. Segretario Distrettuale 14. Coniuge del Segretario Distrettuale 8 POSTI AL TAVOLO DELLA PRESIDENZA CON RELATORE 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Presidente del Club Relatore ufficiale Governatore Distrettuale in carica non in visita ufficiale Coniuge del Governatore Coniuge del Relatore Altro esponente distrettuale in ordine di precedenza Coniuge altro esponente distrettuale Coniuge del Presidente del Club POSTI AL TAVOLO DELLA PRESIDENZA IN INTERCLUB 1. Presidente del Club ospitante 2. Relatore ufficiale 3. Governatore Distrettuale in carica 4. Coniuge del Governatore Distrettuale in carica 5. Coniuge del Relatore 6. Presidente(i) del (dei) club ospitati(i) 7. Past Governatore(i) 8. Coniuge del(dei) Past Governor(s) 9. Governatore Distrettuale Eletto 10. Coniuge Governatore Distrettuale Eletto 11. Assistente del Governatore 12. Coniuge dell'Assistente del Governatore 13. Segretario Distrettuale 14. Coniuge Segretario Distrettuale 9 RIUNIONE IN INTERCLUB CON 2 CLUB SOLO SOCI 1. Presidente del Club 2. Relatore ufficiale 3. Governatore Distrettuale in carica 4. Governatore(i) di altro distretto(i) in carica 5. Past Governatore(i) 6. Governatore Distrettuale Eletto 7. Governatore Distrettuale Designato 8. Assistente del Governatore 9. Presidente(i) di altro(i) Club in carica 10. Segretario Distrettuale 11. Segretario di Club ospitante 12. Segretario del Club ospite RIUNIONE IN INTERCLUB CON PIU’ CLUB CON CONIUGI 1. Presidente del Club ospitante 2. Relatore ufficiale 3. Governatore Distrettuale in carica 4. Coniuge del Governatore 5. Coniuge del Relatore 6. Governatore (i) di altro(i) distretto(i) in carica 7. Coniuge Governatore(i) di altro(i) distretto(i) 8. Past Governatore(i) 9. Coniuge di Past Governatore(i) 10. Governatore Distrettuale Eletto 11. Coniuge Governatore Distrettuale Eletto 12. Assistente del Governatore 13. Coniuge dell’Assistente del Governatore 14. Presidente(i) del (dei) Club ospite 10 ORDINE DI PRECEDENZA DEL R.I. 1. Il Presidente del R.I. (o suo Rappresentante) 2. Il Presidente Eletto del R.I. 3. Il Vicepresidente del R.I. 4. Tesoriere del R.I. 5. I Direttori del Consiglio Centrale (Membri del Board) 6. Past Presidenti del R.I. 7. Presidente della R.F. 8. Presidente Eletto R.F. 9. Vice Presidente R.F. 10. Trustee della R.F. 11. Il Segretario Generale del R.I. 12. Il Presidente Designato del R.I. 13. Past Direttori del Consiglio Centrale R.I. 14. Past Trustee R.F. 15. Past Segretari Generali R.I. 16. Direttori del Consiglio Centrale R.I. Eletti 17. Governatori Distrettuali 18. Direttori del Consiglio Centrale R.I. Designati 19. Past Governatori 20. Trustee R.F. Eletti 21. Governatori Eletti 22. Governatori Designati AMMISSIONE E AFFIATAMENTO DEL NUOVO SOCIO L'ingresso di un nuovo Socio è un momento importante nella vita del Club: Il socio presentatore legge il curriculum del nuovo candidato. Ultimato l'iter procedurale, il Prefetto si attiva perché al candidato socio venga consegnata copia dello Statuto e del Regolamento del Club, il guidoncino, l’annuario, l’organigramma, i distintivi e la tessera di appartenenza Il nuovo Socio è invitato a rivolgere brevi parole di ringraziamento e di impegno a servire secondo gli Ideali del Rotary Il Prefetto e tutti i Soci devono favorire l'affiatamento e la conoscenza del nuovo Socio 11 GLI INTERCLUB Le riunioni in Interclub possono essere a due o più Club. Il Prefetto del Club organizzatore è il punto di riferimento e primo responsabile della riunione 1) Può essere necessaria la scelta di una sede alternativa 2) Nei giorni che precedono l'Interclub il Prefetto prende contatto con i Prefetti degli altri Club 3) Concorda con il responsabile della ristorazione, se prevista la conviviale, il menu e il tempo di inizio del servizio a tavola I Prefetti devono favorire la reciproca conoscenza tra i soci. Quindi è raccomandato loro di predisporre il “planning” dei posti a tavola Al momento opportuno ogni Prefetto consegna al proprio Presidente gli eventuali omaggi destinati al Relatore L’ossequio alla forma è una espressione di rispetto anche dei valori di sostanza, soprattutto quando le relazioni non sono solo di natura personale, ma intercorrono fra cariche rappresentative e fra enti. 12 NOTE _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 13 _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ _________________________________________________________________ 14