La Stampa Unione Confronto tra Word 2000 e Word 2002 (XP)

La Stampa Unione
Confronto tra
Word 2000 e Word 2002 (XP)
Microsoft Word: La Stampa Unione
1.
STAMPA UNIONE
È possibile utilizzare la funzione Prepara stampa unione per creare lettere tipo, etichette di
indirizzi, buste o cataloghi. Prepara stampa unione guida l'utente nella gestione dei dati relativi agli
indirizzi, nella loro unione in un documento generico e nella stampa dei documenti personalizzati
risultanti.
Come si nota nella figura tutti i campi unione sono identificati sotto forma di variabili chiuse tra
virgolette. Naturalmente lo spirito di utilizzo di questa funzione deve essere quello di utilizzare
un doppio flusso di dati costituito dal documento principale di stampa unione corrispondente
alla lettera, al foglio di etichette oppure all’elenco che si intende creare in maniera automatica
tramite questa funzione. Infatti nella figura si nota in sottofondo una tabella che può essere una
base dati oppure un foglio di Excel. Lo scopo quindi dell’utilizzo della stampa unione è anche
quello di sfruttare in pieno le potenzialità della suite Office lavorando in modo da integrare più
applicazioni contemporaneamente ad esempio: Word ed Excel oppure Word e Access oppure
Word e Outlook e così via.
Le operazioni fondamentali per attuare la Stampa Unione si possono riassumere nei seguenti punti
1. Aprire o creare un documento principale che contenga le informazioni generiche da
ripetere in ogni lettera tipo, etichetta di indirizzi, busta o catalogo.
2. Selezionare la fonte dei dati alla quale si vuole che il documento principale si associ durante
la stampa unione
3. Nel documento principale che chiameremo più comunemente “MATRICE” posizionare il
cursore nel punto in cui si desidera inserire i campi unione ed utilizzare l’apposita barra di
strumenti che Word predispone sullo schermo di lavoro sia per previsualizzare il risultato
della stampa unione sia per navigare tra i record uniti.
4. Infine decidere dove stampare, se su un nuovo file oppure, se procedere direttamente su
stampa ed unire i record.
Il presente documento contiene il confronto della procedura eseguita con Word 2000 e con Word
XP. Nella pagina a sinistra saranno riportati i passi della vecchia procedura con Word 2000 mentre
nella pagina di destra si descrivono i passi da seguire sull’attuale versione XP.
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La Stampa Unione in Word 2000
Il primo passo per avviare la Stampa Unione consiste nel selezionare il menu STRUMENTI e
successivamente il comando STAMPA UNIONE
Il Word 2000 presenta a video la seguente finestra di dialogo all’interno della quale ci sono tre
pulsanti qui sotto descritti.
Consente di scegliere il tipo di
stampa unione che si vuole
iniziare
Consente o di creare direttamente
una origine dati oppure di
Origine Dati
associare il Documento principale
alla base di dati
Consente di ultimare la stampa
unione ed eventualmente inserire
dei filtri in modo tale da stampare
Unisci i dati al Documento solo le informazioni relative a
determinati record rispondenti a
specifiche condizioni
Documento Principale
1.1.
CREAZIONE DEL DOCUMENTO PRINCIPALE
Prima di effettuare la Stampa Unione si doveva definire il tipo di documento da realizzare.
Scegliere qui il tipo di stampa unione che si vuole
realizzare.
Siccome nell’esempio stiamo utilizzando una griglia di
tabella all’interno della quale si devono predisporre i
campi variabili contenenti i dati delle persone si può
scegliere il tipo “Lettera Tipo”
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La Stampa Unione in Word XP
Con Word XP innanzitutto abbiamo la schermata da lavoro arricchita dal “Riquadro Attività”
attraverso il quale è possibile attivare la funzionalità che si vuole adoperare. Il riquadro Attività si
attiva selezionando il menu VISUALIZZA e successivamente il comando “RIQUADRO ATTIVITÀ”
Qui sotto si illustra la schermata cosi come si presenta:
Dal Riquadro Attività
selezionando il pulsante
Nuovo documento vengono
visualizzate subito le
attività possibili tra cui la
Stampa Unione
Facendo un clic sinistro su Stampa Unione si accede direttamente ai passi della procedura.
