regolamento generale centro congressi hotel roma aurelia antica

REGOLAMENTOGENERALECENTROCONGRESSI
HOTELROMAAURELIAANTICA
1.0DIREZIONEDELCENTROCONGRESSI
Per qualsiasi ulteriore informazione relativa a questo regolamento si prega di rivolgersi alla Direzione del
CentroCongressi–HotelRomaAureliaAntica–ViadegliAldobrandeschi,223–00163Roma-Telefono:
0666544466(nelseguitodenominata“Azienda”).
2.0MATERIALEINENTRATAALCENTROCONGRESSI
L’eventualeconsegnadicollie/omaterialidovràesserecomunicataall’UfficioCongressi,specificandoil
numero e il volume degli stessi, entro e non oltre 5 giorni dalla data dell’evento al fine di valutare
insiemeunluogoperilposizionamento.
La consegna dovrà avvenire dal lunedì al venerdì, dalle ore 9.00 alle ore 12.00 presso lo scarico merci
dell’Hotel.
Nel caso in cui la procedura non venisse espletata, l’Hotel si riserva il diritto di non accettare nessuna
consegna.
Permaterialecherichiedeunacuraparticolareoilcuiscaricoesigal’ausiliodelpersonalee/odicarrello
elevatore dell’Hotel è necessario un accordo preventivo atto a quantificare i costi ed a predisporre le
necessarieproceduredicorrettamovimentazione.
Sifadivietodiintrodurrenelleareeaziendalimaterialiesplosivioradiotossici,ovverogasinfiammabili.
L’Hotelnonsifaràcaricodialcunpagamentodicommissioniespesedicorrierenéespletamentodioneri
doganalianomee/opercontodelleDitteespositrici.
Indirizzoperlaspedizione:
HotelRomaAureliaAntica
ViadegliAldobrandeschi,223–00163Roma
Rif.:XXIIICongressoNazionaleAURO.it,22-24maggio2016
c.a:Sig.raDanielaCasavola/FlaviaRavignani
3.0 MATERIALEINSTOCCAGGIO
La Direzione del Centro Congressi declina ogni responsabilità per il materiale compreso quello di
imballaggiodicuinonsiastatopreventivamenteconcordatolostoccaggio,perladuratadell’esposizione,
conilresponsabiledell’ufficiodell’Hotel.
Ciascun Espositore è tenuto, al termine della manifestazione, a sgombrare a propria cura e spese l’area
assegnatagli, procedendo alla completa rimozione di ogni materiale o residuo di allestimento. L’area in
questionedovràessererestituitanellemedesimecondizionid’usoedipuliziaincuisitrovavaalmomento
dellaconsegna.
Ilmaterialenonritiratoimmediatamenteallafinedell’eventocongressualedeveessereconsegnatopresso
loscaricomercidell’Hotelgiàimballatoaregolad’arteeconidocumentiditrasportoinordine.
4.0MATERIALEINUSCITADALCENTROCONGRESSI
Alterminedellamanifestazionelebolleinuscitadovrannoessereemesseacuradell’Espositore.
Ilmaterialepotràessereritiratodalloscaricomercidell’Hoteldalleore09.00alleore12.00deigiorniferiali.
Permaterialecherichiedeunacuraparticolareoilcuicaricoesigal’ausiliodelpersonaledell’Hotele/odi
carrello elevatore è necessario un accordo preventivo atto a quantificare i costi ed a predisporre le
necessarieproceduredicorrettamovimentazione.
5.0 ALLESTIMENTOEDISALLESTIMENTODELL’AREACONGRESSUALI
Le aree congressuali sono agibili per gli allestimenti dalle ore 10.00 alle ore 18.00 di sabato 21 maggio
2016,salvomodifichealtrimenticomunicatedallaSegreteriaOrganizzativa;eventualivariazionidegliorari
suddettisonodaconcordarepreventivamenteconlaSegreteriaOrganizzativastessaesonosoggettiadun
pagamentoextra.
Lo smontaggio degli stand avrà inizio martedì 24 maggio 2016 dalle ore 14.00 alle ore 20.00 per
smontaggi che non prevedono rumori molesti per le sale adiacenti e dalle ore 17.00 alle ore 20.00 per
smontaggiincuisiprevedanorumorimolestiperlesaleadiacenti.
Primaditaletermineèseveramenteproibitoiniziareleoperedismontaggio.
Vainoltretenutopresentequantodiseguitospecificato:
E’necessario:
- che il personale addetto agli allestimenti sia edotto dal responsabile dell’utenza circa i rischi propri
dell’operareall’internodell’Aziendaesuidivietinellastessavigenti;
-cheilresponsabiledegliaddettiagliallestimentisicoordiniconilpersonaledell’Aziendaeconquellodi
altre utenze contemporaneamente presenti nel proprio ambito, al fine di evitare interferenze atte a
generarerischioperlastrutturaepertuttigli“ospiti”.