La procedura apre 6 passi e offre da
subito la possibilità di scegliere il tipo
di documento sul quale si vuole
attuare la Stampa Unione
In questa parte dello schermo esiste la
guida ai passi della procedura con
l’indicazione Successivo
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La Stampa Unione in Word 2000
Pertanto dal documento principale che si sta editando:
1)
2)
3)
4)
Selezionare il menu STRUMENTI
Selezionare la voce STAMPA UNIONE
Utilizzare il pulsante Crea
Scegliere il tipo di documento da unire (in questo caso Lettera Tipo)
a) Scegliere di voler procedere alla composizione del documento principale utilizzando il pulsante Finestra
attiva
5) Utilizzare il pulsante ORIGINE DATI
a) Selezionare la voce “APRI ORIGINE DATI” se si ha già a disposizione una tabella di dati
b) Selezionare il file che costituisce l’origine dei dati
c)
Cliccare il pulsante APRI
Ricordare che in questa casella
era possibile scegliere il tipo di
file cioè era possibile indicare a
Word se la tabella dati era in un
documento Word oppure era un
file di Excel
A questo punto sullo schermo di lavoro Word appare la barra di strumenti tipica della Stampa Unione come illustrato in
figura:
6) Utilizzare il pulsante Inserisci Campo Unione sull’apposita barra di strumenti
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La Stampa Unione in Word XP
Nel passaggio 2 di 6 il programma chiede
innanzitutto come impostare la lettera cioè se
utilizzare il documento corrente oppure no.
Nella parte inferiore destra dello schermo
dove indica il passaggio, consente di
procedere al passaggio successivo che
consente di selezionare i destinatari ovvero la
tipologia del file da connettere al documento
principale.
Come
impostare il
documento
Passaggio
successivo
•
•
Fare un Clic sinistro per procedere alla scelta dei destinatari.
Ecco come si presenta la finestra di dialogo
Nella finestra di dialogo su indicata selezionare la posizione del file e quindi la sua tipologia.
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La Stampa Unione in Word 2000
a) Utilizzare il pulsante “Inserisci campo Unione” per predisporre i campi variabili che il
programma Word preleverà dalla tabella o dal database associato.
b) Eventualmente utilizzare il pulsante “Inserisci Campo Word” per dare delle condizioni
particolari alla stampa unione
7) Utilizzare il pulsante Unisci per preparare la Stampa Unione
8) Selezionare il tipo di unione
a) Se si sceglie “NUOVO DOCUMENTO”, la Stampa Unione avverrà su un nuovo file, scritto su
disco contenente tante pagine per quanti sono i destinatari della lettera tipo.
Illustrato in figura c’ è l’esempio delle etichette indirizzi. Si può notare il posizionamento delle
variabili sempre nello stesso ordine in ogni cella della tabelle. Per far in modo che il programma
legga sempre il contenuto del record successivo ricordare di anteporre alle variabili il campo Word
“Next”. Questo garantisce la successione dei record contenuti nella base dati o almeno quei record
selezionati
Si ricorda che nella procedura del
Word 2000 all’atto dell’unione dei
record il Word presentava la
schermata illustrata qui a sinistra la
quale consentiva di scegliere se
stampare tutti o solo una parte dei
record, ma era possibile, da questa
finestra di dialogo di indirizzare la
stampa unione sia di una lettera sia di
una pagina di etichette o sul disco
generando un file composto di tanti
fogli per quanti erano i record uniti
oppure di unire i record solo nel
momento della stampa.
Inoltre tramite la finestra di dialogo
illustrata a sinistra era possibile anche
impostare eventuali filtri tramite il
pulsante indicato “Opzioni e Query”
b) Se si sceglie “STAMPANTE”, la Stampa Unione avverrà solo all’atto della stampa per cui in
questo modo si potrà conservare su disco solo il file matrice del documento principale
risparmiando tempo per l’impaginazione e spazio su disco.
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La Stampa Unione in Word XP
Dopo aver selezionato l’origine dei dati fare un clic sinistro sul pulsante APRI, si apre una finestra di dialogo dove, se
scegliamo di collegare un file di Excel, sono indicati tutti i fogli facenti parte della cartella di Excel e viene evidenziato
il foglio contenente i dati. La finestra è quella illustrata qui sotto.
Facendo un clic sinistro sul pulsante OK della finestra appare una griglia elettronica con dei pulsanti posti su ogni
campo come se fosse un foglio elettronico di Excel. Da questa finestra di dialogo è possibile già filtrare i record che
interessano. Quando si lancia la stampa unione, i record sono uniti senza ulteriori passaggi. Ecco qui sotto la finestra.
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La Stampa Unione in Word 2000
Si ripetono qui alcuni passi della vecchia procedura consistenti appunto nel posizionamento dei campi Unione nel
documento di lavoro. Inoltre qui le freccie indicano anche la possibilità di selezionare il pulsante “Inserisci campo
Word” per poter inserire le condizioni di stampa Unione oppure per dare al programma particolari istruzioni da eseguire
all’atto della Stampa Unione.
A questo punto sullo schermo di lavoro Word appare la barra di strumenti tipica della Stampa
Unione come illustrato in figura:
Con la stessa sequenza di passi, ma mediante la scelta del tipo di file Etichette, era possibile posizionare i campi Unione
nelle etichette e creare dei fogli con un numero predefinito di etichette.
1.2.
UTILIZZO DEI CAMPI WORD
Inserendo i campi di seguito riportati in un documento principale, è possibile includere informazioni aggiuntive nei
documenti di stampa unione risultanti e intervenire sulle modalità di unione dei dati.
Mediante l’utilizzo dei campi Word è possibile personalizzare i documenti creati con la stampa unione. Mostriamo qui
l’elenco dei campi utilizzabili.
1) Campo FILL-IN
2) Campo NEXT RECORD
3) Campo IF...THEN...ELSE
4) Campo NEXT RECORD IF
5) Campo MERGE RECORD #
6) Campo SET BOOKMARK
7) Campo MERGE SEQUENCE # 8) Campo SKIP RECORD IF
• I campi ASK e FILL-IN consentono di visualizzare un messaggio durante l'unione di ogni record di dati al
documento principale. La risposta dell'utente verrà stampata nella lettera tipo, contratto o documento di unione
risultante.
• I campi IF (Se...Allora...Altrimenti...) consentono di stampare le informazioni solo se viene soddisfatta la
condizione specificata. È possibile, ad esempio, utilizzare un campo IF per informare dell'apertura di una nuova
filiale i clienti che vivono nella zona identificata da un particolare codice postale.
• I campi SET (Imposta segnalibro) consentono di assegnare un testo, numeri o altre informazioni a un segnalibro. È
possibile utilizzare più volte le informazioni nei documenti di stampa unione risultanti. Se le informazioni
cambiano, è sufficiente modificare il campo SET anziché cercare e modificare ogni occorrenza nel documento
principale.
• Ecc.
Ancor prima di stampare è possibile filtrare i record da stampare se si clicca, nella finestra di dialogo “Prepara Stampa
Unione” il pulsante OPZIONI E QUERY
Il Word mostra a video una ulteriore finestra di dialogo mediante la quale è possibile filtrare i record da sottoporre alla
stampa unione.
Nella pagina seguente relativa alla Stampa Unione in Word 2000 illustriamo la finestra di dialogo che consentiva di
impostare filtri o query particolari per estrapolare solo i record che interessavano.
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La Stampa Unione in Word XP
Usare questo pulsante per
iniziare a filtrare i record che
interessano
Usare questo pulsante per inserire i campi Unione cioè per
posizionare i campi sotto forma di variabili sul documento
principale di stampa unione che si sta preparando.
Attenzione alla pulsantiera illustrata in alto alla pagina in quanto potrebbe accadere che essa, nel momento in cui il file
di dati è stato connesso al documento principale, non appare in alto al foglio sotto alle barre di strumenti già
configurate. Nel caso ciò dovesse accadere ricordare che, per vedere a questo punto la pulsantiera in questione,
selezionare il menu VISUALIZZA, poi il comando BARRE DEGLI STRUMENTI. Dal sottomenu selezionare la barra
denominata STAMPA UNIONE
Pertanto con un clic sinistro del mouse otterremo la situazione illustrata nella figura qui sotto:
Nella Finestra di dialogo “Inserisci
Campo
Unione
è
possibile
selezionare sia i campi del database
cioè dell’elenco che abbiamo
precedentemente connesso, oppure
si possono selezionare i campi
Indirizzi cioè quelli disponibili nella
rubrica di Outlook
Osservare
che ora
siamo al
passaggio 3
di 6 della
procedura
Intanto osservare nel foglio le
variabili inserite attraverso la
finestra di dialogo “Inserisci
campo Unione”
Un’altra cosa da ricordare è che quando si inseriscono i campi Unione tramite la finestra di dialogo “Inserisci campi
Unione”, ogni volta che viene inserito un campo nella posizione desiderata tramite il pulsante “Inserisci” è necessario
chiudere la finestra di dialogo per tornare nel foglio. Immediatamente dopo riselezionare dalla barra di strumenti
“Stampa Unione” il pulsante “Inserisci Campi Unione” qui di seguito illustrato
e ripetere l’operazione per inserire un nuovo campo. Questa operazione va fatta per ogni campo che si vuole inserire.