E’vietata:
-lalavorazionee/olaverniciaturadielementiscenograficiodiqualsiasialtrogenereall’internodelcentro
congressi;
- l’applicazione con collanti, biadesivo et similia o altro tipo di affrancatura (chiodi, viti, etc) di pannelli,
cartelli, posters o altro sulle pareti, sulle porte, sulle vetrate, sulle colonne o pilastri e in generale su
qualsiasielementodiarredodiproprietàdelCentroCongressi;
-l’applicazionedialtritipidipavimentosuquellogiàesistente.
E’tollerata:
-l’applicazionedimoquetteotappetipurchésemplicementeappoggiati,cioèmessiinposasenzailricorso
adalcunelementodifissaggio.
La Segreteria Organizzativa si riserva la facoltà di interrompere in qualsiasi momento l’allestimento
ancheincorso,nelmomentoincuiunoqualsiasideipuntidicuisoprafosseroviolati.
6.0 E’ fatto obbligo a qualunque Espositore l’assoluto rispetto della linea di demarcazione delle aree
espositive,riportatesulpavimento.
NessunEspositorepotràinstallarenellospazioaluiassegnatoarredamentiedoggettitalidaprivaredi
luce,arrecaremolestiaocomunquenuocereadaltroEspositore.
Gli spazi saranno messi a disposizione come spazi liberi, disegnati a terra, senza parti prefabbricate e
senza ogni altro supporto tecnico; ogni spazio avrà a disposizione 2 sedie ed un tavolo banco scuola
copertodapanno.
7.0 ORARIESPOSIZIONE
Domenica22maggio2016:dalleore10.00alleore19.00
Lunedì23maggio2016:dalleore08.30alleore19.30
Martedì24maggio2016:dalleore8.30alleore14.00
8.0EROGAZIONEDIENERGIAELETTRICA
L’areacongressualedisponedivaripuntidiallacciamentoallaretegeneraledienergiaelettrica:
Stand1–17:2Kwcad
Stand18–19:1Kwcad
Gli allacciamenti dei cavi alla rete di alimentazione dovranno essere eseguiti in rispetto delle normative
vigenti(la Direzione del Centro Congressi,nongarantiràl’allacciamentoincasodiinosservanzadiquesto
aspetto); in particolare nessun componente dell’impianto dovrà rappresentare una potenziale causa
primaria di incendio e/o esplosione, e tutti i componenti utilizzati dovranno essere tali da non costituire
alimento o via privilegiata di propagazione degli incendi, nello specifico si prescrive l’uso di soli cavi con
guainee/oprotezioniautoestinguenti.
NelcasodiutilizzodiPersonalComputerssiconsiglial’utilizzodiunostabilizzatoreditensione.LaDirezione
Congressualenonsiassumeresponsabilitàinrapportoallacontinuitàdelservizioelettrico.
LeAziendeespositricidovrannorichiedereallaSegreteriaOrganizzativailnumerodiKwnecessariperil
proprio stand entro e non oltre il 15 aprile 2016 per consentire all’Hotel di predisporre il necessario
collegamento.
Il contribuito per particolari richieste di energia elettrica sarà a totale carico dell’Azienda espositrice e
dovràessereconcordatoconlaSegreteriaOrganizzativaentroil15aprile2016
9.0VIGILANZA
Nonèprevistoalcunserviziodivigilanza.
PeresigenzeparticolaripotrannoessererichiestispecificipreventiviallaDirezionedelCentroCongressi.
10.0DANNI
Qualsiasi spesa per danni all’edificio, alle sue infrastrutture e arredi sia esternamente che internamente,
e/oterzi,anchedipendenti,causatidagliallestitorie/oespositoriverrannoaddebitatiaglistessi.
11.0VARIAZIONIDIREGOLAMENTO
La Direzione del Centro Congressi e la Segreteria Organizzativa si riservano la facoltà di variare questo
regolamento fino alla data di inizio dell’evento Congressuale e/o Espositivo, dandone sollecita
comunicazioneagliinteressati,senzaincorrereinnessunaresponsabilitàneiconfrontideisingoliEspositori.
12.0 E’ fatto divieto agli Espositori di portare, distribuire e consumare cibo non preparato e venduto
dall’Hotel.
DISPOSIZIONIGENERALI
1. Gli Espositori sono tenuti a conformarsi alle disposizioni del Regolamento, oltre a tutte le altre date
dalleAutoritàdiPubblicaSicurezza.
2. LaSegreteriaOrganizzativasiriservaildirittodimodificarel’orariodimontaggioesmontaggiodell’area
espositiva,senzacheciòpossadareluogoaqualsiasipretesadirimborsoodiindennitàdapartedegli
Espositori.
3. LaSegreteriaOrganizzativasiriservadiemanare,conimmediataefficaciaobbligatoria,ulteriorinorme
edisposizioni,dandonepreventivacomunicazione.
4. La Segreteria Organizzativa si riserva il diritto di modificare la posizione degli stand, qualora
intervenganonecessitàtecnicheeorganizzative.