NON PREMERE LA BARRA SPAZIATRICE CON LA FINESTRA DI DIALOGO APERTA PERCHE’ IL
WORD RIPETE L’INSERIMENTO DELL’ULTIMO CAMPO UNIONE SELEZIONATO
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La Stampa Unione in Word 2000
Tramite questa finestra di dialogo, oltretutto è facile intuire dai campi che si possono leggere, si potevano impostare
filtri, operatori logici, correlazioni ed inoltre era possibile anche ordinare i record prima di stampare.
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La Stampa Unione in Word XP
L’impostazione del filtro con Word 2002 (XP) viene eseguito tramite la finestra di dialogo che qui sotto viene illustrata.
Nella griglia che viene proposta a video, ogni campo viene
mostrato con un filtro attivo tipo il filtro automatico di
Excel. Ebbene già l’impostazione del filtro in questo passo
della procedura consente di preselezionare i record
prescelti per la Stampa Unione
PREPARAZIONE DELLE ETICHETTE
Per le etichette i passi della procedura per la stampa Unione sono simili. L’unica differenza consiste nella scelta del tipo
di file che si vuole creare e quindi nella scelta della dimensione dell’etichetta. La dimensione per le etichette che si
utilizzano per le buste formato lettera corrisponde al numero J8162 oppure J8362 oppure J8562 (Altezza 3,39 cm X
Larghezza 9,9 cm su pagina A4 (21x29,7). Per le etichette di questa dimensione sono 2 colonne da otto etichette per
un totale di 16 etichette.
Illustriamo qui di seguito i punti più importanti da osservare nella successione delle schermate. Ovviamente per una
maggiore chiarezza si fa riferimento al Riquadro attività nel quale sono indicati i passi della procedura. Segnaliamo il
riquadro attività perché il maggior numero di scelte viene fatto da qui.
Nel passaggio 2 di 6 lasciando
invariata la scelta relativa al layout
del documento diventa possibile
selezionare,
nel
passaggio
successivo, il formato delle etichette
che si desidera produrre. Infatti
facendo un clic con il pulsante
sinistro del mouse sulla scelta
“Opzioni Etichette” indicata dalla
freccia, si apre a video la finestra di
dialogo che illustriamo alla pagina
n. 15 del presente manuale.
Passaggio 1 di 6
Passaggio 2 di 6
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La Stampa Unione in Word 2000
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La Stampa Unione in Word XP
Ecco come si presenta la schermata di Word dopo aver scelto “Opzioni etichette” dal riquadro attività disposto sulla
destra dello schermo.
Dalla finestra di dialogo illustrata si sceglie il formato delle etichette e si conferma con il pulsante OK
Illustriamo in sequenza ma sovrapposte le due schermate in questione.
Notare le scelte disponibili sia per la
possibilità di selezionare una base dati diversa
sia per effettuare modifiche all’elenco dei
destinatari
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La Stampa Unione in Word 2000
Riepilogando per Word 2000
Procedura per la preparazione di una lettera Tipo
A) Preparazione della tabella dati in Microsoft Word
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Individuare le informazioni da inserire in tabella ( Es. Cognome, Nome, ecc)
Aprire un foglio di lavoro nuovo (CTRL + N)
Selezionare il menu VISUALIZZA
Selezionare la voce NORMALE
Selezionare il menu TABELLA
Selezionare il comando INSERISCI TABELLA
Indicare al Word il numero delle colonne di cui deve essere costituita la tabella
Indicare al Word il numero delle righe di cui deve essere costituita la tabella
Nella prima riga di tabella inserire i nomi delle etichette dei campi individuati
Inserire i dati nelle colonne di tabella
Selezionare l’intera tabella
Selezionare il menu TABELLA
Selezionare la voce FORMATTAZIONE AUTOMATICA TABELLA
Scegliere nei tipi di tabella “Griglia1”
Salvare la tabella nella cartella che si vuole utilizzare ricordando di attribuire un nome significativo alla
tabella
16. Chiudere il file con la tabella
N.B. La tabella si puo’ preparare anche in Excel. In questo caso le due applicazioni si mettono in
collegamento utilizzando il DDE (Dynamic Data Exchange= Interscambio dinamico dei dati) un canale
di collegamento che consente ai due applicativi di comunicare.
B) Preparazione del documento Principale di stampa Unione
1. Aprire un foglio nuovo (CTRL + N)
2. Impostare i margini del foglio secondo le esigenze (Menu File – Voce Imposta Pagina – Margini ecc.)
3. Iniziare a inserire la data della lettera
4. Per inserire i dati relativi al destinatario:
5. Selezionare il menu STRUMENTI
6. Selezionare il comando STAMPA UNIONE
7. Premere il pulsante CREA nella maschera della stampa unione
8. Scegliere nel sottomenu la voce “Lettera Tipo”
9. Premere il pulsante “Finestra Attiva”
C Per realizzare l’aggancio tra il documento Principale e la tabella dati
1. Premere sulla maschera della stampa Unione il pulsante DATI
2. Scegliere la voce “Apri Origine Dati”
( Nel caso in cui la tabella e’ stata preparata con Excel, Selezionare nella finestra “Apri Origine Dati” il
tipo di File (Foglio di lavoro Excel)
3. Selezionare il file Word contenente la tabella dati
4. Premere il pulsante APRI
5. Premere il pulsante “MODIFICA DOCUMENTO PRINCIPALE”
ATTENZIONE !!! Sul foglio Word appare la pulsantiera della Stampa Unione
6. Posizionarsi nel punto in cui si vuole cominciare a inserire i dati (VARIABILI)
7. Selezionare il pulsante INSERISCI CAMPO UNIONE
8. Prelevare di volta in volta i campi utili alla stampa
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La Stampa Unione in Word XP
Riepilogando per Word 2002 (XP)
Preparazione Documento Principale:
1. Selezionare il menu STRUMENTI
2. Selezionare il comando LETTERE E INDIRIZZI
3. Selezionare il sottocomando CREAZIONE GUIDATA STAMPA UNIONE
4. Dal “Riquadro Attività” Selezionare il tipo di documento (Lettere, Buste, Etichette Ecc.) (Passaggio 1 di 6)
5. Nel “Riquadro Attività” Selezionare il passo successivo “Documento di Partenza”
6. Nel “Riquadro Attività” Selezionare da quale documento si intende iniziare (Scelta Consigliata= Usa
Documento Corrente)
7. Nel “Riquadro Attività” Selezionare il passo successivo per indicare dove si trova la base dati con gli
indirizzi
8. Nel “Riquadro Attività” Scegliere se utilizzare un elenco esistente, I Contatti di Outlook oppure creare un
nuovo elenco
9. Se si decide di usare un elenco esistente, fare un clic sinistro sul comando Sfoglia nel Riquadro Attività
10. Selezionare nell’apposita maschera il percorso e quindi il file contenente i nominativi o indirizzi
11. Confermare con OK
12. Confermare con OK
13. Confermare con OK
14. Nel “Riquadro Attività” Selezionare il comando Composizione lettera (Passaggio 3 di 6)
15. Procedere nella composizione del documento
16. Inserire i campi Unione tramite l’apposito pulsante disposto sulla barra di Stampa Unione (Passaggio 4 di 6)
17. Procedere al Completamento della procedura (Passaggio 5 di 6)
18. Nel “Riquadro Attività” Selezionare il comando STAMPA
19. Scegliere se stampare solo alcuni o tutti i record.
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La Stampa Unione in Word 2000
Riepilogando per Word 2000
D) Controllo delle Impostazioni
Terminata la fase di disposizione delle variabili sul testo matrice
Premere dalla pulsantiera il pulsante <<abc>> per controllare l’unione dei records
Se i dati corrispondono Selezionare il menu STRUMENTI
Selezionare la voce STAMPA UNIONE
Premere sulla maschera chiamata “Prepara Stampa Unione” il pulsante UNISCI
Se si vuole generare il file su disco:
Scegliere sulla maschera delle opzioni relative all’unione il comando “Nuovo Documento” si
avrà un nuovo file composto da tante lettere per quanti sono i records uniti e presenti in tabella
c)
Se si vuole realizzare l’unione solo all’atto della stampa :
d)
Scegliere sulla maschera delle opzioni relative all’unione il comando “Stampante” Word, in
questo caso scriverà una lettera per ognuno dei destinatari.
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2)
3)
4)
5)
a)
b)
N.B. All’atto della stampa è possibile decidere se stampare tutti i records oppure indicare solo
l’intervallo dei records che si desidera stampare.
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